FC 102/27 |
| FC 102/27 |
Cent-deuxième session |
Rome, 5 – 9 mai 2003 |
Rapport intérimaire sur le projet Oracle |
État d'avancement du projet entre juillet 2002 et janvier 2003
Plans établis pour la période février-juillet 2003
État d'avancement du projet entre juillet 2002 et décembre 2002
Questions et observations
État d'avancement du projet entre juillet 2002 et janvier 2003
Plans établis pour la période février-juillet 2003
Questions et observations
Contexte et champ d'application
État d'avancement du projet entre juillet 2002 et janvier 2003
Plans établis pour la période février-juillet 2003
Questions et observations
1. Le présent rapport informe le Comité financier des progrès accomplis dans la mise en œuvre du projet Oracle entre juillet 2002 et janvier 2003, et des plans établis pour la période février-juillet 2003.
2. Pendant la période juillet 2002 - janvier 2003, les travaux de déploiement de la phase I du projet Oracle ont été concentrés comme prévu sur le passage à la version 11i du logiciel. Il s'agissait en effet de passer de la version 10.7 à la version 11i d'Oracle et d'adapter le logiciel de la grande base de données (Data Warehouse). Comme le Comité financier en a été informé verbalement à sa cent-unième session, ces deux étapes du projet se sont déroulées de manière satisfaisante et depuis lors, les efforts ont eu essentiellement pour but de contrôler et stabiliser le déroulement des opérations et de mener à bien le cycle des opérations de clôture des comptes de la première année dans le nouvel environnement amélioré.
3. Pendant cette même période, l'adaptation technique du nouveau module d'exploitation du budget (eBMM) a été effectuée et la nouvelle version web a été livrée aux utilisateurs le 10 février 2003. Cette nouvelle version offre un ensemble amélioré de fonctions de gestion budgétaire et permettra également de renforcer l'efficacité dans les bureaux régionaux qui avaient eu des problèmes avec la version précédente du module BMM.
4. Compte tenu des nouvelles exigences du module ressources humaines pour le traitement des contrats, des modifications de système ont été apportées aux modules financiers d'Oracle afin de tenir compte de l'introduction du nouvel "accord de service de personnel" (PSA). Une phase postérieure du projet consistera à mettre au point l'établissement automatique des nouveaux contrats de consultant à partir des applications Oracle.
5. Un nouvel ensemble de données a été créé dans la grande base de données à partir du grand livre auxiliaire du module comptes à recevoir. Cela permettra d'établir des rapports de gestion et des analyses financières concernant les contributions des États Membres. La phase d'essai par les utilisateurs et de mise en œuvre de ce projet se déroulera pendant la période février-juillet 2003.
6. Plusieurs domaines d'intervention importants ont été identifiés en vue d'une ultérieure amélioration des applications financières, auxquels il sera donné suite d'ici au 31 décembre 2005:
7. Le plan de travail pour la période février-juillet 2003 portera principalement sur les éléments suivants:
a) Module d'exploitation du budget (BMM)Dans le cadre du projet PIRES (voir plus loin à la section 4), la division AFF s'attachera conjointement avec PBE, TC et d'autres parties concernées, à définir et mettre en œuvre les exigences comptables relatives à la gestion du budget de l'Organisation, et indiquera les améliorations à apporter au module et les fonctionnalités à ajouter. Ces travaux ont commencé et se poursuivront tout au long de l'année 2003.
b) Renforcement des rapports de contrôle des interfacesPlusieurs rapports de contrôle ont été établis pendant la mise en œuvre d'Oracle afin de vérifier l'intégralité des données transmises entre les applications d'Oracle-Finances, ainsi qu'entre les systèmes Oracle et non Oracle. Conformément à la recommandation du Commissaire aux comptes, les travaux dans ce domaine seront poursuivis. L'accent sera mis notamment sur l'exploitation des fonctionnalités de la version 11i dans le processus de contrôle des interfaces. Ces travaux ont commencé et se poursuivront tout au long de l'année 2003.
c) Préparation d'un manuel de comptabilité et d'une documentation sur les procédures comptables de l'OrganisationComme recommandé par le Commissaire aux comptes, il s'agira de procéder à l'examen et à l'éventuelle révision de la documentation existante, et de préparer les matériels supplémentaires nécessaires pour la réalisation d'un manuel détaillé concernant la comptabilité de l'Organisation. Des procédures, accompagnées de la documentation pertinente, seront préparées à l'intention de toutes les unités administratives et on utilisera le nouveau réseau Intranet de la FAO pour transmettre aux groupes d'utilisateurs la documentation de référence concernant les politiques et les procédures. Ces travaux ont commencé et se poursuivront tout au long de l'exercice biennal en cours et du prochain.
d) Innovations au niveau de l'application des comptes créditeurs (paiements)L'introduction de la version 11i était une opération d'ordre essentiellement technique, qui ne visait que partiellement à restructurer et à rationaliser les processus relatifs aux comptes créditeurs. Concernant l'application des comptes créditeurs (AP), les activités seront désormais concentrées sur l'exploration des possibilités d'application de la gestion électronique des flux à l'appui des opérations et des processus relatifs aux comptes créditeurs, et sur l'introduction de nouvelles améliorations dans les fichiers maîtres d'informations bancaires et sur les fournisseurs. On mettra également au point des formats de fichiers électroniques pour la transmission des paiements d'AP à BancaIntesa, qui seront intégrés avec les modules financiers d'Oracle. Ces travaux ont commencé et se poursuivront tout au long de l'année 2003.
e) Expansion de la grande base de donnéesL'expansion de la grande base de données, et notamment l'introduction de fonctions spécialisées d'établissement de rapports (dépôts de données), passe par l'incorporation à cette dernière des informations issues des livres auxiliaires (comptes créditeurs AP, comptes débiteurs AR, achats PO, ressources humaines) et d'autres sous-systèmes. La phase d'essai par les utilisateurs et de mise en œuvre des nouveaux ensembles de données recueillis à partir du projet des livres auxiliaires de l'élément comptes créditeurs, se déroulera pendant la période février-juillet 2003.
f) Élaboration d'une stratégie pour l'amélioration d'Oracle-FinancesAu vu du processus de mise à jour des applications actuellement mis en œuvre par la société Oracle et d'autres fournisseurs de progiciel, et en considération des exigences liées à d'autres projets de la FAO, notamment au projet HRMS, on étudiera d'autres stratégies d'amélioration du produit, ainsi que les besoins en ressources connexes, afin de choisir la solution la plus appropriée pour la FAO.
8. Les essais finals d'acceptation par les utilisateurs ont été effectués comme prévu entre juillet et août 2002. Le nouveau système est entré en vigueur le lundi 19 août 2002, avec une journée d'avance par rapport au calendrier établi. Une formation touchant le style de présentation a été dispensée aux usagers du siège et des bureaux régionaux, afin de les familiariser avec la nouvelle interface utilisateur. Les procédures ont été mises à jour et l'accès en ligne à la documentation relative au système a été assuré.
9. Le projet a été couronné de succès – il a été réalisé dans les délais convenus et dans les limites du budget établi, même si sa portée a été réduite par rapport aux prévisions initiales.
10. PRINCE2 a été le cadre méthodologique adopté pour le projet, une charte complète du projet a été établie, des réunions ordinaires de l'équipe du projet ont été organisées et les documents s'y rapportant produits, les points de vue de tous les utilisateurs ont été représentés grâce aux quatre groupes de travail constitués et un rapport final de suivi après mise en œuvre a été dressé. Certaines des améliorations recommandées par les usagers étaient de routine et ont pu être mises en œuvre avant le passage à la version 11i; d'autres, qui se rapportaient aux systèmes satellites1 plutôt qu'à Oracle même, ont été intégrées dans les plans de révision de ces systèmes; et d'autres encore étaient plus complexes et concernaient directement le système Oracle.
11. Le projet initial était ambitieux – il s'agissait en effet de renforcer les applications d'Oracle en apportant une série de modifications fonctionnelles à la configuration originale afin d'améliorer la fonctionnalité du système et les procédures en vigueur. En raison du caractère restreint des ressources fonctionnelles qui ont pu être affectées au projet, la portée du projet a été réduite et limitée à une mise à jour technique, même si l'occasion a été saisie pour résoudre certains des problèmes de mise en œuvre rencontrés au départ. Un essai d'acceptation par les utilisateurs en bonne et due forme s'imposait même si l'ampleur des modifications fonctionnelles avait été considérablement réduite. La réussite a été en grande partie due au professionnalisme et à l'engagement du personnel technique et fonctionnel attaché au projet.
12. Une fois le projet achevé, un rapport de suivi après mise en œuvre a été dressé, grâce auquel l'Organisation a pu mettre à profit les éléments de réussite du projet et dégager des leçons des problèmes rencontrés. On trouvera ci-après un récapitulatif des points saillants de ce rapport.
13. La décision prise de réduire la portée du projet pour l'adapter au niveau des ressources disponibles, a été efficace. Elle a permis à la FAO d'atteindre l'objectif minimum d'assurer à l'Organisation une version de son système financier qui soit prise en charge par le fournisseur.
14. Grâce à la participation de ressources internes tout au long du projet, le savoir-faire relatif au nouveau système a pu être retenu lorsque la mission des consultants a pris fin. Le personnel de la FAO a ainsi été en mesure de maîtriser le nouveau système dès sa mise en œuvre, sans aucune perte de connaissances ni de temps au moment de la prise en charge par le personnel opérationnel d'appui des tâches assurées jusque là par le personnel du projet.
15. L'existence d'un plan d'essai d'acceptation par les utilisateurs en bonne et due forme a été un élément clé pour la réussite du projet et le plan préparé pour le passage à la version 11i d'Oracle devrait être maintenu à jour et réutilisé dans l'avenir.
16. Les modifications proposées par les groupes de travail ont été très pertinentes et il pourrait être utile de réorganiser ces groupes afin qu'ils continuent à suivre le système Oracle et contribuent à son amélioration permanente.
17. Enfin, pour que la FAO maintienne le contrôle de ses systèmes et exploite les possibilités offertes par l'évolution constante des progiciels et de la technologie connexe, il est recommandé que les grands projets de mise à jour du logiciel fassent l'objet d'une planification préalable minutieuse, dans le cadre d'un chapitre du Plan à moyen terme de la FAO consacré aux systèmes d'information.
18. [Cette section est désormais attachée à la section 1 (Oracle-Finances) et à la section 5 (Oracle-Ressources humaines)]
19. L'élaboration du système PIRES de soutien au PTB 2004-05 a été l'élément prioritaire pendant la période considérée. Le cadre d’ensemble a été établi, tandis que l'on a procédé à la mise au point et au déploiement des fonctionnalités du PIRES pour la collecte des données nécessaires pour la préparation du Sommaire du Programme de travail et budget. Un vaste programme de formation et d'information a été déployé à l'intention des divisions techniques et non techniques. La collecte initiale de données s'est achevée en décembre 2002 et des outils d'analyse des données fondés sur le système PIRES ont été utilisés pour la préparation des réunions budgétaires départementales tenues jusqu'en janvier 2003.
20. Une évaluation du PIRES et du soutien fourni par le système au processus de préparation du Plan à moyen terme 2004-09 a été effectuée et les résultats ont été communiqués au Comité de gestion du projet Oracle lors de sa réunion de novembre. Cet examen reposait sur un sondage au niveau des Sous-Directeurs généraux, des coordonnateurs du programme, des directeurs de division, des responsables de l'élaboration des programmes et du personnel chargé de la saisie des données. Les personnes interrogées étaient invitées à noter différentes caractéristiques du PMT et du PIRES selon une échelle d'évaluation homogène. Les résultats de l'enquête ont été dans l'ensemble tout à fait positifs. Les personnes interrogées ont également été encouragées à formuler des recommandations textuelles dont beaucoup ont été adoptées et mises en œuvre au niveau à la fois des procédures et du soutien informatique pour la préparation du PTB suivant.
21. L'analyse et la conception d'une solution intégrée pour la planification des travaux au niveau des départements et l'élaboration de prévisions à l'échelle de l'Organisation, ont été entreprises avec une participation active des divisions AFF, AFH et AFI et du bureau PBE. La première étape de ces travaux d'analyse (à savoir la définition des besoins en fonction du rôle pour les prévisions et le suivi budgétaires du programme ordinaire) a été assurée par le « sous-groupe chargé de la boîte à outils » du Groupe de travail interdépartemental du PIRES et touche maintenant à sa fin.
22. Le cahier des charges du soutien du PIRES à l'évaluation annuelle du programme a été dressé sur la base des indications du Bulletin du Directeur général concernant le renforcement du système d'évaluation de la FAO (DGB 2001/33) et des directives suivantes, puis communiqué aux départements pour observations.
23. Une aide a été fournie par l'équipe du PIRES, conjointement avec la division AFI, au Groupe de travail sur la participation des départements techniques au programme de terrain, dans le cadre d'un projet pilote, pour l'étude de méthodes d'évaluation du travail basées sur une enquête approfondie d'évaluation de la charge de travail (eWMS) qui fourniraient des données plus précises concernant le soutien des unités techniques aux activités opérationnelles.
24. La collaboration avec la division AFH sur les questions d'intégration entre les systèmes de planification et les systèmes de gestion des ressources humaines a été poursuivie. Ainsi par exemple, des fonctionnalités de collecte de données et d'examen de propositions concernant les postes ont été mises au point dans le cadre du module du PTB, compte tenu du cahier des charges de la division AFH. Cette dernière envisage par ailleurs d'utiliser, dans la mesure du possible, les données de planification du PIRES pour l'élaboration de son propre système de gestion du rendement au titre de la phase II d'Oracle, renforçant ainsi grâce à celle-ci la mise en œuvre effective de ce système.
25. L'intégration des données du PIRES dans la grande base de données de l'Organisation a été reportée à la mi-2003, après la conclusion du processus de préparation du PTB 2004-05.
26. Pendant la période considérée, il s'agira en priorité d'achever la préparation du Sommaire du PTB (fin février 2003) et de procéder aux travaux de collecte de données, d'analyse et de rédaction du Programme de travail et budget complet (avril-juillet 2003).
27. L'analyse et la conception d'une solution intégrée pour la planification des travaux au niveau des départements et l'élaboration de prévisions à l'échelle de l'Organisation, devraient être terminées (juillet 2003).
28. Pour l'évaluation du programme annuel, des solutions seront mises au point sur la base des informations en retour fournies par les départements (avril 2003). L'évaluation annuelle étant une tâche menée au niveau des départements (plutôt qu'à celui de l'ensemble de l'Organisation), il est prévu que le soutien fourni par PBE au processus par le biais de la "boîte à outils départementale" sera fonction de la méthode adoptée par chaque département.
29. Le projet pilote eWMS sera mené à bien et les résultats seront communiqués au Comité du programme de terrain (mai 2003). Les étapes de suivi seront définies sur la base des observations du Comité.
30. La collaboration avec la division AFH sur les questions d'intégration entre les systèmes de planification et les systèmes de gestion des ressources humaines sera poursuivie et intensifiée, du fait de l'accélération des travaux d'analyse et de conception du projet HRMS.
31. Comme indiqué dans le précédent rapport intérimaire, le soutien du PIRES au PTB 2004-05 a été fourni grâce à un système sur mesure, en mettant directement à profit les données recueillies et les fonctionnalités mises en place pour le PMT 2004-09. Compte tenu des réponses très positives aux solutions proposées et de l'économie avec laquelle elles ont été mises au point, le Comité de gestion du projet Oracle s'est rallié à la proposition de ne plus chercher une éventuelle solution comportant l'utilisation du module d'Oracle pour l'établissement de budgets du secteur public.
32. Avec l'achèvement des grands processus de planification de l'Organisation (PMT et PTB), les travaux d'élaboration et de mise au point du système PIRES seront de plus en plus concentrés sur les points d'intégration entre les processus de planification et de suivi au niveau opérationnel qui s'appuient sur la boîte à outils départementale du PIRES, et les processus connexes à l'échelle de l'Organisation qui font intervenir les propres systèmes des divisions AFF et AFH et du département TC. Les mécanismes permettant une coordination active et continue entre les équipes de projet respectives prendront une importance croissante.
33. Les fonds nécessaires pour le financement des travaux de mise au point à accomplir en 2003-04 devraient provenir, comme prévu, de l'utilisation des arriérés de contributions.
34. Non seulement la mise en œuvre du module ressources humaines et états de paie d'Oracle répondra à la nécessité de remplacer le système Persys/états de paie actuel, mais elle permettra également de doter la FAO d'un système moderne de gestion des ressources humaines. Un tel système est nécessaire pour soutenir les nouveaux mécanismes de réforme et de responsabilité qui seront peu à peu établis. Il jouera un rôle déterminant pour une meilleure identification des besoins en personnel et en compétences de l'Organisation. Il s'agira aussi d'un instrument indispensable pour resserrer les liens entre la planification des ressources humaines et le rendement des individus, et les programmes planifiés par l'Organisation. Le système permettra de créer de nouvelles applications dans divers domaines: formation, perfectionnement, organisation des carrières, planification des ressources humaines et gestion du rendement. Il offrira en outre un système intégré d'informations financières, budgétaires et sur les ressources humaines, tel que l'envisageait le Directeur général au moment du lancement du projet Oracle initial.
35. Comme indiqué dans le rapport présenté oralement au Comité financier à sa centième session, le projet Ressources humaines et États de paie a été lancé en 2002. L'infrastructure organisationnelle du projet a été préparée, et une charte a été rédigée conformément à une méthodologie de projet appropriée (Prince2), puis approuvée par le Comité de gestion du projet Oracle. La Charte, qui présente la structure et le plan du projet, servira de référence pour les rapports sur l'état d'avancement du projet qui seront établis tout au long du cycle de vie du projet.
36. Le projet comporte trois phases:
37. La phase 1 est en cours. Elle prévoit la production, sur indication des utilisateurs, de la série complète des opérations liées à la conception du nouveau système d'information. La phase 2 du projet devrait démarrer à la fin de 2003, tandis que la conclusion du projet est prévue pour le premier semestre de 2006.
38. La production des opérations nécessaires pour les processus actuels est en cours et des projets ont été élaborés pour les domaines de travail suivants:
39. Les travaux ont été menés à bien par du personnel de l’Organisation, appuyé par des analystes de systèmes pour les tâches d'analyse spécialisées. Une bonne compréhension des procédures de la FAO est ainsi assurée, ainsi que la mise en place d'une base de compétences pour les phases postérieures du projet.
40. Les projets d'opérations seront soumis à un processus de validation et d'amélioration en collaboration avec les bureaux concernés. Pendant la même période, on procédera à la production de projets pour les opérations liées aux travaux additionnels suivants:
41. L'environnement technique sera également préparé, parallèlement à la mobilisation de partenariats pour la mise en œuvre, et des consultations seront entamées afin de déterminer la stratégie la plus efficace en termes de coût pour la conception, l'élaboration et l'exécution.
42. Le projet a démarré avec un certain retard, dû aux difficultés rencontrées dans le recrutement efficace en termes de coût du personnel compétent. Une nouvelle politique a été élaborée pour la dotation en personnel du projet, dans l'espoir que cela permette de résoudre le problème et d'éviter de nouveaux retards.
43. Une ouverture de crédits de 1 830 000 dollars E.-U. pour la première phase (opérations nécessaires et améliorations du processus) était inscrite dans le PTB 2002-03. Sur la base des leçons tirées de la phase 1 d'Oracle, il a été indiqué que des ressources humaines et financières adéquates seraient nécessaires pour procéder au déploiement des phases 2 et 3, et que l'exécution de la phase 2 resterait liée à la disponibilité de ressources supplémentaires. Dans la Charte du projet, le coût des phases 2 et 3 a été estimé à 20 300 000 dollars E.-U.
44. Il convient également de noter qu'en vertu de la résolution 6/2001 de la Conférence concernant l'utilisation des arriérés de contributions, adoptée le 9 novembre 2001 (rapport C2001), la Conférence est convenue de destiner 25 500 000 dollars E.-U. à la mise en place de systèmes administratifs à l'échelle de l'Organisation, dont 19 900 000 dollars E.-U. au projet HRMS d'Oracle.
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1 Comptabilité de terrain (FAS), module de suivi du budget (BMM), voyages (ATLAS) et grande base de données (DW).