ARC/04/INF/3

Organisation de la Conférence

1. La vingt-troisième Conférence régionale de la FAO pour l’Afrique se tiendra au Sandton Convention Centre, du 1^er au 5 mars 2004. La cérémonie d’ouverture de la session plénière aura lieu au Sandton Convention Centre, le 4 mars 2004, à 10 heures.

2. Les travaux de la Conférence se dérouleront normalement de 9 heures à 12 heures et de 14h30 à 17h30, sauf décision contraire de la Conférence.

3. Chaque jour, un « Programme des séances » sera distribué. Y figureront des renseignements détaillés sur l’organisation de la Conférence, sur les points qui seront traités, ainsi que d’autres informations de nature générale.

4. L’ordre du jour provisoire (ARC/04/1) a été distribué avec la lettre d’invitation.

5. La FAO mettra à disposition le Secrétaire de la Conférence, qui sera assisté de plusieurs fonctionnaires de l’Organisation, dont le nom et la fonction figureront sur une liste qui sera distribuée le premier jour de la Conférence.

6. L’interprétation simultanée sera assurée en anglais, en arabe, en espagnol et en français. Les documents seront publiés en anglais et en français.

7. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire de la FAO chargé de l’information, assisté d’un fonctionnaire du Gouvernement de la République sud-africaine chargé de la presse, assurera les contacts avec la presse et sera responsable des questions concernant l’information du public.

8. Les journalistes seront accrédités par le Ministère de l’agriculture. Un bureau d’accréditation sera ouvert sur les lieux de la Conférence. Les journalistes sont priés de se munir de deux photographies d’identité et de présenter une lettre d’affectation de leur rédacteur en chef ou de leur employeur.

9. Les documents de travail seront envoyés à tous les gouvernements et organisations invités avant la Conférence. Les documents rédigés pendant la Conférence seront mis à disposition des participants au comptoir de distribution des documents situé à l'extérieur de la salle de conférence. Le courrier et les messages seront également distribués à ce comptoir, où les participants pourront poser des questions de nature générale.

10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandation ou d'autres documents appelant une décision de la Conférence sont invités à confier leurs textes en anglais ou en français au Secrétaire de la Conférence, si possible en trois exemplaires dactylographiés. Les délégués qui souhaitent distribuer d'autres documents écrits ayant trait à l'ordre du jour de la Conférence sont invités à en déposer 15 exemplaires en arabe, 30 exemplaires en anglais et en français et 5 exemplaires en espagnol au Secrétariat, pour distribution.

11. Lorsque le texte des discours ou des déclarations devant être prononcés est disponible, le Secrétariat de la Conférence souhaiterait en recevoir à l'avance le texte dactylographié de façon, notamment, à garantir l'exactitude de l'interprétation.

12. Toute la correspondance concernant la Conférence régionale doit être adressée au:

M. Madhy Bamba
Secrétaire de la Conférence, Bureau régional de la FAO pour l’Afrique
P.O. Box 1628, Accra, Ghana
Câble: FOODAGRI, Accra, Ghana
Télex: 2139 FOODAGRI, Accra, Ghana
Télécopie: (233-21) 7010943/7010944
Téléphone: (233-21) 7010930
Courriel: [email protected]

et à la

Chargée de liaison

Mme Vangile Titi
Directrice générale adjointe
Planification, suivi et évaluation du Programme
Département de l’agriculture
Private Bag X250
Agriculture Building, 20 Beatrix Street
Pretoria, Afrique du Sud
Téléphone: (27)12 3197290/319-6801
Télécopie: (27) 12 319 7939
Courriels: [email protected] ; [email protected] ; [email protected]

Pendant la Conférence, s’adresser à:

M. Madhy Bamba
Secrétaire de la Conférence
Vingt-troisième Conférence régionale de la FAO pour l’Afrique
c/o Sandton Convention Centre
Maude Street Sandown 2196
PO Box 782553 Sandton 2146, Afrique du Sud
Tél.: +27 11 779 0000 / Télécopie: +27 11 779 0001
Email : [email protected]

ou

M. W.Q-B West
Représentant de la FAO en Afrique du Sud
Représentation de la FAO en Afrique du Sud
Téléphone: (27) 12 3548530,8525,8528,
Télécopie: (27) 12 354-8531/320-2646
Pretoria, Afrique du Sud
Courriel: [email protected] ; [email protected]

13. Le Sandton Convention Centre se trouve à Sandton, ville autonome située dans la province du Gauteng, région aurifère d’Afrique du Sud et centre économique de l’Afrique australe. Située à la périphérie nord de Johannesburg, Sandton est facilement accessible en voiture depuis l’aéroport international de Johannesburg et depuis Pretoria. L’accès par la route au centre de congrès, situé près des grands axes routiers, est indiqué par de nombreux panneaux de signalisation.

14. Tous les visiteurs se rendant en Afrique du Sud doivent être en possession d'un passeport en cours de validité. Les citoyens originaires de pays pour lesquels un visa d’entrée est nécessaire doivent se le procurer auprès d’un consulat ou d’une mission diplomatique de la République sud-africaine avant leur départ. Les demandes de visa, ainsi que les passeports, peuvent être transmis à la mission diplomatique de la République sud-africaine concernée par l’intermédiaire d’un service de messagerie ou d’une agence de voyage. Le délai de délivrance des visas est de dix jours ouvrables. Le cas échéant, les demandes de visa doivent être accompagnées des frais de visa nécessaires. Les détenteurs de Laissez-Passer des Nations Unies sont exemptés de visa. Il n’est pas possible d’obtenir de visa à l’aéroport. Les participants ne doivent en aucun cas se rendre en Afrique du Sud sans visa.

15. Les participants provenant de zones infectées doivent être munis d’un certificat international valide de vaccination contre la fièvre jaune. Le carnet de vaccination contre la fièvre jaune est désormais obligatoire pour entrer en Afrique du Sud. La validité des vaccinations est vérifiée à l’aéroport international de Johannesburg lors de l’arrivée. Les participants ne pouvant présenter un certificat de vaccination valide seront soumis à une vaccination, payante, à leur arrivée, afin de pouvoir entrer dans le pays.

16. Tous les délégués et les observateurs sont invités à s’inscrire dès que possible après leur arrivée au Conference Site (Sandton Convention Centre). Lors de l’inscription, les participants se verront remettre des badges leur autorisant l’accès aux salles de réunion. Tous les observateurs, les invités, les délégués et le personnel de soutien et de sécurité disposeront de badges de sécurité qui leur permettra de pénétrer dans des zones spécifiques du centre de congrès. Le bureau des inscriptions sera ouvert le dimanche 29 février 2004 de 15 heures à 19 heures et le lundi 1^er mars 2004 à partir de 8 heures. Le Secrétariat de la Conférence distribuera une liste provisoire des participants le premier jour de la Conférence. Les participants sont invités à signaler toute correction ou ajout à apporter à cette liste.

17. Des badges et des épinglettes seront également remis aux ministres de l’agriculture et aux chefs de délégation pour l’accès aux salles de réunion et aux différents événements organisés.

18. Des services postaux, ainsi que des téléphones, des télex et des télécopieurs seront mis à disposition sur les lieux de la Conférence. Les participants pourront également bénéficier d’un bureau d’information pour les questions liées aux voyages et au tourisme. Trois sociétés de téléphonie privées (VODACOM, MTN et CELL-C) fournissent des services de téléphonie cellulaire en Afrique du Sud. Outre la téléphonie mobile, les trois sociétés proposent des services de GSM, de télécopie, de transmission de données et de messagerie vocale. Il est possible de louer des téléphones cellulaires à divers fournisseurs à partir de points de vente situés à Sandton et à l’aéroport international de Johannesburg et dans les environs.

19. Un service médical composé d’un médecin et d’une infirmière sera assuré au Sandton Convention Centre. Les dispositions nécessaires seront prises afin de garantir l'accès des participants aux soins médicaux dont ils ont besoin. Johannesburg et Sandton bénéficient d’hôpitaux de renommée mondiale, où il sera possible d’être pris en charge, le cas échéant, ou de répondre à des exigences spéciales d’ordre médical. Des ambulances et des véhicules d’urgence médicale seront assignés à la Conférence 24 heures sur 24. Les délégués sont vivement invités à contracter, auprès d’un organisme établi, une assurance santé pour leur voyage, car les soins de santé privés ne sont dispensés que lorsqu’ils sont réglés en espèces ou lorsqu’il peut être prouvé qu’une assurance médicale de voyage a été contractée. Même si elles coûtent moins cher que les soins privés, les installations publiques de santé n’en sont pas pour autant gratuites.

20. Les autorités sud-africaines prendront des mesures spéciales, afin que les participants bénéficient, à leur arrivée, d’une aide concernant les formalités relatives à l’immigration, aux visas, aux douanes et à la collecte des bagages. Elles se chargeront également du transport vers les différents hôtels. Des dispositions semblables seront prises à la fin de la Conférence. Les participants sont invités à communiquer au Chargé de liaison en Afrique du Sud, au moins 3 semaines avant leur arrivée, leur date et leur heure d’arrivée, le nom de la compagnie aérienne avec laquelle ils voyagent, le numéro de vol et d'autres renseignements qui pourraient être utiles, afin d’être accueillis à leur arrivée à l’aéroport international de Johannesburg. Les participants sont invités à indiquer clairement leur nom et adresse sur leurs bagages, afin de faciliter leur identification.

21. Les délégués n’ayant pas communiqué les renseignements relatifs à leur vol au Secrétariat de la Conférence doivent assumer les frais liés à leur transport vers leur hôtel. Aucun remboursement ne sera effectué dans ce cas. Les délégations peuvent louer d’autres services de transport à leurs frais. On trouve à Johannesburg les grandes compagnies de location de véhicules. Les conducteurs doivent être munis d’un permis de conduire en cours de validité, doté d’une photo du détenteur et rédigé ou certifié en anglais. L’Afrique du Sud accepte les permis de conduire internationaux émis conformément à la Convention sur la circulation routière (1949). Les délégations désirant des véhicules supplémentaires avec chauffeur peuvent louer les services de sociétés de location de véhicules.

22. Veuillez noter que pour le voyage de retour, les voyageurs doivent se présenter pour l’enregistrement deux heures avant le départ pour les vols internationaux, une heure avant le départ pour les vols internes. Il faut compter environ 40 minutes entre votre hôtel et l’aéroport de Johannesburg. Veuillez vous organiser en conséquence. Cependant, afin de parer à toute éventualité, les délégations sont invitées à communiquer au coordonnateur chargé de la logistique la date et l’heure de départ de leur chef de délégation et des autres membres de la délégation.

23. Des mesures de sécurité seront prises pour les participants au Sandton Convention Centre. Les armes ne sont en aucun cas admises dans l’enceinte du centre. Comme dans tous les pays, il convient de respecter certaines consignes de sécurité. Il est conseillé aux participants de respecter les consignes suivantes : être averti et faire preuve de vigilance en tous temps, que ce soit lors des déplacements à pied ou en voiture, lors d’un arrêt à un « robot » (feu de signalisation), lors du passage sur une bretelle d’accès ou à un croisement, toujours surveiller les alentours aussi bien devant le centre de congrès que près de l’hôtel ou dans les centres commerciaux. Dans les voitures, il est conseillé de ne jamais laisser d’objets tels que sacs à main, porte-documents, porte-monnaie ou téléphone portable en vue sur le siège du passager, sur la banquette arrière ou dans le coffre. Éviter de s’adresser à des inconnus, même pour demander le chemin. S’adresser plutôt à l’hôtel, au bureau du Secrétariat de la Conférence ou dans des centres officiels d'information touristique.

24. Il n’existe aucune restriction concernant la quantité ou le type de devises ou de chèques de voyage qui peuvent être importés en Afrique du Sud. Les bureaux de change et les banques fournissent les renseignements nécessaires sur les taux de change et les virements. Des services bancaires et un bureau de change seront à la disposition des participants sur les lieux de la Conférence et la plupart des banques de Sandton disposent de distributeurs de billets acceptant les cartes Visa, MasterCard et Cirrus. Les devises et chèques de voyage libellés dans la plupart des devises peuvent être changés dans les banques commerciales, les hôtels et les aéroports internationaux. Les cartes de crédit reconnues à l’échelle internationale sont acceptées dans la plupart des hôtels, restaurants et magasins. Il existe de nombreux bureaux de change. L’unité monétaire est le rand sud-africain. À la date d’impression du présent document, le taux de change était d’environ 6.70 rands pour 1 dollar des États-Unis. Les banques sont ouvertes de 9 heures à 15h30 en semaine et de 8h30 à 11 heures le samedi.

25. Il n’y pas de limite au montant de devises étrangères pouvant être importé en Afrique du Sud par des non-résidents, à condition que ce montant soit déclaré à l'arrivée, afin d’en faciliter l'exportation au moment du départ.

26. En règle générale, les bureaux et les magasins sont ouverts de 8 heures à 17 heures, du lundi au vendredi. Les heures d’ouverture des magasins varient, mais la plupart des magasins sont ouverts de 9 heures à 17 heures, du lundi au vendredi, et de 9 heures à 17 heures, parfois 19h à Sandton et dans les environs, le samedi. Certains magasins sont ouverts le dimanche de 9 heures à 17 heures.

27. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est appliquée à la plupart des biens et services, à l’exception des achats effectués dans les boutiques hors taxes des aéroports internationaux. À l’heure actuelle, la taxe est de 14%. Il est possible de se faire rembourser la TVA dans les aéroports internationaux, sur présentation des factures.

28. Le Secrétariat de la Conférence a réservé, à l’intention des délégués, des chambres dans des hôtels allant de la catégorie 5 étoiles, de renommée internationale, à des catégories plus modérées. Les délégués sont instamment priés d’effectuer leur réservation dès que possible, afin d’éviter les mauvaises surprises. Les demandes de réservation et d’information doivent être effectuées au moyen du formulaire d’inscription ou en contactant le Chargé de liaison de la Conférence, à Pretoria (Afrique du Sud), en envoyant une copie du formulaire au Secrétariat de la Conférence à Accra (voir paragraphe 12), au plus tard le 15 février 2004.

29. Le Secrétariat de la Conférence a négocié des prix spéciaux pour les délégués effectuant leur réservation par son intermédiaire. Tous les hôtels ont garanti que les prix indiqués étaient les meilleurs prix de groupe susceptibles d’être appliqués au moment de la rédaction du présent document. Veuillez noter que les délégués sont priés de régler leur note à l’hôtel au moment de leur départ (repas, bar, pourboires, téléphone, blanchisserie, etc.).

DÉTAILS EN ANNEXE

30. Johannesburg est située entre 30 et 25 degrés de latitude Sud, à 1763 mètres au-dessus du niveau de la mer.

31. En mars, la température à Johannesburg est comprise entre 14°C et 27°C. Cependant, il convient de prévoir des averses et il est conseillé d’apporter des vêtements chauds.

32. Le fuseau horaire de l’Afrique du Sud est GMT + 2.

33. À Johannesburg, la tension est de 220V (courant alternatif) et la fréquence de 50Hz. Les prises électriques comportent trois fiches à bout arrondi.

34. L’importation, en quantités limitées, d’articles en franchise est autorisée, à condition que ces articles soient déclarés. Les objets et échantillons professionnels, importés notamment par des personnes voyageant pour affaire et par des représentants commerciaux, les appareils comme les caméras, les appareils photos, les radios et les appareils d’enregistrement de son, ainsi que le matériel importé par les correspondants étrangers ou tout autre matériel spécialisé importé à des fins professionnelles, de même que les armes à feu, sont soumis à des autorisations spéciales.

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¹ Les renseignements relatifs aux hôtels sont donnés à titre indicatif, le Secrétariat attend la décision finale du Département de l’agriculture.

ANNEXE A

FORMULAIRE DE RÉSERVATION D'HÔTEL ET DE NOTIFICATION D'ARRIVÉE

LISTE D'HÔTELS

Les participants sont invités à réserver leur chambre dans les hôtels suivants: