ARC/04/INF/3

Organización de la Conferencia

1. La 23ª Conferencia Regional de la FAO para África se celebrará en el Sandton Convention Centre (Centro de Convenciones de Sandton) del 1 al 5 de marzo de 2004. La ceremonia inaugural de la sesión plenaria tendrá lugar en el Centro de Convenciones de Sandton a las 10:00 horas del 4 de marzo de 2004.

2. El horario normal de trabajo de la Conferencia será de las 9:00 a las 12:00 horas y de las 14:30 a las 17:30 horas, a no ser que la Conferencia decida otra cosa.

3. Diariamente se publicará un "Orden del día", en el que se proporcionará información detallada sobre los asuntos de la Conferencia, el calendario de reuniones, los temas que han de tratarse y otras cuestiones de interés general.

4. El Programa provisional ARC/04/1 ha sido distribuido junto con la carta de invitación.

5. La FAO proporcionará el Secretario de la Conferencia, quien contará con la asistencia de varios funcionarios de la FAO, cuyos nombres y cargos se incluirán en una lista que se publicará el primer día de la Conferencia.

Idiomas de trabajo

6. Se facilitarán los servicios de interpretación simultánea en árabe, español, francés e inglés y se publicará la documentación en estos dos últimos idiomas.

Enlace con los servicios de prensa e información

7. Durante la Conferencia, un oficial de información de la FAO, con la asistencia de un agregado de prensa del Gobierno de la República de Sudáfrica, se encargará de los contactos con la prensa y de los asuntos relativos a la información pública.

8. El Departamento de Agricultura proporcionará la acreditación a los periodistas. En el lugar de celebración de la Conferencia, se instalará una mesa de acreditación. Los periodistas deberán presentar dos fotografías de tamaño pasaporte y una carta de designación de su director o empleador.

Documentación

9. Los documentos de trabajo se enviarán a todos los gobiernos y organizaciones invitados, antes de la celebración de la Conferencia. Los documentos que se preparen durante la Conferencia se pondrán a disposición de los delegados en el mostrador de distribución de documentos, situado fuera de la sala de Conferencias. En dicho mostrador también se entregarán los mensajes y la correspondencia y se atenderán las consultas de orden general.

Proyectos de recomendación y enmiendas

10. Los delegados que deseen presentar proyectos de recomendación u otros documentos que requieran una decisión por parte de la Conferencia deberán entregar sus textos al Secretario de la Conferencia en francés o en inglés y facilitar, de ser posible, tres ejemplares mecanografiados. Los delegados que deseen distribuir otros textos relacionados con el programa de la Conferencia deberán entregar a la Secretaría 15 ejemplares de los mismos en árabe, 5 en español y 30 en francés e inglés, para su distribución.

Entrega por adelantado de los textos de los discursos y declaraciones

11. Si van a pronunciarse discursos o declaraciones ya preparados, sería conveniente que las copias mecanografiadas de los textos se entregaran con antelación a la Secretaría de la Conferencia, con el fin de facilitar su labor y garantizar la exactitud de la interpretación.

12. Toda la correspondencia relativa a la Conferencia Regional deberá remitirse a los destinatarios siguientes:

Secretario de la Conferencia

Sr. Madhy Bamba
Conference Secretary at the FAO Regional Office for Africa,
P.O. Box 1628, Accra, Ghana
Telégrafo: FOODAGRI, Accra, Ghana
Télex: 2139 FOODAGRI, Accra, Ghana
Fax: (233-21) 7010943/7010944
Tel: (233-21) 7010930
Correo electrónico: [email protected]

y al

Oficial de enlace

Ms. Vangile Titi
Deputy Director General
Programme Planning, Monitoring and Evaluation
Department of Agriculture
Private Bag X250
Agriculture Building, 20 Beatrix Street
Pretoria, Sudáfrica
Tel: (27)12 3197290/319-6801
Fax: (27) 12 319 7939
Correo electrónico: [email protected] ; [email protected] ; [email protected]

Durante la Conferencia, la dirección será la siguiente:

Mr. Madhy Bamba
Conference Secretary
23^rd FAO Regional Conference for Africa
c/o Sandton Convention Centre
Maude Street Sandown 2196
PO Box 782553 Sandton 2146 Sudáfrica
Tel: +27 11 779 0000 / Fax +27 11 779 0001
Correo electrónico: [email protected]

o

Dr. W.Q-B West
FAO Representative in South Africa
FAO Representation in South Africa
Tel: (27) 12 3548530,8525,8528,
Fax: (27) 12 354-8531/320-2646
Pretoria, Sudáfrica
Correo electrónico: [email protected] , [email protected]

Lugar de celebración de la Conferencia

13. El Centro de Convenciones de Sandton está ubicado en Sandton, un nudo metropolitano autónomo y autosuficiente en la provincia de Gauteng, cuna de la industria del oro en Sudáfrica y motor económico del África austral. Sandton está céntricamente situado, justo al norte del área urbana de Johannesburgo y a poca distancia en automóvil del Aeropuerto Internacional de Johannesburgo y de Pretoria. Se puede llegar fácilmente al Centro de Convenciones de Sandton desde las principales carreteras y autopistas de la zona, y a cada tramo hay paneles de señalización de las direcciones para guiar a los conductores hasta su destino.

Formalidades de entrada en la República de Sudáfrica

14 Para entrar en Sudáfrica es necesario un pasaporte válido. Los ciudadanos extranjeros que, por su nacionalidad, precisen un visado de entrada deberán obtenerlo con antelación en las correspondientes oficinas consulares o diplomáticas de Sudáfrica en el exterior. Es posible que las solicitudes de visado, junto con los pasaportes, puedan enviarse a dichas oficinas por mensajero o mediante un agente de viajes. El tiempo de tramitación de una solicitud de visado es de diez días hábiles. Las solicitudes deberán ir acompañadas del correspondiente importe de los gastos de tramitación para los nacionales de aquellos países que estén sujetos a dicho pago. Los titulares de un laissez-passer de las Naciones Unidas están exentos de estas obligaciones.  No se expiden visados en el aeropuerto, por lo que en ningún caso deberá viajarse a Sudáfrica sin los mismos.

15 Los viajeros que lleguen a Sudáfrica procedentes de zonas infectadas necesitarán un certificado internacional válido de vacunación contra la fiebre amarilla. La tarjeta de vacunación contra la fiebre amarilla es actualmente obligatoria para todo aquel que viaje a Sudáfrica. A su llegada al Aeropuerto Internacional de Johannesburgo deberá pasar un puesto de control, donde se verificará la validez de estas vacunas. Los participantes que no puedan presentar una prueba de las mismas, deberán vacunarse y pagar dicho servicio antes de entrar en el país.

Inscripción y acreditación

16. Se ruega a todos los delegados y observadores que se inscriban, rápidamente después de su llegada, en la sede de la Conferencia (Centro de Convenciones de Sandton), a fin de que se les puedan proporcionar las tarjetas y distintivos de identificación que les permitirán acceder a las salas de reuniones en el Centro de Convenciones de Sandton. A todos los observadores e invitados, así como a todos los otros delegados y al personal auxiliar y de seguridad, se les proporcionarán tarjetas de seguridad que les permitirán acceder a determinadas zonas del Centro de Convenciones. El mostrador de inscripciones estará abierto el domingo 29 de febrero de 2004 de las 15:00 a las 19:00 horas y el lunes 1 de marzo de 2004 a partir de las 08:00 horas. La Secretaría de la Conferencia publicará una lista provisional de participantes en el primer día de la misma. Deberá informarse a la Secretaría de cualquier corrección o adición a dicha lista.

17. Los Ministros de Agricultura y los Jefes de delegación también recibirán tarjetas de seguridad y distintivos especiales que les permitirán acceder a los principales actos y salas de reunión.

Servicios de comunicaciones

18. En el lugar de la Conferencia, se facilitarán los servicios postales, de teléfono, telex y fax, y habrá un mostrador para información turística y de viajes. Por otro lado, existen tres compañías privadas de telefonía móvil– VODACOM, MTN y CELL-C, que operan actualmente en Sudáfrica. Todas ellas utilizan el sistema normalizado GSM y, además de ofrecer el servicio telefónico habitual de voz, también ofrecen otros servicios como los de correo vocal, transmisión de datos y fax. Pueden alquilarse teléfonos móviles a través de varios proveedores de servicios que tienen puntos de venta en Sandton y en el Aeropuerto Internacional de Johannesburgo, así como en sus alrededores.

Servicios médicos y de salud

19. En el Centro de Convenciones de Sandton se dispondrá de instalaciones médicas que contarán con un médico y una enfermera, y se intentará asegurar que todos los que precisen atenciones médicas puedan tener acceso a las mismas. Johannesburgo y Sandton presumen de poseer hospitales de reconocido prestigio internacional a los que se podrá acceder rápidamente si se precisan tratamientos médicos especiales o el ingreso de un paciente. También se dispondrá de ambulancias y de vehículos de intervención rápida, que estarán al servicio de la Conferencia las 24 horas del día. Se aconseja a los delegados que contraten seguros médicos de viaje con compañías de prestigio, ya que la asistencia médica privada sólo se dispensa previo pago en efectivo o mediante la presentación del seguro médico de viaje. Los servicios de salud públicos, aunque son más baratos que los privados, también requieren el pago de los servicios.

20. Las autoridades de Sudáfrica adoptarán disposiciones especiales para ayudar a los participantes, a su llegada, en lo relativo a las formalidades sobre inmigración, visados, aduanas y recogida del equipaje, y les proporcionarán medios de transporte hasta sus respectivos hoteles. Al final de la Conferencia, se adoptarán disposiciones similares. Se recomienda a los participantes que comuniquen con antelación (al menos 3 semanas antes de su llegada) el nombre de la compañía aérea, el número de vuelo, la hora de llegada y cualquier otra información pertinente al Oficial de enlace en Sudáfrica, para que puedan ser debidamente recibidos a su llegada al Aeropuerto Internacional de Johannesburgo. Se aconseja a los participantes que pongan señales distintivas en el equipaje, con objeto de facilitar su identificación.

21. Los delegados que no hayan proporcionado a la Secretaría de la Conferencia los datos de su vuelo, deberán hacerse cargo de sus costos de transporte desde el aeropuerto. En dichos casos, no podrán solicitarse reembolsos. Las delegaciones tienen la posibilidad de alquilar medios de transporte adicionales a sus propias expensas. Compañías reconocidas ofrecen sus servicios de alquiler de vehículos en Johannesburgo. Los conductores deberán tener un permiso de conducir válido que incluya una fotografía del titular y esté impreso o autenticado en inglés. Sudáfrica reconoce los permisos de conducir internacionales emitidos en el marco del Convenio sobre circulación por carretera de 1949. Las delegaciones que precisen otros vehículos con conductor pueden obtenerlos mediante las citadas empresas de alquiler.

22. Para el regreso, téngase en cuenta que se debe facturar con dos horas de antelación si se trata de un vuelo internacional, o una hora si se trata de un vuelo nacional. Su hotel se encuentra aproximadamente a 40 minutos del Aeropuerto Internacional de Johannesburgo. Se aconseja tomar el tiempo suficiente. No obstante, para evitar cualquier inconveniente, se ruega a los delegados que informen al Coordinador de Logística de la fecha y hora de salida de los vuelos de sus Jefes de delegación, así como de los otros miembros de la misma.

Cuestiones de seguridad

23. Se proporcionarán servicios de seguridad a los participantes de la Conferencia en el Centro de Convenciones de Sandton. No se permitirá en ningún caso el acceso con armas a las instalaciones del Centro de Convenciones. Sin embargo, como en cualquier otro país, hay ciertas consideraciones relativas a la seguridad que todos deben saber y tener en cuenta. En este caso, es aconsejable mantenerse alerta en todo momento mientras camina, conduce o espera frente a un semáforo o una intersección; estar siempre atentos a lo que sucede alrededor, ya sea a la salida del lugar de celebración de la Conferencia, del hotel o de un centro comercial. Mientras se conduce, no dejar bolsas, maletines, carteras, teléfonos móviles u objetos similares en el asiento delantero del automóvil, ni en ningún lugar visible del mismo desde el exterior. Evitar cualquier tipo de pregunta a extraños, incluidas las indicaciones de direcciones. Pedir siempre ese tipo de información en el hotel, en la Oficina de la Secretaría de la Conferencia o en oficinas de información que estén claramente señalizadas como tales.

Servicios bancarios y divisas, sistemas de comunicaciones, oficinas de turismo y agencias de viajes

24. No existe restricción alguna sobre la cantidad o el tipo de divisas o de cheques de viaje que pueden introducirse en Sudáfrica. Los bancos y las oficinas de cambio facilitarán la información necesaria sobre los tipos de cambio y las transferencias. En el lugar de la Conferencia, habrá un banco u oficina de cambio y la mayoría de bancos en Sandton tienen cajeros automáticos que aceptan las tarjetas de Visa, MasterCard y Cirrus. La mayoría de divisas reconocidas internacionalmente y los cheques de viaje pueden cambiarse en los bancos comerciales, hoteles y aeropuertos internacionales. Las principales tarjetas de crédito se aceptan habitualmente en la mayoría de hoteles, restaurantes y tiendas. Las oficinas de cambio también son numerosas. La moneda nacional es el Rand sudafricano. En el momento de enviar la presente nota a imprenta, el tipo de cambio se cotizaba aproximadamente en 6,70 rand por dólar EE.UU. Los bancos abren de las 09:00 a las 15:30 horas entre semana y de las 08:30 a las 11:00 los sábados.

25. No hay ninguna limitación en cuanto a la cantidad de divisas que las personas no residentes pueden introducir en Sudáfrica, siempre que las declaren a su llegada a fin de facilitar la salida de las mismas a su regreso.

Horario de trabajo y de apertura de los comercios

26. Las oficinas y negocios suelen abrir de las 08:00 a las 17:00 horas, de lunes a viernes. El horario de apertura de las tiendas varía, pero la mayoría de ellas abren de las 09:00 a las 17:00 horas, de lunes a sábado, y determinados establecimientos tanto en Sandton como en las afueras cierran a las 19:00 horas. Algunas tiendas abren los domingos entre las 09:00 y las 17:00 horas.

Impuesto sobre el valor añadido

27. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) se aplica a la mayoría de productos y servicios, excepto cuando se adquieren en las tiendas libres de impuestos de los aeropuertos internacionales. El tipo actual es del 14%. Puede solicitarse el reembolso del IVA en los aeropuertos, presentando los productos adquiridos y el recibo conforme se ha abonado dicho impuesto.

Alojamiento en hoteles¹

28. La Secretaría de la Conferencia ha contactado con diversos hoteles para concertar el alojamiento de los delegados que participan en la misma, desde hoteles de cinco estrellas que son equiparables a los mejores del mundo a hoteles más económicos. Se insta a los delegados que reserven sus habitaciones sin dilación a fin de evitar contratiempos. Con respecto a dichas reservas o a cualquier tipo de información al respecto, le rogamos que complete el formulario de inscripción o bien contacte con el Oficial de enlace de la Conferencia en Pretoria, Sudáfrica, remitiendo copia a la Secretaría de la Conferencia en Accra (véase párrafo 12 supra), para el 15 de febrero de 2004.

29. La Secretaría de la Conferencia ha negociado buenos precios para los delegados que realicen sus reservas por mediación de ésta. Todos los hoteles han garantizado que las tarifas indicadas son las mejores de su grupo en el momento de enviar esta nota a la imprenta. Les rogamos tengan presente que los delegados deberán abonar sus propias cuentas al hotel antes de abandonar el mismo, incluidos los servicios de tintorería, teléfono, bar, comidas, propinas, etc.

MÁS DETALLES EN EL APÉNDICE, POR SEPARADO

Altitud

30. Johannesburgo se encuentra entre los 30 y los 25 grados de latitud al sur del ecuador y a 1763 metros sobre el nivel del mar.

Clima

31. Durante el mes de marzo el clima en Johannesburgo es templado, con temperaturas que oscilan entre un mínimo de 14º C y un máximo de 27º C. Sin embargo es posible que llueva y se recomienda traer algo de ropa de abrigo.

Uso horario

32. El país se encuentra en el uso horario GMT + 2.

Electricidad

33. El voltaje en Johannesburgo es de 220 voltios de corriente alterna, 50 hertzios. Los enchufes eléctricos son de tres puntas.

Aduanas

34. Los visitantes pueden llevarse cantidades limitadas de artículos libres de impuestos, pero deben declararlos. Las muestras y los artículos para uso profesional, incluidos los importados por hombres de negocios y representantes comerciales, los productos como cámaras, equipos fotográficos, radios y aparatos de grabación, así como los equipos importados por corresponsales extranjeros o cualquier otro material especializado para uso profesional, o las armas deportivas, están sujetos a un permiso especial.

___________________________

¹ La información relativa a los hoteles es provisional, ya que estamos a la espera de la decisión final del Departamento de Agricultura.

APÉNDICE A

FORMULARIO DE RESERVA DEL HOTEL Y NOTIFICACIÓN DE LA LLEGADA

APÉNDICE B

LISTA DE HOTELES

Los participantes pueden disponer de los siguientes hoteles