CL 127/14 |
| CL 127/14 |
127º período de sesiones |
Roma, 22-27 de noviembre de 2004 |
Informe del 107º período de sesiones del
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Asuntos que se señalan a la atención del Consejo
Informes financieros y presupuestarios
INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL EN EL AÑO 2003
MARCO DE SUPERVISIÓN PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS EXTRAPRESUPUESTARIOS
INFORME SOBRE LA APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNO
PROGRAMA DE TRABAJO DEL AUDITOR EXTERNO PARA 2004-05
INFORMES SEPARADOS DEL AUDITOR EXTERNO SOBRE LA EFICACIA EN EL USO DE LOS RECURSOS
Asuntos relativos a la política financiera
Asuntos relativos a los recursos humanos
PLAN DE ACCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE PAÍSES INFRARREPRESENTADOS
CUENTAS BIENALES COMPROBADAS DE 2002-03
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN PARA 2004-05
INFORMACIÓN ACTUALIZADA SOBRE EL EXAMEN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS
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Informe del 107º período de sesiones del Comité de Finanzas | ||
| Párrafos | ||
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INFORMES FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS |
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| - | Informe anual sobre la ejecución del presupuesto y las transferencias en el programa y el presupuesto | 4 - 8 |
| - | Aspectos financieros más salientes y situación de las cuotas corrientes y los atrasos | 9 - 18 |
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ASUNTOS PARA SUPERVISIÓN |
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| - | Informes separados del Auditor Externo sobre la eficacia en el uso de los recursos | 48 - 54 |
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ASUNTOS PRESUPUESTARIOS |
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| - | Ajustes al Programa de Labores y Presupuesto para 2004-05 | 64 - 76 |
| - | Informe sobre la utilización de los atrasos | 77 - 80 |
1. El Comité remitió al Consejo el informe sobre su 107º período de sesiones que se presenta a continuación.
2. Asistieron al período de sesiones los siguientes representantes:
Presidente: |
Sr. Roberto Seminario (Perú) |
Vicepresidente: |
Sr. Anthony Beattie (Reino Unido) |
Miembros: |
Sr. Aboubakar Bakayoko (Côte d'Ivoire) |
Sr. Augusto Zodda (Italia) | |
Sra. Ryuko Inoue (Japón) | |
Sra. Lamya Ahmed Al-Saqqaf (Kuwait) | |
Sr. Simon J. Draper (Nueva Zelandia) | |
Sr. Mohammad Saleem Khan (Pakistán) | |
Sra. Ana María Baiardi Quesnel (Paraguay) | |
Sr. J. Michael Cleverley (Estados Unidos de América) | |
Sra. Verenica Mutiro Takaendesa (Zimbabwe) |
3. Durante la aprobación del programa y el calendario, el Comité manifestó su preocupación por el retraso con que se habían distribuido las versiones de los documentos en los idiomas requeridos. En particular, los miembros habían tenido dificultades para prepararse adecuadamente para el período de sesiones a causa de la recepción tardía de los documentos del Programa Mundial de Alimentos (PMA).
4. De conformidad con el artículo 4.6 del Reglamento Financiero, el Comité examinó el 37º informe anual del Director General sobre la ejecución del presupuesto y las transferencias en el programa y el presupuesto, basado en las cuentas no comprobadas del bienio 2002-03.
5. El Comité observó que, en definitiva, se había gastado el 99,9 por ciento de la consignación de 651,8 millones de dólares EE.UU. para 2002-03, y que las transferencias de los capítulos 2 y 4 a los capítulos 1 y 3 se habían mantenido dentro de los niveles aprobados previamente por el Comité.
6. El Comité tomó nota con preocupación de que una de las principales variaciones con respecto al presupuesto, que afectaba en particular al capítulo 3, era un déficit de 6,5 millones de dólares EE.UU. en los ingresos en concepto de gastos de apoyo. Esto se debía a los continuos cambios en el volumen y la composición de los programas extrapresupuestarios, así como a dificultades para reducir los gastos de personal de los servicios operacionales en las subdirecciones regionales de operaciones. La consecuencia de este déficit fue que debieron compensarse esos 6,5 millones de dólares reduciendo los gastos en relación con otros rubros del presupuesto.
7. El Comité recordó que la Dirección del Centro de Inversiones (TCI) había registrado un déficit en el año 2002 y pidió más detalles sobre los resultados bienales. La Secretaría explicó que cuando se tuvo noticia del déficit, en marzo de 2003, el Director General pidió al Inspector General que iniciara una investigación como parte de un examen amplio de las prácticas administrativas de la TCI. Se adoptaron diversas medidas, como la reducción de todos los gastos no esenciales, el empleo de más funcionarios en las misiones, en lugar de consultores, y la aclaración de las responsabilidades respecto de los procesos y los resultados presupuestarios en la Dirección. Estas medidas, unidas a una modificación de la política contable relativa a los ingresos de la TCI, tuvieron como resultado que los gastos finales se mantuvieran dentro de la consignación bienal aprobada para el Programa principal 3.2.
8. El Comité, habiendo examinado el 37º informe anual sobre la ejecución del presupuesto y las transferencias en el programa y el presupuesto:
9. El Comité examinó el documento sobre los aspectos financieros más salientes y la situación de las cuotas corrientes y atrasadas, en el que se exponían, en forma resumida, los resultados del bienio 2002-03 que se presentaron al Auditor Externo. El Comité tomó nota de varios datos fundamentales que cabía extraer del examen del documento.
10. El déficit del Fondo General había aumentado durante el bienio de 75 millones a 90 millones de dólares EE.UU., debido a tres factores principalmente:
11. Los saldos de los otros dos componentes de las reservas de la Organización, el Fondo de Operaciones y la Cuenta Especial de Reserva, mejoraron durante el bienio. El Fondo de Operaciones se benefició del reembolso de 8,4 millones de dólares EE.UU. adelantados al Fondo General el bienio anterior para los gastos de separación del servicio y redistribución. En el bienio 2002-03 se acreditaron en la Cuenta Especial de Reserva beneficios netos por valor de 16 millones de dólares EE.UU. procedentes del contrato a término de compra de euros con el que la Organización satisfizo sus necesidades de euros para el bienio. Sin embargo, los cambios positivos en ambas reservas no habían bastado para compensar el déficit del Fondo General, de 90 millones de dólares EE.UU., y al final de 2003 el saldo del capital neto total de la Organización era de menos 42 millones de dólares EE.UU., en comparación con el déficit de 59 millones de dólares registrado al final de 2001.
12. La demora en el pago de las contribuciones de los Miembros, y la persistencia del elevado nivel de cuotas atrasadas, cuyo monto ascendía a 79 millones de dólares EE.UU., se volvieron a citar como los factores más importantes que comprometían la salud financiera de la Organización. El Comité observó que la recepción puntual de las cuotas fijadas y el pago de todas las cuotas atrasadas permitirían equilibrar el saldo del capital neto total de la FAO. A este respecto, el aumento de los pagos de los Miembros haría que mejorara la salud financiera de la Organización. El Comité examinó detenidamente el empeoramiento registrado en la recaudación de las contribuciones de los Miembros y pidió a la Secretaría que preparara, para su siguiente período de sesiones, un análisis de la variación de la tendencia en relación con el pago de las contribuciones y los atrasos, así como un plan de acción para mejorar la recaudación. Entre las distintas medidas adoptadas para tratar de mejorar la recaudación de las cuotas, la Organización había introducido un seguimiento regular directo por parte de los representantes regionales y las oficinas en los países juntamente con los gobiernos de los Estados Miembros que el Comité pidió a la Secretaría que se mantuviera.
13. La liquidez de la Organización seguiría viéndose gravemente afectada por el déficit del Fondo General y otros factores de presión, entre los que cabía destacar:
14. La financiación de las obligaciones relacionadas con el personal había mejorado gracias al rendimiento de la cartera de inversiones a largo plazo, que obtuvo beneficios por valor del 27 por ciento en 2003, después de tres años de pérdidas. Este hecho, unido a la financiación adicional parcial del componente de las obligaciones relativo al seguro médico después de la separación del servicio, aprobada por la Conferencia en 2003, sentaba las bases para una acumulación regular de valor en la cartera de inversiones. Sin embargo, el total agregado de la parte de las obligaciones relacionadas con el personal correspondiente a la Organización había aumentado de 297 millones de dólares EE.UU. al final de 2001 a 432 millones de dólares EE.UU. al final de 2003, según los cálculos bienales más recientes realizados por los actuarios externos, que se presentaron a la Organización en marzo de 2004. El incremento de 135 millones de dólares EE.UU. se debió principalmente a:
15. El cambio del método empleado para la valoración actuarial correspondiente a 2002-03 había sido necesario debido a que los cálculos relativos a los anteriores bienios, basados en una valoración única para todos los organismos de las Naciones Unidas con sede en Roma, entrañaban una distribución teórica del número de jubilados entre las organizaciones que no se ajustaba a la población real, y el Comité reconoció que los futuros cálculos no deberían fluctuar de una forma tan considerable.
16. Tras recordar que desde 1998 se venía reconociendo en las cuentas la porción no registrada de la parte de las obligaciones relacionadas con el personal correspondiente a la Organización mediante una amortización a 30 años, el Comité tomó nota de que en 2004-05 se cargaría al Fondo General la amortización bienal de las obligaciones relacionadas con el personal, que, con arreglo a los cálculos más recientes, aumentaría de los 14,3 millones de dólares EE.UU. registrados en 2002-03 en concepto de pasivo adicional relativo al seguro médico después de la separación del servicio a 35 millones de dólares EE.UU. en el bienio en curso, de los cuales 30 millones de dólares EE.UU. se destinarían al pasivo relativo al seguro médico después de la separación del servicio y 5 millones de dólares EE.UU. corresponderían al plan de indemnizaciones por cese en el servicio.
17. El Comité pidió a la Secretaría que preparara una previsión de la situación de los activos globales netos a 31 de diciembre de 2005 con arreglo a distintas hipótesis. Tras examinar los datos, el Comité se centró en la hipótesis más probable sobre la base de la experiencia durante el bienio 2002-03, es decir, un equilibrio presupuestario y el mismo nivel de gastos en relación con el PCT que en 2002-03, seguido por cargos al Fondo General en concepto de partidas no presupuestadas, a saber: el mismo nivel de contribuciones impagadas de los Estados Miembros que el registrado en 2002-03, que añadiría 32 millones de dólares EE.UU. netos a la provisión relativa a las contribuciones por recibir, más el cargo anteriormente mencionado de 35 millones de dólares EE.UU. destinado a la amortización de las obligaciones relacionadas con el personal, menos la financiación adicional de 14,1 millones de dólares EE.UU. aprobada por la Conferencia respecto de dichas obligaciones en 2004-05. La suma de esos elementos añadiría 53 millones de dólares EE.UU. al déficit del Fondo General, en cuyo caso se alcanzaría un déficit de 143 millones de dólares al final de 2005. Suponiendo que se mantuviera el saldo positivo de las otras reservas, los activos globales netos de la Organización ascenderían a menos 95 millones de dólares EE.UU. para el final de 2005.
18. El Comité tomó nota de dos puntos que se desprendían de esas hipótesis:
19. El Comité examinó las partes I y II del informe sobre los desembolsos relacionados con los gastos de apoyo y la recuperación de los ingresos conexos contenido en el documento FC 107/4.
20. El Comité destacó la importancia que asignaba a la cuestión de los gastos de apoyo y los reembolsos conexos. Tomó nota de los progresos que estaba haciendo la Secretaría con vistas a reducir la diferencia entre los desembolsos y los reembolsos en cuestión, y apoyó las medidas que se estaban adoptando para reducir aún más esa diferencia, entre las que figuraban las siguientes:
21. El Comité decidió volver a examinar la situación de los gastos de apoyo y los reembolsos conexos en su período de sesiones de septiembre de 2005. Pidió que se preparara, como parte de ese examen, un estudio comparativo de los gastos de apoyo de la FAO y de otros organismos de las Naciones Unidas. Reconoció las dificultades metodológicas inherentes a la realización de tal estudio, y recibió información sobre las actividades interinstitucionales que se estaban llevando a cabo para abordar esta cuestión por medio del Comité de Alto Nivel sobre Gestión (HLCM) de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación (CEB).
22. El Comité observó que seis de los siete fondos fiduciarios existentes de las comisiones se habían establecido más de 20 años atrás de conformidad con la política en materia de gastos de apoyo en vigor en ese entonces. Convino en que una revisión de las tasas de estos seis fondos fiduciarios no resultaría eficaz con respecto a los costos.
23. El Comité confirmó la política en vigor, consistente en determinar caso por caso las tasas de los gastos de apoyo de los fondos fiduciarios de larga duración, y el hecho de que, en consecuencia, no se recomendara una tasa uniforme para todas las comisiones. Convino en que tal política debía aplicarse a los nuevos fondos fiduciarios de comisiones que pudieran establecerse y no de manera retroactiva a los fondos de esta índole preexistentes.
24. El Comité examinó el informe sobre las inversiones en 2003 y observó que, en conjunto, el año 2003 había sido positivo para las inversiones de la FAO. La recuperación de los mercados mundiales de valores y el refuerzo de la economía estadounidense, entre otros factores económicos, configuraron el clima durante el año y tuvieron una repercusión favorable en las carteras a largo plazo, que obtuvieron beneficios significativos. Por el contrario, la rentabilidad de las carteras a corto plazo fue baja debido al predominio de tipos de interés muy bajos.
25. Se informó al Comité acerca de las principales orientaciones recibidas del Comité Asesor sobre Inversiones y las principales medidas adoptadas durante el año para seguir reduciendo los riesgos, reestructurar las carteras y mejorar la capacidad de seguimiento de las inversiones:
26. El Comité debatió la cuestión y tomó nota de las medidas adoptadas por la Secretaría. Para facilitar su siguiente examen de la cartera a largo plazo, el Comité pidió a la Secretaría que proporcionara algunos datos comparativos sobre la estructura y el rendimiento de las carteras de otras organizaciones con obligaciones semejantes en relación con el personal.
27. El Inspector General presentó el informe de la Oficina del Inspector General (AUD) sobre las actividades anuales, e hizo una enumeración de las distintas secciones del informe que acompañó con breves explicaciones.
28. El Comité examinó el informe y recibió aclaraciones del Inspector General, el Asesor Jurídico y el Subdirector General, Departamento de Administración y Finanzas (AF), cuando fue necesario. Los temas que se examinaron fueron los siguientes:
29. El Comité mantuvo un debate sobre el grado de detalle que se proporcionaba en el informe y pidió que en los informes futuros se proporcionara información más sustancial sobre las conclusiones del Inspector General.
30. El Comité agradeció a la Secretaría el documento PC 91/INF/3 – FC 107/7, que ésta había preparado a petición del Comité en su 104º período de sesiones. El Comité afirmó que el documento era claro y preciso, y que gracias al intercambio de ideas había adquirido una mayor comprensión del régimen de auditoría y del marco general existente de controles del uso de los fondos extrapresupuestarios.
31. El Comité observó que los donantes de fondos extrapresupuestarios debían ajustarse a los sistemas de auditoría de sus propios gobiernos o sus propias organizaciones y de cuando en cuando trataban de llevar a cabo auditorías específicas de los proyectos que financiaban.
32. La Secretaría recordó que la Organización contaba con un régimen completo de auditoría especificado en los Textos Fundamentales de la FAO, que comprendía la auditoría externa realizada por el Auditor General de un Estado Miembro y una función de auditoría interna desempeñada por la AUD. El Auditor Externo era seleccionado por el Consejo y presentaba informes a la Conferencia.
33. Aunque la Secretaría reconocía que los donantes de los Fondos Fiduciarios podrían tener que presentar informes a sus respectivos gobiernos, la posición de la Organización siempre había sido que era necesario basarse en el régimen de auditoría oficial. Al mismo tiempo, se observó que el aumento de los pedidos de auditorías separadas se había examinado en una reunión reciente de la Red sobre finanzas y presupuesto del HLCM. Dicho órgano sostenía la idea de una auditoría única, es decir, de que había que basarse en las garantías proporcionadas por los regímenes oficiales de auditoría de los órganos de las Naciones Unidas.
34. El representante del Auditor Externo explicó que, de conformidad con su mandato, el Auditor Externo daba una opinión sobre los estados financieros de la Organización, que incluían las cuentas de los proyectos financiados por donantes, y presentaba un informe sobre determinadas cuestiones de gestión. En 2002-03 se habían llevado a cabo exámenes de auditoría externa relativos a la ejecución de proyectos, tanto sobre el terreno (en cuatro oficinas regionales y varias representaciones de la FAO) como en la Sede (auditoría de los estados financieros, con inclusión de los fondos extrapresupuestarios, y auditorías especiales de proyectos financiados por donantes en Kosovo, realizadas a petición del Comité). Asimismo se habían examinado las transacciones del Programa Petróleo por Alimentos en el Iraq. Para realizar su labor, el Auditor Externo aprovechaba también la labor de la AUD en relación con los proyectos.
35. El Comité indicó que sería útil plantear la cuestión del aumento de la demanda de auditorías de proyectos específicos, así como los asuntos conexos, en el Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas; la Secretaría estuvo de acuerdo con esta propuesta.
36. Con respecto a la evaluación de programas y proyectos extrapresupuestarios, la Secretaría informó al Comité de que se llevaba a cabo en un contexto tripartito, con la participación de la FAO (y la supervisión de su Servicio de Evaluación) y de representantes del organismo de financiación y del país o los países beneficiarios. Las tres partes que intervenían en el proyecto establecían de común acuerdo el momento y la forma en que debía realizarse la evaluación, así como el mandato de la misma. Se asignaba una importancia primordial a la independencia del equipo de evaluación y del informe de ésta. La política de la Organización era que los proyectos y programas extrapresupuestarios debían someterse a evaluación y que debía incluirse una asignación a tal efecto en el presupuesto del proyecto, ya que la Organización no estaba en condiciones de financiar la evaluación de los distintos proyectos. Los donantes convenían en el principio de evaluación, pero a veces resultaba difícil llegar a un acuerdo respecto de dicha asignación presupuestaria.
37. La Secretaría observó que se consultaba al Comité del Programa en relación con el programa de evaluaciones independientes futuras, que incluía la evaluación de estrategias, programas y temas con componentes extrapresupuestarios significativos. Este tipo de evaluación también podía llevarse a cabo a petición de la administración. De todas formas, habitualmente no se realizaba en consulta con los distintos donantes.
38. La Secretaría afirmó el derecho de los donantes a evaluar la forma en que se utilizaban sus fondos, observando que tal evaluación resultaba más útil cuando asumía carácter consultivo. A este respecto, la Secretaría informó al Comité de que la semana siguiente se iniciaría un programa piloto, con la participación de varios países, en el marco del cual se proporcionaría información en línea a los donantes y beneficiarios de los proyectos financiados por Fondos Fiduciarios, con lo que se ofrecería un instrumento de control indirecto. Este instrumento, el Sistema de información sobre la gestión del Programa de Campo de la FAO, estaría disponible a través de Internet para todos los Estados Miembros antes del final del verano de 2004.
39. El Comité examinó los progresos hechos en la aplicación de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo en su informe sobre los estados financieros relativos al bienio 2000-01.
40. El Comité manifestó su satisfacción por el informe y observó que representaba la mejor práctica dentro del sistema de las Naciones Unidas en cuanto al seguimiento de los progresos en la aplicación de las recomendaciones de los auditores externos.
41. El Comité observó que, de acuerdo con la práctica habitual, el informe incluía las observaciones del Auditor Externo en funciones, y que el examen de los progresos en la aplicación de las recomendaciones seguiría siendo un tema permanente del programa del Comité.
42. El Comité, habiendo observado que de las 18 recomendaciones que había hecho el Auditor Externo, 13 se habían puesto en práctica y cinco se hallaban en curso de aplicación, pidió que los informes futuros incluyeran un cuadro de síntesis en el que se destacara el número total de recomendaciones formuladas y se indicara cuántas de ellas se habían ejecutado y cuántas se hallaban aún en examen.
43. El Comité confirmó que el informe proporcionaba información útil y tomó nota de que en futuros períodos de sesiones se le presentarían informes actualizados para que los examinara.
44. El representante del Auditor Externo observó que el programa de trabajo del Auditor Externo para 2004-05 se había presentado al Comité de Finanzas en su 104º período de sesiones. El programa incluía una propuesta de llevar a cabo comprobaciones de la eficacia en el uso de los recursos en relación con hasta cuatro cuestiones de una lista de cuestiones posibles preparada por el Auditor Externo. En su 104º período de sesiones, el Comité había estado de acuerdo con dos de las cuestiones seleccionadas (viajes oficiales y contratos de servicios locales) y había pedido al Auditor Externo que proporcionara más información sobre las restantes, con objeto de aclarar las razones en las que se fundaba la selección de las cuestiones objeto de auditoría. El documento que presentaba el Auditor Externo en el período de sesiones en curso constituía una respuesta a este pedido.
45. El representante del Auditor Externo expuso las razones para llevar a cabo comprobaciones de la eficacia en el uso de los recursos en relación con tres cuestiones propuestas, respecto de las cuales solicitó la orientación del Comité para seleccionar dos de ellas a fin de someterlas a examen en el bienio 2004-05. Las cuestiones presentadas para la selección fueron las siguientes:
46. El Comité deliberó sobre las cuestiones propuestas y convino en incluir en el bienio 2004-05 el examen de determinadas esferas de la gestión de los recursos humanos y de determinadas esferas de las operaciones de tesorería. El Comité pidió que en el ámbito del examen de la gestión de los recursos humanos se consideraran específicamente el impacto de las reducciones presupuestarias en la moral del personal y los procesos y estructuras de gestión. El Auditor Externo convino en examinar la posibilidad de incluir esta cuestión al planificar en detalle el ámbito de su examen.
47. El Comité observó que en las presentaciones futuras el Auditor Externo expondría las cuestiones propuestas proporcionando más detalles sobre el alcance de los temas que habría de abarcar la auditoría.
48. El Comité examinó el documento FC 107/10, titulado “Informes separados del Auditor Externo sobre la eficacia en el uso de los recursos”. En relación con este tema, el Comité recordó que la cuestión de si el informe detallado del Auditor Externo podía prepararse por partes había sido objeto de examen y que, en septiembre de 2003, el Comité había solicitado al Asesor Jurídico que volviera a investigar la cuestión a la luz de la experiencia reciente de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y el PMA.
49. El Comité observó que el informe del Auditor Externo, que en el caso de la FAO se remitía al Comité de Finanzas, al Consejo y a la Conferencia, constaba de tres partes, a saber: a) la opinión del Auditor Externo sobre las cuentas de la Organización, en cuanto tal; b) las cuentas comprobadas, con los correspondientes cuadros y notas; y c) una parte detallada, conocida como la parte de la eficiencia en el uso de los recursos, que contenía “observaciones acerca de la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, la fiscalización financiera interna y, en general, la administración y gestión de la Organización”. La práctica seguida por la FAO desde hacía más de 30 años, así como por otros organismos que tenían disposiciones similares en su Reglamento Financiero, aprobada para todas las Naciones Unidas en 1971, consistía en publicar un informe único que contenía estas tres partes. Sin embargo, recientemente esta práctica se había modificado en el PMA y la OMS, donde los auditores externos habían comenzado a publicar sus conclusiones a medida que se formulaban a lo largo del bienio, en lugar de reunirlas en un informe único al final del bienio en cuestión.
50. El Comité tomó nota de la opinión del Asesor Jurídico de que teniendo en cuenta la experiencia reciente de la OMS y el PMA, la petición del Comité no estaría en desacuerdo con los Textos Fundamentales, siempre y cuando los distintos informes sobre la eficacia en el uso de los recursos que se fueran publicando por separado, como elementos del informe detallado del Auditor Externo, se reunieran en última instancia en un único informe final de auditoría para su presentación a la Conferencia.
51. El Comité examinó las opciones presentadas en el documento FC 107/10 en cuanto a la manera de fundir estos informes sobre la eficacia en el uso de los recursos en un único informe final de auditoría, teniendo en cuenta que, en la FAO, en el proceso de examen del informe del Auditor Externo participaban tres órganos: el Comité de Finanzas, el Consejo y la Conferencia. El Comité estuvo de acuerdo con la opción de que los distintos informes sobre la eficacia en el uso de los recursos se reprodujeran en su totalidad en el informe final de la auditoría sin que se añadiera un resumen general.
52. El Comité observó que el nuevo método de presentación de informes, al igual que el sistema en vigor de presentación de un informe único, debería ajustarse al requisito fundamental de que se diera al Director General la oportunidad de formular observaciones sobre cada proyecto de informe del Auditor Externo antes de su finalización, en consonancia con las disposiciones pertinentes de las Atribuciones adicionales de los auditores externos (apéndice I del Reglamento Financiero).
53. El Auditor Externo confirmó que estaba en condiciones de aplicar el nuevo método para la parte de su informe relacionada con la eficacia en el uso de los recursos.
54. El Comité decidió que el nuevo método de presentación de informes volviera a evaluarse a finales de 2006 a la luz de la experiencia adquirida en su aplicación.
55. Teniendo en cuenta las mejoras prácticas relativas al sistema de gobierno de la Organización, el Comité examinó las ventajas y desventajas de limitar el mandato del Auditor Externo. El Comité confirmó que era adecuada la duración del nombramiento del Auditor Externo por un período de cuatro años (dos bienios), prorrogable por otro período de dos años al término del cual el contrato de auditoría externa debía ser objeto de una nueva licitación. El Comité también concluyó que el Auditor Externo en funciones debería estar autorizado a concursar en cualquier proceso de licitación.
56. El Comité examinó otras cuestiones relativas al proceso de selección y nombramiento del Auditor Externo y pidió a la Secretaría que facilitara información adicional sobre las razones a las que obedecía el artículo 12.1 del Reglamento Financiero y un estudio comparativo de las prácticas de otros organismos de las Naciones Unidas para poder examinar dichos asuntos con mayor detalle en el período de sesiones del Comité de Finanzas que se celebraría en septiembre de 2004.
57. El Comité examinó la información presentada en el documento FC 107/12, titulado “Informe de la situación respecto del Grupo de Trabajo sobre normas de contabilidad del Comité de Alto Nivel sobre Gestión”, y señaló la importancia de la labor que dicho grupo de trabajo estaba realizando en el marco del sistema de las Naciones Unidas en relación con las normas de contabilidad. Teniendo en cuenta el calendario previsto para la presentación de recomendaciones sobre normas de contabilidad, el Comité propuso que se incluyera información actualizada al respecto en el programa de su período de sesiones de mayo de 2005.
58. El Comité examinó el documento sobre los planes de seguro médico de la FAO (FC 107/13), en el que se presentaba un resumen del estudio sobre las prestaciones del seguro médico después de la separación del servicio y sobre la administración del plan y su grado de conformidad con las mejores prácticas.
59. En el estudio –realizado en 2000 por consultores independientes– se examinaba la competitividad de las prestaciones del plan de seguro médico de la FAO en comparación con los sistemas de seguro después de la separación del servicio de otras cinco organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.
60. El Comité observó que, según dicho estudio, la cobertura del seguro médico de la FAO después de la separación del servicio era equiparable a la de otras organizaciones de las Naciones Unidas por lo que respectaba a las prestaciones y el sistema de reparto de costos.
61. Se formularon preguntas sobre cómo se llevaba a cabo el proceso de selección del asegurador y qué compañías se utilizaban a efectos de comparación. Se explicó el proceso de licitación aplicado antes de la suscripción del contrato con Vanbreda, la empresa seleccionada, y se aseguró al Comité que se había invitado a varias compañías internacionales a participar en el proceso.
62. Se informó al Comité de que, además de ser comparable por lo que respectaba a las prestaciones y el sistema de reparto de costos, el plan de seguro médico de la FAO después de la separación del servicio era semejante a los planes de otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en lo referente a los criterios que el personal debía cumplir para poder beneficiarse del mismo.
63. El Comité recordó su debate sobre las repercusiones financieras para la Organización derivadas del estudio actuarial bienal sobre las obligaciones relacionadas con el personal, en particular el componente del seguro médico después de la separación del servicio, y pidió que se recopilaran los documentos al respecto presentados anteriormente al Comité de Finanzas y que se distribuyeran como referencia para futuros debates.
64. El Comité estudió los ajustes al Programa de Labores y Presupuesto (PLP) para 2004-05, expuestos en el documento FC 107/14. El Comité recordó que este documento respondía al segundo párrafo operativo de la Resolución 7/2003, en el que se “pide al Director General que presente a la siguiente Reunión Conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas, para su aprobación, propuestas para ajustar el Programa de Labores aprobado, teniendo presentes las prioridades indicadas por el Consejo y la Conferencia, así como los criterios para el establecimiento de prioridades…”.
65. El Comité recordó que, a pesar de los esfuerzos por parte de los Miembros para reducir el impacto del notable efecto del tipo de cambio y de los incrementos de costos sobre los programas de la Organización, era necesaria una reducción del 6,4 por ciento (51,2 millones de dólares EE.UU.) en el Programa de Labores. El Comité tomó nota de que el punto de arranque para ello era la hipótesis de crecimiento real cero (CRC), con arreglo a la cual se había elaborado el Programa de Labores de forma desglosada en el documento C 2003/3, ajustada en el documento FC 107/14 aplicando un tipo presupuestario de 1 euro = 1,19 dólares EE.UU.
66. El Comité tomó nota de que, además de los ahorros por eficiencia que ya se habían tenido en cuenta en el documento en examen, se habían propuesto provisionalmente nuevos ahorros por eficiencia para su examen posterior y la posible adopción de medidas. El Comité manifestó la esperanza de recibir, en su siguiente período de sesiones, un documento sobre ahorros por eficiencia que comprendiera información actualizada sobre los avances, las dificultades y las opciones en esta materia, así como comparaciones con la experiencia de otras organizaciones, incluyendo, siempre que fuera posible, otros organismos de las Naciones Unidas. La Secretaría indicó que agradecería recibir del Comité ideas sobre las posibles fuentes de información comparativa y sobre las esferas en que podrían lograrse ahorros por eficiencia.
67. El Comité pidió detalles sobre los aspectos financieros de las retribuciones del personal, incluyendo los sueldos y otras prestaciones, para su siguiente período de sesiones.
68. El Comité tomó nota de la propuesta de reducción de 232 puestos y manifestó su apreciación por el hecho de que los ahorros se hubiesen buscado, en la medida de lo posible, en los puestos vacantes y en aquellos puestos ocupados por personas cercanas a la jubilación obligatoria, de forma que se redujesen al mínimo los costos de redistribución y separación del personal.
69. El Comité reiteró la importancia de un control interno adecuado en la Organización y recordó que el Auditor Externo había recomendado un aumento de la plantilla de la Dirección de Finanzas (AFF) en el anterior informe de auditoría. En respuesta a la pregunta de si la reducción del nivel de recursos asignados a la AFF conllevaría un nivel inaceptable de riesgo en el control interno, el Comité recibió la siguiente información:
70. El Comité concluyó expresando su preocupación por la posibilidad de que la supresión de los cinco puestos de Servicios Generales en la AFF comprometiera el control interno de la Organización, y pidió que, si se lograban ahorros por eficiencia adicionales, se aprovecharan en primer lugar para restablecer estos puestos.
71. Algunos miembros consideraron que todo nuevo ahorro por eficiencia que se lograra durante el bienio debía destinarse a la aplicación del Plan de Acción sobre Recursos Humanos, mientras que otros miembros opinaron que el restablecimiento de la capacidad de las oficinas descentralizadas debía considerarse una prioridad fundamental. A este respecto, el Comité subrayó la importancia de un uso equilibrado de personal profesional de contratación internacional y nacional en las representaciones de la FAO.
72. Aunque algunos miembros expresaron preocupación por el hecho de que no se hubiera otorgado a la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF) y al Codex la misma protección absoluta que al PCT en el presupuesto revisado, se informó al Comité de que estos dos programas habían recibido pese a todo incrementos del 33 por ciento (CIPF) y del 16 por ciento (Codex Alimentarius) con respecto al PLP para 2002-03, en comparación con un incremento cero aplicado al PCT. En este contexto, algunos miembros destacaron la estrecha relación y el equilibrio entre las actividades normativas y operacionales de la Organización.
73. Si bien muchos miembros reiteraron su opinión de que el PCT tenía la máxima prioridad, algunos miembros pidieron información financiera adicional. Se observó que la distinción entre el PCT y la asistencia para las políticas no estaba clara. La Secretaría convino en abordar este punto en el documento sobre el PCT ya solicitado por el Comité del Programa.
74. El Comité reiteró la importancia de una traducción puntual y exacta de todos los documentos a los cinco idiomas oficiales de la Organización.
75. Se informó al Comité de un error en el anexo III, titulado “Lista revisada de reuniones previstas para 2004-05” en la que figuraba la reunión GIL 804-3 (Tercera Consulta sobre gestión de la información agraria (COAIM)) como si siguiera estando en el programa aunque en realidad había sido cancelada. Una región expresó su preocupación por la cancelación y pidió que se dejara sin efecto, observando que si la cancelación se hubiera indicado en el documento habrían hecho referencia a la cuestión en una fase mucho anterior del proceso, dada la importancia que concedían a esta actividad.
76. Tras las deliberaciones celebradas en la Reunión Conjunta del Comité del Programa y el Comité de Finanzas, este último aprobó las transferencias entre capítulos presupuestarios necesarias para llegar a la propuesta presupuestaria aprobada en la Reunión Conjunta, a saber:
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Cuantía del presupuesto aprobado | |||
| Capítulo | Resolución de la Conferencia | Presupuesto revisado aprobado en la Reunión Conjunta | Transferencias solicitadas |
| 1. Política y dirección generales | 60 521 | 67 355 | 6 834 |
| 2. Programas técnicos y económicos | 332 762 | 329 137 | (3 625) |
| 3. Cooperación y asociaciones | 147 155 | 140 772 | (6 383) |
| 4. Programa de Cooperación Técnica | 101 310 | 103 027 | 1 717 |
| 5. Servicios de apoyo | 60 465 | 59 415 | (1 050) |
| 6. Servicios comunes | 46 287 | 48 794 | 2 507 |
| 7. Imprevistos | 600 | 600 | 0 |
| Total | 749 100 | 749 100 | 0 |
77. El Comité examinó el informe sobre la utilización de los atrasos que había solicitado en su 104º período de sesiones. Recordó que al aprobar la Resolución 7/2003 sobre el presupuesto, la Conferencia había invitado al Director General a que presentara propuestas al Comité de Finanzas para la reasignación de los atrasos, cuya utilización estaba regulada por la Resolución 6/2001 de la Conferencia, a efectos de sufragar los gastos extraordinarios una tantum de redistribución y separación del personal relacionados con la aplicación del ajuste del presupuesto. Se le informó de que se había hecho todo lo posible para aprovechar las vacantes y las jubilaciones, y que los gastos de redistribución y separación del personal se estimaban a la fecha en 3,5 millones de dólares EE.UU.
78. También se informó al Comité de que en 2004-05 la Organización debería afrontar otros gastos extraordinarios una tantum relacionados con la seguridad, que se estimaban en poco más de 4,0 millones de dólares EE.UU. El Comité observó que la Secretaría había decidido reducir las consignaciones para todos los programas a fin de sufragar durante el bienio estos gastos indispensables.
79. El Comité aprobó la medida de reservar una cantidad de 4,1 millones de dólares EE.UU., correspondiente al 10 por ciento del saldo no gastado de los atrasos al final de 2003, con vistas a su posible utilización para sufragar los gastos extraordinarios una tantum relacionados tanto con la redistribución y separación de funcionarios como con la seguridad, en la inteligencia de que la Organización haría todo lo posible por absorber tales gastos en el marco de su Programa Ordinario.
80. El Comité acogió con agrado la aplicación del saldo restante de los atrasos a los ocho ámbitos previstos inicialmente en la Resolución 6/2001. Observó también que era muy probable que parte de los recursos, en especial los relacionados con el proyecto de sistemas de gestión de los recursos humanos, no se gastara en su totalidad para el final de 2005, dados los plazos previstos para dicho proyecto; se le informó de que la Secretaría tenía intención de proponer que todo saldo restante de la Resolución 6/2001 se transfiriera al Servicio de gastos de capital.
81. El Comité acogió con satisfacción el informe y los esfuerzos realizados por la Secretaría para tratar la cuestión de los Estados Miembros no representados o infrarrepresentados.
82. El Comité formuló una serie de preguntas sobre cuestiones relativas al empleo de cónyuges, la situación respecto del equilibrio entre los sexos en la Organización, la posición de la Organización respecto de la contratación de profesionales jóvenes, el empleo de jubilados y la repercusión de la reducción de puestos sobre la representación geográfica. La Secretaría explicó que el alcance del informe se limitaba a las medidas para corregir el problema de la falta de representación o la infrarrepresentación de determinados Estados Miembros. En septiembre se presentaría al Comité un informe sobre la marcha de las cuestiones relativas a los recursos humanos, en el que se abordarían muchos de los asuntos planteados. Se proporcionaron detalles sobre la política de empleo de cónyuges en vigor y otras cuestiones conexas. El Comité pidió a la Secretaría que planteara la cuestión de los permisos de trabajo para los cónyuges al Gobierno de Italia, con vistas a facilitar el acceso al empleo de los cónyuges.
83. La Secretaría tomó nota de la petición del Comité de que se presentaran estadísticas más completas, que incluyeran datos sobre el personal profesional y el personal de Servicios Generales desglosados por región, nacionalidad, sexo y grado, en su período de sesiones de septiembre de 2004.
84. El Comité confirmó que el informe incluía información útil y observó que se presentaría un informe actualizado en su siguiente período de sesiones.
85. Se presentaron al Comité de Finanzas las estadísticas sobre recursos humanos preparadas, compuestas por gráficos y cuadros sobre los puestos aprobados por la Conferencia en el PLP, los puestos de duración superior a un año creados al margen del PLP, los puestos temporales de duración inferior a un año, la evolución demográfica entre 1995 y 2003 y el número de contratos de corta duración de personal de plantilla y supernumerario durante el año anterior.
86. Se presentó al Comité información sobre la labor de la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI) y el Comité Mixto de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas (CMPPNU), en particular sobre los progresos realizados en el examen del sistema de pagos y prestaciones del personal de las categorías profesional y superiores y sobre los cambios en las condiciones de servicio de ambas categorías de personal que tendrían repercusiones financieras para la FAO.
87. El Comité examinó el informe sobre la situación respecto de los sistemas de información administrativa, que abarcaba Oracle Financials, el Sistema de apoyo a la planificación, la presentación de informes sobre la ejecución y la evaluación del programa (PIRES) y el Sistema de gestión de los recursos humanos (HRMS).
88. El Comité preguntó qué ahorros por eficiencia se podrían lograr mediante la aplicación de estos sistemas de información administrativa. La Secretaría contestó que dichos sistemas constituían un apoyo para los principales programas de la Organización, tales como la reforma de los recursos humanos, además de permitir ahorros por eficiencia. Por otro lado, se estaba iniciando la fase de desarrollo del HRMS, con el que se intentaría lograr ahorros por eficiencia mediante la simplificación de procesos y procedimientos.
89. En respuesta a una pregunta sobre la situación de otros organismos de las Naciones Unidas en lo relativo a la aplicación de soluciones integradas, la Secretaría dio cuenta de la estrecha colaboración y del intercambio de experiencias con otros organismos de las Naciones Unidas, en particular la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que utilizaba el mismo paquete de programas y estaba también poniéndolo en práctica.
90. El Comité preguntó cómo preveía la Secretaría resolver el problema de la cobertura del proyecto sobre el HRMS habida cuenta de la insuficiencia de fondos. Se informó al Comité de que se estaba intentando reducir los costos unitarios mediante, por ejemplo, la ejecución a menor costo de algunas de las tareas de desarrollo de sistemas sobre una base geográfica. Se hizo hincapié en la necesidad de mantener el alcance original de la labor pues una reducción de éste limitaría las ventajas que el proyecto podría reportar.
91. El Comité observó que era muy probable que no se gastaran totalmente para el final de 2005 los fondos asignados con cargo a los atrasos al proyecto sobre el HRMS. Se informó al Comité de que la Secretaría tenía intención de proponer la transferencia del saldo restante en virtud de la Resolución 6/2001 al Servicio de gastos de capital, lo cual permitiría arrastrar hasta 2006 los fondos asignados con cargo a los atrasos al proyecto sobre el HRMS que no se hubieran gastado.
92. El Comité señaló la importancia de los sistemas de información administrativa y la necesidad de resultados que reflejaran los esfuerzos y la inversión realizados. Asimismo acogió con agrado la propuesta de la Secretaría de facilitar más información al Comité de Finanzas en su período de sesiones de septiembre, y en particular nuevas estimaciones relativas al proyecto sobre el HRMS.
93. La Secretaría presentó el tema del programa y explicó que las cuentas bienales comprobadas de 2002-03 constaban de tres secciones:
94. La Secretaría resumió del siguiente modo el contenido de la sección I (el informe del Director Ejecutivo):
95. La Secretaría expresó su agradecimiento al Auditor Externo por atender la petición del Director Ejecutivo de que se realizase pronto la auditoría, y dio también las gracias al personal del PMA por la ingente tarea que había realizado para cerrar las cuentas mucho antes de lo habitual.
96. La Secretaría explicó que la transparencia derivada del Sistema mundial y red de información (WINGS) había puesto de manifiesto algunas deficiencias del sistema, como la transferencia de gastos a la que se hacía referencia en el informe detallado del Auditor Externo. La Secretaría abordaría esas cuestiones detenidamente en el período de sesiones de la Junta Ejecutiva de octubre de 2004.
97. El representante del Auditor Externo presentó el informe del Auditor Externo relativo a 2002-03. Señaló el éxito de la Secretaría al conseguir preparar antes los informes financieros, con la colaboración y el respaldo del Auditor Externo. Éste se había comprometido a presentar a la Junta Ejecutiva del PMA informes separados sobre varios temas de gestión, aparte de la auditoría de los estados financieros, y había cumplido con el compromiso.
98. El informe de auditoría general de los estados financieros confirmaba un dictamen de auditoría sin reservas y resaltaba algunas conclusiones importantes, referentes a:
99. El representante del Auditor Externo hizo referencia asimismo a los otros informes sobre asuntos administrativos que se presentarían a la Junta Ejecutiva en el marco de la labor del Auditor Externo relativa al bienio. Mencionó el informe sobre la estrategia del PMA en materia de recursos humanos, presentado ya a la Junta en octubre de 2003, y el relativo a las operaciones aéreas, en el que, tras el examen de auditoría externa, se había señalado que los controles no se aplicaban de forma sistemática y se había recomendado que se mejoraran el control presupuestario, la gestión financiera y operacional y la gestión de riesgos. El representante concluyó que el PMA afrontaba riesgos comerciales importantes en relación con las operaciones aéreas, que exigían la atención de la administración. En cuanto al análisis y cartografía de la vulnerabilidad, el informe del Auditor Externo contenía recomendaciones encaminadas a mejorar la relación costo-eficacia y los beneficios de los análisis de la vulnerabilidad. Por último, en relación con el sistema de gobierno del Programa, el Auditor Externo había determinado tres aspectos que reclamaban atención inmediata: la composición, la independencia y el mandato del Comité de Auditoría; las funciones y responsabilidades de las oficinas sobre el terreno; y la necesidad de hacer mejor uso de los mecanismos de supervisión perfeccionando el sistema de rendición de cuentas.
100. En relación con el informe, el Comité formuló observaciones y preguntas relativas a los siguientes aspectos:
101. El Auditor Externo respondió a las preguntas formuladas por los miembros del Comité y confirmó las siguientes cuestiones:
102. El Comité se mostró satisfecho con los informes presentados. Tomó nota de los cambios que se habían introducido en la contabilidad en el bienio 2002-03, de que el Auditor Externo había emitido un dictamen sin reservas y de que en el informe detallado del Auditor Externo figuraban sus observaciones pormenorizadas. El Comité examinó las cuestiones sustantivas expuestas en las recomendaciones del Auditor Externo y aconsejó que la Secretaría abordara esas recomendaciones, especialmente respecto de las incoherencias reveladas por el WINGS entre las cuentas de los programas y proyectos y las correspondientes a los costos de apoyo.
103. El Comité recomendó que el Auditor Externo priorizara sus observaciones y estableciera un plazo en relación con cada una de ellas.
104. El Comité recomendó a la Junta Ejecutiva que aprobara los estados financieros del PMA correspondientes al bienio 2002-03, junto con el informe del Auditor Externo, de conformidad con el párrafo 6 b) del artículo XIV del Estatuto.
105. El Comité recomendó asimismo a la Junta Ejecutiva que aprobara las siguientes recomendaciones del Director Ejecutivo, que figuraban en el párrafo 56 del documento:
106. El Comité también felicitó a la Secretaría por haber ultimado las cuentas bienales y la auditoría externa dentro de los 90 días siguientes a la conclusión del ejercicio económico, gracias a los esfuerzos realizados conjuntamente con el Auditor Externo, así como por las iniciativas que había adoptado para fortalecer la gestión financiera del Programa.
107. La Secretaría presentó el documento y explicó que contenía información sobre tres cuestiones financieras distintas. En la primera sección figuraba el informe sobre la utilización de las contribuciones para la compra de productos y las exenciones de los costos de apoyo indirecto (CAI). La segunda sección estaba dedicada al análisis de los saldos de caja del PMA y en ella se facilitaba información sobre la gestión de los saldos de caja y los saldos a corto plazo. Incluía además datos sobre el rendimiento de las inversiones del PMA. En la tercera sección se presentaba el informe sobre la ejecución del presupuesto para el bienio 2002-03 y se señalaba el notable aumento de los ingresos y gastos operacionales efectivos, sobre todo en las situaciones de urgencia, en comparación con las estimaciones presupuestarias iniciales.
108. Con respecto a la utilización de las contribuciones para la compra de productos, el Comité tomó nota de la proporción que se había gastado en los países desarrollados (el 59 por ciento) y en los países en desarrollo (el 41 por ciento) y pidió información sobre el desglose porcentual del año anterior. La Secretaría explicó que había aumentado la cantidad gastada en los países en desarrollo, aunque el porcentaje de las compras totales fuera inferior. Al decidir la fuente adecuada para la compra de los productos, la Secretaría tenía en cuenta el precio (incluida una ventaja de precio de un 15 a un 20 por ciento para los países en desarrollo) y la disponibilidad, así como las posibles repercusiones en los mercados locales.
109. Habida cuenta de la importancia primordial de la ejecución de los programas, el PMA debería prestar constante atención al nivel de los saldos de caja. El Comité tomó nota de la evolución positiva de los saldos del efectivo de explotación, que habían disminuido con respecto al año anterior, en cifras absolutas y como porcentaje de los gastos operacionales.
110. En respuesta a una pregunta sobre la política de inclusión de acciones internacionales en las inversiones del PMA, la Secretaría explicó que solamente guardaban relación con el fondo a largo plazo para las prestaciones del personal después de la separación del servicio. Se había hecho un estudio sobre el activo y el pasivo a fin de establecer la combinación de activos adecuada de dicho fondo, para garantizar la diversificación y conseguir un mayor rendimiento que permitiera reducir las contribuciones al plan. En el estudio se recomendaba destinar el 40 por ciento de la inversión de 64 millones de dólares EE.UU. a las acciones internacionales, aplicando directrices rigurosas, como la inversión en empresas con una capitalización mínima de 1 000 millones de dólares y que cotizaran en un mercado de valores reconocido. Además, la cartera de inversiones era objeto de un atento seguimiento por parte del depositario y la Secretaría.
111. En respuesta a una pregunta sobre el índice de referencia del rendimiento, la Secretaría explicó que el objetivo de 50 puntos básicos por encima del índice de referencia respondía a la mayor prioridad concedida a la seguridad y la liquidez que a la rentabilidad.
112. El Comité pidió información sobre el riesgo que entrañaban para el PMA las iniciativas que se habían adoptado en relación con los servicios bancarios electrónicos. Se explicó que el riesgo se gestionaba con sumo cuidado, mediante la introducción gradual del sistema en las oficinas en los países, con controles apropiados como las restricciones de acceso, la separación de cometidos y el atento seguimiento por la Sede del PMA. El sistema tenía la ventaja de eliminar la falsificación de cheques y facilitaba el desembolso de efectivo en países donde no había bancos.
113. El Comité tomó nota de la información expuesta y llegó a la conclusión de que en el documento se presentaba de forma adecuada información financiera importante.
114. La Secretaría presentó el documento y explicó que en él se presentaba información actualizada sobre la aplicación del Plan de Gestión, de conformidad con la solicitud formulada por la Junta Ejecutiva en octubre de 2003. La Secretaría explicó las medidas y los procedimientos que había aplicado el PMA para vigilar la ejecución del Plan de Gestión.
115. El Comité tomó nota del documento, en el que se indicaba que la Secretaría operaba sobre la base del 90 por ciento del presupuesto actualizado para 2004-05, superior en 1 000 millones de dólares EE.UU. al nivel indicado originalmente en el Plan de Gestión, que reflejaba el nivel estimado de las donaciones.
116. El Director de los Servicios de Supervisión e Inspector General presentó su informe, preparado de conformidad con el párrafo 2 b) viii) del artículo VI del Estatuto del PMA. En la primera parte se indicaban las medidas adoptadas en relación con las decisiones y recomendaciones anteriores de la Junta. En este informe del Inspector General también figuraba por primera vez un resumen general de las tareas llevadas a cabo por la dependencia de auditoría interna, lo cual respondía a la iniciativa del Director Ejecutivo de aumentar la transparencia y dar a conocer estas importantes tareas al Comité y a la Junta Ejecutiva. Conforme a la petición de ésta última, en el informe se presentaban asimismo las tendencias de la supervisión en la esfera de la auditoría y las investigaciones, pero la metodología correspondiente a esa presentación debía perfeccionarse. En el informe se presentaba además una reseña preliminar de las iniciativas para el bienio 2004-05.
117. El Comité acogió con satisfacción el informe y señaló que se había mejorado su presentación, sobre todo gracias a la inclusión de una sección sobre las actividades de auditoría interna. También puso de manifiesto las distintas iniciativas innovadoras mencionadas en el informe en relación con el sistema de gobierno. Los miembros del Comité pidieron más detalles sobre los temas siguientes: i) el compromiso del Director Ejecutivo de presentar una exposición en materia de control interno; ii) las mejores prácticas utilizadas como punto de referencia para la Oficina del Auditor Interno (OEDA); iii) los progresos en el fortalecimiento del Comité de Auditoría Interna y sus repercusiones en los costos; iv) la presentación de las tendencias; v) el embargo de haberes personales; vi) las dificultades para contratar personal nacional cualificado y garantizar el equilibrio entre hombres y mujeres; vii) el plan de aplicación de las recomendaciones; viii) los recursos necesarios para aplicar las distintas iniciativas; y ix) la definición de país de alto riesgo.
118. En respuesta a las preguntas planteadas, el Inspector General indicó que el Director Ejecutivo estaba decidido a preparar una exposición en materia de control interno y que, como primera medida, la OEDA estaba llevando a cabo una auditoría del control interno para determinar la situación de los controles aplicados en el PMA. Ultimada esta auditoría, el PMA estaría en mejores condiciones para establecer el calendario y otras cuestiones conexas y mantendría informada a la Junta. El orador señaló que se habían evaluado los procesos y procedimientos de la OEDA tomando como referencia las mejores prácticas de los sectores público y privado, así como de otros organismos de las Naciones Unidas; como resultado de esa evaluación se habían formulado recomendaciones para cuya aplicación la OEDA había preparado un plan específico. En cuanto al Comité de Auditoría Interna, afirmó que estaba previsto que constara de cinco miembros, tres externos y dos internos, y que se esperaba que los miembros externos prestasen sus servicios gratuitamente y que el PMA asumiera únicamente los costos efectivos de la participación de los miembros que no residían en Roma, si los hubiera. El orador explicó que las tendencias se basaban en el carácter de los casos y constataciones correspondientes a los bienios anteriores, e indicó que los problemas para contratar personal nacional cualificado eran especialmente frecuentes en la región del África meridional. El Inspector General señaló que la mayoría de los costos de ejecución se había sufragado mediante el notable incremento del presupuesto de la OEDA que figuraba en el Plan de Gestión. Por último, explicó que el tamaño de las operaciones y la última visita de los encargados de la supervisión eran los principales factores para el cálculo del nivel de riesgo de las oficinas en los países.
119. El Comité de Finanzas se mostró satisfecho con el informe y manifestó su deseo de ser informado de las futuras novedades en relación con las iniciativas sobre el sistema de gobierno, así como su interés en recibir el siguiente informe bienal que el Inspector General presentaría en 2006.
120. La Secretaría presentó oralmente el estado del examen de los procesos operativos y puso de relieve el objetivo original, las medidas adoptadas, comprendida la aplicación experimental en cinco países, y un plan con objeto de presentar una propuesta definitiva a la Junta Ejecutiva, para su examen en octubre de 2004, o de prorrogar los programas piloto hasta 2005.
121. El Comité agradeció la información actualizada y manifestó su interés en conocer las propuestas definitivas.
122. Se informó al Comité de que, en principio, estaba previsto que el 108º período de sesiones se celebrara en Roma del 27 de septiembre al 1º de octubre de 2004. Las fechas definitivas del período de sesiones se decidirían en consulta con el Presidente.
123. El Comité acogió favorablemente la modificación propuesta del informe sobre la ejecución del programa (PIR) hacia una presentación más basada en los resultados, como parte de la serie de documentos de programación y rendición de cuentas relativos a toda la Organización. El Comité observó que las innovaciones en la presentación del informe se pondrían en práctica a lo largo de varios bienios, y que tendría la oportunidad de proponer mejoras en la forma de presentación del PIR a medida que éste fuera evolucionando. Se le informó de que se habían mantenido consultas con otros organismos de las Naciones Unidas acerca de la forma de presentación de los informes sobre la ejecución; el Comité pidió que en un período de sesiones futuro se le proporcionara un estudio comparativo sobre la forma en que otros organismos técnicos de las Naciones Unidas abordaban la presentación de informes sobre la ejecución.
124. El Comité manifestó su aprecio por las propuestas de ampliación del análisis financiero con vistas a examinar la eficiencia con respecto a los costos, y señaló que aguardaba con interés la presentación de tales análisis en informes futuros.
125. El Comité recibió la información más reciente disponible sobre: i) la investigación de las Naciones Unidas acerca del Programa Petróleo por Alimentos; ii) la retirada completa del Programa por parte de la FAO con efecto el 31 de marzo de 2003; iii) las nuevas actividades que la FAO estaba realizando en el Iraq en el marco de proyectos de socorro agrícola financiados por donantes (ejecutados hasta ese momento por personal local y ONG asociadas); iv) las responsabilidades de la Organización en cuanto organismo principal de las Naciones Unidas para la agricultura, los recursos hídricos y el medio ambiente en el marco de la estrategia de las Naciones Unidas en relación con la asistencia al Iraq, para la cual se había creado un fondo fiduciario del Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (GNUD) destinado a canalizar la financiación de los donantes.
126. El Comité tomó nota de que hasta la fecha la participación de la FAO en la investigación de las Naciones Unidas se había limitado a proporcionar la información que se le había pedido, únicamente.
127. Se informó al Comité de que, habiendo examinado las novedades en cuanto a las mejores prácticas en la esfera de la presentación de informes institucionales sobre los controles internos, en principio la Organización no tenía nada que objetar a la introducción de informes oficiales sobre el control interno simultáneos a la publicación de sus estados financieros comprobados. La Secretaría explicó que antes de introducir tales informes necesitaría estudiar cómo procedían otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en relación con la presentación de informes sobre el control interno, y examinar estas prácticas en el contexto del Reglamento Financiero de la FAO para garantizar que toda medida propuesta fuera conforme a las disposiciones en vigor.
128. El Comité observó que esto era coherente con las medidas que estaba adoptando el PMA y se manifestó satisfecho con esta posición.
129. El Comité reconoció que se necesitaría una labor preparatoria considerable antes de que la Organización estuviera en condiciones de confirmar el carácter exacto de los informes oficiales en cuestión, y observó que la introducción de informes sobre el control interno requeriría una inversión inicial significativa por parte de la Organización.
130. El Comité pidió que en uno de sus períodos de sesiones futuros se le presentara un documento que describiera brevemente las mejores prácticas en materia de presentación de informes sobre el control interno, las cuestiones que planteaba la introducción de tales informes dentro de la Organización (incluso sobre la base de los resultados del estudio mencionado más arriba) y los costos probables, así como los posibles plazos para la introducción de tales informes.
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