CHAPITRE 5: SERVICES DE SOUTIEN

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

730. Comme indiqué de manière plus détaillée dans les pages d'introduction au présent document, les allocations de ressources au titre de ce chapitre font l'objet d'un certain nombre de réaménagements substantiels résultant des facteurs ci-après:

• la restructuration des unités administratives de soutien affecte les départements de l'administration et des finances (AF) et des affaires générales et de l'information (GI) (en ce qui concerne leurs propres besoins en matière de soutien administratif) de la même manière que les autres départements, d'où les réductions au titre de la gestion du programme (5.1.9 et 5.2.9);
• la transformation du pool des services éditoriaux (et des coûts y relatifs jusqu'ici répartis entre diverses rubriques des programmes, notamment les programmes techniques et économiques du Chapitre 2) en un crédit à gestion centralisée alloué à la Division de l'information (programme 5.1.1) pour les services éditoriaux multilingues essentiels fournis aux départements techniques. Ce changement est destiné à encourager l'utilisation de ces services et à améliorer la couverture linguistique, la rédaction et la présentation des publications de la FAO;
• le transfert au Programme 2.2.2 des ressources destinées aux publications en chinois et dans des langues autres que les langues de la FAO affectées précédemment au Programme 5.1.1; toutefois, Cerestronic bénéficie de ressources accrues au titre du même programme en vue, notamment, de la création de nouveaux postes pour améliorer la couverture en arabe et en français;
• une augmentation des ressources allouées à la vérification locale des comptes des bureaux extérieurs et des activités de terrain de la FAO (Division des finances, Programme 5.2.1), parallèlement à une diminution, dans la même division, des services rendus au Programme alimentaire mondial (PAM);
• la répartition des dépenses d'exploitation des systèmes fondés sur Oracle entre les départements utilisateurs, conformément aux principes de la comptabilité analytique;
• l'ouverture d'un crédit couvrant les frais de mise au point du logiciel pour les ressources humaines (Human Resources Package) d'Oracle, incluant une interface appropriée avec les autres applications Oracle, à la Division du personnel (Programme 5.2.3);
• le transfert des services de télécommunications au pool des technologies de l'information (IT), dû à la convergence croissante des télécommunications et des techniques et technologies de traitement de l'information, d'où la réduction des ressources au titre du Programme 5.2.2, puisque les dépenses du pool sont réparties entre les unités utilisatrices.

731. On notera que si un service administratif de soutien central issu de la restructuration des unités administratives de soutien doit être créé au Département de l'administration et des finances (AF) et faire rapport au Sous-Directeur, AF, ses coûts continueront à être répartis entre les départements utilisateurs, conformément aux principes de la comptabilité analytique.

GRAND-PROGRAMME 5.1: SOUTIEN À L'INFORMATION ET AUX PUBLICATIONS

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

Programme 5.1.1: Information du public et soutien aux publications

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

732. Le Programme 5.1.1, mis en oeuvre par la Division de l'information de l'Organisation (GII), vise à sensibiliser durablement, de manière à obtenir un soutien pour les activités de l'Organisation, un public extrêmement varié, incluant les gouvernements membres, les organisations non gouvernementales (ONG), notamment les organisations de femmes et de jeunes, les partenaires techniques et institutionnels, les médias spécialisés ou de grande diffusion et le public en général, aux politiques et programmes de l'Organisation, et en particulier à promouvoir les objectifs du Sommet mondial de l'alimentation et à appeler l'attention sur l'importance d'une action concertée pour assurer la sécurité alimentaire.

733. Les priorités de l'Organisation continueront à être appuyées grâce à l'information du public et en particulier à un système complet de planification de la communication couvrant tant le siège que les structures décentralisées. Ce processus de planification vise à assurer la qualité, la cohérence et la rentabilité de toutes les activités d'information du public. Il est conçu de façon que les publications, périodiques et autres produits d'information destinés à l'extérieur ne répondent pas seulement aux normes professionnelles et commerciales, mais présentent aussi une image cohérente de l'Organisation.

734. L'accent continuera à être mis sur une étroite coopération entre le siège et les bureaux décentralisés, notamment les fonctionnaires régionaux chargés de l'information, afin de répondre aux demandes et aux besoins locaux. Cet effort sera appuyé par la création d'un poste de fonctionnaire chargé de l'information (P-4) au Bureau régional pour l'Europe, où ce poste faisait encore défaut. Il est prévu également de renforcer les activités d'information du public du Bureau de liaison pour l'Amérique du Nord.

735. La promotion de la Journée mondiale de l'alimentation et des activités qui y sont liées, notamment TeleFood, impliquera un effort coordonné de la part des unités chargées de la production multimédia, des publications et des relations avec les médias.

Sous-Programme 5.1.1.3: Production multimédia

736. Ce sous-programme, intitulé désormais "Production multimédia" a été réorganisé de façon à appuyer toutes les activités de production multimédia de la Division de l'information. Il continuera à appliquer des techniques de pointe pour la création et la production numériques de matériel d'information imprimé et électronique et à conseiller d'autres unités. Il appuiera les priorités et programmes de l'Organisation en produisant des matériels d'information du public appropriés et aidera les départements techniques à présenter l'information sur leurs programmes prioritaires conformément au plan de communication de l'Organisation.

737. L'accent sera mis sur la diffusion d'informations sur la FAO par Internet, en veillant à ce que la page d'accueil de l'Organisation et d'autres pages largement consultées soient continuellement mises à jour et présentées de manière attrayante. Cerestronic, sur le site Web Internet de la FAO, doit également être renforcé grâce à la création de postes supplémentaires pour la couverture en arabe et à la fourniture de ressources supplémentaires non liées au personnel. L'objectif est d'atteindre le grand public ainsi que des groupes clefs tels que les ONG, les journalistes et les institutions universitaires et de recherche. Le matériel de la FAO devant être publié dans toutes les langues de l'Organisation, les contraintes budgétaires limitent la quantité de bulletins, d'articles, de graphiques et de photos qui peuvent être diffusés par ce moyen à 600 articles environ, 8 articles FAO Focus sur les grands thèmes et activités, 200 graphiques d'information et 48 collections thématiques de photographies. La diffusion électronique de matériels d'information et de documents FAO continuera également à être prioritaire. Une collaboration avec la division de la bibliothèque et des systèmes documentaires (GIL) pour l'élaboration de nouveaux produits d'information et de stratégies pour Internet est prévue.

738. Une vaste gamme de supports d'information du public sera également produite au titre de ce sous-programme, dont une vingtaine de prospectus, 8 opuscules, 12 brochures, 8 affiches, 30 notices, 10 dossiers d'information, 70 articles d'annuaires, 24 présentations multimédia, 6 CD-ROM multimédia et 12 expositions/présentations diffusant des informations essentielles sur les programmes prioritaires de l'Organisation.

739. Les départements techniques recevront un appui pour la préparation et la diffusion d'informations techniques, qui inclura quelques 150 diaporamas, 40 présentations/expositions, la conception de plusieurs centaines de pages Internet et de 10 CD-ROM et la préparation de 40 brochures et dépliants. En outre, des services consultatifs seront fournis pour la conception et la production de toute la gamme des matériels d'information du public produite par les unités techniques ou avec l'aide d'organismes extérieurs contractuels.

740. Les archives photographiques, l'information du public et les services hypermédia à l'appui de WAICENT et de FAOINFO ont été transférés de 5.1.1.4 à ce sous-programme. La photothèque et le laboratoire de photographies continueront à assurer la documentation photographique des activités de l'Organisation en organisant quatre missions de reportage photographique et en coordonnant les reportages sur les activités de la FAO de 20 photographes indépendants, afin d'acquérir quelque 1 500 clichés nouveaux. Ces photographies, ainsi que des graphiques à caractère documentaire présentés sous un format approprié, sont conservés dans des archives numériques et fournis sur demande aux médias, aux éditeurs et à d'autres utilisateurs s'intéressant aux programmes de la FAO. Des services de reproduction et de numérisation des clichés destinés à des matériels d'information sont également disponibles. On prévoit que la bibliothèque assurera le traitement de 8 000 photos, produira 30 000 clichés et 20 000 reproductions et diapositives, numérisera 20 000 images et traitera en outre 200 diaporamas et 800 panneaux d'exposition provenant de fichiers informatiques, le tout étant destiné à des exposés des expositions et des présentations.

741. Le service des visites continuera à répondre aux demandes d'information émanant d'un ensemble varié d'organisations et de particuliers (estimé à près de 24 000 personnes), à organiser des réunions d'information, des visites du siège et des interviews avec des experts techniques et à distribuer des matériels d'information.

Sous-Programme 5.1.1.4: Politiques et soutien en matière de publications

742. Ce sous-programme vise à garantir que les produits d'information de la FAO distribués à l'extérieur répondent aux normes de qualité les plus élevées et présentent une image cohérente de l'Organisation. Les activités incluent l'édition, la conception, la publication assistée par ordinateur, l'impression extérieure et la vente des publications de la FAO. En même temps, on s'attachera à mettre en place un plan d'exploitation viable et rentable pour toutes les activités consacrées aux publications Pour mettre davantage en relief les capacités de la FAO en matière de publications multilingues, les ressources destinées aux publications en langue chinoise et dans des langues autres que celles de l'Organisation ont été transférées à l'entité 222P5, Programme pour l'amélioration de la couverture linguistique.

743. Les mesures visant à limiter les coûts seront maintenues, notamment les accords de copublication en vertu desquels des partenaires commerciaux ou autres assument la moitié ou plus des coûts de production de certaines publications clefs. Des économies seront recherchées dans d'autres domaines, notamment en matière d'impression extérieure, où les technologies de communication électronique sont utilisées tant pour les appels d'offres que pour la transmission de textes et de pages de documents prêts à paraître.

744. Comme mentionné ci-dessus, une bonne partie des activités d'édition et de publication assistée par ordinateur était gérée jusqu'à présent par un compte commun autofinancé. Cet arrangement est destiné à être remplacé par l'ouverture d'un crédit à gestion centralisée pour financer les services éditoriaux essentiels fournis aux départements techniques.

745. Le Groupe des ventes et de la commercialisation continuera à utiliser les technologies électroniques les plus récentes, notamment Internet, pour accroître les ventes de produits d'information de la FAO. En même temps, le réseau international d'agents de vente sera élargi pour assurer la meilleure diffusion possible des titres de l'Organisation dans le monde entier. Les nouveaux comités de la communication et des publications de l'Organisation et des départements assurent également une coopération plus étroite avec les départements techniques au processus de planification visant à déterminer la qualité, le public et la présentation des produits d'information de la FAO. Ces mesures, associées au transfert du poste de direction clef de Chef des ventes et de la commercialisation en dehors du pool, permettront d'augmenter les ventes et d'améliorer la situation financière du Fonds spécial des produits d'information.

Sous-Programme 5.1.1.5: Relations avec les médias

746. Les sous-divisions de la presse et radio et télévision sont devenues la Sous-Division des relations avec les médias, d'où la fusion des anciens sous-programmes 5.1.1.1 (relations avec les médias - presse) et 5.1.1.2 (relations avec les médias - médias électroniques) dans le Sous-Programme 5.1.1.5 - Relations avec les médias. Ce sous-programme devrait confirmer les progrès effectués dans le passé récent en matière de relations avec les médias en établissant des relations productives avec les médias électroniques et imprimés. Cet effort sera appuyé par une formation visant à renforcer la capacité des fonctionnaires chargés des relations avec les médias à traiter avec les représentants de tous les types de médias.

747. Ce sous-programme devrait planifier, documenter, produire et placer plus de 200 communiqués de presse destinés à être diffusés à l'échelle mondiale à quelque 200 agences et organes d'information internationaux. Une trentaine de bulletins d'information, d'articles et d'entrevues sur support vidéo et 300 entrevues, reportages et programmes radiophoniques seront produits et placés. Selon le sujet traité et le public visé, ces matériels seront produits dans plusieurs langues, y compris l'allemand et l'italien.

748. Des campagnes médiatiques pour les grandes réunions et conférences de la FAO seront mises au point en collaboration avec les divisions responsables et le personnel et les dirigeants de la FAO bénéficieront de conseils sur la façon de traiter avec les médias. Des dossiers seront préparés en vue des principales rencontres avec les médias. Des contacts fréquents et des sessions de planification conjointes avec les fonctionnaires chargés de la production et de la publication multimédia faciliteront la coordination en matière d'information du public.

749. Il est prévu que les fonctionnaires chargés des relations avec les médias répondent à quelque 1 500 questions de journalistes de la presse, de la radio et de la télévision. En outre, quelque 150 entrevues seront organisées avec des experts de la FAO, ainsi que 6 à 10 conférences de presse, et une assistance sera fournie à quelque 200 journalistes de la presse écrite, de la télévision, de la radio et d'autres médias.

750. Une demi-douzaine de grandes coproductions avec des réseaux radiophoniques internationaux et huit avec de grands réseaux de télévision seront organisées. Un millier de bandes audio ainsi que 1 500 cassettes vidéo et des bulletins d'information pour les télévisions portant sur les priorités et programmes de la FAO seront distribués. Un service d'audio-vidéothèque fournira aux réseaux de radio et de télévision un choix de prises de vues et d'enregistrements sur bande magnétique. Les autres activités consisteront à dépouiller la presse écrite mondiale afin d'en extraire les nouvelles présentant un intérêt pour la FAO, à préparer chaque mois des résumés d'articles de presse et à sélectionner et diffuser plus de 20 000 coupures de journaux.

GRAND PROGRAMME 5.2 : ADMINISTRATION

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

751. Le Grand Programme 5.2 inclut les crédits destinés aux services financiers, informatiques et de personnel fournis par le Département de l'administration et des finances (AF), y compris la mise au point de systèmes de comptabilité et d'administration à l'échelle de l'Organisation et des crédits pour les bureaux régionaux et sous-régionaux.

Programme 5.2.1: Services financiers

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

752. Les principales activités de la Division des finances (AFF) consistent à tenir les comptes de l'Organisation conformément aux critères les plus rigoureux, et notamment aux normes comptables des Nations Unies et aux principes de comptabilité généralement reconnus, et à fournir des renseignements financiers précis à tous les niveaux de l'Organisation et aux organes directeurs.

Activités proposées pour 2000-01

753. La division s'appliquera avant tout pendant l'exercice 2000-01 à consolider l'application du système remplaçant FINSYS (Oracle Financials) et de ses composantes. Le système de comptabilité de terrain récemment mis en place permettra de traiter efficacement les transactions de terrain de tous les bureaux décentralisés autres que les bureaux régionaux, qui utiliseront les systèmes financiers Oracle du siège. La réorganisation est en cours et une fois les systèmes Oracle mis en place, la division devra sans doute poursuivre sa réorganisation afin de s'adapter aux nouveaux processus de travail de l'Organisation, compte tenu de l'expérience acquise au cours des premiers stades de la mise en oeuvre des nouveaux systèmes.

754. La réduction des crédits au titre du Sous-Programme 5.2.1.3 correspond à l'achèvement de la phase de mise en oeuvre des systèmes comptables centraux. Toutefois, l'accent sera mis de plus sur la fonction de contrôle financier grâce à l'élargissement du programme actuel de vérification locale des comptes des représentations de la FAO et au lancement d'un nouveau programme pour la vérification des comptes des projets de terrain.

755. En janvier 1999, les remboursements du PAM concernant les services de trésorerie fournis à cette Organisation ont cessé. Cette situation résulte en partie de l'importance relative du portefeuille d'investissements du PAM, qui est à présent trois fois supérieur à celui de la FAO, et de la mise en oeuvre imminente par le PAM de ses propres systèmes financiers intégrés. Des réductions supplémentaires des services rendus au PAM sont prévues pour 2000-01, à mesure que le PAM assumera ses fonctions en matière de paiements et probablement aussi d'états de paie. Ceci a entraîné un réalignement des ressources allouées aux sous-programmes 5.2.1.4 et 5.2.1.5 et une réduction parallèle du programme de travail du service financier.

Programme 5.2.2: Services relatifs aux systèmes et technologies d'information

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

756. L'exécution des programmes de l'Organisation dans les domaines technique et administratif exige une technologie d'information et de télécommunication (ITC) efficace, d'où le nouveau titre de ce programme. La demande de soutien à cet égard s'accroît constamment à mesure que la communauté des utilisateurs de la FAO prend conscience des avantages offerts par l'ITC et devrait continuer à augmenter à un rythme soutenu à mesure que la technologie évolue et que de nouvelles solutions sont mises sur le marché.

757. La Division des systèmes et technologies d'informations (AFI) aide les directeurs de programme et le personnel technique à utiliser efficacement les outils et techniques modernes d'information et de communication, ainsi qu'à mettre au point et à utiliser des systèmes modernes à l'échelle de l'Organisation et à consolider les applications existantes. C'est ainsi que sont élaborées à l'échelle de l'Organisation et des départements des stratégies et des plans d'utilisation des outils informatiques répartis et mobiles. La division assure la gestion globale de l'infrastructure technologique d'information partagée, y compris la gestion du réseau local et élargi, et aide toutes les unités de la FAO à utiliser efficacement les ressources informatiques et les technologies de communication dans leurs programmes de travail.

Activités proposées pour 2000-01

758. L'accent sera mis sur le soutien technique requis par le programme WAICENT, ainsi que sur l'utilisation des applications Oracle et notamment des composantes Ressources humaines, États de paie et Suivi de la préparation du budget et de l'exécution du programme. En outre, un appui continuera à être apporté aux unités décentralisées grâce à l'amélioration de l'infrastructure ITC standard déployée durant les exercices précédents dans les bureaux régionaux et sous-régionaux et dans les représentations de la FAO. On veillera en outre à améliorer les communications avec les homologues nationaux de l'Organisation, tels que les ministères de l'agriculture, les chambres de commerce, les bureaux de statistiques, etc.

759. La rapidité, la fiabilité et l'accessibilité des flux d'information seront améliorées en utilisant Internet et en créant un environnement Internet à l'échelle de l'Organisation. La diffusion interne des données sera favorisée par l'application de politiques pertinentes de gestion de l'information et par la mise en oeuvre de nouvelles solutions en matière de gestion de documents. Une attention particulière sera portée aux avancées technologiques, notamment dans le domaine des communications, afin de renforcer l'utilisation du système Internet. Grâce à l'application des normes ITC et à la coordination du soutien aux utilisateurs, on s'efforcera d'assurer un environnement stable pour un coût minimal dans le contexte d'un marché technologique en perpétuelle évolution. Un soutien technique continuera à être fourni aux divisions utilisatrices en vue de la mise au point de nouveaux systèmes d'application, ainsi que pour l'actualisation ou le remplacement des logiciels obsolètes.

Ressources

760. Les ressources attribuées à ce programme couvrent le coût direct de la gestion de la Division des systèmes et technologies d'information. Les autres coûts afférents aux systèmes d'information et aux services liés à l'infrastructure technologique d'information (proches de 20 millions de dollars E.-U.) sont répartis entre diverses rubriques des programmes où l'utilisation de l'infrastructure de technologie de l'information, des services de réseau et d'applications informatiques est nécessaire.

761. Des transferts substantiels, sans incidence sur les coûts, ont été effectués de ce programme et du chapitre 6 au compte du pool informatique du fait du regroupement des activités de télécommunication dans un service distribué commun.

Programme 5.2.3: Services relatifs aux ressources humaines

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

762. Ce programme (précédemment intitulé Services du personnel) correspond essentiellement aux activités de la Division du personnel et continuera à couvrir un large éventail d'activités de gestion et d'administration des ressources humaines. L'étude portant sur la gestion du Département AF, achevée au cours du dernier exercice, a reconnu que la fonction de gestion du personnel de l'Organisation s'orienterait au cours des prochains exercices vers une approche plus consultative et moins prescriptive - ce dont témoignent les transferts de ressources entre sous-programmes. La mise en oeuvre de la Phase II d'Oracle, pour laquelle des ressources supplémentaires sont fournies sous 5.2.3.6, suppose également que la division participe à la conception du module ressources humaines appelé à remplacer le système PERSYS.

763. La Division du personnel cherchera à renforcer son rôle consultatif et à fournir davantage de services en matière d'inspection, de communication et d'appui aux bureaux décentralisés. La division continuera également à veiller à ce que les politiques de mise en valeur des ressources humaines de l'Organisation appuient sans réserve les questions intersectorielles et les orientations stratégiques de l'Organisation. A cet effet, des plans d'action pour les ressources humaines seront élaborés, qui incluront des stratégies visant à assurer l'excellence, à renforcer l'interdisciplinarité et à élargir les partenariats et les alliances.

Activités proposées pour 2000-01

764. La division continuera à couvrir un large éventail d'activités en matière de gestion et d'administration des ressources humaines: élaboration de politiques et de procédures concernant le personnel; gestion et contrôle des postes; aide au recrutement; études de gestion et classement des postes; administration des traitements et indemnités; prestations sociales; identification des besoins en matière de formation et fourniture d'une série de services dans ce domaine; administration des procédures de recours et consultation des organisations représentant le personnel; supervision et suivi du soutien administratif et autre fourni au personnel et prestation de services consultatifs à la direction et au personnel dans les domaines relevant de la responsabilité de la Division du personnel (AFP).

765. L'une des principales orientations consistera à renforcer la gamme et la qualité des services consultatifs en matière de ressources humaines, notamment dans les domaines du recrutement, de la formation professionnelle, des perspectives de carrière et de l'organisation des carrières et de l'orientation et de l'initiation des nouveaux fonctionnaires.

766. En matière de recrutement, par exemple, la mise en oeuvre de procédures révisées pour les postes du cadre organique sera appuyée, ainsi que la gestion du Programme des volontaires. Le Groupe de recrutement central continuera à mettre au point et à organiser des ateliers de formation à la sélection et aux interviews, servira de centre de liaison pour le système de suivi des candidats et fournira une formation et un soutien aux utilisateurs. Il continuera en outre à gérer les activités de recrutement centralisées ainsi que le placement, le contrôle des aptitudes et l'identification des perspectives de carrière des agents des services généraux.

767. Une priorité élevée sera également accordée au soutien aux bureaux décentralisés, grâce notamment au télé-enseignement en vue d'améliorer la formation du personnel. La mise en place de services de formation diversifiés et continus aux technologies de l'information liées aux nouveaux systèmes de l'Organisation (comme Oracle, les applications d'Internet, etc.), ainsi que l'enseignement des langues de l'Organisation, seront également prioritaires.

768. L'examen et la rationalisation des politiques et procédures régissant les ressources humaines se poursuivront de manière à assurer leur conformité aux meilleures pratiques reconnues au sein du système commun des Nations Unies et des administrations nationales et à renforcer la productivité et l'efficacité du personnel. A cet égard, une attention particulière sera portée à la simplification des procédures concernant les postes permanents et leur gestion grâce à l'élaboration et à l'utilisation de définitions d'emploi.

769. La division continuera à participer aux consultations interinstitutions, notamment aux réunions du Comité consultatif pour les questions administratives, de la Commission de la fonction publique internationale et de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, afin de maintenir une approche commune en matière de gestion du personnel. En outre, la division achèvera un examen exhaustif du système d'assurance maladie de l'Organisation.

Service médical

770. Le Service médical (AFDM, qui relève à présent du Bureau du Sous-Directeur général du Département de l'administration et des finances) continuera à s'acquitter des fonctions prévues par son statut et prendra des mesures d'ordre préventif pour améliorer la santé du personnel, en vue d'assurer tous les bienfaits humains et économiques possibles. Les services fournis à d'autres organisations seront renforcés.

Programme 5.2.9: Gestion du Programme

(tous les montants sont exprimés en milliers de $ E.-U.)

771. Ce programme couvre le Bureau du Sous-Directeur général du Département de l'administration et des finances et les bureaux des Directeurs de Division. Les ressources prévues tiennent compte de la restructuration des unités administratives de soutien.