صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفي المنظمة

رأى المراجع الخارجي

الكشوف المالية للفترة من أول يناير/كانون الثاني إلى 31 ديسمبر/كانون الأول 1999

لقد فحصنا الكشوف المالية الواردة على الصفحات من 1 الى 10 التى تشمل الميزانية، وكشف الايرادات والمصروفات، وكشف التدفق النقدى، والملاحظات على كشوف صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى منظمة الأغذية والزراعة عن الفترة المنتهية فى 31/12/1999 ووضعت هذه الكشوف المالية تحت مسؤولية ادارة مجمع السلع والخدمات، وتتمثل مسؤولياتنا فى ابداء الرأى فى هذه الكشوف المالية استنادا الى أعمال المراجعة.

وقد أجريت المراجعة وفقا للمعايير الموحدة للمراجعة التى أقرها مجلس المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة والوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتقضى هذه المعايير بأن تخطط أعمال المراجعة وتجرى للحصول على تأكيد معقول بأن الكشوف المالية خالية من أى أخطاء مادية. وتشمل أعمال المراجعة اجراء فحص، على أساس اختبارى، للقرائن المؤيدة للمبالغ والبيانات الواردة فى الكشوف المالية، كما تشمل أعمال المراجعة تقييم المبادئ المحاسبية المستخدمة مع تقدير طريقة العرض العامة للكشوف المالية.

ونتيجة لهذا الفحص، نرى أن الكشوف المالية، تعكس بأمانة، المركز المالى لصندوق مجمع السلع والخدمات فى 31/12/1999 ونتائج عملياته فى الفترة المنتهية فى ذلك التاريخ، وأنها قد أعدت وفقا للسياسات المحاسبية المعمول بها. ونرى أن المعاملات تتفق مع اللائحة المالية والسلطة التشريعية.

حسابات صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة للسنة المنتهية فى 31/12/1999

صندوق مجمع السلع والخدمات

كشف الايرادات والمصروفات
للسنة المنتهية فى 31/12/1999

(جميع الأرقام بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 13 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

الميزانية فى 31/12/1999
(جميع الأرقام بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 13 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

كشف التدفق النقدى للسنة المنتهية فى 31/12/1999

(جميع الأرقام بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 13 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

حسابات السنة المنتهية فى 31/12/1999:
ملاحظات على الحسابات

1 - موجز السياسات المحاسبية الرئيسية

(أ) الأسلوب المحاسبى
أعدت الحسابات على أساس الاستحقاق وفقا لأسلوب التكلفة الفعلية.

(ب) الاهتلاك
يحسب الاهتلاك طبقا لطريقة القسط الثابت التى تقضى باستهلاك تكاليف الأصول الثابتة خلال الفترة التقديرية لاستخدامها وهى خمس سنوات. ويستند حساب اهتلاك الأصول الجديدة فى السنة الأولى الى عدد الشهور الفعلية التى استخدم فيها هذا الأصل.

ملحوظة: نظرا لأن المنظمة تقدر العمر الافتراضى المقيد لجميع معدات الحاسوب بأربع سنوات، فقد جرى إهلاك جميع معدات الحاسوب فى المجمع باستخدام طريقة الخط المستقيم لأربع سنوات فى 1999.

(ج) تكاليف السلع المباعة والمخزونات
تظهر المخزونات بالتكاليف الدنيا وبصافى قيمة التصفية. وتشمل التكاليف تكلفة السلع، وعمليات الشطب، والنقل، والتخليص الجمركى، وأقساط التأمين. وتتحدد تكاليف المخزونات وفقا لمبدأ "الداخل أولا يخرج أولا".

(د) العملات الأجنبية
تم التعبير عن قيمة جميع الأصول والخصوم المحسوبة بعملات غير الليرة الايطالية على أساس سعر الصرف المطبق فى الأمم المتحدة فى 31/12/1999. وسجلت جميع بنود الايرادات والمصروفات بأسعار التحويل السائدة وقت العملية نفسها. وتظهر فى كشف الايرادات والمصروفات أية فروق نهائية تنشأ عندما يتم الدفع.

2 - الأصول الثابتة

3 - المخزونات

تضم المخزونات ما يلى:

4 - النقدية فى المصارف والصندوق

النقدية فى المصارف والصندوق هى كالتالى:

5 - صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين

وفقا لقرار المؤتمر رقم 18/93، يحّول اعتبارا من السنة المنتهية فى 31/12/1992، ما يعادل 1 فى المائة من اجمالى مبيعات مجمع السلع والخدمات الى صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين.

وكان المبلغ المفروض تسديده الى الصندوق فى 31/12/1999 وحركته للعام المنتهى فى ذلك التاريخ على النحو التالى:

6 - احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة

كانت اللجنة المعنية بالرقابة المالية قد قررت فى دورتها الثامنة عشرة فى الفترة 17-22/5/1954 انشاء احتياطـى لمدفوعـات نهايـة الخدمـة. ثـم عـادت لجنـة الماليـة فـى دورتهـا الواحـدة والستين فــى الفترة 14-25/9/1987 لتقرر أن يمثل حساب احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة 75 فى المائة من التكاليف المقدرة لمنحة العودة الى الوطن والاجازات السنوية غير المستخدمة. وفى دورة لجنة المالية الرابعة والسبعين فى الفترة 14-22/9/1992، قررت، حيث أن مجمع السلع والخدمات وحدة ممولة ذاتيا ويتطلب الأمر أن يعمل دون أى تكاليف تتحملها المنظمة، أن تحصّل المنظمة، بالكامل، ما يغطى الالتزامات المعروفة وفقا لمبادىء المحاسبة المعترف بها بصفة عامة والتى تطبق على المؤسسات التجارية.

وكانت حركة احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة أثناء العام كما يلى:

7 - صندوق رأس المال العامل

تقرر أثناء انعقاد الدورة السادسة لمؤتمر المنظمة فى الفترة 19/11 - 6/12/1951 أن يقوم مجمع السلع والخدمات بانشاء صندوق لشراء المخزونات، على أن يسدد حساب هذا الصندوق من عائدات بيع هذه المخزونات.

وقرر المجلس فى دورته الثانية والتسعين التى عقدت فى الفترة 3-5/11/1987، الاحتفاظ بمستوى صندوق رأس المال العامل فى حدود 12 فى المائة من الرقم السنوى لمبيعاته. ثم تقرر أثناء الدورة الثانية والسبعين للجنة المالية 16-26/9/1991، زيادة مستوى رأس المال العامل من 12 الى 13 فى المائة، على أن تسدد المبالغ اللازمة لتغطية هذه الزيادة المقترحة بالنسبــــة لعامــــى 1988 و 1989 من الفائض غير الموزع فى 31 ديسمبر/كانون الأول من عامى 1988 و 1989.

وكانت حركة رأس المال العامل أثناء العام على النحو التالى:

8 - الفائض المحتجز

يرخص قرار المؤتمر 18/93 للمدير العام بأن يقرر ترحيل الأرباح الصافية لمجمع السلع والخدمات الى السنة التالية أو تحويلها الى صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين. ونتيجة للأرباح التى تحققت خلال عام 1999، فقد تقرر تحويل مبلغ 019 314 41 ليرة ايطالية الى الفائض المحتجز فى انتظار موافقة المدير العام النهائية على ذلك.

وكانت حركة الفائض المحتجز أثناء العام كما يلى:

9 - الايرادات

الايرادات الأخرى

10 - تكاليف الموظفين

(أ) تبين الحسابات تكاليف رواتب الموظفين على النحو الذى احتسبته المنظمة. وقد أدرجت الاعتمادات الخاصة بتعويضات نهاية الخدمة بصورة منفصلة على النحو الموضح فى الملاحظة 6.

وتشمل تكاليف رواتب الموظفين تلك الخاصة بموظفى المجمع والتى من بينها تكاليف موظفين اثنين من موظفى فئة الخدمات العامة يعملون فى مجال المزايا الخاصة باستيراد السيارات. وقد استوعبت تكاليفهما من خلال رفع أسعار قسائم البنزين مما يضمن أن عملاء المجمع غير المؤهلين للحصول على بنزين لايمولون خدمات مكتب استيراد السيارات.

ويقضى مدير المجمع ومساعد مدير المجمع، اتساقا مع توصيف وظائفهما، بعض الوقت فى الاشراف على عمليات تقديم الأغذية فى المنظمة.

وتجدر الملاحظة بأن تكاليف الموظفين قد زادت بنسبة 5.4 في المائة في 1999 على الرغم من عدم وجود أي زيادة في حجم القوى العاملة في المجمع. وتزيد هذه الزيادة عن معدل التضخم وتتعارض مع الانخفاض بنسبة 3.7 في المائة في عدد حاملي بطاقات المجمع. غير أن المجمع، باعتباره جزءا من النظام الموحد، لا يملك أي سيطرة على تكاليف الموظفين وقد يضطر في نهاية الأمر إلى خفض عدد الوظائف أو زيادة الأسعار إذا استمر هذا الاتجاه.

وزادت تكاليف الموظفين المؤقتين بنسبة 7.6 في المائة 1999 لسببين: (1) حددت زيادة بنسبة 5 في المائة من التكاليف اليومية الثابتة للفرد بعد إحلال العقود المؤقتة من مجموعة اليورو إلى موظفين مؤقتين في أغسطس/آب 1999؛ و(2) غياب بعض موظفي قاعة البيع/المخازن في أجازات مرضية تتطلب التوسع في استخدام المساعدات المؤقتة؛ (3) تكاليف التنظيف الإضافية (التي كانت تدرج في السابق تحت عقود مجموعة اليورو)

(II) تفاصيل تكاليف الموظفين

(ج) تشمل مصروفات التشغيل تسديد مبلغ 590 332 42 ليرة للمنظمة مقابل خدمات الحراسة في 1999.

11 - تسديد تكاليف الدعم المقدمة الى المنظمة

قرر مؤتمر المنظمة، فى دورته الخامسة والعشرين المنعقدة فى الفترة 11-30/11/1989، أن تسترد المنظمة من المجمع تكاليف جميع الخدمات المقدمة له، وأن يتحمل المجمع التكاليف الفعلية لهذه الخدمات على أساس تقديرى من الآن فصاعدا. وكان استرداد المنظمة لتكاليف الدعم على النحو التالى:

12 - عمليات الشطب

فيما يلى بيان بعمليات الشطب فى 31/12/1999:

أدرجت عمليات الشطب في 31/12/1999 في تكاليف السلع المباعة بناء على توصية المراجع.

13 - بيان التدفق النقدى

(أ) تسوية فائض التشغيل مع صافى النقدية الداخلة/(الخارجة) من عمليات التشغيل

(ب) تحليل التغييرات التى طرأت على الوضع النقدى

تقرير المراجع الخارجى

صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة

الكشوف المالية لعام 1999

معلومات أساسية

1 - أنشىء صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة فى عام 1951 بغية التسهيل على الموظفين الدوليين فى استيراد بعض سلع معفاة من الرسوم الجمركية، بموجب المادة 12، القسم 27 (ى) (2)، والملحق دال من اتفاقية المقر المعقودة بين المنظمة والحكومة الايطالية.

وعلى الرغم من أن مجمع السلع والخدمات جزء من المنظمة، فانه يشكل وحدة ذاتية التمويل تعد كشوفا مالية مستقلة تعرض بالليرة الايطالية. ولذا فاننى أبدى رأيا مستقلا بشأن مراجعة هذه الكشوف.

وقد بلغ اجمالى المبيعات السنوية للمجمع، فى عام 1999، مقدار 20.7 مليار ليرة (أى بزيادة 0.3 مليار ليرة عن عام 1998) وبلغت أصول المجمع 4.8 مليار ليرة (أى بزيادة 0.5 مليار ليرة عن عام 1998).

تقديم الموازنة وكشوف الإيرادات والمصروفات

2 - تقدم كشوف الإيرادات والمصروفات في الكشف الأول والميزانية في الكشف الثاني وفقا للمعايير المحاسبية للأمم المتحدة. وقد فهمنا أن الأصول سوف تقدم في الكشوف المالية لعام 2000 في ضوء انخفاض السيولة وفقا للمعايير المحاسبية للأمم المتحدة.

سياسة حسابات الإهلاك

3 - كما أشير في الملاحظة 1ب على الكشوف المالية، حسبت عملية الإهلاك باستخدام طريقة الخط المستقيم في شطب تكاليف الأصول الثابتة خلال عمرها الافتراضي المقدر بأربع سنوات بالنسبة لجميع معدات الحاسوب وخمس سنوات بالنسبة للأصول الأخرى. ونظرا لسرعة تقادم معدات الحاسوب، نوصي بتحويل طريقة الإهلاك المستخدمة من القسط الثابت إلى الإسراع بجميع مشتريات معدات الحاسوب الجديدة.

شراء منتجات ايطالية معفاة من الرسوم الجمركية

4 - أبلغ المراجع الخارجى فى يوليو/تموز 1994 بأن " قيمة المنتجات الايطالية المعفاة من الرسوم الجمركية التى اشتراها المجمع فى 1993 من إيطاليا تشكل 17 فى المائة من مجموع المشتريات فى ذلك العام. وهدف المنظمة هو خفض مستوى المشتريات الايطالية من 17 إلى 10-12 فى المائة من مجموع حجم مشتريات المجمع لمصلحة المنتجات من البلدان الأخرى غير المتوافرة محليا بسهولة".

وقد أظهرت الإحصاءات التي قدمت لنا في 1999 أن مجموع عدد السلع الإيطالية التي تباع في المجمع تشكل 10 في المائة من جميع السلع المباعة (11 في المائة في 1998). وبلغت قيمة مبيعات هذه السلع 6.2 مليار ليرة من مجموع المبيعات البالغ 20.7 مليار ليرة (30 في المائة مقابل 43 في المائة في 1998). وبلغت نسبتها من الأرباح الإجمالية للمجمع 37 في المائة (59 في المائة في 1998).

وإذا رفعت مبيعات بطاقات الوقود من قائمة السلع الإيطالية، يظل مجموع عدد السلع الإيطالية التي تباع في المجمع يشكل 10 في المائة من جميع السلع المباعة، إلاّ أن نسبتها في الدوران وفي الأرباح الإجمالية تنخفض إلى 19 في المائة و26 في المائة.

الجرد

5 - بلغت قيمة المخزونات 3.04 مليار ليرة فى نهاية 1999 تمثل 63 فى المائة من مجموع الأصول.

نظرا لضخامة الفروق بين سجلات الجرد في 1997 وحسابات نهاية العام فى 1998، علّقنا على ذلك في العام الماضي بأنه "حتى على الرغم من أن تقدير المخزونات من السلع ليست بالتقدير المادي، لابد من تحري هذه الفروق حيث لا يمكن استبعاد احتمالات التسرب أو الغش بسهولة". وأضفنا في العام الماضي "أن التدابير التي اتخذت في 1998 لزيادة الضوابط والأمن على السلع الجذابة لم تثبت فعاليتها".

وقد شاهد عمليات الجرد المادية في 31/12/1999 فريق مشترك من المراجعة الداخلية والخارجية. وكشف العد المادي للسلع عن أن المخزونات الفعلية تقل بمبلغ 22.4 مليون ليرة عما كان ينبغي أن تصبح عليه وفقا لعمليات الجرد الدائمة. وكان تقييم نفس الفرق بأسعار تكلفة السلع يبلغ 33.3 مليون ليرة في 1997 و41 مليون ليرة في العام الماضي. وقد تعدل الاتجاه وأمكن خفض خسائر المخزونات في 1999 بنحو 45 في المائة بالمقارنة بعام 1998. ويمكن أن يعزى هذا الخفض في أرقام الفرق الشامل، أساسا، إلى السلع المبردة والمجمدة والتبغ.
ويعزى هذا التحسن على الأرجح إلى زيادة دقة المراجعات ووتيرتها للسلع الخاضعة للجرد والتي أوصينا بها في العام الماضي وإلى تفعيل أجهزة رصد ضد السرقة في أغسطس/آب (تم شراء هذه هذه المعدات في مايو/أيار بتكاليف إجمالية قدرها 30 مليون دولار). وينبغي مواصلة هذه الجهود، واستمرار العمل بالمعدات المضادة للسرقة التي كان قد رخص بها مكتب المدير العام لفترة مبدئية مدتها ستة أشهر.

عمليات الشطب

6 - كما حدث في الأعوام السابقة، أبلغ عن تسويات الجرد في نهاية العام على أساس خط "تكاليف البيع" في كشف الإيرادات والمصروفات في سجل الخسائر الناجمة عن الكسر والنقص خلال العام تحت خط منفصل بعنوان "عمليات الشطب". ونتفق مع مكتب المفتش العام بأنه لابد من الجمع بين طريقتي العرض هذه وتوحيدها ونوصي بالإبلاغ عن جميع الخسائر على أساس تكاليف المبيعات. وقد أشير إلى هذا التغيير في الملاحظة 1ج وفي الملاحظة 12 على الكشوف المالية.

تكاليف الموظفين

7 - ترى المنظمة أن يتحمل مجمع السلع والخدمات تكاليف بعض الخدمات المقدمة الى الموظفين مثل ادارة عملية امتيازات استيراد السيارات الممنوحة للموظفين بمقتضى اتفاقية المقر، والاشراف على أنشطة خدمات المطاعم. ويرد بيان عن هذه الممارسة المستمرة منذ فترة طويلة فى الملاحظة 10أ على الكشوف المالية.

8 - وقد بدأت المنظمة في 1998 فى تحميل المجمع تكاليف خدمات الأمن (اتخذ القرار في 1997 وعدل عنه في العام الأول وألغي الدفع في 1998). وقد اتفقنا مع هذا القرار الذى اتخذ وفقا، من ناحية، لمبدأ أن تتحمل جميع النشاطات غير الرئيسية فى منظومة الأمم المتحدة (بما فى ذلك مجمعات السلع والخدمات) التكاليف الكاملة وعدم تقديم إعانات لها من خدمات الميزانية العادية، ومن ناحية أخرى القرار رقم 16/89 الصادر عن مؤتمر المنظمة فى 28/11/1989.
وفي عام 1999، حمل المجمع تكاليف خدمات الأمن التي حصل عليها على نفس أساس عام 1998 (50 في المائة من تكاليف حارس أمن واحد) وفهمنا أن المنظمة سوف تستمر في ذلك.

9 - وبلغت مصروفات تشغيل شؤون الموظفين 2.7 مليار دولار في 1999. وكما أشير في الملاحظة 10أ يمثل ذلك زيادة بنسبة 5.4 في المائة بالمقارنة بعام 1998 "على الرغم من عدم وجود زيادة في حجم القوى العاملة في المجمع" ورغم "الانخفاض بنسبة 3.7 في المائة في عدد حاملي بطاقات المجمع". ولإعطاء وجهة نظر أكثر اكتمالا لتكاليف الموظفين، تقدم الملاحظة 10ب تفاصيل تبين تكاليف الموظفين التي تسدد للمنظمة بخصوص الموظفين الدائمين وتكاليف الموظفين التي تسترد لشركة المساعدات المؤقتة مقابل ما تقدمه من يد عاملة. وتوضح الملاحظة 10أ أسباب الزيادة الكبيرة في تكاليف العمالة المؤقتة.

تمويل صندوق رأس المال العامل

10 - حققت العمليات، فى عام 1999، فائضا صافيا مقداره 70.8 مليون ليرة. وقد وزع هذا الفائض بين صندوق رأس المال العامل واحتياطى الفائض المحتجز. ونتيجة لذلك، زاد احتياطى الفائض المحتجز من 270 مليون ليرة فى 31/12/1998 الى 312 مليون ليرة فى 31/12/1999.

شكر وتقدير
11 - نود أن نسجل تقديرنا لما خصنا به المدير العام وموظفو المنظمة من تعاون ومساعدة لدى مراجعتنا للحسابات.