Comité de Finanzas

Para información de los miembros del Comité de Finanzas, se adjuntan las Cuentas comprobadas del Economato de la FAO de 1999.

Índice

Organización de las Naciones Unidas
para la Agricultura y la Alimentación
Fondo del economato del personal
Cuentas correspondientes al año terminado el 31 de diciembre de 1999

Dictamen del Auditor externo

Estado de los ingresos y gastos para el año finalizado el 31 de diciembre de 1999

Balance al 31 de diciembre de 1999

Estado del flujo de efectivo del año finalizado el 31 de diciembre de 1999

Notas a las cuentas

Informe del Auditor externo

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO

DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO

ESTADOS DE CUENTAS
CORRESPONDIENTES AL PERÍODO COMPRENDIDO
ENTRE EL 1º DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

He examinado los mencionados estados de cuentas adjuntos que figuran en las páginas 1 a 10 y que comprenden el estado de los ingresos y gastos, el balance, el estado del flujo de efectivo y las notas a las cuentas del Fondo del Economato del Personal de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación correspondientes al ejercicio económico terminado el 31 de diciembre de 1999. La preparación de los estados de cuentas compete a la dirección del Economato del Personal. La responsabilidad es pronunciar un dictamen sobre ellos, basado en la comprobación de las cuentas.

La auditoría se realizó de conformidad con las normas comunes de comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. Muchas normas exigen que se proyecte y realice la comprobación de forma que se obtenga una garantía razonable de que los estados de cuentas no contienen ninguna declaración falsa. La declaración de cuentas comprende el examen, a modo de prueba, de los documentos comprobantes de las cantidades e informaciones contenidas en los estados de cuentas. La comprobación comprende también la evaluación de los principios contables aplicados y la presentación general del estado de las cuentas.

Como resultado del examen, considero que los estados de cuentas reflejan debidamente la situación financiera al 31 de diciembre de 1999 y los resultados de las transacciones correspondientes al período terminado en esa fecha, que se han preparado de conformidad con las normas contables establecidas y que las transacciones se hicieron de conformidad con el Reglamento Financiero y la autoridad legislativa.

Michèle Coudurier
Directora
en nombre del Primer Presidente del Tribunal de Cuentas
de la República Francesa
Auditor Externo

1º de febrero de 2001

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS
PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN
FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 999

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

ESTADO DE LOS INGRESOS Y GASTOS PARA EL AÑO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

(todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

BALANCE AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

(todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 13 forma parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

ESTADO DEL FLUJO DE EFECTIVO DEL AÑO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

(todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

CUENTAS PARA EL AÑ0 FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

NOTAS A LAS CUENTAS

1. Resumen de las principales políticas contables

1. Prácticas contables

   Las cuentas se han preparado en valores devengados, con arreglo al sistema del precio de adquisición original.

2. Depreciación

   La depreciación se calcula empleando el método del porcentaje anual constante para ir cancelando el costo del antiguo fijo durante una vida útil estimada de cinco años. La depreciación del primer año del nuevo activo se basa en el número real de meses que dicho activo ha estado en servicio.

   Nota: Reconociendo que la Organización estima una vida útil de cuatro años para todo el equipo informático, se ha depreciado todo el del Economato en 1999 utilizando el método de una cantidad fija para los cuatro años.

3. Costo de los artículos vendidos y de las existencias

   Las existencias se valoran al menor tipo de costo y de valor neto realizable. El costo incluye el de los artículos, el transporte, el despacho de aduanas y las primas de seguros. El costo de las existencias se determina utilizando el método de salida por orden de adquisición.

4. Divisas

   El activo y el pasivo que figuran en divisas distintas de la lira italiana se ha convertido utilizando el tipo de cambio operativo de las Naciones Unidas vigente al 31 de diciembre de 1999. Las partidas de ingresos y gastos se han registrado al tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción. Cualquier diferencia que se produzca al efectuar el pago quedará reflejada en la cuenta de pérdidas y ganancias.

2. Activo fijo

3. Existencias

Las existencias son las siguientes:

4. Efectivo en banco y en caja

El efectivo en banco y en caja es el siguiente:

5. Fondo de Bienestar del Personal

De conformidad con la Resolución 18/93 de la Conferencia, a partir del año terminado el 31 de diciembre de 1992 el equivalente del 1 por ciento de todas las ventas del Economato del Personal se acredita al Fondo de Bienestar del Personal.

La composición de la cuenta por acreditar al Fondo de Bienestar del Personal al 31 de diciembre de 1999 y sus movimientos durante el año terminado en esa fecha eran los siguientes:

6. Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos

En el 18º período de sesiones del Comité de Control Financiero, que se celebró del 17 al 22 de mayo de 1954, se decidió crear un Fondo de Reserva para Indemnizaciones por rescisión de nombramientos. Posteriormente, en el 61º período de sesiones del Comité de Finanzas de la FAO, celebrado del 14 al 25 de septiembre de 1987, se decidió que la reserva para indemnizaciones por restricción de nombramientos representase el 75 por ciento de los gastos calculados por primas de repatriación y vacaciones anuales no utilizadas. En el 74º período de sesiones del Comité de Finanzas, celebrado del 14 al 22 de septiembre de 1992, se decidió que, como el Economato es una dependencia autofinanciada que debe funcionar sin ningún costo para la Organización, sería prudente sufragar íntegramente las obligaciones conocidas de conformidad con los principios contables de aceptación general aplicables a las empresas comerciales.

Los nombramientos del Fondo de Reserva para Rescisión de Nombramientos durante el año fueron los siguientes:

7. Fondo de Operaciones

En su sexto período de sesiones, celebrado del 19 de noviembre al 6 de diciembre de 1951, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato estableciera un fondo para la adquisición de existencias, que se reembolsaría con el producto de la venta de tales existencias.

En el 92º período de sesiones del Consejo, celebrado del 3 al 5 de noviembre de 1987, se decidió mantener el Fondo de Operaciones a un nivel del 12 por ciento del volumen de ventas anual. Posteriormente, el Comité de Finanzas, en su 62º período de sesiones celebrado del 16 al 26 de septiembre de 1991, decidió elevar el nivel del Fondo de Operaciones del 12 al 13 por ciento del volumen de ventas y que la suma para cubrir dicho incremento con respecto a los años 1988 y 1989 se transfiriera del superávit sin asignar existente al 31 de diciembre de 1988 y 1989.

Los movimientos del Fondo de Operaciones durante el año fueron los siguientes:

8. Superávit retenido

En virtud de la Resolución 18/93 de la Conferencia, el Director General decide si el superávit neto del Economato ha de arrastrarse al año siguiente o transferirse al Fondo de Bienestar del Personal. Como consecuencia del superávit registrado durante 1999, se han transferido 41 314 019 liras italianas al superávit retenido, en espera de la aprobación final del Director General.

Los movimientos del superávit retenido durante el año fueron los siguientes:

9. Ingresos

Otros ingresos

10. Gastos de Personal

1. Las cuentas corresponden a los gastos de nómina adeudados por la FAO. Las consignaciones para indemnizaciones por rescisión de nombramientos se realizan por separado, como se explica en la nota 6.

   Los gastos de nómina comprenden la compensación del personal del Economato, incluidos dos funcionarios de Servicios Generales que se ocupan de los privilegios de importación de vehículos. Sus costos absorben los márgenes de beneficios sobre los cupones de gasolina, asegurando de esta manera que los clientes del Economato sin derecho a gasolina no subvencionen los servicios de la Oficina de Importación de Automóviles.

   Con arreglo a las descripciones de funciones vigentes, tanto el Gerente del Economato como su Ayudante dedican una parte de su tiempo a la supervisión de las operaciones del servicio de comidas de la FAO.

   Hay que señalar que los gastos de personal aumentaron un 5,4 por ciento en 1999, a pesar de no haber aumentado la mano de obra del Economato. Este aumento es muy superior a la tasa de inflación y contrasta con la disminución del 3,7 por ciento en el número de titulares de tarjeta del Economato. Sin embargo, como parte del Sistema Común de las Naciones Unidas, el Economato tiene escaso control sobre los gastos de personal y en último término puede verse obligado a reducir los puestos o aumentar los precios si se mantiene esta tendencia.

   Los gastos temporales de personal (COASE) aumentaron un 7,6 por ciento en 1999 debido a dos motivos: 1) hubo un aumento del 5 por ciento en los gastos diarios fijos por persona tras la sustitución por parte de la FAO del contrato temporal de Eurogroup por COASE en agosto de 1998; y 2) la ausencia de ciertos funcionarios de la sala de ventas/almacén con licencia de enfermedad certificada obligó a utilizar más asistencia temporal; y 3) gastos adicionales de limpieza (que antes estaban incluidos en el contrato de Eurogroup).

2. Desglose de los gastos de personal:

   	1999	1998
   	Miles de Lit.	Miles de Lit.
   Personal de la FAO	2 373 752	2 259 686
   Personal de COASE	328 378	305 196
   Saldo al 31 de diciembre	2 702 130	2 564 882

3. Los gastos de funcionamiento comprenden un adeudo retroactivo de la FAO de 42 332 590 liras por servicios de guardias recibido en 1999.
   

11. Reembolso de gastos de apoyo a la FAO

En su 25º período de sesiones, celebrado del 11 al 30 de noviembre de 1989, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato reembolsara a la FAO todos los servicios que ésta la prestara y que, en adelante, los costos reales correspondientes se calcularan y cargaran al Economato. El reembolso de los gastos de apoyo a la FAO fue el siguiente:

12. Pases a pérdidas

La composición de los pases a pérdidas al 31 de diciembre de 1999 era la siguiente:

A partir del 31 de diciembre de 1999, los pases a pérdidas se han incluido en el costo de los artículos vendidos con arreglo a la recomendación de la Auditoría.

13. Estado del flujo de efectivo

Conciliación del superávit de funcionamiento con las entradas/(salidas) netas en efectivo procedentes de las actividades de actividades de funcionamiento

b) Análisis de los cambios en efectivo

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO
ESTADOS DE CUENTAS DE 1999

Antecedentes

1. El Economato del Personal de la FAO se estableció en 1951 para facilitar al personal internacional la importanción de bienes exentos de impuestos en virtud de lo dispuesto en la Sección 27j) ii) del Artículo XII y el Anexo D del Acuerdo sobre la Sede entre el Gobierno y de la República Italiana y la FAO.

Aunque el Economato forma parte de la FAO, es una dependencia que se autofinancia y prepara los propios estados de cuentas, que se presentan en liras italianas. He dado por separado un dictamen sobre esos estados de cuentas.

En 1999, el Economato tuvo una facturación de 20 700 millones de liras italianas (300 millones más que en 1998) y un activo de 4 800 millones de liras italianas (500 millones más que en 1998).

Presentación del balance y el estado de los ingresos y gastos

2. De conformidad con las Normas Contables de las Naciones Unidas, el estado de los ingresos y gastos se presenta ahora como Estado de cuentas I y el balance como Estado de cuentas II. Entiendo que en los Estados de Cuentas para el año 2000 el activo se presentará en función de la disminución de la liquidez, con arreglo a las Normas Contables de las Naciones Unidas.

Política contable de la depreciación

3. Tal como se detalla en la Nota 1b de los Estados de Cuentas, la depreciación se calculó utilizando empleando el método de porcentaje anual constante para cancelar el costo del activo fijo durante una vida útil estimada en cuatro años para todo el equipo informático y de cinco años para el resto del activo. Considerando la pérdida de calidad en el uso del equipo informático, recomiendo que se cambie el método de depreciación utilizado del de una cantidad fija al acelerado para todas las nuevas compras de equipo informático.

Compras de productos italianos exentas de impuestos

4. En julio de 1994 se indicó al Auditor Externo que: "En 1993 el valor de los productos italianos comprados por el Economato en Italia representó un 17 por ciento de lascompras totales de ese año. El objetivo de la FAO es reducir el nivel de productos italianos del 17 al 10-12 por ciento del volumen total de compras del Economato a favor de productos de otros países que no están fácilmente disponibles localmente".

Los estadísticas que se me han facilitado mostraban que en 1999 el número total de artículos italianos vendidos por el Economato representaba el 10 por ciento de todos los artículos vendidos (el 11 por ciento en 1998). El valor de las ventas de esos artículos ascendió a 6 200 millones de liras italianas, frente a un total de 20 700 millones para todas las ventas (el 30 por ciento, en comparación con el 43 por ciento en 1998). Su proporción en los beneficios brutos del Economato fue del 37 por ciento (59 por ciento en 1998).

Si se eliminaran las ventas de cupones de combustible de la lista de artículos italianos, el número total de los vendidos por el Economato seguiría representando el 10 por ciento de todos los artículos vendidos, pero su proporción en el volumen de ventas y en los beneficios brutos descendería al 19 y al 26 por ciento.

Inventario

5. Al final de 1999 las existencias ascendían a 3 040 millones de liras italianas, correspondientes al 63 por ciento del activo total.

Considerando la cantidad de discrepancias entre los registros de inventario y las cuentas materiales del final de 1997 y 1998, en anteriores informes formulé la observación de que "aunque los efectos en la valoración de las existencias de mercancías no eran materiales, se deberían investigar tales discrepancias, ya que no se podía excluir fácilmente la posibilidad de robos o fraudes". El pasado año, añadí también que "las medidas tomadas en 1998 para aumentar los controles y la seguridad sobre los artículos atractivos han resultado ineficaces".

En el recuento material de las existencias al 31 de diciembre de 1999 participó como observador un equipo conjunto de auditoría interna y externa. El recuento material de los artículos puso de manifiesto que las existencias efectivas eran inferiores en 22,4 millones de liras italianas a lo que deberían haber sido de acuerdo con el inventario permanente. La misma diferencia evaluada al precio de costo de los artículos era de 33,3 millones de liras en 1997 y 41 millones de liras el pasado año. La tendencia se ha invertido y las pérdidas de existencias en 1999 se redujeron en un 45 por ciento con respecto a 1998. Esta disminución en la cifra de la discrepancia puede atribuirse sobre todo a los artículos congelados/refrigerados y al tabaco.

Dicha mejora se debe probablemente a las comprobaciones más estrictas y más frecuentes de los artículos inventariados que recomendé el pasado año y a la activación de sensores antirrobo en agosto (equipo comprado en mayo, por un costo total de 30 millones de liras italianas). Se debería seguir realizando el esfuerzo y habría que mantener activo el equipo antirrobo, autorizado por primera vez por la ODG para un período inicial de seis meses.

Pases a pérdidas

6. En años anteriores, los ajustes de inventario de final de año se notificaban en la partida de "costos de las ventas" en el estado de los ingresos y gastos, mientras que las pérdidas debidas a roturas y escaseces durante el año se presentaban en una partida separada y titulada "pases a pérdidas". Coincidí con la Oficina del Inspector General en que el modo de presentación de estas dos partidas debería combinarse y uniformarse y recomendé que todas las pérdidas se notificaran en el apartado de costos de las ventas. Esta modificación se menciona en la nota 1c y en la nota 12 a los Estados de Cuentas.

Gastos de personal

7. La Organización considera que el Economato debería sufragar los gastos de servicios como la administración de los privilegios de importación de vehículos otorgados en virtud del Acuerdo sobre la Sede y las supervisión de las operaciones del servicio de comidas. Esta práctica ya tradicional se explica en la nota 10a a los Estados de Cuentas.

8. En 1998, la Organización comenzó a adeudar los gastos de los servicios de seguridad al Economato (la decisión se adoptó en 1997, pero se anuló para ese primer año y la suma por pagar se canceló en 1998). Manifesté mi acuerdo con esta decisión, adoptada por una parte de conformidad con el principio de que, en el sistema de las Naciones Unidas, en las actividades secundarias (incluidos los economatos) se deben declarar todos los costos y no se deben subvencionar con cargo al presupuesto ordinario, y por otra parte con la Resolución 16/89 de la Conferencia de la FAO, aprobada el 28 de noviembre de 1989.

En 1999 se cobraron al Economato los servicios de seguridad prestados de la misma manera que en 1998 (50 por ciento del costo de un guardia de seguridad) y entiendo que la Organización continuará haciéndolo.

9. Los gastos de funcionamiento del personal ascendieron a 2 700 millones de liras italianas en 1999. Como se indica en la nota 10a, esto representó un aumento del 5.4 por ciento en comparación con 1998 "a pesar de no haber aumentado la mano de obra del Economato" y en contraste "con la disminución del 3.7 por ciento en el número de titulares de tarjeta del Economato". Para presentar un cuadro más completo de los gastos de personal, en la nueva nota 10b se presenta un desglose entre los gastos de personal reembolsados a la FAO por los funcionarios permanentes y los gastos de personal pagados a la Compañía Coase por mano de obra temporal. Los motivos del fuerte aumento de los costos de la mano de obra temporal (7,6 por ciento) se explican en la nota 10a.

Financiación del Fondo de Operaciones

10. En 1999, de las operaciones se derivó un superávit neto de 70,8 millones de liras italianas. Esta suma se distribuyó entre el Fondo de Operaciones y el superávit retenido. En consecuencia, la reserva del superávit retenido aumentó de 270 millones de liras al 31 de diciembre de 1998 a 312 millones de liras al 31 de diciembre de 1999.

Reconocimiento

11. Deseo hacer constar mi agradecimiento por la cooperación y la asistencia facilitadas por el Director General y el personal de la Organización durante mi auditoría.

Michèle Coudurier
Directora
en nombre del Primer Presidente del Tribunal de Cuentas
de la República Francesa
Auditor Externo

1º de febrero de 2001