COMITÉ DU PROGRAMME

1. Lorsqu'il a examiné la synthèse d'évaluations récentes de projets de terrain, à sa quatre-vingt-troisième session en mai 2000, le Comité du Programme a noté avec préoccupation que malgré la tendance générale à l'amélioration des résultats des projets de terrain, des faiblesses dans la conception des projets sont mises en évidence depuis de nombreuses années. Le Comité a souscrit aux lignes de conduite proposées par le Secrétariat dans le document PC 83/4 ("Synthèse d'évaluations récentes de projets de terrain) en particulier au paragraphe 24, où il est recommandé d'intensifier les efforts dans le contexte de la décentralisation des activités opérationnelles, pour: a) préparer des directives à jour pour la formulation des projets; b) former le personnel de la FAO, en particulier dans les bureaux hors siège; et c) renforcer les mécanismes existants d'examen et d'évaluation préalable des propositions de projet, tant dans les bureaux décentralisés qu'au siège.

2. Par la présente note, le Secrétariat souhaite répondre aux demandes d'informations du Comité sur les progrès de la mise en application des recommandations ci-dessus. Il souhaite également signaler qu'il a été pris bonne note de l'importance que le Comité attache au processus d'évaluation des projets comme moyen d'améliorer la qualité du programme de terrain, ainsi que des directives qu'il a émises pour la sélection des thèmes futurs des évaluations de projet, conformément aux priorités du Cadre stratégique. La demande du Comité qui souhaite une plus grande spécificité dans les recommandations des évaluations sera prise en compte lorsque seront soumis les résultats et les recommandations des futures évaluations de projet.

3. Le Secrétariat a passé en revue les questions interdépendantes soulevées dans le contexte proposé par le Comité, à savoir, la décentralisation des activités opérationnelles au niveau des pays. Le Comité se souviendra qu'un rapport sur cette question a été soumis à la réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier à leur session de septembre 2001 (JM 2000 INF/3). Ce rapport soulignait le caractère absolument nouveau des arrangements pris et la démarche échelonnée et progressive adoptée par le Secrétariat pour leur mise en application, qui a été approuvée par les deux comités. Il est suggéré également de lire la présente note en même temps que le document PC 85/7 (Rapport intérimaire sur le niveau du Programme de terrain de la FAO), qui donne davantage de détails sur la situation et les perspectives du programme de terrain ainsi que sur le processus de restructuration en cours.

4. Comme le Comité l'a noté en mai dernier, les résultats des évaluations de projet depuis un certain nombre d'années indiquent des faiblesses persistantes dans le processus de formulation et d'évaluation préalable. Les préoccupations du Comité à cet égard sont pleinement partagées par le Secrétariat et une série de mesures correctives est en cours d'examen. Parmi celles-ci, le Secrétariat juge particulièrement nécessaire de mettre plus fortement l'accent sur les phases initiales du cycle des projets (identification, formulation et évaluation préalable) dans le cadre de la structure organisationnelle. L'objectif de la réorganisation du Département de la coopération technique qui est en cours est d'arriver à désigner plus clairement les responsabilités pour les différentes phases du cycle du projet tout en concentrant les responsabilités et en accroissant l'obligation redditionnelle pour les opérations des projets par la désignation d'un responsable du budget pour chaque projet. De nouvelles procédures seront introduites, conformément à la nouvelle répartition des fonctions et des responsabilités, pour garantir une surveillance étroite du cycle du projet et du contrôle de qualité des résultats produits, en particulier les documents de projet et les rapports financiers et techniques.

5. Durant la phase de transition, les projets continuent à être identifiés, formulés et mis en œuvre et des mesures ont été prises pour garantir l'utilisation de techniques de formulation améliorées en attendant la publication d'une série de directives sur les méthodologies de formulation et sur le cadre institutionnel dans lequel ce processus s'inscrira à l'avenir. Ces mesures sont résumées ci-après:

• Une nouvelle série de Directives concernant l'exécution au niveau des pays a été publiée en juillet 2000 à l'occasion des stages de formation organisés dans les bureaux régionaux en liaison avec le processus de décentralisation. L'accent est mis sur les aspects opérationnels du cycle des projets, mais le document donne une vue d'ensemble de tout le cycle et couvre par conséquent les phases de la formulation et de l'examen préalable.
  
  
• Une soixantaine de fonctionnaires (représentants de la FAO, cadres associés et personnel technique) ont été formés en septembre 2000 durant la Phase I pour 21 pays du groupe A. Quelque 150 autres ou davantage, seront formés de février à mai 2001 durant l'actuelle Phase II pour les pays du groupe B (les participants de 55 pays, plus le personnel des bureaux régionaux). Les séances de formation se tiennent dans les bureaux régionaux respectifs (RAF, RAP, RLC, RNE) et des missions de suivi des chargés de projet concernés dans chaque Bureau de représentant de la FAO viennent compléter cette formation. Les cours portent sur la formulation, l'examen préalable et le financement des projets ainsi que sur les aspects opérationnels.
  
  
• Un ensemble d'outils de formulation de projet basés sur le web est actuellement mis au point pour faciliter et rationaliser le processus d'élaboration des projets de la FAO pour les différentes sources de financement, à savoir les fonds budgétaires et extrabudgétaires. Cet outil contiendra, entre autres éléments, des cadres pour la conception et la formulation des projets s'inspirant des connaissances techniques, juridiques et générales de la FAO et de son expérience sur le terrain; des sections des documents de projet fréquemment utilisées (mandats des experts par discipline technique, contrats et rapports, etc.) et des directives pour la formulation et la conception des projets, notamment des instructions pour modifier une proposition de projet de façon à répondre aux critères spécifiques d'une source de financement potentielle.
  
  
• Une étude des méthodologies de formation sur tout le cycle du projet a été entreprise, mettant l'accent sur la conception des programmes/projets et en particulier sur l'identification, la formulation et l'examen préalable des problèmes. En consultation avec le personnel de terrain et du siège, le cours de conception des programmes et projets qui a lieu actuellement sera progressivement réaménagé pour répondre à l'évolution des besoins de formation par suite des changements intervenus dans l'Organisation et dans la nature de la coopération technique fournie par la FAO.

6. En ce qui concerne les mécanismes de formulation et d'examen préalable des projets (voir paragraphe 4 ci-dessus), l'évolution et la mise au point de ces mécanismes auront lieu dans le contexte a) des changements structurels au sein du Département TC, y compris la publication de nouvelles procédures et directives et b) de la nouvelle répartition des responsabilités pour les opérations des projets et du rôle accru que doivent jouer les représentants dans les pays pour la préparation des projets et les négociations avec les donateurs. Comme première étape, la Division des opérations de terrain (TCO) a été réorganisée en vue de renforcer sa capacité de suivi et d'analyse des tendances du programme de terrain et de conception des systèmes et des procédures. Des progrès importants ont été réalisés grâce à la création du Système d'information sur la gestion du programme de terrain, base de données conçue pour soutenir tout le cycle des projets, depuis l'idée de projet et le projet dans la filière jusqu'à son achèvement. Ce système donne des informations complètes aux différents niveaux d'agrégation pour soutenir le suivi et la gestion du programme de terrain.

7. À TCO un nouveau service a été créé (Service de la coordination et du suivi du programme de terrain, TCOM) pour mener à bien les fonctions décrites ci-dessus. TCOM assurera également le retour de l'information de l'évaluation du projet vers les phases de formulation et d'examen préalable. On s'efforcera de diffuser les conclusions des missions d'évaluation afin que les enseignements tirés permettent d'améliorer la qualité des projets.

8. On s'efforce de redéfinir la responsabilité de l'élaboration du programme de terrain aux niveaux régional et sous-régional, en mettant davantage l'accent sur le rôle de la Division de l'assistance aux politiques et de ses sous-divisions/unités de l'assistance aux politiques (PAB/PAU), notamment en ce qui concerne les phases d'identification, de formulation et d'examen préalable. Dans le cadre de l'examen en cours de TCA, un séminaire des chefs et des coordonnateurs des PAB et PAU a eu lieu en janvier 2001 et l'examen du rôle de la Division du Centre d'investissement (TCI) dans le cycle des projets commencera plus tard dans l'année.

9. En conclusion, les problèmes identifiés au cours du processus d'évaluation, comme l'a souligné le Comité, reçoivent l'attention voulue et des mesures correctives sont prises. Dans le cadre d'une réforme profonde de la gestion du programme de terrain de la FAO, ces mesures ne peuvent être que provisoires et continueront à être expérimentées et modifiées.