Chapitre 1: Politique et direction générales

201. Ce chapitre couvre les ouvertures de crédit traditionnelles pour les organes directeurs, ainsi que pour un certain nombre de bureaux, essentiellement au siège, mais aussi en dehors de Rome (bureaux de liaison). Des économies sont encore possibles au titre du Programme 1.1.1 grâce à des gains d'efficience supplémentaires. La couverture linguistique équilibrée (notamment des Conférences régionales) bénéficie de toute l'attention voulue. La Division de la Conférence, du Conseil et du Protocole (GIC) a besoin d'être renforcée pour que les services de traduction et les relations avec les organisations intergouvernementales (OIG) - Programme 1.1.2 puissent être améliorés. La principale augmentation au titre de ce chapitre concerne le remplacement du Système de planification et de budgétisation (PLANSYS) au titre du Programme 1.2.2. Enfin, des augmentations sont nécessaires au titre de la Direction générale afin de régulariser des postes temporaires et du Bureau de l'Inspecteur général pour améliorer la vérification des comptes, ainsi que pour renforcer la liaison et la coordination avec le système des Nations Unies au titre du Programme 1.3.1. Ces augmentations sont largement compensées par des réductions au titre des Bureaux de liaison (Programme 1.3.2).

Grand Programme 1.1: Organes directeurs

Programme 1.1.1: Conférence et Conseil

202. Ce programme finance les dépenses directes engagées pour les sessions de la Conférence et du Conseil, ainsi que pour certains comités du Conseil et les Conférences régionales de la FAO. Les dépenses concernent essentiellement la documentation, l'interprétation et l'emploi de personnel temporaire, ainsi que les frais de voyage des représentants des gouvernements, conformément aux dispositions du Règlement financier. Le programme inclut également des crédits destinés à la Conférence McDougall et aux prix décernés par la FAO.

Programme 1.1.2: Services de Conférence

Sous-Programme 1.1.2.1: Appui aux organes directeurs et relations avec les gouvernements

203. Ce sous-programme finance les coûts de Secrétariat des sessions de la Conférence et du Conseil, notamment la préparation des ordres du jour, la coordination de la production des documents et toutes les dispositions à prendre en matière de procédure et de logistique. Il inclut également la gestion et la production de la correspondance officielle du Directeur général avec les hauts fonctionnaires gouvernementaux.

Sous-Programme 1.1.2.2: Services de programmation et de documentation des réunions

204. Ce sous-programme couvre la planification des réunions; la fourniture de salles de réunions au siège; la fourniture de services d'interprétation et la traduction des documents dans les langues de la FAO, laquelle inclut la terminologie; la frappe finale des documents traduits et l'impression interne des documents destinés aux réunions. La Division est confrontée à une augmentation de la documentation à traduire et des services d'interprétation à fournir aux réunions, liée à l'accent mis par la Conférence sur une utilisation plus équilibrée des langues de la FAO. Pour faire face à cette augmentation du volume de travail, la Division fait largement appel à des services contractuels et reconfigure les fonctions du personnel de façon à renforcer le contrôle de qualité du travail effectué à l'extérieur, d'où un ajustement du niveau des ressources, afin de permettre à la Division de garantir la qualité des traductions de textes souvent complexes dans les diverses langues de l'Organisation. La Division continuera à introduire de nouvelles technologies dans toutes ses activités, notamment des outils de traduction assistée par ordinateur et un nouveau logiciel terminologique.

205. La Division fournira des services de traduction à distance à partir du siège pour des réunions ayant lieu sur le terrain aux fins de la production pendant la session des rapports de réunion dans les langues requises. La traduction à distance est prévue pour les Conférences régionales et pour toutes les grandes réunions tenues dans des lieux où les communications sont fiables.

206. De nouvelles technologies sont également introduites dans les services centraux d'impression au siège qui produisent tous les documents des réunions, les gros rapports des services financiers et de gestion du personnel de l'Organisation et d'autres matériels. La Division prévoit de généraliser l'utilisation de l'impression sur demande, de façon à limiter l'impression en masse de documents et le stockage à long terme des publications.

207. Les coûts des services d'interprétation, de la traduction des documents et de l'impression interne sont imputés sur deux comptes communs autofinancés. On estime à plus de 14 millions de dollars E.-U. le niveau des ressources gérées par le biais de ces comptes communs. Le recouvrement de ces coûts se fait sur les crédits alloués à chaque programme pour les réunions et les publications.

Programme 1.1.3: Services de protocole

208. Ce programme couvre les activités de liaison et de protocole au siège, à savoir la liaison avec les Représentants permanents et les missions accréditées auprès de la FAO, la liaison avec le gouvernement hôte concernant l'application de l'Accord de siège et la délivrance de documents de voyage, de visas et de cartes d'identité.

Grand Programme 1.2: Politique, direction et planification

209. Ce grand programme inclut: les crédits alloués au Bureau rapproché du Directeur général (ODG), au Bureau du Programme, du budget et de l'évaluation (PBE) et au Bureau de l'Inspecteur général (AUD). Il inclut également la part des dépenses du Bureau des affaires juridiques (LEG) qui concerne les services juridiques rendus à l'Organisation et la part des dépenses du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (OCD) qui concerne ses responsabilités globales de coordination. Les autres dépenses de ces deux derniers bureaux sont inscrites au budget au titre du Programme 3.1.3, Assistance juridique aux États Membres, du Grand Programme 3.4, Représentants de la FAO, et du Programme 3.5.3, Accords de coopération avec les États Membres et soutien à la CEPD et à la CTPD.

Effets d'une croissance réelle zéro
Malgré le maintien d'une partie des fonds de démarrage, la suppression de l'augmentation substantielle au titre du Programme 1.2.2, Planification, budget et évaluation du Programme visant à financer le remplacement du système actuel de préparation du budget et de planification du travail (PLANSYS) impliquerait un nouveau report de ce remplacement bien nécessaire.

Programme 1.2.1: Direction générale

210. Ce programme concerne les Bureaux rapprochés du Directeur général et du Directeur général adjoint, y compris le Cabinet et le Conseiller spécial du Directeur général. L'augmentation vise à régulariser des postes temporaires.

Programme 1.2.2: Planification, budget et évaluation du Programme

211. Ce programme couvre la coordination de la formulation du programme, qui inclut les documents de planification, tels que le Cadre stratégique, le Plan à moyen terme et le Programme de travail et budget biennal (PTB). Il embrasse la totalité du cycle de programmation, y compris le suivi et l'évaluation, et est appuyé par les systèmes d'information de l'Organisation appropriés aux niveaux central et local. Il inclut également la fourniture de conseils pour la formulation du budget des projets de terrain et l'application des politiques approuvées en matière de remboursement des dépenses d'appui.

212. Le Bureau du Programme, du budget et de l'évaluation suit et évalue également les flux probables de ressources provenant de tous les horizons, ainsi que les facteurs extérieurs (inflation, taux de change, etc.) qui peuvent influer sur le Programme de travail. Il sert également de centre de liaison pour l'échange de documents sur les budgets des programmes entre institutions du système des Nations Unies et les contacts avec le Corps commun d'inspection (CCI).

213. La FAO continuera à assurer des évaluations détaillées conformément au nouveau régime approuvé par le Conseil. Les dispositions en la matière correspondront de plus en plus aux besoins découlant du nouveau processus de budget-programme et en particulier du Cadre stratégique. Des missions d'évaluation des projets et programmes de terrain viseront à améliorer l'assistance technique en général ainsi que l'efficacité de projets particuliers.

214. Outre les principaux documents de planification mentionnés ci-dessus, le Bureau préparera des rapports d'évaluation qui seront soumis au Comité du Programme pour examen; ainsi que le Rapport d'évaluation du Programme et le Rapport sur l'exécution du Programme, en tant que principaux rapports de gestion, en coopération avec tous les services concernés.

215. Comme mentionné ci-dessus, l'augmentation des crédits prévue dans le scénario de croissance réelle permettrait de financer le remplacement des modules de préparation du budget et de planification du travail PLANSYS par une version améliorée pleinement intégrée dans les systèmes financiers de l'Organisation, projet déjà reporté depuis l'exercice biennal 2000-01.

Programme 1.2.3: Vérification des comptes et inspection

216. Comme le stipulent les Textes fondamentaux de la FAO, la fonction de vérification des comptes et d'inspection inclut une vérification extérieure assurée par le Vérificateur général des comptes (ou toute personne exerçant une fonction équivalente) d'un État Membre désigné par les organes directeurs de l'Organisation dont il relève directement, et par le Bureau de l'Inspecteur général (AUD) relevant de la Direction générale. Le Bureau de l'Inspecteur général fait partie intégrante de l'Organisation en vertu des politiques établies par la Direction générale. L'Inspecteur général et le Vérificateur général travaillent en étroite coopération, de façon à s'acquitter de leurs fonctions respectives de manière coordonnée et complémentaire. Ainsi, le Vérificateur extérieur reçoit automatiquement copie des rapports de l'Inspecteur général. En outre, les vérifications locales des comptes d'avances de caisse, des relevés, des concordances bancaires et de l'état des actifs, qui ont lieu dans les bureaux extérieurs et les bureaux de liaison de la FAO, sont budgétisées au titre du Programme 5.2.1 pour tenir compte du fait qu'elles ont pour fonction essentielle de renforcer le contrôle interne.

217. La stratégie et la portée de la vérification effectuée par Bureau de l'Inspecteur général continuent de s'appuyer sur la notion de vérification exhaustive et sur des critères financiers, de conformité et d'efficience. Le Bureau fonctionne de manière intégrée et effectue des enquêtes, des inspections, des vérifications des comptes et des contrôles de gestion. Le programme continuera à aider la Direction générale à améliorer les opérations de l'Organisation et à assurer un contrôle à un coût raisonnable, tout en fournissant aux unités de la FAO des services consultatifs qui leur permettent d'assumer leurs responsabilités de la manière la plus efficace possible. Le rapport annuel soumis au Directeur général par l'Inspecteur général est communiqué au Comité financier de même que tout autre rapport analogue dont l'Inspecteur général estime qu'il doit être mis à la disposition de ce Comité.

218. Le programme continuera à englober la vérification conduite au siège afin de s'assurer de la fiabilité et de l'intégrité des informations sur les ressources financières et les opérations, du respect des politiques et règles de l'Organisation et de la bonne préservation des actifs; des vérifications des comptes visant à s'assurer que les structures et les bureaux décentralisés, ainsi que les opérations de terrain, sont administrés dans le respect des conditions d'économie, d'efficience et d'efficacité; et des missions consultatives en matière de gestion ayant pour objet de déterminer l'efficacité et l'efficience des opérations de la Direction générale, d'enquêter sur les fraudes éventuelles et d'effectuer tout examen ou étude à caractère spécial.

219. Les priorités du siège demeureront axées sur les activités techniques, en évitant tout chevauchement d'activités avec le Service de l'évaluation et sans perdre de vue la nécessité de constamment surveiller les fonctions financières et comptables essentielles. La priorité sera accordée à la vérification locale des comptes et une assistance sera fournie aux Bureaux régionaux et sous-régionaux et à une soixantaine de bureaux de pays pour les aider à accomplir leurs objectifs élargis dans le cadre de la structure décentralisée eu égard aux considérations d'économie, d'efficience et d'efficacité. Il s'agira aussi de garantir que les projets de terrain sont bien gérés et exécutés, l'accent étant mis sur les grandes priorités du programme. Les missions consultatives de gestion incluront des vérifications de l'optimisation des principaux contrats, des examens et études à caractère spécial, ainsi que le suivi des vérifications effectuées pendant l'exercice 2000-01. Le Bureau de l'Inspecteur général continuera à fournir des avis indépendants et impartiaux lors du contrôle des adjudications. Cela l'amènera à contrôler quelque 750 appels d'offre.

Programme 1.2.4: Services juridiques

220. Le Programme 1.2.4 est mis en oeuvre par le Conseiller juridique et par le Service des affaires juridiques générales, une étroite interaction étant assurée avec le Programme 3.1.3, Assistance aux États Membres, administré par le Service Droit et développement.

221. De manière générale, le Programme 1.2.4 concerne les activités de "conseil interne" du Bureau juridique, à savoir les avis donnés au Directeur général, aux départements techniques et aux organes directeurs de l'Organisation sur des questions juridiques; les services rendus au Comité des questions constitutionnelles et juridiques (CQCJ); la préparation d'accords juridiques internationaux aux niveaux régional et mondial et les fonctions de dépositaire du Directeur général; la fourniture d'avis sur les aspects juridiques des relations avec le gouvernement hôte et avec d'autres gouvernements et organisations internationales; et la représentation de la FAO lors d'actions en justice et de règlements de différends, en particulier lors des affaires portées devant le Tribunal administratif de l'Organisation international du travail (OIT). Le Bureau juridique fournit aussi au titre de ce programme des services au Secrétariat et au Conseil d'administration du Programme alimentaire mondial (PAM).

222. À ce titre, le programme répond aux demandes émanant de ses "clients". On prévoit que les questions suivantes seront traitées en priorité pendant l'exercice 2002-03:

1. poursuite de l'examen des aspects juridiques de la conservation et de l'utilisation durable des ressources génétiques pour l'alimentation et l'agriculture, notamment en ce qui concerne l'Engagement international sur les ressources phytogénétiques et la poursuite du développement du Réseau international de banques de semences;
2. examen des accords portant création des organes régionaux des pêches de la FAO à la lumière de l'actualité internationale;
3. travaux relatifs au fonctionnement de la Commission intérimaire des mesures phytosanitaires et de la Commission du Codex Alimentarius;
4. suivi du Sommet mondial de l'alimentation (SMA), notamment en ce qui concerne le droit à une alimentation adéquate, à l'appui des activités du Haut Commissariat aux droits de l'homme;
5. participation de la Communauté européenne (CE) à des organismes et à des accords établis conformément à l'Acte constitutif de la FAO;
6. aspects juridiques des questions de personnel; et
7. services juridiques offerts au PAM.

Programme 1.2.5: Coordination du programme et des opérations

223. Ce programme inclut les activités du Service de la coordination élargi (OCDC) du Bureau de la coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (OCD) visant à assurer une bonne coordination entre le siège et les bureaux décentralisés. Ce Service est issu de la fusion de l'ancienne Sous-Division de la coordination (OCDC) et du Service de la CTPD/CEPD (OCDT). Le travail concernant les programmes de partenariat est financé par le Programme 3.5.3.

224. Le transfert d'une part importante des activités de l'Organisation aux bureaux décentralisés a été renforcé grâce à la délégation de la responsabilité opérationnelle pour les projets nationaux aux représentants de la FAO. Le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées est responsable du bon fonctionnement de ces bureaux et de leur contribution à la formulation des politiques, à la fixation des priorités et à l'élaboration du Programme de terrain.

225. Pour faire en sorte que les bureaux décentralisés fonctionnent comme des parties intégrantes de l'Organisation, il convient de réexaminer constamment les mécanismes de liaison et de communication entre ces bureaux et entre ceux-ci et le siège, ainsi que de mettre à jour les directives sur les rapports avec les bureaux décentralisés et de suivre leur application. Comme cela a été demandé, le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées préparera les documents sur les questions liées à la décentralisation à soumettre aux organes directeurs et à la Direction générale et assurera un soutien aux bureaux régionaux pour l'organisation des Conférences régionales. Parmi les autres activités essentielles figurent la rédaction d'une lettre semestrielle de gestion contenant les informations que la FAO désire transmettre à ses représentants sur divers points et la gestion d'un fonds restreint destiné aux représentants de la FAO qui s'est révélé extrêmement utile pour permettre à ces bureaux de réagir promptement aux demandes de conseils techniques.

226. Le Bureau continuera également à jouer un rôle clé dans la planification, l'organisation, l'exécution et le suivi des Conférences régionales en en supervisant les préparatifs, afin de garantir le respect des délais. En outre, le Bureau tiendra à jour le Manuel de préparation des Conférences régionales intégrant les leçons tirées de l'expérience après chaque cycle de Conférences.

Grand Programme 1.3: Coordination extérieure et liaison

Programme 1.3.1: Relations extérieures et coordination

227. Le Sous-Programme 1.3.1.1 concerne les activités de l'unité placée sous l'autorité des Conseillers spéciaux auprès du Directeur général (SAD), qui facilite la coopération de la FAO avec d'autres organisations du système des Nations Unies en suivant les événements, en facilitant l'échange d'informations et en assurant la participation de la FAO au Comité administratif de coordination (CAC) et à ses organes subsidiaires. Il est renforcé pour tenir compte de l'augmentation de la charge de travail liée à diverses initiatives du système des Nations Unies.

228. Le Sous-Programme 1.3.1.3 couvre les contributions de la FAO aux mécanismes interinstitutions à financement conjoint suivants:

CCI Corps commun d'inspection
CCQPO Comité consultatif pour les questions relatives au programme et aux opérations¹²
CCQA Comité consultatif pour les questions administratives (questions de personnel et questions financières et budgétaires)¹
CFPI Commission de la fonction publique internationale
UNJSPB Commission mixte de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies
OIT Organisation internationale du travail (Tribunal administratif)

229. Certains ajustements seront effectués en fonction des résultats de la réforme en cours des organismes subsidiaires du CAC. Une augmentation des crédits est nécessaire pour faire face à la hausse des coûts liés à la sécurité du personnel des Nations Unies sur le terrain.

Effets d'une croissance réelle zéro
L'augmentation nette au titre du Sous-Programme 1.3.1.1, Organisations du système des Nations Unies, devrait être annulée, voire inversée, ce qui limiterait la capacité de l'Organisation à coopérer de manière satisfaisante avec le système des Nations Unies.

Programme 1.3.2: Bureaux de liaison

230. Ce programme concerne les bureaux de liaison avec les Nations Unies (à New York et à Genève); pour l'Amérique du Nord (à Washington); pour l'Union européenne et la Belgique (à Bruxelles); et pour le Japon (à Yokohama). Les allocations de ressources font l'objet de certains ajustements.

Liaison au siège de l'Organisation des Nations Unies et à Genève

231. Il s'agit essentiellement d'aider le siège de la FAO à arrêter ses décisions à l'égard des faits nouveaux survenus dans le système des Nations Unies, principalement en assurant la représentation de l'Organisation à des réunions tenues à New York et à Genève et en entretenant des contacts avec les représentants des États Membres de l'Organisation des Nations Unies et de ses institutions spécialisées, ainsi qu'avec les secrétariats de ces organisations. Ces bureaux contribuent au renforcement de la coopération et de la coordination et facilitent l'échange active d'informations.

232. Il s'agit plus précisément:

1. de représenter la FAO à des réunions intergouvernementales et, notamment aux sessions de l'Assemblée générale des Nations Unies et du Conseil économique et social, ainsi que de leurs comités, commissions techniques et organes subsidiaires; et de rendre compte de ces réunions au siège de la FAO - la priorité sera donnée au suivi du Sommet mondial de l'alimentation: cinq ans après, ainsi qu'à la Déclaration du millénaire des Nations Unies;
2. de représenter la FAO à des réunions interinstitutions, selon les besoins, et d'entretenir des relations de travail avec tous les organes et organismes du système des Nations Unies à New York et à Genève et avec leur secrétariat. Il sera principalement traité des sujets suivants: commerce international, affaires humanitaires et développement durable; une dimension nouvelle sera apportée avec le soutien de la participation de la FAO au Groupe des Nations Unies pour le développement;
3. d'assurer la liaison avec les institutions intergouvernementales, non gouvernementales et privées, y compris les fondations, qui sont associées aux activités du système des Nations Unies et qui s'occupent du développement en général;
4. de contribuer à l'information du public et aux relations publiques au siège de l'Organisation des Nations Unies et de répondre aux demandes d'information du public à l'échelon local; et
5. de fournir les services nécessaires aux fonctionnaires de la FAO de passage, notamment de les mettre au courant de tout ce qui peut faciliter leur mission.

Liaison avec l'Amérique du Nord

233. Il s'agit de fournir au siège de la FAO une assistance pour la formulation et l'exécution des politiques en assurant la liaison et la coopération entre la FAO et les gouvernements et les peuples d'Amérique du Nord, ainsi qu'avec les organisations internationales ayant leur siège à Washington, et plus précisément:

1. de représenter le Directeur général auprès des gouvernements du Canada et des États-Unis d'Amérique et des organisations internationales ayant leur siège à Washington;
2. de fournir aux gouvernements et aux organisations non gouvernementales (ONG) d'Amérique du Nord des renseignements généraux, y compris à l'occasion de la Journée mondiale de l'alimentation (JMA) et d'événements connexes, sur les problèmes alimentaires mondiaux et les activités de la FAO, désormais avec l'assistance d'un fonctionnaire de l'information détaché;
3. d'analyser et de signaler au siège tout fait nouveau survenu dans la région en ce qui concerne les politiques, la législation et les programmes des gouvernements, ainsi que l'évolution de l'opinion publique, dans la mesure où ces événements intéressent les objectifs et les programmes de la FAO;
4. d'assurer le secrétariat du Sous-Comité consultatif de l'écoulement des excédents à l'appui des activités mondiales de l'Organisation concernant le suivi des programmes d'aide alimentaire, notamment du PAM;
5. de remplir de nombreuses fonctions de soutien administratif en Amérique du Nord;
6. de participer au nom de la FAO à des réunions et à des groupes gouvernementaux et non gouvernementaux et en particulier de travailler avec des associations bénévoles engagées dans la lutte contre la faim; et
7. d'organiser les visites et consultations officielles en Amérique du Nord du personnel du siège et des bureaux extérieurs de la FAO.

Bureaux de liaison en Belgique et au Japon

234. Le Bureau de liaison avec l'Union européenne (à Bruxelles) et avec la Belgique, pays hôte, suit les travaux de la Commission européenne et d'autres organes de la Communauté européenne (CE) dans les domaines de compétence de la FAO en vue de favoriser une coopération accrue entre la FAO et l'Union européenne. Il facilite également les communications et la coopération entre la FAO et le Gouvernement belge ainsi que d'autres institutions ayant leur siège à Bruxelles. Il lui incombe plus précisément:

1. de représenter la FAO devant la Commission européenne et d'autres organes de la Communauté européenne et de suivre l'évolution des politiques, de la législation et des programmes de la CE en matière de développement et de questions connexes pouvant avoir des répercussions sur les domaines d'activités de la FAO;
2. de fournir des informations sur l'alimentation, l'agriculture et le développement rural, ainsi que sur les politiques et programmes de la FAO, à la Communauté européenne et au Gouvernement belge, ainsi qu'au grand public et aux organisations non gouvernementales ayant leur siège en Belgique;
3. d'établir les liaisons nécessaires, de maintenir les contacts et de représenter l'Organisation aux réunions organisées par la Commission européenne et par d'autres organes de la Communauté européenne;
4. de favoriser la collaboration FAO/CE et de répondre aux besoins d'information concernant les programmes et les activités de l'Organisation; et
5. d'organiser en fonction des besoins les visites de représentants officiels de la FAO à la Communauté et en Belgique.

235. Le Bureau de liaison au Japon vise à resserrer la coopération et les communications entre la FAO et le gouvernement, la société civile et le peuple japonais ainsi qu'avec les organisations internationales ayant leur siège au Japon. Il lui incombe plus précisément:

1. de représenter la FAO auprès du Gouvernement japonais et des organisations internationales ayant leur siège au Japon;
2. de fournir des informations générales sur les problèmes alimentaires mondiaux et sur les activités de la FAO au Gouvernement japonais et aux organisations de la société civile japonaise;
3. de constater, d'analyser et de signaler au siège tout fait nouveau survenu dans le pays concernant les politiques, la législation et les programmes nationaux, ainsi que l'évolution de l'opinion publique du pays, dans la mesure où ces événements intéressent les objectifs et programmes de la FAO;
4. de remplir de nombreuses fonctions de soutien administratif au Japon;
5. de participer au nom de la FAO à des réunions et à des groupes dont les activités intéressent ou appuient les objectifs et programmes de la FAO;
6. d'organiser les visites et consultations officielles au Japon du personnel de la FAO; et
7. d'entretenir des relations étroites avec l'Association Japon/FAO.

Grand Programme 1.9: Gestion du programme

236. Le Grand Programme 1.9 finance les dépenses de l'Unité administrative de soutien pour les bureaux de la Direction générale.

12 Replacé par les Comités de haut niveau du CAC sur le programme et la gestion, mais comme convenu avec l'ONU, le financement sera maintenu à son niveau de 2000-01.