FC 97/12


COMITÉ DE FINANZAS

97º período de sesiones

Roma, 17-22 de septiembre de 2001

Informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo

Se adjunta para información de los miembros del Comité de Finanzas el informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo.
Algunas recomendaciones del bienio anterior, que no fueron repetidas en el informe detallado del Auditor Externo para 1998-99, se han comunicado ahora en el Apéndice 1 del presente Informe.

INFORME DETALLADO

Recomendación del Auditor Externo

Medidas adoptadas

Observaciones del Auditor Externo

ASUNTOS FINANCIEROS
Cuestiones específicas financieras y contables
Planes relativos al personal
Reitero, mi anterior recomendación de que se examinen de manera pormenorizada la finalidad y el funcionamiento del Fondo para Liquidaciones con vistas a establecer un mecanismo unificado que prevea la financiación de todas las obligaciones reconocidas de final de servicio.
[véase el párrafo 29 del informe de 1998-99]
Con objeto de encontrar una solución adecuada a la cuestión de la financiación insuficiente de los pagos por cese en el servicio, la Organización abordó la cuestión en un documento aparte (FC 96/12) que se presentó al Comité de Finanzas en su período de sesiones de mayo de 2001. En ese contexto, la Organización invitó al Comité a que presentara su opinión sobre la sugerencia de ampliar el mecanismo actual del seguro médico después de la separación del servicio (ASMC) de conformidad con la Resolución 10/99 de la Conferencia, para cubrir también los pagos por rescisión del nombramiento en el caso de que algún día se logre financiar plenamente el pasivo correspondiente al ASMC. Con objeto de disponer de más tiempo para estudiar el documento, se postergó la decisión sobre esta cuestión hasta el próximo período de sesiones del Comité de Finanzas, previsto para septiembre de 2001.
Si el Comité aprobara esta forma de proceder, se le presentaría entonces un proyecto de resolución de la Conferencia en el período de sesiones de mayo de 2002 para su ratificación y sucesiva presentación al Consejo y la Conferencia para su aprobación;
Situación: En espera de una decisión del Comité de Finanzas.
Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas.
Fondo de Nivelación de Impuestos
Más de 1 millón de dólares EE.UU. en anticipos, que habían sido registrados en la cuenta correspondiente del Fondo de Nivelación de Impuestos, todavía estaban contabilizados en dos cuentas de cuentas por cobrar, a saber 2 800 "prepayments" por lo que respecta al personal de la FAO y 2 805 "WFP" para el personal del PMA. En el momento de redactar el presente informe, este problema está siendo abordado. A la vista de la necesidad recurrente de acelerar el proceso de recuperación de los anticipos, recomiendo que se ponga en marcha algún tipo de recuperación automática de sueldos y que se aplique el correspondiente cambio de sistema.
[véase el párrafo 33 del informe de 1998-99]
Se ha introducido un cambio en el sistema de modo que los anticipos de impuestos y las reclamaciones que tramitaba la Oficina de Enlace de la FAO en Washington se registran ahora directamente en el libro mayor secundario de cuentas por pagar de Oracle. Cualquier saldo pendiente de un funcionario puede cubrirse con una deducción del sueldo utilizando la cuenta por pagar de la interface de la Nómina FINSYS.
Situación: Realizado.
Las consecuencias del cambio en el sistema se examinarán durante la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.
Cuentas por pagar y por cobrar
Cantidad por cobrar del PMA
Tal como ya recomendé al PMA, la conciliación iniciada entre ambas organizaciones debería convertirse en un ejercicio habitual realizado mensualmente.
[véase el párrafo 35 del informe de 1998-99]
Las conciliaciones oficiales entre la Organización y el PMA se efectúan ahora mensualmente como algo habitual. Además se ha llegado a un acuerdo revisado con el PMA en virtud del cual cada mes dicha Organización anticipa ahora el costo de los sueldos brutos en vez del de los sueldos netos.
Situación: Realizado.
En ausencia de los estados de cuentas provisionales del PMA para 2000 (cuya preparación se demoró debido a la ejecución del Programa de Asistencia Especial) no podemos confirmar que los estados de cuentas provisionales de la FAO para 2001 concuerden realmente con los del PMA. Apenas se finalicen éstos últimos se investigará la cuestión.
Compensación y conciliación de cuentas por cobrar y por pagar
En mi anterior informe recomendé que, de conformidad con la aplicación del nuevo sistema financiero, se examinaran los procedimientos contables y de organización para registrar transacciones en las cuentas por pagar y por cobrar, con vistas a facilitar su identificación, seguimiento y liquidación a lo largo del bienio. En parte este objetivo ya se ha alcanzado. [...] Además, una empresa consultora emitió varias recomendaciones, con las cuales estoy de acuerdo, a fin de mejorar el control interno, los procedimientos de obtención de contratos y la documentación justificativa en lo referente a los gastos pagados por anticipado y un mayor rigor en los sistemas de contabilidad en lo referente al registro de transacciones.
[véanse los párrafos 36 y 37 del informe de
1998-99]
Se elaboró un nuevo módulo de conciliación de compensación de cuentas que se introdujo en abril de 2001; mejoró nuestra capacidad de seguimiento y compensación de transacciones registradas para esas cuentas.
Situación: En fase de realización
Las consecuencias del nuevo módulo de conciliación de la cuenta de compensación se examinarán durante la auditoría de los estados financieros de 2000-01.
Recuperación de los anticipos para viajes
Recomiendo que se reanude lo antes posible la recuperación automática de los anticipos para viajes de funcionarios, que quedó en suspenso al final de abril de 2000 debido a los atrasos en las solicitudes de reembolso de los gastos de viaje.
[véase el párrafo 37 del informe de 1998-99]
En abril de 2001, se reactivó el sistema de cobro de los anticipos para gastos de viaje dados al personal y se enviaron los estados de cuentas a los funcionarios informándoles de que, para finales de agosto de 2001, la Organización iniciaría la recuperación automática de las sumas pendientes. Además, se pidió a los funcionarios que tomaran las disposiciones necesarias para liquidar los anticipos para viajes, por ejemplo, la presentación de la reclamación de gastos de viaje o, de no ser así, el reembolso del dinero debido a la Organización.
Situación: En fase de aplicación.
Las consecuencias de la reactivación del sistema de cobro de los anticipos para gastos de viajes dados al personal se examinaron durante la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.
Efectivo e inversiones
Servicios de asesoría sobre inversiones
Al considerar la cantidad de fondos que, con el paso del tiempo, se recibirán y desembolsarán en euros, recomiendo que futuras invitaciones a presentar ofertas para la prestación de servicios de asesoría sobre inversiones tengan una mayor apertura geográfica, especialmente hacia la zona del euro.
[véase el párrafo 41 del informe de 1998-99]
Con respecto a las observaciones del Auditor Externo que obligarían a la Organización a efectuar licitaciones internacionales, se debatió esta cuestión en la 27ª reunión del Comité Asesor sobre Inversiones de la FAO (25 de mayo de 2001). El Comité consideró que era válido el enfoque de la Organización con respecto a la gestión del dinero en efectivo . Al utilizar los servicios de los principales bancos internacionales, tales el Bank of America, el Chase o el Citibank, la FAO tendría acceso a servicios de gestión de dinero en efectivo que no podría obtener de bancos nacionales más pequeños.
Además, el Comité consideró que era inadecuada la recomendación del Auditor Externo de organizar licitaciones internacionales para los acuerdos bancarios. Los mercados financieros cambiaban con demasiada rapidez para ese tipo de proceso. El método del Comité Asesor era mucho más adecuado y práctico para garantizar que existiese un proceso adecuado de examen. El Comité expresó una preocupación general en el sentido de que el proceso de auditoría externa no debía orientar el proceso de inversiones ni ejercer una influencia indebida en éste. Aunque el Auditor Externo puede dar su opinión, la dirección debería encargarse de las decisiones sobre las inversiones y utilizar los procesos que son de mayor utilidad para la institución.
Situación: No se realizará.
El nombramiento de una empresa consultora para brindar servicios de asesoría sobre inversiones se debatió en la 24ª reunión del Comité Asesor sobre Inversiones (18 de mayo de 1998) basándose en el informe del consultor de la Organización que recomendó a Cambridge Associates. En este sentido, las actas de la reunión del Comité mencionaron lo siguiente: "Cambridge realizó una excelente investigación pero la FAO hubiera podido obtener que los principales bancos de inversiones realizasen gratuitamente un trabajo similar. En respuesta a la preocupación planteada por el Auditor Interno, el Comité convino en que sería conveniente hacer una licitación para los trabajos de consultoría". No se dieron nombres de empresas.
Además, recordamos que de conformidad con la Sección 502.431 del Manual de la FAO, las invitaciones a la licitación de contratas deben enviarse a "no menos de 3 [licitadores], que representen en la medida de lo posible, según el tipo de operación de compra, una distribución geográfica internacional variada de empresas".
En vista de lo anterior, mantenemos la recomendación que figura en nuestro informe de 1998-99.
Número de cuentas bancarias
En mi informe anterior, había recomendado que se redujera el número de cuentas corrientes. [...]
La Organización reconoció de hecho la necesidad de reestructurar sus acuerdos bancarios y elaboró un sistema de tres etapas, pero debido a problemas de conciliación bancaria sobre el terreno, y sobre todo, a la carencia de personal, solamente se ha podido efectuar hasta la fecha una aplicación parcial. La estrategia considerada implicaba:
· Una relación bancaria que permitiera administrar los pagos de la Sede en liras y euros y las cuentas del personal mantenidas en Italia.
· Una relación bancaria con uno de los principales bancos internacionales a fin de administrar los pagos internacionales fuera de Italia.
· Diversas relaciones bancarias con otros bancos internacionales de fuerte implantación en determinadas regiones del mundo, para llevar a cabo otro tipo de operaciones bancarias sobre el terreno que sean necesarias.
En el momento de redactar el presente informe, la primera etapa de la estrategia estaba en marcha. Por lo que respecta a la segunda etapa se había suscrito otro contrato, cuya plena aplicación se esperaba que tuviera lugar en los meses siguientes. No se había emprendido acción alguna respecto de la tercera etapa. [véanse los párrafos 42 a 44 del informe de 1998-99]
Se está trabajando en este ámbito. Se necesitará el resto de este año, o quizás algo más de tiempo, antes de que la FAO esté en posición de aplicar plenamente la segunda parte de la estrategia bancaria. El Comité de Inversiones intervendría en la evaluación y determinación de los bancos que deberían seleccionarse en determinadas regiones del mundo. Una vez introducido este elemento, la FAO revisaría las dos primeras etapas de la estructura y solicitaría la presentación de propuestas por parte de otros bancos.
Situación: Se han adoptado las medidas con respecto a la primera etapa y se halla en fase de ejecución la relativa a las otras dos.
Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas.
Inversiones a corto plazo
Tal como se mencionaba en mi anterior informe, un consultor había recomendado, en 1998, que se "externalizara" la administración del efectivo para conseguir mayores rendimientos con un riesgo reducido y liberar para otros fines recursos de la Tesorería, que perdía mucho tiempo en el seguimiento y colocación de los certificados de depósito a tres meses. Esta nueva estrategia fue objeto de debate en la 24ª reunión (18 de mayo de 1998) del Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) de la FAO, durante la cual se presentó el informe del consultor. En esa reunión, el CAI llegó a la conclusión de que "por razones de aumentos de rentabilidad, reducción del riesgo y eficiencia operativa" era una buena idea el mover el activo a corto plazo de la Organización a un Fondo combinado de Inversiones a Corto Plazo (FICP). El FICP estaba administrado por la misma empresa que había sido contratada para la custodia de las inversiones a largo plazo de la Organización, cosa que encuentro discutible. Encuentro aún más discutible el hecho de que no se eligiera la empresa mediante concurso. Recuerdo que en mi anterior informe recomendé específicamente que, a poco que se considerara la propuesta de "externalizar" la administración del activo a corto plazo, la FAO debería llamar a concurso a diversos gestores internacionales. [...] En el momento de redactar el presente informe, mis colaboradores fueron informados de que la estrategia de inversiones a corto plazo iba a ser revisada por el CAI en su reunión de mayo de 2001 y que las preocupaciones que he manifestado iban a ser presentadas al Comité junto con las opiniones de la administración acerca de cómo debería administrarse el componente de liquidez.
[véanse los párrafos 54 a 59 del informe de 1998-99]
Respecto a la observación del Auditor de que se recurriese a un gestor de fondos para colocar el activo a corto plazo en un FICP, se remitió la cuestión al CAI en su 27ª reunión, celebrada el 25 de mayo de 2001. El CAI opinó que era la práctica habitual recurrir a depositarios financieros para invertir activos a corto plazo en un FICP hasta que se invirtieran en otra cosa y que los objetivos fijados para el activo a corto plazo no exponían a la FAO a riesgos indebidos, como lo daba a entender el Informe del Auditor.
En la misma reunión de CAI celebrada el 25 de mayo de 2001, se consideró también la cuestión de recurrir a licitaciones internacionales para seleccionar a los administradores de las inversiones. Como ya se mencionó anteriormente en el punto "Servicios de Asesoría sobre Inversiones", el CAI consideró que la recomendación de efectuar una licitación pública para los acuerdos bancarios no resultaba adecuada. Con respecto a la cuestión específica de la elección de un administrador por parte de la FAO, consideró que el asesoramiento independiente de Cambridge Associates, el examen de las propuestas efectuado por el Comité sobre Inversiones y la activa participación del Comité en el proceso de selección, constituían en su conjunto un proceso aceptable de examen a la hora de designar a los administradores.
Cambridge Associates informó de que había participado en el proceso de selección de los administradores de la renta fija a corto plazo. Opinó que el proceso era competitivo y similar al utilizado en la mayoría de las organizaciones.
Además, uno de los miembros del CAI insistió en que la FAO no debería recurrir a la licitación pública propugnada por el Auditor Externo. En opinión de este miembro, la única vez que su organización recurrió a este proceso para la gestión de cartera, no tuvo mucho éxito. Observó asimismo que en la licitación pública había conducido al enfoque del "mínimo común denominador", en el que los honorarios se convertían en el principal factor de la evaluación final y que las malas licitaciones públicas no habían conseguido tener lo suficiente en cuenta las diferencias de calidad, servicio y apoyo. Dicho miembro concluyó declarando la opinión y el examen definitivo de un comité de inversiones que resultaban fundamentales para evaluar el valor del dinero.
Situación: No se realizará.
Me gustaría recordar que, de conformidad con la Sección 502.112 del Manual de la FAO, "el objetivo principal de estas operaciones de compra es la adquisición oportuna de bienes, obras o servicios para asegurar la utilización eficaz y eficiente de recursos, de forma competitiva y transparente". Como se recordó anteriormente, la práctica de compra normal es invitar "no menos de 3 [licitadores], que representen en la medida de lo posible, según el tipo de operación de compra, una distribución geográfica internacional variada de empresas".
Consideramos que el objetivo evocado arriba se aplica también a los contratos relacionados con el suministro de servicios bancarios o de inversiones o ambos. De hecho, estos contratos no se mencionan específicamente en la lista de excepciones que figura en la Sección 502.141 del Manual de la FAO. En el párrafo (x) sólo se prevé que el Director General o el Subdirector General del Departamento de Administración y Finanzas (AF) pueda establecer o autorizar "procedimientos especiales" "dado el carácter confidencial o peculiar del respectivo contrato".
Inversiones a largo plazo
En el momento de redactar mi informe no se había transferido a nuevos administradores ninguno de los activos a largo plazo. Si bien debo reconocer que el actual gestor, hablando en términos generales, se ha excedido de sus puntos de referencia en 1999 y 2000, continúo reiterando mi recomendación anterior en el sentido de revisar los acuerdos existentes mediante un proceso de licitación. [`...]En el momento de redactar el presente informe, mis colaboradores fueron informados de que ninguno de los activos a largo plazo había sido transferido a los nuevos gestores debido a la carencia de personal y de disponibilidad de tiempo para llevar a cabo los complejos y engorrosos procesos que se requieren para llevar adelante este programa de trabajo. También se les ha informado de que la Organización no iba a dar ningún paso en este sentido hasta: i) completar la colocación de la cartera a corto plazo; ii) cerrar el acuerdo con el FIDA sobre apoyo en materia de administración de inversiones; y iii) examinar la cuestión de las inversiones a largo plazo en la reunión del CAI de mayo de 2001.
[véase el párrafo 64 del informe de 1998-99]
Por asesoramiento del Comité de Finanzas, la Organización no mantendrá el acuerdo con el FIDA relativo a la gestión de la cartera de inversiones a largo plazo. En su lugar, para asumir esta responsabilidad, se creó un puesto de Oficial Superior de Tesorería de categoría P-5. Hasta que se cubra el puesto confiamos en tener un control adecuado de la gestión de la cartera de inversiones a largo plazo y no planeamos diversificar la misma. El CAI está de acuerdo con esta posición.
Situación: En curso de realización.
Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas.
Comité Asesor sobre Inversiones (CAI)
En su 26ª reunión de 26 de mayo de 2000, el CAI solicitó "que antes de las reuniones, se le pusiera al corriente de cualquier cambio importante en la actividades de inversión de la FAO". Doy mi firme apoyo a la petición de que se mantenga al CAI sistemáticamente informado de las actividades inversoras. Recomiendo además que se tenga en cuenta la posibilidad de reforzar el papel del CAI mediante:
· la revisión de su mandato;
· la publicación puntual de las actas de las reuniones;
· el reexamen de la composición del Comité y la limitación de la pertenencia al mismo sólo a miembros externos.
[véanse los párrafos 66 y 67 del informe 1998-99]
El mandato del CAI fue examinado recientemente y sometido a la aprobación del Director General. La pertenencia al mismo se limita sólo a miembros externos que han sido designados por el Director General, a saber:
· Sr. Gunther Pleines, Jefe Adjunto, Departamento de Bancos, Banco de Pagos Internacionales, Basilea, Suiza;
· Sr. Marcus Fedder, Tesorero, Banco Europeo de Reconstrucción y Fomento, Londres, Reino Unido;
· Sr. Bernard Holland, Asesor Superior, Strategic Investment Management, Washington D.C., Estados Unidos de América; y
· Sr. Kenneth Miranda, Asesor en Inversiones, Oficina del Director Gerente, Fondo Monetario Internacional, Washington D.C., Estados Unidos de América.
Las actas de la reunión del CAI celebrada el 25 de mayo de 2001 se distribuyeron a los miembros del Comité en junio de 2001.
Situación: En vías de ejecución.
Se tomó nota.
Comité interno de Inversiones (CI)
En la primera reunión del Comité interno de Inversiones, celebrada el 17 de mayo de 1999, también asistió un representante de la empresa consultora contratada por la FAO para asuntos de tesorería. Dado que también asistió a las reuniones siguientes, recomiendo que se revise oficialmente la composición del Comité a fin de darle cabida. [...] El Comité de Inversiones había de reunirse cuatro veces al año, pero no hubo ninguna reunión durante 2000 y hasta ahora no hay previsión de ninguna convocatoria en 2001. Recomiendo encarecidamente que reanude sus sesiones lo antes posible. En el momento de redactar el presente informe, mis colaboradores fueron informados de las siguientes intenciones por parte de la Organización:
· conseguir que el Comité interno de Inversiones se reúna al menos semestralmente a fin de examinar el plan de operaciones de tesorería y adoptar criterios de vigilancia o actuación;
· enviar las actas de sus reuniones a los miembros del Comité Asesor sobre Inversiones.
[véanse los párrafos 70 y 71 del informe de 1998-99]
La empresa consultora (Cambridge Associates) fue escogida por la Organización para suministrar asesoramiento sobre inversiones. En esa calidad la empresa participa en las reuniones del Comité interno de Inversiones cada vez que se necesita sus asesoramiento.
De conformidad con su mandato, el Comité interno de Inversiones debía reunirse al menos dos veces por año. Una reunión se celebró en marzo de este año y la próxima está prevista para septiembre de 2001, con objeto de examinar las actas de la reunión del 25 de mayo de 2001 del CAI así como debatir la tercera etapa de la estrategia bancaria. En el futuro, la Organización se asegurará de que se convoque al menos dos veces al año al Comité interno de Inversiones.
La Organización está plenamente de acuerdo en que las actas deberían comunicarse al CAI para su información.
Situación: Realizado.
Hemos examinado el nuevo mandato propuesto para del CI y el CAI. Ya que no se prevé que las actas de la reunión de CI se envíen al CAI, recomendamos que se incorpore este requisito en el mandato.
Programa de petróleo por alimentos
Acuerdos de compras de emergencia
Pese a que los acuerdos de compras de emergencia figuraban en el "Manual de la FAO de preparación para emergencias y respuesta a las mismas" publicado en 1998, no se habían formalizado del todo en la Sección 502 del Manual de la FAO. Si bien era cierto que existían disposiciones relativas a las misiones de compras de emergencia (Sección 502.24 del Manual de la FAO) no se establecía el pasar por alto al Comité de Compras. En caso de que la Organización decida continuar con dichos acuerdos, recomiendo que se les dé fundamento jurídico mediante la modificación del actual Manual de la FAO. También recomiendo que en la emisión de las solicitudes de compra se cumplan las normas y reglamentos existentes.

[véase el párrafo 86 del informe de 1998-99]
Las compras para países que habían sido designados como situaciones de emergencia quedaron exentas de un examen previo por parte del Comité de Compras, en función de una propuesta presentada por el Jefe, AFSP, y aprobada por el entonces Director General Adjunto. Cabe señalar, sin embargo, que la práctica de "renunciar" al examen previo del Comité de Compras, PARA LAS SITUACIONES DE EMERGENCIA se remonta por lo menos a 1986, cuando el entonces Director General Adjunto aprobó una exención de que se realizase el examen previo para las emergencias del COEL. Este procedimiento se amplió luego y abarcó todas las situaciones de emergencia, y se puso en práctica para garantizar que no se desperdiciara el tiempo para la compra en dichos países. En este sentido, se está enmendando la Sección 502 del Manual a fin de incorporar plenamente los aspectos prácticos de las compras de emergencia para asegurarse de que, incluso las compras efectuadas dentro de los programas de emergencia, estén sujetas, cuando sea necesario y el tiempo lo permita, a un examen previo. Las enmiendas pertinentes ya han sido distribuidas para obtener las necesarias aprobaciones antes de su publicación.
Situación: En vías de aplicación.
La Sección 502.31 del Manual establece que:
" [...] solicitudes de bienes [...] se presentan mediante una "solicitud de compra" [...]" . El propósito de este requisito es garantizar que el Servicio de Compras (AFSP) no se vea obligado a hacer llamados a licitación cuando aún no han sido comprometidos los fondos para las compras solicitadas. Con respecto a las compras de emergencia en general, y para el programa del Iraq en particular, el Servicio de Operaciones Especiales de Socorro suele ser informado, antes de la asignación concreta de fondos por parte de los donantes o de las Naciones Unidas, de que se transferirán los fondos. Sin embargo, hasta que se efectúe realmente esa transferencia a la Organización, el Servicio no puede efectuar una solicitud de compra. En esas circunstancias, para ahorrar valiosísimo tiempo, el AFSP convino, después de cerciorarse de que los fondos habían sido asignados por las Naciones Unidas a la FAO, en publicar un documento de "investigación de mercado" que puede servir luego de base para hacer un pedido de compra una vez que se hayan comprometido los fondos y se haya efectuado la solicitud de compra.

Situación: Realizado.

Se tomó nota.
Proceso de Compras
Según el pliego de condiciones aplicables a todos los pedidos examinados, si los productos no llegaban a su destino final en la fecha pactada, la FAO tendría derecho a aplicar una cláusula de penalización del 2,5% semanal [...]. Recomendaría que esta información se hiciera constar siempre en el archivo, y que se formalizara la práctica relativa a la cláusula de penalización, que actualmente queda a discreción del Servicio de Compras.
[véase el párrafo 89 del informe de 1998-99]
Con respecto a los comentarios del Auditor en relación con los pedidos de compra para los cuales los proveedores habían sido elegidos sobre la base del criterio del factor principal de la mejor entrega, se observó que dichos pedidos de compra se referían al equipo de riego y los piensos que se necesitaban con urgencia y que estaban financiados, de conformidad con la fase VI del programa, por una asignación especial que se había entregado a la FAO para actuar inmediatamente con miras a mitigar los efectos de una grave sequía en el norte del Iraq. Para asegurarse de la entrega urgente del equipo de riego y los piensos, se había decidido a título excepcional seleccionar a los proveedores basándose en las condiciones de la mejor entrega. Sin embargo, ninguna de las demoras en la entrega de los insumos había invalidado el proceso de compra. En otras palabras, aun cuando la FAO hubiese sabido que las empresas iban a entregar en fecha tan tardía, los proveedores habrían ganado asimismo las licitaciones en cuestión. Por último, se señaló que se trataba de una excepción en la que los términos de entrega habían sido el factor principal para la adjudicación de la licitación. Cabría notar que, en otras circunstancias, los proveedores se seleccionan siempre basándose en el menor precio ofrecido. No se prevé utilizar nuevamente este proceso, a menos que surjan circunstancias excepcionales.
Con respecto a la recomendación del Auditor relativa al archivado, se están adoptando las medidas adecuadas para mantener actualizados todos los archivos de compra.
Situación: En curso de realización.
En los meses venideros realizaremos otro examen de una muestra de pedidos de compra tramitados en 2001, lo que nos permitirá evaluar el alcance de la elección de proveedores basándose en el criterio del factor de la mejor entrega.
TeleFood
Presentación de informes
Recomiendo que los ingresos y gastos de los proyectos de TeleFood se consignen en los libros de la FAO como "Otros Fondos". También recomiendo que se haga una clara distinción entre los verdaderos ingresos de TeleFood, que se deben registrar en la susodicha Cuenta Especial, y los otros ingresos, los cuales, habida cuenta de los requisitos especiales impuestos por los donantes, deberían ser objeto de un Acuerdo de Fondo Fiduciario.
[véase el párrafo 96 del informe de 1998-99]
Aunque al comienzo la Organización consideró que no planteaba problemas contabilizar el Fondo Especial bajo "Otros Fondos", ahora cree que existen inconvenientes técnicos para efectuar los cambios propuestos, que superan a las ventajas que implicarían dichos cambios.
Situación: No se aplicará.
Examinaremos el alcance de los inconvenientes técnicos durante el curso de la auditoría de los estados de cuentas de 2000-01.
Contribuciones no monetarias
Los gastos sufragados directamente con las contribuciones no monetarias [...] podrían ser muy importantes y equivaler a una sustancial contribución financiera. Desde un punto de vista de gestión, las contribuciones en especie más sustanciales, especialmente cuando van asociadas a donaciones de patrocinio en efectivo para cubrir los gastos de una acción llevada a cabo directamente en nombre de la FAO o bajo las directrices de la Organización, deberían valorarse y conservarse en el sistema de información y presentación de informes de TeleFood.

[véase el párrafo 102 del informe de 1998-99]

Como informó el Auditor, los gastos de TeleFood sufragados directamente con las contribuciones en especie actualmente no se contabilizan en los libros de la FAO ni aparecen en los estados de cuentas. Aunque el Auditor recomienda que estos gastos se evalúen y mantengan en el sistema de notificación, cabría mencionar que, en la práctica, es extremadamente difícil estimar a su justo valor dichas contribuciones. En consecuencia, el valor para los órganos rectores y para los Estados Miembros de una notificación en los estados de cuentas del justo valor estimado de dichas contribuciones, si se pudiese efectuar dicha estimación razonablemente, resultaría limitado. Sin embargo, habrá que esforzarse al máximo por guardar la información en un memorando.
Situación: En vías de aplicación.
Se tomó nota.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Gestión de los recursos humanos
Evolución de la plantilla de personal de la FAO
Como se publica en los estados de cuentas, los gastos de redistribución o cese en el servicio ascendieron a 10 576 000 dólares EE.UU. durante el bienio. Para evitar la repetición de dichos gastos adicionales en un entorno financiero incierto, y con el fin de prever la sustitución de la mayor parte del personal de la Sede en los próximos años, recomiendo que la Organización haga uso de todas las herramientas a su alcance, como la planificación de los recursos humanos, la gestión de los niveles de contratación y los tipos de contratos, para permitir una mayor flexibilidad.

[véase el párrafo 112 del informe de 1998-99]

Como se indicó en el Plan a Plazo Medio 2002-2007, teniendo en cuenta la renovación prevista del personal de la FAO durante el período del Plan, se necesitan medidas para la sustitución ordenada del actual personal que se jubilará con nuevo personal, tanto de categoría profesional como de servicios generales, que tenga los conocimientos técnicos y competencia determinados por la Organización como decisivos para su futura labor. Estas medidas coinciden con las recomendaciones del Auditor e incluyen las siguientes que se mencionan específicamente en el Plan a Plazo Medio:
  • Sistemas eficaces de planificación de la fuerza de trabajo para afrontar aspectos como: la sustitución de conocimientos técnicos que se pierden; el desarrollo de estructuras de personal para tener en cuenta nuevas formas de trabajo; mejoras en la distribución por sexos y geográfica.
  • Programas de contratación selectivos para jóvenes profesionales, con la identificación de conocimientos técnicos y competencias esenciales dentro de los primeros años de servicio.
  • Examen continuo de los puestos de trabajo en la categoría de servicios generales para garantizar que se adapten a las necesidades y exigencias futuras de la Organización, teniendo en cuenta también los efectos de la tecnología de oficina y la necesidad de identificar conocimientos técnicos y competencias de nivel superior y necesidades de capacitación para aumentar la flexibilidad en la distribución del personal.
  • Sistema de competencias esenciales de la Organización para el personal profesional y de gestión y los correspondientes programas de desarrollo que permitirán al personal adquirir la competencia y conocimientos técnicos necesarios.

    · Prestar la debida atención a las medidas encaminadas a retener al personal joven competente.

Situación: Se realizará durante el período comprendido por el Plan a Plazo Medio.

Se tomó nota.
Utilización de otros recursos humanos
La complejidad de las modalidades contractuales de la FAO y la práctica de su habitual renovación generaron una cantidad significativa de trabajo y gastos administrativos. En mi opinión, para limitar los gastos y los efectos colaterales, la Organización debería aplicar, sin más tardanza, la racionalización que ha estado persiguiendo en los últimos cinco años. Recomiendo que se normalicen las condiciones de los servicios y contratos y que se implante un sistema de control y seguimiento de la utilización de colaboradores externos por parte de la Organización.
[véase el párrafo 119 del informe de 1998-99]
Los procedimientos existentes para los recursos humanos distintos del personal de plantilla son, por su naturaleza misma, complejos e incluyen diversos grupos de personal. El Informe evalúa correctamente la situación con respecto al número de instrumentos contractuales en uso por la Organización y observa acertadamente que las distintas necesidades y características específicas de cada grupo exigen diferentes acuerdos contractuales. La propia Organización ha reconocido desde hace mucho esta complejidad y está de acuerdo en que podrían lograrse ahorros adicionales simplificando dichos acuerdos contractuales. En consecuencia, ha iniciado un proceso de racionalización para mejorar la relación de costo-eficacia y seguir introduciendo nuevas disposiciones.
Se elaboró el texto propuesto para la nueva sección del Manual y el Asesor Jurídico lo examinó recientemente. Entre tanto se decidió aprovechar la capacidad del sistema Oracle para preparar automáticamente los formularios de contrato. Ya comenzó este trabajo, que actualmente está en fase de prueba. Se espera que se ponga en práctica el nuevo sistema a fines del año 2001.
Situación: En vías de realización.
Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas concretas.
Movilidad geográfica del personal de la FAO

Recomiendo que se estudie el desarrollo de un sistema de rotación del personal y que se lleve a cabo un examen de costos y beneficios del mismo.
[véase el párrafo 121 del informe de 1998-99]

Con respecto a la recomendación del Auditor de que la FAO ponga en práctica un sistema oficial de rotación del personal, se observó que se trataba de un tema que había sido examinado en 1994 y 1997. Se había llegado a la conclusión de que no era necesario proceder a introducirlo dadas las circunstancias. En un contexto en que la Organización pudo desplazar puestos y funcionarios a oficinas locales con eficacia, la elaboración de una rotación más sistemática y periódica (además de la que se produce con las transferencias y los ascensos normales) representa importantes gastos para ella, que, dada la actual situación presupuestaria, resultan difíciles de justificar. De hecho, el costo de desplazar un número tan importante de funcionarios fue uno de los principales obstáculos para la introducción de la rotación sistemática en otras organizaciones de las Naciones Unidas que sufren actualmente de restricciones presupuestarias, incluida la Secretaría de las Naciones Unidas. Como observó el Auditor Externo, sería necesario pues efectuar un análisis de costo-beneficio de dicha propuesta. Asimismo, la recomendación del Auditor no tiene en cuenta las modificaciones en el tipo de trabajo profesional en la Sede, que es normativo y diferente de la labor operacional que se desarrolla en el campo. Por este motivo, es difícil la rotación y por el momento no representa una prioridad para la Organización.
Situación: No se aplicará
Seguimos pensando que valdría la pena considerar el establecimiento de un sistema de rotación del personal, especialmente en vista del proceso de descentralización.
Proceso de contratación
En mi opinión, la distribución actual de responsabilidades debería racionalizarse aún más. Para los puestos financiados por el PLP, recomiendo que la decisión de contratar personal de servicios generales a todos los niveles (de GS1 a GS7) se delegue en los representantes regionales y nacionales. Si se eliminara la actual congelación de la contratación en el caso de la Sede, la facultad de tomar la decisión final sobre la recomendación del Comité de Selección para el Nombramiento de Personal de Servicios Generales debería delegarse en el Jefe de Departamento.
[véase el párrafo 127 del informe de 1998-99]
La Organización hace las siguientes observaciones:
· Para la categoría profesional, el Director General tiene una responsabilidad especial no sólo de garantizar que todos los nombramientos respondan a los niveles más elevados de competencia e integridad, sino que también al mismo tiempo debe asegurarse de que la Organización tenga una representación geográfica justa y equitativa. Además, la Conferencia pidió dentro de este contexto que la Organización se esforzara por mejorar el número de mujeres dentro del cuadro orgánico y categorías superiores de la Organización. Dentro de este contexto, el Director General concedió recientemente poder al Director General Adjunto y a los Subdirectores Generales para las decisiones relativas a los nombramientos de personal del cuadro orgánico ya avaladas para la selección a partir de una lista anunciada y para la selección y el nombramiento de personal del cuadro orgánico contratado a corto plazo y para el personal profesional de proyectos de campo por debajo de la categoría P-5.
· Para la categoría de Servicios generales, el Director General también adoptó decisiones relativas a la delegación de autoridad en el Director de Personal en la Sede y en los Representantes Regionales en las Oficinas Regionales para la contratación, la selección y el nombramiento del personal de servicios generales. En el caso del personal de servicios generales en las oficinas en los países de los FAOR, las oficinas subregionales y las oficinas de enlace, la autoridad del Director General Adjunto en materia de nombramientos y prórrogas se delega en el Director, OCD, y no en los jefes de dichas oficinas. La razón de ello es que los nombramientos y las prórrogas deberían ser comprobados y seguidos por una dependencia dotada de personal suficiente, lo que se encuentra en la OCD pero no en las oficinas en los países de los FAOR, ni en las oficinas subregionales o de enlace. Estas delegaciones irán acompañadas de un sistema de presentación de informes periódicos, oportunos y completos al Director General sobre tales decisiones.
Situación: Realizado.
Se tomó nota.
Sistema de evaluación
Como se ha mencionado antes, la creación de un sistema de evaluación del rendimiento siguió siendo uno de los objetivos del plan de trabajo de la AFP. Recomiendo que se dé prioridad a una aplicación del sistema lo más rápida posible.
[véase el párrafo 134 del informe de 1998-99]
Se tomará en cuenta el sistema actual de evaluación de la actuación y la realizaciones profesionales (PAAR) al determinar las perspectivas de carrera en general y, en particular, en la prórroga de nombramiento o de misiones, la concesión de aumentos de sueldo dentro de una misma categoría, la conversión a nombramiento continuo, la transferencia, al ascenso y otras actividades administrativas conexas. En consecuencia, existen disposiciones que permiten a los administradores establecer diferencias entre los distintos niveles de actuación. En este sentido, cabe señalar que, cuando un director de dirección ha hecho una apreciación insatisfactoria de la actuación profesional de un funcionario con nombramiento a plazo fijo, no se ha prorrogado el mismo. Se observó también que el mandato del Comité de Recursos Humanos incluye la elaboración de políticas de gestión de los mismos en lo que hace a la actuación. Estas últimas se elaborarán en el bienio 2002-03.
Situación: Se ha puesto en práctica la recomendación del Auditor al tiempo que se elaboran las políticas futuras sobre la gestión de la actuación profesional.
Se tomó nota.
Programa Especial para la Seguridad Alimentaria (PESA)
En general, el examen llevado a cabo por mis colaboradores condujo a logros positivos en la Fase I del PESA en la medida en que pudieron observar en los países visitados. Una de las enseñanzas que han de extraerse es que el compromiso del país participante resulta un factor clave del éxito. Aunque inevitablemente éste varía de un país a otro, la FAO debería asegurarse siempre de que el país receptor es claramente consciente de sus responsabilidades. Por norma, recomiendo que las actividades del PESA no comiencen nunca hasta que no se hayan finalizado todas las negociaciones y se haya suscrito el documento del programa nacional del PESA. Debería evitarse la tendencia observada en algunos casos de iniciar las actividades antes de finalizar el documento del programa nacional para no perder la temporada agrícola.
[véase el párrafo 164 del informe de 1998-99]
Otro factor clave del éxito resultó estar relacionado con el nivel de participación de los agricultores (individual y colectivamente) y con la movilización de técnicos sobre el terreno capaces de convencer a los agricultores para que participaran, así como de apoyarlos. Dada la importancia de estos factores, recomiendo que para evaluarlos se cree un cuadro de expertos en los 15 países en los que el PESA se ha lanzado inicialmente.
[véase el párrafo 165 del informe de 1998-99]
La Organización se complace en tomar nota de que la evaluación general del Auditor relativa al PESA, según se indica en las conclusiones que figuran en los párrafos 164 a 166 del informe detallado. Además concuerda con la importancia que reviste el compromiso de los países participantes para el éxito del PESA, según lo indicado por el Auditor. Por este motivo, al recibir un pedido nacional dirigido al PESA, se envían misiones de exploración, las que, entre otras cosas, garantizan el compromiso de los países interesados antes del inicio de las actividades. Por lo tanto, el enfoque pragmático del PESA de comenzar las actividades de campo lo antes posible, sin perder tiempo, coincide con las recomendación del Auditor. Más aún, el documento del programa nacional, aunque es muy importante, no es el documento del proyecto ni el plan de operaciones. Son estos últimos los que deben firmarse y no el primero.

La Organización está plenamente de acuerdo con las observaciones del Auditor relativas a la importancia de la participación popular en el éxito del PESA. El Auditor recomienda además que se cree un cuadro de expertos para evaluar el PESA en el primer grupo de los 15 países. Al respecto, el Director General, de conformidad con la solicitud de los Órganos Rectores, ha dado indicaciones a la Oficina del Programa, del Presupuesto y Evaluación (PBE) para llevar a cabo una evaluación del PESA utilizando un equipo de expertos independientes. La evaluación temática está prevista simultáneamente con la primera visita de campo planeada para julio de 2001, y la fecha prevista para terminar el proceso es finales de diciembre de 2001.
Situación: En vías de realización.

El examen de la ejecución del PESA continuó en 2000 con la visita a cuatro países más, y proseguirá en 2001 con misiones de visitas de campo. Se incluirán los resultados en el informe del bienio
2001-01.


Esperamos con interés recibir los resultados de la evaluación.

Descentralización
Aunque reconozco que la descentralización es también un proceso cultural que tarda en enraizar y producir todos los resultados deseados, sigo recomendando que se lleve a cabo con presteza una evaluación pormenorizada para ofrecer una visión más clara de sus principales efectos y resultados hasta ahora. Esta evaluación debería tener en cuenta toda la estructura descentralizada de la FAO y, en la medida de lo posible, comparar el progreso con todos los objetivos adoptados por el Consejo en su 106º período de sesiones, [...] y debería efectuarse antes de dar ningún otro paso en el proceso de descentralización.
[véanse los párrafos 174 y 175 del informe de 1998-99]
Con respecto a la evaluación propuesta por el Auditor Externo, se observó que todos los programas de la Organización, tarde o temprano, están sujetos a una evaluación por parte del Servicio de Evaluación (PBEE). El momento de la misma depende de la conclusión de la fase actual de descentralización de las oficinas en los países. No queda inmediatamente claro cuándo se considerará completa dicha actividad, y por ello no es posible aún programar dicha evaluación. Sin embargo, habrá que considerar programarla lo antes posible en consulta con las partes interesadas y con el Comité del Programa como lo establecen los procedimientos actuales para la selección de temas para la evaluación.
La evaluación planeada consistirá en el examen de los progresos realizados en todas las estructuras descentralizadas, incluidas las oficinas regionales, subregionales y de enlace, así como los FAOR, comparándolos con los objetivos aprobados por el Consejo en su 106º período de sesiones.
Situación: En curso de realización.
Por el momento no es posible formular observaciones, ya que aún han de tomarse medidas completas.
Aplicación del nuevo sistema financiero
Conclusión general
Actualización de Oracle a la versión 11i
Además de los problemas de aplicación pendientes, que siguen teniendo que resolverse, tendría que llevarse a cabo una importante actualización de Oracle para sustituir la versión actual del módulo de finanzas de Oracle (versión 10.7), que no debería mantenerse más allá de 2001, por otra más reciente (versión 11i). Sobre la base de lo que mis colaboradores han podido observar hasta ahora, el progreso parece estar limitado en esta fase. Por tanto, urjo a la Organización a tener debidamente en cuenta las lecciones aprendidas de la experiencia con la versión 10.7 para evitar que se repita la historia. En particular, debería meditarse sobre el hecho, debidamente mencionado en los documentos facilitados a la reunión conjunta de los Comités del Programa y de Finanzas en mayo de 2000, de que "el proyecto había adolecido de insuficiencia de personal y fondos desde el comienzo y que la lucha para obtener recursos suficientes había sido una causa importante de la incapacidad de la FAO para afrontar y resolver los problemas rápidamente".
[véase el párrafo 210 del informe de 1998-99]
El problema de los recursos de la AFF y el nivel de dotación de personal para el proyecto Oracle están vinculados. Más aún, hay que considerarlos dentro del marco de los recursos generales disponibles para la Organización. Es un problema que no puede resolverse de la noche a la mañana pero ya se han adoptado medidas positivas para su solución.
En este sentido, el propio Director General tomó la iniciativa e informó con detalle al Comité de Finanzas y al Comité de Programa en su Reunión Conjunta. En particular, informó de que:
· La FAO se había visto obligada a funcionar con un presupuesto de crecimiento nominal cero durante varios de los últimos bienios, lo que había impuesto graves restricciones financieras a la Organización;
· No era posible encontrar recursos suficientes para poner en práctica el Proyecto Oracle. En este sentido, el Director General había propuesto, además de los 4 millones de dólares EE.UU. del Capítulo 5 del Programa de Labores y Presupuesto 1996-97, un crédito suplementario de 20 millones de dólares EE.UU. para financiar los costos del remplazo de los sistemas administrativos financieros (FINSYS/PERSYS) de la Organización. La Conferencia no se guió por la resolución propuesta y la Organización sufrió además una reducción presupuestaria de 56,9 millones de dólares EE.UU., o el 8,5% del PLP 1996-97, lo que acarreó como consecuencia la imposibilidad de encontrar fondos dentro del presupuesto del Programa Ordinario para este proyecto fundamental;
· El presupuesto asignado para un bienio dado representaba el monto de que podía disponerse en dicho período y "nunca fue una cifra realista o plausible para realizar un trabajo de tal magnitud y complejidad, que implica realmente una reestructuración completa de todos los procesos financieros y administrativos de la FAO"; y
· El proyecto "había adolecido de insuficiencia de personal desde el comienzo y la lucha para obtener recursos suficientes había sido una causa importante de la incapacidad de la FAO para afrontar y resolver los problemas...".
Se observó que ahora se habían seleccionado candidatos para los nueve puestos de la AFF que fueron aprobados por el Director General en junio de 2000, como puestos temporales, y que se incluirán en el PLP 2000-03 como puestos de plantilla. En este sentido, se inició un examen de la dotación de personal de la AFF y la AFI para brindar una evaluación independiente de la cantidad y calidad de los recursos necesarios para dar un apoyo eficaz a los programas de tecnología de la información y financieros de la Organización. Además. se suministró financiación adecuada para disponer de asistencia técnica y funcional externa. A finales de abril de 2001 se concluyó un contrato para tal fin.
Dentro del marco del proyecto Oracle 11i se observó que mientras el plan de trabajo parecía realista, quedaba el problema de la financiación relativa al proyecto. Es poco probable que los gastos para la actualización planeada en 2001 correspondan a la asignación presupuestaria, puesto que, a pesar de las restricciones actuales en materia de recursos humanos, la Organización intenta superar algunos problemas con el sistema actual en calidad de precursor de la actualización que introducirá la nueva versión. No obstante, esto provoca demoras en el proyecto de actualización. Además, actualmente no hay ninguna disposición relativa al arrastre del presupuesto no gastado de 2001 al próximo bienio, cuando se requerirían esos fondos para cubrir los gastos anticipados en el año 2002.
Se tomó nota de que la empresa Oracle Corporation anunció recientemente una prórroga del apoyo, de diciembre de 2001 a junio de 2002, en lo que hace a la versión actual de sus paquetes de programa, que usa la FAO, dado el gran número de clientes que aún tienen que convertirlos a la versión 11i. Los planes de conversión, sin embargo, exigen la introducción de esta nueva versión a más tardar para Pascua de 2002.
Situación: En curso de realización.

Un examen de seguimiento de la situación de dotación de personal de la AFF así como de los progresos realizados en la actualización de Oracle se llevará a cabo en noviembre de 2002. Los resultados se incluirán en el informe del bienio 2000-01.
OTROS ASUNTOS
Casos de fraude
No obstante, la utilización de los recursos de la Organización quedó demostrada en dos casos. [...] Los susodichos casos ponen de relieve, en mi opinión, la cuestión del control interno de la utilización de los recursos de la Organización. Considero que el anuncio realizado por el Director General en marzo de 2000, relativo a una investigación interna del asunto, constituye un paso necesario. En el momento de redactar el presente informe, se había facilitado a mis colaboradores el mandato para la investigación y estoy en espera de recibir los resultados.
[véanse los párrafos 218 y 219 del informe de 1998-99]
Este asunto se abordará en el Informe sobre las actividades de la Oficina del Inspector General que se presentará al Comité de Finanzas a inicios del año próximo.
Situación: En curso de realización.
En julio de 2001 se inició un examen de los controles internos de la Organización. Los resultados se incluirán en el informe del bienio 2000-01.

 

APÉNDICE 1

INFORME DETALLADO  CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO COMPRENDIDO ENTRE EL 1º DE ENERO DE 1996 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Recomendación del Auditor Externo

Medidas adoptadas

Observaciones del Auditor

ASUNTOS FINANCIEROS
Acuerdos cambiarios
En general, el registro de los efectos de las variaciones en los tipos de cambio es complicado (se utilizan simultáneamente cuatro tipos de cambio: el tipo presupuestario, el tipo operacional de las Naciones Unidas, el tipo a término y el tipo del mercado) y da origen a la compensación de pérdidas y ganancias teóricas y reales. Esta situación no se modificó en 1996-97 con respecto a la del bienio precedente, cuando mis colaboradores la habían señalado sin hacer recomendaciones concretas. Como resultado de la comprobación de las cuentas de 1996-97, deseo formular las dos recomendaciones siguientes: 
que la FAO examine la metodología actual para justificar y registrar las diferencias cambiarias con miras a simplificarla, ampliar su alcance y diferenciar mejor las pérdidas y ganancias teóricas y reales;

Que la FAO examine su política actual para protegerse contra las fluctuaciones en los tipos de cambio (contrato fijo de compra a término por dos años) con miras a tomar en consideración en mayor medida la nueva coyuntura internacional más inestable en lo que respecta al cambio.  Dada la reducción de las diferencias entre los tipos de interés, puede que la compra a término no sea ya la opción preferible.
[véase el párrafo 36 del informe de 1996-97]

a) Como ya se mencionó en el informe sobre la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo, FC 93/11, el único de estos tipos que es un tipo contable es el de las Naciones Unidas porque se trata del tipo que se emplea exclusivamente para registrar todas las transacciones y saldos que no son en dólares. Se trata de una práctica que se ajusta a las normas contables de las Naciones Unidas. Los otros dos tipos mencionados en el Informe del Auditor (el del presupuesto y a término) no son tipos contables porque no se emplean para convertir transacciones o saldos que no están en dólares y no dan lugar a diferencias de cambio que hayan de reconocerse como ingresos o como gastos.
La promulgación del IAS 39 nos ofrece la oportunidad de introducir una contabilidad de protección, que habrá de simplificar y racionalizar nuestra contabilidad. Sin embargo, se observó que esta nota contable había entrado en vigor para los estados de cuentas que abarcaban los ejercicios financieros que comenzaban el 1º de enero de 2001 o después de esa fecha, y que no se permitía su aplicación retrospectiva. Por lo tanto, se consideraría la aplicación de esta norma para el bienio 2002-03. Como parte de nuestra labor consideraríamos además las novedades en las normas contables de las Naciones Unidas, avaladas por la Asamblea General y la Junta de Auditores de las Naciones Unidas.
b) El tema de la protección del programa de labores de la Organización contra las fluctuaciones del tipo de cambio se abordó en el 95º período de sesiones del Comité de Finanzas en septiembre de 2000, cuando la Secretaría hizo una presentación de los problemas pendientes y de las posibles soluciones. El Comité convino en postergar la decisión sobre esta cuestión hasta el 96º período de sesiones en mayo de 2001, hasta tanto los Miembros tuviesen la oportunidad de consultar a sus capitales.
En su 96º período de sesiones el Comité fue informado de que, en las condiciones del mercado de entonces, la presente metodología de cobertura de riesgos, como se la aplicaba por medio de compras a término, entrañaría costos menores y, por tanto, no resultaba tan urgente buscar un método alternativo como había sido el caso antes. Más aún, dada la complejidad de la cuestión, la Organización comunicó al Comité que deseaba solicitar el asesoramiento de un experto antes de invitar al Comité de Finanzas a que se pronunciara definitivamente sobre el tema. El Comité estuvo de acuerdo en volver a abordar esta cuestión en su 97º período de sesiones.
Esta cuestión se examinó también en el Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) de la FAO en su reunión celebrada el 25 de mayo de 2001. El CAI opinó que los planes de la Organización para las conversiones al euro eran adecuados y que, por el momento, la Organización debía proseguir utilizando las técnicas de cobertura de riesgos más simples.
Situación: En curso de aplicación.
Se suministraron los detalles sobre los enfoques aplicados por otras organizaciones de las Naciones Unidas al Comité de Finanzas el 8 de diciembre de 2000 y el 20 de junio de 2001.
Gastos de apoyo
La política de gastos de apoyo aplicada en 1996 y 1997 se llevó a cabo de conformidad con los objetivos generales de conseguir un "ahorro derivado de la eficacia ... [incluidas medidas para] aumentar la recuperación de los costos del apoyo técnico a las actividades de campo" (CL 110/REP, párr. 24.a) y de "reflejar más exactamente la proporción entre los cargos y los servicios prestados" (CL 113/4, párr. 34). Sin embargo, teniendo en cuenta la proliferación actual de gastos de apoyo de diversos tipos, que perjudica a la finalidad y mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco de gran alcance pero muy simplificado para los acuerdos sobre gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión puede resolverse de dos maneras:

    i)adaptar los gastos de apoyo a las necesidades de los distintos proyectos y determinar claramente los gastos de apoyo en los presupuestos de los mismos;
    ii)o limitar los gastos de apoyo a actividades generales pero bien definidas y cargar esos gastos de apoyo a los proyectos aplicando un porcentaje de recuperación de los gastos convenido de antemano.

Por supuesto, es posible utilizar también una combinación de los dos sistemas, siempre que el documento de políticas resultante que se someta a la aprobación de los Órganos Rectores siga siendo de gran alcance y fácil de aplicar.
[véase el párrafo 49 del informe de 1996-97]

Se observó que el Consejo había adoptado una decisión sobre la revisión de la política de recuperación de gastos de apoyo. En este sentido, se hizo referencia al párrafo pertinente del documento del Consejo, CL 119/Rep, que dice lo siguiente:

    "70. El Consejo tomó nota del amplio debate que se había mantenido sobre este asunto en los 94º y 95º períodos de sesiones del Comité de Finanzas, celebrados en mayo y septiembre de 2000, respectivamente. Ratificó la política propuesta con respecto a las tasas de reembolso que se resumía en el Anexo II del Informe del 95º período de sesiones del Comité de Finanzas.

Situación: Realizado.

Un examen de seguimiento de la política de gastos de apoyo se efectuará en noviembre de 2001. Sus resultados se incluirán en el informe del bienio 2000-01.
Comprobación de las operaciones sobre el terreno
Con el fin de que las comprobaciones locales de los gastos sobre el terreno sirvan de base a una estructura contable descentralizada con un costo razonable, recomiendo que se espacie la presentación de informes (uno o dos informes al año), que se reduzca el número de auditores contratados y que se pida a los auditores que aporten una garantía de que los informes sobre las cuentas de anticipos presentan una imagen fiel y adecuada de las operaciones sobre el terreno.
[véase el párrafo 50 del informe de 1996-97]
De conformidad con la recomendación del Auditor Externo, las auditorías de 1999 se están llevando a cabo semestralmente. Este procedimiento ha dado lugar a una reducción del costo de las auditorías locales.
Por lo que respecta a la reducción del número de auditores contratados, nuestro plan sigue siendo el de identificar una empresa idónea en cada Región con corresponsales en los países donde la FAO tiene Representaciones. Los esfuerzos por completar este proceso se han visto demorados, no obstante, debido a la prioridad concedida a la aplicación del sistema de contabilidad de las Oficinas de Campo. Actualmente disponemos de propuestas que pondremos en práctica apenas se complete el trabajo de estabilizar los acuerdos en apoyo de una estructura contable descentralizada.
La recomendación del Auditor relativa al seguro de auditoría se tendrá también en cuenta como parte de la revisión de los acuerdos contractuales en vigor.
Situación: En vías de realización.
Se tomó nota.

Se llevará a cabo un examen de seguimiento de la comprobación de las operaciones sobre el terreno como parte del examen general de los controles internos de la Organización. Los resultados incluirán en el informe del bienio 2000-01.