FC 96/15
يناير/كانون الثانى 2001




الدورة السادسة والتسعون

روما، 7-12/5/2001

التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام في عام 2000

بيان المحتويات

1 - مقدمة
2 - المسائل ذات الأهمية الخاصة
3 - عمليات المراجعة
4 - عمليات فريق المناقصات
5 - أعمال الإدارة
 
قائمة الموظفين فى مكتب المفتش العام
يناير/كانون الثانى 2001

1 - مقدمة

جاءت مبادرة إعداد هذا التقرير منذ عدة سنوات بقصد تجميع التقارير ربع السنوية التي تقدم للمدير العام عن أعمال مكتب المفتش العام. ويتبع التقرير ذات الصيغة عارضا في إيجاز مناسب القضايا الرئيسية التي عالجها المكتب خلال السنة المعنية. كما يتضمن التعليقات على الإجراءات التي اتخذتها المنظمة استجابة للملاحظات والتوصيات التي أبديت، ومبينا طبيعة ونطاق المسائل التي عالجها المكتب في السنة الفائتة.

وهذا التقرير هو التقرير الخامس الذي يتاح للدول أعضاء لجنة المالية. وتمشيا مع التقليد المتبع، حسبما أوجزه ميثاق مكتب المفتش العام، سيوزع التقرير للعلم قبل انعقاد الدورة القادمة للجنة المالية في مايو/أيار 2001. وقد أثار تقرير العام الماضي نقاشا واسعا في اللجنة، وطرحت عدة اقتراحات بغرض دراستها مستقبلا. وأخذت هذه المقترحات بعين الاعتبار عند إعداد التقرير الحالي، وعلى الأخص ما يتعلق بمدى قبول الإدارة وتنفيذها لتوصيات المراجعة، ومسائل أخرى تعكس الشروط المحددة في ميثاق المكتب. ويتضمن التقرير، مرة أخرى هذا العام، ملحقا يبين كافة تقارير المراجعة التي صدرت خلال العام.

2 - المسائل ذات الأهمية الخاصة

يسلط هذا القسم الضوء على طائفة متنوعة من المسائل الهامة التي عالجها المكتب خلال عام 2000. كما يتضمن حيثما أمكن، موجزا للتدابير التي اتخذت في شتى مستويات الإدارة استجابة لما حدد من قضايا.

اكتمل وضع الميثاق قرب نهاية عام 1999، ووزع على أوسع نطاق في كافة أجزاء المنظمة، خلال عام 2000. ويمكن الاطلاع عليه الآن من خلال الشبكة الداخلية للمنظمة (الانترانت). وقد قدم الميثاق من خلال قناة النشرة الخاصة بالمدير العام، والتي استرعت الانتباه إلى قضيتين محددتين مضمنتين في القسم الثالث من الميثاق. وتتضمن الفقرتان التاليتان تعليقات على تأثيرات هاتين القضيتين.

أبرز الميثاق، وعلى الأخص نشرة المدير العام، حق مكتب المفتش العام في الوصول الفوري وعلى نحو كامل وبدون قيد، إلى جميع الحسابات، والسجلات، والممتلكات، والعاملين، والعمليات والوظائف داخل المنظمة، وكذلك حقه في الاتصال مباشرة مع جميع مستويات الموظفين والإدارة. وقد أثبت هذا التوضيح فائدته العظمى، في أكثر من مناسبة، في تمكين المكتب من الاضطلاع بمسؤولياته على وجه السرعة.

كذلك استرعى المدير العام الانتباه إلى حق الموظفين في الاتصال بالمفتش العام، مع التأكيد التام بالحفاظ على السرية وبدون خوف من التعرض للانتقام. ويشار إلى هذا أحيانا بعبارة "بند الكشف عن المخالفات". ولقد تمت بضعة اتصالات بمكتب المفتش العام يمكن ردها مباشرة إلى تطبيق هذه الأحكام. ويبدو أن القنوات المعهودة المتاحة للموظفين مازالت هي السبيل المفضل للاتصالات، أي من خلال سلسلة الرتب الوظيفية المعتادة، من خلال قسم شؤون الموظفين أو مباشرة إلى مكتب المفتش العام.

عهد للمدير العام المساعد، لشؤون مكتب المدير العام، بمسؤولية تنفيذ توصيات المراجعة. ويقوم المدير العام المساعد بإنجاز هذه المهمة من طريق إبلاغ مختلف مدراء البرامج بتعليمات المدير العام فيما يتعلق بالتنفيذ، وذلك بوضع مواعيد محددة لتقديم المعلومات بشأن ما اتخذ من إجراءات، وبإجراء المتابعة اللاحقة إذا دعت الضرورة. وهو ما يعد أداة قوية للغاية "لقرار المراجعة" وأثبتت أنها، مترافقة مع أعمال المتابعة العادية التي يتولاها مكتب المفتش العام، فعالة جدا.

كذلك يتيح ميثاق مكتب المفتش العام الفرصة للمفتش العام لكي يعرض، بناء على تقديره، أية تقارير محددة، على لجنة المالية. ولم تكن هناك أي ضرورة لمثل هذا الإجراء فيما يتعلق بالسنة قيد الاستعراض.

أصبحت تغطية المراجعة في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، في ظل وجود المراجعين الداخليين المقيمين في مواقع العمل في أربعة مكاتب إقليمية (أكرا، بانجكوك، القاهرة وسانتياغو)، ذات طابع مستمر بنحو أو بآخر. وينصب التركيز، في المقام الأول، على فعالية نظم الرقابة الداخلية، والتي لا تقتصر على الضوابط الإدارية والمالية فحسب، بل وتشمل كذلك مفاهيم كفاءة الأداء في سبيل تحقيق أهداف المنظمة في الأقاليم المعنية.

وتركزت الكثير من المشكلات التي تسنى رصدها، خلال العام الماضي، في مجالات المحاسبة وإعداد التقارير، الافتقار إلى التوثيق الوافي، الحاجة إلى التدريب المكثف للموظفين، ممارسات المشتريات، وجوانب بعينها من إدارة شؤون الموظفين والإشراف الإداري العام. وتفاوتت الاستجابة المباشرة لتوصيات المراجعة من إقليم لآخر، كما تحقق تحسن عظيم مقارنة مع الأعوام الماضية. وكان هذا باديا بصورة بارزة عندما استدعت الحاجة تدخلا من المقر الرئيسي، كما أن نشر ميثاق مكتب المفتش العام ساعد كثيرا في هذا الصدد.

وإجمالا، فإننا نشعر بالارتياح الآن إزاء درجة الاستجابة لتوصيات المراجعة وتنفيذها.

انبنت استراتيجية المراجعة فيما يتصل باستعراض المكاتب القطرية للمنظمة، على تحليل المخاطر الذي يشمل التقييم الذي تجريه الإدارة، والاستعراض الذي يجريه المكتب لتقارير المراجعة المحلية، وعمق البرنامج، مدة شغل منصب الممثل القطري وغيرها من العوامل الأخرى. وتتميز عمليات الاستعراض المحددة بالشمولية وتعالج الصلات مع الحكومة المحلية والشركاء الآخرين في عملية التنمية، والأنشطة البرامجية، ومسائل الإدارة والإشراف والمحاسبة.

ورصدت عمليات الاستعراض التي أجراها المكتب خلال عام 2000، أوجه قصور فيما يتعلق بمسائل الأمن، والتكيف مع النظم المحاسبية الجديدة، وجوانب معينة من رقابة العربات، وقضايا التنظيم والتوظيف، والامتثال السليم للضوابط الداخلية. ويسعدني أن نؤكد أن الإدارة على المستوى المحلي إجمالا، استجابت لتوصياتنا، وأن الإدارة في المقر الرئيسي اتسمت بالجدية الصارمة في القيام بمسؤولياتها في المتابعة.

ومن المألوف فيما يتصل ببعثات المراجعة التي توفد إلى المكاتب القطرية للمنظمة، أن تجرى عمليات الاستعراض لمشروعات محددة - وكثيرا ما تكون منصبة على مشروعات برنامج التعاون الفني أو المشروعات الأخرى في إطار البرنامج الخاص للأمن الغذائي. وتعامل المشروعات الكبرى، والأكثر تعقيدا، بوصفها عمليات مراجعة خاصة، حيث يعكس العمل هذا التمييز بين الفئتين. وترد ملاحظاتنا على أهم هذه المشروعات، على نحو منفصل على أساس كل حالة على حدة، في الأقسام التالية من هذا التقرير.

تعاون مكتب المفتش العام في المفاوضات المتعلقة بترتيبات المراجعة لمشروع تعمير المزارع في كوسوفو الذي يموله البنك الدولي. وأسفر ذلك عن موافقة لجنة المالية على أن يقوم المراجع الخارجي للمنظمة بأعمال مراجعة حسابات المشروع. وأبلغت بأن أول بعثة قد نفذت في روما قرب نهاية عام 2000، ومن المقرر إيفاد بعثة ميدانية في أوائل عام 2001.

كذلك أجرينا مراجعة لوحدة تنسيق الطوارئ الخاصة بعمليات الإغاثة الزراعية في كوسوفو. وبإيجاز تبين لنا أن الوحدة أقامت علاقات طيبة مع جميع السلطات المحلية، وأن عدد الموظفين كاف. بيد أن رصدنا العديد من المجالات لإجراء التحسينات في التوثيق وفي إجراءات المشتريات، وأعمال الحصر وإدارة الميزانية والرقابة. ويسعدنا أن نوضح أن الإجراءات التصحيحية قد بدأت أثناء فترة إجراء استعراضنا.

وفي أعقاب عملية المراجعة هذه مباشرة، طلب منا أن نقدم مساعدات أخرى فيما يتصل بالرصد المستمر لهذا المشروع والرقابة والإشراف الإداري عليه. وفي هذا الصدد أعرنا القسم المعني خدمات مراجع لمدة ستة أشهر (مددت منذ حينها لشهر إضافي).

أصدر المكتب تقريرا واحدا عن قياس الأداء، ويجرى إعداد تقريرين أخريين بشأن التنظيم والتوظيف والرقابة الداخلية. وعلى ضوء استعراضات المتابعة للتقارير السابقة، يسعدنا أن نوضح أن الإدارة العليا قد اعترفت بضرورة الإجراءات التصحيحية وبدأت في تنفيذها في مجالات التخطيط والتقييم، التوظيف الدولي والقطري، المشتريات الدولية والمحلية، وإدارة ورقابة الأموال النقدية.

ونتيجة الزيادة في حجم هذا البرنامج وتعقيده، باتت أخطار المراجعة أكبر، ومن ثم تغيرت استراتيجية المراجعة إلى حد كبير في عام 2000، وستتواصل خلال عام 2001. وتكثفت وتيرة المراجعة التي نجريها من المكتب الإقليمي في القاهرة وتوسع نطاقها، ويجري استكمال هذه الجهود بإضافة وظيفة مراجع مقيم يكون مقره في بغداد.

في إطار متابعة الاستعراض الذي أجراه المكتب في 1999 للحسابات المصرفية لتليفوود، ولإكمال استعراضنا الأول لدورة تليفوود، أجرينا مراجعة لعمليات تليفوود. ويسعدنا أن نلاحظ أنه وفقا لروح تليفوود التي أعرب عنها قرار المؤتمر 3/97 الذي أنشئ بموجبه تليفوود، لم تفرض أي تكاليف خدمات المشروعات على المشروعات الصغيرة لتليفوود. وأوصينا بإدخال تحسينات على نظام الإشراف الإداري والمحاسبة للمشروعات الصغيرة لتليفوود ولحسابات الجهات الراعية، ويمكننا القول بأنها أخذت بعين الاعتبار عند التخطيط لتليفوود 2001.

كذلك أجرينا استعراضا للمناسبة الرئيسية في القاهرة. ويعتبر العرض ناجحا للغاية في زيادة الوعي العام بالقضايا المرتبطة بالأغذية، وفي حشد أكثر من 000 500 دولار. ولقد رصدنا عددا من المجالات التي تحتاج إلى تحسينات فيما يتصل بالإدارة العامة والرقابة الداخلية، والتي ينبغي أخذها في الاعتبار عند تخطيط المناسبات القادمة من هذا الطابع.

تبدّى، خلال السنـوات، قدر من الخلط وعدم الاتساق داخل مجتمع المراجعة في منظومة الأمم المتحدة، إزاء ما يشكل الاحتيال والاحتيال الافتراضي. وتقرر، في اجتماع رؤساء إدارات المراجعة الداخلية، الذي عقد في روما خلال السنة الماضية، الحصول على توضيح، بل وتعريف عملي، من لجنة المراجعين الخارجيين في الأمم المتحدة. إذ أن النصوص الأساسية تقضي بأن يقوم المراجعون الخارجيون باسترعاء انتباه لجنة المالية لمثل هذه الحالات. ومن المعتاد أن يطلب المراجع الخارجي هذه المعلومات من المنظمة نفسها. وعلى الرغم من عدم وجود تعريف واضح، فإن المنظمة تزود المراجع الخارجي بالتفاصيل المتاحة.

ويمكن التوضيح، في هذا الصدد، بأن الحالات الأربع التي أبلغ بها المراجع الخارجي تعتبر قد أقفلت في نهاية السنة الحالية؛ إذ تم الاسترداد، واتخذت التدابير التأديبية حيثما لزم الأمر. وفي حالة أخرى، أكدت تحريات الشرطة أنها انطوت على تزوير شيك، وينظر الآن في إمكانية إقامة دعوى جنائية. وتتواصل متابعة حالة أخرى من خلال التحكيم.

كانت الاستنتاجات التي توصل إليها المكتب، من خلال الاستعراض الذي أجري بشأن تحويل بيانات المحاسبة من نظام الشؤون المالية FINSYS إلى أوراكل، تؤكد أن عمليات النقل إلى الكشوف التجريبية سليمة في جميع وجوهها المادية. بيد أننا قدمنا عددا من التوصيات لتحسين نوعية البيانات المحاسبية، وتوثيق عمليات التحويل، وجدول الحسابات، ومنهجية تقديم تقارير بيانات المعاملات إلى برنامج الأغذية العالمي. وكانت الاستجابة لهذه التوصيات مرضية. ولقد أبلغنا المراجع الخارجي، قبل بدء هذا العمل، بأنه يعتزم الاعتماد على عملنا في صياغة رأيه بشأن الكشوف المالية لفترة السنتين. وبناء على ذلك، أحطناه علما أولا بأول بسير العمل طوال مدة الاستعراض.

أصدرت منظمة الصحة العالمية، في أغسطس/آب 2000، تقريرا أعدته لجنة خبراء مستقلة بعنوان "استراتيجيات شركات التبغ لتقويض أنشطة مكافحة التبغ في منظمة الصحة العالمية". وأوضح التقرير أن صناعة التبغ قد وضعت استراتيجيات ترمي إلى التأثير على عمل المنظمة وكيانات أخرى غيرها. ولقد أجرينا استقصاء للمسائل التي أثارها التقرير. وأكدت الاستنتاجات التي توصلنا إليها أن شركات التبغ سعت، بالفعل، إلى التأثير على عمل المنظمة إلا أن هذه المحاولات باءت بالفشل، إلى حد بعيد، نتيجة توليفة من الضوابط الموجودة وبفضل الإجراءات بعيدة النظر التي اعتمدتها المنظمة. وتقدمنا بتوصيات بشأن تعزيز الشفافية، وتلافي تضارب المصالح، ولزيادة الوعي داخل المنظمة باحتمالات وجود تأثير الصناعة غير المناسب. ويسعدنا أن نؤكد أن هذه التوصيات قوبلت بجدية تامة من جانب الإدارة العليا ويجري، بالفعل، تنفيذ الإجراءات اللازمة.

قام المكتب بتعديل خطة عمله لتتضمن بنودا لإجراء مراجعة شاملة لمؤتمر القمة العالمي للأغذية: خمس سنوات بعد الانعقاد. ويشمل ذلك استعراضا ورأي المراجعة الداخلية بشأن التقرير المالي الذي أعدته الإدارة. وستتبع استراتيجية المراجعة نفس المنهج الذي اتبع بالنسبة لمؤتمر القمة العالمي للأغذية في عام 1996.

عقد الاجتماع الحادي والثلاثين لممثلي إدارات المراجعة الداخلية في منظومة الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل متعددة الأطراف، في روما، في 2000. وأعقب ذلك المؤتمر الثاني المحققين في منظمات الأمم المتحدة ومؤسسات التمويل متعددة الأطراف. وأتاح ذلك الفرصة لكبار المراجعين ليشاركوا في الاجتماعات إلى جانب المفتش العام، ويسهموا في تبادل الآراء والخبرات فيما بين المراجعين الداخليين والمحققين في منظومة الأمم المتحدة. وأعد المكتب الترتيبات لعقد حلقة تدارسية ميدانية في روما، عن المراجعة وبيئة الأعمال الأتوماتية، أجراها خبراء دوليون مرموقون في هذا المجال، وحققت نجاحا عظيما. وحضرها العديد من موظفي مصلحة الشؤون الإدارية والمالية، إضافة إلى الموظفين من كل من برنامج الأغذية العالمي والصندوق الدولي للتنمية الزراعية والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وكان المفتش العام عضوا في فريق دولي "لاستعراض النظراء" شكل بغرض إعداد تقرير عن مكتب المراجعة الداخلية في بنك الاستثمار الأوروبي. كما عقد المفتش العام، في إطار النشاط التثقيفي، اجتماعات شهرية منتظمة مع نظرائه في كل من برنامج الأغذية العالمي والصندوق الدولي للتنمية الزراعية، وأقام اتصالات وثيقة مع رؤساء مكاتب المراجعة والتحقيق في وكالات الأمم المتحدة والمؤسسات الدولية الأخرى.

3 - عمليات المراجعة

يتم تخطيط أنشطة المراجعة في المكتب، وتنظيمها وإدارتها وإعداد التقارير عنها حسب العناصر البرامجية. ويقوم التخطيط على أساس من القمة إلى القاعدة، مع الأخذ في الحسبان الإطار الاستراتيجي، والخطة متوسطة الأجل، وبرنامج العمل والميزانية، والمناقشات التي تتم في كل من المؤتمر والمجلس ولجنتي البرنامج والمالية، إضافة إلى بيانات ومبادرات السياسات التي تصدر عن المدير العام. ويجري في وقت لاحق وضع الخطة بقدر أكبر من التفصيل داخل المكتب على أساس من القاعدة للقمة، ومن ثم تعرض على المدير العام لاستعراضها والموافقة عليها. وهي، مع ذلك، خطة تتسم بالمرونة. إذ يمكن إدخال تغييرات عليها (وكثيرا ما يتم ذلك) استنادا إلى تغير الأحوال، سواء بناء على طلب من الإدارة العليا أو من جانب المفتش العام نفسه.
وتتمثل أنشطة المراجعة، بصورة أساسية، في تقارير مراجعة محددة. بيد أن مساهمة مكتب المفتش العام في العملية العامة للرقابة الإدارية في المنظمة، تتجاوز بكثير مجرد عرض تقارير رسمية. وترد هذه الأنشطة بصورة موجزة في الملخص القصير التالي عن طابع ونطاق العمل الذي نفذ خلال السنة، كما تبين الضميمة "ألف" التقارير المحددة التي صدرت في عام 2000.

(أ) أنشطة المقر الرئيسي

تضم مجموعة المقر الرئيسي معظم خبرات المكتب فيما يتصل بأداء الوظائف المالية والمحاسبية وشؤون الخزانة، كما أنها جهة الاتصال فيما يخص تكنولوجيا المكاتب، ونظم المعلومات والجوانب الأخرى للمعالجة الالكترونية للبيانات. بيد أن المسؤولية الرئيسية تنصب في إجراء عمليات مراجعة شاملة على مستوى المقر الرئيسي، وتقديم المشورة لجميع مستويات الإدارة بشأن المسائل التي تقع ضمن نطاق اختصاصاتها. كذلك تجري المجموعة عددا من عمليات المراجعة في برنامج الأغذية العالمي وفقا لاتفاق لمدة سنتين يتم التفاوض بشأنه.

وأجريت عمليات مراجعة خاصة وصدرت تقارير على مدى العام بشأن 11 مجالا، حسبما أشير إليه في الضميمة ألف لهذا التقرير. علاوة على ذلك، كرس اهتمام كبير للقضايا المتعلقة بنظام أوراكل، تمويل وحسابات تليفوود، وطائفة متنوعة من المسائل الأخرى التي عهد بها للمجموعة المفتش العام.

(ب) الأنشطة الميدانية

تتولى هذه المجموعة مسؤولية كافة أعمال المراجعة والاستعراض الخاصة والتفتيش والتدقيق على مستوى المكاتب خارج المقر الرئيسي، والكثير من الأنشطة ذات الصلة التي تدار من المقر الرئيسي. ولا يقتصر ذلك على المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال فحسب، بل ويشمل كذلك المكاتب القطرية للمنظمة والمشروعات النوعية في الميدان. كما أن هذه المجموعة هي مصدر رئيسي للخبرات بشأن القضايا المتصلة باللامركزية والشؤون الإقليمية، وبشأن الأعمال المرتبطة باستخدام شركات المراجعة المحلية. وتمثل جهة الاتصال الأولى للمراجعين في المكاتب الإقليمية الرئيسية الأربعة، الذين لا يقتصر عملهم على أداء طائفة كاملة من أعمال المراجعة في أقاليمهم وحدها، بل ويقدمون كذلك المشورة بشأن القضايا الإدارية والتنظيمية، مثل إنشاء الوظائف، وتعيين الموظفين واختيارهم، إلى جانب التنظيم والرقابة الداخلية والمسائل الأخرى التي تنشأ من حين لآخر.

وهذه المجموعة هي جزء هام أيضا من برامج الاطلاع على المعلومات الأساسية والتوجيه التي يتلقاها من يعينون حديثا ممثلين قطريين. وهي تساهم في تقييم أدائهم أثناء مدة خدمتهم، وترصد الإجراءات المتعلقة بإنهاء مدة تعيينهم ونقل المسؤوليات إلى آخر.

وأصدرت المجموعة، خلال عام 2000، 39 تقريرا نوعيا: 13 منها يتعلق بمختلف جوانب عمل المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، و12 عن المكاتب القطرية، و14 تقريرا عن مشروعات نوعية. وترد القائمة الكاملة لهذه التقارير في الضميمة "ألف".

(ج) مهام الإدارة الخاصة

تعالج المجموعة جميع الطلبات، تقريبا، المتعلقة بالاستفسارات، التفتيش، أعمال المراجعة الخاصة وأعمال الاستقصاء الناشئة عن مكتب المفتش العام، ومن الأعضاء الآخرين في الإدارة العليا، أو من الأفراد من الموظفين في بعض الأحيان. ولا تسفر هذه الأنشطة دائمـا، وخاصـة الاستقصـاءات الخاصـة، عن تقاريـر مراجعـة رسميـة، ولكنها كثيرا ما تنتهي بجلسات غير رسمية للإطلاع على المعلومات الأساسية أو بمذكرات سرية. وتضم هذه المجموعة الخبرات القانونية لدى المكتب، كما أنها تشارك في المسائل التي تتعلق بالمشتريات (لاسيما استعراض طلبات الإعفاء مـن العمليات التنافسية وعمليات فريق المناقصات)، والاتصـالات، والسفـر، والتأميــن الصحـي ومنافــع التوظيف. كما أنها تمثل مكتب المدير العام، في لجنة التظلمات في المنظمة. وفي إطار توحيد المسؤوليات مؤخرا داخل المكتب، ستتولى هذه المجموعة كذلك مسؤولية الكثير من المسائل الإدارية الداخلية التي كان يتولاها من قبل المراجع الأول للأنشطة الميدانية.

كذلك تقوم هذه المجموعة باستعراض المصروفات الشهرية في المكتب المباشر للمدير العام والمصروفات ذات الصلة التي أنجزت في ميزانيات المصالح، وإبداء التعليقات عليها.

ولقد صدرت، خلال السنة، أربعة تقارير مراجعة نوعية، حسبما تبينه الضميمة "ألف".

4 - عمليات فريق المناقصات

يحدد دليل التعليمات الإدارية للمنظمة المبادئ والإجراءات التي تنظم أعمال مشتريات المعدات والتوريدات والخدمات. ويوكل هذا إلى مكتب المفتش العام مسؤولية تلقي، وفتح وتسجيل، والحفظ الآمن، لجميع العطاءات استجابة لما يطرح من مناقصات. وهو ما يكفل استقلالية وموضوعية وتأمين وشفافية عملية المناقصات.

ولقد اجتمع "فريق المناقصات" في 121 مناسبة، خلال العام الماضي، عالجت 348 مناقصة. ودعيت 870 4 شركة لتقديم عطاءاتها، ووردت منها 845 1 عطاء. ولقد زاد مستوى العمليات زيادة كبيرة، من جميع الأوجه، مقارنة مع السنوات السابقة، مما يشير إلى توسع وزيادة وتيرة "اختبار السوق" فيما يتصل بأنشطة المشتريات.

5 - أعمال الإدارة

يمثل المكتب في عدد من "اللجان المستديمة" الهامة في المنظمة وهي، المجلس الاستشاري للبرامج والسياسات، ولجنة تكنولوجيا إدارة المعلومات (واللجنة الفرعية التابعة لها) ولجنة المركز العالمي للمعلومات الزراعية، ولجنة المشتريات، واللجنة الاستشارية للتغطية الطبية، ولجنة الاستثمار واللجنة الاستشارية التابعة لها، واللجنة التوجيهية لتنفيذ نظام أوراكل، واللجنة المشتركة للخدمات الغذائية، ومجلس صندوق الادخار والتسليف. كذلك يشارك المكتب في مجموعات الاستعراض الداخلي المخصصة، وفي فرق المهمات، ولجان التقييم وغيرها. علاوة على ذلك، يتابع المكتب عن كثب مداولات كل من لجنتي البرنامج والمالية، والمجلس والمؤتمر، ويعقد اجتماعات، من حين لآخر، مع كبار المسؤولين وممثلي الدول الأعضاء، والمراجع الخارجي، ولجنة التفتيش المشتركة والرصفاء المسؤولين عن وظائف الإشراف في الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى.

وفيما يخص جانب التوظيف، أنجز المكتب مؤخرا عملية توحيد هامة للمسؤوليات تعكس اعترافا بالحاجة إلى تعزيز قدرات الاستقصاء، وتركيز أكبر على أعمال المراجعة في المقر الرئيسي. وترد هذه التغييرات في شكل بياني في الضميمة "باء" لهذا التقرير. وفي ضوء وجود وظيفتين شاغرتين في الفئة الفنية، أصبحت قدرات المكتب كاملة تقريبا بوجود فريق حسن التوازن من الموظفين ذوي الخبرة والكفاءة العلمية العالية، سواء على مستوى الموظفين الفنيين أو في فئة الخدمات العامة. بيد أننا عانينا مرة أخرى في عام 2000، من معوقات الوظائف الشاغرة وإعارة خدمات موظفينا للأقسام الأخرى في المنظمة، ولكننا استطعنا التعويض عن ذلك بالاستفادة من شتى برامج الشراكة، والخدمات الاستشارية لفترات قصيرة، وتوحيد الأعمال حسبما كان مناسبا. وتتضمن الضميمة "باء" لهذا التقرير، تفاصيل عن أوضاع التوظيف، إضافة إلى بعض المعلومات الديمغرافية الموجزة.

ويظل التدريب وتنمية القدرات جانبا هاما من جوانب أنشطة إدارة مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الإدارية. ويشمل ذلك ثلاثة عناصر، هي: تدريب الموظفين الفنيين في مجال المراجعة؛ التدريب في مجال اللغات؛ والتدريب على استخدام تكنولوجيا المكاتب الجديدة. فعلى الصعيد الفني، نظم المكتب ندوة تدارسية ناجحة "في الموقع" عن أعمال المراجعة لبيئة الأعمال الأوتوماتية (أشرف عليها أحد كبار الخبراء الدوليين المرموقين في هذا المجال). وشارك فيها العديد من المنظمات الشقيقة على أساس تقاسم التكاليف. واستفاد المكتب على نحو طيب من التسهيلات المتوافرة في المنظمة للتدريب في مجال اللغات ولتلبية احتياجاتنا في مجال التدريب على تكنولوجيا المكاتب الجديدة. وانخرط واحد من المراجعين في برنامج للتعلم عن بعد مع إحدى الجامعات في المملكة المتحدة، كما شارك المكتب في برامج أخرى لتدريب الإدارة العليا قام بتنظيمها من خلال قسم شؤون العاملين. وسيتواصل الالتزام بالتدريب وتنمية القدرات حتى عام 2001.

وواصل المكتب التقليد المتبع في عقد اجتماعات منتظمة للموظفين مرتبطة بموضوعات محددة، حيث يقوم خبراء المنظمة بإطلاع موظفي المراجعة على التطورات الجارية في مجالات خبراتهم، وحيث تجرى مناقشة المسائل الإدارية والمتصلة بالمراجعة (بما في ذلك عمليات رصد الميزانية).

وانتهت عملية استكمال دليل تعليمات المراجعة، وهو الآن في مرحلة الطباعة النهائية. وطلبت نسخ مقدما زودت بها العديد من المنظمات الدولية الأخرى.

وفي الختام، يود المكتب أن يعرب، مرة أخرى، عن تقديره للإدارة العليا، بل ولجميع الموظفين في شتى المستويات، على استجابتهم الإيجابية وتعاونهم ولما حظي به المكتب من عون في سبيل إنجاز مختلف المهام على مدى العام.

 


 


الضميمة ألف (1) و (2)

مكتب المفتش العام

قائمة التقارير الصادرة في 2000

أنشطة المقر الرئيسي

مهام الإدارة الخاصة

الأنشطة الميدانية

التقارير الخاصة بمشروعات نوعية