Capítulo 6: Servicios comunes

799. Este capítulo abarca los costos de los servicios comunes, tales como los de correo y valija diplomática, distribución de documentos, archivos y registros, compras, mantenimiento de edificios y seguridad en la Sede y en las oficinas regionales y subregionales, que se hallan bajo la administración de la Dirección de Servicios Administrativos (AFS).

800. El Subprograma 6.0.0.1 comprende el correo, la valija diplomática, la distribución de documentos y los archivos. Con la introducción del Sistema digital de gestión de registros, el Grupo de Archivos está siendo objeto de una reestructuración paulatina para atender las necesidades del mantenimiento constante de los archivos digitales.

801. La primera prioridad del Subprograma 6.0.0.2 es sufragar los gastos de los servicios y las necesidades permanentes de mantenimiento, con inclusión de la limpieza, la renovación y la restauración. También está incluido el trabajo importante de mantenimiento realizado de una sola vez en los edificios y las instalaciones técnicas auxiliares. Como en el pasado, la consignación presupuestaria para las obras principales de mantenimiento y mejora de la infraestructura sigue siendo limitada. El Gobierno italiano y otros gobiernos o empresas donantes han seguido aportando generosamente fondos extrapresupuestarios para la mejora de la infraestructura. La AFS ha reservado algunos fondos como contribución de la Organización a los trabajos complementarios relacionados con proyectos importantes financiados con cargo a recursos extrapresupuestarios.

802. El Subprograma 6.0.0.3 incluye el Servicio de Compras (AFSP), que utiliza instrumentos de compra o contrata para la convocatoria de licitaciones nacionales e internacionales y las actividades de compra conexas para los programas ordinario y de campo. Debido al incremento de las actividades de emergencia, las funciones de compra se han ampliado considerablemente y se prevé que continuará habiendo un alto nivel de actividades. El AFSP examinará la posibilidad de hacer un uso mayor de Internet y de las funciones relacionadas con las compras electrónicas en relación con sus operaciones. Al reagrupar algunas funciones referentes al inventario de los activos y el desarrollo de sistemas, el AFSP suprime un puesto del cuadro orgánico, limitando el aumento global de los recursos, pese a la transferencia de responsabilidades y funciones de la Dirección de Finanzas (AFF) al Servicio de Compras en lo que concierne al pago de facturas.

803. El Subprograma sobre seguridad y transporte (6.0.0.4) abarca la protección de las personas, propiedades y locales de la Sede y la correspondiente coordinación con las autoridades gubernamentales. También están incluidos la prevención de incendios y el transporte oficial local. El aumento de los recursos se debe a la centralización en el Servicio de Seguridad de todas las funciones referentes a la emisión de tarjetas de acceso, algunas de las cuales eran desempeñadas anteriormente por la Dirección de Asuntos de la Conferencia y el Consejo y de Protocolo (GIC), y a la transferencia de fondos residuales del Subprograma 6.0.0.2 para apoyar los servicios de conductores.

804. El Subprograma 6.0.0.9 (Administración del programa) comprende ahora toda la oficina del Director, AFS, que en parte se sufragaba con cargo al Capítulo 5. El aumento de los recursos se debe a dicha transferencia; la transferencia del puesto de Coordinador de Tecnología de Oficina de la Dirección; así como de los costos de mantenimiento del equipo de restauración antes incluidos en el Subprograma 6.0.0.2. La Oficina del Director se ocupa también de las operaciones muy voluminosas de compra en Iraq y del seguimiento de proyectos importantes de infraestructura en la Sede.

Actividades propuestas para 2002-2003

805. Entre las principales actividades previstas cabe señalar:

1. el seguimiento de la construcción de la nueva biblioteca y otras obras importantes en los edificios A (reestructuración para cumplir las normas de seguridad de la UE) y D (aire acondicionado e instalaciones sanitarias), financiados por el país anfitrión;
2. la ejecución de trabajos importantes (p.ej., señalización e indicaciones en los edificios);
3. la elaboración de una nueva estrategia en materia de compras en el entorno de Internet;
4. la reestructuración del Grupo de Archivos en consonancia con el mantenimiento permanente del Sistema digital de gestión de registros; y
5. la formulación de los planes de seguridad teniendo en cuenta las posibilidades que ofrecen la infraestructura y las tecnologías recientes, así como el problema que plantea la existencia de equipo de oficina muy valioso.