FAO - FC 99/14

兹附上监察长办公室2001年年度活动报告供财政委员会成员了解情况。

1. 1995年首次编写年度活动报告时，其目的是向总干事提供监察长办公室（监察办）开展的工作概况。实际上，本报告由全年编写的季度活动报告综合而成。1996 年以来，总干事向财政委员会提供监察办的年度报告，以便使财委成员能够审查监察办开展的工作的性质。这项措施受到财委成员的欢迎，已经成为其5 月份届会议程的一项常设议题。因此，本报告为此类报告的第六个报告，在向总干事提交的同时也提供给财委秘书以便翻译分发。

2. 这些年来，年度报告引起了人们大量的兴趣，在若干场合，成员们对改进陈述方式提出了建议。只要可行，都采纳了这些建议，尤其是本报告为被确定为特别重要的议题提供了更详细的情况，尽管报告的这一章节主要目的是表明报告全面审计结果时所涉及的事项的种类和性质。

3. 去年，监察办总共提出了88份报告。这些报告在附件A 中作了说明，附件A 按监察办的组织小组排列。这一陈述方式与工作计划和预算中概述的计划要点吻合。人员配备状况在附件B 中作了说明。监察办的工作是在2000 －2001两年度工作计划和预算第二年所提供的净拨款（1 611 600美元）范围内进行的。

II．特别重要的事项

4. 本节突出了监察办2001年处理的各种事项。它还酌情表明了各管理层次对所查明的事项作出反应时采取的措施。

5. 该章程现被认为是本组织监督活动不可分割的一项成分。常常联系监察办的工作引用和提及该章程，所有工作人员随时可得到该章程。例如，最初于2001 年在总干事的一份公报中介绍这一章程，也将其纳入粮农组织的行政手册，所有新的工作人员在情况介绍计划中了解到其重要性，并持续登载在内联网上。

6. 章程还为监察长根据自己的判断，在他认为高级管理部门未能适当处理提出的任何问题时向财政委员会提交任何特定报告的机会。今年又没有出现此类情形。

7. 设在四个主要区域办事处中的内部审计员以及总部偶尔派遣的工作组，特别重视实地计划的新安排；新的计算机系统和有关程序；人力资源管理；合同和采购事项；以及行政和财务管理。关于财务问题，指出一般来说交易授权和凭证适当，在帐目和记录中作了说明。在为纠正行动或改进提出具体建议的方面，各管理层为解决提出的问题采取了适当的步骤。

8. 与派往粮农组织驻国家代表处的审计工作组相结合，监察办全面规划了对特定项目的审查，往往包括技术合作项目和粮食安全特别计划项目。

9. 鉴于实地计划新安排的落实工作全年持续，粮农组织驻国家代表处的审计努力日益注重下放的责任，尤其涉及会计系统事项、预算编制和报告。审议的其他方面包括项目周期、实地计划发展以及财务报告和控制、行政和人事事项、与地方政府的关系和其他联络问题。应再次指出，地方一级的管理善于采纳改进建议，总部负责单位也予以严格落实。

10. 监察办对旨在预防本组织资源使用不当而设计的内部控制系统进行了审查。作为审查的一部分，监察办对1998 年8月至2001 年8月为期三年的时期中潜在的用户和接收援助申请的潜在单位进行了全组织范围内的调查。这项审查是根据财政委员会2001 年5月审议的外聘审计员1998 －99年报告进行的。

11. 审查认为，总的来说，本组织为人力和物质资源的合理使用设计并建立了一个适当的内部控制系统。然而，需要改进这些控制系统的应用，并建议管理部门定期向工作人员通报本组织认为可接受的和不可接受的做法、预期工作人员的行为和监察长办公室在内部控制系统中的作用，包括可利用监察办作为一个保密的交流渠道而无需害怕报复。其他建议包括更新基本政策和准则，并将其并入一份权威性文书，以便获得和避免混乱。

12. 工作人员调查并未发现任何重大问题，只是暴露了一些次要问题。然而，对提高工作人员对他们预期的行为以及本组织决心追查和消除任何不当活动的事实的意识产生了重大影响。

13. 监察长2000年年度活动报告指出，与联合国、各专门机构和国际原子能机构外聘审计员小组进行了联络，以澄清其有关欺骗/ 假定欺骗的定义。2001 年收到了答复。在这一方面，欺骗的定义是“……管理部门、雇员或第三方中任何一位或几位个人造成虚报财务决算的一种故意行为……”。欺骗可涉及“操纵、伪造或篡改记录或文件、私吞资产、抑制交易影响或从记录中略去交易影响、记录交易情况时无实质内容和滥用会计政策”。假定欺骗的定义是“……尽管根据行为当事人提交的书面证据或证词证据未能明确确定但使本组织损失宝贵资源的欺骗”。

14. 我们根据上述定义，重新考虑了1998－99 两年度向外聘审计员报告的案例，对此没有进一步的意见，认为从审计角度来看这些案例已经结束。

15. 2001年提出了具体涉及现金和财产损失的两份报告。其中一份报告涉及武装抢劫属于在印度尼西亚开展的一个项目的6 000美元。监察办进行的调查表明，工作人员的疏忽造成了这一损失，然而有关法律当局认为无法证实“严重失职”，因而这一案件无法进一步追查。

16. 第二项调查涉及在安哥拉的一个项目中发生的价值3 870 美元的现金、机票和非易耗设备的损失。已经向行政助理即被认为负主要责任者追回了2 435美元。她现不再为本组织工作。余额已被注销，因为无法将责任归咎于任何特定的工作人员。

17. 监察办审查了全组织范围内使用的协议书。这些文书是与政府、区域政府间、半国营或其他非盈利机构签定的提供特定服务或其他规定工作的文书。2001 年协议书的承付额为2 500 多万美元，构成了本组织的一项重大开支。

18. 对总部四个部和两个区域办事处提出了六份具体报告。这些报告涉及现行政策和准则、经济价值考虑、监测方面以及遵守规定要求的情况。这些报告指出，挑选某特定接收组织时极少提出理由；对协议书中预计的活动极少或根本不进行监测和评价；财务控制不足。对适用的条例并非始终得到遵守表示关注，在使用协议书取代更加适当的要求更加严格的采购书时尤其如此。建议重新研究准则并提高其清晰度；改进监测工作以确保及时获得预期产出；改进财务控制和责任；可行时鼓励竞争；为挑选某个特定的接收组织提出适当的理由，以及加强对义务要求的遵守。目前管理部门正在处理这些审查提出的问题，监察办计划在下一个两年度中采取后续行动。

19. 以油换粮计划仍然是引起重视的主要审计领域，为本组织的一项优先重点。由于该计划的规模和复杂性增加以及审计风险扩大，本组织采取了行动，通过在2000 和2001两年度中增加专门用于这项计划的人力资源，加强该计划的行政管理、业务管理和控制。其中包括向伊拉克派驻一名驻地审计员，还在这一方面加强驻开罗的内部审计员的作用和责任。

20. 监察办于2001年期间发表了处理附件A （iii）中概述的各种事项的八份具体报告。为加强管理举措在消除以下各领域的制约因素方面的效率提出了建议：招聘、财务管理、计划规划和评价、人员安全和保安、改进现金管理和安全、加强内部控制、地方采购的竞争性和透明度以及加强粮农组织在伊拉克中部/ 南部的观察作用的效率和效益。这些事项得到实地和总部管理部门的积极响应。在可能的情况下已经采取或正在采取纠正行动，或者在其他情况下正在积极考虑采取纠正行动。

21. 粮农组织对工作人员的学历保持严格的标准，在这一年中，监察办对这一重要领域的控制开展了广泛的工作。它注意到虽然有关政策、程序和准则得到普遍遵守，但查出了作假或误报学历的某些事件。因此，监察办建议既加强控制、又解决查明的个别事件。这些报告承认因特网对远距离教学的影响和所谓的“学位工厂”的扩散。这些建议目的在于加强控制，包括改进履历表，以确保候选人更加确切地报告其学历，而无需将这些学历等同于其他国家或其他语言中的学历；鼓励各技术司审查候选人提交的文件的质量和相关性；促进人力资源管理司发挥咨询作用，并对各类工作人员的学历作出更加透明和平等的评价。高级管理部门对这项工作的反应非常积极，采纳了所有的建议，并已经开始落实。

22. 以原先有关总部电视粮食集资活动的报告（电视粮食集资银行帐户，1999 年和电视粮食集资活动，2000 年）为基础，监察办对2001年电视粮食集资活动的管理和监测进展进行了评价。它注意到为精简电视粮食集资的行政事项取得了重大进展。前几个报告中提出的许多建议得到执行，其他的建议正在执行中。这些建议涉及以下各项领域：就项目周期的运作改进与实地的交流需要；加强电视粮食集资小型项目财务方面的管理和控制责任；在电视粮食集资活动的会计工作中落实得到改进的会计方法、责任和效率；控制因特网上发表的供公众作出捐款的银行信息的准确性以及电视粮食集资捐款的现金管理。这些建议为管理部门所采纳，并正在实施过程中。

23. 经过几次延误、错过截止日期和费用超额之后，取代原先的财务管理系统（FINSYS ）的Oracle财务系统现已全面运行。2001 年期间，监察办对Oracle 应付帐款模块和负责单位的管理进行了全面的财务和业务审计。这项审查提出了四份报告，处理组织和人员配备事项；程序事项；交易和数据安全事项以及Oracle 应付帐款模块的技术方面。对人员配备水平、工作量和加班管理、非职工人事资源的使用和假期管理；引起延误和错误和程序事项；交易和数据的安全，包括责任的划分、查帐索引以及登录和进入控制；以及包括用户与图形用户界面的交流、系统运作情况和印刷功能等技术事项都提出了建议。这些建议原则上为管理部门所采纳，在切合实际的领域已经开始执行。

24. 信息产品周转基金由一般事务及新闻部的销售组管理。这项基金近六年来现金赤字累积。因此，监察办对该基金的财务状况及其管理部门为实现自负盈亏而采取的战略和行动进行了审查。这项审查注重对旨在为建立该基金工作框架的2000 －2001年业务计划的评价。

25. 监察办报告，该业务计划仅仅得到部分执行，该基金尚未能够弥补赤字。实际上，在过去两年中赤字增加。然而，它注意到该小组的内部组织工作得到大大改进，应对未来产生积极的影响。建议更加注重销售工作，采取某些举措挖掘出版物的商业潜力，在决定印刷的出版物时给该基金更多的灵活性，并在设计和执行出版计划方面加强与各技术部的合作和协调。这些步骤的必要性得到管理部门的认同，并正在采取适当措施解决提出的问题。

26. 地方采购用于在一定限度内，不经过采购处而购买非库存文具和其他小件物品。监察办对总部七个司或部的地方采购利用情况进行了审查。认为现行正规程序已经过时，需要更新以反映组织现状，并对这一手段的用户提供适当指导。然而，它注意到各司或各部普遍遵守可接受的采购原则。这些报告还指出采购处应加强对地方采购利用情况的监测，并定期进行采购趋势分析以利决策。

27. 这一年中，监察办对信息技术安全的某些方面进行了审查。审查表明自1991 年以来未进行过任何全面的信息技术风险评价。对粮农组织在当前的威胁中可能得不到充分保护表示关注。建议进行一次适当的风险评价并定期加以重复。管理部门同意这项建议，并正在为此类风险评价拟定标准。

28. 2002年1月1 日，欧元纸币和硬币开始流通，取代了欧洲联盟12 个国家的国家货币。为了准备采用新的货币，监察办对粮农组织作出的安排进行了审查。这项审查涉及工资、银行、应付帐款、Oracle 系统、应收帐款、旅行、钱币和纪念章、信用社和总部的其他服务。作为这项审查的结果，监察办发表了一份核查报告，认为粮农组织的主要业务系统到2002 年1月能够处理欧元交易。粮农组织内部的少数几项次要活动未能为采用欧元作出充分准备，该报告提请管理部门注意这些活动，并采取适当行动。

29. 这一年期间，与联合国其他机构进行了广泛的合作。在一次合作中，世界粮食计划署提请监察长注意某一个区域办事处中现有的一项特殊人事案件。这一事项得到积极的追究和解决。这项审查发现了招聘过程的缺陷，主要涉及证明人核查不充分。在另一个事例中，监察办得到了联合国开发计划署审计员的协助，理清有关实地采购活动的一些代办事项。此类协助导致及时采取后续行动，使所审查的合同中的付款额下降。本着同样的精神，监察办与纽约联合国内部监察办公室和维也纳国际原子能机构就其他人事事项进行了合作。

30. 正如去年所报告的那样而且值得在此重复，粮农组织对“审计落实”事项非常认真。助理总干事/ 办公室主任负责落实审计建议。他通过向各计划经理通报总干事有关执行工作的指示，确定报告所采取的行动的具体日期并随后在必要时采取后续行动来完成这项任务。这是一项极其有力的“审计落实”工具，再加上监察长办公室的正常后续行动，业已证明十分有效。

31. 联合国和多边财务机构内部审计处的财务代表于2001 年6月在曼谷举行会议。这给监察长访问粮农组织区域办事处，并与在曼谷活动的其他专业联络人员见面提供了一个机会。代表们的正式会议为来自国际审计专业人员社会的内部审计员和其他监察机构交流看法和经验提供了极好的论坛。由世界银行在华盛顿组织、原定于2001 年9月11 日那一周举行的联合国组织和多边金融机构调查员第三届会议因该周发生的悲惨事件而被取消。

32. 监察办在罗马组织了一届非常成功的现场讨论会。主题是内部审计趋势及最佳方法/ 风险评估和关于欺骗问题的高级专题讨论会。这些会议由这一领域的国际知名专家组织，由监察办所有工作人员出席。此外，姊妹组织、包括世界粮食计划署、国际农业发展基金、国际原子能机构、联合国工业发展组织、联合国教科文组织、世界卫生组织、国际电讯联盟、联合国驻日内瓦办事处和欧洲安全与合作组织的工作人员在分摊费用的基础上参加了会议。就外延工作而言，监察长还与设在罗马的各机构的对等人员每月举行定期会议。与联合国其他机构和国际机构的审计和调查单位的负责人保持密切联络。

III．审计活动

33. 监察办的审计活动按计划成分规划、组织、管理和报告。鉴于粮农组织的工作计划和预算按两年度编制，所以审计工作计划也按两年度编制。审计计划按从上而下的方式制定，考虑到战略框架、中期计划、工作计划和预算、大会、理事会、计划委员会和财政委员会的讨论及总干事的政策声明和倡议。随后，在监察办内部以由下而上的方式更加详细地制定这项计划，并提交总干事审查同意。尽管如上所述，这是一项灵活的计划，可根据情况的变化或高级管理部门的要求或由监察长本人加以修改。

34. 审计活动通常导致提出具体的审计报告。然而，监察长办公室对本组织整个管理控制过程的贡献大大超越了提交正式报告，这些活动在以下各段中作了概述，表明了这一年期间所开展的工作的性质和范围，附件A 说明了2001年提出的具体报告。

A．总部活动

35. 总部小组的首要重点是对行政及财务部进行全面审计。然而，监察办越来越多的审计工作涉及各技术部。虽然该小组的主要专业技能仍然侧重与财务、司库、会计和管理有关的原则，但办公室技术、信息系统和电子数据加工的其他方面也成为焦点。总部小组还负责信用社、职工商店和世界粮食计划署某些成分的年度审计。所有这些活动都在回收成本的基础上进行。

36. 在本年度中该小组总共提出了19份报告，列于附件A(i) 中。

B．权力下放活动

37. 该小组主要负责各区域、分区域和联络办事处以及粮农组织驻国家代表处和若干特定的实地项目的所有审计。其中一项例外是以油换粮计划。由于这项计划的规模、复杂性和特殊的人事安排，这项责任分配给特别管理任务小组。

38. 权力下放活动不仅包括派驻四个区域办事处中的审计人员开展的工作，而且涉及总部的有关职能。各区域办事处中的工作包括与全面审计有关的全套审计活动。其中包括就财务、会计和行政事项、人员编制、职工招聘和挑选以及组织、内部控制和时而产生的其他事项等等向管理部门和技术单位提供咨询。

39. 该小组还密切注视作为财务司操作的内部核查或内部控制机制的一部分而聘用的地方审计公司的工作，常常作为其规划和监测职能的一部分提及这些公司的报告。这些报告也在新任命的粮农组织驻国家代表的情况介绍和指导计划中得到利用，并用于随后在任期间对执行工作的评价作出贡献以及在粮农组织驻国家代表任期结束时的交接安排。

40. 在2001年中，该小组总共提出了如附件A(ii) 列出的45份报告：15 份涉及区域和分区域办事处的各个方面，16 份涉及粮农组织驻国家代表处和14 份涉及具体项目。

C．特殊管理任务

41. 该小组实际处理监察长办公室的所有特殊询问、检查、特别审计和调查。所有这些工作都由总干事办公室或高级管理部门的其他成员提出，或偶尔由个别工作人员提出。这些活动尤其是特殊调查并非始终导致提出正式的审计报告，更多的是在结束时进行非正式汇报或提出保密备忘录。

42. 该小组也涉及与采购（主要是审查免于进行竞争性过程和招标小组活动的申请）、通讯、旅行、健康保险和职工利益等有关的事项。监察办最近重新调整责任之后，该小组支持监察长开展许多内部安排、人员和行政事项的工作。

43. 该小组还负责审查总干事直属办公室的财务状况和每月开支及部际预算中的有关开支并提出意见。

44. 这一年中总共提出了附件A(iii)中所列的24 份具体的审计报告。

IV．招标小组活动

45. 设备、补给品和服务的采购依照粮农组织行政手册规定的原则和程序。这就授权监察长办公室负责接收、开启、记录和安全保存应招标邀请而提出的所有标书。这确保招标过程独立、客观、安全和透明。

46. 在过去一年中，招标小组召开了127次会议，处理了407 次招标。为这些招标邀请了7 551 家公司投标，收到了2 180 项投标。在所有方面，与前几年相比，业务活动程度大大增加，这主要是由于以油换粮计划、科索沃活动以及更加频繁和广泛的故意测试采购活动市场。

V．管理活动

47. 曾经考虑按照经常使用的管理成分即规划、组织、人员配备、指导和控制方面报告本节的活动。然而，还是决定不太正式的叙述形式更适合本项活动报告的风格。

48. 监察办参加本组织一些重要的“常设委员会”：计划政策及咨询委员会、信息管理技术委员会（及其小组委员会）、世界农业信息中心委员会、采购委员会、医疗保险咨询委员会、投资委员会及其咨询委员会、Oracle 执行指导委员会、食品服务联合委员会及信用社董事会。监察办还参加特设内部审查组、特别工作组和评价小组等等。监察办密切注视计划委员会、财政委员会、理事会和大会的审议活动，其高级成员不时会见成员国的高级官员和代表、外聘审计员、联合检查组和联合国其他组织和国际组织承担监督职能的同事。

49. 有关人员状况在本报告附件B中以图示方式作了说明。专业人员职类的四个空缺职位中有三个职位已进入最后任命阶段，一个职位正在发布招聘广告。预计监察办即将满员，专业人员和一般服务人员两个类别均将保持十分合格和经验丰富的妥善平衡的人员队伍。然而，在2001 年期间，监察办再次因人员空缺和借调人员给粮农组织其他司而受到影响。尽管如此，监察办能够酌情利用各种伙伴计划、短期咨询和工作调整而得到补偿。关于人员配备的详细情况及一些概要的人员资料见附件B 。

50. 培训和培养仍然是监察办全面管理的一个重要方面。这包括三项成分：专业审计培训、语言培训和办公室技术应用培训。在专业人员方面，第二节审计外延项目中所说明的分为两个部分的“现场”研讨会和专题讨论会十分成功。妥善使用了粮农组织内部可提供的设施进行语言培训和满足我们的办公室技术培训需要。一名审计员参加了联合王国一所大学的远程学习计划，工作人员还不时参加通过人力资源管理司安排的其他培训计划。2002 年将继续致力于开展培训和培养活动。

51. 监察办仍然定期组织工作人员专题会议，由粮农组织专家向审计工作人员介绍其专业领域的发展现状。这不仅涉及传统的财务和行政领域，而且大多数情况下利用了各技术司的高级官员。

52. 监察办所使用的一项有益的内部管理手段是时间控制系统。所有工作人员做半小时活动单位记录，并向监察长报告时间表。这样可按照年初确定的指标监测审计工作。为2001 年确定的指标中总部活动占30 ％，权力下放活动占40 ％和特别安排活动占30％。2001 年报告的实际审计活动中总部活动26 ％，权力下放活动54 ％和特别管理活动20％。与指标的这种差异是由于对实地工作的更加重视。

53. 最后，监察办希望再次向其审计工作过程中联络的各级工作人员，尤其是向管理部门成员在全年过程中给予的支持和积极响应、合作和协助表示感谢。

	监察长 G. Peter Wilson (D-2)
秘书支持 V. Brooke G-3 K. Travers (80% G-4) G-3				行政支持 C.Bricknell G-6 M.T.Baiani ( 登记) 　 G-4

总部活动 L. Elliott P-5 空缺 P-3 A.Barrow P-3 E.Pezzola G-6 M.Carbone G-5		特别管理任务 A. Lo Faso D-1 空缺 P-4 M. Abreu P-3 D. Ramirez P-2 D. Chiodi G-4 S.Saluja P-4 ( 顾问)*	权力下放活动 J. Cortes P-5 Y.Ogino （亚太区域办） P-4 空缺（拉美加区域办） P-4 E.Khalil （近东区域办）** P-4 M.Smith-John （非洲区域办） P-4 空缺（总部） P-4 F.Zafar （总部） P-2

* 派驻伊拉克以油换粮计划－该职位将于2002年1月变成定期职位

	段次
I．引言	1-3
II．特别重要的事项	4-32
III．审计活动	33-34
A．总部活动 B．权力下放活动 C．特殊管理任务	35-36 37-40 41-44
IV．招标小组活动	45-46
V．管理活动	47-53
附件A －内部审计报告
(i) 总部活动 (ii) 权力下放活动 (iii) 特别管理任务
附件B －办公室的结构
(i) 组织机构图 (ii) 人员配置表

		职等		男性	女性		空缺		合计
专业审计人员职位									16
1 主任		D2		1
1 首席审计员		D1			1
2 高级审计员		P5		1	1
1 区域审计员		P5		1
4 区域审计员*		P4		2	1		1
2 审计员		P4					2
3 审计员		P3		1	1		1
2 审计员		P2		2
准专业审计人员职位									3
1 审计助理		G6		1
1 审计办事员		G5			1
1 审计办事员		G4			1
对审计的秘书支持									2
1 双语打字员（80 ％）		G3			1
1 速记员		G3			1
其他辅助人员									2
1 主任秘书		G6			1
1 记录员		G4			1
				9	10		4		23
上述职位的国家分配情况：
国家	专业人员					一般服务人员		合计
	总部		区域
巴西	1							1
加拿大	1		1( 近东区域办)					2
印度*			1( 伊拉克)					1
意大利						4		4
牙买加			1( 非洲区域办 )					1
日本			1( 亚太区域办 )					1
巴基斯坦	1							1
西班牙	1							1
联合王国	2					3		5
美国	2							2
空缺	3		1( 拉美加区域办)					4
	11		5			7		23

财政委员会

第九十九届会议

2002 年5月 6－10 日，罗马

监察长办公室 2001年年度活动报告

监察长办公室