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PARTIE X

DIRECTIVES A L'USAGE DES COMITES DU CODEX

22. La Commission était saisie du document “Directives à l'usage des comités du Codex” (ALINORM 66/3(2)). Le texte final de ce document préparé par le Groupe de travail ad hoc du Comité du Codex sur les Principes généraux, a été soumis à la Commission après acceptation par le Comité exécutif. Après avoir examiné ces Directives et y avoir apporté de légères modifications, la Commission approuve leur inclusion dans le Manuel du Codex Alimentarius. Elle propose que l'on apporte aux Directives les amendements ci-après: paragraphe 3, ligne 2 de la page 2, remplacer “peuvent” par “devraient également être invitées” paragraphe 10 (alinéa c) - après “les délégations”, ajouter “et les délégations des pays observateurs” désirant … Le texte des Directives à l'usage des comités du Codex, accepté par la Commission, est reproduit in extenso ci-après

INTRODUCTION

1. En vertu de l'Article 6 de ses Statuts et de l'Article IX.1(b)(1) de son Règlement intérieur, la Commission du Codex Alimentarius a créé un certain nombre de comités du Codex chargés d'établir des normes en conformité de la Procédure d'élaboration des normes Codex. Elle a également déterminé ceux de ses comités qui établiront des normes mondiales et ceux qui élaboreront des normes destinées à une région donnée. Le Règlement intérieur de la Commission s'appliquera mutatis mutandis aux comités du Codex.

COMPOSITION DES COMITES DU CODEX

Membres

2. Les comités du Codex qui élaborent des normes mondiales sont ouverts aux membres de la Commission qui ont notifié au Directeur général de la FAO ou au Directeur général de l'OMS leur désir d'être considérés comme membres desdits comités qui peuvent également comprendre certains membres désignés par la Commission. Les comités du Codex qui élaborent des normes destinées à une région ou à un groupe de pays ne sont ouverts qu'aux membres de la Commission qui appartiennent à la région ou au groupe de pays intéressés.

Observateurs

3. Tout autre membre de la Commission et tout Etat Membre ou Membre associé de la FAO ou de l'OMS qui ne fait pas partie de la Commission peut prendre part en qualité d'observateur aux travaux de tel ou tel comité du Codex s'il a notifié au Directeur général de la FAO ou au Directeur général de l'OMS son désir d'y participer. Ces pays peuvent participer pleinement aux travaux des comités et ils doivent bénéficier des mêmes possibilités que les autres membres pour exprimer leur point de vue et soumettre même des mémorandums sans toutefois disposer du droit de vote ni être habilités à présenter des propositions de fond ni des motions de procédure. Les organisations internationales qui entretiennent des relations officielles avec la FAO ou avec l'OMS devraient également être invitées à prendre part, en qualité d'observateurs, aux réunions des comités du Codex qui les intéressent.

ORGANISATION ET RESPONSABILITES

Présidence

4. Le soin de désigner le président de tel ou tel comité du Codex est confié par la Commission du Codex Alimentarius à celui de ses Etats Membres qui a manifesté l'intention d'accepter la charge financière et toute autre responsabilité dudit comité. Il incombe à l'Etat Membre intéressé de désigner parmi ses ressortissants le président de ce comité. Au cas où cette personne serait dans l'incapacité, pour une raison quelconque, d'assumer la présidence, l'Etat Membre intéressé désignera une autre personne qui remplira les fonctions de président jusqu'à ce que le président soit en mesure de reprendre ses fonctions. A n'importe quelle session, un comité peut désigner un ou plusieurs rapporteurs parmi les délégués présents.

Secrétariat

5. L'Etat Membre auquel la responsabilité d'un comité du Codex a été confiée est chargé de fournir tous les services de conférence nécessaires, y compris le secrétariat. Le secrétariat devrait disposer d'un personnel adéquat (dactylographes et sténographes) capable de travailler sans difficulté dans les langues employées lors de la session; il devrait également disposer d'un equipement approprié pour dactylographier et reproduire les documents. L'interprétation, de préférence simultanée, devrait être assurée dans toutes les langues utilisées lors de la session et, lorsque le rapport doit être adopté dans plus d'une des langues de travail du comité, les services d'un traducteur devraient être disponibles. Le secrétariat du comité est chargé de préparer le rapport provisoire en consultation, le cas échéant, avec les rapporteurs. En cas de besoin, les représentants de la FAO et de l'OMS assistant à la réunion aideront à la préparation du rapport.

Fonctions et mandat

6. Les comités du Codex ont notamment les fonctions ci-après:

  1. établir un ordre de priorité, si besoin est, parmi les sujets et produits dont l'examen relève de leur mandat;

  2. étudier les types de produits devant faire l'objet de normes, par exemple décider si les substances servant à des traitements ultérieurs dans les denrées alimentaires doivent être couvertes;

  3. préparer des projets de normes Codex dans le cadre de leur mandat;

  4. soumettre à chaque session de la Commission un rapport sur l'état d'avancement de leurs travaux et, le cas échéant, un rapport sur toute difficulté liée à leur mandat, ainsi que des suggestions tendant à amender celui-ci.

SESSIONS

Invitations et ordre du jour provisoire

7. a) Les sessions des comités du Codex sont convoquées par les Directeurs généraux de la FAO et de l'OMS en consultation avec le président de chacun de ces comités. Le président intéressé doit envoyer les projets de lettre d'invitation et ordre du jour provisoire au Chef du Programme FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, en vue de leur transmission par les Directeurs généraux à tous les Etats Membres et Membres associés de la FAO et de l'OMS, aux Services centraux de liaison avec le Codex et à toutes les organisations internationales intéressées en conformité des listes d'adresses officielles de la FAO et de l'OMS. Les projets de lettre d'invitation et ordre du jour provisoire devraient être communiqués à la FAO trois mois au moins avant la date de la réunion. Avant de soumettre les projets en question, les présidents devraient informer et consulter les Services centraux nationaux de liaison avec le Codex dans les pays où de tels organes ont été établis et, le cas échéant, obtenir le visa des autorités nationales compétentes (Ministère des Affaires étrangères, Ministère de l'Agriculture, Ministère de la Santé, etc. selon le cas). Si les Directeurs généraux désirent proposer des amendements, le président du comité intéressé doit être consulté avant l'introduction de ces amendements. Le projet d'invitation et l'ordre du jour provisoire soumis par le président seront traduits par la FAO/OMS dans les langues de travail de la Commission.

b) Les lettres d'invitation seront établies dans les langues de travail de la Commission; les projets de lettres d'invitation devraient traiter notamment des points suivants:

  1. nom du Comité du Codex;

  2. date et heure de la séance d'ouverture et date de la séance de clôture de la session;

  3. lieu de la session;

  4. langues à utiliser au cours de la session et dispositions prises en matière d'interprétation (interprétation simultanée ou non);

  5. le cas échéant, renseignements concernant les réservations d'hôtel;

  6. demande d'indiquer le nom du délégué principal et des autres membres de la délégation et de préciser si le délégué principal d'un gouvernement participera à la session en qualité de représentant ou bien d'observateur.

Les destinataires seront normalement invités à envoyer leurs réponses au président pour qu'elles lui parviennent aussitôt que possible et, en tout état de cause, au moins 30 jours avant la session. Une copie devrait être également envoyée au Chef du Programme FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome. Il est de la plus haute importance que tous les gouvernements et organisations internationales qui envisagent de participer à la session communiquent leurs réponses à la date indiquée dans la lettre d'invitation. Il conviendrait de préciser dans la réponse en combien d'exemplaires et en quelle langue les documents doivent être envoyés.

c) L'ordre du jour provisoire devrait indiquer la date, l'heure et le lieu de réunion et comporter les points suivants:

  1. adoption de l'ordre du jour;

  2. si nécessaire, élection des rapporteurs;

  3. points se rapportant à la question de fond à étudier, y compris le cas échéant l'indication de l'étape de la procédure établie par la Commission pour l'élaboration de normes à laquelle se trouve le point examiné pendant la session. Il faudrait également indiquer la cote des documents du Comité se rapportant au point examiné;

  4. autres questions;

  5. date et lieu de la session suivante;

  6. adoption du rapport provisoire

L'organisation des activités du Comité et la durée de la réunion devraient être prévues de manière à laisser suffisamment de temps vers la fin de la session pour l'approbation d'un rapport sur les travaux du Comité.

Organisation des travaux

8. Tout comité du Codex peut assigner des tâches déterminées à des pays, groupes de pays ou organisations internationales représentés à ses réunions et peut demander l'avis des Etats Membres et organisations internationales sur des points particuliers. Les comités du Codex ne sont pas habilités à créer des sous-comités officiels, qu'ils soient ou non ouverts à tous les membres de la Commission, sans l'approbation expresse de celle-ci.

Préparation et distribution de la documentation

9. a) Le président du comité du Codex intéressé devrait envoyer la documentation pertinente, au moins deux mois avant l'ouverture de la session, aux destinataires ci-après:

  1. tous les Services centraux de liaison avec le Codex;

  2. les chefs des délégations des pays membres, des pays observateurs et des organisations internationales;

  3. autres participants

en conformité des réponses reçues. Il conviendrait d'envoyer au Chef du Programme FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, vingt exemplaires de tous les documents dans chaque langue employée par le comité intéressé.

b) Les documents destinés à une session et préparés par des participants doivent être rédigés dans une des langues de travail de la Commission, qui devrait être, si possible, une des langues employées au sein du comité du Codex intéressé. Ces documents devraient être envoyés au président du comité, avec copie adressée au Chef du Programme FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome, suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent être inclus dans la distribution des documents pour la session. (Voir paragraphe 9 a)).

c) Le documents distribués à une session d'un comité du Codex, autres que les projets de documents préparés à la session et finalement distribués comme textes définitifs, devraient faire ultérieurement l'objet de la même distribution que les autres documents préparés pour le comité.

d) Les Services centraux de liaison avec le Codex sont chargés de veiller à ce que la documentation soit transmise à tous les intéressés dans leur propre pays et que toutes les mesures nécessaires soient prises à la date prévue.

e) Le président de chaque comité devrait donner à tous les documents du comité une cote de référence établie selon un code numérique dans une série appropriée. La cote de référence devrait figurer dans l'angle supérieur droit de la première page, avec indication de la langue dans laquelle le document a été rédigé ainsi que de la date de préparation. La provenance du document (origine ou pays où le texte a été établi) devrait être clairement précisée immédiatement après le titre. Le texte devrait être subdivisé en paragraphes numérotés.

f) Les membres de chaque comité du Codex devraient informer le président du comité, par l'intermédiaire des Services centraux de liaison avec le Codex, du nombre d'exemplaires dont ils ont normalement besoin.

g) Les documents de travail des comités du Codex peuvent être distribués librement à toutes les personnes qui aident une délégation à préparer sa participation aux travaux de tel ou tel comité; ils ne devraient cependant pas être publiés. En revanche, la publication des rapports des réunions des comités ou des textes définitifs des normes ne soulève aucune objection.

Déroulement des réunions

10. a) La participation aux réunions des comités du Codex, exception faite des séances officielles d'ouverture, devrait être réservée uniquement aux délégués et observateurs accrédités, ainsi qu'aux membres du secrétariat et à son personnel subalterne, à moins que le comité n'en décide autrement. Les Etats Membres responsables de comités du Codex doivent décider de la personne qui ouvrira officiellement en leur nom la réunion. Le président devrait inviter les membres du comité à présenter leurs observations sur l'ordre du jour provisoire puis, en tenant compte de ces observations, leur demander officiellement d'adopter l'ordre du jour provisoire ou, le cas échéant, l'ordre du jour amendé. Les réunions devraient se dérouler en conformité du Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius. On attire tout particulièrement l'attention sur l'Article VI. 7 qui est rédigé comme suit: “Les dispositions de l'Article XII du Règlement général de la FAO s'appliquent mutatis mutandis à toutes les questions qui ne sont pas expressément traitées en vertu de l'Article VI du présent Règlement”. L'Article XII du Règlement général de la FAO, dont un exemplaire sera remis à tous les présidents des comités du Codex, renferme des dispositions complètes sur la procédure à suivre en ce qui concerne les votes, les motions d'ordre, la suspension et l'ajournement des séances, l'ajournement et la clôture des débats sur une question déterminée, le réexamen d'une question ayant déjà fait l'objet d'une décision et l'ordre dans lequel les amendements doivent être étudiés.

b) Les présidents des comités du Codex devraient veiller à ce que toutes les questions soient étudiées de manière approfondie. Ils devraient également faire le nécessaire afin d'assurer que les observations écrites, formulées par les Membres qui ne sont pas présents à la session, seront prises en considération par le Comité. Tous les points à examiner devraient être clairement présentés au comité. En règle générale, le mieux à cet effet consiste à dégager ce qui paraît être l'opinion généralement acceptable et à s'enquérir auprès des délégués s'ils ont des objections à formuler à l'encontre de l'adoption de cette opinion. Le président devrait toujours s'efforcer de parvenir à un assentiment général et ne pas demander au comité de procéder à un scrutin lorsque la décision du comité peut être adoptée sans opposition.

c) Les délégations et les délégations des pays observateurs désirant que leur objection à une décision du comité soit officiellement consignée, que la décision en question ait été prise à la suite d'un scrutin ou non, peuvent demander l'inscription de leur réserve dans le rapport du comité. Cette indication devrait comporter non pas une simple phrase du genre “La délégation de X réserve sa position”, mais donner des précisions sur l'ampleur de l'objection émise par la délégation à l'encontre de telle ou telle décision du comité et déclarer si la délégation en question est simplement opposée à ladite décision du comité ou si elle désire que le point en cause fasse l'objet d'un nouvel examen.

d) Seuls les chefs de délégation des pays membres, des pays observateurs ou des organisations internationales peuvent prendre la parole, à moins qu'ils autorisent d'autres membres de leur délégation à le faire.

Rapports

11. a) Les rédacteurs des rapports devraient tenir compte des considérations suivantes:

  1. les décisions devraient être formulées de façon claire; toutes les décisions au sujet des projets de normes devraient être accompagnées de l'indication de l'étape à laquelle se trouvent les normes considérées;

  2. si des mesures doivent être appliquées avant la réunion suivante du comité, il convient d'indiquer clairement la nature de ces mesures, responsable de leur mise en oeuvre et la date à laquelle elles devront être prises;

  3. les points nécessitant un examen de la part d'autres comités du Codex devraient être clairement exposés;

  4. si le texte du rapport est relativement long, des résumés concernant les points adoptés et les mesures à prendre devraient être incorporés à la fin du rapport.

b) Les annexes suivantes devraient être jointes au rapport:

  1. liste des participants, avec adresses postales complètes;

  2. projets de normes, avec indication de l'étape à laquelle ils se trouvent.

c) Le secrétariat du comité du Codex veillera à ce que le texte adopté du rapport final soit communiqué aussitôt que possible et, en tout état de cause, au plus tard un mois après la clôture de la session, à tous les participants, à tous les services centraux de liaison avec le Codex et, en 20 exemplaires dans chacune des langues utilisées à la session, au Chef du Programme FAO/OMS sur les normes alimentaires, FAO, Rome.

ELABORATION DE NORMES CODEX

12. Dans l'élaboration des normes, chaque comité du Codex devrait se préoccuper des points suivants:

  1. Il faudrait tenir compte des lignes directrices contenues dans les Principes généraux du Codex Alimentarius.

  2. Toutes les normes devraient inclure une introduction contenant les renseignements suivants:

    1. la description de la norme;

    2. des références y compris l'étape atteinte par la norme selon la procédure pour l'élaboration des normes, et la date de l'approbation du projet;

    3. points du projet de norme qui appellent une ratification ou une action de la part d'autres comités du Codex.

  3. En ce qui concerne les normes pour un produit comportant plusieurs sous-catégories, par exemple le fromage, le Comité peut soit élaborer une norme générale puis établir dans le cadre de celle-ci des normes pour chaque sous-catégorie en prévoyant des spécifications de composition différentes, par exemple “fromage tout gras” et “fromage à base de lait écrémé”, soit mettre au point des normes pour une série de sous-catégories sans préparer de norme générale du tout. Dans les deux cas, ces normes devraient contenir des dénominations claires pour les sous-catégories.

  4. En général, il ne devrait pas être nécessaire de modifier la dénomination d'une denrée en raison de la présence d'un additif alimentaire autorisé. Toutefois, dans quelques cas, lorsque l'additif donne lieu à une modification importante du produit, des mentions d'étiquetage appropriées peuvent être prescrites en plus de l'indication de l'additif parmi les ingrédients déclarés.

RAPPORT ENTRE LES COMITES S'OCCUPANT DE PRODUITS ET LES COMITES GENERAUX

13. Les comités du Codex peuvent demander l'avis et les conseils des Comités sur l'étiquetage des denrées alimentaires, sur les additifs alimentaires, sur les méthodes d'analyse et d'échantillonnage et sur l'hygiène alimentaire, au sujet de toute question relevant de leur compétence.

Etiquetage des denrées alimentaires

a) Les comités du Codex s'occupant de produits devraient établir dans chaque projet de norme une section contenant toutes les spécifications d'étiquetage de la norme. Cette section devrait uniquement renfermer des dispositions qui, par rapport à la norme générale sur l'étiquetage des denrées alimentaires, constituent, pour le produit considéré, des dispenses, des spécifications additionnelles ou des clauses interprétatives nécessaires. Toutes les normes Codex pour des produits devraient être soumises pour examen au Comité du Codex sur l'étiquetage des denrées alimentaires dans le cadre de l'étape 3 de la Procédure d'élaboration des normes Codex, un tel examen ne devant cependant pas retarder le passage des normes aux étapes suivantes de la procédure. Toutes les spécifications d'étiquetage devront être ratifiées par le Comité du Codex sur l'étiquetage des denrées alimentaires. Les normes pour des produits envoyées pour avis aux gouvernements dans le cadre de l'étape 3 devraient être accompagnées d'une déclaration précisant que les dispositions en matière d'étiquetage doivent être ratifiées par le Comité du Codex sur l'étiquetage des denrées alimentaires et que la norme générale sur l'étiquetage des denrées alimentaires est applicable dans la mesure où la norme en question n'en dispose pas autrement de manière expresse.

Additifs alimentaires

b) Les comités du Codex s'occupant de produits devraient établir, dans chaque projet de norme, une section contenant toutes les spécifications relatives aux additifs alimentaires. Cette section devrait énumérer nommement les additifs jugés technologiquement nécessaires ou dont l'emploi est presque partout autorisé dans les aliments, avec indication de limites le cas échéant. Toutes les dispositions en matière d'additifs alimentaires de chaque norme Codex intéressant un produit devraient être soumises pour examen au Comité du Codex sur les additifs alimentaires dans le cadre de l'étape 3 de la Procédure d'élaboration des normes Codex, un tel examen ne devant cependant pas retarder le passage de la norme aux étapes suivantes de la procédure. Toutes les dispositions relatives aux additifs alimentaires devront être ratifiées par le Comité du Codex sur les additifs alimentaires. Les normes pour des produits envoyées pour avis aux gouvernements dans le cadre de l'étape 3 devraient être accompagnées d'une déclaration précisant que les dispositions en matière d'additifs doivent être ratifiées par le Comité du Codex sur les additifs alimentaires et être conformes à toute liste générale d'additifs alimentaires établie par ce Comité.

Méthodes d'analyse et d'échantillonnage

c) Les comités du Codex qui prévoient des dispositions relatives aux méthodes d'analyse et d'échantillonnage dans une norme Codex pour un produit devraient les soumettre pour examen au Comité du Codex sur les méthodes d'analyse et d'échantillonnage dans le cadre de l'étape 3 de la Procédure d'élaboration des normes Codex, un tel examen ne devant cependant pas retarder le passage de la norme aux étapes suivantes de la procédure. Toutes les dispositions en matière d'analyse et d'échantillonnage devront être ratifiées par le Comité du Codex sur les méthodes d'analyse et d'échantillonnage. Lorsqu'elles sont envoyées aux gouvernements pour avis dans le cadre de l'étape 3, les normes pour les produits contenant des dispositions sur les méthodes d'analyse et d'échantillonnage devraient être accompagnées d'une déclaration précisant que ces dispositions doivent être ratifiées par le Comité du Codex sur les méthodes d'analyse et d'échantillonnage.

Hygiène alimentaire

d) Les comités du Codex qui prévoient des dispositions relatives à l'hygiène dans une norme Codex pour un produit devraient les soumettre pour examen au Comité du Codex sur l'hygiène alimentaire dans le cadre de l'étape 3 de la Procédure d'élaboration des normes Codex, un tel examen ne devant cependant pas retarder le passage de la norme aux étapes suivantes de la procédure. Toutes les dispositions en matière d'hygiène devront être ratifiées par le Comité du Codex sur l'hygiène alimentaire. Lorsqu'elles sont envoyées aux gouvernements pour avis dans le cadre de l'étape 3, les normes pour des produits contenant des dispositions sur l'hygiène devraient être accompagnées d'une déclaration précisant que ces dispositions doivent être ratifiées par le Comité du Codex sur l'hygiène alimentaire.

Aliments surgelés

e) Les normes Codex pour des produits alimentaires surgelés, élaborées par des comités du Codex, devraient être soumises pour examen au Groupe mixte CEE/Codex Alimentarius d'experts de la normalisation des denrées surgelées dans le cadre de l'étape 3 de la Procédure d'élaboration des normes Codex.


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