المجلس التنفيذي

الدورة العادية الثالثة

روما، 21- 25/10/2002

مسائل المالية والميزانية

البند 5 من جدول الأعمال

الحسابات المراجعة للفترة المالية(2000-2001) القسم الخامس

تقرير مرحلي عن تنفيذ التوصيات الواردة في تقرير المراجع الخارجي عن الفترة 2000-2001

طبعت هذه الوثيقة في عدد محدود من النسخ. يمكن الإطلاع على وثائق المجلس التنفيذي في صفحة برنامج الأغذية العالمي في شبكة انترنت على العنوان التالي: (http://www.wfp.org/eb)

Distribution: GENERAL

WFP/EB.3/2002/5-A/1/5

2 September 2002

ORIGINAL: ENGLISH

FC 100/15 V

مقدمة للمجلس ليجيزها

تقرير مرحلي عـن تنفيذ التوصيات الـواردة فـي تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 2000-2001

1-             يسر المدير التنفيذي أن يعرض هذا التقرير الذي يحتوى على استجابة الأمانة بالإضافة إلى معلومات عن الإجراءات المتخذة حتى الآن أو المزمع اتخاذها لتنفيذ توصيات المراجع الخارجي بشأن الكشوف المالية لبرنامج الأغذية العالمي عن الفترة المالية من 1/1/2000 إلى 31/12/2001.

2-             ,يتضمن تقرير المراجع الخارجي نتائج عمليات المراجعة التي قام بها في عامي 2000-2001 والجزء الأول من عام 2002. وفور ختام أعمال المراجعة هذه بعث المراجع الخارجي بنتائجها إلى المكاتب المعنية في المقر والمكاتب القطرية في شكل ملاحظات مراجعة أو رسائل إدارة. وقد أتاح ذلك الفرصة للاستجابة الفورية للتوصيات واتخاذ إجراءات تصحيحية أو صياغة قرارات واستراتيجيات لتنفيذ التوصيات في المستقبل. ويرد ذلك في هذا التقرير المرحلي الأول عن تنفيذ التوصيات الواردة في تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 2000-2002.

3-             وقد أدخلت تحسينات أخرى على الوثيقة الحالية استجابة لاقتراحات لجنة المالية في منظمة الأغذية والزراعة بأن يبين المراجع الخارجي في تقريره الأهمية النسبية لتوصياته والإطار الزمني لتنفيذها. وتتألف المصفوفة الآن من خمسة أعمدة هي:

× العمود الأول يبين توصيات المراجع الخارجي الواردة في تقريره عن الفترة 1998-1999 مع الإشارة إلى أرقام الفقرات الخاصة بها في تقرير المراجع الخارجي.

× العمود الثاني يبين الأهمية التي أولاها المراجع الخارجي للتوصية.

× العمود الثالث يبين الاطار الزمني للانتهاء من تنفيذ الإجراء الذي أوصى بها المراجع الخارجي.

× العمود الرابع يبين استجابة الأمانة وتعليقاتها على التوصية.

× العمود الأخير يبين الإجراءات التي اتخذت أو ستتخذ.

التقرير المرحلي عن تنفيذ التوصيات الواردة في تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 2000-2001

توصية المراجع الخارجي (في تقرير المراجعة للفترة 2000-2001)	الأهمية	الإطار الزمني	استجابة البرنامج	الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ
المسائل المالية
طرق تقدير قيمة السلع
نكرر توصيتنا السابقة الداعية إلى تصميم وتنفيذ إجراء شامل، بما في ذلك تعريف أشد دقة لما يشكل فاتورة من الجهات المانحة تمتثل لأحكام المادة الثالثة عشرة-6 من اللائحة العامة والمادة الرابعة بعد المائة-2 من اللائحة المالية. [الفقرة 15]	مهمة	قبل نهاية 2002	موافق	ستصدر توجيهات تبين إجراءات تقدير قيمة السلع وتقدم تعريف للفاتورة أو ما يعادلها وتحدد الوحدات المسؤولة عن ضمان الالتزام بالقواعد المذكورة.
مساهمات أصدقاء البرنامج
بالنظر إلى عزم البرنامج على توليد المزيد من التمويل من القطاع الخاص نوصي بوضع سياسات ومبادئ توجيهية مفصلة بهذا الصدد. وبما أنه قد تكون للموضوع آثار على تكاليف الدعم غير المباشر، كما في حالة منظمة "أصدقاء البرنامج"، فإن من الواجب استشارة المجلس التنفيذي قبل إصدار السياسات آنفة الذكر.وقد أشار البرنامج إلى أن ذلك سيكون إحدى القضايا التي ستثار فيما يتعلق بسياسات الموارد والتمويل طويل الأجل [الفقرة 22]	مهمة	قبل نهاية 2002	وافق على أنه ينبغي تطوير السياسة الخاصة بمناولة المنح المقدمة من القطاع الخاص ومسك حساباتها. وينبغي أن يشمل ذلك سياسة لاسترداد تكاليف الدعم غير المباشر	تم تعيين خبير استشاري لاستعراض ترتيبات تعبئة الأموال من القطاع الخاص، وستطور أي اقتراحات بهذا الشأن وتعرض على المجلس التنفيذي في إطار استعراض سياسة الموارد والتمويل طويل الأجل
الفوائد
نوصي بإصدار التعليمات المحاسبية الجديدة بشأن حساب الفائدة على الفور. [الفقرة 29]	جديرة بالاهتمام	قبل نهاية عام 2002	موافق. ستصدر تعليمات محاسبية لإضفاء الطابع الرسمي على الأسلوب الحالي للاحتساب الآلي في نظام WINGS
المطابقة المصرفية
نوصي ببذل قصارى الجهد لاختصار فترات التأخر الملحوظة حالياً في عملية المطابقة المصرفية. [الفقرة 39]	مهمة	على وجه السرعة	تأخرت المطابقة المصرفية في 2001 بسبب تحديد أوليات الأنشطة ذات الصلة بإعداد كشوف المرتبات وقلة الموارد من الموظفين، وتم التعويض عن ذلك بالتأكد من الترخيص المناسب بالمدفوعات ولكن الأرصدة المصرفية اليومية التي تشمل جميع المدفوعات خضعت للرصد في حينها حيث أصبح من السهل الوصول إليها الآن في إطار النظام الجديد وتم نقل المسؤولية عن المطابقة المصرفية من الخزانة إلى فرع الحسابات بغرض تدعيم عمليات الفحص وتحديد الأرصدة	تحقق تقدم نحو الانتهاء من مطابقة جميع الحسابات المصرفية في مقر البرنامج لعام 2002 والبالغ عددها 35 حسابا مصرفيا. وقد أعطيت الأولية للحسابات ذات القيمة الدولارية الأعلى، وتمت مطابقة قرابة 75 من مجموع الرصيد النقدي
الرقابة عن الحسابات المصرفية الميدانية
نوصي بأن يقوم فرع الدعم الميداني بصورة منتظمة بمطابقة قائمته الحسابات المكاتب القطرية مع المكاتب القطرية المعنية. وبالإضافة إلى ذلك فإننا نوصي بتذكير المكاتب القطرية بقواعد دليل المحاسبة للمكاتب القطرية. [الفقرة 42]	مهمة	على وجه السرعة	وزعت القائمة الحالية لحسابات المكاتب القطرية (التقارير الشهرية لرصيد النقدية الدفترية) التي تؤخذ من قاعدة البيانات في المقر، على المسؤولين الماليين والمديرين الإقليميين.  وسوف تنفذ عملية إضافية هي استعراض القائمة في ضوء قواعد لدليل المحاسبة للمكاتب القطرية-نظام SAP للمعاملات المصرفية للكشف عن أي حسابات مصرفية لا ترد في قائمة الحسابات المصرفية المرخصة	سيواصل الفرع استخدام هذه القائمة كأساس للاستعراض وإبلاغ الإدارة بوضع الحسابات المصرفية، بما في ذلك اتخاذ القرارات أو الإجراءات لفتح أو إقفال الحسابات المصرفية
الأموال النقدية في حساب الأمانة
نوصي بما يلي : التحقيق في الفوارق القائمة إلى حين تسويتها تماما. - ينبغي إجراء عملية المطابقة بين الأصول والخصوم بصورة منتظمة. على نحو ما هو وارد من تعليمات في تعميم المدير التنفيذي فإن من الواجب تعيين مراجعين خارجيين محليين لمراجعة هذه الأموال كل سنة. [الفقرة 43]	مهمة	على وجه السرعة	ستفحص الفوارق القائمة مع تسويتها حسب الاقتضاء  موافق. وسوف يتم استعراض ومطابقة جميع الأصول والخصوم بصورة منتظمة. موافق. سيجري مكتب المراجعة الداخلية استعراضا للتأكد من مدى الالتزام بالتعميم الذي أصدره المدير التنفيذي.	بدأت عملية المطابقة، وبعد الانتهاء منها ستجرى التسويات المطلوبة
عدد الحسابات (الجدول البياني للحسابات في نظام WINGS
نوصي بإجراء استعراض بهدف تبسيط الجدول البياني للحسابات. [الفقرة 48]	مهمة	على وجه السرعة	موافق	تم تعيين خبير استشاري لاستعراض الجدول البياني للحسابات
حسابات الإرساليات العاجلة وغرامات التأخير
نوصي بتسوية البنود التي ما تزال قائمة بأقصى سرعة وتنفيذ عملية مطابقة شهرية بعد ذلك. ونوصي كذلك بأن يتم على الفور إصدار توجيه إداري عن "سياسات وإجراءات غرامات التأخير والإرساليات العاجلة". [الفقرة 49]	مهمة	على وجه السرعة	موافق. ستنفذ عمليات مطابقة شهرية وتتم تصفية البنود المعلقة بأسرع وقت ممكن	وزعت مسودة من التوجيه الإداري في يوليو/ تموز 2002 على المكاتب المعنية كخطوة نحو الانتهاء من إعداده وإصداره
حسابات التأمين
نوصي بأن يستعرض مكتب المراجعة الداخلية خطة تدابير مفصلة لإصدار إجراءات المحاسبة المتعلقة بحسابات التأمين، وأن يتم استعراض التقدم المحرز بانتظام بعد ذلك. [الفقرة 52]	مهمة	على وجه السرعة	موافق. سيتم فورا وضع خطة العمل لتصفية المبالغ المتبقية وعرضها على مكتب المراجعة الداخلية لاستعراضها	وضعت قائمة بمقترحات لتعزيز الإدارة والمحاسبة وإعداد التقارير عن حسابات التأمين وعرضت على المدير التنفيذي
أموال استحقاقات الموظفين
نكرر توصيتنا السابقة الداعية إلى الحصول على معلومات دقيقة عن الخصوم المستحقة للموظفين المحليين لبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي لإدراجها على النحو المناسب في الكشوف المالية للفترة 2002-2003. [الفقرة 53]	جديرة بالاهتمام	لإقفال الفترة 2002-2003	موافق. حصل البرنامج من برنامج الأمم المتحدة الإنمائي على أحدث تقرير إكتواري ولكنه لن يفيد البرنامج في شيء بسبب عدم تحديد أو تخصيص الخصوم بين منظمات الأمم المتحدة المشاركة.	في مطلع أغسطس/ آب 2002 تشاور البرنامج مع الأمانة العامة للأمم المتحدة والتي نصحته بالمضي في دراسته الاكتوارية حتى يتسنى الحصول بسرعة على المعلومات عن موظفي البرنامج المحليين. ويسير البرنامج فعلا في هذا الاتجاه وستتابع المسألة في الشهور القادمة.
سياسات محاسبية مختلفة لإيرادات ونفقات ميزانية دعم البرنامج والإدارة
نوصي بأن يواصل البرنامج جهوده لتسجيل إيراداته ومصروفاته على حد سواء على أساس الاستحقاق. [الفقرة 64]	أساسية	للفترة 2004-2005 كحد أقصى	موافق	انتهى البرنامج من استعراض الآثار المترتبة على هذا التغيير وسيعرضه على المجلس في إطار استعراض تكاليف الدعم غير المباشر للفترة 2000-2001 (WFP/EB/3/2002/05-C/1) ستنفذ الأمانة ذلك بمجرد تنفيذ التغييرات النظامية والإجرائية.
نفقات ميزانية دعم البرنامج والإدارة
نوصي بطرح وثيقة شاملة عن مصروفات دعم البرامج والإدارة على المجلس التنفيذي لاستعراضها على وجه السرعة، أو على الأقل قبل إعداد ميزانية الفترة المالية 2004-2005.بفترة كافية [الفقرة 68]	مهمة	في عام 2003	موافق	تشمل الوثيقة التي تتضمن النتائج النهائية لاستعراض تكاليف دعم البرنامج  والإدارة للفترة 2000-2001 التي ستعرض على المجلس في دورة أكتوبر/ تشرين الأول 2002 تحليلا شاملا لنفقات دعم البرنامج والإدارة. وستدرج الجوانب أو العناصر الأخرى في إطار استعراض سياسات الموارد والتمويل طويل الأجل.
المسائل الإدارية
إدارة الخزانة
عضوية لجنة الاستثمار في البرنامج
نوصي بأن تضم لجنة الاستثمار مزيداً من الأعضاء من الفنيين المتمرسين وأصحاب الخبرة العملية في شؤون الخزانة. [الفقرة 91]	مهمة	قبل نهاية عام 2002	موافق	بدأ البرنامج التشاور مع منظمة الأغذية والزراعة بشأن مشاركة خزانتها في لجنة البرنامج والعكس وتدعو لجنة الاستثمار جميع أعضائها، بمن في ذلك الأعضاء المناوبون، إلى حضور اجتماعاتها لتوفير بحث أكثر شمولا لجدول أعمال اللجنة
النظام الداخلي
وتعزيزاً لقيمة خطة العمل السنوية للجنة كأداة فإننا نوصي ببذل الجهود لاعتماد هذه الخطة قبل بدء العام. [الفقرة 95]	جديرة بالاهتمام	اعتباراً من خطة عام 2002 فما بعد	ستبذل لجنة الاستثمار كل جهد لاعتماد خطتها المالية قبل بدء السنة المعنية
نوصي بالنهوض بإعداد اجتماعات لجنة الاستثمار بما يتيح توزيع جدول الأعمال المؤقت والوثائق في المواعيد المناسبة. [الفقرة 96]	جديرة بالاهتمام	على وجه السرعة	موافق. نجم التأخير في توزيع جداول الأعمال والوثائق عن قلة عدد موظفي الخزانة (موظف فني واحد يساعده خبير استشاري) ووجود أولويات أخرى عاجلة تتعلق بالأنشطة اليومية للاستثمار وقراراته	في أثناء النصف الأول من عام 2002 وزعت بنود جدول الأعمال والوثائق في وقت مبكر على النحو الوارد في تقرير المراجعة
نوصي بالإصدار الفوري لمحاضر اجتماعات لجنة الاستثمار تمشياً مع أحكام النظام الداخلي المشار إليه أعلاه. [الفقرة 97]	جديرة بالاهتمام	على وجه السرعة	موافق. ستبذل الجهود لإصدار المحاضر فور انتهاء اجتماعات اللجنة
التقرير السنوي للجنة الاستثمار
بما أن تعميم المدير التنفيذي لا يحتوي على أي أحكام تتصل بموعد رفع التقرير السنوي للجنة الاستثمار ولا عن فحواه، فإننا نوصي بإدراج ذلك. [الفقرة 98]	جديرة بالاهتمام	على وجه السرعة	موافق. سيدرج بند بشأن عرض التقرير السنوي للجنة الاستثمار عند تعديل تعميم المدير التنفيذي	عرض مشروع التقرير السنوي لعام 2001 في الاجتماع العادي للجنة الاستثمار المعقود في 30 يوليو/ تموز لاستعراض عمليات الفصل الثاني من السنة
الترتيبات المصرفية في مقر البرنامج
نوصي بأن يتم، ورهناً بنتائج استعراض الترتيبات المصرفية، إصدار طلب تقديم عروض لخدمات الإدارة النقدية وفقاً لأحكام المادة الثانية عشرة بعد المائة-17 من اللائحة المالية. [الفقرة 110]	أساسية	قبل منتصف عام 2003	موافق. ولكن ينبغي التأكيد على أن القرار الخاص بعدم الدخول في عملية تنافسية رسمية للمصارف القائمة والجديدة اتخذ بسبب التنفيذ الوشيك لنظام الأجور حيث كان ذلك سيشكل مخاطرة أكبر إذا اختيرت مصارف جديدة وقتها. وقد نجح نظام الأجور، ومن بين أسباب ذلك التعود على العمل مع هذه المصارف والتعاون معها في تلك الفترة وبعد استعراض الترتيبات المصرفية القائمة فإن البرنامج يطمئن المجلس بأن أي اختيار سيتم مستقبلا من خلال عملية تنافسية	في عام 2002 نفذ البرنامج عملية تنافسية رسمية لاختيار مصرف بديل يتولى المسؤولية عن مساهمات الولايات المتحدة في النقل الخارجي, وستتبع عمليات تقييمية في المنافسات المقبلة
الترتيبات المصرفية الميدانية
نوصي، وكجزء من الاستراتيجية المصرفية الشاملة المشار إليها آنفاً، بأن يواصل البرنامج التوسع في الحسابات المصرفية الصفرية. [الفقرة 111]	مهمة	قبل نهاية عام 2002	موافق. يجرى استخدام الحسابات المصرفية الصفرية في المكاتب القطرية	بدأت المناقشات بشأن حسابات الرصيد الصفري مع المصارف المعنية في الجزء الأخير من عام 2001. واستشيرت المكاتب القطرية المعنية وبدأ العمل التحضيري في هيكلة الحسابات ويشمل ذلك إنشاء نظام مصرفي إلكتروني يسمح بالحصول على المعلومات في حينها بشأن المعاملات والأرصدة وتطوير دليل مصرفي إلكتروني للبرنامج.
ترتيبات جهة الايداع
بما أن عوائد الأموال المستثمرة في صندوق الأسواق النقدية الذي تديره جهة الإيداع الرئيسية الحالية كانت أقل من العوائد التي حققها مديرو الاستثمار، فإننا نوصي بإبقاء مستوى هذه الأموال في الحد الأدنى وبتنظيم عملية تنافسية لهذه الخدمة. ونظرا لأن المناقصة السابقة لتعيين جهة الإيداع الرئيسية قد نظمت منذ خمس سنوات، فإننا نوصي بتنظيم عملية تنافسية جديدة في هذا المجال في المستقبل القريب.[114]	أساسية	قبل منتصف عام 2003	موافق	يحتفظ بالأموال في حسابات أسواق النقد عند أدنى مستوى يبلغ 10 أيام من الاحتياجات. وقد أحيطت جهة الإيداع الحالية بالخطة المتعلقة بطرح هذه العملية في منافسات. وستنفذ فيما يتعلق بالتنافس في اختيار مديري الاستثمار الذين تنتهي عقودهم في يناير/ كانون الثاني 2003 وكذلك فيما يتعلق بالخدمات المصرفية الأخرى.
المبادئ التوجيهية للاستثمار
نوصي بأن يكتسب التعميم المتعلق بالاستثمارات طابعاً أكثر شمولاً من خلال العناية، على وجه الخصوص، بالقضايا المتصلة بالمعيار وبنوعية وسائل الاستثمار. [الفقرة 128]	مهمة	قبل نهاية عام 2002	موافق. سيتم استعراض المبادىء التوجيهية للاستثمار والاتفاقيات مع مديري الاستثمار، لاسيما فيما يتعلق بالمعيار، قبل بدء الفترة التعاقدية الجديدة في فبراير/ شباط 2003. وستدمج نتيجة الاستعراض في الاتفاقيات المعدلة و/أو المبادئ التوجيهية للاستثمار
الاستثمارات طويلة الأجل للخطط الخاصة بالموظفين وخطة نهاية الخدمة والصندوق الاحتياطى للتعويضات
بما أن منظمة الأغذية والزراعة لن تكون في وضع يسمح لها في المستقبل القريب بتنفيذ الاستراتيجية الأقل خطراً التي فكَّرت في تنفيذها على مدى السنوات الأربع الماضية، فإننا نوصي بأن يتسلم البرنامج من المنظمة وظيفة إدارة استثماراته طويلة الأجل في أقرب موعد ممكن. [الفقرة 145]	أساسية	في أقرب وقت ممكن	موافق	تم الإبلاغ عن القرارات الخاصة بتولى إدارة أموال استحقاقات الموظفين بدلا من منظمة الأغذية والزراعة. وتتخذ الإجراءات والقرارات لإكمال هذه العملية، بما في ذلك الانتهاء من دراسة الأصول والخصوم التي ستشكل أساس سياسات الاستثمارات طويلة الأجل لهذه الأموال، بما في ذلك استحقاقاتالتأمين الصحي بعد انتهاء الخدمة
الاستعراض الإكتوارى
نوصي بأن يتم التخطيط لعمليات التقييم الاكتواري ودراسات الأصول/الخصوم في المستقبل مبكرا بما يتيح الوقت اللازم لانتقاء مكتب خبير اكتواري عبر مناقصة تنافسية وإدراج النتائج في الكشوف المالية المزمع تقديمها للمراجعة. [151]	أساسية	للفترة المالية 2002-2003	موافق فيما يتعلق بالمستقبل. وقد استبعدت إجراءات المنافسة في هذا الاستعراض الاكتوارى على وجه الخصوص بسبب رغبة البرنامج في الحصول على معلومات عن الوضع الراهن للخصوم المقدرة، معتبرا أن الدراسة المشتركة مع منظمة الأغذية والزراعة لم تسفر عن نتائج مقنعة
سياسات إدارة العملات ووسائل تحديد أسعار الصرف
نوصي بالتالي: - على لجنة الاستثمار إعداد دراسة شاملة عن نطاق وآثار المبالغ المستلمة والمصروفة بعملات أخرى غير الدولار الأمريكي ومناقشتها. - ينبغي إعطاء النتيجة صبغة رسمية من خلال تعديل السياسات الراهنة ورفع ذلك إلى المجلس التنفيذي بغرض الإحاطة والعلم. [الفقرة 163]	أساسية	استكمال الدراسة قبل نهاية الفترة 2002-2003	موافق. وتم إثارة وحسم العديد من هذه القضايا مع تنفيذ اللوائح المالية الجديدة واستخدام نظام WINGS والخطوة الباقية هي وضع كل ذلك في إطار سياسة شاملة تبين إجراءات سير العملية اعتبارا من تأكيد تسلم المساهمات فعلا إلى عمليات البرمجة وصرف المخصصات والوفاء بالالتزامات وأوامر الشراء وطلباتها والسداد وإعداد التقارير النهائية. ويلتزم قسم المالية ونظم المعلومات بإكمال وضع هذه السياسة ورفعها إلى المجلس التنفيذي للإحاطة
عملية تحقيق اللامركزية
اختيار المدن المضيفة للمكاتب الإقليمية الجديدة
نوصي بالنسبة لعمليات الإنشاء المقبلة لمكاتب دون إقليمية أو إقليمية بإجراء دراسة مقارنة شاملة وحفظها في السجلات. [الفقرة 176]	مهمة	المكاتب دون الإقليمية أو الإقليمية المقبلة	موافق	يجرى استعراض شامل ومناقشات وعمليات تقييم في إطار الإستعراض الجاري لإعادة تشكيل المكاتب دون الإقليمية الأفريقية بالنظر إلى حالة الجفاف في أفريقيا الجنوبية.  وستعد وثائق وملفات كاملة لنتائج هذا الاستعراض وإنشاء المكاتب دون الإقليمية مستقبلا.
المساهمات الحكومية
نوصي بما يلي: - إبرام اتفاقية جديدة أو تعديل الاتفاقية المبرمة بشأن المكتب دون الإقليمي فيما يتصل بمكتب وسط أفريقيا. وينبغي أن توضح هذه الاتفاقية تفصيلاً وعلى وجه التحديد شكل المساهمة الحكومية الراهنة (مبان بدون إيجارات) وأن تشير بدقة إلى هوية الجهة المسؤولة عن تسديد تكاليف مرافق الخدمات، والصيانة، والإصلاح. - وفيما يتعلق بالمكتب القطري فإن من الواجب، وحال انتهاء البرنامج من وضع سياسته الشاملة، إبرام اتفاقية جديدة. وفي الوقت ذاته فإنه ينبغي معالجة الوضع المتعلق بالمبالغ المتأخرة. [الفقرة 186]	مهمة	الشروع في المفاوضات عام 2002	موافق بشكل عام، ولكن التعرض لهذه المسالة يرتهن بنتيجة الاستعراض الجاري لإعادة تشكيل المكاتب الأفريقية
نوصي بأن يعيد البرنامج التفاوض حول اتفاقيته المتعلقة بالمكتب الإقليمي لآسيا بحيث تتماشى مساهمته على نحو أكبر مع التكاليف الفعلية التي يتكبدها المكتب. [191]	مهمة	الشروع في المفاوضات عام 2002	موافق. سيشرع المكتب الاقليمى لأسيا في هذه المفاوضات في أقرب وقت ممكن
التشكيل المادي والرقابة على الموجودات وإداراتها
نوصي بأن جميع المكاتب الإقليمية باتخاذ تدابير فورية بغية ضمان الامتثال إلى أحكام التوجيه الإداري الصادر في 16 أبريل/نيسان عام 1997 بشأن إدارة عمليات الجرد وضبطها. [الفقرة 195]	مهمة	على وجه السرعة	موافق	انتهى نظام جديد Lotus Notes ونفذ على أساس تجريبي في القاهرة. وفى الاجتماع الأخير للجنة الإدارة والشؤون الإدارية اتخذ قرار بتطبيق النظام في جميع المكاتب الميدانية. وستوضع استراتيجية تدريبية وتنفذ في أقرب وقت ممكن
الأدوار والمهام على كل مستوى
نوصي بوضع التوجيه الإداري بشأن أدوار ووظائف المكاتب دون الإقليمية، والمكاتب الإقليمية، والمكاتب القطرية في صيغته النهائية بأسرع وقت ممكن. [201]	جديرة بالاهتمام	قبل نهاية عام 2002		انتهى مكتب (مساعد المدير التنفيذي) من وضع المسودة. ومن المتوقع تعميمه على جميع المكاتب المعنية لإصداره فورا.
تنفيذ برنامج تحسين الإدارة المالية
تصفية البيانات وترحيلها
نوصي بمتابعة الجهود المتصلة بالقضايا القائمة لترحيل البيانات إلى أن تُفسَّر تماماً كل الاختلافات، وتطابق حسب الأصول جميع البنود، وتُدرج في السجلات حسب الأصول كل الوثائق المفقودة. وينبغي على أساس التقديرات الدقيقة لأعباء العمل تحديد المواعيد النهائية، ورصدها رصداً وثيقاً، واستعراضها بانتظام من جانب مكتب المراجعة الداخلية. [الفقرة 227]	أساسية	قبل نهاية عام 2002	موافق	استمرت عملية التصفية بعد ترحيل البيانات في عام 2002. وتم تحديد البنود التي تحتاج إلى المزيد من العمل وستوضع خطة لهذا الغرض
فصل المهام
بما أن هذا الاستعراض يرتبط ارتباطاً وثيقاً بالاستعراض المتعلق بالمستخدمين المرخصين وفقاً لمجموعة رموز المعاملات المشار إليها أعلاه، فإننا نوصي باستكمالهما على وجه السرعة. [الفقرة 236]	أساسية	قبل نهاية عام 2002	موافق	اعتمد البرنامج فعلا للمكاتب القطرية قواعد العمل السابق تنفيذها في المقر. وفي مطلع أغسطس/ آب وضعت نشرة لنظام WINGS لتخصيص المسؤوليات لموظفي المحاسبة والصرف فقط وسينتهي في آخر أغسطس/ آب 2002 وضع قواعد إضافية لتلبية الحاجة إلى خفض المخاطر العملية التي أبرزها هذا التقرير
وبالنظر إلى مخاطر التدليس، ولاسيما في الميدان، فإننا لا نزال نوصي بأن تخضع إدارة البيانات الرئيسية "للبائعين" لنظام المركزية على وجه السرعة، وأن تكون هذه المركزية على مستوى المكتب الإقليمي على الأقل وذلك بالنسبة لجميع المكاتب القطرية التي تقع في المنطقة التابعة له. [الفقرة 238]	أساسية	قبل نهاية عام 2002	موافق	نظرا لمحدودية موارد الموظفين قيد البرنامج مؤقتا مسؤولية اختيار ’’البائعين‘‘ لكي تنحصر في اثنين من الموظفين (أحدهما مناوب) في كل مكتب قطري. وسيقلل ذلك عدد المستخدمين من 700 إلى نحو 110. وبمجرد الانتهاء من تحديد البائعين سيعاد النظر في الموقف
الرقابة على سلامة البيانات المالية
نوصي بإرساء إجراءات لاستعراض جلسات المدخلات التجميعية بانتظام. ونوصي بإرساء إجراء مشابه للاستعراض المنتظم للمعاملات أو الوثائق الموضوعة "قيد الانتظار". [الفقرة 240]	مهمة	قبل نهاية عام 2002		سيوضع إجراء لاستعراض الملفات التجميعية والوثائق قيد الانتظار
بما أن البرنامج موافق على التحسينات المقترحة، فإننا نوصي بتنفيذها على وجه السرعة (الفقرة 242).	مهمة	قبل نهاية عام 2002	موافق. يجرى استمرار استعراض تعزيز دليل المحاسبة للمكاتب القطرية نظام ساب (SAP) للتأكد من التحميل الفعال والمعتمد عليه للمعاملات في نظام WINGS وفى عام 2001 بذلنا جهدا كبيرا لتحسين هذا النظام ومواءمته وجعل التحميل أكثر كفاءة وتعويلا عليه	صدرت مؤخرا نسخة معدلة من نظام SAP وصدرت الإرشادات إلى المكاتب القطرية. وكشف استعراض أجرى مؤخرا للوضع الخاص بالتحميل أن 100 في المائة من نفقات المكاتب القطرية حتى نهاية يوليو/ تموز تم تحميلها على النظام. وهكذا، أصبح النظام مستوفى من حيث تسجيل النفقات في كل مكتب قطري بدون نظام WINGS
النفاذ إلى نظام حركة السلع وتحليلها (كومباس)
أن توصياتنا هي: - ينبغي أن تُعالج أوجه القصور التي جرى ذكرها بشأن التدريب وأن تُترجم الوثائق إلى اللغات الأخرى (الإسبانية والفرنسية على الأقل) على وجه السرعة. - ينبغي النظر في إدخال تحسينات طويلة الأجل على أساس المكاتب القطرية التي استخدمت النظام منذ إنشائه. [الفقرة 248]	مهمة	قبل نهاية عام 2002	يعتزم البرنامج تعزيز قدرة المكاتب الإقليمية على عقد التدريب الخاص بها ومواءمته مع الاحتياجات الإقليمية وسوف يصاحب الإنتهاء الوشيك من إعداد وتعميم نظام كومباس المعدل 2.0 ترجمة دليل المستخدم الجديد ويجرى تقييم النظام باستمرار من خلال الاتصال المنتظم بالمكاتب الميدانية. وهكذا تنجم التحسينات عن متطلبات المكاتب الميدانية واحتياجاتها أو من الوحدات الأخرى في سلسلة الإمداد بالأغذية في البرنامج.	تم رفع اقتراح بشأن تنفيذ هذه الاستراتيجية إلى المدير التنفيذي للموافقة عليه وسيدرج التمويل المطلوب له في الاقتراح المقدم منه إلى المجلس التنفيذي في أكتوبر/ تشرين الأول
استخدام دليل المحاسبة للمكاتب القطرية-نظام (SAP)
نوصى بما يلي: - ينبغي أن تُعالج أوجه القصور التي جرى ذكرها بشأن التدريب وأن تُترجم الوثائق إلى اللغات الأخرى (الإسبانية والفرنسية على الأقل) على وجه السرعة؛ - ينبغي منح الأولوية إلى نشر نظام SAP في جميع المكاتب القطرية الكبرى على الأقل، وذلك على أساس توفير ما يكفي من توصيل وتدريب. [الفقرة 252]	مهمة	قبل نهاية عام 2002	موافق. سيترجم الدليل إلى الفرنسية والأسبانية على وجع السرعة ويحظى تعميم نظام WINGS في جميع المكاتب القطرية بالأولوية ومن المتوقع أن يسير بخطى أسرع حسب توصية المراجع الخارجي	وضعت استراتيجية للتنفيذ تضمنت تعميم نظام WINGS- البسيط (القدرة على القراءة والطباعة، الخ) وسينتهي الإعداد في أواخر أغسطس/ آب عند عرض تكنولوجيا المعلومات والاتصال على المجلس.  تم تقديم اقتراح بتمويل هذه المبادرة إلى المدير التنفيذي، وسيعرض اقتراح تمويلي في هذا الشأن على المجلس التنفيذي في أكتوبر/ تشرين الأول