FC 100/5 يوليو / تمـّوز 2002

لجنة المالية

 

مقدمــــــة

 

1-    يعرض هذا التقرير السنوى على اللجنة لإطلاعها على مدى قيام المنظمة بتنفيذ سياسات استرداد تكاليف الدعم. ويطرح التقرير مقترحات بشأن إدخال تعديلات طفيفة على ضوء الخبرات المكتسبة من تطبيق هذه السياسات . كما يطلع اللجنة على المشاورات التى تجرى داخل المنظمة بشأن معدلات استرداد تكاليف الدعم بالنسبة لمشروعات الطوارئ .

 

تنفيذ نظام تسديد تكاليف الدعم

 

2-    أيد المجلس السياسات الجديدة التى أرستها المنظمة بشأن معدلات تسديد تكاليف خدمات المشروعات وذلك فى دورته خلال نوفمبر / تشرين الثانى 2000[1] والتى أدخلت عليها تعديلات طفيفة فى سبتمبر / أيلول 2001[2]. وقد تم إرساء هذه السياسات على مبدأ ضرورة إيجاد مطابقة معقولة للرسوم مع التكاليف الفعلية، مع إيلاء الاعتبار الواجب للترتيبات القائمة والحاجة إلى اتباع نهج بسيط يتسم بالشفافية .

 

 

3-    يمكن أن تنحرف تكاليف خدمات مشروعات حسابات الأمانة عن السقف المحدد بنسبة 13% حيثما كان متوقعا أن تنخفض تكاليف الدعم المتغيرة غير المباشرة على المشروعات . وتسند مهمة تقدير الانحرافات عن المعدلات المعيارية إلى مكتب البرنامج والميزانية والتقييم . وتحدد فئات المشروعات التى تنطبق عليها معدلات تكاليف خدمات المشروعات على النحو التالي المساعدة الفنية/ معيارية ( وتشمل أنشطة التمويل المشترك والهيئات ) ومساعدات الطوارئ. ويحدد داخل كل فئة من الفئات، الظروف  التى تستدعى انحراف معدلات تكاليف خدمات المشروعات عن معدلات السقف التى يمكن تطبيقها

 

4-    تم إطلاع القائمين على صياغة المشروعات وصناع القرار على السياسات التى تتبعها المنظمة ومنهج التنفيذ . كما تم وضع هذه السياسات على موقع المنظمة بشبكة الانترنت إلى جانب وصفها وصفا تفصيليا فى نطاق نظام إدارة معلومات البرنامج الميدانى، مع ردود على الأسئلة التى تثار عادة بشأن المسائل المتعلقة بتكاليف الدعم . وقام كبار الموظفين بتقديم بيانات عملية عن السياسات وتطبيقاتها إلى جانب توزيع المواد ذات الصلة على نطاق واسع داخل المنظمة طبقا للإجراءات المتبعة من جانب نظام إدارة معلومات البرنامج الميدانى . كما تم وضع ترتيبات تشاورية مع مصلحة التعاون الفنى يجرى العمل بها منذ أكثر من عام لضمان اتساق هذا النهج عندما تكون تكاليف الدعم غير المباشرة المتغيرة، معدلات تكاليف خدمات المشروع متوقفة على تعيين الوحدة التى ستدير المشروع من قبل مصلحة التعاون الفنى .

 

5-      تغطى الإحصاءات الواردة بالجدول التالى الفترة من 1يونيو / حزيران إلى 31مايو/ أيار 2002 وهى الفترة التى افتتحت المنظمة خلالها 285 مشروعا من مشروعات حسابات الأمانة . ويعرض الجدول توزيعا حسب الفئات لمعدلات  خدمات تكاليف المشروعات المطبقة على هذه المشروعات، سواء من حيث عدد المشروعات أو الميزانيات لعمر المشروعات. ويلاحظ أن كل المشروعات تتحمل بمصاريف بمعدلات مطابقة للسياسات التى سبق الموافقة عليها.

الجدول 1 : توزيع فئات معدلات تكاليف خدمات المشروعات المطبقة

 

 

 

اقتراح بتعديل سياسات تكاليف الدعم

 

6-    لا يغطى النظام الحالى لاسترداد تكاليف الدعم الحالة التالية :

·    مساهمات طوعية فى مجال تقديم التسهيلات والخدمات المتعلقة بالدورات التى لا تتبع المنظمة.

 

7-    يغطى القسم 531 من دليل التعليمات العامة - الممتلكات والخدمات، المساهمات التى تقدم للمنظمة لاستضافة الدورات غير التابعة لها والتى تعقد بالمقر الرئيسى للمنظمة، وهو ما يتمشى مع سياسات وأهداف وأنشطة المنظمة . وعلى وجه التحديد، تحدد معدلات تكاليف الدعم استنادا إلى التكاليف الفعلية المقدرة والمحددة بنسبة 5% من ميزانية الحدث، باستثناء مصاريف الإيجار . ويستند هذا المعدل  الذى يوجد بالفعل فى دليل المنظمة إلى التكلفة الفعلية المقدرة لدعم هذه الأنشطة .وعلى هذا النحو فهى تعتبر معقولة ولذلك تعرض على اللجنة للموافقة عليها لإدخالها ضمن السياسات .

 

الاستعراض الذي يجرى حاليا لمعدلات تكاليف التشغيل المباشر

لمشروعات الطوارئ

 

8-    تقضي السياسات الحالية بأن يتم تحديد معدل المساعدات التى تقدم لمشروعات الطوارئ على أساس كل حالة على حدة بحيث يتم استرداد كامل تكاليف الدعم المتغيرة غير المباشرة المقدمة للمشروع بمعدلات تتراوح الآن بين الحد الأدنى وهو 3% إلي الحد الأقصى وهو 6%  وعلى ضوء النتائج التى أسفرت عنها دراسات الحالة فى عامى 2000
و 2001، تجرى الآن مشاورات داخل المنظمة لبحث ما إذا كانت هناك حاجة إلى زيادة السقف بالنسبة لمشروعات الطوارئ بحيث تتمشي مع المعدلات التى تطبقها المنظمات الأخرى. وسوف يراعى إحاطة اللجنة علما بأى مقترحات يسفر عنها هذا النشاط .

 

 

الاستنتاجات

 

9-    إن اللجنة مدعوة إلى ملاحظة الخبرة المكتسبة فى مجال تنفيذ السياسات الجديدة المتعلقة بمعدلات استرداد تكاليف الدعم، والموافقة على ما يلى:

·    أن يطبق على المساهمات الطوعية التى تقدم لسداد المصروفات الناشئة عن تقديم التسهيلات والخدمات اللازمة للدورات غير التابعة للمنظمة، معدل تكاليف دعم بنسبة 5% .