لجنة البرنامج ولجنة المالية

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

يتعين على المدير العام أن يضمن:

1(أ) مواصلة الجهود لتوفير مؤشرات وأهداف الأداء الدقيقة ولتحديد المجالات التى يمكن تحميل الأمانة المسؤولية المباشرة عنها؛

مؤشرات النتائج تشكل جزءا من نموذج البرنامج المعزز. وقد بذلت جهود ضخمة لزيادة دقة مؤشرات النتائج فى الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2004-2009.

سيجرى العمل على زيادة تنقيح مؤشرات النتائج خلال دورة البرمجة التالية (التى تبدأ بالخطة المتوسطة الأجل للفترة 2006- 2011). كما سيجرى تمديد عملية وضع الموازنة على أساس النتائج لتشمل البرامج غير الفنية فى الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2006-2011.

ستبذل جهود معينة خلال الفترة 2004-2005 إلا أن ذلك يعتبر بحكم طبيعته عملية مستمرة:

القيادة لمكتب البرنامج والميزانية والتقييم.

لا تحتاج عادة هذه التحسينات المفاهيمية فى تصميم البرنامج لموارد إضافية كبيرة.

1(ب) التحديد الواضح للصلات بين النشاطات المبينة فى خطط العمل التنفيذية على مستوى مصالح المنظمة والأهداف الاستراتيجية الشاملة؛

يعتبر تحديد الوحدات الفنية للصلة بين كياناتها البرامجية ونتائجها للفترة المالية والأهداف الاستراتيجية المناسبة أمرا إلزاميا لدى إعداد برنامج العمل والميزانية.

ستبذل جهود متواصلة لتحديد وتبرير الصلات، وهى الجهود التى سوف تتعزز من خلال المزيد من تطوير المنهجيات ذات الصلة بترتيب الأولويات.

عملية مستمرة إلا أن التحسينات فى النهج سوف توضع بمشورة من لجنة البرنامج فى 2004.

مكتب البرنامج والميزانية والتقييم وجميع الوحدات المعنية.

1(ج) إقامة آليات للرصد والمساءلة لضمان تنفيذ مجالات الأولوية للعمل المشتركة بين التخصصات.

وضعت الإجراءات وصممت قوالب إعداد التقارير لمجموعات مجالات الأولوية للعمل المشترك بين التخصصات لكى تجرى عمليات تقييم سنوية وترفع تقارير بإنجازاتها إلى نائب المدير العام.

سيجرى استنادا إلى الخبرات المكتسبة خلال عام 2003 استعراض الترتيبات فى 2004-2005 وتعديلها إذا اقتضى الأمر.

عملية مستمرة بحكم طبيعتها، إلا أنه سيجرى فى عام 2004 استعراض نوعى لفعالية الآليات.

سيوفر مكتب البرنامج والميزانية والتقييم التوجيه العام ويضع استمارات إعداد التقارير.

مازال التنفيذ الفعال لمجالات الأولوية للعمل المشترك بين التخصصات يعتبر أحد الشواغل ويتوقع استمرار توفير الموارد مركزيا لبعض الوقت.

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

2- يتعين على المدير العام أن يضمن القبول المؤسس والتنفيذ الكاملين لعملية البرمجة الجديدة من خلال نهج واسع النطاق لتدريب المديرين والموظفين المعينين فى المقر الرئيسى وفى المكاتب الإقليمية يضمن؛

2(أ) تأكيد النهج المشتركة بين التخصصات فضلا عن المبادئ العامة الخاصة بالبرمجة المعتمدة على النتائج؛

تشكل النهج المشتركة بين التخصصات وبصورة أعم مبادئ الموازنة المعتمدة على النتائج جوهر نموذج البرمجة الجديد. وتتوافر الآن اعتمادات تحفيزية مركزية لدعم مجالات الأولوية للعمل المشترك بين التخصصات.

سيجرى العمل على زيادة التنقيح فى الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2006-2011 حيث سيجرى التركيز على العمل المشترك بين التخصصات وتطبيق مبادئ الموازنة المعتمدة على النتائج. وسيتواصل التطوير المنهجى ذو الصلة بتنفيذ الاستراتيجية الخاصة بتعزيز العمل المشترك بين التخصصات.

مستمر

مكتب البرامج والميزانية والتقييم سيوفر التوجيه المفاهيمى والدعم لجهود البرمجة. سيجرى تقييم طلبات الحصول على أموال تحفيزية لدعم مجالات الأولوية للعمل المشترك بين التخصصات.

يتوقع استمرار توفير الموارد مركزيا لبعض الوقت

2(ب) تعليم بعض المهارات النوعية مثل صياغة الأهداف والمؤشرات فضلا عن تقنيات التقييم الذاتى.

نظمت أعمال التدريب باستخدام جوانب التقدم المفاهيمى ودعم النظم العاملة منذ تطبيق نموذج البرمجة الجديد.

يتوخى إجراء المزيد من أعمال التدريب والتركيز بالدرجة الأولى على "الأشخاص من أصحاب الخبرات" فى مختلف الوحدات والذين يتوقع منهم مساعدة زملائهم. وجرى ضمان الدعم للتقييم الذاتى خلال 2003-2004 من خلال التمويل من خارج الميزانية.

الجهد الكبير فى 2003-2004 إلا أنه سيصبح جهدا مستمرا بعد ذلك.

مكتب البرامج والميزانية والتقييم يوجه التدريب.

من المتعذر تقدير الاحتياجات الدقيقة ويتوقع أن تسهم موارد تنمية قدرات الموظفين المتوافرة والتى تعادل 1.35 فى المائة من تكاليف الموظفين مساهمة كبيرة فى هذه الجهود.

يتعين على المدير العام :

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

3(أ) دعوة الممثلين الإقليميين إلى المشاركة على أساس تناوبى على الأقل فى اجتماعات الإدارة العليا. (يمكن النظر فى استخدام مؤتمرات الفيديو لهذا الغرض)؛

في الآونة الأخيرة عقد المدير العام سلسلة من مؤتمرات الفيديو مع بعض الممثلين الإقليميين لمناقشة القضايا موضع الاهتمام.

سيستمر عقد المزيد من مؤتمرات الفيديو مع الممثلين الإقليميين ومن المقرر عقد مؤتمرات فيديو مماثلة مع المكاتب الإقليمية الفرعية. ومما يذكر أيضا أن مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية يشارك فى الاجتماعات الإدارية العليا. ومن المهام الراسخة لهذا المكتب مراعاة اهتمامات الممثلين الإقليميين وإعداد التقارير بشأنها.

ستعتمد وتيرة ذلك على الطابع الملح لمناقشة المسائل ذات الاهتمام المشترك بين المقر الرئيسى والمكاتب الإقليمية.

مكتب المدير العام، الديوان ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية.

3(ب) النظر فى سبل نشر نتائج الاجتماعات بصورة أوسع نطاقا وبشكل منهجى؛

يتولى المشاركون فى اجتماعات الإدارة العليا بأنفسهم إبلاغ الموظفين بنتائج الاجتماعات التى لا تتضمن قضايا تنطوى على سرية ويتولى مكتب تنسيق النشاطات المعيارية إبلاغ المعلومات والجوانب البارزة للمناقشات والقرارات التى تتخذ خلال اجتماعات الإدارة العليا للمكاتب الميدانية من خلال نشرة مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية التى تصدر ربع سنويا؛

سيجرى متابعة نفس هذه الترتيبات وسيستمر إصدار نشرة مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية باعتبارها وسيلة لنشر هذه المعلومات.

مثلما يجرى حاليا.

مكتب المدير العام الديوان ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

4- يتعين على المدير العام أن يعد خطة عمل شاملة لتفويض السلطات والمسؤوليات للمديرين فى المقر الرئيسى والمكاتب الميدانية على أن يشمل ذلك ما يلى:

4(أ) تحديد واضح لمجالات المسؤولية التى تتطلب الاحتفاظ فيها بالسلطات الإدارية مركزيا؛

تم توثيق السلطات التى يحتفظ بها مركزيا والتفويضات والمسؤوليات فى البيانات الوظيفية لكل مكتب وقسم.

هناك دراستان يجرى تنفيذهما فى الوقت الحاضر: استعراض المكاتب الإقليمية واستعراض المكاتب القطرية، وهما الدراستان اللتان قد تؤديان إلى توصيات للتوسع فى التفويض بالسلطات أو إجراء تعديلات فى علاقات العمل.

تحديث الإجراءات والقواعد واللوائح الإدارية عملية مستمرة.

قسم الشؤون المالية، وقسم إدارة الموارد البشرية.

4(ب) تقسيم واضح للمسؤوليات ووصف لقنوات الاتصالات فيما بين مختلف الخدمات الإدارية المركزية بما فى ذلك قسم الشؤون المالية، وقسم إدارة الموارد البشرية، وإدارة دعم الخدمات، ووحدة دعم الإدارة فى مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية.

يوضح منشور مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بشأن المسؤوليات والعلاقات المسؤوليات المختلفة وتسلسل القيادة فى الاضطلاع بالمهام المسندة لكل وحدة تنظيمية وخاصة (أ) العلاقات بين الموظفين والكيانات التنظيمية فى المكاتب الميدانية وفى المقر الرئيسى و(ب) إشراك المكاتب الميدانية فى تخطيط وتنفيذ نشاطات المنظمة .

يجرى فى الوقت الحاضر تعديل منشور مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بشأن المسؤوليات والعلاقات لكى يعكس المسؤوليات التنفيذية التى أسندت إلى المكاتب القطرية.

أكتوبر/تشرين الأول 2003

مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية

4(ج) نظام واضح وشامل للمحاسبة

يوفر تحديد النتائج فى برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2002-2003 الإطار الخاص بتحسين المحاسبة.

سوف يؤدى التنفيذ الكامل للنموذج المعتمد على النتائج والمتكامل مع إدارة الأداء فى زيادة تعزيز المحاسبة

سوف تستغل انعكاسات الميزانية المعتمدة على النتائج لتحسين عمليات محاسبة المديرين والموظفين بصورة أكبر خلال عملية التنفيذ

مكتب البرنامج والميزانية والتقييم

4(د) تحديد زمنى دقيق لعمليات تحديث وتبسيط التعليمات الإدارية الهامة.

انظر أعلاه

انظر أعلاه

أنظر أعلاه

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

5- يتعين على المدير العام أن يضمن التشاور الكامل مع المكاتب البعيدة عن المقر الرئيسى لدى تحديد احتياجات العمل ذات الصلة بتصميم النظم المدرجة فى المرحلة الثانية من مشروع أوراكل وعلى وجه الخصوص فى وضع نماذج الموارد البشرية وكشوف المرتبات.

تم بالفعل الحصول على مدخلات مفيدة من خلال التقرير الخاص بحلقة العمل الإقليمية التى عقدت عام 2003 و المقابلات التى أجريت خلال استعراض ROB/MSU وحدة دعم الإدارة فى آسيا. وسوف يتم الحصول على مدخلات أخرى عن طريق استعراض المكاتب القطرية الذى يجريه مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية.

يتم إنشاء مجموعة الاستخدام فى المقر الرئيسى لإشراك المستخدمين فى المنظمة بصورة كاملة فى مشروع إدارة الموارد البشرية فى أوراكل. وسوف تضم المجموعة ممثلين عن مصلحة التعاون التقنى ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية والمكاتب الإقليمية والمكاتب القطرية. وإذا اقتضى الأمر سيتم تشكيل مجموعة فرعية ميدانية لمعالجة بعض الاحتياجات النوعية الخاصة بالمكاتب الميدانية.

سيتم إنشاء مجموعة المستخدمين فى المقر الرئيسى فى 2003 وسوف تعمل من خلال المشروع الذى يتوقع أن ينتهى العمل فيه فى منتصف 2006.

قسم إدارة الموارد البشرية/.قسم نظم المعلومات والتقانة.

وسوف يتخذ أسلوب مماثل لإجراء تقييم كامل لاحتياجات المكاتب اللامركزية من أجل وضع نظام جديد للمحاسبة الميدانية. وقد أدرج ذلك فى مشروع سيتم تمويله من موارد من المتأخرات لتدعيم المرحلة الأولى، أوراكل.

ومن المقرر أن يبدأ المشروع الرامى إلى وضع نظام للمحاسبة الميدانية فى أواخر عام 2003 أوائل 2004.

قسم الشؤون المالية/قسم نظم المعلومات والتقانة بالنسبة لنظام المحاسبة الميدانية.

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

6- قد يود المجلس الموافقة على الاقتراحات الواردة فى الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2004-2009 فيما يتعلق بتطبيق ميزانية للتكاليف الرأسمالية لضمان توافر تمويل كاف ومستقر لزيادة تطوير النظم الإدارية المؤسسية.

تجرى دراسة هذه المسألة فى لجنة المالية (قدمت وثيقة إلى دورتها فى مايو/أيار 2003 تتضمن اقتراحات بشأن إنشاء مرفق لتلبية روح هذه التوصية – ملحوظة، لا يتعلق فقط بالاحتياجات ذات الصلة بالنظم الإدارية المؤسسية).

ستتابع لجنة المالية مناقشة هذه المسألة بما فى ذلك التغييرات فى اللائحة.

ستعتمد النتائج والتوقيت على التقدم فى التوصل إلى اتفاق فيما بين أعضاء لجنة المالية والمجلس والمؤتمر. غير أنه سيجرى مناقشة هذا الموضوع مرة أخرى فى دورة لجنة المالية فى سبتمبر/أيلول 2003.

مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بالتشاور مع قسم الشؤون المالية.

ستكون طرق تمويل المرفق أو أى صيغ أخرى ذات صلة بميزانية التكاليف الرأسمالية جزءا من المناقشات.

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

7- يتعين على المدير العام أن يجرى على نحو عاجل استعراضا لاختصاصات المكاتب الإقليمية فضلا عن الموارد والسلطات الممنوحة لها مع مراعاة ما يلى:

7(أ) تقييم عملية تطبيق اللامركزية على المسؤوليات التنفيذية الخاصة بالمكاتب القطرية على النحو الذى نفذت به خلال السنوات الثلاث الأخيرة؛

بُدئ فى إجراء تقييم شامل لتطبيق اللامركزية تحت إشراف إدارة التقييم فى البرنامج.

سوف تبحث لجنة البرنامج ثم مجلس المنظمة بعد ذلك نتائج هذا التقييم.

من المقرر على الأرجح أن يتم النظر فى التقييم خلال دورة لجنة البرنامج فى سبتمبر/أيلول 2004.

إدارة التقييم.

تقدر التكاليف الكلية لعملية التقييم ذاتها بما يقرب من سبعمائة ألف دولار توزع بين عامى 2003 و2004. ويتضمن هذا المجموع الكلى مبلغ 000 145 دولار لتكاليف الموظفين.

7(ب) الحاجة إلى تعظيم التعاون على المستوى الاقليمى وذلك على وجه الخصوص فيما يتعلق بالبرامج الميدانية؛
7(ج) الحاجة إلى ضمان تطبيق اللامركزية الحقيقى على عملية صنع القرار فى المنظمة وتزويد الممثلين الإقليميين بالفرص الإضافية التى تكفل تقديم مساهمات كبيرة فى هذه العملية؛

7(د) الممارسات فى منظمات الأمم المتحدة الأخرى؛

لا يمكن النظر إلى دور المكاتب القطرية فى معزل عن عوامل أخرى. حيث يجرى دراسة دور الهيكل الميدانى المكون من ثلاثة طوابق (المكاتب الإقليمية والمكاتب دون الإقليمية والمكاتب القطرية) ومدى كفاية الموارد والسلطات الممنوحة لها فى وقت واحد وذلك من خلال الاستعراضات المترابطة التالية: (أ) التقييم الكامل المشار إليه أعلاه لسياسة تطبيق اللامركزية، (ب) استعراض المكاتب القطرية للمنظمة، (ج) استعراض الفروع التنفيذية ووحدات دعم الإدارة فى المكاتب القطرية.

سوف تعتمد الإجراءات الأخرى على النتائج والتوصيات التى ستسفر عنها هذا الاستعراضات. غير أن المنظمة تعتزم: (أ) تنفيذ توصيات لا ترتبط بالتكاليف وهى التوصيات التى تتطلب أعمال إدارية مباشرة، (ب) تنفيذ تلك التى يمكن تطبيقها من خلال تعديل بنود الإنفاق الحالية فى الميزانية فى إطار برنامج العمل والميزانية للفترة المالية، و(ج) تقييم تلك التى تتطلب التزامات متوسطة أو طويلة الأجل فى الميزانية بغرض تنفيذها بطريقة مرحلية.

سيجرى الانتهاء من استعراضات المكاتب القطرية والمكاتب الإقليمية/ وحدات دعم الإدارة فى أغسطس/آب 2003.

مصلحة التعاون التقنى ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية.

على الرغم من أن الجهود سوف تبذل لتلبية الانعكاسات التكاليفية من ميزانية كل وحدة من الوحدات قد تكون هناك حاجة إلى موارد إضافية.

7(هـ) ينبغى تحديث المنشور الخاص بالمسؤوليات والعلاقات وتوضيحه وتعديله على هذا الأساس بالتشاور مع المكاتب الميدانية.

تم تقاسم مشروع المنشور المحدث مع وحدات المقر الرئيسى والمكاتب الميدانية للتعليق عليه.

سوف تصدر النسخة المعدلة لدى تلقى المدخلات من وحدات المقر الرئيسى والمكاتب اللامركزية

أكتوبر/تشرين الأول 2003

مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

8- ينبغى تزويد الممثلين القطريين بموارد بشرية كافية وبتوجيهات للاضطلاع بالتزاماتهم ويتعين على المدير العام على وجه الخصوص أن:

8(أ) يضع مواصفات معيارية للاختصاصات والمهارات والخبرات اللازمة فى ممثلى المنظمة؛

انظر الوثيقة FC104/15

سبتمبر/أيلول 2003

قسم إدارة الموارد البشرية

تم تغطية ذلك فى وثيقة لجنة المالية بشأن إدارة الموارد البشرية

8(ب) يضمن اختيار ممثلى المنظمة من خلال عملية مفتوحة ونزيهة تراعى بالصورة الواجبة الخبرات السابقة التى اكتسبتها منظمات منظومة الأمم المتحدة؛

انظر أعلاه

انظر أعلاه

انظر أعلاه

أنظر أعلاه

8(ج) يضمن استكمال مشروع شبكة المنطقة الواسعة فورا.

صدرت الأوامر الخاصة بالخدمات والمعدات المتعلقة بجميع الوصلات الممكنة.
وقد تم فى 30/6/2003 ربط 53 مكتبا بما فى ذلك المقر الرئيسى. ومن المقرر تنفيذ مهام شبكة المنطقة الواسعة خلال الفترة يوليو/تموز – نوفمبر/تشرين الثانى 2003 فى 26 مكتبا قطريا وأربعة مواقع لموظفين فنيين معارين.

من المتوقع استكمال جميع المكاتب الواقعة فى نطاق المشروع – ما مجموعه 83 وصلة

ديسمبر/كانون الأول 2003

قسم نظم المعلومات والتقانة/ مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية

من المقرر القيام بأعمال أخرى لربط المزيد من المواقع فى 2004 إذا سمحت الاعتمادات بذلك.
وتجدر الملاحظة بأن المواقع الصعبة تتسم بما يلى:(أ) معوقات وقيود تتعلق بالسياسات من جانب الحكومات المضيفة و(ب) نقص البنية الأساسية لتقانة الاتصالات والمعلومات والدعم الفنى.

... وتوافر كتيبات إرشادية إدارية على الخط مباشرة مع مهام البحث

يوفر القسم الخاص بالكيفية فى شبكة الانترانت الخاصة بالمنظمة التوجيهات الإجرائية المتعلقة بطائفة من النشاطات ذات الأهمية لمسؤولى الميزانيات والمسؤولين عن بدء العمليات (مثل كيفية تجهيز معاملات السفريات والاستشاريين واسترداد التكاليف وغير ذلك). وعلاوة على ذلك فإن موقع قسم الشؤون المالية على شبكة الانترانت يوفر الآن معلومات تتعلق بقسم الشؤون المالية وكيفية الاتصال بمختلف المجموعات داخل هذا القسم.

يجرى فى الوقت الحاضر وضع مشروع داخل قسم الشؤون المالية لتعديل السياسات والتوجيهات الإجرائية الحالية ووضع مواد جديدة لنشرها على موقع قسم الشؤون المالية على شبكة الانترانت. وسوف توضع هذه السياسات والتوجيهات الإجرائية بمجرد توافرها.
وسوف يواصل قسم إدارة الموارد البشرية عملية إعادة تنظيم الأقسام الواردة فى النظام الأساسى لشؤون العاملين لوضعها على شبكة الانترانت وتوفير وظيفة البحث الكاملة.

مستمرة

خدمات دعم الإدارة/ قسم الشؤون المالية/قسم الخدمات الإدارية

8(د) ينظم اجتماعات إقليمية دورية لممثلى المنظمة

نظرا لارتفاع التكاليف والقيود المتعلقة بالميزانية، لا يمكن عقد اجتماعات إقليمية للممثلين القطريين. غير أن المنظمة تستفيد بصورة ملائمة من الآليات والفرص التالية لمناقشة المسائل المؤسسة الهامة وتيسير التفاعل وتبـــادل الخبرات فيما بين الممثلــين القطريين: (أ) المشاورات الفنية الخاصة والمخصصة التى تضم عددا مـــن الممثلين القطريين فى المقر الرئيسى وفى المواقع الميدانية، (ب) الدورات التدريبية التى تعقد على المستوى الإقليمــــى أو شبه الإقليمى، (ج) الاجتماعات الإعلامية للمثلين القطريين فى المقر الرئيسى، (د) البنية الأساسية للاتصالات الخاصة بتقانة المعلومات.

سوف يتزايد تأثير الصلات الأفقية فيما بين الممثلين القطريين وحصولهم على المعلومات المؤسسية والإقليمية وشبه الإقليمية وقواعد المعارف بعد نشر برنامج شبكة المنطقة الواسعة وتنفيذ شبكة المعلومات الخاصة بالمكاتب القطرية وصفحات الاستقبال الخاصة بالمكاتب القطرية على شبكة الويب.
وقد اقترح تنظيم أربع حلقات دراسية على المستوى الإقليمى أو شبه الإقليمى بحضور 15 مشاركا فى إطار تصور النمو الحقيقى فى برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005

مستمرة

2004-2005 رهنا بتوافر الموارد

مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بدعم من قسم نظم المعلومات والتقانة

مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية اللامركزية

تقدر تكاليف الحلقات الدراسية بنحو 000 300 دولار فى الفترة المالية.

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

9- قد يود المجلس تحيد مجموعة من المعايير الموضوعية لتحديد طبيعة ونطاق التمثيل القطرى للمنظمة. وينبغى ألا تعكس هذه المعايير فقط الاحتياجات النوعية للبلدان بحسب قياسها فى ضوء مؤشرات التنمية البشرية فيها وتحديدها باعتبارها من بلدان العجز الغذائى ذات الدخل المنخفض بل ومن حيث الفعالية التكاليفية لنشاطات المنظمة على المستوى القطرى، ولذا يتعين أن تشمل هذه المعايير ما يلى:

9(أ) مستوى البرنامج والنشاطات المتوخاة على المستوى القطرى؛

قدمت المبادئ الهادية الحالية المستخدمة فى إنشاء المكاتب القطرية إلى الاجتماع المشتركة للجنتى البرنامج والماليـــــــة فى سبتمبر/أيلول 2000 (الوثيقـــــة JM 2000/2). وتتمثل هذه المبادئ فيما يلى: (أ) طلب رسمى من البلد العضو، (ب) مساهمة قطرية فى تكاليف تشغيل المكتب القطرى والسماح للمثل القطرى بأن يتصل دون قيود بالوزارات المعنية، (ج) إمكانيات تقديم المساعدات الفنية وطلبها، (د) وجود شركاء آخرين للتنمية سواء تابعين للأمم المتحدة أو غير تابعين لها

سوف يراعى أى توجيه يصدر عن لجنتى البرنامج والمالية والمجلس لدى اتخاذ أى إجراءات أخرى؛

تجدر الملاحظة أن المعايير المقترحة بواسطة التوصية موجهة بصورة واضحة نحو العوامل الكمية وتتصل بصورة وثيقة بالبرامج الميدانية دون إيلاء الاهتمام الواجب لمهام البرنامج العادى التى يضطلع بها الممثلون القطريون والمزايا المتعددة للوجود المادى للمنظمة فى البلدان الأعضـاء: (أ) تعزيز تغطية بلدان العجز الغذائــــى ذات الدخــــل المنخفض للنهوض بتنفيذ أهداف مؤتمر القمة العالمى للأغذية، (ب) توافر خدمـات المنظمة والحصول عليها، (ج) تحسين وجهة نظر البلد فى المنتديات الدولية، (د) دور فنى للمنظمة فى التقييم القطرى الموحد، وإطار الأمم المتحدة للمساعدات الإنمائية وغير ذلك من العمليات القطرية، (هـ) التنفيذ الكامل للنشاطات المعيارية.
وتجدر الملاحظة أيضا أن المنظمة قد اعتمدت، فى أعقاب قيود الميزانية، وزيادة طلب الدول الأعضاء على الوجود المادى للمنظمة، طرق مبتكرة تحقق فعالية تكاليفها لتغطية البلدان وذلك فى خطة المراسلين القطريين والموظفين الفنيين المعارين/المثلين القطريين. غير أن هذه العمليات أدت إلى عدم المساواة مما أدى إلى الإضرار بالدول الأعضاء غير المشمولة بممثلية كاملة للمنظمة. وبغية إزالة جوانب عدم المساواة هذه، يتعين إجراء زيادة كبيرة فى مستوى الميزانية فى إطار البرنامج الرئيسى 3-4.

9(ب) نسبة تكاليف التشغيل إلى موارد البرنامج الشاملة؛

9(ج) الموارد من خارج الميزانية المتوقع الحصول عليها لكل مكتب قطرى؛

9(د) طبيعة ودرجة الخدمات الفنية والإدارية التى يمكن أن يوفرها نظام المنسق المقيم للأمم المتحدة

9(هـ) طبيعة ومستوى نشاطات الشركاء الآخرين للمنظمة (مثل اللجان القطرية إذا كان ذلك مناسبا على المستوى القطرى.
وبعد أن تتم الموافقة على هذه المعايير، قد يود المجلس أن يطلب من المدير العام إجراء استعراض للشبكة القطرية للمنظمة، وهو الاستعراض الذى يتعين أن يمتد ليغطى مكاتب الاتصال وأن يراعى نتائج الاستعراض الجارى لخطة المراسلين القطريين

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

10- ويتعين على المدير العام أن:

10(أ) ينشئ فريق مهام مكون من متخصصين فى إدارة الموارد البشرية ومديرى البرامج تسند إليه مهمة محددة زمنيا تتمثل فى إعداد خطة عمل شاملة لإصلاح سياسات وممارسات إدارة الموارد البشرية؛

انظر الوثيقة FC 104/15

قسم إدارة الموارد البشرية

تمت التغطية فى وثيقة لجنة المالية عن إدارة الموارد البشرية

10(ب) النظر فى السماح لممثلى الموظفين بالمشاركة الكاملة فى فريق المهام هذا، أو السماح لهم على الأقل بإمكانية الاتصال المباشر بذلك الفريق؛

انظر أعلاه

انظر أعلاه

انظر أعلاه

10(ج) يستأنف الاجتماع شخصيا مع ممثلى رابطات الموظفين المعترف بها على فترات معقولة.

انظر أعلاه

انظر أعلاه

التوصية

الإجراء الذى اتخذ أو يجرى اتخاذه (إذا كان ذلك ملائما)

الإجراءات المقترح اتخاذها فى المستقبل

التوقيت

الوحدة المسؤولة

التعليقات (بما فى ذلك تأثيرات الموارد فى نهاية المطاف)

11- يتعين على المدير العام أن:

11(أ) يصدر التعليمات لقسم إدارة الموارد البشرية بأن يصدر فى شكل الكترونى وورقى على السواء خلاصة لجميع الشواغر الموجودة حاليا، وأن يطلب إلى المصالح والمكاتب أن تبادر فورا بالإعلان عن جميع الوظائف الشاغرة؛

انظر الوثيقة FC 104/15

قسم إدارة الموارد البشرية

تمت التغطية فى وثيقة لجنة المالية عن إدارة الموارد البشرية

11(ب) ينظر فى أن يفوض إلى الممثلين الإقليميين – على أساس تجريبى ومع توفير ما هو ملائم من توجيه ورصد من جانب المصالح فى المقر – سلطة اقتراح مرشحين لشغل الوظائف المنشأة فى المكاتب الإقليمية بما يصل إلى الرتبة ف-4؛

(أعلاه)

(أعلاه)

(أعلاه)

11(ج) يكفل عدم استخدام الاستشاريين والخبراء المتقاعدين كبديل طويل الأجل للتوظيف الاعتيادى وإبلاغ المجلس بنسبة الموظفين الذين عينوا خلال فترتى السنتين الأخيرتين الذين سبق التعاقد معهم كاستشاريين من جانب المصالح التى يعملون فيها حاليا؛

(أعلاه)

(أعلاه)

(أعلاه)

11(د) يجرى تحليل لجدوى تكلفة إنشاء نظام للتنقل الموجه بالنسبة لموظفى الفئة الفنية.

(أعلاه)

(أعلاه)

(أعلاه)

12- سعيا إلى تحسين التوازن الجنسانى بين موظفى الأمانة من الفئة الفنية، وتوافقا مع بيانات السياسة الصادرة عن مجلس كبار المسؤولين التنفيذيين فى منظومة الأمم المتحدة، ينبغى للمدير العام أن يعدل ما يتصل بالموضوع من قواعد النظام الأساسى لشؤون الموظفين وأجزاء الدليل التى تحظر توظيف أزواج الموظفين

انظر الوثيقة FC/104/15

سبتمبر/أيلول 2003

قسم إدارة الموارد البشرية

تمت التغطية فى وثيقة لجنة المالية عن إدارة الموارد البشرية

13- قد يود المجلس أن ينظر فى أن يوصى المؤتمر بتعديل النظام المالى للمنظمة من أجل فرض حدود لمدة ولاية مراجع الحسابات الخارجى

الوثيقة معروضة للنظر على لجنة المالية فى دورة سبتمبر/أيلول 2003 وتعطى:
· الدراسة السابقة للموضوع بواسطة لجنة المالية
· مزايا ومثالب تناوب المراجعين الخارجيين
· التطورات التنظيمية الأخيرة
· ترتيبات تناوب المراجعين فى منظومة الأمم المتحدة
· الاستنتاجات والتوصيات

سوف تعتمد الإجراءات المقبلة على القرارات التى تصدرها الأجهزة الرياسية.

سبتمبر/أيلول 2003

مكتب المدير العام المساعد لمصلحة الشؤون المالية والإدارية

مهما كانت القرارات التى ستتوصل إليها الأجهزة الرياسية، لا ينتظر وجود انعكاسات عديدة على الموارد.