La révision complète des principes directeurs approuvés par la Conférence à sa cinquième session et aux sessions ultérieures, figurant ci-dessous, réunit les directives formulées au cours des vingt dernières années, et quelques adjonctions qu'à la lumière de l'expérience le Directeur général et le Comité du programme ont jugées utiles.
1. Sujets traités dans les publications et documents de la FAO
a) Rapport avec le Programme de travail. Tous les textes (publications, documents principaux et notes de travail) publiés par la FAO ou avec son aide doivent se rapporter directement et expressément aux projets et activités entrepris au titre du Programme de travail approuvé.
b) Substitutions. Quand il devient souhaitable ou nécessaire de remplacer une publication ou un document figurant au Programme approuvé, l'ouvrage qui lui est substitué doit lui aussi se rapporter directement aux activités et projets officiellement approuvés et répondre aux autres critères applicables.
c) Priorité. Le Directeur général examine et fixe périodiquement la priorité à accorder aux publications et documents appartenant aux différentes catégories et destinés aux divers publics, compte tenu des directives générales approuvées par la Conférence et le Conseil.
d) Doubles emplois. En établissant ou en révisant le programme des publications de l'Organisation, il faut veiller à éviter les doubles emplois avec des documents déjà disponibles ailleurs. Cependant, il ne faut pas conclure à la nécessité de faire paraître une publication sur une question parce que rien n'a encore paru sur le sujet; il est indispensable, au contraire, d'établir avant tout que l'ouvrage sera utile et qu'il se rapporte au Programme de travail.
e) Périodiques et monographies. La forme et la périodicité de chaque publication tarifée ou document principal de la FAO, spécialement le choix entre la formule du périodique ou celle de la monographie, doivent dépendre du rôle que l'ouvrage est appelé à jouer dans le programme de l'Organisation. De manière générale, une publication périodique sert à transmettre régulièrement des informations récurrentes concernant un sujet ou une catégorie de sujets déterminés à un groupe qui se distingue par la communauté d'intérêts et qui est suffisamment important. La monographie se prête mieux à la transmission d'informations de caractère non périodique sur un sujet déterminé.
2. Public auquel s'adressent les publications et documents principaux de la FAO. Qualité
a) Toute publication ou document principal doit s'adresser à une catégorie de lecteurs nettement identifiée. De plus, toute publication tarifée doit, si possible, être conçue et diffusée de manière à toucher un public plus vaste.
b) Les publications et documents principaux de la FAO sont destinés à trois grands groupes de lecteurs: i) les fonctionnaires de l'Etat, ii) les spécialistes et les personnes qui s'occupent du développement économique, social et technique, aussi bien dans les pays en voie de développement que dans les pays évolués, iii) travailleurs au niveau de l'exploitation agricole et agents de vulgarisation, spécialement dans les pays en voie de développement. En outre, la FAO publie du matériel d'information à l'usage d'un vaste public pour faire mieux connaître l'action de l'Organisation ainsi que les questions qu'elle cherche à résoudre, et promouvoir une plus large adhésion à l'égard de la mission qui est la sienne.
c) On ne peut juger de l'utilité et de la qualité d'un texte que lorsqu'on dispose des manuscrits, et en conséquence, il appartient au Directeur général, assisté du Comité des publications, de décider en dernier ressort s'il doit être considéré comme une publication ou un document principal, sous réserve que les écarts par rapport au programme approuvé soient signalés au Conseil et dûment justifiés.
d) Une qualité élevée est indispensable dans les publications et documents principaux. La qualité ne doit jamais être sacrifiée à la quantité. C'est-à-dire que les renseignements fournis doivent être complets et adéquats et que l'ouvrage doit être rédigé dans un style adapté au public auquel il s'adresse.
e) Pour assurer aux publications tarifées une qualité et une utilité maximums, les monographies (notamment celles qui paraissent dans la collection “Etudes agricoles” et. dans la collection “Progrès et mise en valeur - Agriculture”) doivent être soumises avant leur publication à certains Etats Membres qui les feront examiner par les spécialistes d'un organisme national compétent, en conformité de la résolution 23/57 de la Conférence.
3. Destinataires des notes de travail
a) Les notes de travail répondent avant tout aux besoins immédiats de groupes restreints tels que les fonctionnaires et les personnes qui participent directement aux réunions ou aux projets de l'Organisation, ou constituent des avant-projets de publications tarifées ou de documents principaux communiqués pour examen, discussion, décision ou information. Leur diffusion est normalement limitée à ceux que leur contenu intéresse directement, les destinataires étant déterminés par avance selon l'objet du document.
b) Les notes de travail, spécialement celles qui sont destinées à des réunions, doivent surtout paraître en temps voulu, même si elles sont, de ce fait, incomplètes.
4. Langues
a) L'Organisation doit maintenir le principe de la parité entre les trois langues de travail: anglais, espagnol et français. Pour sauvegarder ce principe:
les documents publiés dans les trois langues doivent être aussi sûrs que l'original et faire foi au même titre que lui;
la distribution dans les trois langues doit être simultanée.
b) Dans la limite des crédits budgétaires approuvés par la Conférence, la FAO peut aussi faire paraître certaines publications et documents dans d'autres langues, notamment en arabe qui est une “langue de travail d'emploi limité”.
c) La FAO peut accorder des subventions symboliques pour faciliter la publication de certains ouvrages de la FAO dans des langues autres que les langues de travail de l'Organisation, pour des publications dont on attend un effet sensible sur un important secteur agricole d'un, ou mieux, de plusieurs pays ayant une forte population rurale et dans lesquels les lecteurs éventuels ne connaissent à fond aucune des langues dans lesquelles travaille l'Organisation. Ces subventions consisteront à fournir les manuscrits et illustrations (clichés, pellicules, etc.), à acheter des exemplaires destinés à être distribués à des centres de formation ou séminaires organisés par la FAO ou encore à contribuer financièrement à la fabrication. Le catalogue des publications de la FAO et ses suppléments indiquent toutes les publications de la FAO, y compris celles qui ont paru dans des langues autres que les langues de travail, en mentionnant l'adresse à laquelle on les trouve.
5. Publication par les administrations nationales ou par d'autres éditeurs
a) En général, ce sont les administrations et services nationaux qui sont le mieux placés pour adapter les documents techniques de base en vue de leur assurer une large diffusion dans un pays et les mettre à la portée des intéressés. La FAO peut prêter son concours dans la mesure de ses moyens: elle peut jouer un rôle particulièrement utile dans ce domaine en publiant des “textes prototypes ” qui seront ensuite adaptés et publiés par les services des Etats Membres, spécialement en vue de la vulgarisation.
b) La publication de textes, conjointement avec d'autres organisations du système des Nations Unies, peut être entreprise, dans les langues de travail requises. De même, la publication en coopération avec d'autres organisations internationales est souhaitable, à condition qu'elle cadre avec le programme approuvé et n'entraîne pas l'utilisation des ressources de la FAO à des fins non autorisées. De même il est souhaitable, afin d'en élargir la diffusion, de faire rééditer par des instituts ou par des maisons commerciales des textes précédemment diffusés par la FAO. Toutefois, il faut éviter de confier exclusivement à des maisons commerciales le soin de produire des textes inscrits au programme de publications de la FAO, car de telles éditions ne peuvent pas paraître normalement dans toutes les langues de travail de l'Organisation et tous les gouvernements des Etats Membres n'en recevraient pas leur contingent.
6. Contrôle du volume de la documentation
a) Il convient de maintenir un juste équilibre, de façon que les moyens et les fonds disponibles permettent de produire la documentation nécessaire et suffisante à l'exécution du programme de travail approuvé.
b) Il faut restreindre, dans toute la mesure du possible, le nombre et la longueur des notes de travail, par souci d'économie, mais aussi afin qu'elles paraissent à temps et aient une utilité maximum pour le lecteur.
7. Distribution et ventes
a) La décision de publier un ouvrage devrait être motivée essentiellement par le besoin de fournir les informations sous forme imprimée, et non par recherche d'un bénéfice financier. Il convient d'encourager vigoureusement la vente des publications, non dans un but lucratif, mais parce qu'on peut ainsi mettre des informations utiles à la disposition du plus grand nombre.
b) Chaque Etat Membre reçoit un contingent de toutes les publications tarifées qui est fixé en partie en fonction de sa contribution au budget de l'Organisation, mais qui ne peut être inférieur à un contingent minimum déterminé par la Conférence. Le nombre d'exemplaires distribués dans le cadre des contingents peut être différencié selon les publics, les sujets traités, l'utilisation et autres facteurs pertinents pour les diverses catégories de publications de la FAO 1.
c) Comme la FAO s'attache particulièrement à promouvoir le progrès économique et social des pays en voie de développement, elle doit s'efforcer spécialement d'atteindre les techniciens, les organisations agricoles et le personnel de vulgarisation dans ces pays en leur fournissant une documentation qui les aidera directement dans cette têche.
d) La diffusion adéquate de la documentation de la FAO dans les Etats Membres de manière qu'elle atteigne tous ceux à qui elle peut rendre service - institutions et services, bibliothèques, universités, instituts de recherche, services scientifiques, organismes de vulgarisation agricole et de formation, organes économiques et législatifs - incombe au premier chef aux Etats eux-mêmes qui l'assurent par l'intermédiaire des Comités nationaux de la FAO ou par d'autres voies choisies par ces gouvernements. De son côté, l'Organisation devrait aussi accroître ses efforts pour distribuer efficacement cette documentation par l'intermédiaire de ses dépositaires, de ses experts en mission et par l'intermédiaire des institutions, des spécialistes et des techniciens nationaux.
e) Le tirage des documents principaux est plus limité, car ils ne s'adressent généralement qu'à un groupe restreint d'intéressés.
f) La distribution des notes de travail doit être “taillée sur mesure” en fonction des exigences de leurs destinataires, comme il est indiqué en 3 ci-dessus.
g) La FAO ne doit pas accepter de publicité commerciale, sauf dans les conditions formellement autorisées par la Conférence.
8. Demandes d'assitance en matière de publication
a) Les demandes d'assistance pour la publication sous le nom de la FAO des textes non prévus au programme, émanant d'auteurs ou d'organismes extérieurs, quelle que soit la valeur de l'oeuvre offerte pour la publication, seront rejetées pour les raisons suivantes:
tous les livres, périodiques et autres ouvrages publiés par la FAO sont produits à la demande des Etats Membres de l'Organisation et sont principalement destinés à l'usage de ces Etats.
pour que les publications soient conformes aux buts de l'Organisation et au programme approuvé par la Conférence, la FAO ne publie que des travaux émanant du personnel de la FAO ou d'experts-conseils spécialement désignés par la FAO et travaillant sous sa direction, les publications faisant dans les deux cas partie du Programme de travail approuvé.
l'acceptation de publier des travaux non sollicités, quelle qu'en soit la valeur, constituerait un précédent fâcheux.
b) Lorsque le Directeur général estime qu'il y a de bonnes raisons de publier un texte soumis par un auteur ou une institution extérieure, il peut toutefois présenter une proposition dans le programme de publication soumis pour approbation à la Conférence et, après approbation par la Conférence, prendre les dispositions nécessaires avec l'auteur ou l'institution, de façon à s'assurer que les droits d'auteur et tous autres droits relatifs à l'ouvrage publié soient dévolus à la FAO.
9. Publication extérieure de livres et d'articles rédigés par des fonctionnaires de la FAO
a) La publication de livres et d'articles rédigés par des fonctionnaires de la FAO sur des questions relatives aux domaines de travail de la FAO constitue un moyen efficace d'assurer la diffusion de connaissances sur les domaines d'action de l'Organisation, et doit être utilisée plus largement, sous réserve toutefois que les dispositions applicables en la matière du règlement de personnel, énoncées en (b) et (c) ci-dessous, soient strictement observées.
b) Tous les droits afférents aux oeuvres qu'un fonctionnaire réalise dans l'exercice de ses fonctions officielles, y compris les droits d'auteur et de reproduction et les droits de propriété industrielle, sont dévolus à l'Organisation (règlement du personnel 303.27).
c) Les fonctionnaires ne doivent pas faire publier des articles, ouvrages ou tous autres textes ou documents sur des sujets en rapport avec les domaines de travail de la FAO sans l'autorisation préalable du Directeur général ou des fonctionnaires auxquels il délègue ce pouvoir (règlement du personnel 302.155).
d) La nouvelle publication de textes de la FAO déjà parus sera encouragée. Les autorisations de nouvelles publications seront données conformément aux règles et méthodes qui ont été énoncées par le Directeur général.
