Amendements au Règlement financier et amendements corollaires au Règlement général de l'Organisation (RGO)
LA CONFERENCE,
Rappelant que le Comité ad hoc d'experts chargé d'examiner les finances des Nations Unies et des institutions spécialisées désire que les organisations normalisent leurs règlements financiers,
Prenant note du rapport de la soixante et unième session du Conseil,
Notant que l'adoption du système du budget-programme par l'Organisation a nécessité l'amendement des dispositions du Règlement financier relatives aux virements budgétaires,
Notant en outre que l'adoption des amendements au Règlement financier recommandés par le Conseil nécessite certains amendements corollaires au Règlement général de l'Organisation (RGO),
Ayant examiné également l'amendement que le Conseil, lors de sa cinquante-neuvième session, a proposé d'apporter à l'article XXVII-7(o) du RGO, concernant les responsabilités du Comité financier en matière d'examen des comptes vérifiés de l'Organisation,
Décide d'adopter les amendements aux articles IV, VIII, IX, X, XI, et XIV du Règlement financier et XXVII du Règlement général, tels qu'ils figurent ci-après.
A. Projet de dispositions normalisées pour le Règlement financier, concernant le dépôt des fonds, le placement des fonds et la délégation de pouvoirs 1
ARTICLE VIII
Dépôt des fonds
8.1 Le Directeur général désigne la banque ou les banques dans lesquelles doivent être déposés les fonds [de] détenus par l'Organisation [et rend compte au Comité financier de tous ces dépôts].
ARTICLE IX
Placement des fonds
9.1 Le Directeur général [est autorisé à] peut placer [à court terme] les [fonds] sommes qui ne sont pas nécessaires pour faire face à des besoins immédiats, en sollicitant, dans tous les cas où cela est possible, l'avis du Comité des placements des Nations Unies. Le placement des sommes figurant au crédit de fonds fiduciaires, de comptes de réserve ou de comptes spéciaux sera soumis aux directives de l'autorité compétente. [Il est autorisé à placer à long terme les sommes figurant au crédit des fonds de dépôt, fonds de réserve ou fonds spéciaux, conformément aux dispositions arrêtées pour chacun de ces fonds par la Conférence ou par le Conseil. Le Directeur général rend compte périodiquement de ces placements au Comité financier.]
[9.2 Le Directeur général est autorisé à solliciter l'avis du Comité des placements des Nations Unies concernant les placements, dans tous les cas où il est possible de procéder de la sorte.]
9.2 Au moins une fois par an, le Directeur général fait figurer dans les états financiers soumis au Comité financier un relevé des placements en cours.
9.3 Les revenus des placements sont crédités au fonds ou au compte dont proviennent les sommes placées, sauf dispositions contraires du règlement, des règles ou des résolutions se rapportant à ce fonds ou à ce compte.
ARTICLE XIV
Délégation de pouvoirs
14.1 Le Directeur général peut déléguer à d'autres fonctionnaires de l'Organisation [tels] les pouvoirs qu'il [estime] considère nécessaires [pour assurer 1'] à la bonne application du présent règlement.
1 Les mots entre crochets sont supprimés; les mots soulignés sont ajoutés.
B. Projet de dispositions normalisées pour le règlement financier, concernant le contrôle intérieur et la comptabilité
ARTICLE X
Contrôle intérieur
| 10.1 | Le Directeur général: |
[en consultation avec le Comité financier,] Etablit des règles et des méthodes détaillées afin d'assurer: [une gestion financière efficace et économique;]
une gestion financière efficace et économique, et
la protection des biens matériels de l'Organisation;
Sauf lorsque le contrat prévoit expressément le paiement d'avances ou le versement d'acomptes, ce que peuvent exiger les usages du commerce et les intérêts de l'Organisation, [prescrit] fait en sorte que tout paiement [doit être] soit effectué sur le vu des pièces justificatives et autres documents attestant que les services ou les marchandises qui font l'objet du paiement ont bien été reçus et n'ont pas été réglés auparavant;
Désigne les fonctionnaires autorisés à recevoir des fonds, [à engager des] procéder à des engagements de dépenses prévisionnels et courants et effectuer des paiements au nom de l'Organisation;
Etablit un système de contrôle financier intérieur et de vérification intérieure des comptes permettant d'exercer efficacement soit une surveillance permanente, soit une révision d'ensemble des opérations financière, soit les deux, en vue d'assurer;
La régularité des opérations d'encaissement, de dépôt et [d'emploi] de décaissement [de toutes les] des fonds et autres ressources [financières] de l'Organisation;
la conformité [de tous les] des engagements de dépenses prévisionnels et courants et des dépenses avec les autres dispositions financières votés par la Conférence, ou avec l'objet [des] du fonds [de dépôt et autres fonds spéciaux] en cause, ainsi qu'avec les règles et dispositions concernant [ces] ce fonds, et
l'utilisation rationnelle des ressources de l'Organisation.
| 10.2 | [Aucune dépense ne peut être engagée avant que les affectations de crédits aient été effectuées ou que les autres autorisations nécessaires aient été données] Aucun engagement de dépenses prévisionnel ou courant et aucun paiement ne peut être effectué sans que l'autorisation nécessaire ait été donnée par écrit sous l'autorité du Directeur général. |
| 10.3 | Le Directeur général peut [, dans certains cas exceptionnels,] prescrire le versement à titre gracieux de sommes qu'il juge nécessaire d'allouer dans l'intérêt de l'Organisation [,étant entendu qu'un]. Un état de ces versements [est] doit être présenté avec les comptes [annuels] définitifs et provisoires. |
| [10.4 | Le Directeur général prend les mesures nécessaires afin de protéger l'Organisation contre les pertes pouvant résulter de la conduite de fonctionnaires qu'il aurait chargés de la garde et du déboursement de fonds appartenant à l'Organisation.] |
| 10.4 [10.5] | Le Directeur général peut, après une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de fonds [stocks et] fournitures, matériel et autres avoirs, [autres que] sauf les arriérés de contributions [, à condition qu'un]. Un état de toutes les sommes [ainsi] passées par profits et pertes au cours de l'exercice [soit] doit être soumis au Commissaire aux comptes en même temps que les comptes provisoires ou les comptes définitifs. |
| 10.5 [10.6] | Le Directeur général établit des règles [détaillées fixant les soumissions provoquées par voie d'annonce ou les autres méthodes et procédures que l'Organisation applique pour se procurer l'équipement,] applicables à l'acquisition de matériel, fournitures et autres biens ou services dont elle a besoin [.] , et notamment aux appels d'offres. |
ARTICLE XI
Comptabilité
| 11.1 | Le Directeur général tient la comptabilité nécessaire et [prépare] arrête, pour chaque exercice [des comptes provisoires à la fin de la première année civile de l'exercice financier, et] des comptes définitifs [à la fin de l'exercice financier, les comptes provisoires et les comptes définitifs font] faisant ressortir: |
Les recettes et les dépenses de tous les fonds;
L'utilisation des crédits ouverts, notamment;
les ouvertures de crédits initiales;
le cas échéant, les ouvertures de crédits supplémentaires;
[ii] les ouvertures de crédits modifiées par [les] des virements;
[iii] les crédits, s'il s'en trouve, autres que ceux qui ont été ouverts par la Conférence, et [;]
[iv] les sommes imputées sur [ces] les crédits ouverts [ou] et, le cas échéant, sur d'autres crédits [;] ,
L'actif et le passif [de l'Organisation] à la fin de l'exercice.
[Il] Le Directeur général fournit également tous autres renseignements [propres a] nécessaires pour indiquer la situation financière courante de l'Organisation [à la même date].
| [11.2] | Les comptes de l'Organisation sont présentés en dollars des Etats-Unis. Les livres de comptabilité peuvent être tenus dans la ou les monnaies que le Directeur général juge nécessaire. Le Directeur général inclut dans les comptes provisoires ou définitifs des renseignements sur les devises reçues et leur utilisation]. |
| 11.2 | Outre les comptes définitifs de l'exercice, le Directeur général arrête des comptes provisoires à la fin de chaque année intermédiaire. |
| 11.3 | Des comptabilités distinctes appropriées sont tenues pour chacun des [fonds de dépôt, fonds de réserve et autres fonds spéciaux] fonds fiduciaires, comptes de réserve et autres comptes spéciaux. |
| [11.4 | Le Directeur général fournit au Comité financier et au Conseil, des états de la situation financière de l'Organisation au 31 mars et 30 septembre. En outre, le Directeur général présente à chaque session du Comité financier et du Conseil des états indiquant la situation financière au moment de la session.] |
| 11.4 | Les comptes définitifs et les comptes provisoires de l'Organisation sont présentés en dollars des Etats-Unis. Toutefois, des écritures peuvent être tenues dans toutes monnaies, selon ce que le Directeur général peut juger nécessaire. |
| [11.5 | Le Directeur général soumet les comptes provisoires de la première année civile de l'exercice financier au Commissaire aux comptes au plus tard le 31 mars suivant ladite année civile.] |
| 11.5 | Les comptes définitifs et les comptes provisoires sont soumis au vérificateur extérieur des comptes au plus tard le 31 mars suivant la fin de la période à laquelle ils se rapportent. |
| [11.6 | Le Directeur général soumet les comptes définitifs de l'exercice financier au Commissaire aux comptes au plus tard le 31 mars suivant la fin dudit exercice.] |
C. Suppression proposée
ARTICLE IV
Crédits
| 4.4(b)(iii) | [“Nonobstant les dispositions des alinéas 4.4(b)(i) et (ii) ci-dessus, le Directeur général peut effectuer, de sa propre autorité, des virements entre chapitres au titre des indemnités”] |
D. Propositions d'amendements à l'article XXVII-7 du Règlement général de l'Organisation
"7. Le Comité financier ............................................................................................... est chargé en particulier des fonctions suivantes:
i) [se consulter avec le Directeur général et examiner ses rapports sur les investissements à court terme et à long terme prévus à l'article 9.1 du Règlement financier] examiner les rapports sur les placements que le Directeur général lui soumet en application des dispositions de l'article 9.2 du Règlement financier et étudier de manière suivie la politique de l'Organisation en matière de placements.
“1) examiner au nom du Conseil les comptes vérifiés de l'Organisation; examiner [les rapports soumis par], en consultation avec le Directeur général [conformément aux dispositions de l'article 11.4 du Règlement financier; se consulter avec], les rapports soumis par lui sur la situation financière courante de l'Organisation et présenter au Conseil un rapport [annuel] sur ces questions.”
“o) examiner [et approuver] le rapport du Commissaire aux comptes, et faire rapport au Conseil sur les points qui soulèvent des questions de principe;”
"q) [se consulter avec le Directeur général sur les] étudier de manière suivie les règles et méthodes financières détaillées dont il est question à l'article 10.1(a) du Règlement financier et [les étudier de manière suivie] examiner tous amendements auxdites règles.
