| FC 104/7 6/2003
|
الدورة الرابعة بعد المائة |
روما، 15-19/ 9/2003 |
التقرير المرحلي عن تنفيذ توصيات المراجع الخارجي |
فحصت اللجنة في دورتها الثانية بعد المائة في روما من 5 إلى 9/5/2003، التقرير FC 102/8 الذي بين الإجراءات التي اتخذت من جانب المنظمة استجابة لتوصيات مراجع الحسابات الخارجي، على النحو الذي اتبع في الفترة المالية 2000-2001 في شكل تقرير مراجعة حسابات مطول أو في الشكل الذي كانت قد رحلت فيه من فترات مالية سابقة. وهذا التقرير المرحلي FC 104/7 يلخص التقدم الذي حققته المنظمة في حل القضايا المتبقية التي لم تكن قد نفذت بالكامل منذ آخر دورة.
| تقرير مطول | ||||
| توصيات مراجع الحسابات الخارجي | درجة أولويتها | الجدول الزمني المقترح من جانب مراجع الحسابات الخارجي | الإجراء المتخذ والحالة الحاضرة | تعليقات المراجع |
| الشؤون المالية نموذج الكشوف المالية التعديلات اليدوية أوصي بأن تجري المنظمة استعراضا جادا لهيكل الحسابات للتعرف على إمكانيات أخرى لتقليل التعديلات اليدوية (انظر الفقرة 12). |
بارزة | قبل انتهاء الفترة المالية 2002-2003 |
يجري بالفعل استعراض هيكل الحسابات من أجل تنسيق إقفال الحسابات المرحلية وحسابات نهاية الفترة المالية. والمتوقع الانتهاء من هذا العمل بانتهاء الفترة المالية الجارية. الحالة الحاضرة: يجري التنفيذ |
سيجري التأكد من التقدم في هذه المسألة أثناء مراجعة حسابات 2002-2003 |
| طريقة عرض الكشف الأول أوصي بالسير على البيان التالي الذي يتفق مع طريقة العرض الواردة في الملحق الثاني بقواعد المحاسبة في الأمم المتحدة ومع الأهمية النسبية للمبالغ المالية المعنية:
|
تستحق الاهتمام | عن حسابات 2002-2003 |
أصبحت الحسابات المرحلية عن الفترة المنتهية 31/12/2002 تتضمن بالفعل بيان البنود التالية:
1- الأرباح/ الخسائر الناجمة عن سعر الصرف؛ 2- الصندوق المتجدد من موارد المواد الإعلامية؛ 3- المساهمات الحكومية النقدية؛ 4- الإيرادات المتنوعة. الحالة الحاضرة: تم التنفيذ |
تم التحقق |
| سياسة تقريب الأرقام
أوصي، ابتداء من الكشوفات المالية للفترة 2002-2003، بوضع حاشية عن سياسة تقريب الأرقام توضح بجلاء مستوى هذا التقريب. [الفقرة 18] |
تستحق الاهتمام | عن حسابات 2002-2003 |
سوف توضع حاشية في حسابات الفترة 2002-2003 توضح سياسة تقريب الأرقام المطبقة في حسابات المنظمة.
الحالة الحاضر: يجرى التنفيذ |
سيجري التأكد من التقدم في هذه المسألة أثناء مراجعة حسابات 2002-2003. |
| المركز المالي للمنظمة
القواعد والنظم المطبقة في استخدام المتقاعدين أوصى بما يلي: · يجب توحيد الخطوط التوجيهية والممارسات الموجودة الآن بشأن إعادة توظيف الموظفين السابقين الذين انتهت خدمتهم في سياسة شاملة موحدة تتناول، على وجه الخصوص، القضايا التالية: الحد الأدنى للمدة الواجب انقضائها بين انتهاء الخدمة وإعادة التوظيف، الحد الأقصى لمدة التوظيف، طبيعة المهمة، الشروط المالية وغيرها من شروط التوظيف. · وفيما يتعلق بالنقطة الأولى أعتقد أن قاعدة الأمم المتحدة باشتراط مرور ثلاث سنوات على الأقل هي ممارسة جيدة. ويجب ذكرها بصراحة في جميع اتفاقات إنهاء الخدمة. ويستطيع المدير العام بطبيعة الحال أن يصدر استثناء من هذه القاعدة على أساس مبررات تفصيلية. ويمكن أن يكون الحد أقصى للتوظيف مماثلا لما هو متبع بالنسبة للمتقاعدين ستة شهور. · ومتى وضعت القواعد التي تحكم إعادة توظيف الموظفين الذين انتهيت خدمتهم يجب إدراجها في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية للمنظمة في المادة.300 [الفقرة 31] |
بارزة | أوائل 2003 | ترى المنظمة أن الأسلوب الحالي يجب الاستمرار في تطبيقه، كما جاء في الوثيقة الإدارية الداخلية (المنشور الإعلامي الرئيسي KIC 99/7 تاريخ 1/7/1999)، أي أنه لا يمكن إعادة استخدام موظف سابق خلال الفترة المشمولة بتعويض اتفاق إنهاء الخدمة. ويجري إدخال تعديلات على مجموعة التعديلات الإدارية والمالية. الحالة الحاضرة: يجري تنفيذ ما هو مذكور أعلاه. | أخذنا علما |
| المسائل التنظيمية
تنفيذ برنامج "النفط مقابل الغذاء" أمن النقدية والمواد القيمة إنني أوصي بوضع قواعد وخطوط توجيهية تفصيلية عن سلامة التعامل مع النقدية والمواد القيمة بأسرع ما يمكن لجميع ممثليات المنظمة، مع معالجة حالة العراق بوجه خاص [الفقرة 56] |
بارزة | في منتصف 2003 |
تم إعداد القواعد والخطوط التوجيهية المفصلة عن سلامة التعامل مع النقدية والمواد القيمة في جميع المكاتب الميدانية وهي الآن قيد الاستعراض في المقر الرئيسي. وفي حالة العراق بالذات اتخذت الإجراءات لتنفيذ التوصية.
الحالة الحاضرة: تم التنفيذ |
سيكون التقدم في المجال موضع تحقق أثناء مراجعة سجلات الحسابات الميدانية في العراق. |
| إدارة الأموال المتولدة محليا
أوصي بأن تواصل المنظمة بذل الجهود الضرورية لحل جميع القضايا العالقة بشان إجراءات الأموال المتولدة محليا، وإدراج الإيرادات والمصروفات من هذه الأموال في الكشوف المالية للمنظمة عن الفترة المالية 2002-2003. [الفقرة 97] |
أساسية |
قبل إقفال حسابات
2002- 2003 |
صدرت خطوط توجيهية بشأن الأموال المتولدة محليا من جانب مكتب برنامج العراق وأحيلت إلى مكتب المنظمة في العراق. تم الآن حل المسائل العالقة التي أشار إليها مراجع الحسابات الخارجي. وستدرج الإيرادات والمصروفات من الأموال المتولدة محليا في الكشوف المالية للمنظمة عن الفترة المالية 2002-2003
الحالة الحاضرة: يجري التنفيذ باستثناء ما هو مذكور أعلاه |
سيكون التقدم في المجال موضع تحقق أثناء مراجعة سجلات الحسابات الميدانية في العراق. |
| التأخيرات في عملية الشراء
أوصى بالبدء في دراسة لتحديد مكان وزمان وقوع التأخيرات بالضبط والتحقيق في أسبابها بهدف إعادة صياغة عملية الشراء أو تعديل مستوى التوظيف، إذا كان ذلك ضروريا. [الفقرة 105] |
بارزة | في منتصف 2003 |
تم إعداد دراسة تتماشى مع توصية المراجع الخارجي. ومعظم التأخيرات التي أمكن التعرف عليها في عملية الشراء كانت ترجع إلى نقص كبير في الموظفين في الوحدات المعنية أثناء فترة الاستعراض. وعلى كل حال كانت أسباب هذه التأخيرات قد عولجت بالفعل في النصف الأول من عام 2002 بتعزيز مستويات التوظيف.
الحالة الحاضرة: تم التنفيذ |
أخذنا علم. |
| استعراض الضوابط الداخلية في المنظمة
تنظيم المهام العامة للإشراف في المنظمة القواعد واللوائح السارية أوصى بتحديث القواعد المالية التي تشكل المادة 202 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية، والمادة 108 الخاصة بمصلحة الإدارة والمالية وذلك بأسرع ما يمكن حتى يمكن، على وجه الخصوص، تكوين صورة شاملة عن وظائف الإشراف داخل المنظمة. [الفقرة 131] |
تستحق الاهتمام | قبل نهاية 2002 |
يجري تحديث الكشف الوظيفي الخاص بقسم الشؤون المالية (المادة 108 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية) كجزء من دورة برنامج العمل والميزانية 2004-2005 في حين أن المادة 202 من نفس المجموعة تجري مراجعتها الآن في جزء من مراجعة أوسع لسياسات المحاسبة وإجراءات والقواعد المالية. والمتوقع الاستمرار في هذا العمل طوال عام 2004.
الحالة الحاضرة: يجري التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ |
| التنظيم الشامل واختصاصات كل وحدة
أوصى بأن تبحث المنظمة إمكانية دمج مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الإدارية مع مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بهدف إنشاء مكتب أو قسم واحد للإشراف. ويمكن أن يظل فرع الرقابة الحالي، الذي يعمل على مستوى مختلف، ضمن قسم الشؤون المالية. غير أنه يتعين تحديد علاقات العمل بصورة رسمية لتجنب أي ازدواجية في العمل. [الفقرة 137] |
تستحق الاهتمام | قبل نهاية 2002 |
قدمت وثيقة بعنوان "استقلال إدارة التقييم ومكانها" إلى الاجتماع المشترك للجنة البرنامج والمالية في مايو/أيار 2003. ومازالت المسألة مطروحة لآن الاجتماع المشترك طلب تقديم وثيقة أخرى عن هذا البند إلى دورة سبتمبر/أيلول 2003.
الحالة الحاضرة: يجري التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| استعراض مكتب المفتش العام
تخطيط المراجعة ينبغي إجراء عملية تقييم المخاطر وتحديثها على أساس منتظم (مرة واحدة على الأقل كل فترة مالية). والهدف الشامل لهذه العملية هو جمع وتحليل البيانات، الكمية منها والنوعية، لوصف شكل المخاطر التي تواجهها المنظمة وأبعادها وخصائصها [الفقرة 156] |
بارزة | في منتصف 2003 |
أدخل مكتب المفتش العام تغييرا أساسيا في أسلوبه إزاء عملية تخطيط مراجعة الحسابات، وذلك باستخدام تقييمات قائمة على الأخطار للتعرف على المجالات والأنشطة الدقيقة التي يجب مراجعتها. وسيؤدي هذا الأسلوب إلى تحسين الاستهداف في الاستعراضات وإلى زيادة فعالية استخدام الموارد من الموظفين. وفي هذا الصدد، استخدم المكتب بالفعل استشاريا رئيسيا لمساعدته على تطوير تقييم المخاطر وإعداد تطبيقات تخطيط عمليات المراجعة. وستنتهي الدراسة في أكتوبر/تشرين الأول 2003 وسيضع مكتب المفتش العام خطة الحسابات للفترة المالية 2004-2005 استنادا إلى هذا الأسلوب المنقح.
الحالة الحاضرة: يجري التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ |
| التدريب
أوصي بتكثيف التدريب وتركيزه، ولاسيما على مراجعة نظم المعلومات. وعلاوة على ذلك، ينبغي تشجيع بعض المراجعين الحاليين على أن يصبحوا مراجعين معتمدين لنظم المعلومات أو " فنيين معتمدين" لنظام أوراكل. [الفقرة 168] |
بارزة | فى خطة التدريب عام 2003 |
لا يزال التطوير والتدريب جانبين مهمين من جوانب الإدارة العامة لمكتب المفتش العام ويشمل هذا التدريب ثلاثة عناصر هي:
· التدريب في مجال المراجعة المهنية، · التدريب في مجال اللغة، · التدريب في مجال استخدام التقانة المكتبية وكجزء من جهود التدريب المستمرة يجرى تنظيم دورة عن مراجعة نظم المعلومات، مع التركيز على مراجعة تطبيقات اوراكل، وذلك فى روما للمكتب بأكمله فى نوفمبر/ تشرين الثانى 2003. يضاف إلى ذلك تشجيع موظفى المراجعة على تسجيل أنفسهم فى برنامج مراجعى نظم المعلومات المعتمدين. الحالة الحاضرة: يجرى تنفيذه |
أخذنا علما |
| أداء أعمال المراجعة
أوصي بما يلي: ضرورة إجراء تحسينات جذرية في دليل المراجعة لتحويله إلى أداة مفيدة للمراجعين. وينبغي إسناد الأولوية لإدراج الأقسام المتعلقة بتقييم المخاطر والمعاينة الإحصائية وتحديد الأهمية المادية. وينبغي توسيع القسم المخصص للمقر الرئيسي ليغطي عمليات مراجعة نظام المعلومات ومهام الخزانة والاستثمارات والمشتريات والموارد البشرية.[الفقرة 172] |
بارزة | فى منتصف 2003 |
بدأ مكتب المفتش العام العمل فى تحديث دليل مراجعة الحسابات. وقد وضع قسم عن منهجية تقييم الأخطار لإدراجه فى المجلد الأول (استعراض عام لأعمال المراجعة) من الدليل المذكور إلى جانب:
(2) دليل احصائى عن أخذ العينات والأهمية المادية؛ الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ |
| إعداد التقارير وأعمال المتابعة ذات الصلة بنتائج المراجعة
أوصي بما يلي: ينبغي وضع تقرير موحد لكل نوع من أنواع المراجعة وينبغي إجراء رصد وثيق لعمليات الامتثال للمحتوى والشكل المتفق عليهما. [الفقرة 175] |
بارزة | تنفيذ فورى |
انتهى مكتب المفتش العام من استعراض مقارن لممارسات المنظمات الأخرى وسينظر فى مزايا توحيد بعض جوانب هذا التقرير. ولكن هذه القضية تحتاج إلى مزيد من الدراسة قبل اتخاذ قرار نهائى.
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ |
| استعراض الضوابط الداخلية بشأن استخدام موارد المنظمة
نظرا لجوانب القصور فى الاستعراض الذي أجري، وعدم إمكانية الاعتماد على النتائج، أوصي بإجراء استعراض آخر في أسرع وقت ممكن باستخدام منهجيات ملائمة، ألا وهي تقييم المخاطر. وينبغي أن يرجع التقييم إلى الحالات السابقة من الغش وسوء استخدام موارد المنظمة من أجل تحديد العوامل التي يسرت وقوعها . واستنادا إلى الطريقة التي تم بها بالفعل تطبيق القواعد واللوائح والإجراءات المعمول بها، ينبغي أن يتطلع التقييم إلى المستقبل ويحاول التنبؤ بالمخاطر المحتملة فى سوء استخدام موارد المنظمة ويوصي بالوسائل الكفيلة بتلافيها. [الفقرة 187] |
أساسية | عام 2003 |
أجرى مكتب المفتش العام مناقشة مع مراجع الحسابات الخارجى الحالى فى أسلوب المكتب بشأن الاستعراض المذكور وبدأ العمل فى هذا المجال أثناء الربع الثانى من عام 2003. ومن المتوقع استكمال هذا الاستعراض قبل نهاية عام 2003.
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| استعراض إقامة الضوابط في نظام أوراكل
عملية تطوير النظم أوصي بإسناد الأولوية لما يلي: · صياغة استراتيجية شاملة؛ · وضع منهجية مشروعات مجربة لاستخدامها في مشروعات الموارد البشرية والميزانية وأية مشروعات أخرى في المستقبل؛ · استكمال و/أو تحديث الوثائق الحالية (وخاصة جميع الكتيبات الإرشادية الخاصة بالبارامترات) والإجراءات المحددة للمحافظة عليها؛ · ينبغي توثيق جميع الضوابط التي اتخذت على مستوى قسم نظم وتقانة المعلومات أو فرع الضوابط بصورة رسمية. [الفقرة 195] |
أساسية | قبل نهاية عام 2002 |
أصبحت الإجراءات والضوابط الخاصة بأمن الوصول إلى النظام موثقة توثيقا رسميا الآن وستنشر على موقع قسم الشؤون المالية فى الانترانت. كما نفذت البنود الأخرى (انظر وثيقة لجنة المالية FC 102/8)
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ باستثناء ما ذكر أعلاه |
ستكون هذه المسألة موضع تحقق فى الاستعراض التالى من جانب مراجع الحسابات الخارجى على النحو المُخطط لفترة 2004-2005. |
| الوصلات
وعلى الرغم من أنني أعترف بأن فرع الضوابط قد بدأ يعالج هذه المشكلات من خلال الرصد والإبلاغ عن الوصلات بين الأنشطة ومتابعة القضايا المستجدة، فإنني أوصي بمواصلة الجهود الرامية إلى وضع الإجراءات بشأن ما يلي: [الفقرة 196] |
بارزة | تنفيذ فورى |
كما لاحظ المراجع الخارجي، فإن الاستعراض والإبلاغ المنتظمين عن الوصلات بين الأنشطة ينفذان فعلا: يضاف إلى ذلك، أن العمل الجارى يشمل توثيق وتحديث جميع إجراءات الوصلات الجارية الآن والمتوقع أن يستمر هذا العمل طوال عامى 2003 و 2004.
الحالة الحاضرة:: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| استعراض متابعة إدارة الخزانة
الترتيبات التنظيمية اللجنة الاستشارية للاستثمارات أوصي بأن تجتمع اللجنة الاستشارية للاستثمارات مرتين سنويا بواسطة المؤتمرات المتلفزة عن بعد، وبتشجيع المشاورات غير الرسمية فيما بين هذه المؤتمرات. وينبغي إعداد المحاضر في جميع الحالات، حتى في حالة المشاورات غير الرسمية، وإصدارها فورا، حسب التوصية السابقة [الفقرة 213] |
تستحق الاهتمام | عام 2003 |
ينفذ هذا المنهج المقترح اعتبارا من عام2003 في ضوء توافر أعضاء اللجنة الاستشارية للاستثمارات والقضايا المراد بحثها. وستكون القضايا العاجلة موضع مراجعة عن طريق مؤتمر بالاتصالات الهاتفية. وأثناء هذا العام اجتمعت اللجنة الاستشارية مرة واحدة فى أبريل/نيسان 2003..
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| الترتيبات المصرفية
أوصي بالعمل سريعا على تنفيذ الطبقة الثالثة من الاستراتيجية حتى يمكن الاستمرار في تبسيط عدد العلاقات مع فروع مصارف التجزئة وتقليل تكاليف العمليات المصرفية.[ الفقرة 215] |
بارزة | قبل نهاية عام 2003 |
بالنسبة للطبقة الثالثة من الاستراتيجية المصرفية هناك الآن خبير مصرفى استخدم للمساعدة على إعادة تشكيل العلاقات المصرفية الميدانية للمنظمة، وبدأت الاتصالات بالفعل مع كبار مقدمى الخدمة المصرفية فى أقاليم المنظمة
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| الاستثمارات طويلة الأجل
معلومات عام 2002 الترتيبات الحالية لم تخضع، مع الأسف، للاستعراض في وقت مبكر، كما أوصيت بذلك في تقريري السابق، وأحث المنظمة على المضي قدما في هذه المسألة (تحويل الاستثمارات طويلة الأجل) بأسرع ما يمكن الآن، سيما وأنه قد تم تعيين رئيس وحدة الخزانة. [الفقرة 224] |
أساسية | فى منتصف عام 2003 |
فيما يتعلق بالترتيبات المشار إليها عن الاستثمارات طويلة الأجل أنهت المنظمة عقد مدير الاستثمارات السابق. وحولت السندات والأسهم معا الى اثنين من مديرى الاستثمارات فى انتظار تنفيذ المرحلة المتبقية من استراتيجية الاستثمارات طويلة الأجل.
وهذه الاستراتيجية مرهونة باستكمال دراسة تفسيرية للأصول والخصوم يجرى العمل فيها الآن ويتوقع إنهاؤها فى الربع الأخير من عام 2003 . الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| استعراض متابعة لإعادة تنظيم قسم الشؤون المالية وتزويده بالموظفين
استعراض هيكل التوظيف أوصي بوضع خطة تفصيلية، على أساس التقرير النهائي للمكتب الاستشاري، عن كيفية معالجة القضايا التي ما زالت معلقة في قسم الشؤون المالية مع رصد تطبيقه تطبيقاً دقيقاً من خلال إصدار تقارير مرحلية بصفة منتظمة. [الفقرة 254] |
بارزة | خطة عمل تفصيلية قبل نهاية عام 2002 |
يجرى النظر فى توصيات المكتب الاستشارى كجزء من عملية الميزانية وستوضع مقترحات لمعالجة أوضاع التوظيف فى برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005.
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |
| الإجراءات التي اتخذت استجابة للتقارير السابقة
إدارة الموارد البشرية استخدام بقية الموارد البشرية فيما يتعلق باستخدام الموارد البشرية، أوصيت بتوحيد شروط الخدمة والعقود وإنشاء نظام للمراقبة والرصد بشأن الاستخدام المؤسسي للمتعاونين الخارجيين [الفقرة 119 من تقريري عن الفترة 1998 – 1999]. وعند إعداد هذا التقرير، أبلغت هيئة مكتبي بأن الترتيبات التعاقدية الجديدة المتوخاة والمسماة " اتفاقية الخدمات الشخصية" ، والتي ستحل مكان أنواع العقود الأربعة السابقة، سوف تنفذ في أكتوبر/ تشرين الأول 2002 |
غير مذكورة | غير مذكورة |
تم استعراض تجربة تنفيذ الترتيبات التعااقدية الجديدة المسماة (اتفاق الخدمات الشخصية) ويجرى إدخال تعديلات على وثيقة لمراعاة المعلومات المرتدة من المستفيدين من هذه العقود ومراعاة الاحتياجات.
الحالة الحاضرة: يجرى التنفيذ |
سيكون التقدم في هذا المجال موضع تحقق بعد الإبلاغ عن انتهاء التنفيذ. |