C 2003/12-Sup.1

Conférence

ORGANISATION DES TABLES RONDES

1. À sa cent vingt-quatrième session, le Conseil a accueilli favorablement la proposition faite dans le rapport de la Réunion conjointe de la quatre-vingt-neuvième session du Comité du Programme et de la cent deuxième session du Comité financier, de tenir trois tables rondes pendant la trente-deuxième session de la Conférence, du 1er au 3 décembre 2003.

2. Les trois tables rondes au niveau ministériel se tiendront au siège de la FAO, dans la salle du Roi Fayçal, selon le calendrier et les thèmes ci-après:

Table ronde I

Table ronde II

Table ronde III

3. Dans leurs recommandations, le Comité du Programme et le Comité financier ont donné une orientation quant à l'approche à adopter pour l'organisation de ces réunions:

• la présentation doit encourager l'interaction entre les participants;
• il faut faire preuve de souplesse quant au nombre de participants;
• la participation des groupes régionaux doit être aussi équilibrée que possible;
• il faut faire preuve de souplesse quant au niveau de participation.

Participants

4. Les ministres ou autres chefs de délégation sont invités à participer à l'une des trois tables rondes, au choix. Chaque chef de délégation peut être accompagné d'un conseiller, qui ne peut intervenir pendant les débats.

Présidents

5. Chaque table ronde est présidée par deux co-présidents. Les six co-présidents seront nommés par la Conférence, après consultation des groupes régionaux.

6. Dans la mesure où ni les observateurs, ni les médias ne participeront aux tables rondes, les six co-présidents présenteront en plénière les conclusions de chacune d'entre elles.

Organisation des tables rondes - Responsabilités

7. La Sous-Division de la Conférence, du Conseil et des relations avec les gouvernements (GICO) assumera la responsabilité de l'organisation des tables rondes, dont les départements désignés assureront le secrétariat technique.

8. Durant les travaux des tables rondes, chaque secrétariat rédigera un résumé des débats visant à en faciliter le compte rendu.

9. Les co-présidents présenteront également ce compte rendu en plénière et en assumeront personnellement la responsabilité. Il ne sera conservé ni rapport écrit, ni compte rendu in extenso des travaux des tables rondes.

10. Les conclusions des tables rondes, présentées en plénière par leurs co-présidents respectifs, seront intégrées au rapport de la Conférence.

Travaux

11. Documentation: Le département désigné pour assurer le secrétariat technique réalisera un document sur le thème de la table ronde, lequel sera envoyé aux Membres de la FAO six semaines avant la session de la Conférence.

12. Conduite des tables rondes: Les deux co-présidents présenteront le sujet (3 minutes chacun) et exposeront les méthodes de travail. Tout en encourageant les participants à intervenir lors des débats, ils pourront contrôler le nombre et la durée des interventions, de manière à assurer une large participation et un échange d'idées aussi vaste que possible. Au terme des débats, les co-présidents en tireront les conclusions et résumeront les discussions (10 minutes).

13. Temps de parole: L'ordre dans lequel les intervenants prendront la parole sera informel et suivra l’ordre des demandes à main levée faites par les participants. Le fonctionnaire désigné du secrétariat, qui siègera aux côtés des co-présidents, dressera la liste des intervenants.

14. Préparatifs des travaux: GICO organisera une réunion avec les Présidents des groupes régionaux et les départements techniques désignés, afin de discuter des dispositions et d'obtenir des propositions de candidatures pour les six co-présidents. Par la suite, une réunion d'information aura lieu avec les départements techniques et les représentants permanents ou les ambassadeurs des pays dont les représentants feront office de co-présidents des tables rondes, à propos du thème et des procédures à suivre lors des réunions.