1. سيعقد المؤتمر الإقليمي الثالث والعشرون لأفريقيا في مركز Sandton للمؤتمرات من 1 إلى 5 مارس/آذار 2004. وسيقام حفل افتتاح الجلسة العامة في نفس المركز في الساعة العاشرة من صباح الرابع من مارس/آذار 2004.
2. ستكون ساعات العمل خلال المؤتمر من 9.00 إلى 12.00 منتصف النهار، ومن 14.30 إلى 17.30 بعد الظهر، ما لم يقرر المؤتمر غير ذلك.
3. سيصدر برنامج عمل يومي يتضمن معلومات تفصيلية عن عمل المؤتمر، الجدول الزمني لبنود الجلسات المطروحة للمناقشة، وغير ذلك من المعلومات التي تهم المشاركين عموما.
4. أرسل جدول الأعمال التفصيلي المؤقت (الوثيقة:ARC 04/1) مرفقا مع رسالة الدعوة لحضور المؤتمر.
5. ستوفر المنظمة خدمات أمين المؤتمر، وسيعاونه عدد من موظفي المنظمة حيث ستصدر قائمة بأسمائهم ووظائفهم في اليوم الأول لانعقاد المؤتمر.

لغــات العمل

6. ستوفر ترجمة فورية باللغات العربية والإنجليزية والفرنسية والإسبانية. وستصدر الوثائق بالفرنسية والإنجليزية.

الاتصال بالصحافة وخدمات الإعلام

7. يتولى مسؤول للإعلام من المنظمة، خلال فترة انعقاد المؤتمر، مهمة الاتصال بالصحافة وجميع المسائل المتعلقة بالإعلام العام، ويعاونه في ذلك مسؤول صحفي تعينه حكومة جمهورية جنوب أفريقيا.
8. تصدر بطاقات اعتماد الصحفيين من وزارة الزراعة. وسيفتح مكتب إصدار بطاقات الاعتماد في مكان انعقاد المؤتمر، ويرجى من الصحفيين تقديم صورتين شخصيتين ورسالة تكليف من رئيس التحرير أو من رب عملهم.

الوثائق

9. سترسل وثائق العمل إلى جميع الحكومات والمنظمات المدعوة للحضور قبيل انعقاد المؤتمر. ويمكن الحصول على الوثائق التى يتم إعدادها أثناء انعقاد المؤتمر من مكتب توزيع الوثائق خارج قاعة المؤتمر. كذلك سيقوم مكتب توزيع الوثائق بمهمة توزيع البريد وغيره من الرسائل، والرد على أية استفسارات عامة.

مشروعات التوصيات والتعديلات

10. يرجى من السادة المندوبين الراغبين فى تقديم مشروعات توصيات أو وثائق أخرى تتطلب اتخاذ قرار من المؤتمر، تسليم ثلاث نسخ مطبوعة إن أمكن من نصوص هذه المشروعات أو الوثائق باللغات الإنجليزية أو الفرنسية إلى أمين المؤتمر. كما يرجى من السادة المندوبين الراغبين في توزيع أية مواد أخرى مطبوعة ذات صلة بجدول أعمال المؤتمر، تسليم 15 نسخة باللغة العربية و30 نسخة باللغتين الإنجليزية والفرنسية و5 نسخ باللغة الإسبانية إلى الأمانة لتوزيعها.

الاشعار المسبق عن نصوص الخطب والبيانات

11. يرجى من الوفود الراغبة في إلقاء خطب أو بيانات معدة سلفا تزويد الأمانة بنسخ مطبوعة من تلك البيانات قبل إلقائها بوقت كاف لضمان دقة الترجمة الفورية.
12. توجه جميع المراسلات المتعلقة بالمؤتمر الإقليمي إلى العنوان التالي:

أمين المؤتمر

13. يقع مركز Sandton للمؤتمرات في Sandton، وهي مجمع حضري مستقل يتمتع بالاكتفاء الذاتي في محافظة Gauteng، أرض الذهب في جنوب أفريقيا ومركز الثقل الاقتصادي في أفريقيا الجنوبية. وتحتل Sandton موقعا مركزيا إلى الشمال من قلب مدينة جوهانسبرج، وعلى مسافة قصيرة بالسيارة من مطار جوهانسبرج الدولي ومن بريتوريا. ويمكن الوصول بسهولة إلى مركز Sandton للمؤتمرات عبر الطرق الرئيسية وطرق المرور السريع في المنطقة، وتوجد إشارات للتوجيه على مسافات منتظمة تقود أصحاب السيارات إلى وجهاتهم.

إجراءات الدخول إلى جمهورية جنوب أفريقيا

14. يجب أن يكون في حوزة كافة زوار جنوب أفريقيا جوازات سفر سارية. ويجب على مواطني البلدان الذين يحتاجون إلى تأشيرة دخول إلى جنوب أفريقيا أن يحصلوا عليها قبل وصولهم، من بعثات جنوب أفريقيا الدبلوماسية أو قنصلياتها في الخارج. ويمكن إرسال طلبات الحصول على تأشيرة الدخول وجوازات السفر إلى بعثة جنوب أفريقيا المعنية بواسطة خدمات البريد السريع أو بواسطة وكيل سفر. وتستغرق معاملة طلب تأشيرة الدخول 10 أيام عمل. كما يجب أن ترفق طلبات تأشيرة الدخول بالرسوم المقررة فيما يتعلق بحاملي جوازات السفر من البلدان التي تطبق عليها رسوم التأشيرة. ويعفى حاملو تصاريح مرور الأمم المتحدة من تأشيرة الدخول. ولا تصدر تأشيرات الدخول في المطار، ويحظر السفر إلى جنوب أفريقيا دون تأشيرة دخول في كل الأحوال.
15. يجب على المسافرين إلى جنوب أفريقيا والقادمين من مناطق موبوءة بالحمى الصفراء أن يحصلوا على شهادة تحصين دولية صالحة ضد المرض. وهذه البطاقة شرط إجباري للسفر إلى جنوب أفريقيا. وسيتولى مركز مراقبة التحقق من صلاحية هذه الشهادات عند الوصول إلى مطار جوهانسبرج الدولي. وسوف يطلب من المشاركين الذين لم يقدموا الدليل على التحصين الخضوع لعملية التحصين مقابل رسوم قبل دخولهم إلى البلاد.

التسجيل والاعتماد

16. يطلب من كافة المندوبين والمراقبين تسجيل أسمائهم بعد وصولهم إلى مكان المؤتمر (في مركز Sandton للمؤتمرات) كي يتسنى تزويدهم ببطاقات وشارات تتيح لهم الدخول إلى قاعات الاجتماعات في مركز المؤتمرات. وستُصدر شارات أمنية لكافة المراقبين والمدعوين وغيرهم من المندوبين والموظفين المعاونين والمرافقين الأمنيين، تحدد حقهم في الدخول إلى مناطق معنية من مركز المؤتمرات. وسوف يفتح مكتب التسجيل يوم الأحد 29 فبراير/شباط 2004 من الساعة الثالثة بعد الظهر إلـى الساعــة السـابعة مسـاء ويــوم الاثنيـــن 1 مارس/آذار 2004 من الساعة الثامنة صباحا. وسوف تصدر أمانة المؤتمر قائمة مؤقتة بأسماء المشاركين في اليوم الأول لانعقاد المؤتمر. ويرجى إبلاغ الأمانة بأية إضافات أو تصويبات على هذه القائمة.
    
    ستصدر شارات أمنية لوزراء الزراعة/رؤساء الوفود وستوزع عليهم أزرارا خاصة تسمح لهم بالوصول إلى القاعات والأحداث ذات الصلة.

خدمات الاتصال

17. تتوافر خدمات البريد والهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني في مقر انعقاد المؤتمر، علاوة على مكتب للاستعلامات عن السفر والسياحة. وبالإضافة إلى ذلك تقوم ثلاث شركات خاصة للشبكات الخليوية، وهي VODACOM وMTN وCELL-C بتقديم خدمات الاتصالات الهاتفية الخليوية في جنوب أفريقيا. وتستخدم ثلاثتها معيار GSM وتقدم خدمات الفاكس ونقل البيانات والبريد الصوتي، بالإضافة إلى خدمات الاتصالات الهاتفية المعتادة. ويمكن استئجار الهواتف الخليوية لدى عدد من مكاتب الاستئجار التابعة لشركات الخدمات في منطقة Sandton وما حولها وفي مطار جوهانسبرج الدولي.

الخدمات الطبية والصحية

18. ستوفر مرافق للخدمات الطبية في مركز المؤتمرات، يعمل بها طبيب وممرضة. كما ستبذل كافة الجهود لضمان الخدمات الطبية لمن يحتاجها. وتوجد في جوهانسبرج، بما فيها Sandton مستشفيات عالمية المستوى، وسيتاح الوصول إليها بسهولة للعلاج أو لمتطلبات طبية خاصة أخرى. كما ستخصص للمؤتمر سيارات إسعاف ومركبات للطوارئ الطبية تعمل على مدار اليوم. ويرجى من المندوبين اكتتاب تأمين طبي للسفر من شركة تأمين معروفة، نظرا لأن خدمات الرعاية الطبية الخاصة لا تقدم إلا مقابل رسوم تدفع نقدا، أو بعد إبراز شهادة تأمين طبي للسفر. كما أن مرافق الدولة الصحية تقدم خدماتها مقابل رسوم أقل من رسوم مرافق الرعاية الطبية الخاصة.
19. ستتخذ حكومة جنوب أفريقيا ترتيبات خاصة للمشاركين لدى وصولهم، وتساعدهم على إنجاز الإجراءات الخاصة بالهجرة وتأشيرات الدخول والجمارك واسترداد حقائب السفر، كما ستقدم لهم خدمات النقل إلى فنادقهم. وتتخذ ترتيبات مماثلة عند نهاية المؤتمر. ويرجى من المشاركين إعلام مسؤول الارتباط في جنوب افريقيا مسبقا باسم شركة الطيران ورقم الرحلة ووقت الوصول وغيرها من المعلومات ذات الصلة، قبل ثلاثة أسابيع على الأقل من تاريخ وصولهم، كي يتسنى استقبالهم كما يجب عند وصولهم إلى مطار جوهانسبرج الدولي. كما يرجى من المشاركين وضع بطاقة تعريف واضحة على حقائبهم لتسهيل التعرف عليها.
    وسيتحمل المشاركون الذين لم يبلغوا أمانة المؤتمر بتفاصيل رحلتهم تكاليف نقلهم من المطار، ولا تسترد هذه التكاليف في تلك الحالات. ويمكن للمندوبين استئجار وسيلة نقل إضافية على نفقتهم. وتتوافر السيارات المستأجرة في جوهانسبرج من شركات معروفة. وينبغي أن يحمل السائقين رخص قيادة سارية بها صورة فوتوغرافية لحاملها وتكون صادرة أو مرفقة بنسخة مصدقة باللغة الإنجليزية. وجنوب أفريقيا تعترف برخص القيادة الدولية الصادرة وفقا لاتفاقية 1949 الخاصة بحركة المرور. ويمكن للوفود الراغبة اتخاذ الترتيبات للحصول على سيارات مع سائق من شركات تأجير السيارات.
    يرجى الانتباه عند المغادرة إلى أن تسجيل المغادرة في الرحلات الدولية يكون قبلها بساعتين، أو قبل المغادرة بساعة واحدة للرحلات المحلية. كما يرجى الانتباه إلى أن الرحلة بين الفندق ومطار جوهانسبرج الدولي تستغرق أربعين دقيقة، ويرجى حساب زمن كاف لها. ولتجنب أية متاعب، يرجى من المندوبين إعلام المنسق اللوجستي بتاريخ وساعة مغادرة رؤساء وفودهم وغيرهم من أعضاء الوفود.

المسائل الأمنية

20. ستوفر خدمات الأمن للمشاركين في المؤتمر في مركز Sandton للمؤتمرات. ولا يسمح بأي حال من الأحوال بإدخال الأسلحة إلى مباني مركز المؤتمرات. بيد أنه وعلى غرار البلدان الأخرى، يجب على المشاركين أن يعوا بعض الاعتبارات الأمنية وأن يتقيدوا بها. وفي هذه الحالة يجب على الجميع توخي الحذر في كافة الأوقات، والبقاء يقظا خلال المشي أو القيادة أو عند التوقف أمام إشارات المرور، أو على تقاطع الطرق عند المنحدرات. كما يرجى الانتباه دوما إلى ما يحيط بهم، سواء عند مغادرة مركز المؤتمرات أو الفندق أو مراكز التسوق. وعند قيادة السيارة يرجى عدم وضع حقائب اليد أو حقائب الوثائق أو المحافظ أو الهواتف الخليوية على المقعد الأمامي أو في أي مكان يمكن رؤيته من خارج السيارة. كما يرجى تجنب سؤال الغرباء للحصول على معلومات، بما في ذلك الاستدلال على الطريق إلى المكان الذي تقصد، بل الحصول على هذه المعلومات من الفندق أو من مكتب أمانة المؤتمر أو أي مكتب استعلامات مشار إليه بوضوح.

النقد الأجنبي والخدمات المصرفية وخدمات الاتصال ومكتب السفر والسياحة

21. يجوز للقادمين إلى جنوب أفريقيا إحضار أية مبالغ من العملات الأجنبية أو الشيكات السياحية. وسوف يوفر مكتب صرف العملات الأجنبية والمصارف المعلومات اللازمة والترتيبات الخاصة بأسعار الصرف والتحويل. كما يوجد مصرف/مكتب لصرف العملات الأجنبية في مركز المؤتمرات، وتتوافر لدى معظم المصارف في Sandton آلات سحب المبالغ النقدية التي تقبل بطاقات الائتمان Visa وMasterCard وCirrus. كما يمكن صرف معظم العملات الأجنبية المعترف بها دوليا والشيكات السياحية لدى المصارف التجارية وفي الفنادق والمطارات الدولية. وتُقبل بطاقات الائتمان في معظم الفنادق والمطاعم والمتاجر. وتتوافر مكاتب صرف العملات على نطاق واسع. والوحدة النقدية هي راند جنوب أفريقيا، وسعره مقابل الدولار في وقت إعداد هذه المذكرة هو 6.70 راند للدولار الأمريكي الواحد. ساعات عمل المصارف من 9.00 صباحا وحتى 15.30 خلال أيام الأسبوع، ومن 8.30 صباحا وحتى 11.00 أيام السبت.
    
    ولا يفرض أي حد على المبالغ من العملات الأجنبية التي يحضرها الأفراد من غير المقيمين في جنوب أفريقيا شرط الإعلان عنها عند وصولهم لتسهيل إخراجها من البلاد عند مغادرتهم لها.

أوقات العمل والتسوق

22. تفتح المكاتب والأعمال التجارية عموما من 8.00 إلى 17.00 من يوم الإثنين إلى يوم الجمعة. وتختلف أوقات التسوق لكن المتاجر تفتح عادة من 9.00 إلى 17.00 من يوم الإثنين إلى يوم الجمعة، ومن 9.00 إلى 17.00 يوم السبت. وفي Sandton وما حولها، تفتح بعض المتاجر حتى الساعة 19.00. كما تفتح بعض المتاجر أيام الأحد من 9.00 إلى 17.00.

ضريبة القيمة المضافة

23. تسدد ضريبة القيمة المضافة عن معظم السلع والخدمات باستثناء المشتريات من متاجر السوق الحرة في المطارات الدولية. ويبلغ معدل ضريبة القيمة المضافة 14 في المائة حاليا. ويمكن استرداد قيمتها في المطارات الدولية بتقديم السلع المشتراة واستمارات استرداد الضريبة.

الإقامة في الفنادق¹

24. اتخذت أمانة المؤتمر ترتيبات إقامة المشاركين في المؤتمر بدءا بالفنادق من فئة الخمس نجوم والتي تعد من بين أفضل الفنادق في العالم وحتى الفنادق زهيدة الرسوم. ويرجى من المندوبين المبادرة إلى حجز أماكن إقامتهم دون تأخير لضمان حصولهم على ما يرغبون. كما يرجى ملء استمارة التسجيل الخاصة بحجوزات الفنادق والاستعلامات، أو الاتصال بمسؤول الاتصال بالمؤتمر في بريتوريا/جنوب أفريقيا، وإرسال نسخة من الطلب إلى أمانة المؤتمر في أكرا (أنظر الفقر 12 أعلاه)، في مدة أقصاها 15 February 2004.وقد توصلت أمانة المؤتمر للحصول على أسعار مناسبة للمندوبين الذين يقومون بحجوزاتهم من خلال أمانة المؤتمر . وأكدت كافة الفنادق أن الاسعار المحددة هي أفضل الأسعار المخصصة للمجموعات والمتاحة في موعد إصدار هذه المذكرة. يرجى توجيه العناية أن على المندوبين تسديد نفقات إقامتهم في فنادقهم قبل مغادرتهم، بما في ذلك الوجبات والمشروبات والبقشيش والاتصالات بالهاتف وتنظيف الملابس، إلى غير ذلك.

أسعار الفنادق
الفندق المختار سعر الغرفة في الليلة الواحدة
أنظر التفاصيل في المرفق المنفصل

25. تقع جوهانسبرج بين خطي العرض 30 و25 جنوب خط الاستواء، على ارتفاع 1763 مترا عن سطح البحر.

الطقس

26. الطقس مائل إلى الدفء في جوهانسبرج خلال شهر مارس/آذار، وتتراوح درجات الحرارة بين 14 و27 درجة مئوية. لكن من المحتمل سقوط الأمطار، وبالتالي ينصح المشاركون بإحضار بعض الملابس الدافئة.

التوقيت

27. التوقيت في جنوب أفريقيا هو توقيت جرينتش + ساعتين.

28. شدة التيار الكهربائي في جوهانسبرج 220 فولت/50 هرتز. والمقابس الكهربائية دائرية وثلاثية الشُعب.

29. يصرح للزوار بكميات محدودة من السلع المعفاة من الضرائب، لكن الإعلان عنها إجباري. ويجب الحصول على تصريح خاص للمواد والعينات المهنية، بما فيها تلك التي يحملها المسافرون من رجال الأعمال والتجارة، إضافة إلى آلات التصوير (الأفلام) ومعدات التصوير الضوئي، وأجهزة الراديو، وأجهزة تسجيل الصوت، وغيرها من الأجهزة التي يحضرها المراسلون الأجانب، أو أية معدات اختصاصية للاستخدام المهني أو الأسلحة النارية المستخدمة لأغراض رياضية.

المرفق ألف

المرفق باء

¹ المعلومات عن الفنادق مؤقتة بانتظار القرار النهائي من وزارة الزراعة.