الباب الأول - السياسة العامة والتوجيه

(جميع المبالغ بآلاف الدولارات)

280- يغطى هذا الباب الاعتمادات الخاصة بالأجهزة الرياسية فضلا عن عدد من المكاتب الموجودة أساسا فى المقر الرئيسى وإن كان لها أيضا وجود خارج روما (مكاتب الاتصال). والتغيير الرئيسي الظاهر ناشئ عن إلغاء بند البرنامج 1.9، إدارة البرنامج، الذي كان مدرجا حتى الآن كبند منفصل. وقد وُزّعت الموارد المخصصة لذلك على البرامج الرئيسية الأخرى في هذا الباب الذي توفر له الخدمات وحدة إدارية صغيرة، كانت ممولة من قبل ضمن البرنامج 1.9.والتغييرات الأخرى في الموارد مبينة فيما يلي.

البرنامج الرئيسى 1.1: الأجهزة الرياسية

281- سيجري نقل للموارد إلى البرنامج 1.1.9، وسيستخدم ذلك بالإضافة إلى مبلغ محدود من الاعتمادات الإضافية، للمساهمة في تكاليف وظيفة جديدة لمسؤول تقانة المعلومات بمصلحة الشؤون العامة والإعلام وستكون التخفيضات فى الموارد المخصصة لغير الموظفين فى قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم كافية وأكثر لتغطية التكاليف اللازمة لرفع درجة وظيفة مسؤول الاتصال بإدارة المراسم، وإنشاء وظيفة جديدة لسكرتيرة للرئيس المستقل للمجلس، برتبة خ ع -3.

البرنامج 1.1.1: المؤتمر والمجلس

282- يغطي البرنامج 1.1.1 التكاليف المباشرة لدورات المؤتمر والمجلس، بالإضافة إلى اللجان المنبثقة عن المجلس والمؤتمرات الإقليمية للمنظمة. وتتصل المصروفات أساساً بتكاليف الوثائق والترجمة الفورية، والموظفين الذين تستعين بهم المنظمة لفترات قصيرة، بالإضافة إلى تكاليف سفر ممثلي الحكومات، كما هو منصوص عليه في اللائحة المالية. ويشمل البرنامج أيضاً الاعتمادات المتصلة بمحاضرة ماكدوغال التذكارية والجوائز التذكارية.

البرنامج 1.1.2: خدمات المؤتمر

283- يغطي البرنامج 1.1.2 تكاليف أمانة دورات المؤتمر والمجلس، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، والجدول الزمني لصدور الوثائق، وتزويد غرف الاجتماعات بالتسهيلات اللازمة. ويتم توفير هذه الخدمات للاجتماعات الأخرى التي تعقد بالمقر الرئيسي للمنظمة. ويمثل هذا البرنامج بؤرة العلاقات مع جميع المنظمات الحكومية الدولية خارج منظومة الأمم المتحدة، باستثناء مؤسسات التمويل والمصارف الإقليمية. ويتضمن ذلك تقديم المشورة في مجال السياسات والاتصال، والاحتفاظ بالمواد المرجعية والوثائق.

284- وسوف يواصل قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم، في إطار هذا البرنامج، توفير الإدارة الفعالة للاجتماعات وضمان كفاءة الاستفادة من خدمات الترجمة التحريرية والفورية والطباعة، بما في ذلك نظم المعلومات الحاسوبية المساندة. وقد أدى تحقيق مزيد من التوازن في استخدام اللغات إلى زيادة ملموسة في كمية الوثائق المترجمة؛ كما تم إدخال تقنيات جديدة وأعيد تنظيم أساليب العمل من أجل إدارة أعباء العمل وتحسين الخدمات التي يحصل عليها العملاء.

285- ومما يُذكر أن خدمات الترجمة الفورية وترجمة الوثائق وأنشطة الطباعة الداخلية يتم تمويلها بموجب حسابين مجمعين للتمويل الذاتي. ويتجاوز المستوى المتوقع للموارد التي يتم إدارتها من هذين الحسابين 10 ملايين دولار أمريكي.

البرنامج 1.1.3: خدمات المراسم

286- يغطي هذا البرنامج أعمال الاتصال والمراسم في المقر، أي الاتصال بالممثلين الدائمين والبعثات المعتمدة لدى المنظمة، والاتصال بحكومة البلد المضيف فيما يتعلق بتنفيذ اتفاقية المقر، وإصدار وثائق السفر، وتأشيرات الدخول، والبطاقات الشخصية.

البرنامج الرئيسى 1.2: السياسات والتوجيه والتخطيط

287- يغطى هذا البرنامج الرئيسى مخصصات ديوان المدير العام، ومكتب البرنامج والميزانية والتقييم، ومكتب المفتش العام. كما يغطى جزءا من مجموع تكاليف مكتب الشؤون القانونية - مقابل الخدمات القانونية التى يقدمها للمنظمة - وجزءا من تكاليف مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية، مقابل مسؤوليات المكتب عن التنسيق بشكل عام. وأدرجت بقية تكاليف هذين المكتبين الأخيرين ضمن ميزانية البرنامج 3.1.3، المساعدة القانونية للدول الأعضاء، والبرنامج الرئيسي 3.4، المكاتب القطريةللمنظمة، والبرنامج 3.5.3، اتفاقيات التعاون مع الدول الأعضاء ودعم التعاون التقني والاقتصادي فيما بين البلدان النامية.

288- تضمنت المخصصات التي رصدت في الفترة المالية 2002-2003 للبرنامج 1.2.2، مكتب تخطيط البرنامج والميزانية والتقييم، اعتماداً مالياً لمرة واحدة لتطوير نظام شامل لإعداد الميزانية وخطط العمل (نظام تخطيط البرنامج، وإعداد التقارير عن التنفيذ والتقييم)، ولذلك يمكن إعادة برمجة هذه المخصصات لأغراض أخرى في الفترة المالية 2004-2005. وقد استخدِم ذلك بشكل جزئي لتسوية حالة ثلاث وظائف مؤقتة ضمن البرنامج 1.2.1، مكتب المدير العام، وكذلك لتعزيز الأعمال التي تتم ضمن البرنامج 1.2.3، المراجعة والتفتيش.

البرنامج 1.2.1: ديوان المدير العام

289- يغطي هذا البرنامج المكتبين المباشرين للمدير العام ونائبه، بما في ذلك ديوان المدير العام والمستشار الخاص للمدير العام.

البرنامج 1.2.2: تخطيط البرامج ووضع الميزانية والتقييم

290- يغطي هذا البرنامج عمليات تنسيق صياغة البرامج، وهي العمليات التي تؤدي إلى وضع وثائق التخطيط العامة مثل الإطار الاستراتيجي والخطة متوسطة الأجل وبرنامج العمل والميزانية لفترة السنتين. ويشمل دورة البرمجة الكاملة بما في ذلك تحديد مخصصات ورصد وتقييم التنفيذ. وتساعد على تنفيذ هذه العمليات نظم المعلومات المناسبة على المستويين المركزي والميداني فى المنظمة (مثل نظام تخطيط البرامج واعداد التقارير عن التنفيذ والتقييم) كما يشمل تقديم المشورة بشأن وضع ميزانيات المشروعات الميدانية، وتطبيق السياسات المعتمدة لاسترداد تكاليف الدعم.

291- كذلك يرصد مكتب البرنامج والميزانية والتقييم التدفق المحتمل للموارد من جميع المصادر كما يرصد العوامل الخارجية التي قد يكون لها تأثير على برنامج العمل (مثل التضخم وأسعار الصرف وغير ذلك)، ويمثل نقطة الاتصال الرئيسية في الاتصالات التي تجري مع وحدة التفتيش المشتركة.

292- وسوف تمضي المنظمة في أعمال التقييم الشاملة طبقا للنظام الجديد الذي أقره المجلس. وسوف يتضمن ذلك زيادة الاهتمام بعمليات التقييم الاستراتيجي والتنفيذ الكامل لعمليات التقييم السنوية وعمليات التقييم الذاتي التي يقوم بها الموظفون المسؤولون أنفسهم. وسوف تحرص بعثات تقييم المشروعات والبرامج الميدانية على تحسين المنهج العام للمساعدات الفنية وكذلك زيادة فعالية المشروعات المختلفة.

293- وعلاوة على وثائق التخطيط الرئيسية السابقة، سيعد المكتب تقارير تقييم لعرضها على لجنة البرنامج، إلى جانب تقرير تقييم البرامج وتقرير تنفيذ البرامج باعتبارها من تقارير المساءلة الرئيسية وذلك بالتعاون مع جميع الوحدات المعنية.

294- وفي محاولة لتطبيق النموذج الجديد لوضع البرنامج على المجالات "غير الفنية"، تم تقسيم البرنامج الفرعي الذي كان يحمل فيما سبق رقم 1.2.2.1 إلى أنشطة رئيسية (مع استعمال نفس الرموز المستعملة في المجالات الفنية).

البرنامج 1.2.3: المراجعة والتفتيش

295- يتألف نظام المراجعة المطبق في المنظمة، كما هو منصوص عليه في النصوص الأساسية للمنظمة، من عملية المراجعة الخارجية التي يقوم بها المراجع العام (أو أي شخص يقوم بمهمة مماثلة) في دولة عضو الذي تعينه الأجهزة الرياسية ويقدم تقاريره مباشرة إليها، وعملية المراجعة الداخلية التي يقوم بها مكتب المفتش العام الملحق بديوان المدير العام. والمهمة الرئيسية التي يقوم بها مكتب المراجع الخارجي هي إبداء الرأي في الكشوفات المالية وفي الضوابط الداخلية التي تطبقها المنظمة، مع إتباع أفضل الممارسات وبموجب السياسات التي تقررها الإدارة العليا. ويوجد تعاون كامل بين المراجع الخارجي والمفتش العام لضمان حسن تخطيط وتنسيق وتكامل الإجراءات الخاصة ببرنامج العمل. ويتلقى المراجع الخارجي صورا من جميع تقارير المراجعة الداخلية التي يصدرها المفتش العام. وعلاوة على ذلك، تبلغ لجنة المالية بالتقرير السنوي الذي يرفقه المفتش العام إلى المدير العام وبأي تقارير أخرى ُيرى أن من الضروري عرضها على لجنة المالية.

296- وتقوم استراتيجية المراجعة وحدود مهام المفتش العام على مفهوم المراجعة الشاملة الذي يشمل المراجعة المالية ومدى التقيد باللوائح والقواعد، والأداء وجدوى التكاليف. وبناء عليه، ستظل عمليات المراجعة الداخلية تتناول الأنشطة والبرامج في المقر، مع التركيز على بعض الحواشي مثل سلامة ونزاهة العمليات المالية، والتقيد بالقواعد واللوائح المطبقة في المنظمة، وحماية أرصدة المنظمة بالشكل المناسب. وستظل عمليات مراجعة الأنشطة الميدانية تحرص على التأكد من أن العمليات الميدانية تتم بطريقة اقتصادية وتتسم بالكفاءة والفعالية، مع التركيز على أهم الأولويات في البرنامج. وفي هذا الخصوص، سيظل برنامج المراجعة المحلية (الذي يتم تنفيذه تحت إشراف قسم الشؤون المالية ويتم تمويله من مخصصات البرنامج 5.2.1) يمثل جزءا أساسيا من الإطار العام للرقابة. وسوف ُتجرى استعراضات ودراسات واستقصاءات خاصة لتقدير الجوانب المتصلة بالأداء وجدوى التكاليف، بما في ذلك حالات التزوير أو التدليس. وسيواصل المفتش العام الإشراف بشكل مستقل على عمل لجان العطاءات والمناقصات التي تتولى فتح مظاريف أكثر من 800 عطاء خلال السنتين.

297- وبالإضافة إلى ذلك، سيظل برنامج المراجعة الداخلية يتضمن مساعدة الإدارة في تحسين العمليات التي تقوم بها المنظمة، والتشجيع على تطبيق الضوابط بتكلفة معقولة، كما سيتابع بنشاط تنفيذ توصيات المراجعة. وسوف يقدم البرنامج خدمات استشارية للوحدات المختلفة لتمكينها من القيام بمسؤولياتها بطريقة ناجعة، كما سيواصل المشاركة في مختلف اللجان الداخلية وأفرقة العمل.

البرنامج 1.2.4: الخدمات القانونية

298- ينفذ البرنامج 1.2.4 المستشار القانونى، وإدارة الشؤون القانونية العامة، وتوجد علاقات قوية متبادلة بين هذا البرنامج والبرنامج 3.1.3، المساعدات القانونية للدول الأعضاء الذي تنفذه إدارة قوانين التنمية.

299- يغطى البرنامج 1.2.4 بوجه عام أعمال مكتب الشؤون القانونية المتعلقة بالمشورة الداخلية للمنظمة، بما فى ذلك تقديم المشورة بشأن المسائل القانونية للمدير العام وللمصالح الفنية والأجهزة الرياسية فى المنظمة، ويخدم أيضا لجنة الشؤون الدستورية والقانونية، ويقوم بإعداد الاتفاقيات القانونية الدولية على المستويات العالمية والإقليمية؛ وأداء مهام المدير العام بصفته جهة الإيداع لتلك الاتفاقيات؛ وتقديم المشورة بخصوص الجوانب القانونية للعلاقات مع الحكومة المضيفة وغيرها من الحكومات والمنظمات الدولية؛ وتمثيل المنظمة فى الإجراءات القضائية وتسوية المنازعات، ولاسيما أمام المحكمة الإدارية لمنظمة العمل الدولية. كما يقدم المكتب القانوني الخدمات لأمانة برنامج الأغذية العالمي والمجلس التنفيذي في إطار هذا البرنامج.

300- يحاول البرنامج الاستجابة للطلبات التي تأتي من "عملائه". ومن المتوقع أن تشمل المسائل ذات الأولوية التي سيكون من الواجب التعامل معها خلال الفترة المالية 2004-2005 ما يلي:

(أ) متابعة أعمال مؤتمر القمة العالمي للأغذية: خمس سنوات بعد الانعقاد، وخصوصا مساعدة الدول الأعضاء في الجهود التي تبذلها من أجل تحقيق الحق في الغذاء، بالتدريج، في سياق الأمن الغذائي القطري؛
(ب) مواصلة البحوث في الجوانب القانونية لصيانة الموارد الوراثية للأغذية والزراعة والاستفادة منها بصورة مستدامة، وخصوصا مواصلة تطوير الشبكة الدولية لبنوك الجينات عن طريق إبرام سلسلة من الاتفاقيات الثنائية، ومواصلة الأعمال المتصلة بالموارد الوراثية الحيوانية بما في ذلك الاتفاقيات الخاصة بنقل المواد الوراثية؛
(ج) تقديم الدعم للصكوك الدولية الخاصة بمصايد الأسماك، وخصوصا أن بعض الاتفاقيات الملزمة مثل اتفاق الأمم المتحدة بشأن الأرصدة السمكية والاتفاق الخاص بامتثال السفن، والصكوك الطوعية مثل مدونة السلوك بشأن الصيد الرشيد يتم استكمالها في الوقت الحاضر بعدد من الصكوك الطوعية (تعرف باسم خطط العمل الدولية) التي يتم التفاوض بشأنها تحت إشراف المنظمة؛
(د) تقديم المشورة القانونية في المسائل المتصلة بحقوق الملكية الفكرية، وخصوصا فيما يتعلق بحقوق الطبع، والبراءات والعلاقات التجارية؛
(ه) تقديم المشورة الفنية فيما يتصل بعمل الهيئة المؤقتة لتدابير الصحة النباتية، وهيئة الموارد الوراثية للأغذية والزراعة التي تقوم بدور اللجنة المؤقتة للمعاهدة الدولية للموارد الوراثية النباتية للأغذية والزراعة، وهيئة الدستور الغذائي، ومشاركة المجموعة الأوروبية في الأجهزة والاتفاقيات التي تنشأ بموجب دستور المنظمة؛
(و) الجوانب القانونية المتصلة بشؤون الموظفين؛
(ز) وتقديم الخدمات القانونية لبرنامج الأغذية العالمي.

البرنامج 1.2.5: تنسيق البرامج والعمليات

301- سيواصل مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية، بموجب البرنامج 1.2.5، تقديم الدعم لسياسة اللامركزية، أي ضمان أن تؤدي العلاقات الوظيفية بين المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية إلى زيادة عامة في جدوى التكاليف وتحقيق الاستجابة الواجبة للدول الأعضاء. وسوف يواصل مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية رصد تنفيذ سياسة اللامركزية وترتيبات التنسيق المتصلة بها وسوف يقدم المكتب المعلومات والمشورة للوحدات الأخرى بالمنظمة، سواء بالمقر الرئيسي أو المكاتب الميدانية في المسائل التي تتطلب التنسيق.

302- ويشمل العمل، من بين ما يشمل، إعداد الوثائق التي تتناول القضايا المتصلة باللامركزية لعرضها على الأجهزة الرياسية والإدارة العليا، وتقديم الدعم للمكاتب الإقليمية في تنظيم المؤتمرات الإقليمية. ومن بين الأنشطة الأخرى إصدار خطابات إلى المكاتب القطرية كل ستة أشهر لنقل وجهة نظر المقر الرئيسي وتوجيهاته إلى المكاتب القطرية وإدارة العمليات الصغيرة. وتنفذ الأعمال الخاصة ببرامج الشراكة في إطار البرنامج 3.5.3.

البرنامج الرئيسى 1.3: التنسيق الخارجى والاتصال

303- تتضمن الزيادة في البرنامج 1.3.1 وظيفة جديدة بوحدة المستشارين الخاصين للمدير العام، لتمكين هذه الوحدة من مواجهة أعباء العمل المتزايدة المترتبة على التعاون والتنسيق مع منظومة الأمم المتحدة، لتسوية الترتيبات المؤقتة المطبقة حتى الآن. كما أدخل تعديل فني بنقل وظائف من البرنامج 1.2.1 إلى البرنامج 1.3.1 لصلتها المباشرة بالبرنامج الأخير.

البرنامج 1.3.1: العلاقات الخارجية والتنسيق

304- يغطى البرنامج الفرعى 1.3.1.1 أعمال الوحدة، تحت إشراف المستشارين الخاصين للمدير العام، لدعم تعاون المنظمة مع المنظمات الأخرى في منظومة الأمم المتحدة من خلال رصد التطورات وتبادل المعلومات وتيسير مشاركة المنظمة في لجنة التنسيق الإدارية والآلية التابعة لها.

305- ويغطى البرنامج الفرعى 1.3.1.3 مساهمة المنظمة فى الأجهزة المشتركة بين الوكالات والتى تمول بصورة مشتركة، وتشمل وحدة التفتيش المشتركة ولجنة الخدمة المدنية الدولية، والمحكمة الإدارية لمنظمة العمل الدولية، واللجنة رفيعة المستوى المعنية بالبرنامج والإدارة التابعة للجنة الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعنية بالتنسيق.

306- ويشمل البرنامج الفرعي السابق مخصصات لتغطية نصيب المنظمة في التكاليف المتزايدة المترتبة على توفير الأمن لموظفي الأمم المتحدة الميدانيين.

البرنامج 1.3.2: مكاتب الاتصال

307- يغطى البرنامج مكتبى الاتصال مع الأمم المتحدة (في نيويورك وجنيف)، ومع أمريكا الشمالية (في واشنطن العاصمة) ومع بلجيكا والاتحاد الأوروبي (في بروكسل) ومع اليابان (في يوكوهاما).

الاتصال مع المقر الرئيسى للأمم المتحدة وجنيف

308- تتمثل المهمة الرئيسية فى المساعدة فى اتخاذ القرار فى المقر الرئيسى للمنظمة بشأن التطورات الجارية فى منظومة الأمم المتحدة ولا سيما من خلال التمثيل فى الاجتماعات فى نيويورك وفى جنيف، والاتصال مع ممثلى الدول الأعضاء فى الأمم المتحدة والوكالات المتخصصة، والاتصال مع أمانات هذه المنظمات. ويسهم المكتبان في تعزيز التعاون والتنسيق والتبادل النشط للمعلومات.

309- وتتمثل النشاطات المحددة فيما يلي:

(أ) تمثيل المنظمة فى الاجتماعات الحكومية الدولية ولاسيما اجتماعات الجمعية العامة للأمم المتحدة، والمجلس الاقتصادى والاجتماعى والأجهزة المنبثقة عنها، وإرسال التقارير عن هذه الاجتماعات إلى المقر الرئيسى للمنظمة؛
(ب) تمثيل المنظمة فى الاجتماعات المشتركة بين الوكالات حسب المطلوب وإقامة علاقات عمل مع جميع المنظمات والهيئات التابعة لمنظومة الأمم المتحدة فى نيويورك وجنيف وأماناتها، بما في ذلك دعم مشاركة المنظمة في المجموعة الإنمائية للأمم المتحدة؛
(ج) اقامة اتصال مع المنظمات الحكومية الدولية وغير الحكومية والخاصة بما فى ذلك المؤسسات ذات الصلة بنشاطات منظومة الأمم المتحدة والتنمية بصورة عامة؛
(د) المساهمة في توفير المعلومات العامة والعلاقات العامة في مقر الأمم المتحدة؛
(ه) توفير الخدمات لموظفي المنظمة الزائرين بما في ذلك إحاطتهم بالتطورات ذات الصلة بالغرض من زياراتهم.

الاتصال مع أمريكا الشمالية

310- تتمثل المهام في مساعدة المقر الرئيسي للمنظمة في صياغة وتنفيذ السياسات وإقامة الاتصالات والتعاون بين المنظمة وحكومتي أمريكا الشمالية والجمهور فيها والمنظمات الدولية التي يوجد مقرها في واشنطن، وعلى وجه الخصوص:

(أ) تمثيل المدير العام أمام حكومتى كندا والولايات المتحدة الأمريكية والمنظمات الدولية التى مقرها واشنطن؛
(ب) تزويد حكومتي أمريكا الشمالية والمنظمات غير الحكومية فيها بالمعلومات العامة المتعلقة بمشكلات الأغذية فى مختلف أنحاء العالم ونشاطات المنظمة؛
(ج) تحديد وتحليل التطورات المتعلقة بالسياسات والتمويل والتشريعات والبرامج والأحداث وتطورات الرأى العام فى الاقليم ذات الصلة بأهداف وبرامج المنظمة ورفع تقارير عن ذلك الى المقر الرئيسى للمنظمة؛
(د‌) توفير أعمال الأمانة والخدمات للجنة الفرعية الاستشارية لتصريف الفوائض لدعم نشاطات المنظمة في العالم في مجال رصد برامج المعونة الغذائية.
(ه) الاضطلاع بمجموعة كبيرة من مهام الدعم الادارى فى أمريكا الشمالية، بما فى ذلك ما يتعلق بصندوق التسويات الضريبية؛
(و‌) المشاركة، نيابة عن المنظمة، في المجموعات والاجتماعات الحكومية وغير الحكومية، ولاسيما العمل مع المجموعات الطوعية الخاصة العاملة في مجال مكافحة الجوع؛
(ز) وترتيب الزيارات الرسمية والمشاورات مع أمريكا الشمالية لموظفي المقر الرئيسي والموظفين الإقليميين والقطريين.

مكتبا الاتصال في بلجيكا واليابان

311- يتابع مكتب الاتصال مع الاتحاد الأوروبى فى بروكسل والبلد المضيف (وهو بلجيكا)، أعمال المفوضية الأوروبية وغيرها من الأجهزة التابعة للمجموعة الأوروبية فى مجالات اختصاص المنظمة، بغرض تعزيز التعاون بين المنظمة والاتحاد الأوروبى. وييسر الاتصال والتعاون بين المنظمة وحكومة بلجيكا وغيرها من المنظمات التى يوجد مقرها في بروكسل. وتتمثل مهام المكتب على وجه التحديد فيما يلي:

(أ) تمثيل المنظمة أمام المفوضية الأوروبية ورصد التطورات فى السياسات الإنمائية التي تطبقها المجموعة فضلا عن التشريعات والبرامج؛
(ب) تقديم المعلومات عن قضايا الأغذية والزراعة والتنمية الريفية، وسياسات وبرامج المنظمة؛
(ج) توفير أعمال الاتصال وإقامة الصلات وتمثيل المنظمة فى الاجتماعات؛
(د) دعم التعاون بين المنظمة والمجموعة الأوروبية، وتلبية احتياجات المجموعة من المعلومات ذات الصلة ببرامج المنظمة وأعمالها؛
(ه) تقديم الدعم، حسب المطلوب، للزيارات التي يقوم بها موظفو المنظمة للمجموعة ولبلجيكا.

312- ويهدف مكتب الاتصال مع اليابان إلى توثيق الصلات والتعاون بين المنظمة والحكومة اليابانية والمجتمع المدنى والجمهور، وكذلك مع المنظمات الدولية التى يوجد مقرها في اليابان. وتتمثل مهام المكتب على وجه التحديد فيما يلي:

(أ) تمثيل المنظمة أمام حكومة اليابان والمنظمات الدولية التى يوجد مقرها في اليابان؛
(ب) تقديم المعلومات العامة عن مشكلات الأغذية في العالم ونشاطات المنظمة في هذا المجال إلى حكومة اليابان ومنظمات المجتمع المدني؛
(ج) تحديد وتحليل التطورات ذات الصلة بالسياسات والتشريعات والبرامج والأحداث وتطورات الرأى العام فى الاقليم ورفع تقارير عن ذلك الى المقر الرئيسى للمنظمة؛
(د) الاضطلاع بمجموعة كبيرة من مهام الدعم الادارى فى اليابان؛
(ه) المشاركة، نيابة عن المنظمة، فى المجموعات والاجتماعات ذات الصلة بأهداف وبرامج المنظمة أو التي يمكن أن تعزز هذه الأهداف والبرامج؛
(و) ترتيب الزيارات الرسمية والمشاورات فى اليابان لموظفى المنظمة؛
(ز) وإقامة علاقات وثيقة مع جمعية أصدقاء منظمة الأغذية والزراعة في اليابان.