الباب الخامس : الخدمات المعاونة

البرنامج الرئيسى 5.1: دعم المعلومات والمطبوعات

683- يتكون البرنامج الرئيسي 5.1 من البرنامجين 5.1.1 و 5.1.9 المتصلين بعمل قسم الإعلام ومسؤولي اعلام العاملين بالمكاتب الإقليمية، وإدارة البرنامج من قبل قسم الإعلام ومكتب المدير العام المساعد لمصلحة الشؤون العامة والإعلام ويتولى هذا البرنامج الرئيسي تنفيذ استراتيجية قسم الإعلام فيما يتعلق بتوصيل الرسائل التي تروج لها المنظمة في إطار السياسة والاستراتيجية الشاملة للاتصالات.

684- وقد أعيد تنظيم قسم الإعلام خلال الفترة المالية 2002/2003، بإدماج فرع العلاقات مع وسائل الإعلام ومجموعة الوسائط المتعددة في إدارة واحدة هي إدارة الأنباء والوسائط المتعددة. وتضم هذه الإدارة ثلاث مجموعات هي: الأنباء، ومجموعة إنتاج الوسائط المتعددة والاتصال، ومجموعة تصميم المواد الإعلامية. ولتقديم مزيد من الدعم الفعال للوحدات الأخرى في أنشطة النشر التي تقوم بها، وخصوصاً فيما يتعلق بالعمليات والإجراءات والسياسات، سوف تعتمد مصلحة الشؤون العامة والإعلام على نظام مفتوح ومتكامل لإدارة تدفق عمليات النشر، مستفيدة في ذلك من القدرات والموارد الحالية المتوافرة في مجموعات التحرير، والإنتاج والمبيعات والتسويق.
الموارد

685- يتضمن الاقتراح زيادة في الموارد، بما في ذلك تنظيم حلقات عمل سنوية لمسؤولي الإعلام بالمكاتب الإقليمية وزيادة الدعم لعملية تخطيط الاتصالات على المستوى الإقليمي ومع ذلك، يتصل الجانب الأكبر من الزيادة بإنشاء ثلاث وظائف جديدة لازمة هي وظيفة مستشار إعلامي بمجموعة الأنباء (بدرجة ف -5)، ومسؤول مساعد لشؤون المعارض (بدرجة ف -2)، ومسؤول توزيع المنتجات الإعلامية (بدرجة ف -2)، لضمان توصيل المطبوعات التقنية الجديدة والحالية إلى البلدان الأعضاء وسوف تستخدم الأموال المتبقية في تغطية تكاليف وظيفة مسؤول تقانة المعلومات بمصلحة الشؤون العامة والإعلام.

البرنامج 5.1.1: دعم الإعلام العام والمطبوعات

سياسات النشر وتقديم الدعم

686 - كما حدث خلال الفترة المالية السابقة، ستحصل المصالح الفنية على المساعدة في إنتاج وتوزيع المنتجات الإعلامية بجميع اللغات الرسمية، سواء منها المطبوعة أو الإلكترونية وسوف يتم التعامل مع استمرار الزيادة النسبية المتوقعة في كمية المواد التي تنشر بالوسيلة الإلكترونية عن طريق تطويع المهارات المتاحة بالقسم بما يتفق مع الاحتياجات.
687 - ومع الاستمرار في توفير الخبرات الفنية في مجالات التحرير، والتصميم، والتنسيق والرسوم البيانية، سوف يتوجه قسم الإعلام نحو توفير الخدمات المعيارية من خلال شبكة الحواسيب الداخلية والسماح للجهات الخارجية بالنفاذ إلى هذه الشبكة للحصول على نسق المطبوعات الفنية مباشرة على الحاسوب، والمبادئ التوجيهية الخاصة بسياسات وإجراءات النشر. ومن المتوقع إدخال تحسينات أخرى عن طريق النظام المتكامل للنشر على شبكة المعلومات وسيكون النفاذ إلى هذا النظام متاحاً ليس فقط لموظفي إدارة النشر بل كذلك للمصالح الفنية والمكاتب الميدانية لتمكين هذه الجهات من متابعة أنشطة النشر الخاصة بها والتحكم فيها بمزيد من الكفاءة.

688 - وسوف تواصل مصلحة الشؤون العامة والإعلام السعي من أجل التوصل إلى ترتيبات للنشر المشترك مع مؤسسات النشر التجارية بجميع لغات المنظمة. وكما قررت لجنة الاتصالات على مستوى المنظمة، سيعاد النظر في برنامج المطبوعات الصينية لزيادة عدد المطبوعات التي تصدر باللغة الصينية والتوسع في توزيعها في الصين. وسوف ينخفض مستوى الموارد المخصصة لنشر الكتب باللغات غير الرسمية، بفضل اللجوء إلى اختيار ناشرين محليين على المستوى القُطري.

689- ومما يُذكر أن الحساب المتجدد لمواد الإعلام وبرنامج العملات والميداليات قد تم دمجهما للاستفادة من التكامل فيما بين النشاطين في مجالي الإنتاج والمبيعات، وكذلك فى محاولة وضع أفكار جديدة بالتعاون مع المصالح الفنية، من أجل زيادة انتشار المنتجات الإعلامية التي تطرحها المنظمة.

العلاقات مع وسائل الإعلام

690- يركز البرنامج على تنسيق عملية تخطيط الاتصالات ودمجها ضمن عملية صياغة برنامج العمل والميزانية، لضمان قيام ترابط فعال بين أنشطة الاتصالات والبرامج الرئيسية، ولزيادة إشراك المكاتب الميدانية في هذه العملية. وسوف يظل من بين أولويات البرنامج استيعاب توقعات الفئات الرئيسية من الجمهور المستهدف والتجاوب معها – بما في ذلك صانعي السياسات بالحكومات، والجهات المتبرعة الثنائية، والوكالات متعددة الأطراف، ومؤسسات التمويل الدولية، والمؤسسات التقنية، والهيئات العلمية والبحثية، والمنظمات غير الحكومية ومنظمات المجتمع المدني، والقطاع الخاص والمنتجين الزراعيين على النطاق المتوسط.

691- وسوف تُستغل الفرص المتاحة لتوليد أنباء مدعومة بالحقائق فيما يتصل بالقضايا التي تحددت أولوياتها في مجالات الزراعة والغابات ومصايد الأسماك، وخصوصاً فيما يتعلق بالأمن الغذائي والتخفيف من حدة الفقر، والشروع في حملات إعلامية متكاملة تشترك فيها الوسائط المطبوعة والمذاعة والإلكترونية. وسيتم إعداد مواد إعلانية لإذاعتها بواسطة محطات التلفزيون العالمية وسوف يسعى البرنامج من أجل التوصل إلى ترتيبات شراكة مع الخدمات الإذاعية المستهدفة. وسوف يظل موقع المنظمة على شبكة الانترنت يمثل قناة مهمة للاتصال بوسائل الإعلام، وبالفئات الرئيسية من الجمهور المستهدف ومع الجمهور بصفة عامة وسوف يستخدم البرنامج الأدوات والنظم الجديدة في مجالات الإذاعة، والفيديو، والإنترنت، والأقراص المدمجة، والعروض متعددة الوسائط والمطبوعات، من أجل التوسع في نشر المعلومات. وسوف يعمل البرنامج على تطوير وتحديث المعدات والنظم لتحقيق الاستفادة الكاملة من جوانب التقدم التقني في سياق الوسائط الرقمية. وسوف يُستفاد من إنشاء وظيفة جديدة لمسئول مساعد لشؤون المعارض في تلبية الاحتياجات المرتبطة بزيادة عدد المعارض المطلوب إقامتها للترويج لنشاط المنظمة في أنحاء العالم.

البرنامج الرئيسي 5.2: الإدارة

692 - يشمل البرنامج الرئيسي 5.2 اعتمادات الخدمات المالية، وخدمات الحاسوب وخدمات شؤون الموظفين التي تقدمها مصلحة الشؤون الإدارية والمالية إلى جانب الاعتمادات المخصصة لتغطية الخدمات ذات الصلة في المكاتب الإقليمية والمكاتب الإقليمية الفرعية. كما يشمل هذا البرنامج مكتب المدير العام المساعد لمصلحة الشؤون المالية والإدارية، وحصة إدارة الدعم الإداري من التكاليف العامة المتصلة بتقديم الخدمات الإدارية إلى الأقسام التابعة لمصلحة الشؤون المالية والإدارية.

الموارد

693- ستنقل الوظائف والموارد (1.7 مليون دولار) المخصصة لوحدة السفر الملحقة حالياً بقسم الشؤون المالية إلى إدارة الدعم الإداري. وبذلك ستصبح العمليات المتصلة بالسفر في بيئة خدمية أكثر قرباً من المصالح المستفيدة من خدمات السفر، وسوف تستفيد من ارتباطها بالعمليات المتصلة بتعيين الموظفين وخروجهم من الخدمة، والمخصصات الخاصة بالتعليم، وإجازات زيارة الوطن وشحن الأمتعة - وهي المهام التي أصبحت مُسندة إلى إدارة الدعم الإداري. ونتيجة لنقل وحدة السفر إلى إدارة الدعم الإداري، تم تخفيض الاعتمادات المرصودة لهذا الباب، لأن تكاليف إدارة الدعم الإداري موزعة على كيانات إدارة البرنامج بجميع البرامج التي تخدمها الإدارة.

694- وقد رُصِدت موارد إضافية لقسم الشؤون المالية(مليون دولار أمريكي) للتعامل مع المعوقات المتصلة بتعيين الموظفين كما ورد في توصيات الخبراء الاستشاريين الخارجيين. وأمكن أيضاً توفير اعتمادات مالية إضافية لقسم إدارة الموارد البشرية لتحقيق الأهداف المتصلة بتطوير كفاءات الموظفين على نحو ما جاء في الخطة المتوسطة الأجل. وقد انخفض تمويل قسم نظم وتقانة المعلومات نظراً لانتهاء الاعتمادات المالية التي كانت مرصودة من قبل للأنشطة المتصلة بتطوير نظام أوراكل.

695- ومع ذلك، فقد تم توفير اعتمادات مالية إضافية لقسم نظم وتقانة المعلومات لإزالة المعوقات الحالية الخاصة بتعيين الموظفين ولتمويل عمليات الدعم التشغيلي لشبكة المنطقة واسعة النطاق، ومع ذلك فإن معظم تكاليف قسم نظم وتقانة المعلومات، مثلما هو الحال بالنسبة لتكاليف إدارة الدعم الإداري، سوف يوزع على البرامج المختلفة ولن تتبقى منها في هذا الباب إلا شريحة صغيرة، وبالتالي لا تظهر هذه الزيادة في الجداول.

البرنامج 5.2.1 : الخدمات المالية

696- تتمثل الأنشطة الرئيسية المنوطة بقسم الشؤون المالية في مسك حسابات المنظمة بما يتفق مع أعلى المستويات ومع المعايير المحاسبية المطبقة في منظومة الأمم المتحدة والمبادئ المحاسبية المقبولة عموما، وتقديم معلومات مالية دقيقة ومستحدثة لجميع المستويات داخل المنظمة وللأجهزة الرياسية.

697- وسوف يعمل قسم الشؤون المالية، خلال الفترة المالية 2004/2005، على دعم النظام المالي الذي تطبقه الوحدات التي لديها ميزانيات خاصة بها في المنظمة وتقديم المشورة في الجوانب الإجرائية لهذه الوحدات. كذلك سيواصل القسم تعاونه الوثيق مع الوحدات الأخرى من أجل وضع حلول تتفق مع احتياجات العمل الجديدة. والهدف العام الذي يتوخاه قسم الشؤون المالية هو تعزيز الوظائف المالية في المنظمة، وإعادة تنسيق العمليات بما يتفق مع احتياجات الوحدات المختلفة، وتحديد وتنفيذ أفضل الممارسات في العمليات المالية.

698- وسف تشمل عملية إعادة تنسيق الوحدات المختلفة بقسم الشؤون المالية تعزيز المهام المتصلة بمتابعة حالة الخزانة والاستثمارات بإنشاء فرع لعمليات الخزانة يقدم تقاريره لرئيس القسم مباشرة، وإدماج عنصر الرقابة في إدارة جديدة تسمى إدارة العمليات والنظم المالية، وتعزيز مجموعة المحاسبة وإعداد التقارير والتحليلات بنقل عدد من موظفي مجموعة المحاسبة بالمكاتب الميدانية إليها.

البرنامج 5.2.2: نظم المعلومات وخدمات التقانة

699- تغطي اعتمادات البرنامج التكاليف الإدارية المباشرة لقسم نظم وتقانة المعلومات باستثناء وظيفتي المدير وسكرتيره اللتين تظهران ضمن إدارة البرنامج. أما التكاليف المتبقية لخدمات تقانة المعلومات والتي تبلغ زهاء 27.8 مليون دولار في 2004/2005 فقد تم توزيعها على مختلف البرامج مع الاستفادة من مرافق تقانة المعلومات وخدمات الشبكة والاتصالات والتطبيقات الحاسوبية.

700- وتمشيا مع التوسع في استخدام نظم المعلومات والتقانة الجديدة، سيواصل قسم نظم وتقانة المعلومات تقديم المساعدة لمديري البرامج والموظفين الفنيين في مجالات الاستخدام الفعال لأدوات وتقنيات الاتصال الحديثة ويستلزم تطوير وتنسيق نظم وتطبيقات موحدة ضمن إطار الاستراتيجيات المشتركة بين المصالح تولى قسم ونظم تقانة المعلومات الإدارة العامة لموارد الحاسوب المشتركة ومرافق الاتصالات، بما في ذلك إدارة الشبكات المحلية والموسعة، وإدارة نظم شبكة الإنترنت.
701- ولذلك، يساعد قسم نظم وتقانة المعلومات من خلال المبادرات الخاصة بالتطبيقات الحاسوبية مثل المركز العالمي للمعلومات الزراعية، ونظام المعلومات عن انعدام الأمن الغذائي والتعرض لنقص الأغذية ورسم الخرائط ذات الصلة، والنظام العالمي لمعلومات مصايد الأسماك ونظام معلومات الغابات ونظام وضع الخرائط، التي تعتمد كلها اعتمادا كبيرا على استخدام التقانة المعتمدة على الإنترنت.

702- وسوف يخصص قسم نظم وتقانة المعلومات أيضاً الوقت والموارد خلال الفترة المالية التالية لتعزيز إدارة تقانة المعلومات وأمن المعلومات؛ وإدخال منهاج أفضل الممارسات في إدارة الخدمات وتوصيلها؛ وتنفيذ النظم الكفيلة بدعم تطبيق اللامركزية في عمليات المشروعات بالمكاتب القطرية؛ واستبدال النظم القديمة المطبقة في إدارة الموارد البشرية والمرتبات؛ وضمان توافر الاحتياجات المطلوبة من المرافق الأساسية.

البرنامج 5.2.3: خدمات الموارد البشرية

703 - هذا البرنامج مكرّس بالدرجة الأولى لقسم شؤون الموظفين، الذي سيواصل تغطية طائفة واسعة من القضايا المتعلقة بإدارة الموارد البشرية. وقد تطورت وظائف هذا القسم خلال الفترتين الماليتين السابقتين من مجرد منهاج وصفي تقليدي يستند إلى مجموعة من القواعد واللوائح إلى منهاج يغلب عليه الطابع الاستراتيجي ويتضمن تقديم خدمات تتعلق بالسياسات ومجموعة أخرى استشارية. ويجري تنفيذ منهاج يتسم بقدر أكبر من التكامل فيما يتعلق بتخطيط الموارد البشرية وتنميتها .

704- وسيسعى قسم الموارد البشرية إلى تعزيز دوره الاستشاري وتوفير مزيد من مهام التفتيش والخدمات والدعم إلى المكاتب الميدانية. وسيواصل القسم أيضا ضمان أن تكون سياسات إدارة الموارد البشرية في المنظمة مساندة بصورة كاملة للقضايا المشتركة بين مختلف وحدات المنظمة والتوجهات الاستراتيجية العامة لها. وسوف يمضي قسم الموارد البشرية في تطوير أنشطة التخطيط التي كان قد شرع فيها في سنة 2003 لدعم الاستراتيجيات المشتركة بين وحدات المنظمة والرامية إلى كفالة الخبرة الرفيعة، وتعزيز منهج الجمع بين التخصصات وتوسيع نطاق الشراكات والتحالفات. وسوف يكون من الأعمال الرئيسية التي سيقوم بها البرنامج تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية الجديد القائم على تطبيقات أوراكل) الذي بدأ إدخاله في 2002/2003.

705 - ويعكس الهيكل المقترح لقسم شؤون الموظفين هذا التغير الاستراتيجي، حيث يقوم على ثلاث وحدات تنظيمية ترفع تقاريرها إلى مدير القسم، هي: إدارة الموارد البشرية، وإدارة سياسات وتخطيط ونظم الموارد البشرية ووحدة الشؤون القانونية.

الأنشطة الرئيسية في 2004/2005

706- سيواصل القسم تغطية طائفة واسعة من الأنشطة المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، بما في ذلك، وضع سياسات وإجراءات شؤون الموظفين؛ وإدارة الوظائف ومراقبتها؛ ودعم تعيين الموظفين؛ وإجراء الدراسات الإدارية وتصنيف الوظائف، وإدارة الرواتب والبدلات، واعتمادات الضمان الاجتماعي؛ وتحديد مستلزمات التدريب، وتوفير طائفة من الخدمات المتعلقة بالتدريب، وإدارة إجراءات المطالبات والتشاور مع الإتحادين اللذين يمثلان الموظفين؛ ومراقبة دعم إدارة شؤون الموظفين وخدمتهم، وتقديم خدمات استشارية للإدارة والموظفين في مجالات مسؤوليات قسم الموارد البشرية.

707- وسوف يمضي القسم في تنفيذ المبادرات التي ألقي الضوء عليها في الخطة المتوسطة الأجل والتي تستهدف تعزيز قدرة المنظمة على تخطيط الموارد البشرية، مع التركيز على عدد من الجوانب مثل:

(أ) برامج التعيين الموجهة للمهنيين الشبان تعويضا للمهارات التي ستفقدها المنظمة من جراء تقاعد موظفيها.
(ب) إدماج قضايا الجنسين والتنوع ضمن أنشطة إدارة الموارد البشرية (مع مراعاة خطة العمل الخاصة بالجنسين والتنمية) مع الحفاظ على توازن جغرافي ملائم؛
(جـ) H69 برنامج Dتنمية مهارات الموظفين مع الاهتمام بصفة خاصة بالموضوعات التي تهم القطاعات المختلفة داخل المنظمة، وهي الموضوعات التي نشأت نتيجة لوضع الإطار الاستراتيجي والخطة 'Dمتوسطة الأجل.

708- وبعد انتهاء الاستعراض الذي أجري على فئة موظفي الخدمات العامة في 2003، سوف يعتني القسم بتطوير هذه الوظائف لضمان مواكبتها للمستجدات التقنية وتلبيتها لاحتياجات المنظمة في المستقبل. كما سيقوم قسم شؤون الموظفين بتحديد أصحاب المهارات والاختصاصات رفيعة المستوى، واحتياجات التدريب ومستويات التنمية لزيادة المرونة في توزيع الموظفين وتنقلاتهم.

709- وفي هذا الصدد، سيتواصل تعزيز مختلف المهام بما في ذلك أداء الإدارة والتقييم وحصر المهارات المتاحة، وتحديد كفاءات الموظفين الأساسية على مستوى المنظمة، وتنفيذ برامج النهوض بها.

710- وسيجري استعراض وترشيد سياسات وإجراءات الموارد البشرية لضمان مراعاتهما لأفضل الممارسات المتبعة في النظام المشترك للأمم المتحدة وللإدارات القطرية وتعزيز الإنتاجية والكفاءة. وفي هذا السياق، سيواصل قسم إدارة الموارد البشرية المشاركة في المشاورات التي تجري بين الوكالات بما في ذلك اجتماعات شبكة الموارد البشرية التابعة للجنة الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعنية بالتنسيق، ولجنة الخدمة المدنية الدولية، والصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة، لرصد ومتابعة التطورات والمستجدات على مستوى النظام المشترك للأمم المتحدة.

711- ولضمان بقاء المنظمة في وضع تنافسي من حيث شروط التوظيف والاستحقاقات، سيواصل قسم إدارة الموارد البشرية القيـــام بدوره النشط في عملية الاستعراض التي تجريها حاليا لجنة الخدمة المدنية الدولية للأجور والاستحقاقات - وهي العملية التي تمر حاليا بمرحلتها الأولى. كما سيعيد القسم النظر في الشروط غير المالية للخدمة لضمان بقاء المنظمة "كجهة عمل متميزة".

712- سيواصل قسم إدارة الموارد البشرية إدارة مزايا الضمان الاجتماعي للعاملين بالمنظمة من الموظفين العاديين والمؤقتين، سواء بالمقر الرئيسى أو بالمكاتب الميدانية. وسوف يحرص القسم على تحسين طرق العمل لتحسين الخدمات الخاصة بالموظفين، بما في ذلك تحويل سجلات المعاشات التقاعدية الورقية إلى سجلات الكترونية كما هو متبع في الصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة.

713- وستجرى مشاورات مباشرة مع الإتحادين الممثلين للموظفين بهدف تشجيع الحوار المفتوح وتحقيق إجماع في الآراء والتعاون بشأن المشروعات والمبادرات ذات الصلة بإدارة الموارد البشرية، مثل تنمية قدرات الموظفين والنهوض بمستقبلهم الوظيفي وتطبيق ممارسات في العمل تتسم بالمرونة والسياسات ذات الصلة بأداء الإدارة والعمل والأسرة.

714- ويعد نظام معلومات إدارة الموارد البشرية من العناصر الأساسية المهمة في دعم جميع أنشطة القسم في المدى البعيد. وسوف يستفاد من عملية استعراض احتياجات العمل التي أجريت في سنة 2003 كأساس لتصميم مراحل هذا المشروع المهم وتطويرها وتنفيذها.

إدارة الخدمات الطبية

715- ستواصل إدارة الخدمات الطبية، التي تقدم تقاريرها مباشرة لمكتب المدير العام المساعد، مصلحة الشؤون الإدارية والمالية، أداء الوظائف المنوطة بها واتخاذ التدابير الوقائية لتحسين صحة الموظفين، بهدف تعظيم المنافع البشرية والاقتصادية.

البرنامج 5.2.9: إدارة البرنامج

716 - يغطي هذا البرنامج مكتب المدير العام المساعد، ومصلحة الشؤون المالية والإدارية، ومكاتب مديري الأقسام وحصة إدارة الدعم الإداري من التكاليف الموزعة الخاصة بإدارة الدعم الإداري بما يتفق مع الخدمات التي يقدمها البرنامج لمصلحة الشؤون المالية. وتكاليف إدارة الدعم الإداري المتبقية موزعة على برامج إدارة المصالح المختلفة التي تخدمها إدارة الدعم الإداري بمقر المنظمة. ومما يُذكر أن إدارة الدعم الإداري تقدم مجموعة من خدمات الدعم الإداري والمشورة ومعلومات الإدارة لمديري الأقسام ورؤساء المصالح في المجالات المتصلة بالمسائل المالية والميزانية، والتوريدات والمشتريات، وإدارة شؤون العاملين والسفر، طبقاً للقواعد واللوائح المعمول بها في المنظمة.