لجنة البرنامج

أولا - مقدمة

1- جاء في الفقرة 73 من تقرير لجنة البرنامج عن دورتها الأخيرة في مايو/أيار 2003 (عن التعرض لتقارير وحدة التفتيش المشتركة) ما يلي: "تدارست اللجنة هذين التقريرين، لكنها لم تختتم مناقشاتها. وطلبت إلى الأمانة تقديم وثيقة إلى دورتها القادمة تتناول العلاقة التنظيمية بين وحدة التفتيش المشتركة والمنظمة، والإجراء المعدل المتبع في التعامل مع التوصيات الموجهة إلى الأجهزة التشريعية. وستدرس اللجنة، على ضوء هذه الوثيقة، التقريرين المشار اليهما أعلاه في دورتها خلال سبتمبر/أيلول 2003)".

2- وقد أعدت هذه الوثيقة تلبية للطب المنوه عنه فيما سبق، متضمنة مشورة من مكتب الشؤون القانونية بالمنظمة.

ثانيا – نبذة تاريخية

3 - أنشئت وحدة التفتيش المشتركة على أساس تجريبي بموجب قرار الجمعية العامـــة 2150 (21) المـــــؤرخ 4/11/1966، ثم تم تمديد هذه الأولوية بعد ذلك بقرارات أخرى من الجمعية العامة. فقد قررت الجمعية العامة بموجب القرار 31/192 الصادر في 22/1/1976، إنشاء وحدة التفتيش المشتركة على أساس أكثر ديمومة اعتبارا مــن 1 يناير/كانون الثاني 1978، طبقا للنظام الأساسي الذي اعتمد في ذلك الوقت. وقد تضمن قرار الجمعية العامة دعوة المنظمات الأعضاء في منظومة الأمم المتحدة إلى إبلاغ الأمين العام بقبول النظام الأساسي في أسرع وقت ممكن، واتخاذ الإجراءات المناسبة للاستفادة من خدمات وحدة التفتيش المشتركة.

النظام الأساسي

4 - يتضمن النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة مجموعة من الأحكام، منها الأحكام التالية التي تجدر الإشارة إليها:

المادة 1، الفقرة 2: "تضطلع الوحدة بوظائفها حيال الجمعية العامة، وبالمثل حيال الهيئات التشريعية المختصة في الوكالات المتخصصة والمؤسسات الدولية الأخرى في منظومة الأمم المتحدة التي تقبل بهذا النظام الأساسي (والتي يشار إليها جميعا فيما يلي باسم المنظمات)، وتكون الوحدة هيئة فرعية للهيئات التشريعية للمنظمات".

المادة 1، الفقرة 3: "يتم إشعار الأمين العام للأمم المتحدة (الذي يشار إليه فيما يلي بعبارة الأمين العام)، بقبول منظمة ما لهذا النظام الأساسي بواسطة إشعار خطي من رئيسها التنفيذي".

المادة 5، الفقرة 4: "دون إخلال بالمبدأ القاضي بأن يظل التقييم الخارجي من مسؤولية الهيئات الدولية الحكومية المناسبة، يجوز لوحدة التفتيش المشتركة مع مراعاة مسؤولياتها الأخرى المراعاة الواجبة، أن تقوم بمساعدتها في الاضطلاع بمسؤولياتها عن التقييم الخارجي للبرامج والأنشطة. ويجوز أيضا للوحدة، بمبادرة منها أو بناء على طلب الرؤساء التنفيذيين، أن تسدي الوحدة المشورة بشأن طرق التقييم الداخلي وأن تقيم هذه الطرق على فترات دورية، وأن تجري تقييمات خاصة للبرامج والأنشطة".

المادة 5، الفقرة 5: "يجوز للمفتشين اقتراح إصلاحات، أو ابداء ما يرونه لازما من توصيات للهيئات المختصة في المنظمات، بيد أنه ليس لهم سلطة اتخاذ قرارات. ولا يجوز لهم التدخل في أعمال الدوائر التي يقومون بالتفتيش عليها".

المادة 11، الفقرة 4 (فيما يخص التعامل مع التقارير):

"(ج) يقوم الرئيس التنفيذي المعني أو الرؤساء التنفيذيون المعنيون، لدى استلام التقارير باتخاذ إجراء فوري لتوزيعها، مشفوعة بتعليقاتهم أو بدونها، على الدول الأعضاء في منظماتهم؛
(د) عندما يتعلق تقرير ما بمنظمة واحدة فقط، يحال التقرير وملاحظات الرئيس التنفيذي عليه إلى الجهاز المختص في تلك المنظمة في موعد لا يتجاوز ثلاثة أشهر من استلام التقرير للنظر فيه في الاجتماع التالي للجهاز المختص؛
(هـ) عندما يتعلق التقرير بأكثر من منظمة واحدة، يقوم الرؤساء التنفيذيون لهذه المنظمات بالتشاور فيما بينهم وتنسيق ملاحظاتهم بقدر الإمكان وذلك عادة في إطار لجنة التنسيق الإدارية. ويكون التقرير مشفوعا بالتعليقات المشتركة وبأي تعليقات للرؤساء التنفيذيين لهذه المنظمات على المسائل التي تتعلق بكل من منظماتهم، جاهزا لتقديمه إلى الأجهزة المختصة في تلك المنظمات في موعد لا يتجاوز ستة أشهر استلام تقرير الوحدة للنظر فيه في الاجتماع التالي للأجهزة المختصة. وإذا ما حدث، في حالات استثنائية، أن استلزمت فترة التشاور أكثر من ستة أشهر، بحيث لا تكون التعليقات جاهزة لتقديمها إلى الأجهزة المختصة في الاجتماع التالي بعد فترة الأشهر الستة، يقدم تقرير مؤقت إلى الأجهزة المختصة يتضمن عرضا لأسباب التأخير ويحدد موعدا نهائيا لتقديم التعليقات النهائية؛
(و) يقوم الرؤساء التنفيذيون للمنظمات المعنية بإبلاغ الوحدة بجميع القرارات التي تتخذها الأجهزة المختصة في منظماتهم بشأن تقارير الوحدة."

المادة 12: "يؤمن الرؤساء التنفيذيون للمنظمات تنفيذ توصيات الوحدة التي اعتمدتها الأجهزة المختصة في منظماتهم بأسرع ما يمكن. ويجوز للأجهزة المختصة في المنظمات أن تتحقق من هذا التنفيذ، كما يجوز لها أن تطلب إلى الوحدة إصدار تقارير متابعة، ويجوز للوحدة أيضا أن تعد تقارير من هذا القبيل بمبادرة منها".

قبول المنظمة للنظام الأساسي

5 - أحيط مجلس المنظمة علما، في دورته السبعين في سنة 1976، بأن الجمعية العامة للأمم المتحدة على وشك اتخاذ قرار بإنشاء وحدة التفتيش المشتركة على أساس دائم، طبقا للنظام الأساسي الجاري وضعه. وقد أكد المجلس دعمه من حيث المبدأ لوحدة التفتيش المشتركة ولكن طلب من لجنتي البرنامج والمالية دراسة هذا النظام الأساسي وما يترتب على قبوله من آثار على منظمة الأغذية والزراعة ومقترحات المدير العام المتعلقة بالعلاقات المقبلة بين المنظمة ووحدة التفتيش المشتركة، ثم رفع توصيات اللجنتين إلى الدورة الواحدة والسبعين. (أنظر تقرير المجلس عن دورته السبعين الفقرتان 85 و86).

6 - درست لجنتا البرنامج والميزانية وكذلك لجنة الشؤون الدستورية والقانونية بالتفصيل مسألة قبول النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة.

7 - أعربت لجنة البرنامج، في دورتها الثانية والثلاثين التي عقدت في أبريل/نيسان ومايو/أيار 1977، عن تأييدها العام للاقتراح الخاص بقبول منظمة الأغذية والزراعة للنظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة، ولكنها أعربت عن تحفظات بالنسبة لما جاء به من أن وحدة التفتيش المشتركة ينبغي اعتبارها "جهازا فرعيا" للهيئات التشريعية للمنظمة. وعلاوة على ذلك، "وافقت اللجنة أيضا على أن الجملة الثانية من المادة 12 تعتبر غير مناسبة ولا مبرر لها إذ أنها تمثل تعديا على سلطة الأجهزة الرياسية وعلى العلاقات الدستورية بين هذه الأجهزة والرؤساء التنفيذيين فيها. وأوصت اللجنة بأن يسجل المجلس استياءه من صياغة هذا النص" (أنظر تقرير لجنة البرنامج عن دورتها الثانية والثلاثين، 25 أبريل/نيسان – 6 مايو/أيار 1977. الوثيقة CL 71/4، الفقرة 2-139). وطلبت لجنة البرنامج من لجنة الشؤون الدستورية والقانونية النظر في هذه المسألة.

8 - ومن جانبها، أعربت لجنة المالية، في دورتها التاسعة والثلاثين، التي عقدت مـــن 25 أبريل/نيسان إلـــى 9 مايو/أيار 1977، عن تحفظات مماثلة، وكان من رأيها أن وحدة التفتيش المشتركة لا يمكن اعتبارها "جهازا فرعيا" للمجلس أو المؤتمر. وكان من رأي اللجنة أنه لا يوجد ما يبرر ما ورد في المادة 12 والقاضي بأن يكون تنفيذ توصيات وحدة التفتيش المشتركة من قبل رؤساء الهيئات التنفيذية "خاضعا لتدقيق الأجهزة المختصة في المنظمات"، إذ أن الرؤساء التنفيذيين في هذه المنظمات يخضعون لدساتير منظماتهم فيما يتعلق بعلاقاتهم مع أجهزتهم الرياسية. وفي الوقت الذي تدرك فيه اللجنة أنه لا يمكن اقتراح تعديلات على النظام في هذه المرحلة، إلا أنها توصي المجلس، بأن يسجل تحفظه تجاه النص الوارد في المادة المذكورة إذا أراد اقتراح قبول هذا النظام الأساسي (أنظر تقرير لجنة المالية عن دورتها التاسعة والثلاثين، 25 أبريل/نيسان – 9 مايو/أيار 1977، الوثيقة CL 71/4، الفقرة 3-95). كذلك طلبت لجنة المالية إحالة المسألة إلى لجنة الشؤون الدستورية والقانونية.

9 - نظرت لجنة الشؤون الدستورية والقانونية، في دورتها الرابعة والثلاثين، من 2 على 5 مايو/أيار 1977، في هذه المسألة وخصوصا من وجهة نظر الإجراء الدستوري الذي يجب أن تتخذه المنظمة من أجل قبول النظام الأساسي ومن حيث ما إذا كانت المادة 1، الفقرة 2 من النظام الأساسي مطابقة لدستور المنظمة.

10 - وفيما يتعلق بالمسألة الأولى، أعربت لجنة الشؤون الدستورية والقانونية عن وجهة نظرها من أن مسألة قبول النظام الأساسي يجب أن تحال إلى المؤتمر العام، لأنها تخضع لنص الفقرة 2 من المادة 12 من الدستور التي تنص على أن تخضع الاتفاقيات التي تحدد العلاقات بين المنظمة والأمم المتحدة لموافقة المؤتمر. وفيما يتعلق بالفقرة 2 من المادة 1 من النظام الأساسي فقد "أحيطت لجنة الشؤون الدستورية والقانونية علما بخلفية المناقشات التي جرت على المستوى المشترك بين الوكالات، وفي اللجنة الخامسة المنبثقة عن الجمعية العامة للأمم المتحدة قبل اعتماد النظام الأساسي. وأخذت علما بان وحدة التفتيش المشتركة ذاتها هي التي كانت قد طالبت بتسمية الوحدة بأنها "جهاز فرعي" للجمعية العامة، على افتراض أنها ستكون أيضا كذلك بالنسبة للأجهزة التشريعية بالمنظمات، وأن اللجنة الإدارية للتنسيق واللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية لم تتقدما بأي مقترحات في هذا الخصوص. وفي الحقيقة، ففي سياق معارضة هذه التسمية نظرا لعدم وجود سوابق لها، اقترحت اللجنة الاستشارية لشؤون البرنامج والميزانية إعطاء نفس هذا الوضع لوحدة التفتيش المشتركة فيما يتعلق بالجمعية العامة، وكذلك للأجهزة الرياسية بالمنظمات المشاركة، حسب مقتضى الحال، كما هو الحال بالنسبة للجنة الخدمة المدنية الدولية. ولدى النظر في هذا النص في النظام الأساسي، أبلغت اللجنة الخامسة بأن بعض المنظمات قد تواجه صعوبات في قبوله لأسباب دستورية" (أنظر تقرير لجنة الشؤون الدستورية والقانونية عن دورتها الثالثة والأربعين، الفقرة 50).

11 - ولقد كان من رأي لجنة الشؤون الدستورية والقانونية أن وحدة التفتيش المشتركة، كما أنشأتها الجمعية العامة، لا ينطبق عليها نص الفقرة 2 من المادة 6 من دستور المنظمة، وأن من الواضح أن الدستور لا يتضمن أي نص يمكن في إطاره اعتبار وحدة التفتيش المشتركة جهازا فرعيا للأجهزة الرياسية في المنظمة. وأحيطت لجنة الشؤون الدستورية والقانونية علما بالرأي الذي أبدته لجنة البرنامج من أن جهازا مثل وحدة التفتيش المشتركة لا يمكن أن يكون جهازا مستقلا وفرعيا أو تابعا للأجهزة الرياسية للمنظمة في آن واحد، وأنها أبدت هذا الرأي برمته" (أنظر تقرير لجنة الشؤون الدستورية والقانونية من دورتها الرابعة والثلاثين، الفقرة 52).

12 - وبعد أن درس المجلس بالتفصيل وجهات نظر اللجنتين المنوه عنهما فيما سبق، خلال دورته الواحدة والسبعين، في يونيو/حزيران 1977 – أيدّ المجلس استمرار التعاون بين وحدة التفتيش المشتركة ومنظمة الأغذية والزراعة كمنظمة مشاركة، وأوصى المؤتمر بأن يقبل النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة، على أن يكون مفهوما أن المنظمة ينبغي أن تتحفظ في موقفها فيما يتعلق بالفقرة 2 من المادة 1 من النظام الأساسي.

13 - وفي دورته التاسعة عشرة، التي عقدت في نوفمبر/تشرين الثاني – ديسمبر/كانون الأول 1977، أصدر المؤتمر القرار 11/77 الذي "يفوض المدير العام بأن يقبل، بالنيابة عن المنظمة، النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة، على أن يكون مفهوما أن يتضمن إخطار القبول المنصوص عليه في الفقرة الثانية من المادة الأولى من النظام الأساسي، بيانا تفسيريا مؤداه أنه لأسباب دستورية لن تعتبر وحدة التفتيش المشتركة جهازا فرعيا من الأجهزة التشريعية لمنظمة الأغذية والزراعة. وقد تم التعبير عن ذلك على النحو الواجب في خطاب المدير العام بقبول النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة.

ثالثا – الاعتبارات القانونية العامة

14 - يترتب على الأحكام الواردة في النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة وشروط قبول المؤتمر العام لمنظمة الأغذية والزراعة للاختصاص القانوني لوحدة التفتيش المشتركة أن ما يسمى "الأجهزة التشريعية" للمنظمة تخضع لالتزام عام بالنظر في توصيات وحدة التفتيش المشتركة، وخصوصا ما يتعلق فيها بهذه الأجهزة، طبقا لمبدأ مراعاة العناية الواجبة كشرط عام. وهذا يتفق مع روح عدد من الأحكام المبينة في النظام الأساسي، مثل المادة 10 التي تكشف عن نية واضحة من جانب الأطراف المعنية بضمان أخذ توصيات لجنة التفتيش المشتركة في الاعتبار وتنفيذها بشكل فعال، على أن يخضع ذلك، بطبيعة الحال، لسلطة الأجهزة الرياسية للمنظمة، وموافقة المؤتمر العام للمنظمة، لدى قبوله للنظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة، على إعلان تفسيري مؤداه أن الوحدة لا يمكن اعتبارها جهازا فرعيا للأجهزة التشريعية للمنظمة، لا تغير من هذا الموقف العام.

15 - وفي ضوء ذلك، قد لا يكون الموقف المعتاد اتخاذه – وهو أن تكتفي لجنتا البرنامج والمالية بالنظر في تقارير وحدة التفتيش المشتركة وفي توصياتها – متفقا تماما مع الالتزامات التي تعهدت بها المنظمة إزاء وحدة التفتيش المشتركة. ومع ذلك، قد تكون هناك حالات محدودة قد تقتصر فيها لجنتا البرنامج والمالية – وبالتالي المجلس – على أخذ علم بتقارير معينة. فعلى الرغم من أن هذه التقارير تتضمن توصيات للأجهزة الرياسية للمنظمة، فإن الأجهزة الرياسية لا ترى أن هذه التوصيات ذات أهمية خاصة. وفي الواقع، فكما أشير فيما سبق لدى قبول النظام الأساسي لوحدة التفتيش المشتركة، طلب المؤتمر صراحة من المدير العام تقديم بيان تفسيري مؤداه أن وحدة التفتيش المشتركة لا يمكن اعتبارها جهازا فرعيا للأجهزة التشريعية للمنظمة، والمحافظة على الاستقلال الكامل لهذه الأجهزة لدى النظر في تقارير وحدة التفتيش المشتركة وما يتصل بها من توصيات واتخاذ ما تراه مناسبا من إجراءات.

رابعا – نظر الأجهزة الرياسية للمنظمة
في تقارير وحدة التفتيش المشتركة

16 - طبقا للممارسات المرعية في ذلك الوقت، بحث المجلس في دورته الثانية والثمانين في نوفمبر/تشرين الثاني – ديسمبر/كانون الأول 1982، تقارير وحدة التفتيش المشتركة التي أحليت إليه، بالإضافة إلى وجهات النظر التي أعربت عنها لجنتا البرنامج والمالية. وكان هناك شيء من الشعور بالقلق إزاء الترتيبات السائدة في ذلك الوقت، فقد جاء في تقرير المجلس ما نصفه:"وأثناء المناقشة أعرب عدد معين من الأعضاء عن قلقه إزاء حجم وثائق وحدة التفتيش المشتركة، وما يترتب على ذلك من تكاليف لطباعتها وتوزيعها، وكذلك لما تستغرقه من وقت المجلس ووقت لجنتي البرنامج والمالية أيضا، وقدم الأعضاء ذاتهم عدة اقتراحات للتخفيف من عمل المجلس واللجنتين المختصتين في هذا الشأن. واقترح بصفة خاصة أن ينظر في إعداد ملخصات تشمل التوصيات والمقتطفات التي تهم المنظمة مباشرة من كل تقرير تعده وحدة التفتيش المشتركة، بالإضافة إلى النصوص الكاملة مع تعليقات المدير العام عليها وتعرض على المجلس وعلى اللجنتين. كذلك اقترح أن تعرض على المجلس تقارير دورية عن متابعة تلك التوصيات. وقد طلب المجلس إلى لجنتي البرنامج والمالية بحث هذه المسألة في دورتيهما القادمتين وتقديم توصياتهما إلى المجلس" (أنظر تقرير المجلس عن دورته الثانية والثمانين، الفقرة 90).

17 - وفي دورتهما المشتركة في أبريل/نيسان 1983، وافقت لجنتا البرنامج والمالية (أنظر تقرير الدورة المشتركة للجنتين البرنامج والمالية، الوثيقة CL 83/4، أبريل/نيسان 1983، الفقرة 1-13) – "وافقت اللجنتان على رفع توصية إلى المجلس باعتماد الأسلوب التالي الذي ييسر مهمة المجلس ويخفض أيضا من التكاليف الحالية للإعداد والتوزيع من 000 80 دولار إلى 000 40 دولار في الفترة المالية:
"(أ) تقدم تقارير وحدة التفتيش المشتركة بنصها الكامل إلى اللجنتين مشفوعة بتعليقات المدير العام أو تعليقات لجنة التنسيق الإدارية، حسبما يكون ذلك مناسبا (كما هو متبع حاليا)؛
(ب) تقدم تعليقات اللجنتين إلى المجلس ضمن تقريريهما المرفوعين إليه (كما هو متبع حاليا)؛
(ج) ترفع تقارير وحدة التفتيش المشتركة إلى المجلس كوثائق إعلامية فقط".

18 - وفي دورته الثالثة والثمانين، يونيو/حزيران 1983، وبعد إجراء بعض المناقشات، وضع المجلس الإجراءات التالية للتعامل مع تقارير وحدة التفتيش المشتركة:

(أ) الكف عن توزيع تقارير وحدة التفتيش المشتركة بنصها الكامل بوصفها من وثائق المجلس؛
(ب) أن يطلب من وحدة التفتيش المشتركة تقديم ملخص لكل تقرير يعرض على المجلس مشفوعا بتعليقات المدير العام و/أو لجنة التنسيق الإدارية وآراء لجنتي البرنامج والمالية؛
(ج) أن تستمر لجنتا البرنامج والمالية في استعراض النص الكامل لتقارير وحدة التفتيش المشتركة كالمتبع حاليا وأن تقدما التقارير بشأنها إلى المجلس. وأن تتضمن تقاريرهما إشارة إلى العناصر ذات الصلة في توصيات وحدة التفتيش المشتركة وتعليقات المدير العام و/أو لجنة التنسيق الإدارية؛
(د) يكون النص الكامل لتقارير وحدة التفتيش المشتركة، وكذلك تعليقات المدير العام و/أو وحدة التنسيق الإدارية متاحة للمجلس عند طلبها بوصفها وثائق للعلم؛
(هـ) يجوز للمجلس حب تقديره أن يرجع إلى أي جزء من تقارير وحدة التفتيش المشتركة سواء ورد أو لم يرد في الملخصات أو التعليقات المذكورة" (أنظر تقرير المجلس عن دورته الثالثة والثمانين، يونيو/حزيران 1983، الفقرة 254).

19 - وقد اتبعت هذه الإجراءات اعتبارا من 1983.

خامسا – التطورات الحديثة

20 - وفي دورتها الثامنة والسبعين، سبتمبر/أيلول 1997، "شعرت اللجنة أن الوقت قد حان لإعادة النظر في عملية بحث تقارير وحدة التفتيش المشتركة على المستوى الحكومي الدولي " و"وافقت على العودة إلى هذا الموضوع في دورتها التالية لمناقشة الترتيبات الحالية وتقديم المشورة للمجلس بناء على ذلك. وفي اجتماعهما المشترك في 6 مايو/أيار 1998، نظرت لجنتا البرنامج والمالية في هذه المسألة استنادا إلى وثيقة أعدتها الأمانة. وأكدت اللجنتان سلامة الترتيبات الحالية لدراسة تقارير وحدة التفتيش المشتركة في المنتديات الحكومية الدولية التابعة للمنظمة على النحو الذي حدده المجلس (أنظر الوثيقة CL 115/4، الفقرات من 15 إلى 18). وبغية تيسير المناقشة في كل لجنة، وافقت اللجنتان على أن يقوم الأعضاء فرادى، في بداية كل دورة بإبلاغ رئيس كل لجنة باهتمامهم بمناقشة تقارير محددة من تقارير وحدة التفتيش المشتركة الواردة في جدول الأعمال. وفي دورته الخامسة عشرة بعد المائة، في نوفمبر/تشرين الثاني 1998، "أخذ المجلس علما بأن الاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية قد استعرض الترتيبات الحالية لمعالجة تقارير وحدة التفتيش المشتركة، حسبما حددها المجلس (...) ووافق على توصياته بالإبقاء على هذه الترتيبات دون تغيير" (أنظر تقرير المجلس عن دورته الخامسة عشرة بعد المائة، الفقرة 63).

21 - وقد طرحت المسألة للمناقشة مرة أخرى في سنة 2002، في ضوء نظام متابعة محسن مقترح من جانب وحدة التفتيش المشتركة. وفي اجتماعهما المشترك في مايو/أيار 2002، نظرت لجنتا البرنامج والمالية في وثيقة بعنوان "نظام وضع التقارير عن توصيات وحدة التفتيش المشتركة" استنادا إلى مقترحات تقدمت بها وحدة التفتيش المشتركة وأيدتها الجمعية العامة للأمم المتحدة (JM 02.1/4). وعلى وجه التحديد، كان هناك شعور بتأثير أي تقرير صادر عن وحدة التفتيش المشتركة على المنظمات المشاركة يتوقف بصورة واضحة على عاملين أساسيين: (أ) إيلاء التقرير الاهتمام اللازم واتخاذ خطوات عملية بشأن التوصيات من قبل الأجهزة التنفيذية المختصة؛ (ب) ضرورة تنفيذ التوصيات المتفق عليها/المقبولة بشكل فعال، وأن يصاحب ذلك تقديم تقرير عن الإجراءات التنفيذية وتحليل تأثيراتها. وفي هذا الصدد، أكدت وحدة التفتيش المشتركة عدم اتخاذ إجراءات تشريعية محددة بشأن توصياتها، وأن "الأجهزة التشريعية" كثيرا ما تكتفي بأخذ علم بالتوصيات والاستنتاجات الواردة بالتقارير دون أن تعبر بوضوح عما إذا كانت توافق عليها. وقدمت عدة مقترحات لتعزيز فعالية النظام، بما في ذلك وضع نماذج معينة يبدي فيها المدير العام تعليقاته على التقارير ونماذج لتقارير رصد توصيات وحدة التفتيش المشتركة.

22 - وقد أيدت اللجنتان الطرق المقترحة لتحسين نظام إعداد التقارير عن توصيات وحدة التفتيش المشتركة، على نحو ما هو مبين في الوثيقة والنماذج الموحدة، ورحبت بأن هذه الطرق والنماذج قد وضعت بالتشاور مع الوحدة ذاتها وبقصد تلبية توقعات كل من وحدة التفتيش المشتركة والجمعية العامة. وفي دورته الثالثة والعشرين بعد المائة، "لاحظ المجلس أن الاجتماع المشترك قد تناول أيضا النظام المعزز لإعداد التقارير بشأن توصيات وحدة التفتيش المشتركة التي أيدها المجلس" (أنظر تقرير المجلس عن دورته الثالثة والعشرين بعد المائة، 28 أكتوبر/تشرين الأول – 1 نوفمبر/تشرين الثاني 2002، الفقرة 73).

23 - وينص النظام المعزز لإعداد التقارير على إتباع الطريقة التالية بالنسبة لجميع التقارير التي تقدم إلى اللجنتين:

(أ) ستتم دراسة التوصيات المرفوعة إلى الرؤساء التنفيذيين وأيضا:
(1) حيثما يرى المدير العام أن لا صلة للتوصية بالمنظمة، يسجل استنتاجه وتعليل الأسباب في ملاحظاته ويبلغ في تقرير يرفع إلى لجنتي البرنامج والمالية؛
(2) حيثما يرى المدير العام أن للتوصية صلة بالمنظمة، لكن لا يجدر اعتمادها، يسجل تعليل أسباب استنتاجه هذا في تعليقاته ويبلغ في تقرير يرفع إلى لجنتي البرنامج والمالية؛
(3) حيثما تعتمد التوصية بصيغتها المقترحة أو المعدلة، تدرج موافقة المدير العام مع تعليل أسباب أي تعديل والإشارة إلى المتابعة، في ملاحظاته كما وردت في التقرير المرفوع إلى لجنتي البرنامج والمالية. وتدرج هذه التوصيات في آلية متابعة التقارير.

(ب) ستتم دراسة التوصيات المرفوعة إلى الأجهزة التشريعية وكذلك:
(1) حيثما يرى المدير العام أن لا صلة للتوصية بالمنظمة، يسجل استنتاجه وتعليل الأسباب في تعليقاته حسبما تبلغ بها لجنتا البرنامج والمالية لدراستها واتخاذ إجراء بشأنها؛
(2) حيثما يرى المدير العام أن للتوصية صلة بالمنظمة، لكن لا يجدر اعتمادها، يسجل تعليل أسباب استنتاجه هذا في تعليقاته حسبما تبلغ بها لجنتا البرنامج والمالية لدراستها واتخاذ إجراء بشأنها؛
(3) حيثما يرى المدير العام أنه يجب اعتماد التوصية بصيغتها المقترحة أو المعدلة، يدرج الاقتراح مع أسباب إدخال أي تعديل والإشارة إلى المتابعة المقترحة في تعليقاته حسبما تبلغ بها لجنتا البرنامج والمالية لدراستها واتخاذ إجراء بشأنها. وتدرج هذه التوصيات في آلية متابعة التقارير.

(ج) سوف يعكس شكل استجابة المنظمة على تقارير وحدة التفتيش المشتركة وتوصياتها هذه الإجراءات وسيتجنب، قدر المستطاع، الاستجابة العامة مثل "أخذ علما" وسيستعيض عنها بعبارات صريحة (مثل التوصيات ذات الصلة أو غير ذات الصلة ورد التوصيات واعتمادها أو اعتمادها معدلة). وحرصا على التعاطي مع هذه التوصيات بشكل متناسق، سوف يستعمل عادة النموذج المبين في الملحق الثالث لإبلاغ ملاحظات المدير العام إلى لجنة البرنامج و/أو لجنة المالية،، حسب مقتضى الحال.

(د) وسوف تدرج جميع التوصيات التي يتم اعتمادها (إما من قبل المدير العام أو من قبل اللجنتين) في تقرير رصد سنوي، يرفع إلى اللجنتين بشأن حالة التوصيات المتفق عليها. وتبقى التوصيات في تقرير الرصد إلى أن يتخذ التدبير المناسب لتنفيذها. كما سيشكل هذا التقرير أساس لرفع التقارير للوحدة وفق النماذج المحددة.

24 - ويستخدم النموذج المخصص لإبداء تعليقات المدير العام، في الوقت الحاضر، بالنسبة لجميع التقارير التي ترسل إلى المنظمة لاتخاذ إجراء بشأنها من جانب وحدة التفتيش المشتركة.

سادسا – الترتيبات العملية الإضافية المقترحة

25 - لتسهيل نظر اللجنتين في التقارير، من المقترح إضافة صفحة غلاف بسيطة تشير إلى التوصيات التي من المتوقع أن تتعامل معها اللجنتان رسميا (بالنيابة عن المجلس)، والجوانب الأخرى التي قد تكون معروضة للعلم والإحاطة.

26 - وبالإضافة إلى ذلك، فلتنسيق النظر في تقارير وحدة التفتيش المشتركة، والحد من الازدواج المحتمل حدوثه وتجنب إضاعة الوقت الثمين في اجتماعات اللجنتين، فمن المقترح أن تتشاور الأمانة مع رؤساء الاجتماعات المعنيين بتوزيع التقارير المقرر النظر فيها على أي من اللجنتين، تبعا للموضوع (بشرط ألا يحول ذلك دون عرض بعض التقارير على كلا اللجنتين عندما يتطلب الأمر ذلك).