FC 107/19 |
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第一○七届会议 |
2004年5月，罗马 |
关于行政信息系统的进展报告 |
1. 本报告向财政委员会提供关于2003年2月至2004年1月期间行政信息系统（原名称为Oracle项目）的进展情况，以及2004年2月至2005年1月期间的计划情况。
2. 在2003年2月至2004年1月期间，主要工作重点是在前一个报告周期Oracle财务软件产品成功升级之后，进一步加强财务应用。
3.正如外聘审计员所建议的那样，开展了对现有材料的审查和修改，并编写构成全面的组织会计手册进一步需要的文献。建立了一个新的内联网站，现正用于向用户小组传递权威性政策和程序文件。
4. 进一步改进了界面监测环境，包括现有界面的文献记录和报告的编写，以便确保Oracle财务系统模块之间的界面，以及Oracle财务系统与其他财务系统之间的界面的正常运作。
5. 货币分算会费系统的采用，要求编写新的报告，支持组织和预算持有者监测正常计划资源的需要。这一领域的工作已经开始进行，将在2004年完成，
6. 为核查和改进销售商和银行信息系统的质量开展了一项活动。这项活动将促进精简应付帐款业务过程，使银行收费下降和付款处理效率提高。这项工作将在2004年持续进行。
7. 对Atlas旅行系统和程序进行了改进，精简一次性应享权利付款的处理和核准。
8. 在数据仓库（Data Warehouse）中建成了一套新的数据集，包含来自应收帐款财务分类帐目的资料，从而能够编写成员国会费管理报告和财务分析。
9. 为固定资产数据创造新的报告环境和为改进这一领域的管理报告编写新报告。
10. 按照信息管理及技术委员会（IMTC）和总干事批准的决定，完成了将OS390服务器（大型计算机）搬迁至联合国日内瓦国际计算中心的工作。
11. 2004年2月至2005年1月的工作计划将注重以下活动：
a) 实地会计系统的重新开发。财务司将分析该系统的业务要求并提出规格，以满足粮农组织驻国家代表处和区域办事处不断增加的业务需要，解决现有系统中的绩效和功能问题。
b) 应付帐款（付款）应用软件的开发。关于应付帐款软件的应用，活动重点现将是探讨电子工作流程的范围，以支持应付帐款操作过程，进一步改进销售商和银行信息总档案的保持工作。这项工作已经开始，2004年全年将持续进行。
c) 界面监测报告的编写。虽然已经完成大量工作，但将在尚未达标或已查明现行报告有改进余地的领域中继续开展活动。改进工作将包括适当时在界面监测过程中使用Oracle财务软件第11i版的工作流程功能。
d) 组织会计手册的编写和公布。将继续审查和修改现行财务政策和程序，编写构成全面的组织会计手册进一步需要的文献。这将包括所有业务单位的程序和有关文献。这项工作已经开始，并将在当前和随后的两年度中继续进行。
e) 数据仓库（Deta Warehouse）的进一步开发。进一步开发数据仓库，促进根据财务分类帐目（应付帐款AP、应收帐款AR、采购、人力资源和固定资产）和其他子系统收集信息，完成专门化的报告职能（“数据集市”）。
f) 改进标准功能在采购业务程序中的使用。将进行一项审查，以寻找机会，更好地利用现有的Oracle财务软件第11i版的功能，支持采购处的业务程序，进一步提出报告和数据分析，特别重视目前在系统以外进行的合同和询价（RFQ）业务过程。
12. 所开展的与Oracle财务软件有关的工作费用完全利用拖欠会费提供资金：
实 际 |
预 报 | |||
年 份 |
2003 |
2004 |
2005 |
合 计 |
正常计划拨款 |
0 |
0 |
0 |
0 |
拖欠会费拨款 |
$216千 |
$1557千 |
$1579千 |
$3352千 |
13. 按照Oracle公司和其他成套软件供应商的应用软件升级办法，粮农组织需要定期（每隔几年）升级现有应用软件。这种升级需要大量费用（2002年8月份最近一次升级为纯粹技术性升级，功能没有任何改进，然而开支近200万美元），鉴于这类活动的反复性质，应当预见升级费用成为本组织正常预算的一部分，可能的话作为资本支出资金的一部分。
14. 本组织《2004-05年工作计划和预算》的成功编制，利用了计划制定、执行报告和评价支持系统的能力。这包括与实地计划管理信息系统（FPMIS）联系，收集预算外资料。
15. 2003年为部门计划经理工具包（DPMT）模块完成了大量的分析、磋商和开发工作，但没有投放任何系统能力。DPMT系统的一个关键模块即年度分摊会费的解决办法现已与新的计划执行报告（PIR）的开发工作合并，原型已经开发完毕，并得到好评。
16. 利用技术部门参与实地计划工作组，以增强版工作衡量调查（eWMS）为基础，研究工作衡量方法的一个试点项目已经完成并提交实地计划委员会。
17. 与人力资源管理司就规划系统和人力资源系统的整合问题继续进行了合作。支持数据收集和审查职位行动建议的功能已根据人力资源管理司的要求开发，作为工作计划和预算模块的一部分。
18. 2003年12月份，使用新的计划制定、执行报告和评价支持系统模块计算和公布了2004年暂定分配额，该新颖模块为报告和分析提供了计算拨款的详细情况。
19. 将PIRES系统的数据纳入组织数据仓库的工作已经开始，首先是（通过Oracle总帐）加载机构和工作拨款数据。
20. PIRES项目组拟定了2004年的拟议工作计划，于2003年11月份由PIRES部际工作组审查通过。
21. 2003年6月，利用拖欠会费的拨款，大大增加了该项目可利用的资源。在申请这项拨款的提议中，计划预算及评价办公室普遍更新了项目章程中所提供的拟议的项目产出和工作计划。修改后的产出构成了PIRES项目新的绩效基准线。
22. 在这一框架内，将在2004年期间完成以下产出：
a) 2004-05年工作计划和预算的核定预算水平。在2004年第一季度中，PIRES项目将支持修改《2004-05年工作计划和预算》，以反映2003年12月份大会批准的资源水平。
b) 工作规划。正在开发一项新的工作规划工具，将在核定预算水平方案完成以后立即公布。工作规划工具以工作计划和预算的三项产出以及拨款确定过程为基础：即(1)计划实体人事资源；(2)计划实体非人事资源以及(3)两年度产出规划框架。从这一点起，工作规划原型将支持为两年度产出水平分配人事和非人事资源，并记录两年度产出的其他特征（执行责任、截止日期等）。
c) 年度分摊会费和2002-03年计划执行报告。公布年度分摊会费模块和收集第一套数据集，以便用于计划执行报告的工作，将于4月份开始，到5月初完成。通过这一过程收集的关键数据将包括两年度产出和主要产出交付状况、实现《中期计划》中所确定的结果和目标的进展情况，以及确定新出现的问题。鉴于2002-03两年度上在整个规划周期（即中期计划、工作计划和预算以及计划执行报告）过程中应用基于结果的原则的第一个两年度执行期，执行报告过程和计划执行报告将根据粮农组织成员的要求，更加注重结果。
d) 2006-11年中期计划。《2006-11年中期计划》编制过程最重要的方面是将“非技术”计划纳入新计划模型的意图。这对PIRES系统的开发仅仅产生了有限的影响，但对所涉各司以及支持这一过程所需的计划、预算及评价办公室的人员产生了相当重大的影响。总的来说，意图是扩大上一个《中期计划》在加强计划制定的质量方面所取得的实质性进展。还存在改进和精简本组织总体规划过程的机遇。
e) 组织预算监督和预报。PIRES系统部际工作组的部际工具包分组正在完成对计划、预算及评价办公室和财务司原先制定的正常计划预算监督和预报等以作用为基础的需要所作的分析进行重大修改。与此同时，实地计划委员会进行了相当重要的分析，可以假设，今后几个月将形成的实地计划规划和监督政策框架也将对PIRES系统及增强版工作衡量调查（eWMS）和预算管理模块（eBMM）等有关系统产生影响。鉴于一体化问题和其他问题的复杂性，规划时期内在这一领域不大可能开展任何系统开发工作。相反，目前的分析工作将注重扩大和澄清功能模型。
f) 正常计划/实地计划的互动。人们日益认识到，正常计划与实地计划数据和在某些情形下业务过程需要加强一体化。尤其是人们认为国别战略需要纳入PIRES等组织规划系统，不过需要进一步分析这样做的实用性。在为《2004-05年工作计划和预算》收集预算外数据过程中，通过将实地计划信息管理系统单向纳入计划制定、执行报告和评价支持系统，在处理一体化任务方面取得了一些经验。充分一体化的预算监督和预报系统的要求会复杂得多，需要双向整合（FPMIS-PIRES-FPMIS）。这些活动将需要得到有关管理结构的支持。
g) 与Oracle人力资源管理系统的整合。根据与人力资源管理系统项目经理的讨论，预期将在04年第一季度开始提供分析投入，探讨PIRES系统与人力资源管理系统之间的各整合点，随后逐步增加这些活动。已经确定了三个主要整合点：人力资源规划、职位管理和绩效管理。
23. 利用拖欠会费提供的资源，使PIRES项目能够巩固其2004-05年的整合小组结构。预计拖欠会费和正常计划资源的利用情况如下：
实 际 |
预 报 | |||
年 份 |
2003 |
2004 |
2005 |
合 计 |
正常计划拨款 |
$ 588千 |
$ 444千 |
$ 444千 |
$ 1 476千 |
拖欠会费拨款 |
$ 96千 |
$ 366千 |
$ 360千 |
$ 822千 |
24. 吸取的一项重要经验是，PIRES系统中最容易和最成功开发和实施的那些方面，是不需要与其他系统进行重大整合的方面。模块工作就其性质而言依靠系统（如组织预算监督和预报、DPMT、正常计划/实地计划互动以及PIRES系统/Oracle人力资源管理系统界面等）之间的整合，今后的这些工作将需要更加重视建立组织结构，管理全组织系统开发工作。
25. 在2003年2月至2004年1月期间，上次报告中强调的HRMS项目人员配备问题，通过实施新的项目人员配备政策得到圆满解决。项目职位于2004年3月设立，于2003年9月份起得到填补。
26. 招聘过程虽然与本组织的平均速度相比而言迅速，但比项目时间表推迟了六个月，因此进展速度比上次报告预期的速度慢。新的实施指标日期为2006年底。
27. 项目分三个阶段进行：
28. 第一阶段仍在进行中，计划在2004年下半年完成。已经完成记录以下领域的当前人力资源过程：
以及工资方面的工作已基本完成。
以下方面已经开始工作：
29. 已经签署一项寻求高级外部援助的合同，以支持确定精简当前人力资源过程和程序的领域。
30. HRMS系统的范围将在差距分析之后详细确定。目前，将查明Oracle软件适合粮农组织最新需要的程度，并找到弥补功能差距的解决办法。
31. 计划到2004年底完成记录当前过程和确定改进过程领域的工作。差距分析工作将于今年第一季度开始进行。
32. 项目职位的招聘工作将不迟于2003年第三季度完成。
33. 根据为该项目采用的PRINCE2方法的规定，将签署一项质量保证服务合同，到2004年年底时，外部承包人将编写定期质量审查系列报告的第一份报告。
34. 已经制定了一项用户交流计划，并成立了一个用户小组。该计划包括用户小组的定期会议，由其成员参与关键的项目活动、参加业务改进讨论会和制定改革建议，定期发表项目公报、与区域办事处举行电视会议、与其他实地办事处定期联络、建立一个项目网站、用户参加会议厅示范以及用户接受活动。
35. 2002-2003两年度的项目费用为1 443 000美元，其中286 000美元利用拖欠会费提供资金。虽然在第一阶段结束之前和尤其是在差距分析完成之前将无法提供最终估计数，但已经提出了总额为19 000 000美元的新的项目费用估计数，以承担其余的项目开支（2004-06年）。与进展报告即FC 102/27号文件中所载的上次估计数相比，开支减少约700 000美元。
36. 现有资源详情如下：
实际数 |
估计数 |
||||
年 份 |
2002-2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
合 计 |
正常计划拨款 |
$ 1 157千 |
- |
- |
- |
$ 1 157千 |
拖欠会费拨款 |
$ 286千 |
$ 4 689千 |
$ 9 004千 |
- |
$ 13 979千 |
当前预报的2005年项目开支为8 200 000美元，而根据大会第6/2001号决议的条件在本两年度末之前可承付的估计数为9 004 000美元。因而，拖欠会费拨款有800 000美元的余额可用于人力资源管理系统项目。
37. 根据大会第6/2001号决议，计划利用拖欠会费为该项目提供资金。由于可用于该项目的拖欠会费数额减少，根据新的项目费用估计，可能短缺约6 100 000美元。该项目是粮农组织人力资源管理改革的一个关键成分，为此，正如理事会在2003年11月份也指出的那样，财政和计划两委员会建议提供充足的资金。因此，一旦能够提供最终费用估计数，将有必要为该项目寻找其他资金来源。
38. 为进一步削减费用确定了备选办法，将在差距分析之后加以详细研究，以确定开支节约额。目前正在考虑的首要备选方案是在费用较低的地点培训教员和执行某些系统开发工作。
39. 由于项目活动推迟，2004-2005两年度末将不可能全面交付利用拖欠会费提供资金的项目成分。因此，需要制定将未用余额转入2006年的办法。