FC 107/19

Comité financier

Table des matières

INTRODUCTION

I. ORACLE FINANCIALS

II. SYSTÈME D’APPUI À LA PLANIFICATION ET À L’ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU’À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D’ORACLE (HRMS)

INTRODUCTION

1. Le présent rapport regroupe des informations à l’intention du Comité financier sur les progrès réalisés, de février 2003 à janvier 2004, concernant les systèmes d’information administrative (ancien Projet Oracle), ainsi que les plans concernant la période comprise entre février 2004 et janvier 2005.

I. ORACLE FINANCIALS

Progrès réalisés: février 2003 - janvier 2004

2. De février 2003 à janvier 2004, les activités ont surtout été axées sur le renforcement des applications financières, à la suite de la mise à niveau réussie d’Oracle Financials pendant la période précédente.

3. Comme recommandé par le commissaire aux comptes, l’analyse et la révision des documents et la rédaction d’autres documents nécessaires à la compilation d’un manuel complet de comptabilité de l’Organisation se sont poursuivies. Un nouveau site intranet a été lancé. Il est désormais utilisé pour communiquer aux groupes d’usagers les documents faisant autorité concernant les politiques et les procédures.

4. D’autres améliorations ont été apportées concernant l’environnement de contrôle des interfaces, notamment au niveau de la comptabilisation des interfaces utilisées et de l’élaboration de rapports permettant de confirmer le bon fonctionnement des interfaces reliant les modules des systèmes Oracle Financials, mais également celles reliant les systèmes Oracle Financials à d’autres systèmes financiers.

5. L’adoption de la mise en recouvrement fractionnée des contributions a entraîné la nécessité de rédiger de nouveaux rapports, afin de faire face aux besoins de l’Organisation et des responsables de budget en matière de contrôle des ressources allouées au titre du Programme ordinaire. Les activités entreprises à ces fins devraient être menées à terme en 2004.

6. Une opération visant à vérifier et à améliorer la qualité des informations sur les fournisseurs et les informations bancaires a été initiée. Elle permettra de rationaliser les procédures liées aux comptes créditeurs, de diminuer les frais bancaires et d’optimiser le traitement des paiements. Ces activités se poursuivront en 2004.

7. Le système Atlas (déplacements) et les procédures y afférentes ont été modifiés, afin de simplifier le traitement et la certification du paiement des montants forfaitaires.

8. L’ajout, dans la grande base de données, d’un nouvel ensemble de données extraites du livre auxiliaire des comptes débiteurs a été mené à bien. Grâce à cette opération, il sera possible de produire des rapports de gestion et d'effectuer l’analyse financière des contributions des États Membres.

9. Les activités relatives à l’élaboration d’un nouveau périmètre comptable pour les données sur les immobilisations et à l’établissement de nouveaux rapports visant à améliorer les rapports de gestion dans ce domaine ont été menées à terme.

10. Conformément à la décision approuvée par le Comité sur la gestion et les technologies de l’information et par le Directeur général, la migration du serveur OS390 (« ordinateur central ») vers le Centre international de calcul des Nations Unies (CIC) à Genève a été effectuée.

Plans: février 2004 - janvier 2005

11. De février 2004 à janvier 2005, le plan de travail sera axé sur les activités suivantes:

1. Perfectionnement du Système de comptabilité de terrain. La Division des finances procédera à l’analyse des exigences opérationnelles et définira les caractéristiques d’un système répondant aux besoins opérationnels grandissants des représentants de la FAO et des bureaux régionaux, en proposant des solutions concernant le rendement et les fonctionnalités du système en place.
2. Amélioration de l’application concernant les comptes créditeurs (paiements). S’agissant de l’application relative aux comptes créditeurs, les activités seront désormais axées sur les possibilités de suivi électronique du déroulement des opérations et des procédures relatives aux comptes créditeurs et sur de nouvelles améliorations à apporter en matière d’entretien des fichiers de base relatifs aux fournisseurs et aux informations bancaires. Les travaux ont débuté. Ils se poursuivront tout au long de l’année 2004.
3. Perfectionnement des rapports de contrôle des interfaces. Les travaux sont déjà bien avancés, mais ils se poursuivront dans les domaines où les caractéristiques n'ont pas encore été complètement définies ou où il est possible d’améliorer les rapports utilisés. Il s’agira notamment d’utiliser, le cas échéant, la fonction gestion des opérations de la version 11i d’Oracle Financials dans le cadre de la procédure de contrôle des interfaces.
4. Rédaction et publication du Manuel de procédures comptables de l’Organisation. L’analyse et la révision des politiques et des procédures financières en vigueur se poursuivront, ainsi que l'élaboration d'autres documents nécessaires à la compilation d'un manuel exhaustif des procédures comptables de l'Organisation. Il s’agira notamment de documents relatifs aux procédures, destinés à l’ensemble des unités de l’Organisation. Ces activités ont été amorcées et se poursuivront pendant l’exercice biennal actuel et au cours du suivant.
5. Perfectionnement supplémentaire de la grande base de données. Nouvelles améliorations apportées à la grande base de données, en vue de faciliter l’application des fonctions spécialisées d’établissement de rapports (« dépôts de données ») en se fondant sur les informations qui seront extraites des livres auxiliaires financiers (Comptes créditeurs-AP-, Comptes débiteurs AR, Achats- PO, Ressources humaines et immobilisations) et d’autres sous-systèmes.
6. Rationalisation des fonctions classiques relatives aux procédures d’achat de l’Organisation. Une analyse sera effectuée en vue d’identifier les options permettant de rationaliser les fonctions de la version 11i d’Oracle Financials sous-tendant les procédures mises en œuvre par le Service des contrats et achats et afin d’affiner l’établissement de rapport et les analyses de données, en accordant une attention particulière aux contrats et aux cycles d’appels d’offre, qui sont pour l’instant traités en dehors du système.

Utilisation des ressources

12. Le coût des activités liées à Oracle Financials est financé dans sa totalité grâce à des arriérés:

Enjeux et observations

13. Étant donné les mises à niveau recommandées par la société Oracle Corporation et par d’autres fournisseurs de logiciels, la FAO doit régulièrement mettre à niveau ses applications (tous les deux ou trois ans environ). Ces mises à niveau sont particulièrement coûteuses (effectuée en août 2002, la plus récente n’était que de nature technique et n’impliquait pas d’amélioration des fonctionnalités, mais a coûté près de 2 millions de dollars des États-Unis). Étant donné le caractère récurrent de ces mises à niveau, les frais y afférents devraient être prévus dans le budget ordinaire de l’Organisation, par exemple au titre du Dispositif pour les dépenses d’équipement.

II. SYSTÈME D’APPUI À LA PLANIFICATION ET À L’ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU’À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

Progrès réalisés: février 2003 à janvier 2004

14. Le Programme de travail et budget 2004-05 de la FAO a été mis au point, de manière concluante, grâce au système PIRES. Des liens ont été établis avec le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) pour la collecte d’informations extrabudgétaires.

15. En 2003, les modules de la trousse d'outils de gestion du programme départemental (DPMT) ont fait l’objet de nombreuses analyses, consultations et perfectionnements, mais aucune capacité n’a été ajoutée aux systèmes. Une solution a depuis été définie pour le module « Annual Assessment » (évaluation annuelle), qui est l’un des principaux modules de la trousse DPMT, grâce à la nouvelle version du Rapport sur l’exécution du programme. Le prototype mis au point a été accueilli favorablement.

16. Le projet pilote d’analyse des options de quantification du travail fondé sur une enquête approfondie de quantification du travail (eWMS) a été mené à bien, puis présenté au Comité du programme de terrain, par l’intermédiaire du Groupe de travail sur la participation des départements techniques aux activités du Programme de terrain.

17. S’agissant de l’intégration des systèmes de planification et des systèmes relatifs aux ressources humaines, la collaboration avec la Division de la gestion des ressources humaines s’est poursuivie. Des fonctions liées à la collecte de données et à l’analyse des propositions post actions ont été mises au point dans le cadre du module Programme de travail et budget, conformément aux exigences de la Division de la gestion des ressources humaines.

18. Les attributions provisoires 2004 ont été calculées et publiées en décembre 2003 grâce à un nouveau module PIRES, qui permet de disposer d’informations détaillées sur le calcul des attributions relatives aux rapports et aux analyses.

19. L’intégration des données PIRES dans la grande base de données de l’Organisation a débuté avec la saisie (au moyen du Grand livre d’Oracle) de données concernant l’Organisation et les attributions opérationnelles.

Plans: février 2004 - janvier 2005

20. L’équipe du projet PIRES a compilé une proposition de plan de travail pour 2004, qui a été approuvée, après examen, par le Groupe de travail interdépartemental PIRES en novembre 2003.

21. Les ressources allouées au projet ont considérablement augmenté en juin 2003, grâce à une attribution tirée des arriérés. Dans sa demande d’attribution, le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation a présenté une mise à jour complète des résultats escomptés pour le projet et du plan de travail figurant à la charte du projet. Ces résultats révisés constituent une nouvelle référence pour les résultats du projet PIRES.

22. Dans ce cadre, les activités suivantes seront menées à terme en 2004:

1. Montant du budget approuvé pour le Programme de travail et budget 2004-05. Au premier trimestre 2004, le projet PIRES appuiera la révision du Programme de travail et budget 2004-05, afin que celui-ci soit conforme au volume de ressources approuvé par la Conférence, en décembre 2003.
2. Planification du travail. Un nouvel outil de planification du travail est en cours d’élaboration. Il devrait être lancé dès que le scénario approuvé relatif au montant du budget sera défini. Cet outil s’appuie sur les trois résultats escomptés du Programme de travail et budget et sur les procédures de définition des attributions: (1) effectifs (personnel) par entité de programme; (2) ressources autres que le personnel, par entité de programme et (3) cadre de planification à l'échelle des résultats escomptés de l’exercice biennal. Sur la base de ces éléments, le prototype de planification du travail permettra l’allocation de ressources liées au personnel ou non, conformément aux résultats escomptés de l’exercice biennal, et la prise en compte d’autres caractéristiques des résultats escomptés de l’exercice biennal (responsabilités concernant l’application, dates limites, etc.).
3. Évaluation annuelle et Rapport sur l'exécution du programme 2002-03. Le lancement du module d’évaluation annuelle et la collecte de la première série de données, qui seront utilisés lors de la compilation du Rapport sur l’exécution du programme, débuteront en avril et s’achèveront au début du mois de mai. Les données importantes recueillies à cette occasion porteront notamment sur l’état d’avancement des activités relatives à l’exercice biennal et aux résultats escomptés, sur les progrès réalisés en vue d’atteindre les résultats escomptés et les objectifs définis dans le Plan à moyen terme et sur l’identification de nouveaux problèmes. Comme 2002-03 est la première période d’exécution de l’exercice biennal pendant laquelle les principes de la priorité aux résultats auront été appliqués pendant la totalité d’un cycle de planification (c’est-à-dire Plan à moyen terme, Programme de travail et budget et Rapport sur l’exécution du programme), le processus d’établissement de rapports sur l’exécution et le Rapport sur l’exécution du programme seront plus axés sur l’obtention de résultats, comme l’ont demandé les Membres de la FAO.
4. Plan à moyen terme 2006-11. Le point saillant des préparatifs du Plan à moyen terme 2006-11 est l’intégration envisagée de programmes « non techniques » dans le Nouveau modèle de programme. Cette intégration a des répercussions minimes sur la mise au point des systèmes PIRES, mais considérables sur les divisions concernées, ainsi que sur le personnel concerné du Programme de travail et budget. Dans l’ensemble, l’objectif est de faire fond sur les progrès non négligeables réalisés dans le cadre du dernier Plan à moyen terme concernant la qualité de la formulation du programme. Il pourrait également être possible d’améliorer et de rationaliser les procédures générales de planification de l’Organisation.
5. Suivi du budget de l’Organisation et prévisions. Le sous-groupe chargé de la trousse d'outils de gestion du programme départemental du Groupe de travail interdépartemental du système PIRES achève actuellement une révision majeure de son analyse des exigences fonctionnelles en matière de suivi budgétaire et de prévisions pour le Programme ordinaire, tel que formulés à l’origine par le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation et la Division des finances. Parallèlement, des analyses considérables ont été effectuées par le Comité du programme de terrain (CPT) et il y a tout lieu de penser que les politiques générales relatives à la planification et au suivi du Programme de terrain, qui se dégageront au cours des prochains mois, auront également des répercussions sur le système PIRES et sur les systèmes connexes, comme l’enquête approfondie de quantification du travail (eWMS) et le module perfectionné de gestion du Budget (eBMM). Étant donné la complexité de l’intégration et d’autres questions, il est peu probable que des activités liées à la mise au point de systèmes soient entreprises dans ce domaine lors de la période de planification. Au lieu de cela, les analyses en cours seront axées sur l’expansion et la clarification du modèle fonctionnel.
6. Interactions entre Programme ordinaire et Programme de terrain. Il est de plus en plus admis que les données relatives au Programme ordinaire et celles relatives au Programme de terrain, voire les procédures, doivent être mieux agrégées. En particulier, il semble que les stratégies de pays doivent être intégrées aux systèmes de planification de l’Organisation comme le PIRES, même s’il conviendrait, pour ce faire, d’effectuer d’autres analyses. La collecte de données extrabudgétaires destinées au Programme de travail et budget 2004-05, qui avait été effectuée par intégration unidirectionnelle du Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) vers le système PIRES, a permis d’acquérir de l’expérience en matière d’intégration. Mais la mise au point d’un système entièrement intégré de suivi budgétaire et de prévision serait nettement plus complexe et nécessiterait une intégration bidirectionnelle (FPMIS-PIRES-FPMIS). Ce type d’activité doit être appuyé par les structures pertinentes de gestion.
7. Intégration dans Oracle HRMS. D’après ce qu’il ressort des consultations avec le directeur de projet chargé du Système de gestion des ressources humaines, les analyses et la définition des différents points d’intégration entre les systèmes PIRES et HRMS débuteront au premier trimestre 2004 et devraient s’étoffer régulièrement ensuite. Trois points principaux d’intégration ont déjà été identifiés: planification relative aux ressources humaines, gestion des postes et gestion du rendement.

Utilisation des ressources

23. Les ressources tirées des arriérés ont permis au projet PIRES de stabiliser la structure de son équipe pour 2004-05. L’utilisation des arriérés et des ressources du Programme ordinaire est prévue comme suit:

Enjeux et observations

24. Il est particulièrement intéressant de noter que les éléments du système PIRES les plus faciles à mettre au point et à appliquer et pour lesquels l’expérience a été particulièrement probante sont ceux qui n’ont pas fait l’objet d’intégration majeure dans d’autres systèmes. Les opérations qui seront réalisées sur des modules qui, de par leur nature, dépendent de l’intégration de différents systèmes (par exemple, Suivi budgétaire et prévisions, Trousse d'outils de gestion du programme départemental, Interactions entre Programme ordinaire et Programme de terrain, interfaces PIRES/Oracle HRMS), devront être plus particulièrement axées sur les structures organisationnelles de gestion du perfectionnement des systèmes de l’Organisation.

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D’ORACLE (HRMS)

Progrès réalisés: février 2003 - janvier 2004

25. De février 2003 à janvier 2004, les questions liées au personnel du projet HRMS soulevées dans le rapport précédent ont été résolues grâce à l’application d’une nouvelle politique relative au personnel. Les postes créés pour le projet en avril 2003 ont été pourvus à partir de septembre 2003.

26. Bien que plus rapide que la moyenne de l’Organisation, le processus de recrutement a entraîné un retard de six mois par rapport au calendrier du projet, ce qui a freiné les activités par rapport aux prévisions du rapport précédent. L'application est désormais prévue fin 2006.

27. Le projet est articulé en trois phases:

• Phase 1 – Exigences et améliorations – bilan complet des procédures en vigueur dans l’Organisation et définition des domaines dans lesquels il est possible d’apporter des améliorations. Analyse de l’écart, en vue de faire correspondre les fonctions Oracle aux procédures améliorées de la FAO;
• Phase 2 – Conception et développement – configuration d’Oracle de façon à répondre aux besoins de la FAO, en prévoyant d’autres mesures lorsque le système Oracle n’est pas en mesure de traiter les procédures améliorées de la FAO;
• Phase 3 – Tests et préparatifs relatifs à l’application – test complet du nouveau système, conversion des données des systèmes actuels et formation du personnel en vue du lancement du nouveau système.

28. La Phase I, encore en cours, devrait s’achever au second semestre 2004. Le bilan complet des procédures relatives aux ressources humaines a été mené à terme dans les domaines suivants:

• Administration des nominations et des prestations et avantages
• Recrutement
• Formation professionnelle
• Gestion du rendement
• Gestion des postes

Ce bilan est sur le point d’être achevé pour les États de paie.
Les travaux ont été amorcés dans les deux domaines suivants:

• Planification relative aux ressources humaines
• Politiques et procédures.

29. Un contrat d’assistance extérieure haut niveau a été signé. L’objectif est d’identifier les domaines dans lesquels il est possible de rationaliser les procédures actuelles relatives aux ressources humaines.

30. Le champ d’application du système HRMS sera défini avec précision une fois l’analyse de l’écart effectuée. Pour l’instant, il s’agira de déterminer le degré d'ajustement du logiciel Oracle par rapport aux mises à jour exigées pour la FAO et de définir des solutions aux lacunes de nature fonctionnelles.

Plans: février 2004 - janvier 2005

31. Le bilan complet des procédures en vigueur et l’identification des améliorations susceptibles d’y être apportées devraient être achevés avant la fin de l’année 2004. L’analyse de l’écart débutera au dernier trimestre.

32. Le recrutement concernant les postes du projet sera achevé au plus tard au troisième trimestre 2004.

33. Comme recommandé dans la méthode PRINCE2 adoptée pour le projet, un contrat régissant des services d'assurance-qualité sera formulé et le premier d’une série de rapports réguliers portant sur l’analyse de la qualité sera rédigé par le sous-traitant externe à la fin de 2004.

34. Un plan de communication destiné aux utilisateurs a été élaboré et un groupe d'utilisateurs a été créé. Ce plan prévoit des réunions régulières du groupe d’utilisateurs, dont les membres participeront activement aux principales activités du projet, aux ateliers axés sur les améliorations et à la formulation de recommandations concernant des modifications, des bulletins périodiques relatifs au projet, des vidéoconférences avec les bureaux régionaux, des contacts réguliers avec d’autres bureaux extérieurs, un site web du projet, ainsi que la participation des utilisateurs au projet pilote concernant les salles de conférence et aux activités d’acceptation qui leur sont destinées.

Utilisation des ressources

35. Pendant l’exercice biennal 2002-2003, le coût du projet s’est élevé à 1 443 000 dollars des États-Unis, dont 286 000 dollars provenaient d’arriérés. Il n’est pas possible d’établir une estimation définitive avant la fin de la Phase I et, en particulier, avant que l’analyse de l’écart ne soit menée à terme, mais une nouvelle estimation des coûts liés au projet a été établie à 19 000 000 dollars des États-Unis, afin de couvrir la fin du projet (2004-06). On note une diminution d’environ 1 700 000 dollars des États-Unis par rapport à l’estimation précédente, figurant au rapport intérimaire FC 102/27.

36. Les ressources disponibles sont ventilées comme suit:

Les dépenses prévues actuellement pour le projet en 2005 se chiffrent à 8 200 000 dollars des États-Unis, mais les estimations montrent qu’un montant de 9 004 000 dollars peut être engagé avant la fin de l’exercice biennal, conformément aux conditions stipulées dans la résolution 6/2001 de la Conférence. Ce cas de figure permet un solde de 800 000 dollars pour l’affectation d’arriérés au projet HRMS.

Enjeux et observations

37. Conformément à la résolution 6/2001 de la Conférence, il a été prévu que le projet serait financé grâce aux arriérés. Étant donné la diminution du montant des arriérés disponibles pour le projet et la nouvelle estimation des coûts liés à celui-ci, le manque à gagner est estimé à environ 6 100 000 dollars des États-Unis. Le projet est une composante indispensable de la réforme de la gestion des ressources humaines de la FAO, pour laquelle le Comité financier et le Comité du programme ont recommandé un financement adéquat, comme l’a également noté le Conseil en novembre 2003. Par conséquent, il conviendra de cibler d’autres sources de financement pour le projet une fois que les estimations de coût définitives auront été rendues publiques.

38. D’autres possibilités de réduction des coûts ont été identifiées. Elles feront l’objet d’une analyse approfondie à la suite de l’analyse de l’écart visant à quantifier les réductions de coût. À l’heure actuelle, les principales options envisagées sont la formation de formateurs et l’exécution de certaines des activités de développement de système dans des régions où les coûts sont inférieurs.

39. En raison des retards enregistrés par le projet, il ne sera pas possible de mener à terme la partie financée par des arriérés avant la fin de l’exercice biennal 2004-2005. Il convient donc de définir un mécanisme permettant de reporter le solde non utilisé en 2006.