JM 04.1/3


计划委员会第九十一届会议和 财
政委员会第一○七届会议联席会议

2004年5月，罗马

管理方面的节约和效率

商品委员会 (商品委) 和
农业委员会 (农委) 的会议

引 言

1. 理事会第一二四届会议在审议商品问题委员会（商品委）第六十四届会议的报告和农业委员会（农委）第十七届会议的报告1时，要求秘书处对将商品委和农委合并的可能性进行研究，其目的是增效节支、改善参与和有效性。因此，向2003年9月17日举行的计划和财政两委员会联席会议提交了一份题为“商品问题委员会和农业委员会会议”的文件。该文件对职责和成员、形式和费用以及定期举行两委员会会议可能的其他安排进行了研究。鉴于理事会没有对两委员会的宗旨和职责提出问题，因此未考虑两委员会合并事宜。

2. 计划和财政两委员会对分析和建议进行了审议，并要求秘书处就合并商品委和农委会议的可能方式作进一步的研究，其目的是缩短会议和会期；通过更明确区分讨论与参考项目来增加会议管理的效率；与成员磋商制定更具意义、相关性和互补性的议程；以及编制更为简明扼要的文件（因此而费用）。要求秘书处本着上述精神在2004年5月召开的下届联席会议上提出建议。根据要求，本文件提出具体和详细的建议。

增效节支的范围

3. 正如为2003年5月召开的这些委员会的联席会议准备的文件得出的结论那样，粮农组织和成员用于商品委和农委的费用与每届会议的议题和会期长短，包括起草委员会会议的次数直接有关。对于粮农组织而言，对会议期间口译、文件翻译和印刷以及一般业务支出按标准收取直接非人事费用。因此，秘书处大幅度降低费用的唯一机会是对议程和/或讨论进行限制，以缩减会议时间和文件数量。秘书处正在考虑将文件的篇幅减少到6400字以下，而这样做有时可能会影响作出知情分析和对涉及面广及较难达成共识的议题提出建议的有效性。然而，秘书处将继续作出一切努力尽量缩短提交委员会的文件的篇幅。

4. 对成员而言，直接费用来自首都的代表出席会议的时间和差旅费用，和/或在罗马的常驻代表与会的时间，以及审阅文件和为每一议题的讨论作准备所需的时间。除差旅以外的这些费用与议题数量和会议长短直接有关，而且只能通过缩短会期来减少。节省旅行开支将需要派遣相同的代表参加两委员会合并召开的会议。然而，两委员会的职责往往要求成员派遣专门技术代表，因此一个代表不大可能参加两个委员会而同时对提高技术讨论的水平作出贡献。在这方面应注意到，总干事已经建议商品委的邀请除发给各国农业部以外，还应发给各国贸易部。

5. 如前所述，粮农组织只能通过减少议程长度和对起草委员会的需要，包括夜会、工作时间以外的会议进行审查才能实现较多的费用节约。鉴于两委员会的职责不同，尽管具有互补性，但根据所涉议题的重叠而缩小议程的余地不明显。因此，两委员会必须各自分别对限制议题数目和缩短会期问题进行研究。

6. 鉴于两委员会通常在每两年度的同一年召开一次会议，通过安排相互衔接的会议可使成员实现节约，这可以使成员向两委员会派遣同一名（组）代表，尽管如前面指出的那样，这就意味着这些代表将有能力讨论两个会议议程的技术内容。然而，对本组织而言，召开5天以上相互衔接的会议对会产生额外开支，因为在五天正常工作周以外对辅助人员提供的服务将按天收取加班费。

对商品委的建议

7. 商品委通常有4项实质性议题：世界农产品市场状况、中期前景、政策发展以及在农产品、市场及贸易方面的国际行动。商品委的会议为四天，包括五次全体会议和一次起草委员会的会议。

8. 可以将全会的次数限制为3次，并通过把供讨论和详细审议的议题与主要供参考的议题分开的方法，将整个会期限制在到两天半的时间。这样做将节省30％以上的口译标准收费和与会议有关的其它支出。

9. 关于商品委安排的修改应强调商品委职责的核心：即，审议国际性的商品问题，调查世界商品形势，以及向理事会报告相关的政策问题。最后议程将限制在两个实质性议题上：即，世界农产品市场状况（将酌情包括中期前景）和影响农产品市场及贸易的政策发展。

10. 这样，商品委的重要性将通过强调其作为农产品贸易政策辩论的重要国际论坛而得到强化—这一点明显区别于农委而且针对不同的对象。另一个好处可能是，缩短会期和制定重点更明确的议程将促进更广泛的参与。这样做或许可以扩大机会，邀请贸易部长与会。尽管这样做可能影响代表团的构成，但不会给粮农组织带来额外费用，而且将扩大商品委的影响范围。

11. 商品委各附属机构，尤其是各种单个商品的政府间小组提交的在商品委以前的会议上极少讨论的报告将仅作为参考项目。这样做符合商品委议事规则第6和7条的规定，而且将减少实质性议题的数量并将实现大量的费用节省。很显然，在国际商品市场发展的讨论中将提及有关单一而被广泛关注的商品的主要发展情况，而且成员将有机会酌情对下属机构报告的活动发表意见。可以通过将不同附属机构的单个报告合并为一份简要报告而进一步节省文件费用。

12. 秘书处将继续在正式会议之外组织与该委员会职责有关的特定主题的会外活动，使非政府和民间社会组织能够参加。与商品委第六十四届会议有关的这一情况很受成员欢迎。然而，商品委拟议的缩短会期将使这类会外活动的数量受到限制，在不加重会议负担的前提下可以包括这种会外活动。

13. 另一个方案是，如果向两个会议派遣同一代表团，可将商品委的会期进一步缩短至2天以便在6天时间里举行商品委和农委相互衔接的会议。然而，这样做会进一步限制商品委的议程和工作以及会外活动的范围。虽然拟议的实质性议题可包含在现有全体会议中，但是起草委员会通过报告和任何会外活动却需要安排夜会，从而导致额外的加班费用。当然，如果派遣两个代表团分别参加商品委和农委，则可以安排商品委和农委的会议同时进行，从而缓解时间上的限制。但是，这将减少粮农组织任何可能的节约，而且可能会出现合适的会议室短缺的情况。由于可能派遣不同代表团与会，在商品委第六十五届会议期间召开的此类高级别圆桌会议可以不受商品委会议的限制。通过利用其他报告方法和重新考虑设立起草委员会的必要性，在商品委的2天会期内可能会获得一些额外时间。然而，成员可能会认为这样做审议和将要报告的政策问题的重要性不符。

对农委的建议

14. 如向理事会报告工作的其它委员会一样，农委具有咨询的作用。与那些专门负责商品问题（商品委）、渔业（渔委）、林业（林委）或章程和法律事务（章法委）的委员会相比，农委的主管范围很广：包括农业、食品及营养，其重是与总的农业和乡村发展相关的所有社会、技术、经济、体制和结构方面的一体化（总规则第XXXII条第6款(b)项）。鉴于这种全方位职责，有些议题通常提交农委供审议，而且每届会议一般为期5个整天。 起草委员会通常召开四次会，往往在夜晚并造成大量支出。

15. 农委的常设议题是：审议粮农组织在粮食和农业方面的工作计划（有关计划的执行和计划内活动两方面的议题）；若干发展问题；向农委隔届会议提交的有关可持续农业和乡村发展的议题（SARD）。像前两届农委例会（2001年和2003年）一样，作为挑选发展问题而提出的实质性议题或在其他事项下的议题为4到5个。从原则上讲，无论对于这些议题的数目或对于向委员会提供的参考文件，都没有进行限制。例如，2003年召开的农委第十七届会议有7项实质性议题和14份参考文件。在议题中，有一些是委员会要求作为上届会议讨论议题的后续而列出的。日益成为农委通常特点的会外活动得到成员的普遍赞赏；然而，举办这些活动费用很高（专家与会、文件或演示的准备、某些情况下其费用由秘书处承担的笔译和口译）。2003年农委会期间组织了7项会外活动。

16. 就商品委而言，缩短农委会期和减少费用只能通过限制议题的范围和数量。因此，农委关于计划执行和规划活动的两项常设议题的审议应当更具前瞻性和主要战略重点，与粮农组织的战略框架紧密相连，。它还应当补充计划和财政两委员会对计划的规划、执行和评价的审查。

17. 对限制每届会议实质性议题的方法进行探索也是可取的，如最多列入4个被成员列为最高重点的和/或尚未在全球或区域范围由粮农组织法定机构审议的新出现的问题。重点更加突出和缩减议程将减少起草委员会的会议。限制参考文件的数量和将会外活动的主题与实质性议题直接相连可以进一步节省费用。

18. 上述建议将使农委会议的时间至少缩短一天，减为4整天。将使口译的标准收费和其他与会议有关的支出节省至少20％。如果缩减议题和参考文件的范围和数量，还可以在文件制作和翻译方面进一步节约。减少会外活动数量也将是节省费用的一种措施。

供计财两委员会联席会议审议的结论和建议

19. 鉴于商品委与农委的职责不同，要求成员派遣专业技术代表参加，从而使合并两委员会或其议程的余地几乎不存在。然而，在缩短两委员会各自会期（商品委减少1.5天，农委减少1天）方面仍有一些余地。这一点将通过限制议题（以及相关的起草委员会的会议）以及参考文件和会外活动的数量来实现，同时在区分讨论和参考议题方面以及参加关于具体问题的会外活动方面，尊重成员的选择。所有相关方在确定商品委和农委的议程方面进行合作至关重要。

20. 两委员会召开相互衔接的会议是一种可行的方案，因为如今两个委员会
都在每两年度的同一年举行会议。然而，如果派遣相同代表参加两委员会全部会议，成员可以节省费用，但如果会期超过正常的5天工作周或举行夜会，则本组织的费用将会增加。

21. 根据上述提议，请联席会议审议下列建议：

关于商品委：

关于农委：

关于两委员会：

1 CL 124/9.