FC 107/4

COMITÉ DE FINANZAS

Índice

Introducción

Parte I

Definiciones y metodología
Tendencias recientes
Medidas ya adoptadas y propuestas para reducir el déficit

Parte II

Definiciones
Estado
Opciones de armonización

Introducción

1. El Comité de Finanzas, en su 104º período de sesiones, señaló la importancia y la complejidad de la recuperación de los gastos de apoyo a los proyectos, recordó que un déficit de los ingresos por gastos de apoyo a los proyectos podía tener repercusiones en las transferencias en el programa y el presupuesto y pidió que este tema volviera a examinarse en su período de sesiones de mayo de 2004.

2. El Comité reconoció además que no había uniformidad en las tasas de gastos de apoyo a los proyectos aplicadas a las comisiones y tomó nota de que a algunas de ellas, establecidas muchos años atrás, no se cargaban en absoluto tales gastos. Pidió a la Secretaría que preparara una propuesta, que el Comité examinaría en su siguiente período de sesiones, sobre la armonización de las tasas de gastos de apoyo aplicadas a las comisiones de la FAO, que indicara también la viabilidad de introducir el pago de gastos de apoyo por parte de las comisiones actualmente exentas.

3. El presente documento responde a las peticiones concretas del Comité. En la Parte I figura información sobre las definiciones y la metodología para el cálculo, las últimas tendencias de la recuperación de los gastos de apoyo e ingresos conexos y las medidas ya adoptadas y propuestas para reducir el déficit. La Parte II presenta la actual estructura de las tasas de los gastos de apoyo a los proyectos aplicadas a las comisiones y estudia distintas opciones de armonización.

Parte I

DEFINICIONES Y METODOLOGÍA

4. Se recuerda que, en sus períodos de sesiones 93º, 94º y 95º, el Comité de Finanzas examinó con detenimiento la cuestión de los gastos de apoyo durante la formulación del marco conceptual, los principios y la política relativos a las tasas de reembolso de los gastos de apoyo¹. El Consejo ratificó ulteriormente estos elementos en su 119º período de sesiones². El presente documento emplea las definiciones de gastos de apoyo que el Comité examinó y de las que tomó nota en sus períodos de sesiones 93º³ y 94º⁴.

5. Es importante distinguir entre los gastos realizados para prestar apoyo a los proyectos y la recuperación de tales gastos de los proyectos en cuestión. Como se observó en el 93º período de sesiones del Comité, todas esas recuperaciones se denominarán reembolsos de gastos de apoyo ⁵, comprendidas las recuperaciones de gastos de apoyo a proyectos financiados con cargo al Programa Ordinario, como el PCT y el PESA.

6. Se han establecido dos categorías de gastos de apoyo: los gastos de apoyo administrativo y operacional (AAO), que son gastos variables indirectos, y los servicios de apoyo técnico (SAT), que, en su mayor parte, son costos directos de proyectos⁶. La petición del Comité se refiere al AAO en el marco de su examen de los gastos variables indirectos. El reembolso de los gastos de AAO se efectúa normalmente con arreglo a un adeudo porcentual sobre la entrega de proyectos, conocido con el nombre de gastos de servicios a proyectos, de conformidad con lo que establece la política sobre las tasas de los gastos de servicios a proyectos⁷.

7. El Comité describió pormenorizadamente y examinó la metodología aplicada para medir estos gastos anualmente en los documentos FC 93/4, FC 94/4 (c)⁸ y FC 94/4 (d)⁹. El Comité ratificó las modalidades para la presentación de informes, con arreglo a las cuales la Secretaría comunica la cuantía de los gastos de apoyo realizados y de los reembolsos percibidos en la sección sobre Gastos de apoyo al Programa de Campo del Informe sobre la Ejecución del Programa¹⁰.

TENDENCIAS RECIENTES

8. En el Cuadro 1 figuran los gastos anuales de AAO para 1998-2002. Las cifras correspondientes a 1998-2001 se publicaron en el Informe sobre la Ejecución del Programa de 2000-01¹¹, mientras que las cifras correspondientes a 2002 se basan en el estudio de medición de costos más reciente llevado a cabo por la Organización. Los resultados de dicho estudio para 2003 estarán disponibles a principios de junio con vistas a su publicación en el Informe sobre la Ejecución del Programa 2002-2003.

Cuadro 1. Gastos de apoyo administrativo y operacional, por componente

9. Las cifras comprenden los efectos de la variación en los gastos de personal a fin de reflejar los gastos efectivos al tipo de cambio presupuestario y, en consecuencia, centrarse exclusivamente en las variaciones de los gastos, excluyendo los efectos cambiarios, que escapan al control de la Organización. La distribución de los gastos de AAO ha permanecido relativamente estable, con excepción del componente de capacitación en el marco de los proyectos, cuyo porcentaje de los gastos ha ido disminuyendo poco a poco. Los gastos de AAO como porcentaje de la entrega anual total han experimentado ciertas variaciones que no responden a una tendencia evidente, aunque está claro que influyen las grandes oscilaciones de la entrega anual.

10. Desde 1998, los gastos de AAO han fluctuado en torno a la cifra de 31 millones de dólares EE.UU. con excepción del año 2000, año en que se aplicó la descentralización de las funciones de responsable del presupuesto del proyecto transfiriéndolas a las oficinas en los países. Esta estabilidad relativa es especialmente alentadora, pues indica que, en cifras reales, la Organización consiguió absorber los incrementos de sus gastos de personal, reducir el tiempo necesario para ultimar la entrega de los proyectos o una y otra cosa.

11. La tendencia a la baja del reembolso recibido en concepto de gastos de apoyo, que se observa en el Cuadro 2, se invirtió en 2000. En 2003, los reembolsos totales de los gastos de apoyo ascendieron a 19 millones de dólares EE.UU., con lo cual se recuperó el nivel de 1999.

Cuadro 2. Gastos de apoyo administrativo y operacional y cuantía del reembolso recibido

12. Los ingresos por gastos de servicios a proyectos suponen el principal componente de los reembolsos de gastos de apoyo. En el Cuadro 3 se indica, en concreto, la tendencia de los ingresos por gastos de servicios a proyectos, que se comparan con las previsiones sobre gastos de servicios a proyectos que figuran en el Programa de Labores y Presupuesto. El nivel de los ingresos por gastos de servicios a proyectos ha ido aumentando poco a poco, mientras que la recuperación insuficiente de estos gastos ha disminuido en relación con el presupuesto.

Cuadro 3: Déficit entre la recuperación de ingresos por gastos de servicios a proyectos y los correspondientes ingresos presupuestados¹³

MEDIDAS YA ADOPTADAS Y PROPUESTAS PARA REDUCIR EL DÉFICIT

13. En la información complementaria presentada al Comité en su 95º período de sesiones, la Secretaría expuso un análisis detallado de las causas del déficit entre los gastos de apoyo a los proyectos y su reembolso¹⁴. El documento examinaba un factor externo destacado (los nuevos acuerdos con el PNUD), que daba lugar a una disminución de la recuperación de ingresos, y varias causas de modificaciones de los gastos. Todos los factores externos que se mencionaban como causas destacadas de modificación de los gastos (los tipos de cambio, la entrega o gasto general, los cambios repentinos en la entrega, el tamaño del proyecto y la combinación de insumos del proyecto) siguen siendo pertinentes.

14. La Organización adopta varias medidas para proseguir con la reducción del déficit entre los ingresos por gastos de apoyo y los gastos de AAO:

15. Modificación del carácter de la participación de la FAO en la ejecución del Programa de Campo. En su 102º período de sesiones, el Comité ratificó los nuevos Modelos innovadores para incrementar los efectos de los recursos en apoyo del Programa de Campo¹⁵. A medida que se desarrollen y apliquen, los modelos nuevos deberán dar lugar a una disminución de los gastos de las operaciones de los proyectos.

16. Reestructuración de las operaciones del Programa de Campo. Como se menciona en el Programa de Labores y Presupuesto 2004-2005¹⁶, se ha establecido un grupo interdepartamental de tareas para examinar las operaciones de las dependencias de apoyo a la gestión de las Oficinas Regionales y de las dependencias regionales encargadas de las operaciones de los proyectos de campo. La ulterior aplicación de las recomendaciones de ese examen deberá servir para racionalizar los procedimientos administrativos y operacionales y los flujos de trabajo de los proyectos y para mejorar el acceso de las Oficinas Regionales a la información y los sistemas centrales.

17. Examen de las estimaciones de los gastos de apoyo y los correspondientes ingresos en el proceso de planificación. Los sistemas de información (en particular el FPMIS ¹⁷) facilitan actualmente estimaciones mejor fundadas de los servicios necesarios y de los niveles de recursos extrapresupuestarios previstos. Estas estimaciones servirán de base al examen y a la negociación con los correspondientes centros a los que conciernen los gastos de apoyo, como, por ejemplo, las Subdirecciones de Operaciones de las Oficinas Regionales, con lo cual aumentará nuestra capacidad de atender las modificaciones de la demanda.

18. Evaluación temática de la descentralización de los programas y servicios de la FAO. Las recomendaciones sobre el alcance y las modalidades del proceso de descentralización pueden dar lugar a cambios en las actuales estructuras de los gastos. El informe de la evaluación se presentará al Comité del Programa en su período de sesiones de septiembre de 2004.

19. Fortalecimiento del diseño de los proyectos. En la fase de planificación deberá prestarse más atención a la facilitación de fondos adecuados en los casos en que las modalidades de ejecución de un proyecto exigen un volumen de trabajo especialmente elevado.

20. Mejora de la supervisión financiera de los ingresos por gastos de servicios a proyectos adeudados a la Organización. La aplicación rigurosa de la política sobre gastos de servicios a proyectos y el seguimiento más estrecho de los proyectos no convencionales contribuyeron al incremento del reembolso en 2003. La preparación en curso de una estructura contable mejorada para consignar los gastos de AAO como gastos directos también contribuirá a la reducción del déficit.

Parte II

DEFINICIONES

21. La política actual sobre los gastos de servicios a proyectos indica que las cuentas de fondos fiduciarios de larga duración (por ejemplo, las comisiones establecidas bajo los auspicios de la FAO) estarán sujetas a una estimación caso por caso del nivel efectivo de los gastos de apoyo indirecto variable y el adeudo se efectuará en consecuencia. Las comisiones mencionadas son las establecidas de conformidad con el artículo XIV de la Constitución de la FAO.

22. Los organismos (por ejemplo, comisiones) creados en virtud del Artículo XIV de la Constitución son los establecidos en virtud de convenciones y acuerdos aprobados por la Conferencia o el Consejo. Estos organismos pertenecen a una de las tres categorías que siguen: a) los costeados enteramente por la Organización; b)los que, además de ser financiados por la Organización, pueden emprender proyectos cooperativos sufragados por los miembros del organismo en cuestión; c) los que, además de ser financiados por la Organización, tienen presupuestos autónomos.¹⁸

23. Las cuotas destinadas a sufragar esos proyectos cooperativos y organismos autónomos se remiten a la Organización y, en cada caso, se administran mediante un fondo fiduciario o fondo especial con arreglo al Reglamento Financiero de la Organización y a la política sobre los gastos de servicios a proyectos antes indicada.

ESTADO

24. Como se indica en el Cuadro 4, existen actualmente seis organismos establecidos de conformidad con el artículo XIV a los que corresponden siete fondos fiduciarios en activo. Las tasas de sus gastos de servicios a proyectos oscilan entre el 0 por ciento y el 13 por ciento y se basan en dos modalidades principales: una tasa única o una combinación de tasas en función de los componentes. Las tasas se determinaron con arreglo a la política vigente en el momento en que los fondos fiduciarios se establecieron. La tasa media percibida en relación con los gastos de servicios a proyectos, calculada sobre la base de los desembolsos efectivos relacionados con todas las comisiones de 1998 a 2003, fue del 2,5 por ciento.

Cuadro 4. Fondos fiduciarios en activo establecidos para organismos en el marco del artículo XIV

25. Partiendo de las tasas derivadas por claves para las cuentas sobre la base de los datos del estudio de medición de costos para 2002, y suponiendo una semejanza entre estas comisiones y los fondos fiduciarios administrados en la sede de la FAO, se obtiene una tasa media del 7 por ciento para los gastos variables de apoyo indirecto. Como el 45 por ciento de sus desembolsos está destinado a recursos humanos, en su mayor parte para financiar puestos de larga duración, puede considerarse que estos fondos fiduciarios se ajustan bastante bien a las estructuras de los gastos de los proyectos normativos y de otros proyectos administrados en la Sede. No obstante, las considerables variaciones entre las estructuras de los gastos y las funciones de los presupuestos de las comisiones (es decir, la medida en que prestan servicios operacionales) parecen indicar divergencias bastante grandes entre los gastos de apoyo.

OPCIONES DE ARMONIZACIÓN

26. Se recuerda que, cuando el Comité decidió no aprobar la petición de la Comisión del Atún para el Océano Índico de reducir su tasa de gastos de servicios a proyectos, se basó en el principio fundamental de que la Organización debería tratar de recuperar plenamente los gastos variables indirectos efectuados en la realización de las actividades financiadas con recursos extrapresupuestarios. Como se indicaba antes, el Comité pidió a la Secretaría que preparase una propuesta sobre la armonización de las tasas de gastos de apoyo aplicadas a las comisiones de la FAO para examinarla en su siguiente período de sesiones, comprendida la viabilidad de introducir el pago de gastos de apoyo por parte de las comisiones actualmente exentas.

27. Sobre la base del análisis expuesto y de la conclusión de que los gastos variables indirectos variarán de una comisión a otra, no puede recomendarse la adopción de una tasa normalizada para todas las comisiones. Ha de aplicarse, en cambio, la actual política, de conformidad con la cual las cuentas de fondos fiduciarios de larga duración (por ejemplo, las comisiones establecidas bajo los auspicios de la FAO) estarán sujetas a una estimación caso por caso del nivel efectivo de los gastos de apoyo indirecto variable y el adeudo se efectuará en consecuencia. En consecuencia, se recomienda que se confirme esta política para todas las comisiones que se establezcan en adelante.

28. La Secretaría ha examinado la cuestión de la aplicación de esta política a las comisiones ya existentes, cuyas tasas, en la mayoría de los casos, no se basan en la política (es decir, sólo la tasa de la Comisión del Atún para el Océano Índico se determinó mediante un estudio de gastos que utilizó las definiciones acordadas). Tras considerar todos los aspectos, la Secretaría recomienda que no se adopte esa medida por los siguientes motivos:

• aunque el examen de los acuerdos sobre los proyectos existentes demuestra que no hay obstáculos jurídicos a la revisión de las tasas de los gastos de servicios a proyectos de estos fondos, habría que revisarlas en consulta con las comisiones, proceso que podría prolongarse mucho, sobre todo en los casos en que hubiera que aumentar la tasa;
• la medida puede cuestionarse considerando que la modificación de una política que conlleve gastos suplementarios no previstos en los acuerdos ya existentes no es una práctica acertada, en particular porque las tasas actuales se negociaron y aprobaron en el marco de las políticas aplicables en aquel momento;
• para llevar a cabo estudios pormenorizados de los gastos de los fondos fiduciarios de cada comisión, harán falta recursos tanto para los estudios como para las negociaciones con cada comisión sobre toda modificación propuesta de la tasa de los gastos de servicios a proyectos; y
• el posible beneficio que percibiría la Organización es limitado; si se aumentara la tasa media del 2,5 por ciento al 6 por ciento, los beneficios anuales en concepto de ingresos por AAO ascenderían a unos 80 000 dólares EE.UU. [160 000] sobre la base de la entrega de proyectos de 2002-03.

29. En conclusión, habida cuenta del carácter limitado del beneficio neto derivado de la revisión de las tasas de los gastos de servicios a proyectos, la Secretaría recomienda que no se aplique la actual política sobre estas tasas a los fondos fiduciarios de comisiones ya existentes.

¹ CL 117/4, CL 119/12, CL 119/13.

² CL 119 Rep, párrafo 70, CL 119/13, Anexo 2.

³ FC 93/4 – Gastos de apoyo.

⁴ FC 94/4 (d) Examen de los gastos de apoyo: Principios propuestos para las tasas de reembolso de los gastos de apoyo de los programas de campo y otros programas financiados con cargo a contribuciones voluntarias.

⁵ FC 93/4 – párrafo 10.

⁶ FC 93/4, párrafos 14-17, FC 94/4 (d), párrafo 11.

⁷ CL 119/13, Anexo 2.

⁸ FC 94/4 (c) – Examen de los gastos de apoyo: Metodología utilizada para calcular el costo del apoyo a los programas de campo y otros programas financiados con cargo a contribuciones voluntarias.

⁹ FC 94/4 (d) – párrafos 38 y 42 c).

¹⁰ CL 119/12, párrafo 14.

¹¹ C 2003/8 – Informe sobre la ejecución del Programa 2000-2001 – Cuadro 2.7 y Cuadro 2.8.

¹² Comprendidas las recuperaciones de los gastos de los proyectos financiados cn cargo al Programa Ordinario (véase el párrafo 5 del presente documento).

¹³ Fuente: Informes anuales sobre la ejecución del presupuesto y las transferencias en el Programa y el Presupuesto para 1998 (FC 92/4), 1998-1999 (FC 95/2); 2000 (FC 96/4), 2000-2001 (FC 99/2); 2002 (FC 102/3); 2002-2003 (FC 107/2).

¹⁴ FC 95/6 - Examen de los Gastos de Apoyo - Información complementaria, párrafos 5, 9-14.

¹⁵ FC 102/15.

¹⁶ C 2003/3, párrafos 183-185.

¹⁷ Sistema de información sobre la gestión del Programa de Campo.

¹⁸ Textos fundamentales de la FAO (edición de 2000), Volumen II, Sección R.