FC 107/8 |
107º período de sesiones |
Roma, mayo de 2004 |
Informe sobre los progresos en la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo |
En este informe, que se presenta para examen del Comité de Finanzas, se resumen los progresos realizados por la Organización en la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo, incluidas en el informe detallado de su auditoría para 2000-2001 o formuladas en bienios anteriores, que no se habían aplicado plenamente para la fecha del período de sesiones anterior.
INFORME DETALLADO | ||||
Recomendación del Auditor Externo |
Prioridad |
Calendario propuesto por el Auditor Externo |
Medidas adoptadas, situación y marco temporal para su aplicación |
Observaciones del Auditor |
ASUNTOS FINANCIEROS Forma de presentación de los estados de cuentas Ajustes manuales Recomiendo que la Organización examine críticamente el plan contable para determinar otras posibilidades de reducir los ajustes manuales (véase el párrafo 12). |
Considerable |
Antes del cierre del ejercicio 2002-03 |
Esta labor se ha finalizado. Situación: Aplicada |
Se está verificando. |
Política de redondeo Recomiendo que, a partir de los estados de cuentas de 2002-03, se incluya una nota relativa a la política de redondeo que indique claramente el nivel de redondeo. [párrafo 18] |
Merece atención |
Para las cuentas de 2002-03 |
En las cuentas del bienio 2002-03 se incluye ahora una nota donde se especifica la política de redondeo aplicable a los estados de cuentas de la Organización. Situación: Aplicada |
Verificado. |
Situación financiera de la Organización Reglamentos y estatutos aplicables al empleo de jubilados Recomiendo lo siguiente:
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Considerable |
A principios de 2003 |
Si bien en la actualidad el programa de asociación para la utilización de expertos jubilados aborda las cuestiones planteadas por el Auditor Externo, la Organización reconoce la necesidad de un examen ulterior de estas cuestiones a la luz de la experiencia adquirida desde la puesta en práctica del programa, con miras a formular una política más completa y eficaz. Se introducirán las modificaciones correspondientes en la sección pertinente del Manual. La Organización sostiene que debe seguir aplicándose la práctica actual, que se describe en un documento administrativo interno (Circular de Información Clave - KIC 99/7 de fecha 1º de julio de 1999), es decir, que no debe contratarse de nuevo a un antiguo funcionario durante el período cubierto por la indemnización por rescisión de mutuo acuerdo del nombramiento. Situación: En curso de aplicación, con las excepciones anteriormente indicadas. Fecha prevista de finalización: diciembre de 2004 |
Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación. |
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Ejecución del programa "Petróleo por Alimentos” Gestión de los fondos generados localmente Recomiendo que la Organización siga realizando los esfuerzos necesarios para resolver todos los asuntos pendientes relativos a los procedimientos de los fondos generados localmente y que los ingresos y gastos relacionados con esos fondos se incluyan debidamente en los estados de cuentas de la FAO correspondientes al bienio 2002-03. [párrafo 97] |
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Situación: Aplicada |
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EXAMEN DE LOS CONTROLES INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN Organización de la función general de supervisión en la FAO Normas y reglamentos aplicables Recomiendo que se actualicen lo antes posible las Normas financieras que constituyen la Sección 202 del Manual de la FAO y la Sección 108 relativa al Departamento de Administración y Finanzas, sobre todo a fin de proporcionar una idea general de las funciones de supervisión en la Organización. [párrafo 131] |
Merece atención |
Antes del final de 2002 |
Se ha preparado un proyecto revisado de declaración de funciones de la Dirección de Finanzas (Sección 108 del Manual), que se está examinando. Se ha preparado también un proyecto revisado de Sección 202 del Manual que se está examinando en el contexto de una revision más amplia de las políticas y procedimientos constables y de las normas financieras. Este examen proseguirá durante todo el año 2004. Situación: En curso de aplicación Fecha de finalización prevista: finales de 2004 |
Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación. |
Organización general y mandatos respectivos Recomiendo que la FAO examine la posibilidad de combinar la AUD y el PBEE a fin de crear una única oficina o dirección de supervisión. La actual Subdirección de Controles, que actúa en un ámbito diferente, podría permanecer dentro de la Dirección de Finanzas. No obstante, deberían establecerse oficialmente las relaciones de trabajo para evitar toda duplicación de la labor [párrafo 137] |
Merece atención |
Antes del final de 2003 |
En los períodos de sesiones conjuntos del Comité del Programa y el Comité de Finanzas celebrados en mayo y septiembre de 2003 se presentaron sendos documentos titulados: “Independencia y emplazamiento del Servicio de Evaluación”. Los Comités decidieron aumentar aún más la independencia del Servicio de Evaluación y concertaron diversas medidas con este fin. Asimismo acordaron que no resultaría útil combinar las funciones de evaluación y auditoría en una misma oficina. Situación: Tras un nuevo análisis y consideración del tema según se ha indicado más arriba, no hay medidas que aplicar al respecto. |
No se requiere verificación ulterior. |
Examen de la Oficina del Inspector General Planificación de las auditorías Debería llevarse a cabo un proceso de evaluación de los riesgos y actualizarse regularmente (al menos una vez cada dos años). Su objetivo general sería reunir y analizar datos, cuantitativos y cualitativos, a fin de describir la forma, dimensión y características de los riesgos a los que se enfrenta la Organización. [párrafo 156] |
Considerable |
Para mediados de 2003 |
La AUD ha modificado su enfoque del proceso de planificación de las auditorías mediante el uso de evaluaciones basadas en los riesgos para determinar las actividades y sectores críticos que deben someterse a comprobación. La aplicación de este enfoque dará lugar a exámenes mejor orientados y a un uso más eficaz de los recursos humanos. Con respecto a ésto, la AUD ha elaborado la necesaria evaluación de riesgos y la aplicación de la planificación de las auditorías. El Plan de Auditoría para el bienio 2004-2005 se ha preparado sobre la base de este enfoque revisado. Situación: Completado para el ciclo de planificación 2004-2005. Esta recomendación sigue siendo válida, por lo que la evaluación de riesgos se seguirá actualizando periódicamente. |
Verificado. |
Capacitación? Recomiendo que la capacitación se intensifique y se centre, en especial, en la comprobación de los sistemas de información. Por otro lado, debería alentarse a algunos auditores a que se conviertan en auditores de sistemas de información titulados o “expertos titulados” en Oracle. [párrafo 168] |
Considerable |
Para el plan de capacitación de 2003 |
La capacitación y el desarrollo siguen siendo aspectos importantes de la administración global de la Oficina del Inspector General. Esta labor consta de tres elementos:
Como parte de las actividades de capacitación permanente, se realizó en Roma en noviembre de 2003 un curso sobre auditoría de sistemas de información, centrado en la auditoría de las aplicaciones del Oracle y destinado a toda la Oficina. Además, se anima a los auditores de la FAO a que se inscriban en el programa de Auditores de sistemas de información titulados (CISA). Un funcionario dará el examen en 2004. Situación: Completado para el ciclo de capacitación de 2003. La Oficina seguirá esforzándose por centrarse en la capacitación y afinar su orientación específica. |
Verificado. |
Rendimiento del trabajo de auditoría Recomiendo lo siguiente: Deberían hacerse mejoras drásticas en el manual de auditoría para que sea un instrumento útil para los auditores. Debería darse prioridad a la inclusión de secciones sobre evaluación de los riesgos, muestreo estadístico e importancia relativa. La sección dedicada a la Sede debería ampliarse de modo que abarque el sistema de información, las funciones de tesorería y las inversiones y las comprobaciones de las adquisiciones y de los recursos humanos [párrafo 172]. |
Considerable |
Para mediados de 2003 |
La AUD ha empezado a trabajar en la actualización del manual de auditoría. Se ha elaborado una sección sobre metodología de la evaluación de los riesgos, que se incorporará en el Volumen 1 (Visión general de la comprobación de cuentas) del manual de auditoría, junto con: a) las nuevas normas para la práctica profesional de la auditoría interna, que se aprobaron en junio de 2002, y b) las orientaciones sobre muestreo estadístico e importancia relativa. Por otro lado, se revisa regularmente el Volumen 2 (Programas de auditoría) del manual, ya que la AUD lo actualiza con programas de trabajo nuevos o revisados, según proceda, cuando se realizan auditorías o revisiones. Situación: En curso de aplicación Fecha de finalización prevista: segundo semestre de 2004 |
Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación. |
Presentación de informes y seguimiento de las recomendaciones formuladas a raíz de las auditorías Recomiendo lo siguiente: Debería elaborarse un modelo de informe para cada tipo de auditoría. Debería vigilarse atentamente el respeto del contenido y modelo convenidos [párrafo 175]. |
Considerable |
Efecto inmediato |
La AUD ha finalizado un examen comparativo de las prácticas de otros organismos. Como resultado del mismo ha introducido algunos elementos normalizados en el modelo de informe, que incluyen un cuadro de las recomendaciones con un marco temporal propuesto para su aplicación. Situación: Aplicada |
Verificado. |
Examen de los controles internos sobre el uso de los recursos de la Organización En vista de las deficiencias del examen realizado y de la poca fiabilidad de los resultados, recomiendo que se realice otro examen tan pronto como sea posible con la metodología apropiada, en concreto una evaluación del riesgo. La evaluación debería, en primer lugar, examinar los casos de fraude y de utilización indebida de los recursos de la Organización detectados en el pasado con objeto de determinar las causas que los propiciaron. De acuerdo con el modo en que las normas, los reglamentos y los procedimientos vigentes se habían aplicado en la práctica, la evaluación debería mirar al futuro y tratar de predecir los posibles riesgos de utilización indebida de los recursos de la Organización y recomendar modos de prevenirlos [párrafo 187]. |
Fundamental |
En 2003 |
La AUD comenzó la labor relacionada con este ámbito durante el segundo trimestre de 2003, y el informe de auditoría correspondiente se publicó a finales del mismo año. Situación: Aplicada |
Verificado. |
Examen del establecimiento de controles en Oracle Proceso de desarrollo de sistemas Recomiendo que se dé prioridad a lo siguiente:
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Situación: Aplicada |
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Interfaces Aunque soy consciente de que la Subdirección de Controles ha comenzado a hacer frente a estos problemas mediante la supervisión y la presentación de informes relativos a la función de la interfaz y el seguimiento de las cuestiones que se plantean, recomiendo que prosigan los esfuerzos con objeto de establecer procedimientos para lo siguiente: frecuencia de las actualizaciones; análisis periódico de los productos defectuosos; reciclaje y seguimiento de la comprobación de cuentas. [párrafo 196] |
Considerable |
Efecto inmediato |
Se ha realizado un volumen de trabajo considerable en el entorno de supervisión de la interfaz, que ha incluido la documentación de las interfaces existentes y la elaboración de informes para proporcionar seguridades concretas sobre el correcto funcionamiento de las interfaces entre los sistemas financieros de Oracle y también entre los sistemas pertenecientes a Oracle y los que no pertenecen a éste. La labor en este ámbito proseguirá en relación con esferas en las que aún no se han introducido plenamente los requisitos especificados o para las que se han indicado posibles mejoras de los informes actuales. Otras mejoras incluirán, cuando sea apropiado, la utilización de la función de flujo de trabajo de la versión 11i en el proceso de seguimiento de las interfaces. Situación: Aplicada |
Se verificará. |
EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA GESTIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA Disposiciones en materia de organización Comité Asesor sobre Inversiones Recomiendo que el Comité Asesor sobre Inversiones (CAI) se reúna dos veces al año, mediante teleconferencia, y que se fomente la celebración de consultas informales entre esas reuniones. En todos los casos, aunque se trate de consultas informales, se deben preparar actas, que deben ser publicadas prontamente, como se recomendó anteriormente. [párrafo 213] |
Merece atención |
En 2003 |
El método recomendado se aplica desde el año 2003 en función de la disponibilidad de los miembros del CAI y de las cuestiones que hayan de examinarse. El Comité se reúne en Roma una vez por año (generalmente en abril); los asuntos urgentes se debatirán mediante llamadas telefónicas por conferencia. Situación: Aplicada |
Verificado. |
Disposiciones bancarias Recomiendo actuar con prontitud y poner en práctica el tercer elemento de la estrategia para racionalizar más el número de relaciones bancarias con sucursales y disminuir el costo de las actividades con los bancos. [párrafo 215] |
Considerable |
Antes del final de 2003 |
Con respecto al tercer elemento de la estrategia bancaria, se contrató a un experto en servicios bancarios para reestructurar las relaciones de la FAO con dichos servicios sobre el terreno. Se han establecido contactos con los principales proveedores de servicios bancarios en las distintas regiones de la FAO y se han presentado propuestas para que las apruebe la Administración superior. Situación: En curso de aplicación Fecha de finalización prevista: septiembre de 2005 |
Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación. |
Inversiones a largo plazo Actualización, 2002 Como no se revisaron anteriormente las disposiciones existentes, tal como había recomendado en mi informe anterior, insto a la Organización a que actúe sobre esta cuestión (transferencia de las inversiones a largo plazo) lo antes posible ahora que se ha designado un Jefe de la Subdirección de Tesorería. [párrafo 224] |
Fundamental |
Para mediados de 2003 |
Con respecto a las disposiciones relativas a las inversiones a largo plazo, la Organización rescindió el contrato con el anterior gestor de inversiones en abril de 2003, momento en que los bonos y obligaciones se transfirieron a dos gestores de inversiones. Se ha completado la aplicación de esta fase de la estrategia de inversión a largo plazo. Situación: Aplicada |
Verificado. |
EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA REORGANIZACIÓN Y LA DOTACIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Examen de la plantilla Recomiendo que, basándose en el informe final de la empresa consultora, se prepare un plan de acción detallado acerca de cómo abordar los problemas no resueltos de la Dirección AFF, y que se supervise de cerca su aplicación mediante la redacción periódica de informes sobre su puesta en práctica. [párrafo 254] |
Considerable |
Plan de acción detallado antes del final de 2002 |
Esta recomendación se tomó en cuenta en la planificación del presupuesto para el bienio 2004/2005. Sin embargo, es posible que las presiones presupuestarias en el ámbito de la Organización determinen ahora nuevos recortes de los recursos a disposición de la Dirección de Finanzas, con reducciones del número de puestos hasta un nivel inferior al que la empresa consultora había indicado como el mínimo aceptable. Situación: Dependerá de la disponibilidad de fondos. |
En vista de la situación actual, los progresos podrán verificarse una vez que quede clara la situación definitiva. |
MEDIDAS ADOPTADAS EN RESPUESTA A INFORMES PREVIOS Gestión de los recursos humanos Utilización de otros recursos humanos Por lo que se refiere al empleo de otros recursos humanos, recomendé que se normalizasen las condiciones de los servicios y contratos y que se estableciese un sistema de control y supervisión del uso por la institución de colaboradores externos [párrafo 119 de mi informe de 1998-99]. En el momento de escribirse este informe, se informó a mis colaboradores de que las nuevas disposiciones contractuales previstas, denominadas “acuerdo de servicios personales”, que sustituirían a cuatro tipos anteriores de contratos, serían puestas en práctica en octubre de 2002. |
No se indica |
No se indica |
Se ha examinado la experiencia práctica en la aplicación de las nuevas disposiciones contractuales denominadas "acuerdo de servicios personales" y se han introducido algunas modificaciones en el documento del contrato para tomar en consideración las observaciones y necesidades de los usuarios. Ha finalizado la revisión del “Acuerdo de servicios personales”, estándose en este momento en espera de las autorizaciones internas y los cambios correspondientes en el sistema. Situación: En curso de aplicación Fecha de finalización prevista: mayo de 2004 |
Se verificarán los progresos realizados en esta materia una vez se haya comunicado su aplicación. |