FC 108/6 iii)


Comité financier

Cent huitième session

Rome, 27 septembre – 1er octobre 2004

Comptes vérifiés 2003
– Groupement d’achats de la FAO

 

Les états financiers 2003 du Groupement d’achats de la FAO sont présentés ci-après au Comité financier, pour approbation.

 


Bureau du commissaire aux comptes, FAO, Rome
(Contrôleur et vérificateur général des comptes de l’Inde)

Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture
Viale delle Terme di Caracalla, 00100, Rome (Italie)
Courriel: Pranab.Mukhopadhyay@fao.org
Tél.: +39.06.570-postes 55780 et 57135
Télécopie: + 39.06570-55867
18 juin 2004

OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

ÉTATS FINANCIERS DE L’EXERCICE ALLANT DU
1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 2003

J'ai examiné les états financiers figurant aux pages 1 à 11 ci-jointes, comprenant le bilan, le compte de résultats, la situation des liquidités et les notes relatives aux états financiers du Fonds du Groupement d'achats du personnel de l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2003. Ces états financiers relèvent de la responsabilité de l'administration du Groupement d'achats du personnel, agissant au nom du Directeur général de la FAO. Ma tâche consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification.

La vérification a été menée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique. Ces normes stipulent que la vérification doit être préparée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d'erreurs matérielles. La vérification comprend aussi une évaluation des principes comptables utilisés et de la présentation générale des états financiers.

À la suite de cette vérification, j'estime que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière du Fonds du Groupement d'achats du personnel au 31 décembre 2003 et des résultats de ses opérations pendant cette période, qu'ils ont été établis conformément aux principes comptables énoncés, et que les opérations ont été conformes au règlement financier et aux décisions des organes délibérants de la FAO.

Pranab Kumar Mukhopadhyay
Directeur, Vérification extérieure des comptes

 


ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L’ALIMENTATION ET L’AGRICULTURE

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL COMPTES RELATIFS À L’EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 2003

 

 

Présenté par: Approuvé par:
   
………………………………….
 
………………………………….
 
J.P. Decraene D. Alhéritière
Gérant du Groupement d’achats
du personnel de la FAO
Directeur, Division des
services administratifs
5 juillet 2004

 


FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL

I. État des recettes et des dépenses
pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 2003
(en €)

 

2003 2002
 
Ventes 11 718 117 11 318 859
À déduire: coûts des marchandises (notes 1c et 12) 9 710 102 9 403 140
 
Excédent commercial brut 2 008 015 1 915 719
 
À déduire: frais d'exploitation
Personnel (note 2a et 2b)
Services de sécurité (note 2c)
1 538 416
25 822
1 494 463 25822
Remboursement des dépenses d'appui à la FAO (note 3) 78 780 68 560
Dépenses générales d'exploitation 98 601 113 499
Amortissement 105 577 86 573
Provision pour indemnités de cessation d'emploi (note 4) (24 875) 9 104
 
1 822 321 1 798 021
 
Excédent/(déficit) d'exploitation 185 694 117 698
À ajouter: autres revenus (note 5) 182 823 87 042
 
À déduire: contribution au Fonds d'aide sociale du personnel (note 6) 247 181 113 188
 
Excédent/(déficit) net 121 336 91 552
 
Transferts (aux)/des réserves
 
Montant (imputé au)/transféré du Fonds de roulement
(note 7)
(51 904) 50 917
Montant (imputé au)/transféré de l'excédent non affecté (note 8) (69 432) (142 469)
     

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

 

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL

II. Bilan au 31 décembre 2003
(en € )

 

2003 2002
 
ACTIF DISPONIBLE
Liquidités en banque et en caisse (note 9) 1 001 371 1 092 880
Stocks (note 10) 1 855 520 1 620 798
Débiteurs divers 12 816 54 826
 
ACTIF IMMOBILISÉ (note 11) 310 179 409 842
 
TOTAL 3 179 886 3 178 346
 
À déduire
EXIGIBILITÉS
Créances 889 457 1 113 848
Payable au Fonds d'aide sociale du personnel (note 6) 166 680 37 209
1 056 137 1 151 057
 
OBLIGATIONS À LONG TERME
Provision pour indemnités de cessation d'emploi (note 4) 169 055 193 930
 
TOTAL 1 225 192 1 344 987
 
ACTIF NET 1 954 694 1 833 358
 
Ventilé comme suit:
Fonds de roulement (note 7) 1 523 355 1 471 452
Excédent non affecté (note 8) 431 339 361 906
 
1 954 694 1 833 358
 

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

   

 

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

III. Situation des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 2003
(en € )

 

2003 2002
 
Entrées/(sorties) nettes de liquidités
provenant des activités d'exploitation (note 13a) (218 979) 538 284
 
Produits des services financiers
Intérêts encaissés
Recettes exceptionnelles (note 5)
35 547
97 838
35 371
500
 
Placements
Acquisition d'actif matériel immobilisé (5 915) (323 761)
Augmentation/(diminution) des liquidités (note 13b) (91 509) 250 394
 

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.

 

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL
COMPTES POUR L’EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 2003

NOTES RELATIVES AUX COMPTES

 
1. Récapitulation des principes comptables
 
(a) Méthode comptable
Les comptes ont été établis selon la méthode de l'exercice.
(b) Amortissement
L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à cinq ans. L'amortissement des éléments d'actif nouveaux pour la première année est calculé sur la base du nombre effectif de mois de service de ces éléments.
Note: reconnaissant que l’Organisation estime à quatre ans la durée de vie utile de tout le matériel informatique, l’amortissement de tout le matériel informatique du Groupement d’achats est calculé selon une méthode linéaire de quatre ans en 2003.
(c) Coût des biens vendus et des stocks
Les stocks sont évalués au prix coûtant ou à la valeur réalisable nette, le chiffre le moins élevé étant retenu. Les coûts comprennent les montants passés par profits et pertes, le coût des marchandises, du transport, du dédouanement et des primes d'assurance. Les stocks sont évalués sur la base du principe « premier entré, premier sorti ».
(d) Devises
L'actif et les obligations en monnaies autres que l’euro ont été convertis au taux de change opérationnel de l’ONU en vigueur au 31 décembre 2003. Les recettes et dépenses ont été comptabilisées au taux de change en vigueur à la date des opérations. Toute différence de change entre la date du paiement et celle de la réception est imputée sur le compte profits et pertes.
 
2. Dépenses de personnel
 
(a) Les dépenses de personnel reflètent les montants des fiches de paie, tels qu'établis par la FAO. La provision pour indemnités de cessation d'emploi est comptabilisée séparément comme le montre la note 4.
Les montants figurant sur les fiches de paie incluent les traitements des fonctionnaires du Groupement d'achats du personnel, notamment un fonctionnaire du cadre organique et un fonctionnaire de la catégorie des services généraux qui s'occupent des privilèges liés aux importations de véhicules. Leur coût est compensé par la marge bénéficiaire sur les bons d'essence, ce qui garantit ainsi que les clients du Groupement d'achats qui n'ont pas droit aux bons d'essence ne subventionnent pas les services du Bureau d'importation des véhicules.
Conformément à la description de leur emploi, le gérant du Groupement d'achats du personnel et son adjoint consacrent une part de leur temps à la supervision des activités de restauration.
Il convient de noter que les dépenses de personnel ont augmenté de 2,9 pour cent en 2003.
(b) Ventilation des dépenses de personnel
     

2003 2002
 
Personnel du Groupe d’achats de la FAO 1 201 184 1 089 204
Montants accumulés pour assurance maladie après la cessation de service 23 875 24 422
Sommes dues aux agents des services généraux au titre du coefficient linguistique ----- 41 571
Personnel d'assistance temporaire 129 187 176 997
Personnel COASE 209 992 188 091
 
Solde au 31 décembre 1 564 238 1 520 285
 

(c)

Les frais d'exploitation comprennent un montant de 25 822,00 € facturé par la FAO pour les services de sécurité en 2003.
 
3 Remboursement des dépenses d’appui de la FAO
     
La Conférence de la FAO, à sa vingt-cinquième session (11 au 30 novembre 1989) a décidé que le Groupement d'achats rembourserait à la FAO tous les services qu'elle lui fournirait et que, dorénavant, les coûts effectifs correspondants lui seraient imputés sur une base estimative. Le remboursement des dépenses d'appui de la FAO est ainsi ventilé:
2003 2002
 
Services & entretien 30 870 29 284
Vérification extérieure des comptes 13 830 13 092
Vérification intérieure des comptes 34 080 26 184
Total 78 780 68 560
 
4 Provision pour indemnités de cessation d'emploi
   
À sa dix-huitième session (17-22 mai 1954), le Comité de contrôle financier a décidé d'établir une réserve pour couvrir le coût des indemnités de cessation d'emploi. Par la suite, le Comité financier de la FAO, à sa soixante et unième session (14-25 septembre 1987), a décidé que le niveau du Fonds de réserve pour indemnités de cessation d'emploi serait fixé à 75 pour cent des obligations probables au titre des primes de rapatriement et des congés annuels accumulés. A sa soixante-quatorzième session (14-22 septembre 1992), le Comité financier a décidé, étant donné que le Groupement d'achats du personnel est une unité autonome sur le plan financier qui ne doit pas compter sur l'appui de l'Organisation, que les réserves nécessaires devraient être accumulées pour couvrir intégralement les engagements connus, conformément aux principes comptables généralement acceptés appliqués aux entreprises commerciales.
Mouvements de la Réserve pour indemnités de cessation d'emploi pendant l'exercice:
 
2003 2002
Solde au 1er janvier 193 930 184 826
Versement annuel (24 875) 9 104
Solde au 31 décembre 169 055 193 930
5 Recettes
   
Autres recettes
2003 2002
 
Intérêts bancaires 24 642 38 343
* Recette exceptionnelle 97 838 500
Gains/(pertes) de change 60 343 48 199
 
Total 182 823 87 042
 
* Les sommes dues aux agents des services généraux au titre du coefficient linguistique de novembre 2000 à décembre 2002 ont été passées par pertes et profits, suite à la décision du Tribunal administratif de l’OIT.
     
6 Fonds d'aide sociale du personnel
   
Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, à compter de l’exercice prenant fin le 31 décembre 1992, le pourcentage du chiffre d’affaires total versé au Fonds d’aide sociale du personnel est porté à 1 pour cent.
La composition de la contribution au Fonds d’aide sociale du personnel au 31 décembre 2003 et les mouvements pour l’exercice prenant fin à cette date étaient les suivants:
 

2003

2002

Solde au 1 janvier 37 209 36 538
À ajouter: contribution au Fonds d'aide sociale du personnel 117 181 113 188
À ajouter: Profit 2003 versé au Fonds d’aide sociale 130 000 ----------
284 390 149 726
À déduire: montant versé pendant l'exercice 117 710 112 517
 
Solde au 31 décembre 166 680 37 209
   
7 Fonds de roulement
   
À sa sixième session (19 novembre - 6 décembre 1951), la Conférence de la FAO a décidé que le Groupement d'achats créerait un fonds pour l'achat de stocks, dont le remboursement s'effectuerait avec le produit de la vente de ces stocks.
À sa quatre-vingt-douzième session (3-5 novembre 1987), le Conseil a décidé de maintenir le Fonds de roulement à 12 pour cent du chiffre d'affaires annuel. Par la suite, le Comité financier a décidé, à sa soixante-douzième session (16-26 septembre 1991), de porter le niveau du Fonds de roulement de 12 à 13 pour cent du chiffre d'affaires.
Mouvements du Fonds de roulement pendant l'exercice:
 

2003

2002

 
Solde au 1er janvier 1 471 452 1 522 369
Montant imputé au/(transféré du) Fonds de roulement 51 904 (50 917)
Solde au 31 décembre 1 523 355 1 471 452
 
8. Excédent non affecté
         
    Mouvements de l'excédent non affecté pendant l'exercice:
 
      2003 2002
     
         
    Solde au 1er janvier 361 907 219 437
    Montant imputé à/(transféré de) l'excédent non affecté 69 432 142 469
         
    Solde au 31 décembre 431 339 361 906
         
9 Liquidités en banque et en caisse
       
Ventilation des liquidités en banque et en caisse:

2003

2002

Description

 
Liquidités sur un compte courant bancaire 964 667 1 011 592
Liquidités en caisse 36 704 81 288
 
Total 1 001 371 1 092 880
 
10 Stocks
         
Ventilation des stocks:
  2003 2002
Description
 
Marchandises 1 446 263 1 535 415
Bons d'essence/huile 409 257 85 383
 
Total 1 855 520 1 620 798
 
11 Actif immobilisé
   
   

(en € )

Coût: Amélioration
des locaux
Mobilier Matériel Véhicules
à moteur
Total
Au 1.1.2003 229 877 273 263 476 255 114 595 1 093 990
Acquisitions 5 915 5 915
Élimination (26 674) (26 674)
 
Au 31.12.2003 229 877 273 263 455 496 114 595 1 073 231
Amortissement:
Au 1.1.2003 85 059 73 040 422 316 103 734 684 149
Imputation pour l'exercice 34 332 46 771 19 347 5 127 105 577
Élimination (26 674) (26 674)
 
Au 31.12.2003 119 391 119 811 414 989 108 861 763 052
Montant net comptable
Au 31.12.2003 110 486 153 452 40 507 5 734 310 179
Au 31.12.2002 144 818 200 223 53 939 10 861 409 842
 
12 Pertes et profits
   
La composition du compte des pertes et profits au 31 décembre 2003 était la suivante:
 
2003 2002
Marchandises passées par pertes et profits 11 496 9 940
Total 11 496 9 940
 
À compter du 31 décembre 1999, les montants passés par pertes et profits ont été incorporés dans le coût des marchandises, conformément à la recommandation formulée lors de la vérification des comptes.
 
13 Situation des liquidités
 
(a) Différences entre l'excédent d'exploitation et les entrées/(sorties) nettes de liquidités provenant des activités d'exploitation
 

2003

2002

 
Excédents d'exploitation nets 185 694 117 698
Contribution au Fonds d'aide sociale du personnel (247 181) (113 188)
Amortissement 105 577 86 573
Gains/(pertes) de change 60 343 48 199
(Augmentation)/diminution des stocks (234 722) 75 073
(Augmentation)/diminution des débiteurs 31 105 (10 120)
Augmentation/(diminution) des exigibilités (94 920) 324 945
Augmentation de la provision pour indemnités de cessation d'emploi (24 875) 9 104
 
Total (218 979) 538 284
 
(b) Analyse des modifications des liquidités

2003

2002

 
Liquidités au 1er janvier 2003 1 092 880 842 486
Entrées nettes (91 509) 250 394
Liquidités en banque et en caisse au 31.12.03 1 001 371 1 092 880