FC 108/6 iii)


Comité de Finanzas

108º período de sesiones

Roma, 27 de septiembre – 1º de octubre de 2004

Cuentas comprobadas – Economato de la FAO, 2003

 

Se adjuntan, para su aprobación por el Comité de Finanzas, los estados financieros del Economato de la FAO correspondientes a 2003.

 


 

Oficina del Auditor Externo, FAO, Roma
(Interventor y Auditor General de la India)

Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación
Viale delle Terme di Caracalla, 00100 Roma
Correo electrónico: Pranab.Mukhopadhyay@fao.org
Tel. 06 570 ext. 55780 y 57135
Fax (Sede de la FAO): 06 570-55867
18 de junio de 2004

 

DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO
FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO

ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES AL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL
1º DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

He examinado los estados financieros adjuntos, que figuran en las páginas 3 a 13 y que comprenden el estado de ingresos y gastos, el balance, el estado de flujo de efectivo y las notas a los estados financieros del Fondo del Economato del Personal de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación correspondientes al ejercicio económico terminado el 31 de diciembre de 2003. La preparación de los estados financieros compete a la administración del Economato del Personal en nombre del Director General de la FAO. Mi cometido consiste en emitir un dictamen sobre esos estados financieros basado en su comprobación.

La auditoría se realizó de conformidad con las normas comunes de comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. Tales normas exigen que se proyecte y realice la comprobación de forma que se obtenga una garantía razonable de que los estados financieros no contienen errores materiales. La auditoría incluye también una evaluación de los principios contables utilizados y de la presentación general del estado de las cuentas.

Como resultado del examen, considero que los estados financieros presentan fielmente la situación financiera del Fondo del Economato del Personal de la FAO al 31 de diciembre de 2003 y los resultados de las operaciones efectuadas durante el período terminado en esa fecha, que se han preparado de conformidad con las normas contables establecidas y que las transacciones se hicieron de conformidad con el Reglamento Financiero y las facultades legislativas.

Pranab Kumar Mukhopadhyay
Director de la Auditoría Externa

 


ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL
CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

 

 

Presentadas por: Aprobadas por:
   
………………………………….
 
………………………………….
 
J. P. Decraene
Gerente del Economato, AFSCM
5 de julio de 2004
D. Alhéritière
Director, AFS

 


FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

I. Estado de ingresos y gastos
durante el año terminado el 31 de diciembre de 2003

(todas las cifras en € )

 

2003 2002
 
Ventas 11 718 117 11 318 859
Menos: Costo de los artículos vendidos (notas 1c y 12) 9 710 102 9 403 140
 
Superávit bruto de explotación 2 008 015 1 915 719
 
Menos: Gastos de funcionamiento
Personal (nota 2a y 2b)
Servicios de guardias (nota 2c)
1 538 416
25 822
1 494 463
25 822
Reembolso de gastos de apoyo a la FAO (nota 3) 78 780 68 560
Gastos generales de funcionamiento 98 601 113 499
Depreciación 105 577 86 573
Consignación para indemnizaciones por rescisión de nombramientos (nota 4) (24 875) 9 104
 
1 822 321 1 798 021
 
Superávit/(déficit) de funcionamiento 185 694 117 698
 
Más: Otros ingresos (nota 5) 182 823 87 042
 
Menos: Aportación al Fondo de Bienestar del Personal (nota 6) 247 181 113 188
 
Superávit /(déficit) neto 121 336 91 552
 
Transferencias (a)/de reservas
 
(Al)/Del Fondo de Operaciones (nota 7) (51 904) 50 917
((Al)/Del superávit retenido (nota 8) (69 432) (142 469)
     

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas

 

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

II. Balance al 31 de diciembre de 2003
(todas las cifras en € )

 

2003 2002
 
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo en banco y en caja (nota 9) 1 001 371 1 092 880
Existencias (nota 10) 1 855 520 1 620 798
Deudores varios 12 816 54 826
 
ACTIVO FIJO (nota 11) 310 179 409 842
 
TOTAL 3 179 886 3 178 346
 
Menos:
OBLIGACIONES CORRIENTES
Acreedores 889 457 1 113 848
Suma pagadera al Fondo de Bienestar del Personal (nota 6) 166 680 37 209
  1 056 137 1 151 057
 
OBLIGACIONES A LARGO PLAZO
Reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos (nota 4) 169 055 193 930
 
TOTAL 1 225 192 1 344 987
 
ACTIVO NETO 1 954 694 1 833 358
 
Representado por:
Fondo de Operaciones (nota 7) 1 523 355 1 471 452
Superávit retenido (nota 8) 431 339 361 906
 
1 954 694 1 833 358
 

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas

 

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

III. Estado del flujo de efectivo durante el año terminado
el 31 de diciembre de 2003
(todas las cifras en € )

 

2003 2002
 
Entradas/(salidas) de efectivo neto derivadas
de las actividades de funcionamiento (nota 13a) (218 979) 538 284
 
Rendimiento de los servicios de finanzas
Intereses devengados
Ingresos extraordinarios (nota 5)
35 547
97 838
35 371
500
 
Actividades de inversión
Pagos para la adquisición de activo fijo tangible (5 915) (323 761)
 
Aumento/(disminución) del efectivo (nota 13b) (91 509) 250 394
 
Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas

 

 

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL
CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

NOTAS A LAS CUENTAS

 

1. Resumen de las normas contables básicas
     
a) Prácticas contables
Las cuentas se han preparado en valores devengados, con arreglo a la práctica de costos iniciales.
b) Depreciación
La depreciación se calcula empleando el método del porcentaje anual constante para ir cancelando el costo del activo fijo durante una vida útil estimada de cinco años. La depreciación del primer año del nuevo activo se basa en el número real de meses que dicho activo ha estado en servicio.
Nota: Reconociendo que la Organización estima una vida útil de cuatro años para todo el equipo informático, se ha depreciado todo el del Economato en 2003 utilizando el método del porcentaje anual constante para los cuatro años.
c) Costo de los artículos vendidos y de las existencias
Las existencias se valoran en su costo, en su valor neto realizable si éste es menor. El costo incluye el de los artículos, los pases a pérdidas y ganancias, el transporte, el despacho de aduanas y las primas de seguros. El costo de las existencias se determina utilizando el método de salida por orden de adquisición.
d) Divisas
El activo y el pasivo que figuran en divisas distintas del euro se han convertido utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente el 31 de diciembre de 2003. Las partidas de ingresos y gastos se han registrado al tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción. Cualquier diferencia que se produzca al efectuar el pago queda reflejada en el estado de ingresos y gastos.
     
2. Gastos de personal
 
a) Las cuentas corresponden a los gastos de nómina adeudados por la FAO. Las consignaciones para indemnizaciones por rescisión de nombramientos se realizan por separado, como se explica en la nota 4.
Los gastos de nómina comprenden la compensación del personal del Economato, incluidos un funcionario de categoría profesional y uno del cuadro de Servicios Generales que se ocupan de los privilegios de importación de vehículos. Los gastos relacionados con estos dos funcionarios se absorben mediante los márgenes de beneficios sobre los cupones de gasolina, de manera que los clientes del Economato sin derecho a gasolina no subvencionen los servicios de la Oficina de Importación de Automóviles.
Con arreglo a las descripciones de funciones vigentes, tanto el Gerente del Economato como su Ayudante dedican una parte de su tiempo a la supervisión de las operaciones del servicio de comidas de la FAO.
Hay que señalar que los gastos de personal aumentaron un 2,9 por ciento en 2003.
b) A continuación figura el desglose de los gastos de personal
 
  2003 2002
 
   
  Personal del Economato de la FAO 1 201 184 1 089 204
Plan de seguro médico de la FAO después de la separación del servicio: valores devengados 23 875 24 422
Prima de idiomas del personal de Servicios Generales: valores devengados ----- 41 571
Personal supernumerario (TAP) de la FAO 129 187 176 997
Personal contratado (COASE) 209 992 188 091
 
Saldo al 31 de diciembre 1 564 238 1 520 285
 

c)

Los gastos de funcionamiento comprenden un adeudo de la FAO de 25 822 euros por servicios de guardias recibidos en 2003.
     
3. Reembolso de gastos de apoyo a la FAO
 
En su 25º período de sesiones, celebrado del 11 al 30 de noviembre de 1989, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato reembolsara a la FAO todos los servicios que ésta le prestara y que, en adelante, los costos reales correspondientes se calcularan y cargaran al Economato. El reembolso de gastos de apoyo a la FAO fue el siguiente:
 
2003 2002
Servicios públicos y mantenimiento 30 870 29 284
Auditoría externa 13 830 13 092
Auditoría interna 34 080 26 184
Total 78 780 68 560
 
4. Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos
   
En el 18º período de sesiones del Comité de Control Financiero, celebrado del 17 al 22 de mayo de 1954, se decidió crear un fondo de reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos. Posteriormente, en el 61º período de sesiones del Comité de Finanzas de la FAO, celebrado del 14 al 25 de septiembre de 1987, se decidió que la reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos representase el 75 por ciento de los gastos calculados por primas de repatriación y vacaciones anuales no utilizadas. En el 74º período de sesiones del Comité de Finanzas, celebrado del 14 al 22 de septiembre de 1992, se decidió que, como el Economato era una dependencia autofinanciada que debía funcionar sin ningún costo para la Organización, las obligaciones conocidas se sufragarían íntegramente de conformidad con los principios contables generalmente aceptados aplicables a las empresas comerciales.
Los movimientos del Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos durante el año fueron los siguientes:
 
2003 2002
 
Saldo al 1º de enero 193 930 184 826
Cargo anual (24 875) 9 104
 
Saldo al 31 de diciembre 169 055 193 930
 
5. Ingresos
   
Otros ingresos
    2003 2002
 
 
Intereses bancarios 24 642 38 343
* Ingresos extraordinarios 97 838 500
Ganancias/(pérdidas) derivadas del tipo de cambio 60 343 48 199
 
 Total 182 823 87 042
 
* El devengo relativo a la prima de idiomas del personal del cuadro de Servicios Generales desde noviembre de 2000 hasta diciembre de 2002 se transfirió a la cuenta de pérdidas y ganancias como resultado de la decisión del Tribunal Administrativo de la OIT.
         
6. Fondo de Bienestar del Personal
 
De conformidad con la Resolución 18/93 de la Conferencia, a partir del año terminado el 31 de diciembre de 1992 el equivalente del 1 por ciento de todas las ventas del Economato del Personal se acredita al Fondo de Bienestar del Personal.
La composición de la cuenta por pagar al Fondo de Bienestar del Personal al 31 de diciembre de 2003 y sus movimientos durante el año terminado en esa fecha eran los siguientes:
 

2003

2002

Saldo al 1º de enero 37 209 36 538
Más: Aportación al Fondo de Bienestar del Personal 117 181 113 188
 
Más: Beneficios de 2003 al Fondo de Bienestar del Personal 130 000 ----------
284 390 149 726
 
Menos: Cantidad pagada durante el año 117 710 112 517
 
Saldo al 31 de diciembre

166 680

37 209

 
7. Fondo de Operaciones
   
En su sexto período de sesiones, celebrado del 19 de noviembre al 6 de diciembre de 1951, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato estableciera un fondo para la adquisición de existencias, que se reembolsaría con el producto de la venta de tales existencias.
En el 92º período de sesiones del Consejo, celebrado del 3 al 5 de noviembre de 1987, se decidió mantener el Fondo de Operaciones a un nivel del 12 por ciento del volumen anual de ventas. Posteriormente, el Comité de Finanzas, en su 72º período de sesiones, celebrado del 16 al 26 de septiembre de 1991, decidió elevar el nivel del Fondo de Operaciones del 12 por ciento al 13 por ciento del volumen de ventas.

Los movimientos del Fondo de Operaciones durante el año fueron los siguientes:
 

2003

2002

 
Saldo al 1º de enero 1 471 452 1 522 369
Transferencia al/(del) Fondo de Operaciones 51 904 (50,917)
 
Saldo al 31 de diciembre 1 523 355 1 471 452
 
8. Superávit retenido
   
Los movimientos del superávit retenido durante el año fueron los siguientes:
 
2003 2002
 
Saldo al 1º de enero 361 907 219 437
Transferencia al/(del) superávit retenido 69 432 142 469
 
Saldo al 31 de diciembre 431 339 361 906
 
9. Efectivo en banco y en caja
  
El efectivo en banco y en caja es el siguiente:

2003

2002

Descripción

 
Efectivo en cuenta corriente bancaria 964 667 1 011 592
Efectivo en caja 36 704 81 288
 
Total 1 001 371 1 092 880
 
10. Existencias

 

Las existencias son las siguientes:
  2003 2002
Descripción
 
Artículos 1 446 263 1 535 415
Cupones de gasolina y aceite 409 257 85 383
 
Total 1 855 520 1 620 798
         
11. Activo fijo

(Cifras en € )

Costo: Mejora de las instalaciones Mobiliario Equipo Vehículos de motor Total
Al 01.01.2003 229 877 273 263 476 255 114 595 1 093 990
Adiciones 5 915 5 915
Cancelaciones (26 674) (26 674)
 
Al 31.12.2003 229 877 273 263 455 496 114 595 1 073 231
Depreciación:
Al 01.01.2003 85 059 73 040 422 316 103 734 684 149
Gastos del año 34 332 46 771 19 347 5 127 105 577
Cancelaciones (26 674) (26 674)
 
Al 31.12.2003 119 391 119 811 414 989 108 861 763 052
Cantidad neta contable:
Al 31.12.2003 110 486 153 452 40 507 5 734 310 179
Al 31.12.2002 144 818 200 223 53 939 10 861 409 842
   
12. Pases a pérdidas
 
La composición de los pases a pérdidas al 31 de diciembre de 2003 era la siguiente:
 
2003 2002
 
Artículos pasados a pérdidas 11 496 9 940
 
Total 11 496 9 940
 
A partir del 31 de diciembre de 1999, los pases a pérdidas se han incluido en el costo de los artículos vendidos con arreglo a la recomendación de la Auditoría.
     
13. Estado del flujo de efectivo
      
a) Conciliación del superávit de funcionamiento con las entradas/(salidas) netas en efectivo derivadas de las actividades de funcionamiento
 

2003

2002

 

Superávit neto de funcionamiento 185 694 117 698
Aportación al Fondo de Bienestar del Personal (247 181) (113 188)
Depreciación 105 577 86 573
Ganancias/(pérdidas) derivadas del tipo de cambio 60 343 48 199
(Aumento)/disminución de existencias (234 722) 75 073
(Aumento)/disminución de deudores 31 105 (10 120)
Aumento/(disminución) de obligaciones corrientes (94 920) 324 945
Aumento de la consignación para indemnizaciones por rescisión de nombramientos (24 875) 9 104
 
Total (218 979) 538 284
 
b) Análisis de los cambios del efectivo

2003

2002

 
Efectivo al 1º de enero de 2003 1 092 880 842 486
Entradas netas (91 509) 250 394
Efectivo en banco y en caja al 31.12.2003 1 001 371 1 092 880