201. يغطي البرنامج الرئيسي 1-1 الأنشطة الرئيسية المتعلقة بالأجهزة الرياسية، ويضمن تنفيذ عملية إدارة المنظمة وفقاً للقواعد المقررة.وهو يشمل مخصصات مباشرة لدورات المؤتمر والمجلس وسائر لجان المجلس، ولأنشطة الاتصال والمراسم في المقر الرئيسي.وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يدير الخدمات اللغوية (أي الترجمة الفورية والترجمة التحريرية) رغم تحميل التكاليف على المنتفعين من هذه الخدمات.وقد أدى تطبيق النموذج البرامجي الجديد إلى تحليل تفصيلي للمهام المؤداة بموجب هذا البرنامج الرئيسي، مما أفضى إلى هيكل جديد للبرامج وتحويلات مماثلة في الموارد بين هذه البرامج بما يتفق مع الكيانات البرامجية المذكورة.
202. ويرجع التغير الرئيسي في الموارد إلى نقل بعض أنشطة دعم الأجهزة الرياسية والعلاقات مع الحكومـات من البرنامج 1-1-2 إلى البرنامج 1-1-1 مع استبقاء المهام التشغيلية في البرنامج 1-1-2. يُضاف إلى ذلك أن الأنشطة المتعلقة بعنصر اجتماعات الممثلين الدائمين، التي كانت تدخل فيما سبق تحت البرنامج 1-1-1، قد نُقلت إلى البرنامج 1-1-3. ومن شأن هذه التغييرات زيادة التركيز والتوضيح على البرامج والأنشطة والخدمات المتصلة بها التي يجب تسليمها، كما سيأتي بيانه في الفقرات التالية.
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-1-1-1-0 | مستمر | المؤتمر | 1.325 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-2-0 | مستمر | المجلس | 2.031 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-3-0 | مستمر | لجنة المالية | 833 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-4-0 | مستمر | لجنة البرنامج | 669 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-5-0 | مستمر | لجنة الشؤون الدستورية والقانونية | 110 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-6-0 | مستمر | اللجان الأخرى التابعة للمجلس | 133 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-7-0 | مستمر | المؤتمرات الاقليمية | 1.133 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-8-0 | مستمر | اجتماعات الممثلين الدائمين | 525 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-9-0 | مستمر | محاضرة ماكدوغال التذكارية والجوائز التذكارية | 90 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-1-P-1 | مستمر | تنظيم دورات المؤتمر والمجلس والتنسيق المشترك بين المصالح لدورات الأجهزة الرياسية | 0 | 6.910 | 6.910 | 6.910 | 20.730 |
| 1-1-1-P-2 | مستمر | المراسلات الرسمية | 0 | 1.403 | 1.403 | 1.403 | 4.209 |
| 1-1-1-P-3 | مستمر | الاتصال مع المنظمات المشتركة بين الحكومات | 0 | 432 | 432 | 432 | 1.296 |
| الموارد اللامركزية | 0 | 1.133 | 1.133 | 1.133 | 3.399 | ||
| مجموع برنامج العمل | 6.849 | 9.878 | 9.878 | 9.878 | 29.634 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 6.849 | 9.878 | 9.878 | 9.878 | 29.634 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 1.000 | 1.000 | 2.000 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 9.878 | 10.878 | 10.878 | 31.634 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 10,1% | 10,1% | 6,7% | |||
203. ثلاثة كيانات تغطي مجالات العمل الرئيسية: إعداد وتنظيم دورات المؤتمر والمجلس وسائر الأجهزة الرئيسية في المنظمة، بالتعاون مع بقية المصالح؛ إعداد المراسلات الرسمية؛ العلاقات مع المنظمات المشتركة بين الحكومات.وهناك اهتمام مستمر بما يلي: الكفاءة في إعداد الوثائق وإنتاجها وتوزيعها لمختلف الدورات؛ تعزيز استخدام منصات الويب للإعلان عن الوثائق والمراسلات المتصلة بمختلف الدورات؛ تعزيز التعاون وأنشطة الاتصال مع المنظمات المشتركة بين الحكومات.وتشمل المساهمات في استراتيجيات معالجة القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة دور هذا البرنامج في عملية إنتاج المواد الإعلامية (الإعلام عن رسالات المنظمة) والاتصال مع المنظمات المشتركة بين الحكومات (توسيع الشراكات والتحالفات).
204. لا بد من إعداد عملية تنظيم ودعم دورات مؤتمر المنظمة ومجلسها إعداداً وافياً وتسليم النتائج في الوقت المطلوب، بما في ذلك المساهمات في إعداد المؤتمرات الإقليمية. كما أن أنشطة الاتصال مع أمانات لجان المجلس مطلوبة أيضاً في القضايا المتعلقة بعملية إدارة المنظمة.
205. ضمان تنفيذ عملية إدارة المنظمة وفقاً لمعايير رفيعة وللقواعد المقررة.
1-1-1-P-2: المراسلات الرسمية
206. إجراء جميع الاتصالات الرسمية في الوقت المطلوب بين المنظمة والبلدان الأعضاء فيما يتعلق بمسائل السياسات وجميع الدورات المخطط عقدها هى مسألة في غاية الأهمية من أجل ضمان تنفيذ العمليات المتصلة بذلك بطريقة شفافة ووفقاً للقواعد المقررة.
207. ضمان إجراء جميع الاتصالات الرسمية الموجهة إلى البلدان الأعضاء على درجة عالية من الدقة وفي الوقت المطلوب.
-عدد الرسائل الدورية
-عدد خطابات الاتفاقات المتعلقة باجتماعات المنظمة
-عدد التعديلات على قنوات المراسلات
-نسبة المراسلات الرسمية المُرسلة بالقنوات الإلكترونية
208. وفقاً لمنشور المدير العام 96/12 والمادة 120 من التعليمات الإدارية يكون قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم هو النقطة المركزية التي تغطي العلاقات على مستوى السياسات مع المنظمات المشتركة بين الحكومات خارج منظومة الأمم المتحدة (باستثناء مؤسسات التمويل). والغرض هو ترويج وتعزيز التعاون والتنسيق والشراكات مع تلك المنظمات.
209. ضمان حصول جميع المنظمات المشتركة بين الحكومات التي لها علاقات رسمية مع المنظمة على المعلومات والتشاور معها حول السياسات التي تضعها المنظمة؛ ضمان توافر معلومات حديثة عن العلاقات بين المنظمة وتلك المنظمات.
عدد الاتصالات مع تلك المنظمات
عدد المنظمات المشتركة بين الحكومات الوارد الإشارة لها في قاعدة البيانات
عدد الدعوات الواردة من تلك المنظمات لحضور اجتماعات
-عدد الاتصالات مع تلك المنظمات
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-1-2-1-0 | مستمر | دعم الأجهزة الرياسية والعلاقات مع الحكومات | 4.296 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-2-2-0 | مستمر | خدمات برمجة الاجتماعات واعداد الوثائق | 3.738 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-2-1-P | مستمر | برمجة الاجتماعات في المقر الرئيسي وفي الميدان | 0 | 2.187 | 2.187 | 2.187 | 6.561 |
| 1-1-2-2-P | مستمر | تقديم الخدمات اللغوية من المنظمة والإشراف عليها | 0 | 2.319 | 2.319 | 2.319 | 6.957 |
| مجموع برنامج العمل | 8.034 | 4.506 | 4.506 | 4.506 | 13.518 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 8.034 | 4.506 | 4.506 | 4.506 | 13.518 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 4.506 | 4.506 | 4.506 | 13.518 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
210. يغطي البرنامج 1-1-2 برمجة الاجتماعات في المقر الرئيسي وفي الميدان وتوفير الخدمات اللغوية لها والإشراف عليها.وستكون السُبل الرئيسية للتسليم بطريقة تحقق مردودية التكاليف في المستقبل هي: اتباع نهج متكامل في تنسيق مرافق الاجتماعات والإشراف عليها وفي إعداد تدفق الوثائق؛ تطبيق التقانات الجديدة في تدفق عمليات الوثائق والترجمة وفي الطباعة الرقمية.
211. يُعتبر تنظيم الاجتماعات بطريقة سلسلة عنصراً حاسماً في عملية اتخاذ القرارات وتطوير السياسات في أي منظمة مشتركة بين الحكومات. ومن الضروري توفير التنسيق والإشراف الوافيين، مع مراعاة جميع العوامل التي تؤثر على تنظيم تلك الاجتماعات، وتلافي الازدواجية وضمان تقديم الخدمات المشتركة في الوقت المطلوب.
212. ضمان تنظيم اجتماعات المنظمة وفقاً للقواعد المقررة وضمان عمل تخطيط لتوافر الموارد اللازمة لذلك. ومن شأن كفاءة جدولة الاجتماعات أن تؤدي إلى تقليل الموارد المطلوبة لتغطية خدمات هذه الاجتماعات.
-نسبة طلبات تجهيز الوثائق التي تُعالج بالكامل بواسطة النظام المناسب (طلب تجهيز الوثائق الالكتروني)
-رضا الموظفين العاملين في الاجتماع عن ترتيبات البرمجة
-عدد الاجتماعات التي لا تعقدها المنظمة التي يجري تنظيمها
-رضاء المستخدمين (من واقع الاستقصاءات)
-متوسط شغل مرافق الاجتماعات التي تُدار بموجب هذا الكيان البرنامجي
-زيادة السرعة وتقليل النفقات في استخدام مرافق الاجتماعات
213. توفير الخدمات اللغوية المطلوبة أمر ضروري لتنفيذ برنامج عمل المنظمة، بما في ذلك تسهيل عملية اتخاذ القرارات التي يشارك فيها أعضاء المنظمة. وبصفة أعم، يقدم هذا الكيان دعماً لتنفيذ السياسة اللغوية في المنظمة، كما ترسمها الأجهزة الرياسية.
214. ترجمة جميع وثائق الاجتماعات وغيرها من المنتجات، خدمات الترجمة الفورية للاجتماعات وطباعة الوثائق مع تقديمها في الوقت المطلوب ووفقاً لأعلى مستويات الجودة؛ ضمان تنفيذ السياسة اللغوية في المنظمة تنفيذاً سليماً.
-عدد المفاهيم الفنية الجديدة والعناوين التي أُضيفت إلى قاعدة بيانات المصطلحات في المنظمة FAOTERM
-متوسط العدد الشهري للنقرات على موقع المصطلحات الخاص بالمنظمة على شبكة الإنترنت
-نسبة الوثائق المترجمة التي قُدمت بشأنها بحوث مرجعية
-نسبة عدد الكلمات المترجمة إلى عدد المترجمين الموظفين
-مجموع عدد الكلمات المترجمة
-رضا المنتفعين
-عدد أيام الترجمة الفورية
-النسبة المئوية للدورات التي غطاها المترجمون الفوريون الداخليون
-مجموع عدد الصفحات المطبوعة
-معدل استخدام المعدات
-عدد العناوين والنسخ التي طُبعت بناء على الطلب
-النسبة المئوية للوثائق التي أُنتجت باستخدام تقانات المساعدة على الترجمة
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005 | الخطة المتوسطة الأجل2006-2007 | الخطة المتوسطة الأجل 2008-2009 | الخطة المتوسطة الأجل 2010-2011 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-1-3-0-0 | مستمر | خدمات المراسم | 2.099 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-1-3-P-0 | مستمر | الاتصال مع أعضاء المنظمة والبلد المضيف | 0 | 2.598 | 2.598 | 2.598 | 7.794 |
| مجموع برنامج العمل | 2.099 | 2.598 | 2.598 | 2.598 | 7.794 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 2.099 | 2.598 | 2.598 | 2.598 | 7.794 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 2.598 | 2.598 | 2.598 | 7.794 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
215. يؤدي البرنامج 1-1-3 أنشطة الاتصال مع الأعضاء ومع البلد المضيف.وهو يشمل تدفق الاتصالات بصورة نشيطة مع الممثلين الدائمين، وجميع ترتيبات المراسم والترتيبات السوقية للزيارات الرسمية وإعداد مراسلات المدير العام وإرسالها.كما أنه يضم إصدار وتجديد الوثائق الإدارية لموظفي المنظمة.ويُعتبر تعزيز إذاعة المعلومات للممثلين الدائمين وللمجموعات الإقليمية نقطة تركيز رئيسية ووسيلة يُساهم بها هذا البرنامج في استراتيجيات معالجة القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة في مجال الإعلام عن رسالة المنظمة.
216. من الضروري أن يستطيع جميع الممثلين الدائمين المعتمدين لدى المنظمة، سواء في روما أو في الخارج، الاعتماد على وجود نقطة أولية للاتصال. ويجب المحافظة على دوام الاتصالات مع البلدان الأعضاء ومع مجموعاتها الإقليمية. وضمن إطار اتفاق المقر الرئيسي يكون من الضروري أيضاً تحقيق الاتصال الوثيق مع البلد المضيف بما يشمل الدعم الإداري والحصانات والامتيازات لموظفي المنظمة وموظفي برنامج الأغذية العالمي، وللبعثات المستقلة المعتمدة لدى المنظمة.
217. ضمان أداء أنشطة المراسم وفقاً للقواعد المقررة.
-عدد الاجتماعات وعرض الحالات التي نظمت للمثلين الدائمين
-عدد الوثائق الإدارية الصادرة أو المعالجة
218. يغطي هذا البرنامج المكتب المباشر للمدير العام (مكتب المدير العام 1-2-1) ومكتب البرنامج والميزانية والتقييم (البرنامج والميزانية والتقييم 1-2-2) ومكتب المفتش العام (مراجعة الحسابات 1-2-3)كما أنه يشمل حصة مكتب الشؤون القانونية (مكتب الشؤون القانونية 1-2-4) من مجموع التكاليف المتعلقة بالخدمات القانونية في المنظمة، وحصة مكتب تنسيق الأنشطة المعيارية والتشغيلية والميدانية (1-2-5) في صلتها بمجموع مسؤوليات التنسيق الشاملة.وتدخل الأنشطة المتبقية في المكتبين الأخيرين تحت البرنامج 3-1-3 المساعدة القانونية للبلدان الأعضاء، والبرنامج الرئيسي 3-4 الممثلون القطريون، والبرنامج 3-5-3 اتفاقات التعاون مع البلدان الأعضاء ودعم التعاون الاقتصادي والتعاون التقني فيما بين البلدان النامية. وقد حاول هذان المكتبان تطبيق مبادئ الميزانية المرتكزة على النتائج عند عرض أنشطتهما، على النحو الذي سيأتي فيما يلي.
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-2-1-0-0 | مستمر | ديوان المدير العام | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 22.083 |
| مجموع برنامج العمل | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 22.083 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 22.083 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 7.361 | 7.361 | 7.361 | 22.083 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
219. نظراً لوضوح وظيفة الإدارة العامة والإشراف في مكتب المدير العام لم يكن من الضروري تحديد الكيانات التي يتألف منها البرنامج 1-2-1.
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-2-2-2-0 | مستمر | التقييم | 3.957 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-2-2-A-1 | 2001-2007 | مشروع نظام التخطيط البرامجي وإعداد تقارير التنفيذ ودعم التقييم | 878 | 878 | 0 | 0 | 878 |
| 1-2-2-P-1 | مستمر | التخطيط والبرمجة وإعداد الميزانية | 1.742 | 1.862 | 2.301 | 2.301 | 6.464 |
| 1-2-2-P-2 | مستمر | دعم تنفيذ البرامج والرصد | 1.318 | 1.463 | 1.902 | 1.902 | 5.267 |
| 1-2-2-P-3 | مستمر | التقييم | 0 | 3.957 | 3.957 | 3.957 | 11.871 |
| 1-2-2-S-2 | مستمر | الاتصال الخارجي | 380 | 380 | 380 | 380 | 1.140 |
| 1-2-2-S-3 | مستمر | صياغة السياسات | 265 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| مجموع برنامج العمل | 8.540 | 8.540 | 8.540 | 8.540 | 25.620 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 229 | 229 | 229 | 229 | 687 | ||
| صافى الاعتمادات | 8.311 | 8.311 | 8.311 | 8.311 | 24.933 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 750 | 750 | 1.500 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 8.311 | 9.061 | 9.061 | 26.433 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 9,0% | 9,0% | 6,0% | |||
220. كانت هناك بالفعل محاولة لتطبيق مبادئ الميزانية المرتكزة على النتائج أثناء إعداد برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005، مع التعرف على الكيانات التي تُساهم في استراتيجية الاستمرار في عملية تحسين الإدارة.وفيما يلي تفصيل ذلك.
221. فيما يتعلق بالتقييم فإنه سيؤدي دوره في الفترات الثلاث المقبلة في تعزيز التعلّم داخل المنظمة، على النحو الذي أكدت عليه استراتيجية ضمان الخبرة الرفيعة وتعزيز قدرات التخصصات المشتركة، إلى جانب الاستمرار في تلبية احتياجات الأعضاء إلى تقييم مستقل لأعمال المنظمة المنفذة من جميع مصادر التمويل.وستواصل إدارة التقييم الفحص المستمر لكيفية تعزيز فائدة التقييم وفاعليته وهي تنوي زيادة تركيز أعمال التقييم التي تؤديها على المستوى الاستراتيجي.وسيكون من نواتج عمل هذه الإدارة إضافة معلومات جديدة إلى قاعدة المعلومات التي تلزم لاتخاذ القرارات من جانب الإدارة والأجهزة الرئاسية فيما يتعلق ببرامج المنظمة المقبلة، بما في ذلك دعمها للتقييم الذاتي وتقييم البرنامج الميداني.
222. يستجيب هذا الكيان لضرورة رفع مستوى الإجراءات ونُظم المعلومات من أجل تخطيط البرامج ورصد التنفيذ وعمل التقييم وذلك بفضل حل جديد متكامل وُضع تصميمه ضمن النموذج الشامل في المنظمة للبيانات الإدارية، وبالاستفادة من تقانة المعلومات التي تتوافق مع معايير المنظمة.
223. تقوية الصلات بين الإطار الاستراتيجي والتخطيط المتوسط الأجل والتخطيط في فترة السنتين؛ دعم مناهج وضع الميزانية المرتكزة على النتائج بما في ذلك نموذج البرنامج الجديد ونظام التقييم الجديد؛ توفير أدوات لإدارة البرنامج بطريقة فعالة على مستوى العمل؛ تسهيل إنتاج وثائق التخطيط الرئيسية في المنظمة ووثائق المساءلة؛ إنتاج بيانات شاملة عن البرامج للمساعدة على تلبية احتياجات وضع التقارير وعمل التحليلات على جميع المستويات.
-الجهد الشامل المطلوب لإعداد الوثائق الرئيسية للبرمجة والتخطيط
-التغذية بالبيانات من البلدان الأعضاء عن هذه الوثائق
-روابط وظيفية فعالة مع بقية النُظم داخل المنظمة
-استخدام فعال من جانب مديري البرامج على مستوى العمل التنفيذي
-تحسين أداء الميزانية وتسليم البرامج
224. كما في أي منظمة كبرى هناك حاجة أساسية للتخطيط على المستويات الاستراتيجية وعلى مستوى المنظمة بأكملها وعلى المستويات التشغيلية والشخصية. وينبغي أن تكون عمليات التخطيط والميزنة هذه عمليات شفافة وأن تكون مخرجاتها متاحة بسرعة لجميع أصحاب المصلحة بما يعكس مبادئ الارتكاز على النتائج. كما أن الحاجة تدعو إلى ضمان بقاء التخطيط في المنظمة متصلاً بالاحتياجات مع ترجمته إلى خطط واقعية تنحدر من مستوى الأقسام إلى مستوى الإدارات والمجموعات وآحاد الموظفين.
225. مجموعة متناسقة من وثائق التخطيط تغطي الآجال الطويلة والمتوسطة والقصيرة، وتسمح للإدارة العليا برصد التقدم نحو بلوغ الأهداف والأولويات البرنامجية، وتوفر للدول الأعضاء فرصة تقديم المشورة على مختلف مستويات دورة التخطيط.
-تحديث دوري لهذه الوثيقة، بما في ذلك تحليل السياق
-استمرار أهميتها للدول الأعضاء
-فائدة بيانات هذه الخطة للمديرين في المنظمة من حيث وضع أولويات البرامج والتخطيط
-الصلة الوثيقة بين الخطة المتوسطة الأجل ومقترحات برنامج العمل والميزانية
-عدد الموظفين الذين دربوا على الميزانية المرتكزة على النتائج
التكاليف العامة لإنتاج الوثيقة
-صلة المقترحات والأولويات البرامجية بتوقعات الدول الأعضاء
-التكاليف العامة لإنتاج الوثيقة
-رضا الدول الأعضاء، وخصوصاً في لجنة البرنامج
226. تطلب المادة 4-6 من اللائحة المالية من المدير العام إدارة مخصصات الميزانية بما يضمن توفير الأموال الكافية لمواجهة المصروفات خلال الفترة المالية. ويتطلب الأسلوب المرتكز على النتائج رصد وتقييم إنجاز الأهداف البرامجية. ويجب أن تكون هناك عملية قائمة لتنفيذ ذلك بطريقة فعالة.
227. تُنفق مخصصات فترة السنتين وفقاً للأولويات المتفق عليها ويجب أن تكون نتائج البرامج ومخرجاتها موجهة إلى تلبية احتياجات أعضاء المنظمة.
-صلة تنفيذ البرامج ببرنامج العمل المعتمد
-استخدام مخصصات البرنامج العادي بالكامل وبالطريقة السليمة
-الجهد المطلوب لوضع خطط عمل سنوية ولأداء أعمال الرصد والتقييم السنوية
-عدد الموظفين المدربين على تخطيط العمل والرصد والتقييم
-التقارير التي أُعدّت
-آراء الدول الأعضاء
228. المنظمة مسؤولة أمام أعضائها عن استخدام الموارد التي توضع تحت تصرفها استخداماً فعالاً وكفؤاً. وتدعو الحاجة إلى ضمان تركّز عمل المنظمة على الأولويات التي وضعها الأعضاء في الإطار الاستراتيجي وفي الخطة المتوسطة الأجل. وينبغي للمنظمة تقييم مدى تنفيذ الأهداف والنتائج المذكورة وأن تتعلّم من دروس الماضي، حتى تُحسّن صلة جميع برامجها ومشروعات بالاحتياجات الحقيقية وتحسّن تصميمها، (خصوصاً نواتجها وتأثيراتها).
229. سيؤدي التقييم الفعال إلى: (1) زيادة ثقة البلدان الأعضاء في المساءلة الموضوعية للمنظمة؛ (2) تقوية اتخاذ القرارات من جانب الأجهزة الرئاسية والمديرين في جميع جوانب عمل المنظمة؛ (3) اتخاذ القرارات عن علم من جانب المديرين ومن جانب المتبرعين والبلدان النامية التي تتعاون مع المنظمة في مشروعات وبرامج ممولة من خارج الميزانية؛ (4) التعلّم من الدروس سواء داخلياً أو خارجياً للتعرف على عوامل النجاح في جميع مجالات عمل المنظمة.
-رضا الأجهزة الرياسية عن تقارير التقييم
-متابعة التقييم
-مسح المستفيدين من التقييم
-عدد عمليات التقييم الذاتي التي نُفذّت وكانت من مستوى جيد وعدد الكيانات البرامجية التي شملها ذلك
-دلائل على استخدام نتائج التقييم الذاتي من جانب المديرين
-مسح المستفيدين من التقييم
-تقوية البرمجة والميزنة الاستراتيجية والمرتكزة على النتائج
230. مكتب البرنامج والميزانية والتقييم هو النقطة المركزية المعينة للتعاون مع وحدة التفتيش المشتركة في منظومة الأمم المتحدة. ويتطلب التفاعل مع الوحدة المذكورة، من بين جملة أمور، مدخلات من المنظمة في مختلف مراحل إعداد تقارير وحدة التفتيش المشتركة، ودعماً للأجهزة التي تنظر في تلك التقارير. كما أن مكتب البرنامج والميزانية والتقييم يمثل المنظمة في اللجنة الإدارية لشؤون الإدارة والميزانية ويجب أن يكون متابعاً للتطورات في منظومة الأمم المتحدة في التخصصات أو الجوانب الأساسية المتعلقة بمسؤولياته (الميزنة، البرمجة، أشكال الوثائق).
231. التفاعل الإيجابي مع وحدة التفتيش المشتركة واللجنة الإدارية لشؤون الإدارة والميزانية. استخلاص دروس مفيدة من الممارسات المتبعة في منظمات أخرى.
-عدد تقارير وحدة التفتيش المشتركة التي جرى التعامل معها
-عدد مرات الحضور في اجتماعات اللجنة الإدارية لشؤون الإدارة والميزانية
-عدد التدخلات في اللجنة الإدارية الرفيعة المستوى واللجنة البرنامجية الرفيعة المستوى
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-2-3-1-0 | مستمر | المراجعة الداخلية | 5.160 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-2-3-2-0 | مستمر | المراجعة الخارجية | 900 | 900 | 900 | 900 | 2.700 |
| 1-2-3-P-0 | مستمر | المراجعة الداخلية والتفتيش ورصد النظام الداخلي للرقابة الداخلية والإدارة المالية | 0 | 5.156 | 5.156 | 5.156 | 15.468 |
| الموارد اللامركزية | 0 | 4 | 4 | 4 | 12 | ||
| مجموع برنامج العمل | 6.060 | 6.060 | 6.060 | 6.060 | 18.180 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 105 | 105 | 105 | 105 | 315 | ||
| صافى الاعتمادات | 5.955 | 5.955 | 5.955 | 5.955 | 17.865 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 750 | 750 | 1.500 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 5.955 | 6.705 | 6.705 | 19.365 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 12,6% | 12,6% | 8,4% | |||
232. عمل مكتب المفتش العام محصور في كيان برنامجي واحد: المراجعة الداخلية، والتفتيش ورصد النظام الداخلي للرقابة الداخلية والإدارة المالية في المنظمة.وتشمل الوظائف التي يؤديها هذا الكيان: مراجعة الحسابات داخلياً والتفتيش والرصد وتقييم مدى كفاية النظام الداخلي في المنظمة للإدارة المالية واستخدام الأصول ومدى فاعليته، والتحقيق في حالات الغش وسوء التصرف وغير ذلك من الأنشطة المنحرفة.وقد أمكن التعرّف على ثلاثة مخرجات رئيسية.ومن المتوقع من هذا الكيان أن يؤدي إلى تحسين المراقبة الداخلية والإدارة المالية واستخدام الأصول.
233. تطلب اللائحة المالية (المادة 10-1) من المنظمة إنشاء نظام للمراجعة الداخلية. وقد جاء تفصيل ذلك في اللائحة المالية وفي الميثاق الرسمي لمكتب المفتش العام الذى أُدرج ضمن التعليمات الإدارية في المنظمة. وتشمل الوظائف الرئيسية أعمال المراجعة الداخلية والتفتيش، ورصد النظام الداخلي للرقابة والإدارة المالية واستخدام الأصول، وتقييم مدى كفاية هذا النظام وفاعليته، إلى جانب التحقيق في حالات الغش وسوء التصرف وغير ذلك من الأنشطة المنحرفة.
234. تحسين المراقبة الداخلية والإدارة المالية واستخدام الأصول.
-متابعة تقارير المراجعة
-تقديم تقارير دورية للجنة المراجعة وللمدير العام
-التجاوب مع الطلبات الخاصة
-رضا المستفيدين عن هذه المساهمات
-تقديم تقرير فصلي للمدير العام واستعراضه من جانب لجنة المراجعة
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-2-4-0-0 | مستمر | الخدمات القانونية | 2.599 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-2-4-P-1 | مستمر | الخدمات القانونية اللازمة لإدارة المنظمة | 0 | 2.599 | 2.599 | 2.599 | 7.797 |
| مجموع برنامج العمل | 2.599 | 2.599 | 2.599 | 2.599 | 7.797 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 444 | 444 | 444 | 444 | 1.332 | ||
| صافى الاعتمادات | 2.155 | 2.155 | 2.155 | 2.155 | 6.465 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 2.155 | 2.155 | 2.155 | 6.465 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
235. يغطي البرنامج 1-2-4 الخدمات القانونية المطلوبة لإدارة المنظمة، بما يضمن أداء أنشطة المنظمة على أساس قانوني ودستوري سليم، اتفاقاً مع النصوص الأساسية ومركز المنظمة كمنظمة مشتركة بين الحكومات ضمن منظومة الأمم المتحدة.
236. يوفر هذا الكيان المشورة القانونية المطلوبة داخل المنظمة، بما في ذلك تقديم المشورة للأجهزة الرئاسية وللمدير العام وللمصالح الفنية والإدارية. وهو يقدم المشورة في الجوانب القانونية في العلاقات مع الحكومة المضيفة، ومع سائر الحكومات ومع المنظمات الدولية. ويمثل المنظمة فى الإجراءات القضائية وفى تسوية النزاعات، وبوجه الخصوص فى معالجة الحالات المعروضة أمام المحكمة الإدارية التابعة لمنظمة العمل الدولية؛ وهو أيضاً يقدم الخدمات للجنة الشؤون الدستورية والقانونية. وبالإضافة إلى ذلك يقدم المشورة لأمانة برنامج الأغذية العالمي ومجلسه التنفيذي.
237. ضمان السير في أنشطة المنظمة على أساس قانوني ودستوري سليم بما يتفق مع النصوص الأساسية ومركز المنظمة كمنظمة مشتركة بين الحكومات ضمن منظومة الأمم المتحدة.
-التغذية الإيجابية بالمعلومات عن المشورة المقدمة
-رضا الأعضاء
-المشاركة الفعالة في مفاوضات هذه الاتفاقات ومتابعتها
-إرسال الإشعارات إلى المستفيدين والاستفادة من التغذية بالمعلومات المرتدة
-عدد الإجراءات والقضايا ونتائجها
-معالجة الحالات بشكل مناسب وفي الوقت المطلوب
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-2-5-0-0 | مستمر | تنسيق البرامج والعمليات | 1.772 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-2-5-P-1 | مستمر | سياسة اللامركزية والتنسيق | 0 | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 5.316 |
| مجموع برنامج العمل | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 5.316 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 5.316 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 1.772 | 1.772 | 1.772 | 5.316 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
238. بموجب هذا الكيان يغطي مكتب تنسيق الأنشطة المعيارية والتشغيلية واللامركزية دعم سياسة اللامركزية والتنسيق بين المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية.وتسعى اللامركزية الفعالة والتنسيق الفعال إلى تخصيص المهام للمستويات التي يمكن عندها تنفيذ تلك المهام بأفضل طريقة تُحقق مردودية التكاليف.والأهداف الرئيسية هي إقامة بيئة تمكين تسمح للمكاتب المعنية بضمان ما يلي: (1) الاستجابة الفعالة وفي الوقت المطلوب لطلبات الدول الأعضاء؛ (2) جودة تنفيذ البرامج؛ (3) التآزر بين المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية استناداً إلى الاتصال الفعال في الاتجاهين؛ (4) التناسق بين الجوانب المعيارية والتشغيلية في عمل المنظمة.ويشمل هذا الكيان البرامجي توفير الإشراف والتنسيق من أجل مراعاة الفاعلية والتوقيت اللازم في إعداد وتنظيم المؤتمرات الإقليمية ودعم الأحداث الإقليمية.
239. تحتاج اللامركزية إلى إدارة فعالة. ويجب تقديم دعم وافٍ للتغيرات التنظيمية التي تنشأ عن المواءمة مع الهياكل والعمليات لمواجهة تغير الظروف والطلب الناشئ من الأعضاء و/أو متطلبات شركاء المنظمة، بما في ذلك منظومة الأمم المتحدة. والتنسيق ضروري لضمان جودة الرقابة ووحدة الغرض والتآزر بين جميع وحدات المنظمة في المقر الرئيسي وفي المكاتب اللامركزية.
240. سياسة لا مركزية مُحكمة وتنسيق فعال يساهمان: في (1) رضا الدول الأعضاء عن جودة تنفيذ البرامج وتوقيتهــــا؛ (2) التعاون بين المقر الرئيسي والوحدات الميدانية استناداً إلى الاتصال الفعال في الاتجاهين؛ (3) تحسين التآزر بين الأبعاد المعيارية والأبعاد التشغيلية في عمل المنظمة.
-قبول مقترحات سياسة اللامركزية
-تغذية إيجابية بالمعلومات من الوحدات المعنية ومن الإدارة
-سلامة توقيت رصد عملية تقديم التقارير بما في ذلك توزيع جميع الوثائق المتعلقة بهذه الموضوعات، والتقارير النهائية
241. البرنامج 1-3-1 هو البرنامج الوحيد الذي أدى العمل التحليلي فيه إلى تصميم كيانين يتألف منهما البرنامج، على ما سيأتي شرحه فيما بعد.ويشمل هذا البرنامج أيضاً مساهمات المنظمة في عدة آليات تشترك في تمويلها عدة وكالات.
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-3-1-1-0 | مستمر | منظمات منظومة الأمم المتحدة | 2.674 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1-3-1-3-0 | مستمر | مساهمة المنظمة فى آليات التنسيق فيما بين الوكالات | 8.468 | 8.468 | 8.468 | 8.468 | 25.404 |
| 1-3-1-P-0 | مستمر | العلاقات الخارجية والتنسيق | 0 | 766 | 766 | 766 | 2.298 |
| 1-3-1-P-2 | مستمر | المشورة في السياسات الاستراتيجية بشأن منظومة الأمم المتحدة | 0 | 1.295 | 1.295 | 1.295 | 3.885 |
| مجموع برنامج العمل | 11.142 | 10.529 | 10.529 | 10.529 | 31.587 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| صافى الاعتمادات | 11.142 | 10.529 | 10.529 | 10.529 | 31.587 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 10.529 | 10.529 | 10.529 | 31.587 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
242. يظهر في هذا الهيكل كيانان أساسيان، أحدهما مركّز على العلاقات الخارجية، وخصوصاً مع حكومة البلد المضيف، والثاني مُركّز على المشورة الاستراتيجية في السياسات للتعاون مع منظومة الأمم المتحدة، وأنشطة الدعم.وسيعمل الكيان الأخير على تشجيع نهج انتقائي عند اشتراك المنظمة في مبادرات منظومة الأمم المتحدة، على أساس صلتها بولاية المنظمة.كما أنه سيضع، كلما أمكن، مدخلات المنظمة في تقارير منظومة الأمم المتحدة ومبادراتها، وبيانات المنظمة في اجتماعات منظومة الأمم المتحدة
243. يغطي هذا الكيان عمل المستشار الخاص للمدير العام الذي يُساعد في العلاقات الخارجية والاتصال مع الحكومة المضيفة على مستوى عالٍ.
244. استمرار حسن العلاقات مع الشركاء الخارجيين ومع البلد المضيف من أجل الاستمرار في تعزيز تأثيرات عمل المنظمة.
-مدى التعاون بين البلد المضيف والمنظمة
245. تحتاج وحدات المقر إلى المشورة في قضايا السياسات المتعلقة بالتعاون والتنسيق بين منظمات أسرة الأمم المتحدة على المستوى العالمي. ويُسهل هذا الكيان المشاركة الفعالة من جانب المنظمة في مبادرات منظومة الأمم المتحدة، بما في ذلك إحداث تأثير على المبادرات متعددة القطاعات بفضل الخبرة القطاعية والمنظورات القطاعية لدى المنظمة. كما أنه يُقدم المشورة في سياق السياسات العالمية لمنظومة الأمم المتحدة، بما يسمح بالتعرف على صلاتها مع قضايا سياسات أوسع ومتعددة الجوانب تكون موضع نظر في الأمم المتحدة.
246. النظر إلى المنظمة من جانب أعضائها ومن جانب بقية منظمات أسرة الأمم المتحدة على أنها شريك نشيط ومفيد، يُساهم في التحليلات متعددة القطاعات لقضايا السياسات الرئيسية أمام منظومة الأمم المتحدة وفي المناهج المتعددة القطاعات التي يُطلب إتباعها على المستويات الوطنية والمجتمعية. زيادة فاعلية استخدام أموال سفر الموظفين، وتحقيق تناسق السياسات في مختلف المواقف في اجتماعات الأمم المتحدة. انتقاء المعلومات وتصفيتها من مجموعة واسعة من وثائق منظومة الأمم المتحدة وأنبائها بحيث تستطيع الوحدات المعنية أن تُتابع التطورات التي تهمها داخل المنظومة.
-عدد مرات تقديم المشورة
-عدد الاجتماعات التي شملها هذا العمل
-عدد وثائق الأمم المتحدة التي وقع عليها الاختيار ووزعت
247. ولم يكن من الممكن بعد تطبيق مبادئ النموذج البرامجي الجديد على البرنامج 1-3-2 الذي يشمل أعمال مكاتب الاتصال الخمسة، وهو ما سيُنفذ في أغلب الاحتمالات في برنامج العمل والميزانية المقبل.
| الكيان البرامجى | النطاق الزمنى | العنوان | برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004 | الخطة المتوسطة الأجل2007-2006 | الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008 | الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010 | مجموع الخطة المتوسطة الأجل |
| 1-3-2-1-0 | مستمر | الأمم المتحدة | 4.884 | 4.884 | 4.884 | 4.884 | 14.652 |
| 1-3-2-2-0 | مستمر | أمريكا الشمالية | 2.954 | 2.954 | 2.954 | 2.954 | 8.862 |
| 1-3-2-3-0 | مستمر | مكاتب الاتصال الأخرى | 2.651 | 2.651 | 2.651 | 2.651 | 7.953 |
| مجموع برنامج العمل | 10.489 | 10.489 | 10.489 | 10.489 | 31.467 | ||
| ناقصا الإيرادات الخارجية | 769 | 769 | 769 | 769 | 2.307 | ||
| صافى الاعتمادات | 9.720 | 9.720 | 9.720 | 9.720 | 29.160 | ||
| النمو الحقيقى | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
| صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى | 9.720 | 9.720 | 9.720 | 29.160 | |||
| النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية) | 0,0% | 0,0% | 0,0% | 0,0% | |||
