الجزء الثاني: برنامج العمل المتوسط الأجل

الباب السادس: الخدمات المشتركة

الكيان البرامجى	النطاق الزمنى	العنوان	برنامج العمل والميزانية للفترة 2005-2004	الخطة المتوسطة الأجل 2007-2006	الخطة المتوسطة الأجل 2009-2008	الخطة المتوسطة الأجل 2011-2010	مجموع الخطة المتوسطة الأجل
6-0-0-1-0	مستمر	الوثائق والسجلات المركزية وخدمات مستخدمي الاتصالات	8.944	0	0	0	0
6-0-0-2-0	مستمر	صيانة المباني	20.859	0	0	0	0
6-0-0-3-0	مستمر	التوريدات	6.915	0	0	0	0
6-0-0-4-0	مستمر	الأمن والنقل	7.753	0	0	0	0
6-0-0-P-1	مستمر	توفير الوثائق والسجلات المركزية وخدمات مستخدمي الاتصالات	0	7.605	7.605	7.605	22.815
6-0-0-P-2	مستمر	صيانة المباني	0	20.020	20.020	20.020	60.060
6-0-0-P-3	مستمر	التوريدات	0	6.526	6.526	6.526	19.578
6-0-0-P-4	مستمر	الأمن والنقل	0	7.510	7.510	7.510	22.530
الموارد اللامركزية			0	2.810	2.810	2.810	8.430
مجموع برنامج العمل			44.471	44.471	44.471	44.471	133.413
ناقصا الإيرادات الخارجية			385	385	385	385	1.155
صافى الاعتمادات			44.086	44.086	44.086	44.086	132.258
النمو الحقيقى				0	0	0	0
صافى الاعتمادات فى النمو الحقيقى				44.086	44.086	44.086	132.258
النمو فى صافى الاعتمادات (النسبة المئوية)				0,0%	0,0%	0,0%	0,0%

581. يغطي هذا الفصل الخدمات المشتركة، بما في ذلك البريد والحقيبة، وتوزيع الوثائق، والمحفوظات والسجلات، والتوريدات، والصيانة والأمن في المقر، تحت إدارة قسم الخدمات الإدارية.كما يغطي التكاليف المماثلة للخدمات المشتركة في المكاتب الإقليمية وشبه الإقليمية.وسوف يواصل قسم الشؤون الإدارية إدارة أنشطة التوريدات للمنظمة، وعمليات الصيانة المعتادة للبنية الأساسية والمرافق في المقر، وخدمات الأمن.وسوف يكون التحدي الرئيسي في الإبقاء على الخدمات في المستوى الذي يلبي الاحتياجات في ظل القيود المفروضة على الموارد.

582. ويغطي هيكل البرنامج المبين فيما يلي مجالات العمل الرئيسية ومع التركيز، تحت بند التوريدات، على تدريب الموظفين في المكاتب الميدانية المختلفة، وعلى بناء القدرات المؤسسية لدى شركاء المنظمة في التوريدات.

583. وفيما يتعلق بالبنية الأساسية والمرافق، قد يكون من المفيد ملاحظة أن التعامل سيكون على النحو التالي:

• وزارة المرافق والنقل الإيطالية لضمان تغطية تكاليف عمليات الصيانة الاستثنائية، بما في ذلك الأعمال الجديدة المتصلة بسلامة بيئة العمل بغرض إخضاع المقر بأكمله للقانون الإيطالي رقم 626. ومواقع العمل الجديدة المتوقعة في هذا الخصوص هي القاعة الرئيسية والمبنى C؛
• الدول الأعضاء التي قدمت مساهمات سخية لقاعات الاجتماعات والأماكن العامة التي تحمل اسمها، بغية استمرار دعمها من أجل صيانة وتجديد هذه الأماكن؛
• ممولون من القطاع الخاص للحصول على أموال إضافية، للعناية بالمقر وإدخال أجهزة تساعد على التوفير في الطاقة.

6-0-0-P-1: توفير الوثائق والسجلات المركزية وخدمات مستخدمي الاتصالات

المشاكل التي سيتصدى لها الكيان:

584. تتطلب المنظمة إدارة على أسس ثابتة للسجلات والمحفوظات العمومية، وكذلك للمحافظة على الذاكرة المؤسسية بالدرجة الكافية. كما تتطلب المنظمة دعم الاتصالات الداخلية والخارجية (البريد، والحقيبة وتوزيع الوثائق). وبالتالي، يغطي هذا الكيان الدعم الجاري لإدارة خدمات السجلات والمحفوظات، والبريد، والحقيبة وتوزيع الوثائق.

الفوائد المتوقعة:

585. تشمل الفوائد المتوقعة: (1) ضمان تلبية معايير المساءلة عن طريق حفظ السجلات بالشكل المناسب والحفاظ على الذاكرة المؤسسية؛ (2) توصيل وثائق ومطبوعات المنظمة بالطرق الفعالة التي يمكن الاعتماد عليها، بواسطة البريد، والحقيبة، وتوزيع الوثائق؛ (3) نظم رقمية لإدارة السجلات تساعد على تحسين إدارة المعارف الداخلية من خلال تعزيز حفظ السجلات وتقانات استرجاع المعلومات.

المخرجات الرئيسية/المؤشرات

• إدارة السجلات والمحفوظات

-أداء الخدمات في الوقت المناسب والاستخدام الفعال للتطبيقات الحاسوبية

-تقييم الأداء من خلال التقارير الإحصائية الدورية

6-0-0-P-2: صيانة المباني

المشاكل التي سيتصدى لها الكيان:

586. إن ضمان وجود أبنية المقر ومرافقه في حالة جيدة يعد من المقتضيات الأساسية لتيسير القيام بالعمليات وحُسن أداء البرامج والأنشطة المعتَمَدة. وهذا يشمل التقيد بالمعايير الصحية ومعايير السلامة المقررة، وتوفير خدمات إدارة المرافق في مباني المقر مثل النظافة، ومراقبة الأبواب، والتخلص من القمامة، والعناية بالحدائق؛ وصيانة المرافق؛ وتوريد الاحتياجات والمستلزمات الأساسية؛ والوفاء بشروط السلامة والأمن.

الفوائد المتوقعة:

587. بيئة عمل آمنة وتساعد على القيام بالعمل في مباني المقر.

المخرجات الرئيسية/المؤشرات

• خدمات إدارة الممتلكات وتأمين التجهيزات والخدمات

-رضاء المستخدمين (من واقع الاستقصاءات)

-التأكد من مستوى الجودة ومتابعة الأعمال من خلال الضوابط الداخلية المعتادة

-إدخال التحسينات باستمرار على المنشآت الفنية والمدنية بالمقر

-إعداد تقارير دورية عن الوضع

-تجديد المرافق القائمة في الأوقات المناسبة

-كفاية الخدمات والمستلزمات اللازمة لتشغيل مرافق المقر

-التقيد بشروط ومعايير الصحة والسلامة والأمن

-إجراء استقصاءات لتقييم المخاطر

6-0-0-P-3: التوريدات

المشاكل التي سيتصدى لها الكيان:

588. تعد التوريدات القائمة على المنافسة والشفافية من المهام الرئيسية فيما يتعلق بالحصول على الخدمات والسلع/المدخلات التي تحتاجها المنظمة لتنفيذ برنامج عملها بطريقة تحقق جدوى التكلفة.

الفوائد المتوقعة:

589. تسهيل توريد الخدمات والبضائع، واختيار أفضل العروض التي تلبي معايير الجودة المطلوبة.

المخرجات الرئيسية/المؤشرات

• وحدات المشتريات

-اختصار وقت تجهيز عمليات المشتريات

-تجهيز العقود في الوقت المناسب

-تحسين إعداد التقارير وجمع المعلومات

6-0-0-P-4: الأمن والنقل

المشاكل التي سيتصدى لها الكيان:

590. تحتاج المنظمة إلى توفير بيئة آمنة للموظفين والزوار. ومن المطلوب أيضاً توفير خدمات النقل للقيام بالمهام العاجلة، والاتصالات ولدعم تسيير الاجتماعات الرئيسية دون معوقات.

الفوائد المتوقعة:

591. بيئة عمل آمنة لموظفي المنظمة، وخصوصاً فيما يتعلق بالتهديدات المحتملة على المؤسسات الدولية.

المخرجات الرئيسية/المؤشرات

• خدمات الأمن والسلامة ومساعدة الموظفين