لجنة المالية

مقدمة

1- يقدم هذا التقرير معلومات حديثة تستكمل "التقرير عن سير العمل في نظم المعلومات الإدارية" الذي عُرض على لجنة المالية في دورتها السابعة بعد المائة في مايو/أيار 2004.

أولا - نظم أوراكل المالية

2- سار العمل قُدما خلال الفترة من فبراير/شباط 2004 إلى يونيو/حزيران 2004، في المجالات التي حددت في التقرير الذي قدم إلى لجنة المالية في مايو/أيار 2004. وشملت مجالات العمل الرئيسية على نحو محدد، ما يلي:

(أ) التطوير المجدد للنظام المحاسبي الميداني: تمت صياغة ميثاق المشروع وسيبدأ الآن قسم الشؤون المالية في تحليل متطلبات الأعمال وإعداد مواصفات للنظام الجديد.
(ب) التطورات في تطبيق حسابات المدفوعات: تركز العمل على إدخال مزيد من التحسينات فيما يتصل بالملفات الرئيسية لمعلومات البائع والمعلومات المصرفية. وسيتواصل هذا العمل وسيستكمل بأنشطة تركز على استخدام تدفقات العمل الالكترونية لدعم عمليات وإجراءات حسابات المدفوعات.
(ج) تطوير تقارير الرصد البيني: تواصل العمل في توثيق الربط البيني وإعداد تقارير لتوفير التأكيد الايجابي بالأداء السليم للربط البيني لتلك المجالات التي لم يكتمل وضع مواصفاتها أو حيثما أمكن تحديد مجالات تحسين التقارير الموجودة.
(د) إعداد وإصدار المرشد المحاسبي الجامع للمنظمة: تواصل العمل على استعراض ومراجعة السياسات والإجراءات المالية الحالية، وإعداد وثائق أخرى ضرورية لتكوين مرشد محاسبي شامل للمنظمة.
(هـ) مزيد من تطوير مستودع البيانات: اكتمل العمل على تحليل وتطوير مستودع البيانات لتيسير تنفيذ وظائف إعداد التقارير استنادا إلى المعلومات المستخلصة من حسابات المقبوضات، المشتريات PO، والنظم الفرعية للموارد البشرية والأصول الثابتة.
(و) تقارير الاشتراكات المجزأة: تواصل العمل على استحداث تقارير جديدة لدعم متطلبات المنظمة وأمناء الميزانية لرصد موارد البرنامج العادى.
(ز) تحسين استخدام الوظيفية المعيارية في إجراءات أعمال المشتريات: بدء إجراء استعراض لإجراءات أعمال إدارة التوريدات ومواصفات تغييرات النظام لتحسين استخدام وظيفة الإصدار 11(i) لنظم أوراكل المالية الحالية، جنبا إلى جنب مع المواصفات لتحسين إعداد التقارير وتحليل البيانات.

القضايا والتعليقات

3- يمول التطوير المجدد للنظام المحاسبى الميدانى من المتأخرات حسبما وافق عليه المؤتمر في قراره 6/2001. ونظرا للنطاق المحتمل لمتطلبات العمل وأن المشروع لم يبدأ إلا من عهد قريب، لربما لن يتسنى التسليم الكامل، بنهاية الفترة 2004-2005، لذلك الجزء من المشروع الممول من المتأخرات. ومن المقترح، بناء عليه، ترحيل أى رصيد لم ينفق على المشروع إلى عام 2006.

ثانيا – نظام دعم تخطيط البرامج وتنفيذها وتقييمها

4- يمكن الإبلاغ، عن هذه النقطة الوسيطة من فترة التخطيط الحالية، عن تحقيق تقدم باهر مقابل خطة العمل التي وافقت عليها جماعة العمل المشتركة بين المصالح لنظام بيرس، وعرضت على لجنة المالية في مايو/أيار 2004.

(أ) مستوى الميزانية المعتمدة لبرنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004-2005: استخدم نظام بيرس لتجميع وتحليل التعديلات على برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2004-2005 على أساس مستوى الميزانية المعتمدة، ولتجميع الوثائق المطلوبة (FC 107/14).
(ب) تخطيط العمل: وضع النموذج الجديد لتخطيط العمل موضع التطبيق في يونيو/حزيران، إثر الإفراج عن المخصصات المعدلة لعام 2004 في نظام بيرس، كجزء من مجموع أدوات مديري البرامج في المصالح.
(ج) التقييم السنوى وتقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003: أصدر في منتصف أبريل/نيسان النموذج الجديد للتقييم السنوي/تقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003، واستخدم في إعداد تقييمات موجزة لجميع كيانات البرامج الفنية، كما استخدم من خلال عملية متكاملة، في جمع البيانات اللازمة لإعداد تقرير تنفيذ البرامج للفترة 2002-2003 (C 2005/8).
(د) الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2006-2011: أمكن بفضل الميزات الموسعة في نموذج نظام بيرس للخطة المتوسطة الأجل إعادة صياغة البرامج "غير الفنية" في إطار النموذج البرامجى الجديد المرتكز إلى النتائج. واكتملت في يوليو/تموز أعمال تجميع واستعراض مقترحات الخطة بشأن جميع البرامج.
(هـ) رصد الميزانية المؤسسية والتنبؤ بها: يتواصل العمل على تحليل المتطلبات المرتكزة على الأدوار، وسيكون أولوية لما تبقى من عام 2004. علاوة على ذلك، تعكف ثلاث جماعات عمل تابعة للجنة البرامج الميدانية، على تحليل إطار السياسات لتخطيط البرامج الميدانية ورصدها. وكما أشير إليه في التقرير السابق، من المستبعد أن يبدأ، في نطاق فترة التخطيط الحالية، أي عمل لتطوير النظام في هذا المضمار، نظرا لما تتسم به قضايا الدمج من تعقيد.
(و) التفاعل بين البرنامج العادى والبرنامج الميداني: من المحتمل أن تتدارس لجنة البرامج الميدانية في نطاق فترة التخطيط قضية إدراج الاستراتيجيات القطرية في نظم التخطيط المؤسسى مثل نظام بيرس. كما تعالج هذه المسألة في توصيات التقييم المستقل لتطبيق اللامركزية في المنظمة، الذي تتدارسه الدورتين الحاليتين للجنتي البرنامج والمالية (FC 108/18). واستنادا إلى حصيلة هذه المداولات المختلفة، يمكن توضيح طبيعة الدمج المطلوب للرصد والتنبؤات بين نظام بيرس ونظام إدارة البرنامج الميداني، مما يسمح ببدء عمل تحليلي وتصميمي نوعي.
(ز) الإدماج مع نظام إدارة الموارد البشرية في أوراكل: بدأ في أبريل/نيسان تحليل نقاط الإدماج بين نظامي بيرس وإدارة الموارد البشرية في أوراكل، حيث يشارك مكتب البرنامج والميزانية والتقييم في جماعات مسار العمل لنظام إدارة الموارد البشرية أثناء المرحلة الحالية للتحسينات في نظام إدارة الموارد البشرية.

5- إن تخطيط الفترة القادمة يكتسى أهمية عظمى، نظرا لأن أموال المتأخرات لنظام بيرس ستنفد قبل نهاية سبتمبر/أيلول 2005. وبالتالي، وفي ظل عدم توافر موارد إضافية، يجب البلوغ بنظام بيرس إلى حالة مستدامة من التطوير خلال تلك الفترة، مع تحقيق أكبر قدر ممكن من أهداف المشروع.

ثالثا – نظام أوراكل لإدارة الموارد البشرية

6- تحقق تقدم طيب في إنجاز خطط العمل للفترة فبراير/شباط 2004 - يناير/كانون الثاني 2005. فتوثيق الإجراءات الحالية للأعمال المتعلقة بالموارد البشرية أوشك على الانتهاء، حيث انصب النشاط الرئيسى في الفترة أبريل/نيسان – سبتمبر/أيلول 2004 على تحديد التغييرات اللازمة لتبسيط إجراءات العمل هذه. كما تحقق تقدم في صياغة مقترحات التحسين، وجرت مناقشة الإجراءات مع مجلس المشروع ولجنة إدارة مشروع أوراكل للإسراع في الاستعراض واتخاذ القرار بشأن مقترحات تبسيط العملية.

7- وحال الانتهاء من الخطوات المذكورة أعلاه، سيبدأ المشروع تحليل الفجوة. وستفحص هذه المرحلة بالتفصيل الوظيفة المعيارية اللازمة حزمة أوراكل لدعم تحسين إجراءات عمل الموارد البشرية. ومن المنتظر الانتهاء منها في نهاية الربع الأول من عام 2005.

8- كانت لجنة المالية قد أبلغت في مايو/أيار 2004 بأن تقديرات تكاليف المشروع تبلغ 19 مليون دولار أمريكى، بعجز يبلغ 000 021 دولار أمريكى. وعقب تحليل الفجوة، سيتم تأكيد الوظيفة التي ينبغي إدراجها في النظام النهائي وكذلك تقديرات التكاليف ذات الصلة، مع أصحاب الشأن في المشروع. وستعرض نتائج مرحلة تحليل الفجوة على لجنة المالية فى التقرير المقدم في مايو/أيار 2005، مترافقة مع النطاق النهائى وتقديرات التكاليف. كما ستقدم تقديرات تكاليف ما بعد التنفيذ.

9- وكما أبلغت به لجنة المالية في دورتها السابعة بعد المائة في مايو/أيار 2004، وتمشيا مع أسلوب تحديث التطبيقات الذي تتبعه مؤسسة أوراكل ومقدمي حزمة البرامجيات الأخرى، يتوجب على المنظمة تحديث تطبيقات النظم المالية لأوراكل بصورة دورية. ومن المقرر أن ينجز ذلك، في المعتاد، كل أربع سنوات في المنظمة. وكان التحديث السابق قد أنجز في 2002، وبالتالي لن يتم التحديث المقرر التالى للنظم المالية لأوراكل قبل عام 2006. بيد أن منظمة العمل الدولية كلفت مؤسسة أوراكل بإدخال عدد من التحسينات الرئيسية على حزمة إدارة الموارد البشرية في أوراكل من أجل أن تتطابق بصورة وثيقة مع الممارسات والإجراءات المرعية فى الأمم المتحدة. وموقف المنظمة يتيح لها الاستفادة من هذه التحسينات، إلا أن هذه التحسينات لن تكون متاحة إلا في إصدار متأخر من برامجيات أوراكل بعد عملية التحديث في المنظمة في 2002. والنظم المالية ونظم إدارة الموارد البشرية في أوراكل هما حزمة مدمجة، مما يستلزم تحديثا مبكرا عما كان مقررا للنظم المالية لأوراكل فى عام 2005. وستعرض التبعات المالية لهذه العملية على لجنة المالية في مايو/أيار 2005.

10- وكما أبلغت به لجنة المالية فى مايو/أيار 2004، فإن الموعد الجديد المستهدف لتنفيذ المشروع هو نهاية عام 2006. وأعيد ترتيب مراحل المصروفات المتوقعة من متأخرات الولايات المتحدة المخصصة للمشروع على مدى سنوات 2004، 2005 و2006، على النحو المبين أدناه.

11- ويستلزم هذا الترتيب ترحيل الرصيد غير المنفق من أموال المتأخرات، ويقدر بنحو 000 900 2 دولار أمريكي، إلى عام 2006. وبالتالي، فقد أدرج المشروع في الميزانية الرأسمالية.

12- ويجرى العمل على دراسة مجالات تخفيض التكاليف. وقد أنجزت بعض التخفيضات، بينما لا تزال أخريات قيد الدراسة:

• سيتبع مكون تدريـب المستخدمـين "أسلـوب تدريب المدربيـن" لاحتـواء التكاليـف لزيادة تركيز الموارد المتاحة، حيث ستمول تكاليفه من أموال برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2006-2007 المخصصة لتنمية مهـارات الموظفيـن في المنظمة. وهو ما من شأنه أن يقلل تقديرات تكاليف المشروع من 19 مليون دولار إلى 000 500 17 دولار.
• كانت التقديرات الأصلية لاستعراضات تأكيد الجودة، التى تشكل جزءا من منهجية المشروع، تبلغ 000 500 دولار. وخلص مجلس المشروع إلى أن الاستثمار في تأكيد الجودة أساسي ولا ينبغي أن يتعرض لتخفيض شديد. ويتوخى النهج الجديد لتأكيد الجودة إعداد تقريرين كل سنة عن أنشطة المشروع، بما في ذلك قسم هام من الاستعراض الأول لتأكيد الجودة في 2004، زائدا تقرير ما بعد التنفيذ – أى ما مجموعه ستة تقارير. ويقل هذا عما كان مقررا في الأصل، كما ينتظر أن تكون التكاليف أقل مما كان مدرجا في الميزانية في الأصل.
• جرى استعراض حلول أخرى تبنتها وكالات أخرى في الأمم المتحدة، وعلى الأخص منظمة العمل الدولية، بغرض إعادة استخدمها في نظام إدارة الموارد البشرية في المنظمة، مع ما ينطوي عليه من وفورات محتملة في تكاليف مكونات النظام المتكامل وتوسيعه.
• تواصل المنظمة استكشاف السبل لتخفيض تكاليف الوحدة في الجزء الخاص بتطوير النظام بتغيير موقع أنشطة تطوير النظام إلى موقع جغرافى أقل تكلفة. وهناك دراسة صارمة لأسعار السوق – تكاليف البنية الأساسية، ترتيبات الإشراف، الاستدامة والتكاليف الجارية.
• ناقش مجلس المشروع مسألة التنفيذ المرحلي، إلا أن اتخاذ القرار تأجل إلى حين الانتهاء من مرحلة تحليل الفجوة. وأشار المجلس إلى أن مشروع نظام إدارة الموارد البشرية مكون جوهرى في إصلاح إدارة الموارد البشرية في المنظمة، وأن الاقتصار على تنفيذ جزء فقط من هذه الوظيفة سيضر بقدرة المنظمة على الوفاء بالتزاماتها في مجال إدارة الموارد البشرية. كما أن التنفيذ المرحلي قد يؤدى إلى ارتفاع تكاليف المشروع عموما، وإن يكن ذلك خلال إطار زمنى أطول.

13- ومن المنتظر أن يصدر القرار بشأن تخفيضات التكاليف فى الربع الأخير من عام 2004، مترافقا مع حساب دقيق لتكاليف المشروع في أعقاب الانتهاء من مرحلة تحليل الفجوة، مما سيتيح للمشروع إمكانية تحديد التكاليف النهائية للمشروع وتقديم تقرير كامل إلى لجنة المالية في مايو/أيار 2005.