لجنة المالية

تدعو الأمانة أعضاء المجلس الذين يرغبون في إبداء بعض الملاحظات أو لديهم استفسارات تتعلق بمحتوى هذه الوثيقة الاتصال بموظفي برنامج الأغذية العالمي المذكورة أسماؤهم أدناه، ويفضل أن يتم ذلك قبل ابتداء دورة المجلس التنفيذي بفترة كافية.

رقم الهاتف: 066513-2700

Mr S. Sharma

مدير شعبة المالية (FS):

رقم الهاتف: 066513-2230

Mr A. Diaz

رئيس فرع الحسابات (FSA):

الرجاء الاتصال بمشرف وحدة التوزيع وخدمات الاجتماعات إن كانت لديكم استفسارات تتعلق بإرسال الوثائق المتعلقة بأعمال المجلس التنفيذي أو استلامها وذلك على الهاتف رقم: (066513-2328).

تقرير المراجعة

التوصيات

تم التنفيذ

التنفيذ جار

التقرير المطول عن الحسابات المراجعة للفترة المالية 2002- 2003

8

1

7

استراتيجية الموارد البشرية

5

1

4

العمليات الجوية

9

3

6

تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها

7

1

6

التسيير والإدارة

4

2

2

توصية المراجع الخارجي
(في تقرير المراجعة للفترة 2000-2001)

الأهمية

الإطار الزمني

استجابة البرنامج والإجراءات المتخذة
أو التي ستتخذ حتى 31/7/2003

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ
حتى 30/6/2003

المسائل المالية

طرق تقدير قيمة السلع

نكرر توصيتنا السابقة الداعية إلى تصميم وتنفيذ إجراء شامل، بما في ذلك تعريف أشد دقة لما يشكل فاتورة من الجهات المانحة تمتثل لأحكام المادة الثالثة عشرة-6 من اللائحة العامة والمادة الرابعة بعد المائة-2 من اللائحة المالية. [الفقرة 15]

مهمة

قبل نهاية 2002

يجري إعداد كتيب مالي شامل يضم هذه الأحكام؛ ومن المنتظر إنجاز الكتيب المذكور بحلول نهاية عام 2003.

سيشمل مشروع الدليل المالي الموحد، الذي سيصدر قبل نهاية 2004، الإجراءات الخاصة بتحديد قيمة المساهمات المقدمة عينا وتعريف عبارة ’’فاتورة الجهات المانحة‘‘.

مساهمات أصدقاء البرنامج

بالنظر إلى عزم البرنامج على توليد المزيد من التمويل من القطاع الخاص نوصي بوضع سياسات ومبادئ توجيهية مفصلة بهذا الصدد. وبما أنه قد تكون للموضوع آثار على تكاليف الدعم غير المباشر، كما في حالة منظمة "أصدقاء البرنامج"، فإن من الواجب استشارة المجلس التنفيذي قبل إصدار السياسات آنفة الذكر.وقد أشار البرنامج إلى أن ذلك سيكون إحدى القضايا التي ستثار فيما يتعلق بسياسات الموارد والتمويل طويل الأجل [الفقرة 22]

مهمة

بحلول نهاية 2003

رُسمت معالم السياسات المتصلة بعلاقة البرنامج مع القطاع الخاص في وثيقة "قضايا السياسات المالية" التي أقرها المجلس التنفيذي في دورته السنوية عام 2003. وتعمل وحدة جمع التبرعات على إعداد خطوط توجيهية مفصلة.

عرضت المبادئ قيد النظر المتعلقة بمشاركة القطاع الخاص على المجلس، كما بحثت في اجتماع مشاورات غير رسمي في 5 مايو/ أيار 2004. وتمت الاستجابة لطلب الحصول على مزيد من المعلومات في مشاورات أخرى عقدت في 1 يوليو/ تموز 2004. ونتيجة لهذه المشاورات ستوضع المبادئ التوجيهية في صيغتها النهائية وتوزع على الموظفين للاسترشاد بها في سبتمبر/ أيلول 2004، وسوف يستمر إجراء البحوث كما سينفذ تحليل الإدارة.

الفوائد

نوصي بإصدار التعليمات المحاسبية الجديدة بشأن حساب الفائدة على الفور. [الفقرة 29]

جديرة بالاهتمام

قبل نهاية عام 2002

يجري العمل على دمج إجراءات المحاسبة المتعلقة بالاحتساب الآلي وتدوين فوائد حسابات الأمانة والحسابات الخاصة في الكتيب المالي الشامل الجديد الذي يُنتظر إنجازه بحلول نهاية عام 2003.

يخصص عائد الفوائد من الشركات إلى مختلف حسابات أموال الأمانة والحسابات الخاصة باستخدام نظام (WINGS) كل ستة أشهر. وستدرج الإجراءات في الدليل المالي.

المطابقة المصرفية

نوصي ببذل قصارى الجهد لاختصار فترات التأخر الملحوظة حالياً في عملية المطابقة المصرفية. [الفقرة 39]

مهمة

على وجه السرعة

يجري استخدام تقريرين جديدين دخلا مرحلة التنفيذ في نظام WINGS لرصد حالة مطابقة الحسابات المصرفية في النظام المذكور وعدد وعمر البنود القائمة التي تحتاج إلى تصفية.
أصدر قسم المالية في 20 يونيو/حزيران تعليمات إلى جميع مديري المكاتب الإقليمية، والقطرية، ومكاتب الاتصال وجميع مسؤولي المالية بشأن متطلبات المطابقة والإبلاغ.
صدرت الخطوط التوجيهية المتعلقة بإقفال حسابات الفترة المالية في أغسطس/آب عام 2003 لضمان إنجاز عمليات المطابقة المصرفية قبل إعداد الكشوف المالية لفترة 2002-2003.

تجرى المطابقة الشهرية للحسابات المصرفية، وأصبحت هذه العملية أكثر سهولة بعد إصدار دليل التدريب على استخدام نظام WINGS في تحميل القوائم المصرفية ومطابقتها.
وأصبحت إجراءات رصد المطابقة المصرفية تطبق حاليا في المكاتب القطري والمكاتب الإقليمية والمقر.

الرقابة عن الحسابات المصرفية الميدانية

نوصي بأن يقوم فرع الدعم الميداني بصورة منتظمة بمطابقة قائمته الحسابات المكاتب القطرية مع المكاتب القطرية المعنية. وبالإضافة إلى ذلك فإننا نوصي بتذكير المكاتب القطرية بقواعد دليل المحاسبة للمكاتب القطرية. [الفقرة 42]

مهمة

على وجه السرعة

يجري تحديث قائمة الحسابات المصرفية الميدانية بصورة متواصلة لتعزيز رصد عمليات المطابقة المصرفية.

خلصت حلقة عمل عقدت مؤخرا لكبار موظفي المالية في المقر والمكاتب الإقليمية إلى أنه يتعين على المكاتب الإقليمية أن تتولى الإشراف على المهام المالية في المكاتب القطرية التابعة لها. واعتبارا من يونيو/ حزيران 2004، بصفة خاصة، سيتولى موظفو المالية في المكاتب الإقليمية المسؤولية عن رصد وتحديث قائمة الحسابات المصرفية، وتحديث الكشوف المالية في المقر تبعا لذلك.

الأموال النقدية في حسابات الأمانة

نوصي بما يلي :
× التحقيق في الفوارق القائمة إلى حين تسويتها تماما.
× ينبغي إجراء عملية المطابقة بين الأصول والخصوم بصورة منتظمة.
× على نحو ما هو وارد من تعليمات في تعميم المدير التنفيذي فإن من الواجب تعيين مراجعين خارجيين محليين لمراجعة هذه الأموال كل سنة. [الفقرة 43]

مهمة

على وجه السرعة

سيُطلب إلى المكاتب القطرية، في إطار استراتيجية الإقفال للفترة 2002-2003، ضمان مطابقة أصول وخصوم الأموال النقدية عند الإقفال في 30 سبتمبر/أيلول عام 2003.
كما سيُطلب إلى المكاتب القطرية ضمان قيام مراجعي حسابات خارجيين محليين بمراجعة الأموال النقدية.

كجزء من مهمة الإشراف المالي سيتولى موظفو المالية في المكاتب الإقليمية المسؤولية أيضا عن رصد ومطابقة الأموال النقدية ومراجعتها سنويا.

عدد الحسابات (الجدول البياني للحسابات في نظام (WINGS)

نوصي بإجراء استعراض بهدف تبسيط الجدول البياني للحسابات. [الفقرة 48]

مهمة

على وجه السرعة

تم تبسيط الجدول البياني للحسابات حتى هذا التاريخ عبر ما يلي: (1) إرساء إجراءات للفتح والإقفال، (2) وقف/إلغاء الحسابات غير المستخدمة، (3) تجميع الحسابات المترابطة عبر جدول تنظيمي.
وسيُدرج وصف تفصيلي وعينة من قيود المحاسبة في الكتيب المالي الشامل الجديد الذي سيُنجز بحلول نهاية عام 2003.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى لتبسيط الجدول البياني للحسابات
سيصدر الدليل المالي الموحد قبل نهاية 2004.

حسابات الإرساليات العاجلة وغرامات التأخير

نوصي بتسوية البنود التي ما تزال قائمة بأقصى سرعة وتنفيذ عملية مطابقة شهرية بعد ذلك. ونوصي كذلك بأن يتم على الفور إصدار توجيه إداري عن "سياسات وإجراءات غرامات التأخير والإرساليات العاجلة". [الفقرة 49]

مهمة

على وجه السرعة

تم إنجاز عملية مطابقة كاملة لقواعد بيانات WINGS ودائرة النقل البحري.
صدر توجيه مشترك (OT2003/001 OD2003/002 FS2003/004) في 10 أبريل/ نيسان عام 2003.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

حسابات التأمين

نوصي بأن يستعرض مكتب المراجعة الداخلية خطة تدابير مفصلة لإصدار إجراءات المحاسبة المتعلقة بحسابات التأمين، وأن يتم استعراض التقدم المحرز بانتظام بعد ذلك. [الفقرة 52]

مهمة

على وجه السرعة

تمت الآن تصفية حسابات التأمين المعنية وتعديلها في السجلات.
يجري حالياً تطوير نظام جديد للرصد والمحاسبة فيما يتعلق بمطالبات التأمين ومن المنتظر أن يدخل مرحلة التشغيل بحلول نهاية عام 2003. وسيُربط هذه النظام بنظام WINGS وسيستخدم قاعدة بيانات WINGS.

ليس مطلوب اتخاذ إجراءات أخرى بشأن تسوية حسابات التأمين.
تم وضع نظام جديد للرصد والمحاسبة المتعلقة باستحقاقات التأمين ويجرى اختباره بشكل نهائي. وسيتم إصداره في الفصل الأخير من عام 2004

أموال استحقاقات الموظفين

نكرر توصيتنا السابقة الداعية إلى الحصول على معلومات دقيقة عن الخصوم المستحقة للموظفين المحليين لبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي لإدراجها على النحو المناسب في الكشوف المالية للفترة 2002-2003. [الفقرة 53]

جديرة بالاهتمام

لإقفال الفترة 2002-2003

يجري تنفيذ تقدير قيمة الخصوم الإكتوارية فيما يتعلق بالموظفين المحليين وذلك لإقفال فترة السنتين.

استخدمت أمانة البرنامج القالب الذي حصلت عليه من برنامج الأمم المتحدة الإنمائي في تقدير الخصوم المستحقة الواردة في مذكرة الإدراج في الكشوف المالية للفترة 2002- 2003.

سياسات محاسبية مختلفة لإيرادات ونفقات ميزانية دعم البرنامج والإدارة

نوصي بأن يواصل البرنامج جهوده لتسجيل إيراداته ومصروفاته على حد سواء على أساس الاستحقاق. [الفقرة 64]

أساسية

للفترة 2004-2005 كحد أقصى

يجري تنفيذ السياسة الجديدة بشأن استحقاق الدخل في عرض الكشوف المالية للفترة 2002-2003.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

نفقات ميزانية دعم البرنامج والإدارة

نوصي بطرح وثيقة شاملة عن مصروفات دعم البرامج والإدارة على المجلس التنفيذي لاستعراضها على وجه السرعة، أو على الأقل قبل إعداد ميزانية الفترة المالية 2004-2005.بفترة كافية [الفقرة 68]

مهمة

في عام 2003

سيتم تنفيذ أي تغييرات في إطار السياسات المالية بالترافق مع الخطة الإستراتيجية وخطة الإدارة، على نحو ما يقرر المجلس التنفيذي. وتُعنى خطة الإدارة للفترة 2004-2005 بطبيعة مصروفات دعم البرامج والإدارة.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

المسائل الإدارية

إدارة الخزانة

عضوية لجنة الاستثمار في البرنامج

نوصي بأن تضم لجنة الاستثمار مزيداً من الأعضاء من الفنيين المتمرسين وأصحاب الخبرة العملية في شؤون الخزانة. [الفقرة 91]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

تم ضم أمين خزانة منظمة الأغذية والزراعة إلى عضوية لجنة الاستثمار في البرنامج في ديسمبر/كانون الأول عام 2002.

بالإضافة إلى أمين خزانة منظمة الأغذية والزراعة اشترك ممثل للبنك الدولي بصفة مستشار استثماري كعنصر خارجي في اللجنة اعتبارا من يوليو/ تموز 2004

النظام الداخلي

وتعزيزاً لقيمة خطة العمل السنوية للجنة كأداة فإننا نوصي ببذل الجهود لاعتماد هذه الخطة قبل بدء العام. [الفقرة 95]

جديرة بالاهتمام

اعتباراً من خطة عام 2003 فما بعد

اعتمدت لجنة الاستثمار في اجتماعها الخامس عشر في 20 يناير/كانون الثاني عام 2003 خطة عملها السنوية لعام 2003.

اعتمدت اللجنة خطة العمل السنوية في اجتماعها المعقود في يناير/ كانون الثاني 2003.

نوصي بالنهوض بإعداد اجتماعات لجنة الاستثمار بما يتيح توزيع جدول الأعمال المؤقت والوثائق في المواعيد المناسبة. [الفقرة 96]

جديرة بالاهتمام

على وجه السرعة

تصدر جداول أعمال لجنة الاستثمار والوثائق ذات الصلة في مواعيدها. ويُرسل جدول الأعمال المؤقت إلى أعضاء اللجنة قبل أسبوع على الأقل من الاجتماع العادي المقرر. وتُوزع الوثائق المتصلة بجدول الأعمال المؤقت قبل خمسة أيام على الأقل من الاجتماع المقرر.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

نوصي بالإصدار الفوري لمحاضر اجتماعات لجنة الاستثمار تمشياً مع أحكام النظام الداخلي المشار إليه أعلاه. [الفقرة 97]

جديرة بالاهتمام

على وجه السرعة

تصدر محاضر اجتماعات لجنة الاستثمار على الفور، وذلك عادة بعد خمسة أيام عمل من انتهاء كل اجتماع.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

التقرير السنوي للجنة الاستثمار

بما أن تعميم المدير التنفيذي لا يحتوي على أي أحكام تتصل بموعد رفع التقرير السنوي للجنة الاستثمار ولا عن فحواه، فإننا نوصي بإدراج ذلك. [الفقرة 98]

جديرة بالاهتمام

على وجه السرعة

صدر التقرير السنوي للجنة الاستثمار لعام 2002 في 28 أبريل/نيسان عام 2003، وفقاً لقرار هذه اللجنة المتخذ في اجتماعها الفصلي الأول لعام 2002 في 19 أبريل/نيسان عام 2002، والقاضي بإصدار التقرير السنوي بحلول نهاية أبريل/نيسان من كل عام.

صدر التقرير السنوي للجنة لعام 2003 في 29 أبريل/ نيسان 2004

الترتيبات المصرفية في مقر البرنامج

نوصي بأن يتم، ورهناً بنتائج استعراض الترتيبات المصرفية، إصدار طلب تقديم عروض لخدمات الإدارة النقدية وفقاً لأحكام المادة الثانية عشرة بعد المائة-17 من اللائحة المالية. [الفقرة 110]

أساسية

قبل منتصف عام 2003

يجري القيام باستعراض لتقدير الترتيبات المصرفية القائمة ولتقييم الخدمات المتلقاة على أساس معايير القطاع المصرفي والممارسات المثلى.

تم إجراء الاستعراض المصرفي. وأفاد الخبير الاستشاري بأن الترتيبات المصرفية الجارية تلبي احتياجات البرنامج وأن الإجراءات التي تطبقها الخزانة تتفق وأفضل الممارسات في المنظمات الأخرى.

الترتيبات المصرفية الميدانية

نوصي، وكجزء من الاستراتيجية المصرفية الشاملة المشار إليها آنفاً، بأن يواصل البرنامج التوسع في الحسابات المصرفية الصفرية. [الفقرة 111]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

أبرم فرع الخزانة اتفاقات مع مصرفي ستاندرد تشارترد بانك وسيتي بانك لتوسيع الحسابات المصرفية الصفرية بحيث تغطي 22 مكتباً ميدانياً إضافيا. وقد تم النشر الأول للنظام في أبريل/نيسان عام 2003 في كل من زمبابوي وتنزانيا، ثم بعد ذلك في الأردن، وسورية، والعراق في يونيو/حزيران عام 2003. ومن المزمع إتمام عملية النشر في بقية المكاتب في سبتمبر/أيلول عام 2003.

اعتبارا من 30 يونيو/ حزيران 2004 تم تعميم الحسابات المصرفية الصفرية والمعاملات المصرفية الإلكترونية في 21 بلدا. ومن المستهدف تعميمها في 18 بلدا آخر في 2004.

ترتيبات جهة الإيداع

بما أن عوائد الأموال المستثمرة في صندوق الأسواق النقدية الذي تديره جهة الإيداع الرئيسية الحالية كانت أقل من العوائد التي حققها مديرو الاستثمار، فإننا نوصي بإبقاء مستوى هذه الأموال في الحد الأدنى وبتنظيم عملية تنافسية لهذه الخدمة. ونظرا لأن المناقصة السابقة لتعيين جهة الإيداع الرئيسية قد نظمت منذ خمس سنوات، فإننا نوصي بتنظيم عملية تنافسية جديدة في هذا المجال في المستقبل القريب.[114]

أساسية

قبل منتصف عام 2003

يجري الحفاظ على المستوى الأدنى المطلوب البالغ نحو عشرة أيام في صندوق الأسواق النقدية.
وتقوم لجنة الاستثمار بمعالجة أمر انتقاء جهة الإيداع الرئيسية، وإصدار طلب عروض، أو الاحتفاظ بجهة الإيداع الحالية.

يجرى الحفاظ على المستوى النقدي باستمرار.
وقد جددت اتفاقية خدمات الإيداع العالمية لمدة ثلاث سنوات تنتهي في يناير/ كانون الثاني 2007 على أساس الخدمات المرضية التي تقدمها جهة الإيداع الحالية للبرنامج والتجربة الجيدة للصندوق الدولي للتنمية الزراعية ومنظمة الصحة العالمية في اختيار نفس جهة الإيداع على أساس تنافسي وعلى أساس أن أسعار الخدمات مناسبة. وقد أخذ القرار الخاص بتمديد عقد الاتفاقية لفترة أخرى مدتها ثلاث سنوات في اعتباره مشورة اللجنة الاستشارية لمنظمة الأغذية والزراعة بشأن الاستثمار على أساس مزايا الاحتفاظ بجهة الإيداع الحالية طالما أنها تؤدي الخدمات التي يطلبها البرنامج. غير أن طلب العروض سيصدر في منتصف 2005 بما يتيح وقتا كافية لتنفيذ اتفاقية الإيداع العالمية الجديدة اعتبارا من بداية يناير/ كانون الثاني 2007.

المبادئ التوجيهية للاستثمار

نوصي بأن يكتسب التعميم المتعلق بالاستثمارات طابعاً أكثر شمولاً من خلال العناية، على وجه الخصوص، بالقضايا المتصلة بالمعيار وبنوعية وسائل الاستثمار. [الفقرة 128]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

ناقشت لجنة الاستثمار المبادئ التوجيهية للاستثمار وقامت بتعديلها في أوائل عام 2003؛ وستخضع هذه المبادئ لمزيد من الاستعراض في مجرى انتقاء مديري استثمار جدد. وتم إعداد مبادئ توجيهية جديدة للاستثمارات طويلة الأجل.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

الاستثمارات طويلة الأجل للخطط الخاصة بالموظفين وخطة نهاية الخدمة والصندوق الاحتياطي للتعويضات

بما أن منظمة الأغذية والزراعة لن تكون في وضع يسمح لها في المستقبل القريب بتنفيذ الاستراتيجية الأقل خطراً التي فكَّرت في تنفيذها على مدى السنوات الأربع الماضية، فإننا نوصي بأن يتسلم البرنامج من المنظمة وظيفة إدارة استثماراته طويلة الأجل في أقرب موعد ممكن. [الفقرة 145]

أساسية

في أقرب وقت ممكن

تسلَّم البرنامج في أكتوبر/تشرين الأول عام 2002 وظيفة إدارة الأموال طويلة الأجل التي كانت تضطلع بها منظمة الأغذية والزراعة قبلا.
وفي 1 أبريل/نيسان عام 2003 اختارت لجنة الاستثمار اثنين من مديري الاستثمار لتولى أمر الأوراق المالية طويلة الأجل وذات العائد الثابت والأوراق المالية للأسهم العالمية. وقد أُبرمت العقود مع هذين المديرين في يونيو/حزيران عام 2003، وتم استثمار مبلغ 65 مليون دولار.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

الاستعراض الإكتوارى

نوصي بأن يتم التخطيط لعمليات التقييم الاكتواري ودراسات الأصول/الخصوم في المستقبل مبكرا بما يتيح الوقت اللازم لانتقاء مكتب خبير اكتواري عبر مناقصة تنافسية وإدراج النتائج في الكشوف المالية المزمع تقديمها للمراجعة. [151]

أساسية

للفترة المالية 2002-2003

سيُستكمل التخطيط للتقييم الإكتواري ودراسات الأصول/الخصوم بحلول النصف الثاني من عام 2003، بغرض إدراج أحدث تقييم إكتواري في حسابات الفترة المالية 2002-2003.

تم إعداد الدراسة الاكتوارية في مارس/ آذار 2004، أي في وقت مناسب يسمح بإدراج النتائج في الكشوف المالية للفترة 2002-2003.

سياسات إدارة العملات ووسائل تحديد أسعار الصرف

نوصي بالتالي:

× على لجنة الاستثمار إعداد دراسة شاملة عن نطاق وآثار المبالغ المستلمة والمصروفة بعملات أخرى غير الدولار الأمريكي ومناقشتها.
× ينبغي إعطاء النتيجة صبغة رسمية من خلال تعديل السياسات الراهنة ورفع ذلك إلى المجلس التنفيذي بغرض الإحاطة والعلم. [الفقرة 163]

أساسية

استكمال الدراسة قبل نهاية الفترة 2002-2003

جرى التعاقد مع خبير استشاري في سبتمبر/أيلول عام 2003 لصياغة سياسة شاملة بشأن أسعار الصرف واقتراح إجراءات محاسبة لمعاملات هذه الأسعار.

تم إجراء استعراض للسياسات المحاسبية التي يطبقها البرنامج على النقد الأجنبي فيما يتعلق بتحديد قيمة المساهمات والالتزامات وصرف الأموال وإعادة تحديد قيمة الأصول والخصوم. وسوف تصدر توجيهات سياساتية، يجرى استعراضها مبدئيا في الوقت الراهن، في الفص الثالث من عام 2004 بعد التشاور مع عدد أكبر من المعنيين في البرنامج. وتعد هذه السياسة شرطا أساسيا لإدارة العملات.
وسوف تطور سياسة إدارة العملات بمساعدة من البنك الدولي بصفته عضوا في لجنة الاستثمار.
ومن المقرر الانتهاء قبل آخر عام 2004 من هذا الجزء من السياسة الشاملة للنقد الأجنبي.

عملية تحقيق اللامركزية

اختيار المدن المضيفة للمكاتب الإقليمية الجديدة

نوصي بالنسبة لعمليات الإنشاء المقبلة لمكاتب دون إقليمية أو إقليمية بإجراء دراسة مقارنة شاملة وحفظها في السجلات. [الفقرة 176]

مهمة

المكاتب دون الإقليمية أو الإقليمية المقبلة

جرى القيام باستعراض شامل عند النظر في اختيار موقع جديد للمكتب الإقليمي لأمريكا اللاتينية والكاريبي.

تم إجراء استعراض شامل أثناء النظر، خلال مطلع عام 2004، في إيجاد مواقع جديدة للمكاتب الإقليمية في الشرق الأوسط ووسط آسيا وأوروبا الشرقية.

المساهمات الحكومية

نوصي بما يلي:

× إبرام اتفاقية جديدة أو تعديل الاتفاقية المبرمة بشأن المكتب دون الإقليمي فيما يتصل بمكتب وسط أفريقيا. وينبغي أن توضح هذه الاتفاقية تفصيلاً وعلى وجه التحديد شكل المساهمة الحكومية الراهنة (مبان بدون إيجارات) وأن تشير بدقة إلى هوية الجهة المسؤولة عن تسديد تكاليف مرافق الخدمات، والصيانة، والإصلاح.
× وفيما يتعلق بالمكتب القطري فإن من الواجب، وحال انتهاء البرنامج من وضع سياسته الشاملة، إبرام اتفاقية جديدة. وفي الوقت ذاته فإنه ينبغي معالجة الوضع المتعلق بالمبالغ المتأخرة. [الفقرة 186]

مهمة

الشروع في المفاوضات عام 2002

أُبرم اتفاق بين البرنامج والحكومة المضيفة في 23 يناير/كانون الثاني عام 2003 بشأن مكتب البرنامج في ياوندي في الكاميرون. وينص الاتفاق على تقديم المبنى دون إيجار للمكتب الإقليمي للبرنامج الذي يغطي 11 بلداً في الإقليم. وقدمت الحكومة مساهمات نقدية حكومية للتكاليف المحلية عام 2002. ويتقاسم المكتب القطري الآن المكاتب مع المكتب الإقليمي لوسط أفريقيا في المباني المعفاة من الإيجار؛ ولم تتغير الترتيبات منذ إنشاء المكتب الإقليمي الذي يغطي الآن ستة بلدان. وقرر المجلس التنفيذي في دورته السنوية في مايو/أيار عام 2003 ما يلي:
à سيُصدر البرنامج طلباً سنوياً إلى حكومة البلد المتلقي بتقديم مساهمة في تكاليف دعم البرامج والإدارة التي يتحملها المكتب القطري للبرنامج. وستؤكد هذه الطلبات على أن من المنتظر أن تسهم الحكومة المتلقية بنصيب كبير من التكاليف.
à تُبرم اتفاقات مع الحكومات بشأن مقدار المساهمة التي ستُقدم؛ وستتبع هذه الاتفاقات شكل الاتفاقات المتصلة بمساهمات الجهات المانحة الأخرى ذاته وستُسجل بطريقة تسجيل المساهمات الأخرى ذاتها؛ وستتماشى مع المادة الرابعة-7 من النظام المالي التي تتطلب أن تحدد الاتفاقات حجم تلك المساهمات؛ ستُعامل هذه المساهمات محاسبياً على غرار معاملة المحاسبات الأخرى؛ وستحظى الحكومات المتلقية بالإقرار على نسق ما تحظى به الجهات المانحة الأخرى؛ ستستحدث الأمانة إجراءات لاستخدام تلك المساهمات.

مع اعتماد ميزانية دعم البرنامج والإدارة للفترة المالية 2004- 2005 اعتمد المجلس التنفيذي إجراءات جديدة بشأن إدارة مساهمات الحكومة المضيفة في تكاليف التشغيل المحلية للمكاتب القطرية. وسيستمر الاحتفاظ بالمساهمات المحلية (فيما عدا المتعلقة بأقل البلدان نموا/ بلدان العجز الغذائي ذات الدخل المنخفض) داخل القطر المعني وتكون تحت تصرف المكتب القطري لاستخدامها كميزانية لتغطية تكاليف الدعم الإضافية.

نوصي بأن يعيد البرنامج التفاوض حول اتفاقيته المتعلقة بالمكتب الإقليمي لآسيا بحيث تتماشى مساهمته على نحو أكبر مع التكاليف الفعلية التي يتكبدها المكتب. [191]

مهمة

الشروع في المفاوضات عام 2002

سيواصل المكتب الإقليمي لآسيا استطلاع آفاق تعزيز مساهمة الحكومة المضيفة. وتدفع الحكومة بالفعل نسبة 33 في المائة من إيجار مرافق المكتب الإقليمي.

ليس مطلوبا اتخاذ إجراءات أخرى.

التشكيل المادي والرقابة على الموجودات وإداراتها

نوصي بأن جميع المكاتب الإقليمية باتخاذ تدابير فورية بغية ضمان الامتثال إلى أحكام التوجيه الإداري الصادر في 16 أبريل/نيسان عام 1997 بشأن إدارة عمليات الجرد وضبطها. [الفقرة 195]

مهمة

على وجه السرعة

أطلق قسم الخدمات الإدارية نظاماً جديداً لقاعدة بيانات إدارة الأصول وأتم تدريب كل المكاتب القطرية والإقليمية بحلول نهاية عام 2002. واستخدمت جميع مواقع البرنامج النظام الجديد بنجاح للإبلاغ عن عمليات الجرد حتى 31 ديسمبر/كانون الأول عام 2002. وسيُستخدم النظام لرصد وضبط أصول البرنامج في الجرد.

أدرجت الإجراءات التفصيلية لإدارة الجرد في دليل شعبة الخدمات الإدارية لإدارة برنامج WFPgo. وبالإضافة إلى ذلك أصبح دليل استخدام قاعدة بيانات إدارة الأصول متاحا في WFPgo ويتضمن تفاصيل استخدام قاعدة البيانات هذه. وسوف تنقح شعبة الخدمات الإدارية التوجيهات المتعلقة بالجرد في نهاية عام 2004.

الأدوار والمهام على كل مستوى

نوصي بوضع التوجيه الإداري بشأن أدوار ووظائف المكاتب دون الإقليمية، والمكاتب الإقليمية، والمكاتب القطرية في صيغته النهائية بأسرع وقت ممكن. [201]

جديرة بالاهتمام

قبل نهاية عام 2002

سيقوم مكتب مساعد المدير التنفيذي بتحديث مسودة التوجيه، بما يراعي إعادة هيكلة المكاتب الإقليمية في أفريقيا في نهاية عام 2002 وتوصيات الاستعراض الخارجي الجاري بشأن اللامركزية.

بالرغم من أن أدوار ومسؤوليات جميع المكاتب الإقليمية والمكاتب القطرية والمقر محددة بوضوح في توجيهات دائرة العمليات للفترة 2002/ 2004 فسوف يتم تحديثها في إطار الاستعراض الذي سيجريه البرنامج قريبا للعمليات الشاملة، والذي سيتناول قضايا، مثل تحقيق اللامركزية وتفويض السلطات في ضوء استعراض أسلوب العمل في البرنامج.

تنفيذ برنامج تحسين الإدارة المالية

تصفية البيانات وترحيلها

نوصي بمتابعة الجهود المتصلة بالقضايا القائمة لترحيل البيانات إلى أن تُفسَّر تماماً كل الاختلافات، وتطابق حسب الأصول جميع البنود، وتُدرج في السجلات حسب الأصول كل الوثائق المفقودة. وينبغي على أساس التقديرات الدقيقة لأعباء العمل تحديد المواعيد النهائية، ورصدها رصداً وثيقاً، واستعراضها بانتظام من جانب مكتب المراجعة الداخلية. [الفقرة 227]

أساسية

قبل نهاية عام 2002

تشير المسألة الوحيدة المتبقية من مسائل مرحلة ما بعد الترحيل إلى أرصدة مالية سالبة بقيمة تقرب من 34 مليون دولار، ومعظمها مرحَّل من النظام القديم. وتتخذ شعبة المالية، ودائرة جمع التبرعات، ودائرة البرمجة تدابير لتعديل المصروفات، أو الحصول على التمويل من الجهات المانحة متعددة الأطراف وغيرها، أو تقترح شطب بعض الحسابات قبل نهاية عام 2003.

تمت تسوية الأرصدة المالية السلبية المرحلة عدا مبلغ 3.7 مليون دولار تتعلق بالمبالغ المنتظر إجراء حساباتها النهائية و/أو الاتفاق بشأنها مع الجهات المانحة لردها إليها أو استخدامها. ومن المتوقع تسوية الرصيد الباقي قبل نهاية 2004.

فصل المهام

بما أن هذا الاستعراض يرتبط ارتباطاً وثيقاً بالاستعراض المتعلق بالمستخدمين المرخصين وفقاً لمجموعة رموز المعاملات المشار إليها أعلاه، فإننا نوصي باستكمالهما على وجه السرعة. [الفقرة 236]

أساسية

قبل نهاية عام 2002

تحظر قواعد العمل المعتمدة لوقف خرق قاعدة فصل المهام الذي لاحظه المراجع الخارجي، نفاذ الشخص ذاته إلى الخليط التالي من الوظائف:

à وثيقة تسجيل الفاتورة وتسديد المدفوعات؛

à تسجيل فاتورة البائع وتسديد المدفوعات.
وسيتم بحث مسألة إخضاع عملية إنشاء البيانات الرئيسية للبائعين لنظام المركزية عام 2004 على نحو ما هو موضح أدناه.
سيستعرض مكتب المراجعة الداخلية هذه العملية في سبتمبر/أيلول عام 2003.

لم يعد يقدم البيانان لنفس المستخدم

وبالنظر إلى مخاطر التدليس، ولاسيما في الميدان، فإننا لا نزال نوصي بأن تخضع إدارة البيانات الرئيسية "للبائعين" لنظام المركزية على وجه السرعة، وأن تكون هذه المركزية على مستوى المكتب الإقليمي على الأقل وذلك بالنسبة لجميع المكاتب القطرية التي تقع في المنطقة التابعة له. [الفقرة 238]

أساسية

قبل نهاية عام 2002

ما يزال إخضاع إنشاء البيانات الرئيسية للبائعين لنظام المركزية في المقر الرئيسي والمكاتب الإقليمية أمراً غير عملي بسبب عملية نشر نظام WINGS.
وبحلول نهاية عام 2003 سيتم نشر نظام WINGS في 56 مكتباً ميدانياً، وسينجز إنشاء بيانات معظم البائعين في النظام. ولذلك فإن من المزمع تطبيق نظام المركزية على عملية إنشاء بيانات البائعين في المقر الرئيسي والمكاتب القطرية اعتباراً من يناير/كانون الثاني عام 2004.

تم تعميم نظام Wings على 59 مكتبا للبرنامج أنشئت فيها بيانات رئيسية عن ’’البائعين‘‘. وترى أمانة البرنامج أن إدارة هذه البيانات تشكل جزءا من سياسة تحقيق اللامركزية في المكاتب الإقليمية والمكتب القطرية:

à يسمح بإنشاء أسماء ثلاث بائعين فقط لكل مكتب إقليمي/ قطري؛
à السماح بإنشاء البيانات الرسمية للبائعين يتطلب تصريحا بذلك من شعبة الخدمات الإدارية؛
à العملية الجديدة لتأكيد صحة البيانات في نظام Wings تلزم المستخدم بالرجوع إلى قائمة البائعين الحاملين لأسماء مماثلة قبل إنشاء اسم جديد.

الرقابة على سلامة البيانات المالية

نوصي بإرساء إجراءات لاستعراض جلسات المدخلات التجميعية بانتظام. ونوصي بإرساء إجراء مشابه للاستعراض المنتظم للمعاملات أو الوثائق الموضوعة "قيد الانتظار". [الفقرة 240]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

تم استحداث إجراءات لاستعراض الوثائق "قيد الانتظار" غير المسجلة؛ وتُطبق هذه الإجراءات خلال إنتاج الكشوف المالية الشهرية. وستُنجز الإجراءات الرسمية لاستعراض جلسات المدخلات التجميعية قبل إقفال حسابات الفترة المالية 2002-2003.

يشمل جزء من إعداد الكشوف المالية الشهرية إجراء استعراض مستمر للوثائق الموضوعة قيد الانتظار وجلسات المدخلات.
ويذكرّ معدو الوثائق بأن يدخلوا الوثيقة/ عقد الجلسة أو شطبها من النظام إذا لم تعد هناك حاجة إليها.

بما أن البرنامج موافق على التحسينات المقترحة، فإننا نوصي بتنفيذها على وجه السرعة (الفقرة 242).

مهمة

قبل نهاية عام 2002

أسفرت النسخة المعدلة من البرنامج الحاسوبيOAG-SAPInt التي صدرت في العام الماضي إلى تحسين مدخلات البيانات. وقد انخفض عدد المكاتب الميدانية التي تستخدم هذا البرنامج مع نشر نظام WINGS في 35 مكتباً ميدانيا؛ وكان هناك 12 مكتباً مربوطاً بالنظام وقت استعراض المراجعة. ومن المزمع نشر النظام في 13 مكتباً ميدانياً خلال الفترة المتبقية من عام 2003. وعلى هذا فإن عدد المعاملات المرفوضة من تحميلات COAG-SAPInt إلى نظام WINGS قد انخفض كثيرا.

في 1 يوليو/ تموز 2004 وزعت نسخة جديدة من دليل المحاسبة للمكاتب القطرية-الوصلة البينية لنظام SAP على جميع المكاتب الميدانية مع إضافة ما يلي:

à مدخل للتحفظ على الأموال؛
à موضع جديد للرقم المرجعي للوكالات بشأن المعاملات مع برنامج الأمم المتحدة الإنمائي.
à تحميل نموذج 25، أي ملخص المعاملات الشهرية، في نظام إكسل.

النفاذ إلى نظام معالجة حركة السلع وتحليلها (كومباس)

أن توصياتنا هي:

× ينبغي أن تُعالج أوجه القصور التي جرى ذكرها بشأن التدريب وأن تُترجم الوثائق إلى اللغات الأخرى (الأسبانية والفرنسية على الأقل) على وجه السرعة.
× ينبغي النظر في إدخال تحسينات طويلة الأجل على أساس المكاتب القطرية التي استخدمت النظام منذ إنشائه. [الفقرة 248]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

تمت الموافقة على تغطية تكاليف موظفي نظام تتبع السلع في المكاتب الإقليمية، مما عزز من مساندة البرنامج للمكاتب القطرية في تتبع السلع. وتشمل خطة الإدارة للفترة 2004-2005 وظائف لنظام تتبع السلع في المكاتب الإقليمية. ستُنجز ترجمة دليل المستخدم الجديد مع تنفيذ خطة الإدارة للفترة 2004-2005.

يجرى تعميم نسخة من نظام كومباس 2.0 على جميع مكاتب البرنامج القطرية. وبحلول 30 يونيو/ حزيران 2003 تم تطبيق نسخة كومباس 2.0 في 60 في المائة من المكاتب القطرية. ومن المتوقع أن تتاح هذه النسخة لجميع مكاتب البرنامج القطرية والإقليمية بحلول نهاية 2004.
ويجرى تحديث أدلة استخدام نظام كومباس أو تطويرها بلغات العمل الرئيسية في البرنامج. وتشمل هذه الأدلة دليل المستخدم ودليل تشغيل نظام كومباس ودليل تجهيز الفواتير. كما يجرى ترجمة المراسلات المهمة المتعلقة بنظام كومباس، مثل توجيهات كومباس، إلى لغات البرنامج الرسمية.
خلال الفصل الرابع من عام 2004 سيجرى البرنامج استعراضا شاملا لنظام كومباس بمساعدة وبدعم من خبرات أحد شركاء البرنامج من القطاع الخاص. والغرض من ذلك هو ضمان مواكبة نظام تتبع السلع لأفضل التكنولوجيات المتاحة وأفضل استخدام له في ظل ظروف عمليات البرنامج.

استخدام دليل المحاسبة للمكاتب القطرية-الوصلة البينية لنظام (SAP)

نوصى بما يلي:

× ينبغي أن تُعالج أوجه القصور التي جرى ذكرها بشأن التدريب وأن تُترجم الوثائق إلى اللغات الأخرى (الأسبانية والفرنسية على الأقل) على وجه السرعة؛
× ينبغي منح الأولوية إلى نشر نظام SAP في جميع المكاتب القطرية الكبرى على الأقل، وذلك على أساس توفير ما يكفي من توصيل وتدريب. [الفقرة 252]

مهمة

قبل نهاية عام 2002

تم نشر نظام WINGS حتى الآن في 35 مكتباً ميدانياً هي 6 مكاتب إقليمية و29 مكتباً قطريا؛ ويتمثل الهدف عام 2003 في ربط 56 مكتباً ميدانياً بحلول نهاية العام.
يجري نشر برنامج WINGS Explorer، وهي نسخة للقراءة فقط، في 40 مكتباً قطريا. ويتيح البرنامج للمستخدمين النفاذ إلى الميزانية الأساسية، والوظائف المالية، ووظائف رصد العمليات الأخرى.
ستجري معالجة أمر تطبيق النسختين الإسبانية والفرنسية من دليل المستخدم كجزء من الاستعراض الراهن لبرنامج COAG-SAPInt.

أصبحت جميع مكاتب البرنامج تستخدم نظام WINGS إلا أن هناك 35 مكتبا، تشمل سبعة مكاتب اتصال، لا تزال تستخدم نظام SAP لإدخال البيانات.
وتعتزم أمانة البرنامج المضي في خفض عدد مستخدمي نظام SAP قبل نهاية السنة على النحو التالي:

à مدخلات مكاتب الاتصال ستنفذ في المقر باستخدام نظام WINGS ؛
à مدخلات المكاتب القطرية التي تقل فيها المعاملات الشهرية ستنفذها المكاتب الإقليمية باستخدام نظام WINGS. وقد جربت هذه العملية بنجاح في المكتب الإقليمي لآسيا وسوف يكرر استخدامها تدريجيا في المكاتب الإقليمية الأخرى.

توصية المراجع الخارجي

استجابة البرنامج

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ حتى 30/6/2004

تقرير مطول مقدم من المراجع الخارجي (WFP/EB.A/2004/6-B/1/3)

المحاسبة وبيان مصروفات المشروعات

التوصية 1. لضمان دقة الإبلاغ عن المعلومات المالية، لاسيما في الكشوف المالية والتقارير المقدمة للجهات المانحة، أوصى بأن تجرى الإدارة العليا عمليات استعراض منتظمة للمعلومات المدونة في نظام WINGS للتأكد من أن المصروفات تدرج بشكل صحيح في حساب المشروعات التي تتعلق بها.

يعتبر التسجيل الدقيق والسريع لمصروفات البرنامج مسألة مهمة يجب تناولها من خلال وضع المبادئ التوجيهية الواضحة وتوفير التدريب والإبلاغ والمساءلة للمديرين. تقارير إدارة المشروعات فرع التحليل المالي

للتأكد من قدرة البرنامج على إجراء مثل هذا الاستعراضات فقد قام بالآتي:

à عزز قدرة المشروعات على الإبلاغ باستخدام نظامWINGS بإضافة التقارير المواءمة عن إدارة المشروعات
à وضع أدلة سريعة الاستخدام للحصول على أفضل تقارير الإدارة المالية، وستصدر هذه الأدلة في سبتمبر/أيلول 2004
à قدم التدريب الموجه عن إبلاغ المديرين القطريين وغيرهم من مديري المشروعات؛
à شرع في تطوير مستودع بيانات يشمل معلومات عن إدارة المشروعات كناتج ذي أولوية

التوصية 2. أوصى أيضا بأن تقوم الإدارة بتحسين العمليات الداخلية لضمان سرعة برمجة تمويل المكاتب القطرية في نظام WINGS تيسيرا لدقة تسجيل مصروفات المشروعات والإبلاغ عنها..

شرع في إجراء استعراض لتسيير الأعمال في مارس/آذار 2003 بغرض تحسين كفاءة البرنامج، بما في ذلك برمجة الأموال على وجه السرعة.
الهدف الأول من الاستعراض هو التأكد من تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد من أجل تلبية احتياجات أكبر عدد ممكن من المستفيدين. وتستهدف عملية تسيير الأعمال الجديدة تخصيص حصص على أساس المساهمات المتوقعة في الوقت المطلوب باستخدام آلية تقديم السلف التمويلية حسب الاقتضاء. وسيؤدي ذلك إلى تجنب تعطيل التنفيذ بسبب فرق التوقيت بين الاحتياجات التشغيلية والمساهمات المؤكدة وضمان سرعة توافر المعونات الغذائية.
وبناء على ذلك فإن توفير الأموال بهذه السرعة من خلال السلف التمويلية سوف ييسر تسجيل المصروفات الخاصة بكل مشروع، ولن يصبح التحميل المتداخل للمصروفات مشكلة لأنه لن تكون هناك حاجة إلى تحميل مصروفات المشروعات التي تنتظر المساهمات المؤكدة على أموال مشروعات أخرى.
وسوف تحال المسؤولية عن البرمجة الفعلية للأموال ذات الصلة بعد التأكد من مساهماتها إلى المكاتب القطرية حتى يتمكن المديرون القطريون من إدارة أموالهم ومن ثم تلافي إجراءات لا لزوم لها في تسيير العمل.

وضعت آلية لتقديم سلفة تمويلية من أجل المشروع التجريبي لعملية الإغاثة الممتدة والإنعاش في جمهورية الكونغو الديمقراطية على أساس اختباري. وقدمت السلفة من الاحتياطي التشغيلي مقابل المساهمات المتوقعة حتى يتسنى التخفيف من فارق التوقيت المشار إليه من قبل.
وسوف تنفذ مشروعات تجريبية أخرى في كمبوديا وإندونيسيا والأراضي الفلسطينية وغرب أفريقيا. وسوف تدخل تحسينات على هذه الإجراءات في ضوء الدروس المستفادة من هذه المشروعات التجريبية. وسوف تنفذ نتائج هذه العمليات المحسنة في البرنامج رهنا بموافقة المجلس التنفيذي.

التوصية 3. بمجرد انتهاء العمليات، أوصي بإقفال المشروع المعني فورا من الناحية المالية، وألا يستخدم الرصيد الباقي إلا لدى تلقى تعليمات أخرى من الجهة المانحة بشأن استخدام هذا الرصيد وطلبات الصرف له.

صدرت توجيهات مشتركة من دائرة العمليات ودائرة الإدارة في 31 أكتوبر/تشرين الأول 2003 لتوفير المبادئ التوجيهية لمديري المشروعات بشأن سرعة إقفال المشروعات بعد توقف عملياتها. وهذه التوجيهات تحدد إجراءات وقف العمليات والتمويل والإجراءات الواجب تنفيذها قبل وبعد الإقفال وتحويل الموارد.
وبموجب هذه التوجيهات يرتهن تحويل أي مبلغ من الموارد الموجهة متعددة الأطراف بموافقة الجهة المانحة. وتشمل هذه التوجيهات تحويل الموارد من مشروع إلى آخر في غضون أربعة أسابيع من إقفال العمليات وكذلك المبالغ التي يمكن تحويلها في غضون ثلاثة أشهر من إقفال العمليات المالية.

نفذت هذه التوجيهات وأصبح إقفال المشروعات ماليا سمة عادية من سمات العمليات

بيان تكاليف الدعم

التوصية 4. أوصى الإدارة بأن تحدد بشكل أوضح تكاليف دعم البرامج والإدارة وتكاليف الدعم المباشر من منظور نوع المصروفات التي تشملها كل فئة للتأكد من أن التكاليف الإدارية وتكاليف الدعم التي لا تتعلق مباشرة بفئة أو أنشطة برنامجية قد سجلت بانتظام كتكاليف لدعم البرامج والإدارة في النظم المالية.

إطار السياسات المالية للبرنامج يحدد تكاليف دعم البرنامج والإدارة وتكاليف الدعم المباشر من منظور علاقتها بالمشروع وليس من منظور نوع المصروفات.
وتحدد تكاليف ثابتة لدعم البرنامج والإدارة خلال الفترة المالية المعنية وفقا للمعتمد لها في خطة الإدارة. وفيما يتعلق بالمكاتب القطرية فإن هذه التكاليف توفر هيكلا نمطيا لتغطية التكاليف الأساسية. أما تكاليف الدعم المباشر فهي قابلة لأن تكون إضافة إلى هذا الهيكل النمطي.

إن القيود التي تفرضها خطة الإدارة المعتمدة للفترة المالية 2004-2005 تحظر على الأمانة تحديد تكاليف دعم البرنامج والإدارة وتكاليف الدعم المباشر من منظور نوع المصروفات. ويتعلق هذا الحظر بهيكل التكاليف في ميزانية دعم البرامج والإدارة في المكاتب القطرية عندما تكون هذه الميزانية موضوعة بمبلغ محدد وليس وفقا لنوع المصروفات.
وسوف ينظر في تكاليف الدعم المباشر وتكاليف دعم البرنامج والإدارة أثناء استعراض التكاليف الثابتة الدنيا لمكاتب البرنامج القطرية.

مهام الإبلاغ باستخدام نظام WINGS

التوصية 5. يجب تطوير نظام WINGS وأوصى بأن ينظر البرنامج في إعادة تشكيل النظام حتى يمكن استخدامه بواسطة المكاتب الميدانية والوحدات المسؤولة عن الأنشطة في إعداد تقارير المصروفات، وبحيث يتيح تتبع المنح الفردية اعتبارا من تسلمها حتى صرفها.

تسلم الأمانة بالقيود الحالية لبرنامج WINGS في هذا المجال وسوف تتناول هذه المسألة في التحديث القادم للنظام. وفي غضون ذلك يمكن استخدام النظام في تجهيز تقارير المشروعات

حددت مهمة جديدة لنظام WINGS تسمح للمديرين بإعداد التقارير عن جميع المشروعات في مكاتبهم الميدانية. ووضعت مبادئ توجيهية ونفذ التدريب للمديرين القطريين وغيرهم من المديرين في المكتب الإقليمي لغرب أفريقيا في داكار بشأن استخدام تقرير العرض العام للمشروعات والمعلومات ذات الصلة.
وسوف يستمر بحث هذه المسألة على سبيل الأولوية عند وضع خطة التحديث القادمة للنظام.

التوجيه والإشراف المالي

التوصية 6. أوصى بأن تقوم الإدارة بتحديث الدليل المحاسبي للمكاتب القطرية كمسألة ذات أولوية بغرض توفير دليل شامل للمكاتب الميدانية يعبر عن التغيرات التي طرأت على نظام التمويل الذي بدأ تنفيذه منذ عام 1999؛ والنظر في مسألة إصدار نسخ من الدليل باللغتين الفرنسية والأسبانية حسب الاقتضاء. وكان المراجع الخارجي السابق قد طرح هذه التوصية من قبل.

توافق الأمانة على هذه التوصية وشرعت في تنفيذ العملية

يمر إعداد دليل مالي شامل جديد بالمراحل الأخيرة. ويجري توزيع مشروع الدليل داخل البرنامج للتعليق عليه وسيصدر قبل نهاية 2004. وسوف يحل هذا الدليل محل جميع الأدلة المالية الحالية (بما في ذلك الدليل المحاسبي للمكاتب القطرية) وسوف يكون هو الدليل الجامع لكل توجيهات السياسات المالية.
وسيكون الدليل أداة ألكترونية توجد في جميع المواقع المطلوبة، وسيصدر باللغتين الفرنسية والأسبانية.

التوصية 7. أوصى بأن تتحمل المكاتب الإقليمية مسؤولية واضحة عن الإشراف والرقابة على الأداء المالي للمكاتب القطرية ومكاتب المشروعات في الأقاليم التابعة لها وأن تكون في وضع يمكنها من ضمان تحقيق التكامل للنظم التي يستخدمها البرنامج في مجال الرقابة المالية والميزانية.

تطور دور مسؤول المالية في المكاتب الإقليمية استجابة لمبادرة البرنامج في تحقيق اللامركزية. ويسمح ذلك بتلبية الاحتياجات الخاصة بكل مكتب إقليمي، ولكن كان هناك في البداية بعض الجوانب غير الواضحة في هذه الأدوار.
وقد أعيد النظر فيها في حلقة عمل عقدت حديثا لكبار موظفي المالية في المقر والمكاتب الإقليمية، وخلصت هذه الحلقة إلى أن الإشراف على المكاتب القطرية ورصدها ينبغي أن يكون جزءا من المسؤولية المالية للمكاتب الإقليمية.

تم تحديث توصيف وظيفة المسؤول المالي في المكاتب الإقليمية ليشمل مهام الإشراف والرصد.
وقد أضيفت إلى كل مكتب قطري وظيفة محلل مالي ومسؤول مالي وطني لمساعدة هذه المكاتب على القيام بمسؤولياتها. وتشمل أدوات النظام استخدام التقارير الموجزة للتسويات المصرفية، وتم وضع قائمة بالبنود المفتوحة تيسيرا لرصد مجالات المخاطر، مثل التسويات المصرفية ومعاملة المبالغ المستحقة القبض والمستحقة الدفع.

التوصية 8. أوصى بأن يوفر البرنامج تدريبا لتجديد المعلومات بشأن نظام WINGS للموظفين الميدانيين ضمانا للاستخدام الكامل والمناسب لأسلوب عمل النظام وكفاية مستوى الرقابة.

تم عقد دورة تدريبية لتجديد المعلومات الخاصة بنظام WINGS

تم عقد دورة تدريبية لتجديد المعلومات الخاصة بنظام WINGS في 15 مكتبا قطريا تتبع أحد المكاتب الإقليمية. ومن المقرر عقد دورات تدريبية في مكاتب إقليمية أخرى في النصف الثاني من عام 2004.
وسوف يشمل هذا التدريب فئتين هما:

à المديرون الماليون مثل المديرين القطريين وموظفي البرنامج
à موظفو المالية الميدانيون.

تم وضع أدلة "سريعة الاستخدام" عن أكثر التقارير الخاصة بالإدارة المالية فائدة.
وعقد التدريب على إعداد التقارير وشمل ذلك المديرين القطريين وغيرهم من مديري المشروعات.
وتم أيضا وضع الخطط لتوفير التدريب الموجه بشأن استخدام نظام WINGS فيما يتعلق بالمسائل المالية في جميع الأقاليم في أكتوبر/تشرين الأول ونوفمبر/تشرين الثاني من العام الحالي

توصية المراجع الخارجي

استجابة البرنامج

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ حتى 30/6/2004

تقرير المراجع الخارجي بشأن استعراض استراتيجية الموارد البشرية في البرنامج (WFP/EB.3/2003/5-B/1)

الترتيبات الراهنة للمحاسبة وتقدير الاحتياجات فيما يتعلق بالمتطلبات من الموظفين

التوصية 1. نوصي بأن ينظر البرنامج في مزايا تحديد وقيد تكاليف الموظفين على أساس شامل ومنتظم؛ وأن يستعرض ما إذا كان نظام WINGS بتركيبه الحالي يلبي كامل الاحتياجات الراهنة والمقبلة من المعلومات.
.

يسلم البرنامج بالحاجة إلى أن يطلع المديرون على تكاليف الموظفين بأسلوب شامل ومنهجي
الشكل الحالي لنظام WINGS يسمح فعلا بتجميع تكاليف الموظفين واستعراضها، غير أنه فيما يتعلق بتكاليف الموظفين الوطنيين والمحليين لا تسجل إلا التكاليف فقط. ولا يسمح الشكل الحالي بمعرفة تفاصيل العدد أو الرتب، إلخ المتعلقة بالموظفين الوطنيين والمحليين الميدانيين.

اتخذت الأمانة إجراءات لإدراج الالتزامات تجاه الموظفين في جميع التقارير باستخدام كشوف المرتبات.وأصبح يتوافر للمديرين حاليا صورة أوفي عن أوضاع ميزانيات الموظفين.
تعتزم الأمانة مواصلة إدراج جميع الموظفين في نظام الموارد البشرية، بما في ذلك الموظفين الوطنيين، لا سيما في ضوء التحديث القادم لنظام WINGS

تطوير الكفاءات وإدارة الترقي المهني

التوصية 2. نوصي بأن تقوم شعبة الموارد البشرية بتحليل أثر النظام القائم على الكفاءة على مواصفات الرتب في البرنامج؛ وأن تنفِّذ، كأسلوب سليم للإدارة المالية، عملية تقدير للتبعات المالية للترتيبات الجديدة وللجوانب الأخرى من الاستراتيجية الجديدة للموارد البشرية.

تم توصيف الكفاءات باستخدام التوصيف الحالي للوظائف القائم على أساس معايير التوصيف العام للوظائف التي تستخدمها لجنة الخدمة المدنية الدولية. وليس من المتوقع أن يسبب ذلك أي اختلاف في رتب الوظائف.

الانتهاء من توصيف الكفاءة ووضع النموذج العام للوظائف.
وقد استند تحديد الكفاءة إلى التوصيف العام للوظائف الوارد في تصنيفات لجنة الخدمة المدنية الدولية، وبذلك لا يتوقع البرنامج وجود اختلاف في رتب الوظائف. غير أنه بحلول نهاية 2006 سيعاد النظر في التوصيف العام للوظائف والكفاءات.

التوصية 3. نوصي بأن تستعرض شعبة الموارد البشرية دور منسقي التوظيف ومسؤولياتهم الإضافية، وذلك لضمان قدرتهم على أن يكونوا فعالين تماماً في مساندة نهج استراتيجي إزاء إدارة الموارد بالإضافة إلى إدارة الموظفين الأفراد ومسؤولياتهم التشغيلية.

يتولى منسقو التوظيف مسؤوليات مختلفة حسب عدد الموظفين الواقعين في مجال عملهم. مثال ذلك أن منسقين التوظيف في البرامج الذين يتولون أمر 400 موظف دائم يتفرغون لهذا العمل، ولكن منسقي التوظيف العاملين في شعبة الموارد البشرية يشرفون على نحو 40 موظفا يخصصون جزءا صغيرا من وقتهم لهم.

سوف تتولى الأمانة تقييم الإشراف الذي يتولاه منسقو التوظيف في البرنامج وستقوم بتحديد التوصيفات الفرعية في إطار فئة "موظفو البرامج" عند الضرورة. وستجرى عملية التقييم هذه بنهاية عام 2005 بعد مضي عام كامل على القيام بهذه المهام.

استخدام نظام WINGS في التعيين

التوصية 4. إن الاستخدام المناسب لنظام WINGS يمكن أن يتيح منافع جمة فيما يتصل بفعالية وكفاءة تنفيذ استراتيجية الموارد البشرية وترتيبات إدارة الموارد في البرنامج. ونحن نوصي بأن يولي البرنامج الاهتمام اللائق لاستعراض الاحتياجات التقنية للأدوات الإلكترونية الجديدة، بحيث يمكن تلبية المتطلبات المقبلة ودمجها في عمليات تطوير نظمية أخرى بطريقة تتسم بالفعالية التكاليفية.

يجري النظر في إدخال نموذج التطور الوظيفي القائم على نظام WINGS في التحديث القادم لنظام SAP. وفي غضون ذلك أضيفت وصلة بينية لربط نظام WINGS بشبكة Staffnet وهي نظام شبكي يبين مهارات وخبرات الموظفين والمرشحين الخارجيين في ضوء سيرتهم الذاتية المدونة في الشبكة. وهذا الربط يكفل التعبير، في توصيف الوظائف عن البيانات التعاقدية المدونة في نظام WINGS

سوف تتولى الأمانة تقييم مدي ما يمكن لتحديث نظام WINGS أن يحققه فيما يتعلق بإدارة الموارد البشرية للموظفين الدوليين والوطنيين. كما ستحدد الأمانة مدى فعالية التكاليف/المزايا المتعلقة باستخدام نظام WINGS مقارنة بالبرامج الأخرى التي يمكن ربطها ببيانات نظام WINGS

إدارة الأداء

التوصية 5. يتسم اتساق عملية التقدير وموضوعيتها بالأهمية في مساعدة البرنامج في تحقيق هدفه بعيد الأجل المتمثل في بلوغ مستوى متميز في صفوف موظفيه ولذلك فإننا نوصي بأن ينظر البرنامج في مدى تحبيذ اتخاذ المزيد من الخطوات لضمان اتساق عمليات التقدير في مختلف أنحاء البرنامج في أي ترتيبات مقبلة.
.

يجري تنفيذ برنامج تعزيز الأداء والكفاءة في البرنامج، وسوف ينتهي التدريب على ذلك في 31 أغسطس/آب 2004. وسوف يتيح هذا البرنامج توصيفات للكفاءة تسمح للموظفين والمشرفين عليهم باستخدام لغة أساس مشتركة عند الإشارة إلى الأداء. وسوف يتاح التدريب والمواد اللازمة لجميع الموظفين من خلال الشبكة الإلكترونية الداخلية وعقد دورات التدريب.
ينفذ النموذج من خلال قاعد بيانات مذكرات لوتس التي تسمح لشعبة الموارد البشرية بأن تحلل بالسرعة المطلوبة تصنيف مستوى الكفاءات وغير ذلك من المعلومات اللازمة لمساعدة الإدارة والبرنامج في عمليات التخطيط وتحقيق قدر أكبر من التناسق في إدارة الأداء

بدأ التدريب في البرنامج على تنفيذ برنامج تعزيز الأداء والكفاءة في أبريل/نيسان 2004 وسوف ينتهي التدريب في أغسطس/آب 2004

توصية المراجع الخارجي

استجابة البرنامج

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ حتى 30/6/2004

تقرير المراجع الخارجي بشأن مراجعة العمليات الجوية لبرنامج الأغذية العالمي (WFP/EB.A/2004/INF/8-A)

الإدارة المالية للعمليات الجوية

التوصية 1. نوصي بأن يعزز البرنامج المراقبة المالية للعمليات الجوية عموما من أجل كفالة كفاية وتوافر التمويل للعمليات ولكفالة دقة وموثوقية المعلومات المالية لدعم الإدارة الفعالة للميزانية من خلال تحديد شكل موحد ملائم للتسجيل المالي لكافة العمليات الجوية.
.

تخضع الميزانية للرقابة من خلال إجراءات إدارة الحساب الخاص للعمليات الجوية. ويجري حاليا إدراج أموال العمليات الجوية التي تخرج عن نطاق نظام WINGS في هذا الحساب الخاص تبسيطا لعملية المحاسبة وإدارة الأموال. كما تخصص سلفة لمدة شهر مقدما وتودع مبلغا مقدما يقوم على أساس عدد ساعات الطيران الشهرية حتى لا يصبح البرنامج مدينا لشركات النقل الجوي بسبب نقص الاعتمادات. ويجري تطبيق نظام لتسجيل الفواتير تعزيزا لعملية الرصد والمحاسبة المتعلقة بالآتي: (1) الديون المستحقة على الوكالة المستخدمة (2) إيداع المقدم النقدي

تجري صياغة إجراءات الحساب الخاص للعمليات الجوية بالمشاركة مع شعبة المالية وشعبة النقل والإمداد وستنشر هذه الإجراءات قبل نهاية 2004

التوصية 2. نوصي بأن يستعرض البرنامج فعالية السياسة والممارسة الحالية بشأن فرض الرسوم، من أجل تحسين استرداد التكاليف وتدفق الأموال النقدية في العمليات الجوية والتقليل قدر المستطاع من خطر تأثير الديون سلبا على الخدمات المقدمة.
.

تبحث مسألة التمويل المستمر مع الجهات المانحة قبل نفاد الأموال بوقت كاف. وعندما يتوقف اهتمام الجهة المانحة بتمويل تكاليف خدمات النقل الجوي يبدأ تنفيذ أسلوب التحول من التمويل بالمنح إلى تمويل الخدمات الجوية على أساس استرداد التكاليف قبل نفاد التمويل بالمنح بثلاثين يوما وذلك بعد موافقة مستخدم الخدمات. وإذا لم يتم التوصل إلى اتفاق معه يرسل إشعار، قبل 14 يوما من التاريخ المتوقع لنفاد الأموال، لإنهاء العملية تجنبا للديون.

يجري وضع نظام لرصد الأداء المالي لكل عملية وسيبدأ استخدامه في نهاية 2004

التوصية 3. نوصي بأن يبرم البرنامج اتفاقات واضحة وشاملة مع الأطراف الأخرى المعنية قبل الشروع في تنفيذ أي أنشطة إضافية في إدارة العمليات الجوية، وبخاصة كي يحدد بوضوح الالتزامات المالية الواقعة على جميع الأطراف المعنيين.
.

يجري إبرام اتفاقيات للخدمات التقنية بين شعبة العمليات الجوية في البرنامج وجميع العملاء عملا بالتوجيهات OD2004/001 الصادرة عن إدارة العمليات في 13 يناير/كانون الأول 2004

أبرمت اتفاقية مع مفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين ويجري العمل على إبرام اتفاقيات أخرى مع جميع الوكالات المستخدمة، بما في ذلك مكاتب البرنامج القطرية.

الإدارة التشغيلية

التوصية 4. نوصي بأن يتخذ البرنامج إجراءات فعالة وفورية لكفالة تنفيذ التوصيات الواردة في تقرير الإيكاو بشأن تحسين إدارة السلامة في العمليات الجوية، وأن يكفل بالتحديد معالجة المسائل المتعلقة بالتعاقد مع مقدمي الخدمات الجوية المؤهلين تأهيلا ملائما، واتخاذ ترتيبات بشأن كفاية غطاء التأمين أو الالتزامات.

الإشراف على شركات الخدمات الجوية يعتمد على توافر التمويل. ولم تعد توجد آلية يعتمد عليها للتمويل بالمنح من أجل هذه الأنشطة، وهكذا ستحمل تكاليف السلامة الجوية بموجب رسوم إدارية ثابتة تبلغ حاليا 35 دولارا للساعة بما في ذلك سعر ساعات الطيران.
وتطبق شعبة الخدمات الجوية في البرنامج سياسات التأمين التي تطبقها الأمم المتحدة بشكل عام. وتقوم السياسة الحالية على أساس غطاء تأمين قدره 000 000 50 دولار يقدمه الطرف الثالث بالإضافة إلى 000 135 دولار لكل مسافر حسبما تنص عليه اتفاقية مونتريال الموقعة في نوفمبر/ تشرين الثاني 2003.

يطبق البرنامج نظاما يقتضي من الراغبين في تقديم الخدمات الجوية للبرنامج أن يخضعوا لإجراءات تسجيل تشمل التفتيش على العمليات وبرامج التدريب والبنية الأساسية.
نظم فريق التدريب TPG برنامجين لتدريب الموظفين الفنيين على عمليات النقل الجوي وإدارة السلامة الجوية للحفاظ على مستوى الكفاءة التقنية للموظفين.
تم تعيين أربعة من مسؤولي السلامة الجوية واثنين إضافيين للنقل الجوي. وتمت زيادة بوليصة التأمين من 000 20 إلى 000 50 دولار لمستحقات الطرف الثالث ومن 000 75 إلى 000 135 للمسافر.

التوصية 5. نوصي بأن يعتمد البرنامج، على سبيل الأولوية، معايير طيران وإجراءات تشغيل متسقة وشاملة ومتناسبة مع معايير الإيكاو، وأن يتخذ الترتيبات الملائمة لكفالة الالتزام بهذه المعايير باستمرار.
.

اعتمدت معايير الأمم المتحدة لعمليات النقل الجوي لحفظ السلام والعمليات الإنسانية كمعيار تقوم عليه التعاقدات منذ ديسمبر/كانون الأول 2002 ويتولى البرنامج إعادة النظر فيها وتنقيحها بالمشاركة مع منظمة الطيران المدني الدولية وإدارة الأمم المتحدة لتنظيم حفظ السلام.

أعيد النظر في هذه المعايير في يناير/كانون الثاني 2004 بالمشاركة مع منظمة الطيران المدني الدولية وإدارة الأمم المتحدة لتنظيم حفظ السلام. وسوف يعقد اجتماع آخر في أكتوير/ تشرين الأول 2004 حيث ستعتمد نتائج الاستعراض وتصبح سارية فورا.

التوصية 6. نوصي بأن يستعرض البرنامج ترتيبات التوظيف القائمة وما يرتبط بها من اعتمادات الميزانية للعمليات الجوية في مقابل المتطلبات المشار إليها في توصيات الإيكاو وذلك لكفالة استفادة البرنامج من المستويات الملائمة للمهارات التقنية اللازمة لسلامة إدارة العمليات الجوية..

يجري النظر في هذه التوصية بتنفيذ التوجيه رقم OD2004/1 الصادر عن إدارة العمليات بالتعاون مع مكاتب البرنامج القطرية

أوفد ثلاثة من مسؤولي السلامة الجوية إلى الإقليم. واتخذت اجراءات التطوير المهني كما تم تدريب ثمانية موظفين في مجال النقل الجوي وحصلوا بالفعل على ترخيص بممارسة عمليات الشحن الجوي.

التوصية 7. نوصي بأن يضع البرنامج إجراءات منهجية لتقدير المخاطر وأن تطبق هذه الإجراءات في كل عملية جوية لتحديد مجالات المخاطر التشغيلية ومخاطر السلامة الجوية ومعالجتها والعمل على زيادة سلامة ظروف التشغيل في البرنامج ككل.

يجري حاليا تقدير المخاطر التي تكتنف اتخاذ القرارات من جانب مسؤولي النقل الجوي الذين يتولون إدارة خدمات النقل الجوي في الميدان وفي مقر البرنامج. وفيما يلي الأدوات المستخدمة في مواجهة المخاطر:
(1) إعداد تقارير السلامة الجوية المستخدمة في جمع وتحليل المعلومات المتعلقة بالمخاطر وجدوى النقل الجوي
(2) نظام الإبلاغ عن الأمن المستخدم للرصد والإبلاغ عن أي نشاط معاد في مناطق عمليات النقل الجوي.
(3) نظام إدارة المجال الجوي الذي يستخدم نظام إنذار الطيارين والإنذار بالمخاطر/المناطق المحظورة.

يجري تنقيح وتنميط منهجية تحليل واستخدام المعلومات المتعلقة بالأدوات، وستكون جاهزة تماما بنهاية 2004. ويجري تنفيذ ما يلي:
(1) تتولى وحدة الإشراف على السلامة الجوية تجميع وتبويب وتحليل البيانات عن الظروف والأحداث والحوادث المرسلة من مقدمي الخدمات الجوية الذين يتعاقد البرنامج معهم. وتوزع المعلومات الخاصة بالاتجاهات والإجراءات العلاجية على جميع موظفي الخدمات الجوية الميدانيين وشركات النقل الجوي
(2) يجري التقييم المستمر لعملية تقدير حالة أمن المجال الجوي ومساراته. ويجري تحليل تقارير منسق الأمم المتحدة لشؤون الأمن والوكالات المعنية بالشؤون الإنسانية التي تتضمن معلومات عن أي نشاط معاد ثم يتم توزيعها على مسؤولي النقل الجوي الذين يراعون هذه المعلومات قبل الإذن بالطيران.
(3) اكتملت الدفعة الأولى من المدربين في البرنامج في مجال أمن الطائرات والمسافرين ومناولة الشحنات من خلال TPG. وسيتولى المدربون توعية الوكالات المستخدمة والشركاء، لا سيما في المواقع التي لا توجد فيها سلطات مسؤولة عن هذه الأنشطة.

التوصية 8. نوصي بأن يجري البرنامج استعراضا مركزيا لحالة كل مذكرات التفاهم مع السلطات الحكومية بشأن العمليات الجوية لكفالة ملاءمتها لأنشطة العمليات التي يجري تنفيذها حاليا.

يسلم البرنامج بأهمية هذه المسألة وضرورتها ويتولى فرع الشؤون القانونية في البرنامج بحثها، حيث يعمل مع المكاتب القطرة على تحديث الاتفاقية الأساسية لكي تشمل المزايا والحصانات المتعلقة بالعمليات الجوية

سوف تعد ضميمة للاتفاقية الأساسية للتصدي لمسائل مثل تأمين الطائرات والمعدات الأخرى والحصول على وقود الطائرات. ومن المتوقع أن ينتهي إعداد الضميمة قبل نهاية 2004

التوصية 9. نوصي بأن يعزز البرنامج نظمه الداخلية لجمع البيانات والإبلاغ عن الأحداث وتقاسم البيانات من أجل تسهيل التقييم الملائم على يد موظفين قادرين على تفسير ضوابط التشغيل والسلامة وتنفيذها وتطبيقها بفعالية.

تنفذ وحدة السلامة الجوية نظاما محسنا للإبلاغ في إطار فريق الأمم المتحدة للاستشارات التقنية الجوية الذي يتولى البرنامج رئاسته عن السنة الحالية، ويجري اقتسام وتنقيح المعلومات بين دائرة الأمم المتحدة لحفظ السلام والبرنامج. وتنفذ إجراءات منتظمة لرصد تنفيذ وفرض الرقابة التنشغيلية والأمنية من خلال مراجعة عمليات خدمات النقل الجوي. وقد وضعت معايير الإدارة من خلال نظام الإبلاغ عن الأداء الفردي وتعيين أشخاص من ذوي المؤهلات المناسبة

اعتمدت وحدة السلامة الجوية نظم الإبلاغ عن الحوادث الجوية التي يستخدمها مركز التنسيق الأوروبي باعتبارها الآلية الأولى في عمليات الإبلاغ. ويجري تنفيذ هذا النظام حاليا مع إصدار ملخصات ربع سنوية عن السلامة الجوية من أجل رصد اتجاهاتها وتيسير اتخاذ الإجراءات العلاجية اللازمة

توصية المراجع الخارجي

استجابة البرنامج

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ حتى 30/6/2004

تقرير المراجع الخارجي بشأن استعراض أنشطة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في برنامج الأغذية العالمي (WFP/EB.A/2004/INF/8-B)

تطبيق تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها

التوصية 1. بغية النهوض بفعالية وفائدة التحليلات المنفَّذة، أوصي بأن يحسن البرنامج إدارة المعارف عبر قيامه بصورة منتظمة بجمع ونشر المعلومات والأساليب الجيدة المستخلصة من دراسات تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها.
.

بدون إجراء تحليل شامل للأمن الغذائي وهشاشة الأوضاع سيتعذر تصميم استجابات مناسبة للاستعداد لمواجهتها بسبب عدم معرفة العلاقة بين المخاطر والأمن الغذائي الأسري على المستوى القطري. كذلك سيكون من الصعب، بدون التحليل الشامل للأمن الغذائي وهشاشة الأوضاع، توفير قياسات تستخدم في قياس أثر الصدمات.
وتقر الأمانة بالحاجة إلى توفير إدارة أفضل للمعلومات وتحسين أسلوب نشر المعلومات. وعلاجا لهذه المسألة وضعت وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في البرنامج نظاما للمعلومات المكانية لهشاشة الأوضاع ورسم خرائطها لتكون شبكة إلكترونية لاقتسام هذه المعلومات مع الشركاء والجهات المانحة. ويتاح هذا النظام أيضا للمكاتب الإقليمية ويهدف إلى تيسير عملية نشر المعلومات

تم بالفعل تعميم نظام المعلومات في المكاتب الإقليمية في الشرق الأوسط ووسط آسيا وشمال أفريقيا، والجنوب الأفريقي، وشرق أفريقيا وغرب أفريقيا.
وقد اتخذت الإجراءات لوضع هذا النظام وتدريب المسؤولين عن تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في المكتب الإقليمي لآسيا بحلول نهاية 2004.
وسوف ينشأ هذا النظام في مكتب الاتصال الإقليمي في أمريكا اللاتينية والكاريبي بمجرد توافر الأموال.
تم مؤخرا تحديث الموقع الإكتروني لتحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها بحيث يشمل جميع ما يستجد من تقارير ودراسات وخرائط تصدر على المستوى الميداني.
في يناير/كانون الأول 2004 نشرت وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها تقريرا عنوانه: تحليل هشاشة الأوضاع: المفاهيم ودراسات الحالة، وهو تقرير يبرز أفضل الممارسات في هذا المجال. وسوف يتم تحديث هذا التقرير ونشره سنويا.

التوصية 2. أوصي بأن يقوم البرنامج، في مستهل دراسات تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها، بتقدير التكاليف والفوائد النسبية لاستخدام البيانات الأولية والثانوية.
.

إن البيانات الثانوية لا تكون وحدها كافية دائما لأن الغرض من تحليل انعدام الأمن الغذائي هو فهم أسبابه الجذرية وتحديد ما إذا كانت المعونة الغذائية هي الاستجابة المناسبة.
وعلى غرار المنظمات الأخرى المهتمة بقضايا الفقر والتغذية يتعين على البرنامج أن يتولى جمع بياناته حتى يمكنه تحديد متى تتطلب أوضاع انعدام الأمن الغذائي التدخل بتقديم المعونة الغذائية والمدى الذي يمكن الذهاب إليه في استخدام هذه المعونة وكيف بمكن لها أن تحقق فرقا ملموسا.
ولذلك ينبغي التركيز على التأكد من جمع البيانات المناسبة وتحليلها بشكل صحيح للإجابة عن هذه الأسئلة.

يوفر تقرير الاجتماع العالمي لهشاشة الأوضاع ورسم خرائطها الذي عقد في أبريل/نيسان 2004 الحد الأدنى من المعلومات اللازمة لإعداد دراسة عن هذا الموضوع.
وسوف ينتهي في ديسمبر/كانون الأول 2004 وضع المبادئ التوجيهية بشأن موعد وكيفية تجميع البيانات الأولية.
ويبنين الإطار التحليلي المعياري لهشاشة الأوضاع ورسم خرائطها الصادر في يونيو/حزيران 2002 استخدام البيانات الأولية والثانوية في تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها.

التوصية 3. أوصي بأن يعزز البرنامج دور واستخدام وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في المقر الرئيسي، وذلك لتوفير المشورة وضبط الجودة في كل دراسات تحليل الهشاشة.

البرنامج منظمة مركزية، وتحليل هشاشة الأوضاع هو أساسا أداة تستخدم ميدانيا. وبالنظر إلى تنوع الظروف التي يمارس البرنامج عمله في ظلها فإن مكاتب البرنامج تطبق تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها بطرق مختلفة. ونحن نوافق على أنه يتعين وجود شكل ما لضمان الجودة على مستوى المكاتب القطرية بحيث يكون المقر هو المستوى الثاني تحقيقا لقيمة مضافة للعمل الذي ينفذ في المكاتب القطرية. ويجب أن يصاحب ذلك مسألة التوجيه المعياري التفصيلي من وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها.
ومن شأن استخدام منهجية معيارية تقوم على أساس أفضل الممارسات والدروس المستفادة أن يسمح بعقد مقارنة لهشاشة الأوضاع بين مختلف البلدان من حيث عدد الأفراد والأسباب

سوف يصدر توجيه من دائرة العمليات قبل نهاية عام 2004 لتوضيح دور تحليل دور هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في البرنامج، لا سيما دور ومسؤوليات المكاتب الإقليمية والمقر.
وتواصل وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها تقديم الدعم التقني لهذه المهمة في المكاتب الإقليمية في الشرق الأوسط ووسط آسيا وشمال أفريقيا، وغرب أفريقيا، والجنوب الأفريقي، وشرق أفريقيا، وأمريكا اللاتينية والكاريبي.

التوصية 4. أوصي كذلك بأن يرسي البرنامج ترتيبات لضمان نقل المعلومات المرتدة من المسوح المحلية عبر وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في المقر الرئيسي، بحيث يمكن تحديد أفضل الممارسات، وترويجها، وإدراجها في الدورات التدريبية، والكتيبات، والموقع الشبكي لوحدة تحليل الهشاشة..

توافق الأمانة على هذه التوصية بأن وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها هي في أفضل وضع لتحديد وتشجيع أفضل الممارسات وتيسر استخدام التقنيات والطرق والنهج الابتكارية

بناء على التوجيه المذكور أعلاه سوف تضع وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها آلية لتسلم المعلومات التحديثية والارتجاعية من المكاتب الإقليمية.
كذلك ستضمن نشر استخدام أفضل الممارسات من خلال الإصدارات السنوية لدراسات الحالة عن طريق نظام شبكة المعلومات المكانية

الشراكات

التوصية 5. أوصي بأن يضمن البرنامج إتاحة معلومات تتسم بحسن التوقيت، والاتساق، والموثوقية، عبر منهجية معتمدة لتحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها، لكافة الأطراف لدعم العمليات ورصد الحاجة إلى أنشطة المعونة الغذائية.
.

تتولى وحدة تحليل هشاشة الوضاع ورسم خرائطها حاليا إعداد المبادئ التوجيهية للاستخدام الميداني. وقد أثيرت مسألة إصدار المبادئ التوجيهية ومجموعة الأدوات كمسألة مهمة في الاجتماع العالمي لتحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها المعقود في أبريل/نيسان 2004

سوف تصدر في ديسمبر/كانون الأول المبادئ التوجيهية والطرق والأدوات الخاصة بتجميع وتحليل بيانات الأمن الغذائي المستخدمة في تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها.
يتولى موظفون من وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها عقد التدريب أثناء العمل لموظفي المكاتب الإقليمية في الشرق الأوسط ووسط آسيا وشمال أفريقيا، وغرب أفريقيا وشرق أمريكا اللاتينية والكاريبي من أجل التغلب على النقص في الإصدارات التحريرية للمبادئ التوجيهية وضمان طرق متسقة وموثقة للتحليل

التمويل

التوصية 6. أوصي بأن يستعرض البرنامج مدى كفاية ترتيبات تمويل تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها على أساس أنه من بين الأولويات الاستراتيجية والإدارية في تعزيز قاعدة معارف البرنامج واستقطاب التأييد للأنشطة المعانة بالأغذية.

معظم أعمال تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها تمول حاليا من تكاليف الدعم المباشر، وبذلك فإنها تركز بشكل أكبر على عملية الاستهداف، لاسيما الاستهداف الجغرافي، للبرامج والمشروعات القائمة.
يتعين تطوير عملية تحليلية موسعة من أجل تحديد نقاط انطلاق المساعدات الغذائية وتوفير المعلومات عن الجوانب الأخرى للسياسات الإنسانية والإنمائية ذات الصلة بالأمن الغذائي. ويمكن لهذه العملية أن تساعد البرنامج في توسيع قاعدته المعرفية بقضايا الأمن الغذائي وهشاشة الأوضاع وتستخدم كنقطة انطلاق للدعوة والحوار مع الحكومات والمجتمع المدني ومنظومة الأمم المتحدة.
وحتى يمكن الاستجابة لهذه التوصية لا بد من ضمان قدر كبير من الموارد.

طرحت مقترحات للتمويل من خارج الميزانية على برنامج دعم الاستثمار ودائرة التنمية الدولية بالمملكة المتحدة ومكتب الشؤون الإنسانية في الاتحاد الأوربي والحكومة البلجيكية. وتم اعتمدا الموارد المطلوبة من برنامج دعم الاستثمار من أجل الأنشطة المتعلقة بتحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها في الفترة 1004-2005. وهذا لا يمثل إلا جزءا من مجموع التمويل المطلوب.

قياس الأداء

التوصية 7. أوصي بأن يضع البرنامج أهدافاً قابلة للقياس يتم على أساسها الحكم على أداء وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها، بحيث يمكن اعتماد البيانات التي تجمعها هذه الوحدة كعلامة يمكن في ضوئها قياس النجاح التشغيلي للبرنامج..

تسلم الأمانة بأهمية هذه التوصية لأن معظم عمل وحدة تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها يتعلق بتحليل وتفسير البيانات تعزيزا لأداء عمليات البرنامج.
في إطار خطة الإدارة الجديدة للبرنامج في الفترة 2004-2007 حدد لتحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها مؤشر أداء هو النسبة المئوية لعمليات المسح الأساسية المتاحة لمجالات الأولوية المحددة. وأعدت الوحدة أيضا قائمة مرجعية تحليلية لتقدير نوعية تحليل هشاشة الأوضاع على نطاق العالم. وسوف توزع هذه القائمة بغرض الحصول على المعلومات الارتجاعية ثم وضعها في صيغتها النهائية بحيث تتضمن التعليقات والاقتراحات المقدمة من الزملاء في المكاتب الإقليمية والقطرية.

تم تحديد البلدان التي ستحظى بالأولوية في تحليل هشاشة الأوضاع ورسم خرائطها فيها وذلك بالتعاون مع المكاتب الإقليمية والقطرية. وتم إعداد نسخة أولية من القائمة المرجعية التحليلية وسترسل إلى الميدان. ومن المتوقع الانتهاء من إعدادها في الفصل الثالث من عام 2004.

توصية المراجع الخارجي

استجابة البرنامج

الإجراءات المتخذة أو التي ستتخذ حتى 30/6/2004

تقرير المراجع الخارجي بشأن استعراض التسيير والإدارة في برنامج الأغذية العالمي (WFP/EB.A/2004/INF/8-C)

لجنة المراجعة

التوصية 1. أوصي بأن يعيد البرنامج النظر في أسلوب واختصاصات لجنة المراجعة بغية إدراج ترتيبات مناسبة لرفع التقارير رسمياً إلى المدير التنفيذي. وبالترافق مع فريق التسيير، وهو جماعة عمل غير رسمية تابعة لهيئة مكتب المجلس التنفيذي، فإن اللجنة يمكن أن تنظر في مسألة رفع التقارير إلى المجلس التنفيذي..

موافق

تم تعديل اختصاصات لجنة مراجعة الحسابات وأصبحت تشمل رفع التقارير، كالسابق، إلى المدير التنفيذي.
لجنة مراجعة الحسابات هي لجنة داخلية بالضرورة وتتبع المدير التنفيذي وليس من المتوقع ارتباطها بالمجلس التنفيذي. غير أنه يجوز للمدير التنفيذي أن يختار إطلاع المجلس التنفيذي على أي قضايا مهمة تنشأ عن التقارير التي تعدها اللجنة.

التوصية 2. بغية توفير مستوى أعلى من الاستقلال والموضوعية في المشورة المتاحة للإدارة المؤسسية، أوصي بأن يضم البرنامج أعضاء مستقلين من غير الموظفين التنفيذيين إلى لجنة المراجعة، على أني أقر بأن هذه هي مسألة أخرى ينبغي أن يدرسها المجلس التنفيذي دراسة كاملة.

موافق

بعد التشاور مع المكتب وفريق التوجيه المعني بالتسيير والإدارة رحب المجلس التنفيذي باقتراح المدير التنفيذي بأن تضم لجنة مراجعة الحسابات خبراء ماليين خارجيين ويرأسها عضو خارجي. وقد اختار المدير التنفيذي وعين عضوا جديدا في اللجنة التي ستتكون من ثلاثة أعضاء خارجيين وعضوين داخليين

استعراض نظم الرقابة الداخلية

التوصية 3. أكرر التوصية التي تقدم بها سلفي بأن يحدد البرنامج أدوار ومسؤوليات المكاتب الإقليمية والمكاتب القطرية وأن يعين بجلاء ترتيبات المساءلة والرصد الضرورية لضمان تحقيق أهداف البرنامج.

موافق

بالرغم من أن توجيه دائرة العمليات رقم 2000/04 حدد بوضوح دور ومسؤوليات المكاتب الإقليمية والقطرية والمقر إلا أنه سيتم تحديثها في إطار الاستعراض الشامل الوشيك لعمليات البرنامج، وسوف تتناول قضايا مثل اللامركزية وتفويض السلطات في ضوء العرض العام لأعمال البرنامج

ترتيبات الإشراف

التوصية 4. أوصي بأن ينظر البرنامج في الخطوات التي يمكن اتخاذها لتحسين المساءلة وفعالية استجابة الإدارة التنفيذية لتوصيات المراجعة.

موافق

من بين مؤشرات أداء مكتب المراجع الداخلي في عام 2004 عدد توصيات مراجعة الحسابات التي تم تنفيذها. ويتولى المكتب تطوير آلية أكثر فعالية للمتابعة ضمانا لتنفيذ توصيات مراجعة الحسابات.
ستؤدي لجنة مراجعة الحسابات الجديدة دورا في مجال الرصد لضمان تنفيذ توصيات مراجعة الحسابات كجزء من اختصاصاتها