| CL 127 LIM 6 تشرين الثاني / نوفمبر 2004
|
| CL 127 LIM 6 تشرين الثاني / نوفمبر 2004
|
الدورة السابعة والعشرون بعد المائة |
روما، 22 - 27/11/2004 |
تقرير المدير العام بشأن اقتراح إجراء تقييم خارجي شامل ومستقل للمنظمة |
الملحق الأول: تقييم خارجي شامل ومستقل للمنظمة -- ملفّ الملحق بشكل PDF الملحق الثاني: قائمة لعمليات الاستعراض التي شملت إسهامات خارجية، والتي أُجريت منذ يناير/كانون الثاني 2002 وذات الأهمية المحتملة في إطار تقييم المنظمة-- ملفّ الملحق بشكل PDF |
1- في 21 أكتوبر/تشرين الأول، تقدم اثنان من أعضاء المجلس بطلب إلى المدير العام يدعو إلى إضاف بند بعنوان "تقييم خارجي شامل" إلى جدول أعمال الدورة السابعة والعشرين بعد المائة للمجلس. وعقب ذلك، أرسل واحد من هذين العضوين خطابا مقدما، نيابة عن مجموعة أمريكا الشمالية، ورقة معلومات أساسية ومشروع قرار تأييداً للبند المطلوب في جدول الأعمال. وهما متاحان للأعضاء في الوثيقة CL 127/LIM/4..
2- وبناء على أحكام المادة الثالثة عشرة من اللائحة المالية: 13-1 قبل اتخاذ أي قرار تترتب عليه مصروفات، يعرض على المجلس، أو أي لجنة رئيسية، أو غيرها من اللجان التي يشكلها المجلس أو المؤتمر، تقرير من المدير العام عن التبعات الإدارية والمالية للمقترحات.
3- وتستجيب هذه الوثيقة لهذا الطلب.
4- يرغب المدير العام أن يسجل استعداده لتأييد اقتراح إجراء تقييم خارجي شامل وفي حال قرر المجلس إجراء التقييم، يودّ المدير العام أيضاً أن يؤكد للمجلس أنّ الأمانة سوف تستجيب على أكمل وجه لاحتياجات المقيّمين في سياق عملهم ولدعم عمل الأعضاء. وهو يقدم اقتراحات محددة بهذا الشأن في هذا التقرير.
5- وهو يرحّب بنوع خاص بإعادة التأكيد في مشروع القرار على مهام المنظمة كما نص عليها الدستور والأهداف المحددة في الإطار الاستراتيجي للفترة 2000-2015 ويوافق على أنّ التقييم قد يساهم مساهمة هامة في مراجعة الإطار الاستراتيجي المرتقبة.
6- كذلك يبدي المدير العام تقديره للاعتراف بالاجتماعات الدولية الهامة، وعلى الأخص مؤتمر القمة العالمي للأغذية ومؤتمر متابعته. ولا يقل أهمية عن ذلك الاعتراف بالحاجة إلى وجود روابط بين مختلف النتائج وكذلك الحاجة إلى الموارد لدعم تنفيذ خطتي عمل المؤتمرين. ويرى المدير العام أنّه من المناسب أن ينعكس بعض الشئ هذا العنصر الهام في أي قرار قد يتخذه المجلس.
7- تعطي وثيقة المعلومات الأساسية بيانا واضحا للنطاق المعتزم لهذا التقييم. فالمقدمة في الفقرة 1 تتوخى إجراء تقييم شامل، يشمل النقاط التالية:
8- ويرد هذا في الهدف الأول الذي يلي مباشرة العنوان من مقدمة الفقرة الفرعية (1) عن "تقييم نقاط القوة والضعف في المنظمة" وهي عبارة تستخدم في التخطيط وتشير عادة إلى نتائج التحليل الداخلي: "أي كل الجوانب التي تساعد منظمة على تأدية مهمتها والوفاء باختصاصاتها أو التي تعيقها عن إنجاز ذلك" . ويتسق هذا تماماً مع مقدمة الفقرة.
إنشاء لجنة للمجلس
9- يتوخى الاقتراح لجنة للمجلس تنشأ، في الأرجح، بمقتضى أحكام المادة السادسة -2 من دستور المنظمة التي تنص على أنه يجوز للمجلس إنشاء"لجانا وأفرقة عمل لدراسة الموضوعات المتصلة بأغراض المنظمة وتؤلف هذه اللجان وأفرقة العمل إما من مجموعة مختارة من الأعضاء أو ..." وكذلك المادة الخامسة والعشرين-10 من اللائحة العامة التي تنص على أنه "يجوز للمجلس إنشاء لجان خاصة، تتألف من عدد محدود من أعضاء المجلس، وتجتمع هذه اللجان بين دورات انعقاد المجلس لبحث المسائل التي قد يحيلها إليها المجلس ورفع تقرير عنها."
تكاليف سفر الأعضاء
10- تنص المادة الخامسة والعشرون - 6 من اللائحة العامة على أن "تتحمل المنظمة نفقات السفر اللازمة في الذهاب والإياب، في حدود الأصول المرعية، لعضو واحد من أعضاء وفد كل دولة عضو في المجلس، للانتقال بأقصر الطرق من عاصمة بلاده أو من مقر عمله إلى مقر دورة المجلس أيهما أقل نفقة." وتوجد أحكام مماثلة بالنسبة للجنة البرنامج ولجنة المالية . وبالنظر إلى هذه السوابق، قد يرغب المجلس في أن يوضح النقاط التالية:
11- وتفترض التقديرات الواردة أدناه أن تكون التغطية على مستوى اللجان من الموارد من خارج الميزانية.
التمثيل الإقليمي
12- قد يرغب المجلس في النظر في إمكانية إعطاء توجيهات عن وجوب أن تتم هذه العملية على نحو يكفل أن تعكس شكليات التقييم جميع الأعضاء في المنظمة على تنوّعهم.
13- وينبغي بنوع خاص تعزيز الترتيبات التي تقضي بأن يضمّ الفريق مقيّمين مهنيين واستشاريين من مختلف الأقاليم كي تحظى النتائج بتأييد جميع الأعضاء. وفي تجربة حديثة في مكان آخر في منظومة الأمم المتحدة، تبعاً لترتيبات مماثلة، اقتصرت المشاركة على عضوين فقط من صغار الأعضاء من أقاليم معينة ضمن فريق طغت عليه الأقاليم الأخرى. وقد يرغب المجلس في التأكيد على أهمية التمثيل الإقليمي داخل الفريق.
الخبراء
14- تغفل ورقة المعلومات الأساسية ومشروع القرار التحديد الصريح للمؤهلات المناسبة للخبراء المطلوبين لإجراء التقييم. وفي حين أن المدير العام يقر بفائدة تجربة التقييم، ففي اعتقاده أن ذلك ليس كافيا في حد ذاته. فمنظمة الأغذية والزراعة هي منظمة فنية معقدة الأجزاء ولن يتسنى إجراء تقييم واقعي لفعاليتها وأدائها وتأثيرها إلا من قبل من مارسوا العمل في مختلف قطاعاتها. وقد يرغب المجلس، إذا وافق على تأكيد ضرورة أن يكون أعضاء الفريق من الخبراء المختصين المعروفين دوليا ويلمون تماما بالقطاعات ذات الصلة لاختصاصات المنظمة.
أمانة اللجنة
15- سوف تحتاج اللجنة إلى وجود شكل ما لأمانة لها للتحضير لاجتماعاتها وتقديم الدعم اللازم لها. كما يفترض أن اللجنة، علاوة على ذلك، قد ترغب في تلقي تقارير عن التقدم المحرز في التقييم مقارنة مع الجدول الزمني والاختصاصات، باعتبار أنّ عمل الفريق يحتاج إلى متابعة يومية على نحو يتعذر على اللجنة الاضطلاع بها.
16- وينبغي أن يقرر المجلس فيما إذا كان لا بد للمدير العام أن يعين فريقا مصغّرا من الأمانة لتأدية مهمة الأمانة للجنة. وينبغي في هذه الحالة تغطية تكاليف أمانة اللجنة من موارد إضافية من خارج الميزانية لتلبية احتياجات اللجنة.
توقيت الانتهاء من التقييم
17- يجدر توجيه العناية إلى المواعيد النهائية المرتبطة بتقديم الوثيقة مترجمة إلى المجلس في نوفمبر/تشرين الثاني 2006. وبما أنّ أعمال المجلس تبدأ في 20 نوفمبر/تشرين الثاني، ينبغي إذاً إرسال الوثيقة في 9 أكتوبر/تشرين الأول. وبالنظر إلى ضرورة إصدار الوثيقة وترجمتها إلى خمس لغات، فلابد من تسليمها لإعداد الوثيقة النهائية في موعد أقصاه 1 سبتمبر/أيلول.
18- فضلاً عن ذلك، يجب إتاحة الوقت الكافي كي تعدّ الأمانة استجابتها، علماً أنه ينبغي أيضاً ترجمتها. ومن العسير تحديد الوقت اللازم لذلك إلا أنه إذا كان التقرير شاملاً كاملا، فقد يستغرق الأمر عدة أسابيع (شهراً واحداً على الأقل) للاستجابة لكل توصية من التوصيات على أكمل وجه.
19- في حين أنه جرى تحديد النطاق بشكل واضح في "الغرض من التقييم" حسبما ورد سرده أعلاه، ثمة قضايا تتعلق بالنطاق قد يرغب المجلس في إعطاء توجيهات بشأنها.
الموارد اللازمة في المستقبل للمنظمة
20- قد يرغب المجلس في إعطاء المزيد من الإيضاحات عن الفقرة الفرعية (5) بشأن "تقديم إسهامات إضافية لتحديد الموارد اللازمة في المستقبل للمنظمة". ويؤمل في أن يُقاس ذلك استناداً إلى احتياجات الأعضاء حسبما أعرب عنها في الإطار الاستراتيجي وفي الإصدارات المختلفة للخطة المتوسطة الأجل وألا يقتصر ذلك على مدى كفاية أو عدم كفاية الموارد المتاحة لبرنامج العمل الحالي الذي خفض إلى حد كبير.
حالة تقييم اللامركزية في المنظمة وعمليات التقييم الأخرى
21- إن وثيقة المعلومات الأساسية لا تتضمن أية إشارة البتة عن جدوى "التقييم المستقل للامركزية في المنظمة" الذي أجري مؤخراً وما إذا كان التقييم الخارجي سيتأسس عليه. ويلاحظ المدير العام أنّ لجنة البرنامج "رحبت [...] بما اتسم به تقييم اللامركزية في المنظمة من عمق واستقلالية. وكان التقرير شاملا في تحديده مجموعة من القضايا البالغة التعقيد والمتداخلة بالنسبة للمنظمة فيما يتعلق بتعزيز أدائها المؤسسي، ومعالجته لهذه القضايا. وتضمّن ذخيرة غنية من التحليل والاقتراحات والأفكار، إضافة إلى التوصيات الرسمية. وبالتالي أكدت اللجنة تقديرها لما قام به فريق التقييم من عمل" .
22- وأبدت الأمانة حالياً عزمها على إعداد استجابة شاملة وخطة عمل تعرض على لجنة البرنامج تتضمن العناصر التالية: " خطة تنفيذ تحدد فيها التكاليف والإطار الزمني تستند إلى التوصيات والاقتراحات الواردة في تقرير التقييم، ولكنها تشمل أيضا اقتراحات الإدارة لمعالجة مختلف القضايا بسبل بديلة، حيثما ترى ذلك مناسباً؛ " سوف تقترح تدابير إضافية منبثقة عن تحليل الإدارة نفسها؛ " تحليل المجالات التي يمكن فيها تحقيق وفورات في الكفاءة لكن مع الإشارة إلى أنّ بعضاً من تلك الوفورات المحتملة كانت متوقعة بالفعل وقد خصصت لها المصروفات اللازمة؛ " استجابة الإدارة لكل توصية من توصيات التقييم .
23- ورحّبت لجنة البرنامج بهذا النهج غير أنّ جهود الأمانة قد تذهب سدى إذا حل تقييم خارجي جديد محل "التقييم المستقل للامركزية في المنظمة".
24- وفي اعتقاد المدير العام أن من المهم إيضاح هذه المسألة. وقد يرغب المجلس في إعطاء توجيهات عما إذا كان يعتزم أن يأخذ التقييم بعين الاعتبار تقارير التقييم وتقارير الإشراف والتي عرضت مؤخراً على لجنة البرنامج ولجنة المالية ، بما في ذلك على وجه الخصوص تقرير "التقييم المستقل للامركزية في المنظمة".
25- هناك جوانب إجرائية ونقدية للتبعات المالية.
26- تنص الفقرة السابعة من ديباجة مشروع قرار المجلس على أنه "يقرر أيضا تمويل هذا التقييم من موارد من خارج الميزانية".
27- تنص الفقرة 4(1) من الوثيقة المقترحة على أن "لجنة المجلس ستقرر طريقة تلقي المساهمات وإدارتها وإنفاقها". وبالإضافة إلى ذلك تنص الفقرة (3) من مشروع قرار المجلس إلى أن اللجنة "ستتفق على الأشكال المتعلقة بتلقي المساهمات... ولإنفاق هذه المساهمات".
28- وبافتراض أن هناك اتفاقا على إيداع المساهمات الطوعية المطلوبة لدى المنظمة، فإن الفقرة 4(1) من الوثيقة المقترحة والفقرة الإجرائية (3) من مشروع قرار المجلس لا تأخذان بعين الاعتبار أن هناك أحكاما ملزمة بالفعل فيما يتعلق بتلقي المنظمة للمساهمات الطوعية وإدارتها وإنفاقها. وتبعا للقواعد واللوائح السارية في المنظمة، ينبغي إنشاء حساب أمانة خاص لتلقي هذه المساهمات. وعلى نحو خاص، تنص المادة 6-7 من اللائحة المالية على أن " تدار حسابات أموال الأمانة، وحسابات الأموال الخاصة، والتبرعات، طبقا للائحة المالية للمنظمة، ما لم يقرر المؤتمر خلاف ذلك".
29- يمكن للجنة المقترحة أن تحدد الغاية من حساب الأمانة والأنشطة التي ستمول منه. بيد أن النص المقترح ذا صبغة عامة للغاية ولا يوضح أن تلقي الأموال وإدارتها وإنفاقها ينبغي أن يتم وفقا للائحة المالية للمنظمة. وبالتالي يوصي المدير العام بالنص على ذلك بصورة واضحة.
30- وتوجه العناية إلى الشرط الوارد في التعليمات المالية والذي ينص على أنه "من حيث المبدأ لا تقدم المنظمة أي التزام مالي ولا تنفق أي أموال من حساب أمانة إلى حين تلقي الأموال ". وحرصا على ضمان التقيد بالجدول الزمني المقترح، يشدد على ضرورة تلقي الأموال على الفور بعد اتخاذ المجلس لقراره، كي يتسنى وضع الترتيبات الإدارية اللازمة لانعقاد الاجتماع الأول للجنة.
31- يشترط مشروع القرار أن يمول التقييم من موارد من خارج الميزانية، مما لا يرتب عنه، من الناحية النظرية، أية تبعات مالية على البرنامج العادي. بيد أن اهتمام المدير العام ينصب على ما يلي:
(أ) أن مصدر تمويل التكاليف الخاصة بلجنة المجلس لم يذكر بصورة صريحة، وإن تكن الأمانة تفترض أنها تعتبر جزءا من تكاليف التقييم؛ (ب) لا توجد إشارة صريحة إلى تكاليف دعم الموظفين للتقييم، أو على الأقل إلى التكاليف الإضافية المترتبة حيثما تستدعي الحاجة لإيجاد من يحل محل هؤلاء الموظفين، وبالرغم من التوقعات التي لها مبرراتها لمثل هذا الدعم؛ (جـ) يبدو أن هناك إشارة ضمنية إلى حد للتكاليف (أي أن "الكلفة الإجمالية تتراوح بين مليونين و3 ملايين دولار أمريكي")؛ (د) وعند أخذ جميع هذه العناصر بعين الاعتبار، فإن التكاليف قد تتجاوز الحد الأقصى لتقديرات الجهات الداعية بالاقتراح.
32- ويشار خاصة إلى عدم وجود أي تفاصيل للطريقة التي اتبعت لحساب تقديرات التكاليف بين مليونين و3 ملايين دولار أمريكي، أو للتشكيلة المقترحة لفريق الخبراء والمقيِّمين والاستشاريين.
33- ولهذا السبب فإن المدير العام يقدم تقديرا لمجموع التبعات المالية بالاستناد إلى تجربة المنظمة في ميدان التقييم. والغرض الوحيد لهذه الافتراضات هو إعداد تقديرات معقولة، وليس إصدار أي حكم مسبق بشأن أي قرار قد يرغب المجلس في اتخاذه.
لجنة المجلس - التكاليف المباشرة
34- تتألف هذه التكاليف من تكاليف اجتماعات اللجنة بما يقارب 000 25 دولارا أمريكيا بافتراض عقد دورات ليوم واحد بجميع اللغات الخمس، أو 000 38 دولار أمريكي لدورة لمدة يومين، ويعتمد ذلك أيضا على طول وثائق الاجتماع. ويفترض المجموع التقديري لتكاليف أدناه ستة اجتماعات كل منها ليوم واحد.
لجنة المجلس - تكاليف السفر
35- وبافتراض أن المجلس سيوافق على تسديد تكاليف السفر، فإن من المتوقع أن خمسة أعضاء، في المتوسط، سيسافرون من عواصمهم (000 30 دولار أمريكي تقريبا لكل اجتماع) وبالطبع فإن هذا الرقم متفاوت.
تقرير التقييم واستجابة الإدارة
36- بالإضافة إلى ذلك فإن من المتوقع أن يكون التقرير النهائي ضخما (ويقدر بحوالي 000 70 كلمة) وإذا أضيف إليه استجابة الإدارة التفصيلية، فإن تكاليف الترجمة والإصدار بجميع اللغات ستناهز 000 190 دولار أمريكي.
أمانة اللجنة
37- حسبما أشير إليه في الفقرتين 15 و 16 أعلاه، فإن اللجنة ستحتاج إلى أمانة للأسباب المذكورة. وتغطي التكاليف البالغة 000 486 دولار أمريكي منصب مد-1 ومنصب موظف عن الفئة الفنية بالإضافة إلى الدعم في ميدان السكرتارية.
الدعم المقدم من الأمانة (بما يتجاوز بكثير اللجنة)
38- تتضمن ورقة المعلومات الأساسية الشرط الذي يعد ملائما تماما والقاضي بأن تقدم الأمانة الدعم للتقييم وفقا لما يطلبه المجلس وأجهزته، بما في ذلك أية أوراق معلومات أساسية قد تطلبها اللجنة أو خبراؤها. وقد يكون الطلب على الدعم من الأمانة كبيرا كما تدل تجربة الاستعراض السابق الذي أجري في 1988-1989. لكن ذلك سيحد من قدرة المنظمة على إنجاز برنامج العمل الأصلي الذي وافق عليه المؤتمر ما لم تتاح بعض الموارد من حساب الأمانة المقترح لإيجاد من يحل محل الموظفين عند الضرورة.
39- من العسير للغاية تقدير حجم الدعم المطلوب، وبالتالي لم تضمن أية مبلغ في التقديرات. بيد أنه من المأمول أن يوافق المجلس على ضرورة أن يغطي حساب الأمانة أية تكاليف مباشرة إضافية ناجمة عن تقديم هذا الدعم.
برامج المقر الرئيسي والإدارة العامة للفريق
40- يشكل هذا البند الجزء الأكبر من مجموع الفريق المتوخي في هذه التقديرات، ويتألف من رئيس للفريق والعديد من كبار الخبراء والخبراء الذين يغطون شتى التخصصات والقطاعات في برامج المنظمة. وستتولى هذه المجموعة الكبيرة إلى حد ما، إدارة التقييم وتقييم عمل المصالح الفنية وإعداد التقرير النهائي. ويصل المبلغ المقدر، بما في ذلك تكاليف السفر ودعم الأمانة، إلى 2.4 مليون دولار تقريبا.
الاستعراضات الرئيسية للمصالح غير الفنية
41- نطاق وطائفة استعراضات الإدارة لمجالات مثل المالية، إدارة الموارد البشرية، تقانة المعلومات والاتصالات وغيرها، هائلان. بيد أنه أجريت حسابات لنخبة مختارة من الاستعراضات الرئيسية، على أساس متوسط معدلات للاستشاريين من المستوى الرفيع، للوصول إلى مجموع تكاليف يبلغ 950 066 1 دولارا أمريكيا. وتجدر الإشارة إلى أن ذلك قد يكون، في بعض الحالات، تكرارا لدراسات حديثة نسبيا، حسبما ورد ذكره في الملحق الثاني.ملفّ الملحق بشكل PDF الأفرقة اللامركزية
الأفرقة اللامركزية
42- تتضمن التقديرات تكاليف إرسال أفرقة مكونة من ثلاثة أشخاص في ثمان مهمات ميدانية تغطي جميع المكاتب الإقليمية، ومعظم المكاتب الإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال وقرابة 25 بلدا. وتبلغ تكلفة ذلك 000 688 دولار أمريكي، بيد أنه يشار إلى أن هذه المهمات قد تكون في غالبها تكرارا للتقييم المستقل لتطبيق اللامركزية في المنظمة الذي أجري مؤخرا.
43- وبايجاز، فإن المدير العام يعتبر أن مجموع تكاليف مثل هذا التقييم الشامل سيناهز في الأرجح 5 ملايين دولار أمريكي وفقا لما يرد في الجدول أدناه.
| موجز التكاليف | بآلاف الدولارات الأمريكية |
| لجنة المجلس - التكاليف المباشرة | 148 158 |
| لجنة المجلس - أسفار الأعضاء | 176 100 |
| التقرير النهائي للتقييم واستجابة الإدارة له | 192 766 |
| أمانة اللجنة | 486 450 |
| برامج المقر الرئيسي والإدارة العامة | 2 657 403 |
| الاستعراضات الرئيسية للمصالح غير الفنية | 1 066 950 |
| الأفرقة اللامركزية | 688 328 |
| التكاليف الإجمالية | 5 162 409 |
44- يلاحظ المدير العام أنه إذا كانت هذه التقديرات تعكس نطاق التقييم على نحو صائب، هناك نتيجتان محتملتان، إذ ليس من الممكن توخي مساهمة من ميزانية البرنامج العادي التي شهدت، بالفعل، تخفيضات جذرية:
45- يلخص الجدول التالي المجالات التي قد يرغب المجلس اتخاذ إجراءات بشأنها:
| الفقرة المرجعية | مجال العمل |
| 4 | اتخاذ قرار بالمضي قدما في عملية التقييم |
| 6 | تحديد الروابط بين مجالات العمل المتفق عليها دوليا والموارد المتاحة |
| 9 | إنشاء لجنة للمجلس وتعيين أعضائها |
| 10 | تحديد مستحقات السفر لأعضاء اللجنة |
| 13 | تحديد نطاق التمثيل الإقليمي |
| 14 | إعطاء التوجيه بشأن مؤهلات الخبراء |
| 15 | اتخاذ قرار فيما إذا كانت الأمانة ضرورية للجنة أم لا |
| 17/18 | وضع جدول زمني |
| 20 | توضيح صلاحيات الفريق للنظر في المسائل المتعلقة بالموارد |
| 21-24 | توضيح النطاق الذي قد يستلزم من الفريق الأخذ بعين الاعتبار تقارير الإشراف الموجودة خلال مداولاته |
| الملحق الثاني | |
| 26-29 | إنشاء حساب أمانة بموجب المادة 6-7 من اللائحة المالية لتلقي المساهمات الطوعية وللإنفاق منها |
| 31-42 | الاشتراط بأن تمول جميع التكاليف المباشرة الناشئة عن التقييم من حساب الأمانة، بما فيها:
|
| 44- | تقديم التوجيه بشأن الإجراءات الواجب اتخاذها في حال حدوث نقص في المساهمات الطوعية، واتخاذ قرار عند الضرورة بشأن أولويات الإدراج/الاستبعاد من نطاق التقييم. |
الملحق الأول: تقييم خارجي شامل ومستقل للمنظمة -- ملفّ الملحق بشكل PDF
الملحق الثاني: قائمة لعمليات الاستعراض التي شملت إسهامات خارجية، والتي أُجريت منذ يناير/كانون الثاني 2002 وذات الأهمية المحتملة في إطار تقييم المنظمة-- ملفّ الملحق بشكل PDF
