CL 127/LIM/6

Consejo

Índice

I. Antecedentes

II. Introducción

III. Consecuencias administrativas y aclaraciones

A. FINALIDAD DE LA EVALUACIÓN

B. DEFINICIÓN DE LAS MODALIDADES

C. definición del alcance

IV. Consecuencias financieras y aclaraciones

A. ARTÍCULO 6.7 DEL REGLAMENTO FINANCIERO, SOBRE LOS FONDOS FIDUCIARIOS

B. COSTO ESTIMADO DE LA EVALUACIÓN

C. SÍNTESIS

V. Medidas que podría adoptar el Consejo

ANEXO I - Evaluación externa amplia e independiente de la FAO

ANEXO II - Lista de los exámenes realizados con aportaciones externas desde enero de 2002 de posible importancia para una evaluación de la FAO

I. Antecedentes

1. El 21 de octubre de 2004, dos miembros¹ del Consejo presentaron al Director General la solicitud de que se añadiera al programa provisional del 127º período de sesiones del Consejo un tema adicional titulado “Evaluación externa amplia”. Posteriormente, uno de esos miembros escribió otra carta en nombre del Grupo de América del Norte en la que remitió un documento de antecedentes y un proyecto de resolución en apoyo del tema del programa pedido. Dichos documentos se han facilitado a los miembros del Consejo en el documento CL 127/LIM/4.

2. Con arreglo a lo dispuesto en el artículo XIII del Reglamento Financiero:

“13.1 Antes de adoptar una decisión que implique gastos, el Consejo o cualquier comisión o comité que designe el Consejo o la Conferencia, deberá haber recibido un informe del Director General sobre las consecuencias administrativas y financieras de la propuesta”.

3. El presente documento responde a ese requisito.

II. Introducción

4. El Director General desea dejar constancia de su disposición a apoyar la propuesta de que se realice una evaluación externa amplia y, en caso de que el Consejo decida proceder en ese sentido, desea igualmente asegurar al Consejo que la Secretaría responderá plenamente a las necesidades de los evaluadores durante su trabajo y proporcionará apoyo a los miembros en su labor. En el presente informe el Director General hace sugerencias específicas a ese respecto.

5. En particular, acoge con agrado la reafirmación en el proyecto de resolución del mandato de la FAO, expresado en su Constitución, y de los objetivos establecidos en el Marco Estratégico para 2000-2015, y está de acuerdo en que la evaluación podría contribuir de forma significativa a la revisión del Marco Estratégico que habrá de realizarse próximamente.

6. Asimismo, el Director General aprecia el reconocimiento de ciertas reuniones internacionales importantes, en especial la Cumbre Mundial sobre la Alimentación y las actividades complementarias. También es importante que se reconozca en mayor medida la necesidad de establecer vínculos entre los distintos resultados, al igual que la necesidad de recursos para respaldar la aplicación de sus respectivos planes de acción. El Director General considera que puede ser conveniente que este importante elemento se refleje de alguna manera en cualquier decisión que pueda adoptar el Consejo.

III. Consecuencias administrativas y aclaraciones

A. FINALIDAD DE LA EVALUACIÓN

7. En el documento de antecedentes se proporciona una indicación clara del alcance previsto de la evaluación. En el párrafo 1 se prevé una evaluación amplia en la que se examinen:

• el rendimiento y el impacto de la FAO;
• el grado de eficacia con que la FAO desempeña su mandato;
• el grado de eficiencia con que la FAO desempeña su mandato.

8. Todo ello está abarcado en el primero de los objetivos enumerados en el mismo párrafo, esto es, en el apartado i), consistente en “una evaluación […] de los puntos fuertes y débiles de la Organización”, expresión relativa a la planificación que por lo general se refiere al resultado de un análisis interno: concretamente, a los aspectos de una organización que favorecen o dificultan la realización de su misión y el cumplimiento de su mandato². Todo esto es plenamente coherente con el comienzo del párrafo 1.

B. DEFINICIÓN DE LAS MODALIDADES

Establecimiento de un Comité del Consejo

9. La propuesta prevé la creación de un Comité del Consejo, que previsiblemente se establecería con arreglo a lo dispuesto en el artículo VI.2 de la Constitución de la FAO, en el que se estipula que el Consejo podrá crear “comités y grupos de trabajo encargados de examinar cuestiones relacionadas con los fines de la Organización e informar sobre las mismas, compuestos de Estados Miembros […] seleccionados…”, y en el artículo XXV.10 del Reglamento General de la Organización (RGO), en el que se estipula que “el Consejo podrá también establecer comités especiales, compuestos de un número limitado de sus miembros, que se reúnan entre períodos de sesiones del Consejo para examinar las cuestiones que éste les hubiere remitido, e informar al respecto”.

Gastos de viaje de los miembros

10. En el artículo XXV.6 del RGO se estipula que “los gastos de viaje en que justificadamente incurra no más de un miembro de la delegación de cada Estado Miembro del Consejo al trasladarse por la ruta más directa desde la capital de su país o, si fueren menores, desde el lugar donde se hallare destinado, al sitio donde se reúna el Consejo, así como los de regreso, serán sufragados por la Organización”. Existen disposiciones similares en relación con el Comité del Programa³ y el Comité de Finanzas⁴. Habida cuenta de estos precedentes, el Consejo tal vez desee aclarar:

1. si se reembolsarán los gastos de viaje;
2. en caso afirmativo, si se reembolsará el costo de los billetes únicamente (como se hace en el caso del Consejo) o si se pagarán también dietas (como se hace en el caso del Comité del Programa y el Comité de Finanzas); y
3. que esos costos indicados deberán sufragarse con cargo a recursos extrapresupuestarios.

11. Las estimaciones que se presentan más adelante se basan en un reembolso del nivel del que se proporciona en el caso de los citados comités con cargo a recursos extrapresupuestarios.

Representación regional

12. El Consejo tal vez desee considerar la posibilidad de aconsejar que la evaluación se lleve a cabo de manera tal que garantice que en las modalidades que se adopten para ella quede reflejada plenamente la diversidad de la composición de la Organización.

13. En particular, la disposición por la que se exige que el equipo incluya evaluadores profesionales y consultores de diferentes regiones debe reforzarse a fin de que los resultados cuenten con el apoyo de todos los Miembros. Una experiencia reciente en otra organización del sistema, respecto de la cual se había adoptado una disposición similar, tuvo como resultado únicamente la inclusión en el equipo de dos miembros de poca experiencia procedentes de determinadas regiones en un equipo dominado por otras regiones. El Consejo tal vez desee insistir en que la representación regional en el seno del equipo es de importancia esencial.

Expertos

14. En el documento de antecedentes y el proyecto de resolución no se definen explícitamente las cualificaciones apropiadas de los expertos necesarios para la evaluación. Si bien el Director General reconoce la utilidad de que cuenten con experiencia en materia de evaluación, está convencido de que ese elemento por sí solo no basta. La FAO es una organización técnica compleja y su eficacia, rendimiento e impacto pueden ser evaluados de manera realista únicamente por expertos en los diversos sectores abarcados por la Organización. El Consejo, si concuerda, tal vez desee hacer hincapié en que los miembros del equipo deberían ser expertos competentes y de prestigio internacional con un sólido conocimiento de los sectores pertinentes al mandato de la FAO.

Secretaría del Comité

15. El Comité necesitará algún tipo de secretaría para preparar sus reuniones y prestarle apoyo en ellas. Además, presumiblemente deseará recibir informes sobre los progresos de la evaluación en relación con su calendario y con el mandato, ya que la labor del equipo deberá estar sujeta a una atención cotidiana de un tipo que un Comité no puede proporcionar.

16. El Consejo debería decidir si el Director General debería asignar a un pequeño equipo de la Secretaría encargado de hacer las veces de secretaría del Comité. En tal caso, los costos de la secretaría del Comité deberían sufragarse con recursos extrapresupuestarios adicionales a fin de satisfacer las necesidades del Comité.

Plazo para la finalización de la evaluación

17. Se señalan a la atención del Consejo los plazos relacionados con la presentación de un documento traducido al Consejo en noviembre de 2006. Tomando como punto final la fecha de inicio del Consejo, esto es, el 20 de noviembre, el documento tendría que despacharse para el 9 de octubre. Dada la necesidad de realizar la traducción del documento en cinco idiomas y ocuparse de su producción, debería presentarse para su procesamiento dentro del 1º de septiembre de 2006 a más tardar.

18. Además, será preciso dejar tiempo suficiente para que la Secretaría prepare su respuesta, que tendrá que traducirse también. Exactamente cuánto tiempo se necesitará es difícil de prever, pero si se trata de un informe realmente amplio, podría llevar varias semanas (al menos un mes) preparar respuestas ponderadas sobre cada recomendación.

C. DEFINICIÓN DEL ALCANCE

19. Si bien el alcance está claramente definido, como se ha indicado en la sección titulada “Finalidad de la evaluación” supra, hay algunas cuestiones relacionadas con el alcance sobre las cuales el Consejo tal vez desee proporcionar orientaciones.

Futuras necesidades de recursos de la FAO

20. El Consejo tal vez desee aclarar en mayor medida el apartado v) del párrafo 1, que reza así: “proporcionar más elementos para la definición de las futuras necesidades de recursos de la FAO”. Se espera que este objetivo se ponga en relación con las necesidades de los Miembros expresadas en el Marco Estratégico y en las diversas ediciones del Plan a Plazo Medio y que no se limite a la suficiencia o insuficiencia de los recursos para el Programa de Labores actual, muy reducido.

Estado de la evaluación de la descentralización de la FAO y de otras evaluaciones

21. El documento de antecedentes no hace referencia a la importancia de la “Evaluación independiente de la descentralización de la FAO”⁵, recientemente realizada, ni a si la evaluación externa se basará en esa labor o no. El Director General observa que el Comité del Programa “se congratuló por la profundidad e independencia de la evaluación de la descentralización de la FAO. En el informe se determinaba y examinaba con carácter exhaustivo toda la serie de problemas, sumamente complejos e interrelacionados, que debía abordar la Organización para fortalecer su eficacia a nivel institucional. Se incluía, además de las recomendaciones oficiales, una gran cantidad de análisis, sugerencias e ideas. Por consiguiente, el Comité recalcó que valoraba positivamente la labor del equipo de evaluación”⁶.

22. Actualmente la Secretaría está preparando una respuesta completa y un plan de acción para el Comité del Programa, que incluirá:

• un plan de aplicación con indicación de los costos y plazos definidos basado en las recomendaciones y sugerencias formuladas en el informe de evaluación pero que incluirá asimismo las propuestas de la administración para hacer frente a las cuestiones señaladas por medios alternativos, cuando se considere apropiado;
• asimismo se propondrán otras medidas, sobre la base del análisis realizado por la administración;
• un análisis de las esferas en las que podrían realizarse ahorros por eficiencia, aunque es preciso observar que algunos de esos probables ahorros ya se habían previsto y se habían comprometido gastos en relación con ellos; y
• la respuesta de la administración a cada una de las recomendaciones formuladas como resultado de la evaluación⁷.

23. El Comité del Programa ha acogido con agrado este planteamiento, pero el esfuerzo de la Secretaría podría ser en gran medida inútil si la “Evaluación independiente de la descentralización de la FAO” resultara invalidada por una nueva evaluación externa.

24. El Director General cree que es importante aclarar esta cuestión. El Consejo tal vez desee proporcionar orientación sobre si su intención es que en la evaluación se tengan en cuenta los informes de evaluación y supervisión recientemente presentados al Comité del Programa y al Comité de Finanzas⁸, y en particular el informe de la “Evaluación independiente de la descentralización de la FAO”.

IV. Consecuencias financieras y aclaraciones

25. Las consecuencias financieras tienen aspectos monetarios y de procedimiento.

A. ARTÍCULO 6.7 DEL REGLAMENTO FINANCIERO, SOBRE LOS FONDOS FIDUCIARIOS

26. En el párrafo séptimo del preámbulo del proyecto de resolución del Consejo se dice: "Decide además que la evaluación se financie mediante recursos extrapresupuestarios”.

27. En el párrafo 4 i) del documento presentado se estipula que “el Comité del Consejo decidirá cómo se recibirán, gestionarán y desembolsarán las contribuciones”. Además, en el apartado iii) del octavo párrafo del proyecto de resolución del Consejo se establece que el Comité “acuerde las modalidades para recibir contribuciones […] y para desembolsar dichas contribuciones”.

28. Suponiendo que exista acuerdo sobre el hecho de que las contribuciones voluntarias necesarias se depositen ante la FAO, en el párrafo 4 i) del documento presentado y en el apartado iii) del octavo párrafo del proyecto de resolución del Consejo no se tiene en cuenta que ya existen disposiciones vinculantes referentes a la recepción, la gestión y el desembolso de contribuciones voluntarias por parte de la FAO. Conforme a las normas y los reglamentos de la FAO, debería crearse un fondo fiduciario o un fondo especial para recibir tales contribuciones. En concreto, en el artículo 6.7 del Reglamento Financiero se dispone que “a menos que la Conferencia disponga otra cosa, los fondos fiduciarios y especiales y las contribuciones voluntarias se administrarán conforme al Reglamento Financiero de la Organización”.

29. El Comité propuesto podrá establecer la finalidad del fondo fiduciario y determinar las actividades que deban financiarse con cargo al mismo. Sin embargo, el texto propuesto es demasiado genérico y no indica que la recepción, la administración y el desembolso de fondos deberían realizarse de conformidad con el Reglamento Financiero de la FAO. El Director General recomienda que ello se indique con claridad.

30. Se señala la exigencia que figura en el Manual Administrativo en el sentido de que “en principio, la Organización no deberá contraer ningún compromiso financiero ni desembolsar fondos con cargo a un Fondo Fiduciario hasta que no se hayan recibido los fondos”⁹. En el interés de asegurar que se respete el calendario propuesto, se subraya que los fondos deberían recibirse con prontitud una vez que el Consejo haya tomado su decisión, de forma que puedan adoptarse las disposiciones administrativas precisas para la primera reunión del Comité.

B. COSTO ESTIMADO DE LA EVALUACIÓN

31. El proyecto de resolución exige que la evaluación se financie con cargo a recursos extrapresupuestarios, lo que, en teoría, podría significar que no hubiera consecuencias financieras para el Programa Ordinario. Sin embargo, el Director General manifiesta las siguientes preocupaciones:

1. la fuente de financiación para el costo del Comité del Consejo no se explicita, aunque la Secretaría ha dado por supuesto que es parte del costo de la evaluación;
2. el costo del apoyo de personal para la evaluación, o por lo menos el costo adicional generado cuando resulte necesario sustituir a dicho personal, no se menciona explícitamente aunque sí se haga referencia a la lógica expectativa de tal apoyo;
3. parece haber un límite implícito para el costo (es decir, “se calcula que el costo total ascenderá a 2 ó 3 millones de dólares EE.UU”); y
4. una vez considerados todos los elementos, es posible que el costo exceda el límite superior de la estimación realizada por los patrocinadores.

32. En particular, no se facilitan detalles sobre la forma en que se llegó a la estimación cifrada entre 2 y 3 millones de dólares EE.UU. o sobre la propuesta de composición del grupo de expertos evaluadores y consultores.

33. Por esta razón, el Director General facilita una evaluación de las consecuencias financieras totales¹⁰ basada en la experiencia de la Organización en materia de evaluaciones. Estos supuestos se elaboran únicamente con el fin de preparar una estimación razonable y no para prejuzgar cualquier decisión que el Consejo desee adoptar.

Comité del Consejo: costos directos

34. Consisten en el costo de las reuniones del Comité y rondarían los 25 000 dólares EE.UU. por reunión, suponiendo períodos de sesiones de un día en los cinco idiomas oficiales, o alrededor de 38 000 dólares EE.UU. por un período de sesiones de dos días, en función también de la extensión de la documentación para el mismo. La estimación total que figura más adelante se basa en seis reuniones de un día.

Comité del Consejo: gastos de viaje

35. Suponiendo que el Consejo apruebe el reembolso de los gastos de viaje, se presume que una media de cinco miembros viajen desde sus capitales (casi 30 000 dólares EE.UU. por reunión). Por supuesto que esta cifra puede variar.

Informe de evaluación y respuesta de la administración

36. Además, se espera que el informe final sea extenso (se estiman unas 70 000 palabras) y que, juntamente con una respuesta detallada de la administración, la traducción y producción en todos los idiomas cueste algo más de 190 000 dólares EE.UU.

Secretaría del Comité

37. Según se señala en los párrafos 15 y 16 supra, el Comité necesitará una secretaría por los motivos indicados. El costo de 486 000 dólares EE.UU. cubre un puesto D-1 y un puesto de categoría profesional más apoyo de secretaría.

Apoyo de la Secretaría (aparte del Comité)

38. El documento de antecedentes incluye el requisito totalmente pertinente de que la Secretaría facilite apoyo para la evaluación según lo soliciten el Consejo y sus órganos, incluidos los documentos de antecedentes que el Comité o sus expertos puedan solicitar. La demanda de apoyo de la Secretaría podría ser importante, conforme a lo experimentado con ocasión del anterior examen de 1988-89. No obstante, esto reducirá la capacidad de la Organización para cumplir el Programa de Labores originario aprobado por la Conferencia, a menos que se pongan a su disposición algunos recursos procedentes del fondo fiduciario propuesto con el fin de permitir la sustitución de personal cuando resulte necesario.

39. Resulta muy difícil calcular el alcance del apoyo y, por consiguiente, no se incluye ninguna cantidad en la estimación. Sin embargo, se espera que el Consejo acepte que el fondo fiduciario cubra el importe de cualquier costo directo adicional derivado de tal apoyo.

Programas de la Sede y dirección general del equipo

40. Esta es la parte más grande del equipo total previsto en las presentes estimaciones y consiste en un jefe de equipo, varios expertos de alto nivel y otros expertos en las distintas disciplinas y sectores de los programas de la Organización. Este grupo relativamente grande dirigirá la evaluación, evaluará la labor de los departamentos técnicos y preparará el informe final. La cantidad estimada, incluidos los gastos de viaje y el apoyo de secretaría asciende a 2,4 millones de dólares EE.UU. aproximadamente.

Exámenes fundamentales de departamentos no técnicos

41. El alcance y la diversidad posibles de los exámenes de la gestión de esferas tales como las finanzas, la gestión de los recursos humanos, las tecnologías de la información y la comunicación y demás son enormes. No obstante, se ha realizado un cálculo basado en una selección de los exámenes fundamentales a las tarifas medias para consultores de alto nivel. El cálculo arroja un costo total de 1 066 950 dólares EE.UU. Se hace notar que, en algunos casos, dichos exámenes podrían duplicar otros estudios relativamente recientes, como se indica en el anexo II.

Equipos descentralizados

42. La estimación comprende el costo del envío de equipos de tres personas en ocho misiones de campo que cubran todas las oficinas regionales, la mayoría de las oficinas subregionales, la mayoría de las oficinas de enlace y unos 25 países. El costo correspondiente sería de unos 688 000 dólares EE.UU., aunque se hace observar que puede resultar en gran medida una duplicación de la reciente evaluación independiente de la descentralización de la FAO.

C. SÍNTESIS

43. En síntesis, el Director General calcula que el costo total de una evaluación exhaustiva de este tipo ascendería a unos 5 millones de dólares EE.UU., según se resume en el cuadro siguiente.

44. El Director General observa que, en caso de que tales estimaciones reflejen correctamente el alcance de la evaluación, habría entonces dos consecuencias posibles, ya que no cabe prever una contribución del presupuesto del Programa Ordinario, que ya ha sufrido reducciones drásticas:

• que se incremente el presupuesto de recursos extrapresupuestarios para cubrir el costo total: esta opción quedaría abierta a la consideración de los miembros;
• que se reduzca el alcance de la evaluación a aquellas esferas prioritarias que puedan quedar cubiertas por el importe disponible. Dado que esto tendría un efecto profundo en el mandato, tal vez el Consejo desee adoptar decisiones claras en cuanto a sus prioridades a este respecto.

V. Medidas que podría adoptar el Consejo

45. En el cuadro que se presenta a continuación se resumen las esferas sobre las cuales el Consejo tal vez desee adoptar medidas.

____________________

¹ Canada y Estados Unidos de América.

² Bryson, J. M., Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations (Planificación estratégica en el contexto de organizaciones públicas y sin fines de lucro), Jossey-Bass, San Francisco, pág. 90.

³ RGO, art. XXVI.9.

⁴ RGO, art. XXVII.9.

⁵ PC 92/6 a).

⁶ C 127/12, párr. 48.

⁷ Ibídem, párr. 57.

⁸ Véase la lista de exámenes con aportaciones externas realizados desde enero de 2002 que figura en el anexo II.

⁹ Sección 250 del Manual, párr. 250.113.

¹⁰ Véase el anexo I, “Resumen de los costos” y tablas conexas.