JM 04.2/3


Réunion conjointe

RÉUNION CONJOINTE
DE LA QUATRE-VINGT-DOUZIÈME SESSION
DU COMITÉ DU PROGRAMME ET DE
LA CENT HUITIÈME SESSION
DU COMITÉ FINANCIER

Rome, 29 septembre 2004

Économies et gains d’efficience en matière de gouvernance:
Réforme proposée du débat général à la Conférence

Table des matières



1. Le présent document a pour objet de rendre compte à la Réunion conjointe a) de l’aménagement des horaires dans le cadre de la structure révisée de la trente-troisième session de la Conférence, b) d’autres modifications rendues nécessaires par les restrictions financières mentionnées au paragraphe 41 du document Ajustements au Programme de travail et budget 2004-05 (JM 04.1/2), ainsi que c) d’un aperçu général des tables rondes organisées en marge de la trente-deuxième session de la Conférence.

I. Structure révisée de la trente-troisième session de la Conférence de la FAO
(19-26 novembre 2005)

RAPPEL DES FAITS

2. On se souviendra que, suite à la décision prise par la Conférence à sa trente-deuxième session, sa prochaine session se tiendra du 19 au 26 novembre 2005, ce qui réduit de neuf à sept le nombre de jours ouvrables pour traiter des points figurant à l’ordre du jour. Le calendrier des sessions de novembre 2005 des organes directeurs (cent vingt-neuvième session du Conseil, trente-troisième session de la Conférence et cent trentième session du Conseil) a été établi comme suit:

Novembre 2005

Mer
16

Jeu
17

Ven
18

Sam
19

Dim
20

Lun
21

Mar
22

Mer
23

Jeu
24

Ven
25

Sam
26

Dim
27

Lun
28

CL129
1

CL129
2

CL129
3

C33
1

non
ouvré

C33
2

C33
3

C33
4

C33
5

C33
6

C33
7

non
ouvré

CL130
1

3. Il est proposé de maintenir la formule consistant à organiser parallèlement les séances plénières et les réunions des Commissions I et II, tout en envisageant de nouvelles pratiques dans les domaines suivants, afin de respecter le nouveau calendrier:

ORGANISATION DES SESSIONS

Nomination du Directeur général

4. Étant donné la courte durée de la Conférence 2005, il est proposé que l’examen du point de l’ordre du jour consacré à la nomination du Directeur général soit prévu le samedi 19 novembre, dans l’après-midi, soit le premier jour de la Conférence, afin que les travaux des Commissions et le débat général puissent débuter sans entraves dans la matinée du lundi 21 novembre, soit le deuxième jour de la Conférence. En revanche, en 2007, il pourrait être envisagé de démarrer les travaux de l’une des Commissions, voire des deux, le premier jour de la Conférence.

Admission de nouveaux États Membres

5. Les votes relatifs à l’adhésion au statut de membre pourraient avoir lieu avant l’examen du point portant sur la nomination du Directeur général. Il pourrait être envisagé de raccourcir la cérémonie d’adhésion, afin que le vote relatif à la nomination du Directeur général ait lieu le plus tôt possible dans l’après-midi du samedi 19 novembre.

Remise des prix

6. Étant donné l’importance aussi bien pratique que symbolique des prix accordés par la Conférence, il est proposé que la cérémonie de remise des prix soit maintenue le premier jour de la session, mais que sa durée soit écourtée par rapport à 2003.

Séances plénières

7. Les jours sans élection ni vote, il est proposé que la Conférence respecte les horaires suivants: 9 heures – 12 heures et 14 h 30 – 17 h 30. Si des tables rondes sont organisées (voir la deuxième partie du présent document), il pourrait être envisagé de les prévoir de 17 h 30 à 20 h 30. Les présentations successives de déclaration, c’est-à-dire le débat général, pourraient continuer à être effectuées en séance plénière, du lundi 21 au mercredi 23 novembre. Il pourrait être envisagé d’encourager les délégués à remettre une version électronique de leur déclaration, qui pourrait ainsi être affichée sur le Web et intégrée dans les procès-verbaux, au lieu d’être prononcée de la tribune. Les points de l’ordre du jour portant sur des questions de nature administrative et constitutionnelle seraient traités en plénière le jeudi 24 et le vendredi 25 novembre.

Commissions

8. La Commission I pourrait démarrer ses travaux dans la matinée du lundi 21 novembre et les achever le mardi 22 novembre après-midi, afin que son comité de rédaction puisse se réunir dans le cadre d’une séance supplémentaire le mardi soir et le mercredi matin. Le rapport pourrait être adopté par la Commission I le mercredi 23 novembre en fin d’après-midi. La Commission I s'est réunie à quatre reprises en 2003 et à six reprises en 2001. De son côté, la Commission II pourrait également débuter ses travaux dans la matinée du lundi 21 novembre et devrait théoriquement les achever le mercredi 23 novembre, dans l’après-midi. Le vote relatif au montant du budget aurait lieu dans la matinée du vendredi 25 novembre. La Commission II s’est réunie à quatre reprises en 2003 et à six reprises en 2001.

Élection des membres du Conseil

9. Si des élections sont prévues pour plus d’une région, plusieurs bulletins de vote pourraient être distribués en même temps aux électeurs, au lieu d’organiser un tour de scrutin pour chaque région. En cas de scrutin secret, l’élection pourrait être organisée le jeudi après-midi.

II. Autres modifications découlant des restrictions financières

10. En principe, les documents de session ne doivent pas faire plus de 5 000 mots, exception faite des documents relatifs au programme. Les autres documents supérieurs à 6 400 mots continueront à devoir faire l’objet de dérogations, qui ne seront accordées que dans les cas exceptionnels. Le volume total des documents de la session sera réduit de 10 pour cent en ce qui concerne le nombre de mots.

11. La plupart des délégués sont désormais familiarisés avec le téléchargement de documents à partir du site Web de la Conférence. Ceux qui n’ont pas accès au Web ont commencé à recourir au service d’impression sur demande en cours de session, situé dans le Centre d'affaires slovaque. Il serait possible de tirer encore davantage profit de l’affichage sur le Web en créant des bases de données hébergées sur le Web pour les documents à forte concentration de données, comme le document de la Conférence portant sur les traités multilatéraux déposés auprès du Directeur général ou la liste des membres du Bureau de la Conférence et du Conseil, ce qui permettrait de supprimer les coûts, élevés, de l’impression de documents volumineux, tout en présentant l’avantage de pouvoir actualiser les documents régulièrement pendant l’exercice biennal.

12. Une autre façon de réduire le coût des tirages serait d’afficher en priorité tous les documents d'information de la Conférence sur le Web, en permettant aux États Membres ne bénéficiant pas d’un accès adéquat à Internet de demander que ces documents soient imprimés sur papier.

13. L’élaboration des procès-verbaux est un processus particulièrement coûteux. À la lumière des essais réalisés récemment par d’autres institutions spécialisées de l’ONU concernant l'enregistrement sur CD et l’enregistrement audionumérique, il est proposé d’envisager de ne recourir qu'aux cassettes audio et de supprimer les versions papiers des procès-verbaux.

III. Tables rondes en marge de la trente-deuxième session de la Conférence

14. À sa cent vingt-quatrième session (juin 2003), le Conseil a approuvé la proposition, émise par la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier en mai 2003, visant à organiser trois tables rondes en marge de la trente-deuxième session de la Conférence. Ces tables rondes se sont tenues du 1er au 3 décembre 2003, conformément aux directives du Conseil. Cette formule avait pour objectif d'offrir aux chefs de délégation la possibilité d'aborder un thème d'importance stratégique sur un mode interactif, propice aux échanges de vues. Dans la mesure où les tables rondes étaient conçues de manière à compléter le débat général en séance plénière, elles avaient été programmées en fin de journée, afin de permettre la participation de toutes les délégations. Les thèmes suivants ont été traités: i) Table ronde I - Rôle de l’eau et des infrastructures aux fins d’une sécurité alimentaire durable; ii) Table ronde II – Évolution des négociations de l’OMC relatives à l’agriculture et leurs incidences sur la sécurité alimentaire – et notamment les travaux de la FAO; iii) Table ronde III – La sécurité sanitaire des aliments dans la perspective de la sécurité alimentaire.

15. Un important travail de préparation, auquel ont pris part les Représentants permanents de la FAO, s'est déroulé avant la Conférence, de façon à prendre des dispositions précises pour la bonne tenue des réunions. Par ailleurs, les documents thématiques préparés par les départements techniques de la FAO ont été distribués suffisamment à l’avance pour permettre aux chefs de délégation de les étudier et de se préparer. Enfin, les délégations ont reçu, avant la réunion prévue, des informations sur les règles de base adoptées par le Conseil. On a apporté des ajustements aux dispositions en matière de locaux et de calendrier, de manière à répondre aux demandes de chefs de délégation qui souhaitaient participer à part entière aux tables rondes et au débat général. Une salle spéciale, équipée de télévisions en circuit fermé, a été aménagée pour que tous les délégués puissent suivre les débats des tables rondes. Comme le montre le tableau suivant, le nombre de délégués ayant participé aux tables rondes était élevé et la représentation géographique était équilibrée. La plupart des participants à ces tables rondes étaient de niveau ministériel. Les réactions des participants concernant la formule des tables rondes et leur organisation ont été particulièrement positives.

Tableau - Participation aux Tables rondes

 

Participants inscrits (% du total)

Régions de la FAO

Table ronde 1

Table ronde 2

Table ronde 3

Afrique

20 (42%)

13 (22%)

2 (8%)

Asie

6 (12%)

7 (12%)

6 (24%)

Europe

4 (8%)

15 (25%)

6 (24%)

Amérique latine et Caraïbes

7 (15%)

13 (22%)

3 (12%)

Proche-Orient

9 (19%)

7 (11%)

4 (16%)

Amérique du Nord

0 (0%)

2 (3%)

0 (0%)

Pacifique Sud-Ouest

2 (4%)

3 (5%)

4 (16%)

TOTAL

48 (100%)

60 (100%)

25 (100%)

Niveau de représentation

     

Ministres

30 (63%)

32 (53%)

13 (52%)

Autres

18 (37%)

28 (47%)

12 (48%)

Nombre total de ministres présents à la trente-deuxième session de la Conférence: 79

IV. Économies

16. Conséquence de la durée réduite de la réunion et des restrictions financières, des économies, d’un montant total de 752 000 dollars EU, seront réalisées au niveau de l’interprétation (exception faite des réunions des comités de rédaction, les travaux ne se poursuivront pas au-delà de 18 heures), de la documentation, des heures supplémentaires, ainsi que du recours aux équipements relatifs aux technologies de l’information et au personnel temporaire, comme les plantons (le nombre de plantons sera inférieur). Une déclaration qui sera émise après la session de la Conférence fera état, dans les détails, des baisses de coûts enregistrées. Des économies analogues seront également effectuées au cours de l'exercice biennal dans le cadre des sessions du Conseil (total de 364 000 dollars EU) et des sessions des différents comités du Conseil (total de 194 000 dollars EU).

V. Conclusion

17. Les propositions mentionnées plus haut, qui ont pour objectif la réalisation d'économies et de gains d'efficience en matière de gouvernance, tiennent également compte de la nature spéciale de la trente-troisième session de la Conférence, de sa durée inhabituelle et du point de l’ordre du jour concernant la nomination du Directeur général. S’agissant des tables rondes, il pourrait être envisagé de reproduire la formule mise à l’essai pour la première fois en 2003, à l'occasion de la trente-deuxième session de la Conférence. Cependant, étant donné que la durée de la session passera de neuf à sept jours, la Réunion conjointe peut souhaiter envisager d’organiser deux tables rondes, au lieu de trois. Il serait sans doute opportun que le même thème soit débattu lors des deux réunions des Tables rondes et que celles-ci durent trois heures. Le thème serait identifié lors de consultations entre le Secrétariat et les groupes régionaux. L’organisation détaillée de ces tables rondes serait définie dans le projet de document relatif à l’organisation de la trente-troisième session de la Conférence, qui sera soumis au Conseil à sa session de juin 2005, pour approbation. Ce projet de document tiendra compte des orientations formulées par la Réunion conjointe, telles qu’approuvées ou étoffées par le Conseil, à sa session de novembre 2004.