لجنة المالية

مرفق طيا لعلم الدول الأعضاء في لجنة المالية التقرير السنوي عن أعمال مكتب المفتش العام في 2004.

مكتب المفتش العام

التقرير السنوي عن أعمال المكتب
2004
المعالم البارزة

تتضمن المعالم البارزة لأعمال ومنجزات مكتب المفتش العام أثناء 2004 ما يلي:

- أثناء السنة أصدر المكتب 312 توصية نتيجة لـ 60 عملية من عمليات المراجعة والتحقيقات الداخلية أُجريت على صعيد العالم وشملت طائفة واسعة من المجالات. وقد وُضعت التوصيات لتحسين جوانب الإدارة المالية ووضع الميزانية والتوريدات، وإرساء وتعزيز سياسات وخطوط توجيهية معينة في مجالات الموارد البشرية وتقانة المعلومات والأمن، وتحسين المساءلة، وتعزيز وإنفاذ الضوابط الداخلية. وقد نُفّذ ما يقرب من نصف توصيات 2004 ويجري تنفيذ زهاء 20% حاليا.

- ساهم مكتب المفتش العام أيضا في عملية الرقابة الإدارية بوجه عام وذلك عن طريق (1) تزويد الإدارة العليا والوظائف والبرامج المراجعة بتحليلات ومشورة ومعلومات عن الأنشطة المستعرضة و (2) المشاركة في عدد من اللجان الهامة.

- يوفر مكتب المفتش العام وظائف الأمانة للجنة المراجعة، التي تقدم المشورة إلى المدير العام وإلى المفتش العام بشأن تخطيط المراجعة والإبلاغ عنها فضلا عن المسائل المواضيعية والفنية الهامة الأخرى.

- أثناء 2004 قام مكتب المفتش العام بمهمة جهة الاتصال للمنظمة مع لجنة التحقيق المستقلة لبرنامج النفط مقابل الغذاء، التي أنشأها الأمين العام للأمم المتحدة للتحقيق في ادعاءات سوء سلوك موظفين في الأمم المتحدة وكذلك فيما يتعلق بإدارة الأمم المتحدة للبرنامج. وحتى منتصف فبراير/شباط 2005 لم تكن قد أُتيحت أي نتائج محددة تتعلق بمنظمة الأغذية والزراعة.

مكتب المفتش العام

التقرير السنوي عن أعمال المكتب
2004

مكتب المفتش العام

التقرير السنوي عن أعمال المكتب
2004

أولا – مقدمة

ألف – لمحة عامة

1 - هذا هو التقرير السنوي التاسع عن أعمال مكتب المفتش العام. وقد وُضع التقرير الأول عام 1995 وكان المقصود منه أن يقدم للمدير العام موجزا للأعمال التي أنجزها المكتب. ومنذ عام 1996 عمد المدير العام إلى إتاحة هذه التقارير السنوية للجنة المالية ليتمكن أعضاؤها من استعراض طبيعة عمل المكتب. وأصبحت هذه الممارسة منذ ذلك الحين بندا دائما على جدول أعمال دورات مايو/أيار. ويقدم التقرير إلى أمين اللجنة لترجمته وتوزيعه في نفس وقت تقديمه إلى المدير العام. ومنذ إنشاء لجنة المراجعة في منظمة الأغذية والزراعة عام 2003 يُتاح التقرير أيضا لأعضاء تلك اللجنة في اجتماعها الأول أثناء العام.

2 - وقد انبثقت عن التقرير السنوي مناقشة في لجنة المراجعة ولجنة المالية التابعتين لمنظمة الأغذية والزراعة. وقدمت كلتا اللجنتين اقتراحات معينة لإدخال تحسين في طريقة عرض التقرير، نفّذها المكتب حيثما كان ذلك ممكنا. وقد عُزز تقرير 2004 لتقديم معلومات إضافية عن نتائج المراجعات والتحقيقات.

باء – الولاية والمهمة

3 - مكتب المفتش العام مسؤول عن المراجعة الداخلية والتفتيش والتحقيق في سوء السلوك وغيره من التجاوزات. والمكتب مسؤول أيضا عن رصد وتقييم كفاية وفعالية نظام الرقابة الداخلية في المنظمة، وإدارتها المالية، واستخدام أصولها.

4 - ويوفّر مكتب المفتش العام إلى جانب الوحدة المعنية بالتقييم، وهي إدارة التقييم، تغطية رقابية داخلية شاملة للمنظمة. أما المراجع الخارجي، الذي يتعاون معه المكتب، فهو يوفّر رقابة خارجية تكميلية.

5 - ويقدم المكتب للمدير العام وللوظائف والبرامج المراجعة تحليلات وتوصيات ومشورة ومعلومات عن الأنشطة المستعرضة. ويشدّد، علاوة على ذلك، على تحديد السُبُل التي يمكن بها تحسين كفاءة واقتصاد العمليات واستخدام الموارد بفعالية مع النهوض بالرقابة بتكلفة معقولة.

جيم – الموظفون والميزانية

6 - تصوّر الضميمة دال لهذا التقرير حالة المكتب من حيث الموظفين، مع بعض المعلومات الديموغرافية، في 31 ديسمبر/كانون الأول 2004. وكانت وظيفة المراجع الإقليمي في القاهرة قد أُعيد الإعلان عنها لأن الردود التي وردت على الإعلان الأول عن الشاغر لم تتح إعداد قائمة تصفية للمرشحين المؤهلين. ومن المتوقع تعيين المرشح الذي يقع الاختيار عليه في أوائل 2005. أما وظيفة المراجع الإقليمي في سانتياغو فقد أُعلن عنها وأوشكت عملية التعيين على الانتهاء. وأُعلن عن وظيفتين برتبة ف-5 في المقر الرئيسي وقُدمت ترشيحات إلى لجنة اختيار الموظفين الفنيين.

7 - ويأمل المكتب أن تُصبح قدرات الموظفين في المكتب كاملة بوجود فريق متوازن توازنا جيدا من الموظفين ذوي الخبرة والكفاءة العلمية العالية، سواء في فئة الموظفين الفنيين أو في فئة الخدمات العامة. ولكن عام 2004 كان عاما صعبا لوجود شواغر كبيرة فيه ولحدوث تأخيرات غير متوقعة في ملء تلك الوظائف. ومع ذلك استطاع المكتب التعويض عن هذا بالاستفادة من برنامج الشراكة، والخدمات الاستشارية لفترات قصيرة، وإعادة تنظيم الأعمال حيثما كان ذلك مناسبا.

8 - وكان مجموع المخصص المالي النهائي لعام 2004 هو 2.5 مليون دولار، بالمقارنة بمبلغ قدره 2.2 مليون دولار لعام 2003. وقد عمل المكتب في حدود مخصصه واختتم العام بفائض صغير، يرجع أساسا إلى تحقيق وفورات من وجود أربع وظائف شاغرة، قابلتها تكلفة الاستشاريين. وفقد المكتب وظيفة في تخفيضات الميزانية في بداية عام 2004. ولذلك فقد كانت لديه 21 وظيفة في عام 2004 بالمقارنة بـ 22 وظيفة في عام 2003. وعلاوة على ذلك انتهى في منتصف 2004 انتداب المراجع المكرّس لبرنامج النفط مقابل الغذاء.

دال – توصيات المراجعة والقرارات

9 - في عام 2004 أصدر المكتب 60 تقريرا تضمنت 312 توصية (في عام 2003 أصدر 68 تقريرا تضمنت 562 توصية) لتحسين الكفاءة والفعالية، وتعزيز الضوابط الداخلية، وإذكاء الوعي بالاحتيال. وهذا النقصان مقابل عام 2003 يُعزى أساسا إلى وجود أربعة شواغر فنية أثناء معظم عام 2004- هي وظيفتا كبير مراجعين في المقر ووظيفتا مراجع إقليمي في القاهرة وسانتياغو، على التوالي – فضلا عن إلغاء وظيفة شبه فنية نتيجة لتخفيضات ميزانية السنتين. وعلاوة على ذلك أسفر تحسين تركيز التوصيات على المجالات الأساسية عن تقديم توصيات أقل.

10 - وترد في الضميمة باء قائمة بتقارير عام 2004 بحسب الفئة التنظيمية، وتعقد الضميمة أيضا مقارنة بين الأعمال المنجزة والأعمال المخططة للعام. وترد في الضميمة جيم - التوصيات، بينما تعرض االضميمة جيم إحصاءات توصيات 2004 بحسب العملية.

11 - وتؤخذ مسألة البت في المراجعة بجدية شديدة في منظمة الأغذية والزراعة. وتستعرض لجنة المراجعة في المنظمة بانتظام حالة تنفيذ التوصيات وقد قدمت اقتراحات لزيادة معدلات التنفيذ ولاتخاذ إجراءات في حالات محددة لعدم أو تأخير التنفيذ.

12 - وبُحثت أيضا مسألة تنفيذ التوصيات في اجتماع للإدارة العليا عُقد في عام 2004، عندما أصدر المدير العام تعليمات محددة بشأن الوقت المسموح به للأقسام لاستعراض مسودات تقارير المراجعة الداخلية والتعليق عليها ولتقديم جداول زمنية تفصيلية لتنفيذ التوصيات استجابة للتقارير النهائية. ونتيجة لذلك حددت المصالح جهات اتصال لتيسير هذه الاستجابة الإدارية. ويتابع المكتب بانتظام حالة تنفيذ التوصيات، في الوقت المحدد بعد صدور كل تقرير، ومرتين على الأقل سنويا بعد ذلك.

13 - وعلاوة على ذلك يُتابع مدير الديوان أهم توصيات المراجعة. وهو يُنجز هذه المهمة بإطلاع مديري البرامج المختلفة على تعليمات المدير العام فيما يتصل بتنفيذ التوصيات، وتحديد مواعيد معينة لتقديم معلومات عن التدابير المتخذة أو التي ستُتخذ، والقيام بعمليات متابعة عند الاقتضاء.

14 - وقد أسفر تعزيز المتابعة في عام 2004 عن تحسين معدلات تنفيذ التوصيات. ففي 31 ديسمبر/كانون الأول 2004 كان قد تم بالفعل إقفال 48% من التوصيات المقدمة في عام 2004، وذلك بالمقارنة بنسبة قدرها 33% من توصيات عام 2003 في نهاية ذلك العام. ويُرى حدوث تحسُّن مماثل فيما يتعلق بالتوصيات الأقدم. فعلى سبيل المثال، في 31 ديسمبر/كانون الأول 2004 كان قد تم إقفال 83% من توصيات عام 2003، بينما كانت نسبة قدرها 37% فقط من توصيات عام 2002 قد تم إقفالها في نهاية عام 2003.

ثانيا - المسائل ذات الأهمية الخاصة

15 - يُبرز هذا القسم من التقرير المسائل الأساسية الناشئة عن أعمال المكتب، أو التي تؤثر على أعماله.

ألف – لجنة المراجعة في منظمة الأغذية والزراعة

16 - اجتمعت لجنة المراجعة في منظمة الأغذية والزراعة، المنشأة في أبريل/نيسان 2003، ثلاث مرات في عام 2004. وقدمت اللجنة مشورة إلى المدير العام والمفتش العام بشأن تخطيط أعمال المكتب والإبلاغ عنها. وعلاوة على ذلك بحثت معدل تنفيذ التوصيات واقترحت طرائق لتحسين البت في المراجعة.

17 - وتُحاط لجنة المراجعة علما بجميع تقارير المراجعة الداخلية التي تصدر وتختار بعض هذه التقارير لكي تستعرضها. وعلى وجه الخصوص، ركّزت اللجنة في عام 2004 على العراق، مع التشديد على مراجعة التوريدات وأعمال لجنة التحقيق المستقلة في برنامج النفط مقابل الغذاء. وشددت اللجنة أيضا على أهمية توصيات المكتب بشأن الانتعاش بعد الكوارث وخطابات الموافقة وتابعت التنفيذ عن كثب.

باء – التقارير التقديرية

18 - يتيح النظام الأساسي لمكتب المفتش العام، الوارد في الدليل الإداري للمنظمة، فرصة، بناء على تقدير المفتش العام، لتقديم أي تقرير محدد إلى لجنة المالية حيثما يرى المفتش العام أن الإدارة العليا لم تعالج أي مسائل أُثيرت معالجة مناسبة. ومرة أخرى لم تحدث حالة من هذا القبيل هذا العام.

جيم – الضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة

19 - لقد كان تقرير المكتب الصادر عام 2003 بعنوان ”متابعة استعراض الضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة“ حافزا لاتخاذ قدر كبير من التدابير أثناء عام 2004. وعلى وجه الخصوص، (1) أصدرت مصلحة الشؤون المالية والإدارية سياسة بشأن الاحتيال؛ (2) وأعد مكتب الشؤون القانونية ورقة موقف بشأن ما إذا كان ينبغي إقامة دعوى مدنية أو جنائية أمام المحاكم الوطنية ضد الموظفين المتهمين بالاحتيال وما يتصل بذلك من ممارسات فاسدة؛ (3) وتُجري مصلحة الشؤون المالية والإدارية استعراضا شاملا للدليل الإداري للمنظمة؛ (4) وأصدر مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية خطوطا توجيهية هامة عديدة لتعزيز إدارة المكتب وإذكاء الوعي بالاحتيال في المكاتب الميدانية. وعلاوة على ذلك، يتوقع مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية أن ينتهي في عام 2005 من عملية تحديث دليل ممثليات المنظمة، وهي عملية تشتد الحاجة إليها.

دال – لجنة التحقيق المستقلة في برنامج النفط مقابل الغذاء

20 - أنشأ الأمين العام للأمم المتحدة لجنة تحقيق مستقلة خاصة، برئاسة السيد بول أ. فولكر، لإجراء تحقيق في ادعاءات سوء سلوك موظفين في الأمم المتحدة وكذلك فيما يتعلق بإدارة الأمم المتحدة لبرنامج النفط مقابل الغذاء.

21 - ومنذ يوليو/تموز 2004 طلبت اللجنة إلى منظمة الأغذية والزراعة أن تقدم تفاصيل الوثائق والمعلومات المتعلقة ببرنامج النفط مقابل الغذاء. وبالتشاور مع مصلحة التعاون التقني ومصلحة الشؤون المالية والإدارية، أتاح مكتب المفتش العام لبرنامج النفط مقابل الغذاء جميع الوثائق والمعلومات المطلوبة. ولم تُتح للمنظمة حتى الآن أي نتائج محددة.

هاء – برنامج الجراد الصحراوي

22 - إن متطلبات المراجعة فيما يتعلق ببرنامج الطوارئ الخاص بالجراد الصحراوي تمثل مسألة ناشئة هامة. وفي أعقاب موافقة المدير العام، استعان مكتب المفتش العام بموظف اعتبارا من 4 يناير/كانون الثاني 2005 لمهمة في روما تستغرق ثلاثة أشهر لاستعراض التوريدات في إطار هذا البرنامج. وفي الوقت ذاته قدم المكتب الدعم لحضور اجتماعات المدير العام المساعد الدورية بشأن حملة الجراد، وكفالة اتخاذ تدابير فورا بناء على طلبات إدارة التوريدات لطرح مناقصات، والاستجابة على وجه السرعة لطلبات المشورة أو الاستعراض ذات الصلة.

ثالثا - نتائج عمليات المراجعة

23 - يخطط مكتب المفتش العام أعماله على أساس كل سنتين، مستخدما منهجية التخطيط لتقدير المخاطر، المقرونة بمعرفته المؤسسية للمنظمة ولاتجاهات سياستها حاليا. وعلاوة على ذلك يستجيب المكتب للاحتياجات الناشئة، من قبيل طلبات الإدارة العليا إجراء استعراضات وتحقيقات خاصة. ويُوجز هذا القسم من التقرير السنوي النتائج المراجعة الأساسية، مرتّبة بحسب العملية الرئيسية. وتجري مراجعة المكاتب والمشروعات الميدانية بطريقة كلية، بحيث تغطي عدة عمليات رئيسية في مراجعة واحدة للمكتب أو للعمليات (انظر القسم هاء أدناه).

24 – وخلال عام 2004 أنجز المكتب 48 مراجعة و 12 تحقيقا. ومن بين هذه أُجريت 23 مراجعة إلى جانب ثلاثة تحقيقات في المقر الرئيسي وأُجريت 25 مراجعة إلى جانب تسعة تحقيقات في المكاتب الميدانية. وجميع أعمال المراجعة تُسفر عن صدور تقارير مراجعة محددة. إلا أن المكتب يساهم في عملية الرقابة الإدارية بوجه عام في المنظمة بطائفة متنوعة من الطرائق ويتعدى إلى حد كبير مجرد إصدار تقارير رسمية. وتُوجز الضميمة ألف مكتب المفتش العام طبيعة ومدى الأعمال المنجزة على مدار العام من جانب كل مجموعة من مجموعات المراجعة الثلاث التي يتكون منها المكتب. أما الضميمة باء فهي تتضمن قائمة بالمراجعات المنجزة في عام 2004.

ألف – الإدارة المالية ووضع الميزانية

المقر الرئيسي

25 - أتم مكتب المفتش العام 13 استعراضا لمختلف جوانب الإدارة المالية ووضع الميزانية في المقر الرئيسي. وتناولت هذه الاستعراضات ملامح البيانات المالية للمنظمة، والرقابة على الميزانية، وإدارة الموجودات، والرقابة على التكاليف، والإبلاغ المالي للمانحين من خارج الميزانية، والرقابة الداخلية والسياسات والإجراءات، فضلا عن الكفاءة والفعالية. وجدير بالذكر على وجه الخصوص الافتقار إلى تعريف واضح لمسؤوليات حائزي الميزانية. وتتناول مجموعة عمل هذه المسألة حاليا لكي تحدد وتقر الأدوار والمسؤوليات ذات الصلة.

26 - وتناولت التوصيات الداعية إلى إدخال تحسينات في جدول الحسابات وفي معلومات رصد الميزانية ذات الصلة مسألة استخدام دفتر أستاذ ”الحسابات الأخرى“. ويجري حاليا اتخاذ تدابير لترشيد المحاسبة وتيسير الرقابة على الميزانية في هذا الصدد.

27 - وأثناء العام وضع المكتب 59 توصية بشأن المسائل المالية ومسائل الميزانية في المقر الرئيسي. وتم بالفعل إقفال أربع عشرة من تلك التوصيات؛ ويجري تنفيذ 14 توصية أخرى، بينما لا تزال هناك 31 توصية مفتوحة، بمعنى أن بعضها قد وُوفق عليه ولكنه لم ينفذ حتى الآن وتجري دراسة البعض الآخر.

28 - وقد ألحّ مانحون معينون من خارج الميزانية، وبخاصة بعض المؤسسات المالية، على منظمة الأغذية والزراعة أن تُجري مراجعات خاصة للمشاريع التي يمولونها. وفي الماضي تعرضت المنظمة لضغط مماثل من جانب البنك الدولي، الذي يجري الآن معه وضع اللمسات الأخيرة في حل مقبول. وقد ساعد المكتب مصلحة التعاون التقني ومصلحة الشؤون المالية والإدارية في العمل على تسوية هذه المسائل، عن طريق تقديم استعراضات استثنائية خاصة للمراجعات وكذلك عن طريق التفاوض مع المانحين للتوصل إلى حل توفيقي مقبول للطرفين، أقرب ما يكون إلى الحل الذي اقترحه البنك الدولي، وذلك انطلاقا من روح التوافق.

المواقع الميدانية

29 - اعتبارا من 21 نوفمبر/تشرين الثاني 2003 كان مطلوبا من جميع وكالات الأمم المتحدة ان تنهي عملياتها في إطار برنامج النفط مقابل الغذاء وأن تنقل المسؤولية عن إدارة أي نشاط متبق إلى سلطة التحالف المؤقتة. وقد شارك مكتب المفتش العام في استعراض الترتيبات المتخذة لإقفال الحسابات وتسليم جميع النقدية والمركبات والمعدات ومدخلات المشاريع. وأتم المكتب مراجعة تصفية أثناء الربع الأول من عام 2004، انتهت إلى أن تسليم الأصول من حساب الـ 13% في الميدان كان مطابقا بوجه عام للاستراتيجية التي وضعها مكتب منسق الأمم المتحدة للشؤون الإنسانية في العراق بالتشاور مع سلطة التحالف المؤقتة. وقد اتصل المكتب في هذا الصدد، تجنبا لازدواجية الجهد، بالمراجع الخارجي الذي كان يُجري أيضا استعراضا مماثلا أثناء الفترة ذاتها. وتضمنت التوصيات النقل السريع لأصول حساب الـ 2.2% وتسوية الفروق القائمة الطفيفة. وتم الآن إقفال جميع التوصيات.

30 - وفي نوفمبر 2003 طلب مكتب برنامج العراق التابع للأمم المتحدة إلى منظمة الأغذية والزراعة أن تنقل إلى السلطات المحلية أصول حساب الـ 2.2% في شمال العراق التي لم تعد مطلوبة. وعند إجراء مراجعتنا الخاصة بالتصفية تم تحديد هذه الأصول ولكن عملية التسليم لم تكن قد حدثت بعد. ثم انتهت عملية تسليم الأصول المتفق عليها في 1 يونيو/حزيران 2004 واستولت السلطات المحلية على جميع الأصول المتبقية الأخرى في يوليو/تموز.

التحقيقات

31 - حقق مكتب المفتش العام في خمس حالات سرقة وخسائر نقدية ومدفوعات أكثر مما يجب في المكاتب الميدانية وأبلغ عن تلك الحالات، ومجموع قيمتها 000 59 دولار. ومن هذا المبلغ من المحتمل أن تبلغ قيمة الخسارة للمنظمة 000 41 دولار. وقد تضمنت هذه الحالات ما يلي: (1) سرقة استمارات أمر شراء من مكتب ممثلية للمنظمة واستخدامها لاحقا من جانب استشاري كان قد انتهى عقده استخداما احتياليا، مما أسفر عن خسارة قدرها 700 5 دولار بعد استرداد ما قيمته 000 13 دولار من المعدات؛ (2) وسرقة مبلغ قدره 103 5 دولارات من خزينة المكتب في ممثلية أخرى للمنظمة، وبعد استرداد مبالغ بواسطة الشرطة بلغت قيمة الخسارة التي لحقت بالمنظمة 443 دولارا؛ (3) وفقدان ما يقرب من 000 1 دولار في مشروع من مشروعات برنامج التعاون الفني، (4) وصرف ثلاثة مدفوعات متكررة في أحد البلدان، عــن طريق مستندات مزورة، مما أسفر عن خسارة قدرهــا 029 14 دولارا؛ (5) وأخيرا، دفع استحقاقات أكثر مما يجب للموظفين في مكتب إحدى ممثليات المنظمة مما أسفر عن خسارة للمنظمة قدرها 000 20 دولار. وفي جميع هذه الحالات ساهمت مواطن الضعف في الرقابة الداخلية في حدوث السرقات والخسائر، ووضع مكتب المفتش العام توصيات لإنشاء وتعزيز وإنفاذ ضوابط داخلية منعا لتكرار حدوث حالات مماثلة في المستقبل. وعلاوة على ذلك، يستعرض قسم إدارة الموارد البشرية، عند الاقتضاء، الحالات لتحديد الإجراء المناسب الذي يجب اتخاذه فيما يتعلق بالموظفين المعنيين، بما في ذلك الإجراء اللازم لاسترداد المبالغ حيثما ينطبق ذلك.

32 - وحقق مكتب المفتش العام في حالة تضارب محتمل في المصالح ونفوذ الصناعة في مشاورة خبراء جرت في المقر الرئيسي ووضع توصيات لتعزيز تقدير المخاطر وإدارة المخاطر في مثل هذه الحالات. وقد قُبلت التوصيات ونُفذّت.

باء – الموارد البشرية

المقر الرئيسي

33 - تناولت مراجعة جرت في المقر الرئيسي سياسة المنظمة فيما يتعلق بمنح وتلقي الهبات والإكراميات. ولم يكشف الاستعراض عن أي مشاكل جدية في هذا الصدد؛ إلا أن مكتب المفتش العام حدّد ضرورة تحسين اتسام الخطوط التوجيهية الموجودة بالطابع العملي وبإمكانية تطبيقها. وتعالج المنظمة حاليا توصيات المكتب.

التحقيقات

34 - في عام 2004 حقق مكتب المفتش العام في خمس حالات سوء سلوك وعدم نزاهة في المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية. وفي إحدى الحالات أظهرت نتائج التحقيق أن الادعاءات لم تكن تستند إلى أي أساس. وفي حالتين كشفت أعمال المكتب أن موظفين في المقر الرئيسي كانوا ضالعين في أنشطة خارجية، مما يخالف قواعد المنظمة. أما الحالة الرابعة فقد اشتملت على التحقيق في أنشطة خارجية لأحد الموظفين في الميدان. ويبت قسم إدارة الموارد البشرية في الإجراء المناسب الذي يجب اتخاذه في الحالات الثلاث التي تأكد فيها المكتب من ارتكاب الموظفين مخالفات. أما الحالة الخامسة فكانت تتعلق بالسلوك النزاعي لأحد الموظفين في مكتب ميداني. ويجري بالفعل اتخاذ تدابير تأديبية ضد الموظف المعني.

جيم – التوريدات

المقر الرئيسي

35 - أجرى مكتب المفتش العام خمس مراجعات في المقر الرئيسي تركِّز على مسائل التوريدات في سياق برنامج النفط مقابل الغذاء.

36 - وتناول إثنان من هذه الاستعراضات عقود التوريدات التي كانت تنتظر موافقة الأمم المتحدة قبل الحرب في العراق، والتي أُسندت لاحقا إلى منظمة الأغذية والزراعة لتعديلها بموجب قرار مجلس الأمن 1472 (وتبلغ قيمتها حوالي 80 مليون دولار) وقرار مجلس الأمن 1483 (وتبلغ قيمتها حوالي 517 مليون دولار). وقد بدأ مكتب المفتش العام هذا العمل في نوفمبر/تشرين الثاني 2003 وأنجزه في يونيو/حزيران 2004. وتناول الاستعراض جميع العقود (194 عقدا) التي عُدِّلت بنجاح، وخلُص إلى أن تعديلات العقود جرت عموما وفقا للخطوط التوجيهية المقدمة من مكتب برنامج العراق التابع للأمم المتحدة.

37 - وعلاوة على ذلك، أصدر مكتب المفتش العام ثلاثة تقارير عن استعراض 17 عقدا توريديا كبيرا (تبلغ قيمتها زهاء 159 مليون دولار). وبدأت إدارة التوريدات في تنفيذ هذه العقود أثناء النصف الثاني من عام 2003. وتتضمن التوصيات المنبثقة عن هذه المراجعات استخدام ”العربون“، وإدخال تعديلات على شروط تصفية التعويضات، وتحسين التشاور الداخلي بشأن المواصفات الفنية، واتخاذ احتياطات هامة منعا لاحتمال تحديد الموردين أصحاب حقوق الملكية أسعارا مرتفعة بطريقة غير عادية.

التحقيقات

38 - حقق مكتب المفتش العام في ادعاء سوء سلوك أحد الموظفين في إرساء عقد بشأن برنامج النفط مقابل الغذاء. وخلُص الاستعراض إلى عدم وجود دليل على تحقيق الموظف مكسبا ماليا.

دال – إدارة البنية التحتية

المقر الرئيسي

39 - تناولت إحدى المراجعات الأمن المادي لأماكن المقر الرئيسي في عام 2004. وقد أُجري الاستعراض نتيجة لطلب خاص يدعو إلى التحقيق في تكرار اقتحام أحد الأشخاص من غير الموظفين لتلك الأماكن محاولا الحصول على مكسب مالي من المنظمة. وأوصى التقرير بوجود سياسات وإجراءات رسمية بشأن دخول أماكن منظمة الأغذية والزراعة، بما يتضمن طلب المساعدة من الشرطة الوطنية والتحقق من أوراق هوية الاستشاريين وأعضاء الوفود.

هاء – تقانة المعلومات

المقر الرئيسي

40 - تناولت ثلاث مراجعات جوانب تقانة المعلومات في عام 2004. واستُعرضت الرقابة على التغيير وأمن المعلومات، ووُضعت توصيات لتقدير المخاطر، وإدخال تحسينات على الرقابة على إمكانية الوصول فعلا، وتحديث السياسات والإجراءات والإبلاغ بها. ونتيجة لذلك تجري حاليا ترتيبات لإجراء تقدير شامل لمخاطر تقانة المعلومات، هذا ومناقصة التعاقد مع مصادر خارجية لأداء هذا العمل قيد الإعداد.

واو – الاستعراض العام للمكاتب وعملياتها

المواقع الميدانية

41 - يُستخدم عنوان ”الاستعراض العام للمكاتب“ لمراجعة ممثليات منظمة الأغذية والزراعة. ويتناول هذا جميع العمليات التي تكون ذات أهمية جوهرية جماعيا ولكن ليس فرديا. وتُراجع في إطار ”العمليات“ المشروعات (بما في ذلك حسابات الأمانة، وبرنامج "تليفود"، وحالات الطوارئ، والبرنامج الخاص للأمن الغذائي، وبرنامج التعاون الفني، ومشاريع التنفيذ الوطني). وهذا يتضمن رصد الأثر والتقدم المحرز، والدعم، فضلا عن دورة إدارة المشاريع.

42 - وأثناء عام 2004 أنجز مكتب المفتش العام 24 مراجعة شملت 14 بلدا ووضع توصيات تتناول جميع العمليات الرئيسية. وقُبلت هذه التوصيات عموما، وتنفيذها مخطط أو جار. ويرد بيان جوهر هذه التوصيات في الفقرات التالية.

43 - وُضعت توصيات بشأن الإدارة المالية وإعداد الميزانية في مراجعات ممثليات منظمة الأغذية والزراعة ومشاريعها التي تتناول أمورا من قبيل الأعمال المصرفية الإلكترونية، وإعادة تزويد الحسابات المصرفية بالموارد، ورصد ميزانية المكاتب، ورصد ميزانية المشروعات، وتنقيحات الميزانية، وفصل الواجبات، وإقفال المشروعات، والرقابة الداخلية على المدفوعات، والتسويات المصرفية، والتسجيل، وحفظ ملفات ومستندات، والسُلف، وترتيبات تقاسم التكاليف، والضوابط على السفر، وحفظ الأصول، واسترداد تكاليف المكالمات الهاتفية، وجمع الأموال. وعلاوة على ذلك، أُثيرت مسائل تتعلق باستخدام نظام المحاسبة الميدانية.

44 - ونالت أيضا مسائل الموارد البشرية اهتماما على صعيد المراجعات في المكاتب الميدانية والمشروعات. وتناولت التوصيات التدريب، وتحفيز الموظفين، وتوصيفات الوظائف، وتقييمات الأداء، والعلاقات مع الحكومة، وملء الوظائف الشاغرة، وإدارة الأفراد، والمسائل الإجرائية.

45 - وتُعتبر التوريدات مجالا ينطوي على مخاطر عالية في مكاتب كثيرة. وتضمنت التوصيات مقترحات إجرائية وأمورا تتعلق بالامتثال. وتُستعرض عموما إدارة البنية التحتية في مكاتب ممثليات المنظمة، وتضمنت التوصيات التي وُضعت في عام 2004 المسائل المتعلقة بالأمن وإمكانية الوصول المادي. واستعرض مكتب المفتش العام أيضا تقانة المعلومات ووضع توصيات لتعزيز الأمن.

رابعا - الأنشطة الإدارية

ألف – اتصالات المراجعة

46 - مثَّل المفتش العام المنظمة في الاجتماع السنوي لممثلي إدارات المراجعة الداخلية في الأمم المتحدة والمؤسسات المالية المتعددة الأطراف الذي عُقد في اليونسكو في باريس في يونيو/حزيران 2004. وتضمنت المعالم البارزة الإدارة، وإدارة المخاطر، وطلبات المانحين إجراء مراجعات خاصة ومن أطراف ثالثة. وشارك المفتش العام أيضا في المؤتمر الخامس لمحققي منظمات الأمم المتحدة والمؤسسات المالية المتعددة الأطراف، الذي نظمه المكتب الأوروبي لمكافحة الاحتيال في ليون في سبتمبر/أيلول 2004. وأتاح هذان الاجتماعان فرصا ممتازة لتبادل الآراء والخبرات فيما بين المراجعين الداخليين والمحققين والهيئات الرقابية الأخرى من الأوساط الدولية للمشتغلين بمهنة المراجعة ومهنة التحقيق.

47 - وواصل مكتب المفتش العام حواره مع كبار مسؤولي الرقابة في المنظمات الأخرى داخل أسرة الأمم المتحدة، فضلا عن المؤسسات المالية الدولية. وعلاوة على ذلك تبادل الآراء والخبرات بشأن الموضوعات ذات الأهمية حاليا، من قبيل مراجعات أطراف ثالثة، وعمل لجنة التحقيق المستقلة في برنامج النفط مقابل الغذاء، وغير ذلك من المسائل المتعلقة بالمراجعة والتحقيق سعيا إلى إيجاد حلول للمشاكل المألوفة. وأنجز المكتب أيضا عمليات تحديد للمقاييس مع الأمم المتحدة ووكالات متخصصة أخرى بشأن التحقيقات المتعلقة بتقانة المعلومات وبرامجيات المراجعة الداخلية، بين جملة أمور أخرى. وواصل المفتش العام عقد اجتماعات بانتظام مع النظراء من الوكالات التي تُوجد مقارها في روما.

48 - وأخيرا، يُبقي مكتب المفتش العام موقعه على الشبكة الداخلية قيد استعراض مستمر ضمانا لاشتماله على أحدث المعلومات.

باء – عميات فريق المناقصات

49 - إن توريدات المعدات واللوازم والخدمات تحكمها المبادئ والإجراءات المبيَّنة في الدليل الإداري لمنظمة الأغذية والزراعة. وهذا الدليل يُسند إلى مكتب المفتش العام مسؤولية تلقِّي وفتح وتسجيل جميع العطاءات التي تُقدم استجابة لمناقصات، والاحتفاظ بتلك العطاءات في ظل ظروف مأمونة. وهذا يساعد على كفالة استقلالية عملية طرح المناقصات، وكفالة موضوعيتها وأمنها وشفافيتها.

50 - وفي العام الماضي اجتمع فريق المناقصات في 107 مناسبات وتناول 329 مناقصة. وفيما يتعلق بهذه المناقصات دُعيت 976 5 شركة إلى تقديم عطاءات وورد 624 1 عطاءً. وقد كان عدد المناقصات في سنة 2004 (وهو 329 مناقصة) أقل بدرجة طفيفة من عدد المناقصات في سنة 2003 (وهو 368 مناقصة) وكان ذلك يرجع أساسا إلى انخفاض حجم الأنشطة في العراق نتيجة لانتهاء برنامج النفط مقابل الغذاء. وقُرب نهاية عام 2004 عوَّضت عن ذلك إلى حد ما زيادة نشاط التوريدات فيما يتعلق بمكافحة الجراد.

جيم – التمثيل في اللجان

51 - يمثَّل مكتب المفتش العام في عدد من ”اللجان الدائمة“ الهامة في المنظمة من بينها مجلس سياسات البرامج وتقديم المشورة، ولجنة الموارد البشرية، ولجنة تقانة إدارة المعلومات (ولجانها الفرعية)، ولجنة المركز العالمي للمعلومات الزراعية، ولجنة الرعاية ومجموعة العمل التابعة لها، ولجنة التوريدات، واللجنة الاستشارية للتأمين الصحي، ولجنة الاستثمارات ولجنتها الاستشارية، ولجنة إدارة مشروع أوراكل والمجلس التنفيذي لمشروع نظام إدارة الموارد البشرية بواسطة برنامج أوراكل، واللجنة المشتركة لخدمات الأغذية، ولجنة تنسيق سياسة برنامج تليفود، ولجنة الاتصالات على مستوى المنظمة، ولجنة البرامج الميدانية، ومجلس صندوق التسليف والادخار. ويشارك مكتب المفتش العام أيضا في مجموعات استعراض داخلي مخصوصة، وفرق مهام، وأفرقة تقييم. وهو يتابع عن كثب مداولات كل من لجنتي البرنامج والمالية، والمجلس والمؤتمر، كما يعقد كبار المسؤولين فيه اجتماعات من حين لآخر مع كبار المسؤولين والممثلين من البلدان الأعضاء، والمراجع الخارجي، ووحدة التفتيش المشتركة، والنظراء المسؤولين عن وظائف الرقابة في الأمم المتحدة والمنظمات الدولية الأخرى.

دال – تنمية قدرات الموظفين

52 - يظل التدريب وتنمية القدرات جانبا هاما من جوانب أنشطة الإدارة العامة للمكتب. وهذا يتضمن ثلاثة عناصر هي: التدريب على المراجعة المهنية، والتدريب اللغوي، والتدريب على استخدام تقانة المكاتب. وفيما يتعلق بالجانب المهني، نظَّم المكتب حلقتي عمل موقعيتين في روما نجحتا نجاحا كبيرا وتناولتا "مراجعة نُظُم المعلومات الأساسية" و "كتابة التقارير". وقد نظَّم حلقة العمل المعنية بتقانة المعلومات خبير ذو مهارة عالية من معهد تدريب المراجعين التابع للمفتش العام من الولايات المتحدة وحضرها جميع موظفي المكتب فضلا عن زملاء مهنة المراجعة من الصندوق الدولي للتنمية الزراعية واليونسكو ومنظمة التعاون والتنمية في الميدان الاقتصادي. أما حلقة العمل المعنية بكتابة التقارير فقد نظمها خبير دولي أوصى به معهد المراجعين الداخليين وحضرها موظفو مكتب المفتش العام فقط.

53 - واستغل مكتب المفتش العام استغلالا جيدا التسهيلات المتاحة داخل منظمة الأغذية والزراعة للاحتياجات التدريبية المتعلقة باللغات وتقانة المكاتب. وعلاوة على ذلك أتم مراجعان تأهيلهما للحصول على درجة الماجستير عن طريق التعلُّم عن بُعد والدراسة على أساس عدم التفرغ في عام 2004، وتأهل مراجع ثالث كمراجع معتمد لنُظُم المعلومات، بينما تأهل مراجع آخر كمراجع داخلي معتمد.

54 - ويشارك الموظفون أيضا من حين لآخر في برامج تدريبية أخرى تنظَّم عن طريق قسم إدارة الموارد البشرية أو أقسام أخرى. وينعكس هذا الالتزام بالتدريب في النسبة المئوية لوقت الموظفين المكرَّس للأنشطة التدريبية، التي بلغت 3.9% في عام 2004.

هاء – اجتماعات الموظفين

55 - واصل المكتب عقد اجتماعات منظمة للموظفين تتناول موضوعات محددة، حيث يقوم خبراء المنظمة وغيرها من المنظمات الدولية بإطلاع موظفي المراجعة على التطورات الجارية في مجالات خبرتهم. ولا يقتصر ذلك على تغطية مجالات الشؤون المالية والإدارية التقليدية، بل يستفيد أيضا من كبار الخبراء من الأقسام الفنية. وفي عام 2004 كانت الموضوعات المتناولة هي السجلات الإلكترونية والتحالف الدولي ضد الجوع.

واو – المسائل الإدارية

56 - يمثّل نظام الإبلاغ عن الوقت والمراقبة التابع للمكتب أداة إدارية داخلية مفيدة. فجميع الموظفين يسجلون أوقات عملهم على أساس كل نصف ساعة من النشاط، وتقدَّم كشوف الوقت الى المفتش العام، الذي يستخدمها لرصد المجهود المبذول في عملية المراجعة في ضوء الهدف المحدد في بداية السنة. وكان الرقم المحدد لعام 2004 هو 25 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، و 50 في المائة للأنشطة الميدانية، و 25 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاصة. وأوضحت تقارير جهود المراجعة الفعلية في عام 2004 أن هذه النسب كانت كالآتي: 23 في المائة لأنشطة المقر الرئيسي، و 51 في المائة للأنشطة الميدانية، و 26 في المائة لأنشطة المهام والتحقيقات الخاصة في المقر الرئيسي. وبناء على ذلك، تنقسم جهود المراجعة الحالية بنسبة 50 في المائة الى 50 في المائة تقريبا بين المقر الرئيسي والميدان.

57 - وفي الختام، يود المكتب أن يعرب مرة أخرى عن تقديره لجميع الموظفين الذين حدثت معهم اتصالات على جميع المستويات وخصوصا أعضاء الإدارة العليا لدعمهم وتعاونهم الإيجابي واستجابتهم ومساعدتهم طوال العام.

الضميمة ألف - مجموعات المراجعة - مكتب المفتش العام

مكتب المفتش العام

مجموعات المراجعة

أنشطة المقر الرئيسي

1 - إن مصلحة الشؤون الإدارية والمالية هي من أهم المتعاملين مع مجموعة المقر الرئيسي، ويشمل ذلك الخدمات المالية وخدمات تقانة المعلومات والموارد البشرية والخدمات الإدارية. إلا أن المصالح الفنية الموجودة في المقر الرئيسي كانت أيضا من المتعاملين المهمين فيما يتعلق بالمراجعة. ولا تزال الخبرة الرئيسية المطلوبة في هذه المجموعة تضم التخصصات المرتبطة بشؤون المالية والخزانة والمحاسبة والإدارة، ولكنها تعمل أيضا كنقطة اتصال في شؤون تقانة المكاتب، ونُظم المعلومات، وسائر جوانب المعالجة الالكترونية للبيانات.

2 - وتنفِّذ مجموعة المقر أيضا استعراضات سنوية لصندوق التسليف والادخار ومجمَّع السلع والخدمات، وذلك على أساس أتعاب محددة، كما أنها تؤدي دورا مهما في تقديم المشورة لبقية الوحدات في المقر الرئيسي بشأن القضايا المتعلقة بمراجعة الحسابات. وهذه المجموعة مسؤولة، علاوة على ذلك، عن استعراض ترتيبات المراجعة وشروط المراجعة الواردة في اتفاقات الشراكة وما يماثلها. وفي عام 2004 استعرضت المجموعة 58 من هذه الاتفاقات.

3 - وأصدرت هذه المجموعة في عام 2004 ما مجموعه 11 تقريرا عن مراجعات محددة. ويرد ذكر هذه التقارير في الضميمة باء

الأنشطة الميدانية

4 - تتولى هذه المجموعة مسؤولية المراجعات والاستعراضات والتحقيقات الخاصة في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال بالإضافة إلى الممثليات ومشروعات مختارة في مختلف الأقاليم. كما أنها تغطي عناصر الأنشطة الميدانية في المقر الرئيسي. وهذه المجموعة مسؤولة عن الإشراف على المراجعين الموجودين خارج المقر الرئيسي، بما في ذلك تخطيط جميع عمليات المراجعة على المستوى الميداني، والموافقة عليها واستعراضها.

5 - وهذه المجموعة هي أيضا المصدر الأول للخبرة الفنية في شؤون اللامركزية والإقليمية وترتيبات الإدارة التنفيذية للبرنامج الميداني. وهي تتابع عن كثب عمل مكاتب المراجعة المحلية التي يستعين بها قسم الشؤون المالية، وفي كثير من الحالات ترجع إلى تقارير تلك المكاتب من أجل تخطيط عمل المراجعة ورصد أداء الإدارة. وتتولى المجموعة أيضا مناقشة اهتمامات مراجعة الحسابات كجزء من برنامج التوجيه والتلقين لممثلي المنظمة المعينين حديثا ولغيرهم من كبار الموظفين. وينطوي هذا أيضا على مساهمات لاحقة في تقييم أداء ممثلي المنظمة، وترتيبات التسليم عن انتهاء انتداباتهم، حسب الاقتضاء.

6 - وفي عام 2004 أصدرت هذه المجموعة 39 تقريرا يتناول مختلف الجوانب الإدارية والتنفيذية للمكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، وممثليات المنظمة، والتحقيقات الميدانية، والمشروعات المحددة وغيرها من العمليات الميدانية. ويرد موجز لهذه التقارير في الضميمة باء

المهام والتحقيقات الخاصة

7 - تتولى هذه المجموعة مسؤولية اكتشاف حالات الاحتيال والاحتيال المفترض وإهدار الموارد وإساءة استخدام السلطة وسوء التصرف وغير ذلك من المخالفات، كما أنها تتولى مسؤولية تقييم مجالات الاحتيال المحتملة عن طريق تحليل نظام الرقابة على مستوى المنظمة.

8 - وتستعرض المجموعة، باعتبارها المصدر الأول للمكتب للحصول على الخبرة الفنية فيما يتعلق بالعقود والتوريدات، طلبات التنازل من العملية التنافسية، وتشرف على عمليات فريق المناقصات، وتمثّل المفتش العام في لجنة التوريدات. وتقوم المجموعة أيضا بمراجعات القيمة مقابل النقود لعناصر وعقود تنفيذية هامة (من قبيل السفر، والتأمين الصحي، واستحقاقات الموظفين، وعقود الصيانة لأماكن المنظمة) علاوة على الاستجابة للطلبات الخاصة من الإدارة العليا ومن الكيانات التنظيمية الأخرى.

9 - وتتولى أيضا مجموعة المهام والتحقيقات الخاصة مسؤولية استعراض الوضع المالي والنفقات الشهرية في المكتب المباشر للمدير العام وكذلك أي مصروفات ذات صلة في ميزانيات المصالح الأخرى، كما تتولى مسؤولية إبلاغ المدير العام بذلك. وتمثل المجموعة أيضا مكتب المفتش العام في لجان عديدة من بينها لجنة التوريدات واللجنة الاستشارية المشتركة للتأمين الصحي.

10 - وقد صدر أثناء العام ما مجموعه 10 تقارير مراجعة محددة. ويرد ذكر هذه التقارير في الضميمة باء.

الضميمة باء

مكتب المفتش العام
مقارنة بين الأعمال المنجزة عام 2004 والأعمال المخططة
أنشطة المقر الرئيسي

ملاحظة: بسبب إعادة تنظيم الأولويات نتيجة لاحتياجات المراجعة الناشئة والوضع السائد من حيث توافر الموظفين، ما زالت ثلاثة استعراضات كانت مخططة لعام 2004 جارية، ولم تُنفَّذ خمسة استعراضات أخرى. وإثنان من هذه الاستعراضات مخططان لعام 2005، أما الاستعراضات الأخرى فسوف يُنظر فيها أثناء فترات السنتين المقبلة بحسب الاقتضاء.

الضميمة باء (2)

مكتب المفتش العام

مقارنة بين الأعمال المنجزة عام 2004 والأعمال المخططة

الأنشطة الميدانية

ملاحظة: بسبب إعادة تنظيم الأولويات، نتيجة لاحتياجات المراجعات الناشئة والوضع السائد من حيث توافر الموظفين، ما زال 11 استعراضا كان مخططا لعام 2004 جاريا، ولم يُنفَّذ 19 استعراضا آخر. وكانت سبعة من هذه الاستعراضات مخططة لعام 2005، وسيُنظر في الاستعراضات الأخرى في فترات سنتين مقبلة حسب الاقتضاء.

الضميمة باء (3)

مكتب المفتش العام

مقارنة بين الأعمال المنجزة عام 2004 والأعمال المخططة

المهام والتحقيقات الخاصة

ملاحظة: بسبب إعادة تنظيم الأولويات، نتيجة لاحتياجات المراجعة الناشئة، وإعادة تقدير المخاطر، وحالات نقص الموظفين، ما زال استعراض كان مخططا لعام 2003 جاريا، ولم تُنفَّذ أربعة استعراضات. وثلاثة من هذه الاستعراضات مخططة لعام 2005. أما الاستعراض الرابع فسوف يُنظر فيه في فترات سنتين مقبلة إذا كان هناك ما يبرر ذلك.

الضميمة جيم (1) - إحصاءات التوصيات وحالة تنفيذها

مكتب المفتش العام

التوصيات الصادرة في 2000-2004
الإحصاءات وحالة التنفيذ حتى 31 ديسمبر/كانون الأول 2004

الضميمة جيم (2)

الضميمة دال - تنظيم المكتب

مكتب المفتش العام

الهيكل التنظيمي
ديسمبر/كانون الأول 2004

رسم بياني لتوصيات عام 2004 بحسب العملية

* تموِّل هذه الوظيفة الشاغرة مساعد المراجعة بالرتبة خ ع-6 في مجموعة أنشطة المقر الرئيسي.

الضميمة دال(2)

مكتب المفتش العام

جدول ملاك الوظائف في ديسمبر/كانون الأول 2004

والبلدان التالية ممثَّلة في الوظائف المذكورة أعلاه:

* تمول وظيفة ف – 2 واحدة وظيفة مساعد مراجعة برتبة خ ع -6.