FC 109/9

COMITÉ DE FINANZAS

Para información de los Miembros del Comité de Finanzas, se adjunta el informe de las actividades de la Oficina del Inspector General en el año 2004.

Oficina del Inspector General

Informe sobre las actividades anuales

2004

Aspectos destacados

A continuación se reseñan los aspectos destacados de la labor y los logros de la Oficina del Inspector General (AUD) en 2004:

• En el curso del año, la AUD hizo 312 recomendaciones como resultado de 60 auditorías e investigaciones internas realizadas en todo el mundo sobre una gran variedad de asuntos. Las recomendaciones tuvieron por objeto mejorar aspectos de la gestión financiera, la presupuestación y las compras, establecer y mejorar determinadas políticas y directrices en las esferas de los recursos humanos, la tecnología de la información y la seguridad, mejorar la rendición de cuentas y reforzar los controles internos. Se han aplicado casi la mitad de las recomendaciones de 2004 y están en curso cerca del 20 por ciento.
• La AUD contribuyó también al proceso global de control de la gestión i) proporcionando al personal directivo superior y a las funciones y programas objeto de auditoría análisis, asesoramiento e información sobre las actividades examinadas y ii) participando en varios comités importantes.
• La AUD presta servicios de secretaría al Comité de Auditoría, que asesora al Director General y al Inspector General sobre la planificación y presentación de informes en materia de auditoría y sobre otras importantes esferas técnicas y sustantivas.
• En 2004, la AUD actuó como centro de coordinación de la Organización para las relaciones con la Comisión Independiente de Investigación sobre el Programa Petróleo por Alimentos, establecida por el Secretario General de las Naciones Unidas para investigar presuntos casos de conducta impropia del personal de las Naciones Unidas y de mala administración del Programa por las Naciones Unidas. A mediados de febrero de 2005, no se disponía aún de resultados concretos relativos a la FAO.

Índice

Oficina del Inspector General

Informe sobre las actividades anuales

2004

I. Introducción

A. CONSIDERACIONES GENERALES

1. Este es el noveno informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General (AUD). En 1995 se preparó el primero de ellos, con el objetivo de presentar al Director General un resumen del trabajo realizado por la AUD. A partir de 1996, el Director General puso los informes anuales a disposición del Comité de Finanzas, a fin de que sus miembros pudieran examinaran la naturaleza de la labor llevada a cabo por la AUD. Esta iniciativa se ha convertido en un tema permanente de su programa para los períodos de sesiones de mayo. El informe se entrega a la Secretaría del Comité para su traducción y distribución al mismo tiempo que se presenta al Director General. Desde la creación del Comité de Auditoría en 2003, el informe se pone también a disposición de los miembros del Comité en su primera reunión de cada año.

2. El informe anual ha suscitado considerables debates en el Comité de Auditoría y el Comité de Finanzas. Ambos Comités han hecho determinadas sugerencias para mejorar su presentación, que la AUD ha tenido en cuenta siempre que ha sido posible. El informe de 2004 se ha ampliado para facilitar información adicional sobre el resultado de las auditorías y las investigaciones.

B. MANDATO Y MISIÓN

3. La AUD está encargada de realizar auditorías internas, inspecciones e investigaciones de conducta impropia y otras actividades irregulares. También tiene como cometido vigilar y evaluar la idoneidad y eficacia de los sistemas de control interno, gestión financiero y utilización de los recursos de la Organización.

4. Junto con el Servicio de Evaluación (PBEE), la AUD lleva a cabo una supervisión interna exhaustiva de la Organización. El Auditor Externo, con el que coopera la AUD, realiza una supervisión externa complementaria.

5. La AUD proporciona al Director General y a las funciones y programas objeto de auditoría análisis, recomendaciones, asesoramiento e información sobre las actividades examinadas. Además, hace hincapié en la determinación de posibles medios para mejora la eficiencia y la economía de las operaciones y el uso eficaz de los recursos, al tiempo que promueve el control a un costo razonable.

C. PLANTILLA Y PRESUPUESTO

6. En el Apéndice D del presente informe se describe la situación de plantilla de la AUD y se ofrece información demográfica al 31 de diciembre de 2004. Se volvió a publicar el anuncio de vacante del puesto de auditor regional en El Cairo, ya que las candidaturas recibidas tras el primer anuncio no permitieron la preparación de una lista restringida de candidatos cualificados. Se prevé que el candidato seleccionado será nombrado a comienzos de 2005. También se publicó un anuncio para el puesto de Auditor Regional en Santiago, y la contratación está a punto de concluirse. Se han publicado anuncios para los dos puestos de P-5 en la Sede y se han presentado las candidaturas al Comité de Selección del Personal Profesional.

7. La AUD espera alcanzar en breve su plena capacidad con un equipo bien equilibrado de personal muy cualificado y experimentado, tanto profesional como de servicios generales. Sin embargo, en 2004 se registraron dificultades debido al considerable número de vacantes y a retrasos imprevistos en la ocupación de esos puestos. No obstante, la AUD compensó esa carencia con el recurso al programa de asociación, las consultas de breve duración y el reajuste del trabajo, en caso oportuno.

8. La asignación final para 2004 ascendió en total a 2,5 millones de dólares EE.UU. frente a 2,2 millones para 2003. La AUD llevó a cabo sus operaciones con arreglo a su asignación y acabó el año con un pequeño superávit, debido principalmente a los ahorros derivados de cuatro puestos vacantes, que se compensaron con el costo de los consultores. La AUD perdió un puesto como resultado de las reducciones presupuestarias a comienzos de 2004. Por consiguiente, contó con 21 puestos en 2004, frente a 22 en 2003. Además, la adscripción de un auditor especializado al Programa Petróleo por Alimentos terminó a mediados de 2004.

D. RECOMENDACIONES Y RESOLUCIONES DE LAS AUDITORÍAS

9. En 2004, la AUD publicó 60 informes que contenían 312 recomendaciones (en 2003 había publicado 68 informes con 562 recomendaciones) para mejorar la eficiencia y la eficacia, aumentar los controles internos y sensibilizar acerca del fraude. El descenso con respecto a 2003 es atribuible principalmente a las cuatro vacantes de puestos de categoría profesional durante la mayor parte de 2004 – dos puestos de Auditor Superior en la Sede y dos puestos de Auditor Regional en El Cairo y Santiago, respectivamente – así como a la supresión de un puesto paraprofesional debido a los recortes del presupuesto bienal. Por otra parte, el número de recomendaciones ha descendido al haberse centrado éstas con mayor precisión en las esferas principales.

10. En el Apéndice B se enumeran los informes publicados en 2004 por grupos y se comparan las actividades realizadas con las previstas para ese año. En el Apéndice C i) se presentan estadísticas sobre el estado de aplicación de las recomendaciones, mientras que en el Apéndice C ii) se ofrecen estadísticas sobre las recomendaciones de 2004 por procesos.

11. La cuestión de las resoluciones de las auditorías se toma muy en serio en la FAO. El Comité de Auditoría de la FAO examina el estado de aplicación de las recomendaciones y formula propuestas para aumentar las tasas de aplicación y tomar medidas en determinados casos de incumplimiento o de demora en la aplicación.

12. La aplicación de las recomendaciones fue examinada también en una reunión del personal directivo superior celebrada en 2004, en la que el Director General dio instrucciones concretas con respecto al plazo para que las Direcciones examinaran los proyectos de informe sobre auditorías internas y formularan observaciones al respecto, y para que presentaran calendarios detallados de la aplicación en respuesta a los informes definitivos. Como resultado de ello, los Departamentos establecieron coordinadores encargados de facilitar esa respuesta.. La AUD examina periódicamente el estado de las recomendaciones, tanto en el plazo prescrito después de la publicación de cada informe como posteriormente, como mínimo dos veces al año.

13. Por otra parte, el Director de Gabinete sigue de cerca las recomendaciones más importantes de las auditorías. Desempeña esta función comunicando a los distintos directores de los programas las instrucciones del Director General acerca de la aplicación, estableciendo fechas para la presentación de información sobre las medidas que se han adoptado o que van a adoptarse y tomando medidas complementarias en caso necesario.

14. El reforzamiento del seguimiento en 2004 ha dado lugar a una mejora de las tasas de aplicación. Al 31 de diciembre de 2004, se había aplicado ya el 48 por ciento de las recomendaciones formuladas en 2004, frente al 33 por ciento de las recomendaciones de 2003 al final de ese año. Se observa una mejora similar en lo que respecta a recomendaciones anteriores. Por ejemplo, al 31 de diciembre de 2004 se había aplicado el 83 por ciento de las recomendaciones de 2003, mientras que al final de este año sólo se había aplicado el 37 por ciento de las recomendaciones de 2002.

II. Asuntos de especial importancia

15. En esta sección se exponen los principales asuntos que se derivan de la labor de la AUD o que influyen en su trabajo.

A. COMITÉ DE AUDITORÍA DE LA FAO

16. El Comité de Auditoría de la FAO, establecido en abril de 2003, celebró tres reuniones en 2004. El Comité facilitó asesoramiento al Director General y al Inspector General sobre planificación y presentación de informes relativos al trabajo de la AUD. Además, examinó la tasa de aplicación de las recomendaciones y propuso medios para mejorar las resoluciones de las auditorías.

17. El Comité de Auditoría de la FAO recibe todos los informes de auditoría interna y selecciona algunos de ellos para examinarlos. En 2004, se centró especialmente en el Iraq, haciendo hincapié en la auditoría de las compras y el trabajo de la Comisión Independiente de Investigación sobre el Programa Petróleo por Alimentos. También destacó la importancia de las recomendaciones de la AUD sobre la recuperación después de una catástrofe y las cartas de acuerdo y siguió de cerca su aplicación.

B. INFORMES DISCRECIONALES

18. La Carta para la Oficina del Inspector General, incluida en el Manual Administrativo de la Organización, ofrece al Inspector General la oportunidad de presentar, si así lo considera conveniente, cualquier informe concreto al Comité de Finanzas, cuando estime que el personal directivo superior no ha conseguido resolver de manera apropiada cualquiera de las cuestiones planteadas. Tampoco este año se ha dado esa situación.

C. CONTROLES INTERNOS DEL USO DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIóN

19. El informe de la AUD “Seguimiento del examen de los controles internos del uso de los recursos de la Organización”, publicado en 2003, incitó a adoptar un número considerable de medidas en 2004. En particular, i) el Departamento de Administración y Finanzas (AF) ha elaborado una política sobre el fraude; ii) la Oficina Jurídica (LEG) ha preparado un documento de posición sobre si se deben iniciar acciones civiles o penales ante los tribunales nacionales contra los funcionarios acusados de fraude e irregularidades conexas; iii) el AF está realizando un examen exhaustivo del Manual Administrativo de la FAO; y iv) la Oficina de Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas (OCD) ha publicado varias directrices importantes para mejorar la gestión y sensibilizar acerca del fraude en las oficinas descentralizadas. Además, la OCD prevé finalizar en 2005 la actualización del Manual para los Representantes de la FAO, que es muy necesaria.

D. COMISIÓN INDEPENDIENTE DE INVESTIGACIÓN SOBRE EL PROGRAMA PETRÓLEO POR ALIMENTOS

20. El Secretario General de las Naciones Unidas estableció una Comisión Independiente de Investigación, presidida por el Sr. Paul A. Volcker, para investigar presuntos casos de conducta impropia del personal de las Naciones Unidas y de mala administración del Programa Petróleo por Alimentos por parte de las Naciones Unidas.

21. En el período transcurrido desde 2004, la Comisión ha pedido a la FAO documentos e información detallada sobre el Programa Petróleo por Alimentos. En consulta con el Departamento de Cooperación Técnica (TC) y el AF, la AUD ha puesto a disposición de la Comisión toda la documentación e información solicitadas. No se dispone aún de resultados concretos relativos a la FAO.

E. PROGRAMA SOBRE LA LANGOSTA DEL DESIERTO

22. Las necesidades de auditoría en relación con el programa de sobre la langosta del desierto representan una emergencia importante. Con la aprobación del Director General, la AUD contrató el 4 de enero de 2005, para una misión de tres meses en Roma, un oficial encargado de examinar las compras realizadas en el marco de este programa. Mientras tanto, la AUD prestó apoyo asistiendo a las reuniones periódicas del Subdirector General sobre la campaña contra la langosta, tomando medidas inmediatas para atender las peticiones del Servicio de Compras (AFSP) en relación con la apertura de licitaciones y respondiendo rápidamente a las solicitudes pertinentes de asesoramiento o examen.

III. Resultados de las operaciones de auditoría

23. La AUD planifica sus actividades con carácter bienal, utilizando un método de planificación basado en la evaluación de los riesgos, combinado con su conocimiento institucional de la Organización y las actuales orientaciones en materia de política. Además, la AUD responde a las nuevas necesidades, como las peticiones del personal directivo superior de exámenes e investigaciones especiales. En esta sección del informe anual se esbozan los principales resultados de las auditorías, presentados por procesos principales. Las oficinas y proyectos descentralizados se someten a un examen global que abarca varios procesos importantes en una única auditoría de la oficina o de las operaciones (véase la Sección E infra).

24. En 2004, la AUD llevó a cabo 48 auditorías y 12 investigaciones. De ellas, 23 auditorías y tres investigaciones se realizaron en la Sede y 25 auditorías y nueve investigaciones en las oficinas descentralizadas. Todas las actividades de auditoría se recogen en informes específicos. Sin embargo, la AUD contribuye al proceso general de control de la gestión de la Organización de diversos modos que van mucho más allá de la publicación de informes oficiales. En el Apéndice A se describe la naturaleza y magnitud de la labor realizada a lo largo del año por cada uno de los tres grupos que integran la AUD. En el Apéndice B se enumeran las auditorías llevadas a cabo en 2004.

A. GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTACIÓN

Sede

25. La AUD completó 13 exámenes de diversos aspectos de la gestión financiera y la presupuestación en la Sede. Estos exámenes abarcaron características de los estados financieros de la Organización, el control presupuestario, la gestión de inventarios, el control de costos, la presentación de informes financieros a los donantes de fondos extrapresupuestarios y políticas y procedimientos de control interno, así como la eficiencia y la eficacia. Cabe destacar en particular la falta de una definición clara de las atribuciones de los responsables del presupuesto. Un grupo de trabajo está examinando actualmente esta cuestión para definir y confirmar las funciones y atribuciones pertinentes.

26. Las recomendaciones de mejoras en el plan contable y en la información conexa para la vigilancia del presupuesto se refirieron a la utilización del libro mayor “Otros fondos”. Se están tomando medidas para simplificar la contabilidad y facilitar el control presupuestario a ese respecto.

27. En el curso del año, la AUD hizo 59 recomendaciones relacionadas con asuntos financieros y presupuestarios en la Sede. Catorce de ellas han sido ya cumplidas; se han tomado medidas para aplicar otras 14, y 31 recomendaciones siguen pendientes, es decir, en algunos casos han sido aprobadas pero todavía no se han aplicado, mientras que en otros casos se están estudiando.

28. Ciertos donantes de fondos extrapresupuestarios, y en particular algunas instituciones financieras, han exhortado a la FAO a realizar auditorías especiales de proyectos financiados por ellos. Con anterioridad, se había recibido una exhortación análoga del Banco Mundial, con el que se está concluyendo en la actualidad un acuerdo aceptable. La AUD ha ayudado a los Departamentos TC y AF a encontrar una solución a estas cuestiones, realizando exámenes especiales de auditoría y negociando con los donantes para llegar a una transacción mutuamente satisfactoria, lo más similar posible a la alcanzada con el Banco Mundial, con espíritu de armonización.

Oficinas descentralizadas

29. El 21 de noviembre de 2003, se pidió a todos los organismos de las Naciones Unidas que finalizaran sus operaciones en el marco del Programa Petróleo por Alimentos y traspasaran las atribuciones de administración de las actividades restantes a la Autoridad Provisional de la Coalición. La AUD participó en el examen de las medidas adoptadas para el cierre de las cuentas y la transferencia de todo el dinero en efectivo, los vehículos y el equipo, así como los insumos del proyecto. La AUD completó en el primer trimestre de 2004 una auditoría de la liquidación, que llegó a la conclusión de que la transferencia de los activos de la cuenta del 13 por ciento era conforme en general con la estrategia elaborada por la Oficina del Coordinador Principal de las Operaciones Humanitarias de las Naciones Unidas para el Iraq en consulta con la Autoridad Provisional de la Coalición. A ese respecto, y para evitar la duplicación del trabajo, la AUD se puso en contacto con el Auditor Externo, que estaba realizando un examen similar durante el mismo período. Las recomendaciones incluyeron la transferencia de los activos de la cuenta del 2,2 por ciento y la solución de las pequeñas diferencias pendientes. Todas las recomendaciones han sido ya puestas en práctica

30. En noviembre de 2003, la Oficina de las Naciones Unidas del Programa para el Iraq pidió a la FAO que transfiriera a las autoridades locales los activos de la cuenta del 2,2 por ciento del norte del Iraq que ya no se necesitaban. En el momento en que se realizó nuestra auditoría de la liquidación, esos activos habían sido identificados, pero todavía no se había procedido a su transferencia. La transferencia de los activos acordados finalizó el 1º de junio de 2004, y todos los activos restantes pasaron a manos de las autoridades locales en julio.

Investigaciones

31. La AUD investigó cinco casos de robo, pérdidas de dinero en efectivo y pagos excesivos en las oficinas descentralizadas por un total de 59.000 dólares EE.UU., y presentó informes al respecto. De esta cantidad, las pérdidas potenciales para la Organización podrían ascender a 41.000 dólares. Las pérdidas incluyeron: i) el robo de formularios de órdenes de compra de una Representación de la FAO y su posterior utilización fraudulenta por un consultor separado de su cargo, que ocasionó una pérdida de 5.700 dólares tras la recuperación de material por un valor de 13.000 dólares; ii) 5.103 dólares fueron robados de la caja fuerte de la AUD en otra Representación de la FAO; tras la indemnización con cargo a la póliza, la pérdida para la FAO fue de 443 dólares; iii) unos 1.000 dólares se perdieron en un proyecto del PCT; iv) tres pagos por duplicado en otro país, mediante documentación falsificada, dieron lugar a una pérdida de 14.029 dólares; v) por último, el pago excesivo de prestaciones al personal de una Representación de la FAO causó pérdidas para la Organización por valor de unos 20.000 dólares. En todos estos casos, las deficiencias de los controles internos facilitaron los robos y pérdidas, y la AUD recomendó que se establecieran, reforzaran y aplicaran controles internos para evitar que esos casos se repitieran en el futuro. Por otra parte, la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH) está examinando estos casos para determinar las medidas que han de adoptarse respecto de los funcionarios en cuestión, incluido el resarcimiento cuando proceda.

32. La AUD investigó un caso de posible conflicto de intereses e influencia de la industria en una consulta de expertos celebrada en la Sede y formuló recomendaciones para mejorar la evaluación y gestión de los riesgos en tales casos. Las recomendaciones han sido aceptadas y puestas en práctica.

B. RECURSOS HUMANOS

Sede

33. Una auditoría en la Sede abordó la política de la Organización con respecto al hecho de dar y recibir regalos y gratificaciones. El examen no reveló problemas graves a ese respecto, pero la AUD determinó que era necesario mejorar la viabilidad y aplicabilidad de las directrices vigentes. La Organización está examinando actualmente las recomendaciones de la AUD.

Investigaciones

34. En 2004, la AUD investigó cinco casos de conducta impropia y falta de integridad en la Sede y las oficinas descentralizadas, y presentó informes sobre estos asuntos. En un caso, el resultado de la investigación demostró que la presunción era infundada. En dos casos, la labor de la AUD reveló que funcionarios de la Sede participaban en actividades externas, en contra de lo dispuesto en el Reglamento de la Organización. El cuarto caso estuvo relacionado con la investigación de las actividades externas de un funcionario de campo. La AFH está determinando las medidas que convendría adoptar en los tres casos en que la AUD ha comprobado que los funcionarios actuaban de forma incorrecta. El quinto caso se refirió al comportamiento conflictivo de un funcionario de una oficina descentralizada. Se han tomado ya medidas disciplinarias contra el funcionario en cuestión.

C. COMPRAS

Sede

35. La AUD realizó cinco auditorías en la Sede centradas en las compras para el Programa Petróleo por Alimentos.

36. Dos de estos exámenes se refirieron a contratos de compra que estaban pendientes de la aprobación de los responsables de las Naciones Unidas en Nueva York antes de la guerra del Iraq, y que posteriormente fueron asignados a la FAO con miras a su modificación en virtud de las Resoluciones 1472 (unos 80 millones de dólares) y 1483 (unos 517 millones) del Consejo de Seguridad. La AUD empezó este trabajo en noviembre de 2003 y lo terminó en junio de 2004. El examen abarcó todos los contratos (194) que habían podido ser modificados, y llegó a la conclusión de que esas modificaciones se habían efectuado en general de conformidad con las directrices establecidas por la Oficina del Programa para el Iraq.

37. Además, la AUD publicó tres informes sobre el examen de 17 grandes contratos de compra (unos 159 millones) que el AFSP había tramitado ab initio en la segunda mitad de 2003. Las recomendaciones hechas en el marco de estas auditorías incluyen la utilización de “anticipos”, las modificaciones de las condiciones de liquidación de daños y perjuicios, la mejora de las consultas internas sobre especificaciones técnicas y las precauciones pertinentes para protegerse contra la posibilidad de que los proveedores de artículos patentados apliquen tarifas excesivamente altas.

Investigaciones

38. La AUD investigó un presunto caso de conducta impropia del personal en la adjudicación de un contrato relacionado con el Programa Petróleo por Alimentos. El examen llegó a la conclusión de que no había pruebas de que el funcionario hubiera obtenido un beneficio pecuniario.

D. GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

Sede

39. Una auditoría se centró en la seguridad de los locales de la Sede en 2004. El examen se realizó como resultado de una petición especial para que se examinaran las repetidas intrusiones de personas ajenas al personal que intentaban obtener ganancias financieras de la Organización. El informe recomendó que se diera carácter oficial a las políticas y procedimientos relativos al acceso a los locales de la FAO, entre ellos la petición de asistencia a la policía nacional y la comprobación de las credenciales de consultores y delegados.

E. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIóN

Sede

40. Tres auditorías abordaron en 2004 distintos aspectos de la tecnología de la información. Se examinaron el control de los cambios y la seguridad de la información, y se formularon recomendaciones con respecto a la evaluación de los riesgos, la mejora del control del acceso y la actualización y difusión de las políticas y procedimientos. Como resultado de ello, se ha iniciado una evaluación de gran alcance de los riesgos relacionados con la tecnología de la información y se está preparando una licitación para subcontratar el trabajo.

F. SITUACIÓN GENERAL Y OPERACIONES DE LAS OFICINAS

Oficinas descentralizadas

41. El epígrafe “Situación general de las oficinas” se refiere a las auditorías de las Representaciones de la FAO. Abarca todos los procesos que revisten importancia en su conjunto, pero no por separado. Los proyectos (incluidos los realizados con cargo a fondos fiduciarios, TeleFood, los proyectos para situaciones de urgencia, el Programa Especial para la Seguridad Alimentaria, el Programa de Cooperación Técnica y los proyectos de ejecución nacional) son objeto de auditorías dentro del epígrafe “Operaciones de las oficinas”. Este epígrafe comprende la vigilancia de los efectos y de los progresos, las actividades de apoyo y el ciclo de gestión de los proyectos.

42. En 2004, la AUD realizó 24 auditorías que abarcaron 14 países e hizo recomendaciones con respecto a todos los principales procesos. En general, estas recomendaciones han sido aceptadas y se ha iniciado o programado su aplicación. En los párrafos siguientes se describen sus aspectos esenciales.

43. En las auditorías de las Representaciones y proyectos de la FAO relativas a cuestiones como las operaciones bancarias electrónicas, la reposición de las cuentas bancarias, la vigilancia del presupuesto de las oficinas, la vigilancia y revisión del presupuesto de los proyectos, la segregación de tareas, el cierre de los proyectos, el control interno de los pagos, las conciliaciones bancarias, los sistemas de registro, el archivo y conservación de documentos, los anticipos, las disposiciones sobre participación en los gastos, los controles de los viajes, la custodia de activos, la recuperación del costo de las llamadas telefónicas y la recaudación de fondos se hicieron recomendaciones con respecto a la gestión financiera y la presupuestación. Por otra parte, se plantearon cuestiones relacionadas con la utilización del sistema de contabilidad sobre el terreno.

44. También se prestó atención en las auditorías a los asuntos relativos a los recursos humanos en las oficinas descentralizadas y los proyectos. Las recomendaciones se refirieron a la capacitación, la motivación del personal, la descripción de las funciones, las evaluaciones de la actuación, las relaciones con los gobiernos, la ocupación de los puestos vacantes, la gestión del personal y las cuestiones de procedimiento.

45. Las compras son consideradas una esfera de alto riesgo en muchas oficinas. Las recomendaciones incluyeron sugerencias sobre procedimientos y cuestiones de observancia. La gestión de la infraestructura suele ser objeto de examen en las Representaciones de la FAO, y las recomendaciones hechas en 2004 incluyeron cuestiones relativas a la seguridad y el acceso material. La AUD examinó también la tecnología de la información y formuló recomendaciones para mejorar la seguridad.

IV. Actividades de gestión

A. DIVULGACIÓN DE LA AUDITORÍA

46. El Inspector General representó a la Organización en la reunión anual de los representantes de los servicios de auditoría interna de las Naciones Unidas y las instituciones financieras multilaterales que se celebró en la UNESCO, en París, en junio de 2004. Entre los aspectos destacados cabe citar la gobernanza, la gestión de riesgos y las peticiones de los donantes relativas a auditorías especiales y por terceros. El Inspector General participó también en la quinta Conferencia de investigadores de organizaciones de las Naciones Unidas y de las instituciones financieras multilaterales, organizada por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) en Lyon en septiembre de 2004. Estas reuniones ofrecieron excelentes oportunidades para el intercambio de opiniones y experiencias entre auditores internos, investigadores y otros órganos de supervisión de la comunidad internacional de profesionales de la auditoría y la investigación.

47. La AUD prosiguió su diálogo con altos funcionarios encargados de la supervisión de otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, así como de instituciones financieras internacionales. En particular, intercambió opiniones y experiencias sobre asuntos que son motivo de preocupación, como las auditorías por terceros, el trabajo de la Comisión Independiente de Investigación sobre el Programa Petróleo por Alimentos y otras cuestiones relacionadas con la auditoría y la investigación para buscar soluciones a problemas comunes. La AUD llevó a cabo también actividades encaminadas a establecer parámetros con las Naciones Unidas y otros organismos especializados sobre investigaciones en materia de tecnología de la información y programas informáticos de auditoría interna, entre otras cuestiones. El Inspector General siguió reuniéndose periódicamente con sus homólogos de los organismos con sede en Roma.

48. Por último, la AUD somete a un examen permanente su sitio en Intranet para mantenerlo actualizado.

B. FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE LICITACIONES

49. La compra de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual Administrativo de la FAO. En éste se encomienda a la AUD la tarea de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas recibidas en respuesta a las licitaciones. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.

50. El pasado año, el Grupo de Licitaciones se reunió en 107 ocasiones y se ocupó de 329 licitaciones. Se invitó a 5.976 empresas a presentar ofertas para estas licitaciones, y se recibieron 1.624 ofertas. El número de licitaciones en 2004 (329) es algo inferior al de 2003 (368), debido principalmente a la reducción de actividades en el Iraq como consecuencia de la conclusión del Programa Petróleo por Alimentos. A finales de 2004 ese descenso quedó contrarrestado en parte por el aumento de las actividades de compra relacionadas con la lucha contra la langosta.

C. REPRESENTACIÓN EN LOS COMITÉS

51. La AUD está representada en algunos comités permanentes importantes de la Organización, entre ellos la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Recursos Humanos, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (y sus subcomités), el Comité del WAICENT, el Comité de Promoción y su grupo de trabajo, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones y su Comité Asesor, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle y la Junta Ejecutiva del Proyecto de Gestión de Recursos Humanos de Oracle, el Comité Mixto de Servicios de Comedores, el Comité de Coordinación de TeleFood, el Comité de Comunicación de la Organización, el Comité del Programa de Campo y la Junta de la Cooperativa de Crédito. También participa en grupos especiales internos de examen, grupos de acción y comisiones de evaluación. Sigue de cerca las deliberaciones de los Comités del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia, y sus miembros superiores se reúnen ocasionalmente con funcionarios de alto nivel y representantes de los Estados Miembros, el Auditor Externo, la Dependencia Común de Inspección y colegas que desempeñan funciones de supervisión en otras organizaciones de las Naciones Unidas e internacionales.

D. PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL

52. La capacitación y el perfeccionamiento siguen siendo aspectos importantes de la gestión global de la AUD. Esta labor consta de tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; capacitación en el uso de la ofimática. En el aspecto profesional, la AUD ha organizado con éxito dos talleres in situ en Roma sobre auditoría de sistemas básicos de información y sobre redacción de informes. El taller sobre tecnología de la información fue dirigido por un experto muy cualificado del Instituto de Capacitación de Inspectores Generales y Auditores de los Estados Unidos y asistieron a él todos los funcionarios de la AUD, así como miembros de los servicios de auditoría del FIDA, la UNESCO y la OCDE. El taller sobre redacción de informes fue dirigido por un experto internacional recomendado por el Instituto de Auditores Internos y a él asistieron únicamente funcionarios de la AUD.

53. La AUD ha aprovechado bien los servicios disponibles en la FAO para la capacitación en idiomas y en ofimática. Además, en 2004 dos auditores obtuvieron títulos de aptitud en administración de empresas mediante el aprendizaje a distancia y el estudio a tiempo parcial, un tercer auditor obtuvo el título de auditor diplomado de sistemas de información y otro el de auditor interno diplomado.

54. Algunos funcionarios participan también de vez en cuando en otros programas de capacitación organizados a través de la Dirección de Gestión de Recursos Humanos y otras direcciones. Este interés por la capacitación se pone de manifiesto en el porcentaje de tiempo de personal destinado a esas actividades, que fue del 3,9 por ciento en 2004.

E. REUNIONES DEL PERSONAL

55. La AUD sigue celebrando reuniones periódicas del personal por temas, en las que expertos de la FAO y de otras organizaciones internacionales exponen al personal de auditoría las novedades en sus esferas de competencia. Estas reuniones no sólo comprenden los sectores financieros y administrativos tradicionales; también se recurre en ellas a los oficiales superiores de las direcciones técnicas. Los temas tratados en 2004 fueron los registros electrónicos y la alianza internacional contra el hambre.

F. CUESTIONES ADMINISTRATIVAS

56. El sistema de control y registro del tiempo de la AUD constituye un valioso instrumento de gestión interna. Todos los funcionarios registran su tiempo en unidades de media hora de actividad y las hojas de registro se entregan al Inspector General, que las utiliza para cotejar la actividad de auditoría con el objetivo establecido al comienzo del año. El objetivo establecido para el año 2004 fue de un 25 por ciento para actividades de la Sede, un 50 por ciento para actividades descentralizadas y un 25 por ciento para misiones e investigaciones especiales. La actividad efectiva de auditoría notificada en 2004 fue de un 23 por ciento para actividades de la Sede, un 51 por ciento para actividades descentralizadas y un 26 por ciento para misiones e investigaciones especiales en la Sede. En consecuencia, la actividad actual de auditoría se distribuye prácticamente a partes iguales entre la Sede y el trabajo de campo.

57. Para concluir, la AUD desea expresar una vez más su agradecimiento al personal de todos los niveles con el que se ha establecido contacto en el curso de la labor de auditoría, y en particular al personal directivo por su apoyo y su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia a lo largo de todo el año.

APÉNDICE A

Actividades de la Sede

1. Uno de los clientes más importantes del grupo de la Sede es el Departamento de Administración y Finanzas, que comprende los servicios de finanzas, tecnología de la información, recursos humanos y administración. No obstante, los departamentos técnicos de la Sede también han sido clientes importantes de las auditorías. Aunque la mayoría de los expertos de este grupo siguen correspondiendo a las disciplinas asociadas con las finanzas, la tesorería, la contabilidad y la administración, también sirve de centro de coordinación para cuestiones de ofimática, sistemas de información y otros aspectos del tratamiento electrónico de datos.

2. El grupo de la Sede realiza también exámenes anuales de la Cooperativa de Crédito y del Economato, mediante una cuota fija, y desempeña una importante función de asesoramiento a otras dependencias de la Sede sobre cuestiones relacionadas con la auditoría. Además, se encarga de examinar las disposiciones y cláusulas de auditoría contenidas en los acuerdos de asociación y semejantes. En 2004 se examinaron 58 de estos acuerdos.

3. En 2004, este grupo publicó en total 11 informes de auditoría específicos, que aparecen reseñados en el Apéndice B.

Actividades descentralizadas

4. Este grupo se ocupa de las auditorías, exámenes e investigaciones especiales llevados a cabo en las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, Representaciones y en algunos proyectos de las distintas regiones. Abarca también elementos de actividades descentralizadas en la Sede. El grupo tiene a su cargo la supervisión de las funciones de auditoría fuera de la Sede, tales como la planificación, la autorización y la revisión de todas las auditorías realizadas sobre el terreno.

5. Este grupo es también la principal fuente de conocimientos especializados sobre disposiciones en materia de descentralización, de regionalización y gestión operativa del programa de campo. Sigue de cerca el trabajo de las empresas de auditoría locales contratadas por la Dirección de Finanzas y con frecuencia se remite a sus informes para planificar el trabajo de auditoría y vigilar los resultados de la gestión. Examina también los temas relacionados con la auditoría como parte del programa de información y orientación para los Representantes de la FAO y otros altos cargos recién nombrados. Ello también implica aportaciones posteriores a la evaluación de la actuación de los Representantes de la FAO y disposiciones sobre traspaso al final de las misiones de los Representantes de la FAO, en caso necesario.

6. En 2004 este grupo elaboró 39 informes sobre distintos aspectos administrativos y operativos de las oficinas regionales y subregionales, las Representaciones de la FAO, las investigaciones sobre el terreno y proyectos específicos y otras operaciones de campo, que se resumen en el Apéndice B.

Misiones e investigaciones especiales

7. Este grupo se encarga de detectar e investigar casos de fraude, presunto fraude, despilfarro de recursos, abuso de autoridad, conducta impropia y otras irregularidades, así como de determinar los ámbitos potenciales de fraude mediante el análisis del sistema de control de la Organización.

8. Dado que la AUD es la fuente principal de conocimientos sobre contratos y compras, examina las peticiones de exención de los procesos competitivos, supervisa el funcionamiento del grupo de licitaciones y representa al Inspector General en el Comité de Compras. También realiza auditorías para evaluar la eficacia en el uso de los recursos en componentes de operaciones y contratos importantes, tales como viajes, seguro médico, prestaciones a empleados y contratos de mantenimiento para los locales de la FAO, además de responder a peticiones especiales del personal directivo superior y de otros órganos internos.

9. El grupo de misiones e investigaciones especiales tiene además a su cargo el examen y la notificación al Director General de la situación financiera y de los gastos mensuales de la Oficina de éste, así como cualquier otro gasto conexo imputado a los presupuestos de otros departamentos. El grupo también representa a la Oficina del Inspector General en varios comités, entre los que se cuentan el Comité de Compras y el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico (JAC/MC).

10. En el curso del año se prepararon 10 informes de auditoría específicos, que se reseñan en el Apéndice B.

APÉNDICE B i)

Actividades de la Sede

Nota. Debido a la reasignación de prioridades como resultado de las nuevas necesidades de auditoría y de la situación actual de la plantilla, siguen en curso tres exámenes previstos para 2004 y cinco no se han realizado, de los que dos están previstos para 2005 y los demás se estudiarán en futuros bienios, según proceda.

APÉNDICE B (ii)

Actividades descentralizadas

Nota. Debido a la reasignación de prioridades como resultado de las nuevas necesidades de auditoría y de la situación actual de la plantilla, siguen en curso 11 exámenes previstos para 2004 y 19 no se han realizado, de los que siete están previstos para 2005 y los demás se estudiarán en futuros bienios, según proceda.

APÉNDICE B iii)

Misiones e investigaciones especiales

Nota. Debido a la reasignación de prioridades como resultado de las nuevas necesidades de auditoría, la reevaluación de los riesgos y la escasez de personal, sigue en curso uno de los exámenes previstos para 2004 y cuatro no se han realizado, de los que tres están previstos para 2005 y el examen restante se estudiará en futuros bienios, si está justificado.

APÉNDICE C i)

APÉNDICE C ii)

APÉNDICE D i)

* Esta vacante financia el puesto de ayudante de auditoría (G-6) en el grupo de actividades de la Sede.

APÉNDICE D ii)

En esos puestos están representados los siguientes países:

* Esta vacante financia el puesto de ayudante de auditoría (G-6).