FC 109/12 مارس/آذار 2005 |
الدورة التاسعة بعد المائة |
روما، 9 –13/5/2005 |
هيكل لجنة المراجعة الداخلية في كل من منظمة الأغذية والزراعة |
1 - طلبت لجنة المالية في دورتها الثامنة بعد المائة التي عقدت من 27 سبتمبر/أيلول إلى 1 أكتوبر/تشرين الأول 2004 معلومات عن هيكل لجنة المراجعة الداخلية في كل من منظمة الأغذية والزراعة وبرنامج الأغذية العالمي، بما في ذلك اختصاصات اللجنتين (التي جرت مناقشتها في إطار طرق عمل اللجنة).
2 - وتمشياً مع الطلب أعلاه، أعدّ الملحق المرفق للإشارة إلى المعالم البارزة في كل من اللجنتين وإعطاء تفاصيل عن هيكلهما وتركيبتهما ووظائفهما الأساسية. وتجدر الإشارة إلى أنّ صدور اختصاصات اللجنة المعنية ببرنامج الأغذية العالمي (بالصيغة التي عرضت فيها) ينتظر موافقة المدير التنفيذي النهائية عليها.
3 - وإنّ إنشاء لجنة المراجعة في منظمة الأغذية والزراعة متسق تماماً مع أفضل ممارسات الإدارة المتّبعة في القطاعين العام والخاص، وهي تضطلع بوظيفة إشراف هامة وقيّمة للغاية. وكان المحفّز لإنشاء هذه اللجنة توصية من المراجع الخارجي والتزام من جانب المدير العام خلال الدورة المائة للجنة المالية في سبتمبر/أيلول 2002. والغرض الأساسي من لجنة المراجعة هو تعزيز الإدارة السليمة للمنظمة، وتحسين إطار النظم وعمليات المراقبة، فضلاً عن ذلك، تشكل اللجنة منتدى ناشطاً لمناقشة القضايا الرئيسية، وهي تعمل كجهاز استشاري للمدير العام وللمفتش العام، وتعزز الشفافية، وتشجّع فهم قضايا المراجعة على المستوى الداخلي في المنظمة. ومنذ تأسيس اللجنة في أبريل/نيسان 2003، قدّم المدير العام الدعم الكامل لها لتمكينها من الاضطلاع بمهامها وبدورها على أكمل وجه.
4 - وفي سياق منظومة الأمم المتحدة، تحتلّ منظمة الأغذية والزراعة مرتبة متقدمة بالنسبة إلى سائر وكالات الأمم المتحدة الأخرى من حيث إنشاء هذه اللجنة والحرص على أن تؤدي وظائفها بشكل فعال ومجدٍ وعلى الاضطلاع بالدور وبالمهام الموكلة إليها من دون عقبات. وترتكز لجنة المراجعة في منظمة الأغذية والزراعة إلى النموذج المعتمد في منظمة الأمم المتحدة للتربية والعلم والثقافة (اليونسكو).
5 - وتعقد اللجنة اجتماعات دورية لها تبحث خلالها جملة قضايا تتعلق بالإدارة السليمة وبعمليات المراقبة. وقد أثبتت اللجنة منذ نشأتها قدرتها على العمل بشكل جيّد وعلى إعطاء توجيهات فعّالة ومفيدة. وترفع اللجنة تقريراً سنوياً إلى المدير العام الذي يُطلع بدوره لجنة المالية عليه.
6 -. وفي ما يلي المعالم الرئيسية البارزة في الملحق، من خلال مقارنة المعلومات عن لجنة المراجعة في كل من منظمة الأغذية والزراعة وبرنامج الأغذية العالمي:
المرفق الأول
برنامج الأغذية العالمي | منظمة الأغذية والزراعة | |
إنشاء لجنة (أي لجنة استشارية لرئيس المنظمة) | أنشأ برنامج الأغذية العالمي (البرنامج) لجنة مراجعة لمساعدة المدير التنفيذي على أداء مسؤولياته المتعلقة بإعداد التقارير المالية واستخدام الموارد وترتيبات المراقبة الداخلية في البرنامج وعملية إدارة المخاطر وغير ذلك من المسائل المتعلقة بالمراجعة. وتتولى لجنة المراجعة بالدرجة الأولى إسداء المشورة إلى المدير التنفيذي في ما يتعلق بالمسائل الآنفة الذكر وليس الغرض منها أن تحلّ محل الوظائف الاستشارية للمجلس التنفيذي للجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية في الأمم المتحدة أو اللجنة المالية في منظمة الأغذية والزراعة. يُختار معظم الأعضاء في لجنة المراجعة من خارج البرنامج حرصاً على شفافية اللجنة واستقلاليتها النسبية عن شؤون الإدارة اليومية. ويجب أن يكونوا من ذوي المهارات في الجوانب ذات الصلة من البرنامج (بما في ذلك المالية والإدارة والمراجعة). ويرأس عضو خارجي لجنة المراجعة. | تقوم اللجنة بمهمة الفريق الاستشاري للمدير العام ولمكتب المفتش العام. والغرض منها هو مساعدة المنظمة على التوصل إلى قبول شامل على مستوى المنظمة ككل لأهمية وقيمة وظائف المراجعة الداخلية والتفتيش والتحقيق والتأكيد للمدير العام على فعالية تلك الوظائف وجدواها. |
الاختصاصات | تتولى لجنة المراجعة:
|
تتولى لجنة المراجعة:
|
التشكيل | رئيس واحد، عضوان من الخارج، عضوان من الداخل (بصفتهما الشخصية) وأمين (غير عضو في اللجنة). | تتألف اللجنة من سبعة أعضاء: خمسة من الداخل واثنان من الخارج على النحو الآتي:
الرئيس – نائب المدير العام
ثلاثة أعضاء من الداخل
|
اختيار الأعضاء (من الداخل والخارج) | أعضاء يعيّنهم المدير التنفيذي بصفتهم الشخصية | ويتولى المدير العام تعيين جميع الأعضاء. ويُختار الأعضاء من الخارج استناداً إلى ما يملكونه من مؤهلات كمسؤولي مراجعة وتفتيش رفيعي المستوى. |
مدّة مهام الأعضاء | تكون مدة شغل المنصب سنتين قابلة للتجديد مرة واحدة على أن يضمن توقيت فترة التجديد استمرارية الإشراف. | يكون المدير العام المساعد في مصلحة الشؤون المالية والإدارية والمستشار القانوني عضوين دائمين. يشغل المدير العام المساعد الثاني ومن ينوب عنه (مدير عام مساعد ثالث يعيّنه المدير العام) منصبهما لمدة سنتين قابلة للتمديد كما يراه المدير العام مناسباً ويُختار بديل عنه على أساس المداورة. ويشغل الأعضاء من الخارج منصبهم لفترة سنتين يجوز تجديدها كما يراه المدير العام مناسباً لسنة واحدة أو أكثر. |
أسس إعداد التقارير والسلطة المختصة | تعدّ لجنة المراجعة تقريراً عن عملها خلال السنة السابقة يعرض على المدير التنفيذي في الفصل الأول من السنة التقويمية. ويتضمّن التقرير توصيات عن التغييرات التي طرأت على مهامه. كما تعد لجنة المراجعة تقريراً للدورة السنوية للمجلس التنفيذي في مايو/أيار من كل سنة. يعرض الرئيس هذين التقريرين. يبحث الرئيس بشكل دوري مع المدير التنفيذي بشأن نتائج مداولات لجنة المراجعة والقضايا المستجدّة المتصلة بأعمالها. | ترفع اللجنة تقاريرها إلى المدير العام. يزوّد المدير العام لجنة المالية بنسخة عن التقرير السنوي للجنة. تتمتّع لجنة المراجعة بسلطة:
|
عدد الاجتماعات | تعقد لجنة المراجعة عادة أربعة اجتماعات لها في السنة على الأقلّ. ويجوز للرئيس ولأي عضو وللمراجع الخارجي طلب عقد اجتماعات إضافية. | تعقد اللجنة، كما يراه الرئيس مناسباً، ثلاثة أو أربعة اجتماعات لها في السنة. يجوز للرئيس أن يدعو إلى عقد اجتماعات إضافية إذا ارتأى ذلك. يحقّ للمفتش العام أن يطلب إلى الرئيس الدعوة إلى عقد اجتماع إذا دعت الحاجة إلى ذلك. |
القواعد الإجرائية | يعيّن المدير التنفيذي الأعضاء الخمسة في لجنة المراجعة؛ ويكون ثلاثة منهم من خارج البرنامج واثنان من الموظفين. ولا يجوز لأي شخص مناوب أي يمثّل الأعضاء. يشكل أي ثلاثة أعضاء (اثنان منهم أعضاء من الخارج) نصاباً قانونياً. | من المفترض أن يحضر كل اجتماع الأعضاء السبعة جميعهم أو المدير العام المساعد المناوب وممثل المستشار القانوني، حسب المقتضى. يجوز أن تعقد الاجتماعات، كما يراه الرئيس مناسباً، كلما دعت الحاجة، بحضور خمسة أعضاء على الأقل، يكون أحدهم عضواً من الخارج. لا يتمتّع أمين الاجتماع (أي المفتش العام) بأي حق من حقوق التصويت. |