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第一O九届会议 |
2005年5月9 - 13日,罗马 |
关于行政信息系统的进展报告 |
1. 本报告向财政委员会介绍了2004年2月至2005年1月“管理信息系统”取得的进展以及2005年2月至2006年1月的计划。
2. 2004年2月至2005年1月所包括的主要工作领域如下:
根据以前的类似项目,估计此项目最少需要8个月的准备。为使核心项目小组成员脱离现有职责的筹资动员活动已于2005年2月底完成,从而使主要项目活动开始启动。
3. 2005年2月至2006年1月的主要工作将集中在实施Oracle 财务软件升级项目上,这个项目估计最少需要8个月的准备。这个阶段将要完成的项目活动分为3个阶段:
4. 还继续开展下列领域的工作:
5. 所开展的与Oracle财务系统有关的工作费用完全是由以下拖欠会非资助的:
实际支出 |
预计支出 | |||
年份 |
2003年 |
2004年 |
2005年 |
合计 |
正常计划分配数 |
0 |
0 |
0 |
0 |
拖欠会费分配数 |
216,000美元 |
1,169,000美元 |
1,967,000美元 |
3,352,000美元 |
6. 此外,Oracle财务软件升级项目的经费需求计划为1,550,000美元,绝大部分经费来源都是从粮农组织人力资源管理系统项目中预付的资金(请参见第24段)。
7. 在实施Oracle财务软件升级项目期间,将冻结系统的开发,以确保生产体系在测试新的系统期间不会出现大的变化。这将限制其他系统开发的范围,这些系统开发可在升级期和实施人力资源管理系统的整个剩余期完成。然而,那些因自身特点而被公认为重点的开发项目必须予以保留,如“实地会计系统更换项目”。
8. 实地会计系统更换项目的预算为675 000美元,这个金额大约是1998年现有实地会计系统所花的180万美元的三分之一。粮农组织将寻求灵活的解决办法,可在今后增加新的功能。但是,本项目设想的初步功能将限于粮农组织代表处的财务和预算管理方面。
9. 更换实地会计系统项目由拖欠会费资助。鉴于业务需求范围以及项目最近才开始启动,到2004-2005双年度底,不可能用所有缴纳的拖欠会费来资助部分项目。所以,冻结系统开发是因为在2004-2005双年度底,Oracle财务升级软件对全面实施由拖欠会费资助的其他行政信息系统项目(“合并Oracle财务软件未列入预算的费用”)的能力也有潜在影响。所以,建议将这些项目尚未用完的费用结转到2006年资本支出基金内使用。
10. 提交给2004年5月召开的财政委员会第107届会议的所有预期结果均已实现:
11. 虽然计划中没有明确预见,但用新的技术制定了2006-11年中期计划和PIR 2002-03年文件,新技术将使相关文件的起草、翻译和出版工作流程更加简便。
12. 由于用于资助计划制定、执行、报告和评估支持系统(PIRES)的拖欠会费将在2005年9月用尽,所以制定下几个月的规划相当重要。因此,在缺乏额外资源的情况下,计划制定、执行、报告和评估支持系统必须在下一年内做到可持续发展。
13. 经部门间项目工作组(IDWG)批准的工作计划由两类主流工作构成:(1)在计划、预算及评价办公室控制下提出特定系统开发目标的工作;(2)那些与粮农组织的其他系统和程序相关结合点的有关工作,重点放在使应用软件合理化方面。
14. 在这个框架内,2005年将完成下列任务
15. 自上一报告提交给财政委员会以来,用于计划制定、执行、报告和评价支持系统项目的资源没有发生大的变化,支出均按计划进行。
实际支出 |
预计支出 | |||
年份 |
2003年 |
2004年 |
2005年 |
Total合计 |
正常计划分配数 |
588,000美元 |
437,000美元 |
418,000美元 |
1,443000美元 |
拖欠会费分配数 |
96,000美元 |
381,000美元 |
345,000美元 |
822,000美元 |
16. 正如前面所述,用于计划制定、实施、报告和评价支持系统的拖欠会费资金将在2005年内用完,所以,2005年的工作计划应集中在使该系统保持在可持续开发状态,争取在今年年底尽可能多地实现项目目标。
17. 为了确保维持内部的技能,计划、预算及评价办公室(PBE)的两个技术人员的培训计划正在根据计划制定、实施、报告和评价支持系统的技术结构进行实施。上面提到的各种结合点可能需要加倍努力,特别是在人力资源管理系统项目方面,安置较长期的人员维护计划制定、实施、报告和评价支持系统的要求将在2006-2007年工作计划和预算中确定。
18. 2004年2月和2005年1月间工作计划取得了很好的进展。现行“人力资源”业务程序的文件处理已经完成,完善业务程序建议的评估工作差不多已经完成。
19. 2004年12月开始对当前和未来“人力资源管理模式”进行研究,该项研究计划2005年4月完成。新的管理模式将扩大人力资源的覆盖面和提高整个人力资源服务,同时减少成本,研究目标之一就是估算实施人力资源管理模系统后所获的益处和节余。
20. 2004年10月-2005年3月间执行的主要活动就是“差距分析”,为Oracle企业资源计划(ERP)标准功能绘制粮农组织新的业务程序,为的是确定基本配置和功能方面的差距。由于在招聘高级技术人才方面遇到困难,本项目稍落后于计划,但2004年的花费一直低于预测的。所以,希望在当前的财务和时间计划内能够允许这种延迟。
21. 一旦上述“差距分析”项目阶段完成,以及新的人力资源服务的模式定义后,该项目就将进入下一阶段,即会议室示范,一个系统原型将于2005年4月-9月在这里进行论证,并与使用者进行讨论。2005年下半年,开发活动也将开始。项目完成日期为2006年末。
22. 本项目还向Oracle财务软件的更新提供了投入,并且最后确定了计划制定、实施、报告和评价支持系统与人力资源管理系统集成的设计,尤其在岗位管理、人员费用、业绩管理和制定人力资源计划等领域。
23. 2004年5月曾向财务委员会报告,项目费用估计总额达1900万美元,尚缺502.1万美元,鉴于在准备这份报告的时候“差距分析”尚未完成,鉴于差距分析结果可为更准确地进行费用预测提供依据,新的费用估计数可在2005年9月召开的会议上提供给委员会。这将包括本项目将要提供的利益估计数(包括成本节余)。
24. 正如第20段所报告的,2004年的支出低于预期的。分配给本项目的拖欠会费的预期支出已在2004、2005和2006年进行了重新调整,分配给Oracle财务软件更新的经费如第一部分所述。新的资源分配列在下表。
实际支出 |
预计支出 | ||||
年份 |
2002-03年 |
2004年 |
2005年 |
2006年 |
合计 |
原先的拖欠会费拨款(2004年5月的报告) |
286,000 |
4,689,000 |
6,104,000 |
2,900,000 |
13,979,000 |
调整后的拖欠会费拨款 |
286,000 |
3,660,000 |
6,843,000 |
1,640,000 |
13,979,000 |
财务软件升级 |
1,550,000 |
25. 这就需要将尚未用完的大约164万美元欠款结转到2006年使用。本项目已包括在财务委员会2004年5月批准的资本预算建议中。
26. 目前正在采取一些行动,检查可降低成本的一些领域。有些领域的成本已经缩减,其他领域正在调查中:
27. 由于市场价格超过了粮农组织顾问酬劳的最高限度,所以在招聘高级技术人才方面遇到一些困难。现在已经采取若干措施以解决这一问题。
28. 部门资源的可获得性因其他计划重点而受到限制。利益相关部门的预算在2004-2005两年度受到大幅削减,从而导致目前已纳入的一些项目活动推迟。但是,如果削减新的预算而且耽误对项目需求的满足,将对项目的时间安排和费用开始产生影响,风险依然存在。
1 到2004年12月31日,用来处理应付账款支出的银行帐户电汇付款直接处理比例都超过了90%,而国际银行金融电信协会(SWIFT)的工业基准为76%。