FC 109/27

财政委员会

引 言

1. 本报告向财政委员会介绍了2004年2月至2005年1月“管理信息系统”取得的进展以及2005年2月至2006年1月的计划。

I. ORACLE财务管理系统

2004年2月至2005年1月的进展情况

2. 2004年2月至2005年1月所包括的主要工作领域如下：

1. 应付账款（付款）应用软件的开发。旨在提高卖方银行主文件信息质量的项目已于2004年10月完成。该项目的主要成就是大幅度提高了电汇付款的完全直接处理（STP）比例，目前其已远高于行业基准水平¹；降低了银行费用；使Oracle应付账款应用软件所保存的银行数据达到标准化；而且在这些数据保存上采用了国际银行标准。在这期间，亦采用了新的工作流程功能以提高现金付款的周转。
2. 界面监督报告的开发。就评估范围内的所有界面而言，界面程序的评估、现有控制的确定以及监督报告的说明均已完成。目前每月提交有关界面活动的标准报告，其对这项活动提供了积极的保障。
3. 粮农组织会计手册的编写和出版。审查了手册各部分所提及的现有财务程序，并对每个程序的相关性和适用性作了初步评价。“应收帐款”和其他组的程序文件已编写完毕，并已在财务司内部网站上发布。
4. 数据仓库的进一步开发。报告功能已扩大到包括源自“应收帐款”和人力资源子系统的信息。
5. 分摊会费报告系统。开展了新的报告系统的开发工作，以支持粮农组织和预算持有者对正常计划资金进行监督的要求。
6. 完善采购业务程序中标准功能的应用。为了更好地利用现有Oracle财务软件第11i版的功能，许多系统变化都作了说明并有了发展。这方面包括开发“Oracle采购和Oracle固定资产软件”新的报告和数据分析功能。
7. Oracle财务软件升级项目。Oracle财务软件的升级是成功实施人力资源管理系统项目的先决条件。这是因为，为了从较新版本的大量改进中获益，将在粮农组织当前使用的Oracle财务软件的更高版本上采用Oracle人力资源管理系统应用软件。鉴于这是一套综合应用软件，所有内容都在同一版本运作很有必要。本项目的要求已在2004年10月召开的Oracle项目管理委员会会议上获得批准。

根据以前的类似项目，估计此项目最少需要8个月的准备。为使核心项目小组成员脱离现有职责的筹资动员活动已于2005年2月底完成，从而使主要项目活动开始启动。

1. 实地会计系统更换项目。现行的“实地会计系统”（FAS）于1999年就在实地办公室运行，而且自那以后进行了多次修订。系统的结构及其陈旧的技术平台仍需要大量资金来维持实地办公室的日常运作。此外，该系统不能完全达到当前的业务需求及用户要求，而且缺乏稳定性、安全性和灵活性。“实地会计系统”更换项目于2004年6月开始，估计要持续24个月左右，要到2006年第3季度才能实施。
2. 在2004年6月至2005年1月期间，主要工作集中在项目启动和相关的活动，包括建立项目管理结构、制定项目章程与范围以及收集用户要求。

2005年2月－2006年1月计划

3. 2005年2月至2006年1月的主要工作将集中在实施Oracle 财务软件升级项目上，这个项目估计最少需要8个月的准备。这个阶段将要完成的项目活动分为3个阶段：

1. 第一阶段－审议业务需求和确定项目范围；
2. 第二阶段－采用项目范围内已经同意的一些改变；
3. 第三阶段－测试一些变化，变化方面的培训，以及采用新的系统，包括实施后的立即支持。

4. 还继续开展下列领域的工作：

1. 实地会计系统更换项目。项目小组将继续进行收集、认可和最后确定用户需求的工作。在审查、讨论和批准使用者的需求后，技术小组将着手起草技术说明书的工作。
2. 应付账款（付款）应用软件的开发。此项目现在已扩大到工资单银行记录，这些记录保存在分开的应用软件和主文件里。
3. 粮农组织会计手册的编写和出版。这项工作将继续审查修订现有的财务政策、程序和其他文件，这些都是制定一本全面的粮农组织会计手册所必需的。
4. 数据仓库的进一步开发。进一步分析和开发数据仓库的工作即将完成，以便扩大可利用的报告功能。
5. 分摊会费报告系统。将最终完成新的报告系统，以支持粮农组织和预算持有者对正常计划资金进行监督的要求。
6. 完善采购业务程序中标准功能的应用。这是一项正在进行的活动，这项活动在2005年要持续一整年。

资源使用

5. 所开展的与Oracle财务系统有关的工作费用完全是由以下拖欠会非资助的：

	实际支出		预计支出
年份	2003年	2004年	2005年	合计
正常计划分配数	0	0	0	0
拖欠会费分配数	216,000美元	1,169,000美元	1,967,000美元	3,352,000美元

6. 此外，Oracle财务软件升级项目的经费需求计划为1,550,000美元，绝大部分经费来源都是从粮农组织人力资源管理系统项目中预付的资金（请参见第24段）。

问题和意见

7. 在实施Oracle财务软件升级项目期间，将冻结系统的开发，以确保生产体系在测试新的系统期间不会出现大的变化。这将限制其他系统开发的范围，这些系统开发可在升级期和实施人力资源管理系统的整个剩余期完成。然而，那些因自身特点而被公认为重点的开发项目必须予以保留，如“实地会计系统更换项目”。

8. 实地会计系统更换项目的预算为675 000美元，这个金额大约是1998年现有实地会计系统所花的180万美元的三分之一。粮农组织将寻求灵活的解决办法，可在今后增加新的功能。但是，本项目设想的初步功能将限于粮农组织代表处的财务和预算管理方面。

9. 更换实地会计系统项目由拖欠会费资助。鉴于业务需求范围以及项目最近才开始启动，到2004－2005双年度底，不可能用所有缴纳的拖欠会费来资助部分项目。所以，冻结系统开发是因为在2004－2005双年度底，Oracle财务升级软件对全面实施由拖欠会费资助的其他行政信息系统项目（“合并Oracle财务软件未列入预算的费用”）的能力也有潜在影响。所以，建议将这些项目尚未用完的费用结转到2006年资本支出基金内使用。

II. 计划制定、实施、报告和评价支持系统（PIRES）

2004年2月至2005年1月的进展

10. 提交给2004年5月召开的财政委员会第107届会议的所有预期结果均已实现：

1. 预算、工作计划及年度评估。计划制定、实施、报告和评价支持系统被用来编辑和分析2004－05年工作和预算计划在批准的预算基础上所作的调整并收集所需的文件（FC 107/14）。在公布了计划制定、实施、报告和评价支持系统内2004年调整的分配额之后，制定工作计划的新模块于6月投产。新的2002－03年年度评估模块/PIR也已于2004年4月中旬公布，并用于准备所有技术计划实体的评估概要以及收集准备2002－03年计划、实施和报告 （C 2005/8）所需的数据。2005年1月，对工作计划与评估的最初模块进行了更新和整合，以提供一个更全面的“部门计划管理人员工具箱”。
2. 2006－11年中期计划。通过扩展计划制定、执行、报告和评价支持系统的中期计划模块的性能，在以成果为依据的预算编制模块下重新制定了“非技术”和技术合作计划。7月份完成了所有计划的中期计划建议的收集和评审工作。
3. 粮农组织预算监督和预报与正常计划/实地计划的互作。本项目小组支持实地计划委员会的三个工作组分析实地计划的规划和监督的政策框架。实地计划委员会批准了试点评价方法，即把国家战略纳入粮农组织的规划体系。现正在对用来支持“粮农组织权力下放独立评价”建议的必要行动进行评估。
4. 与Oracle 人力资源管理系统的结合。对计划制定、执行、报告和评估支持系统和人力资源管理系统项目之间结合点的分析始于4月，并在整个报告期进行分析。

11. 虽然计划中没有明确预见，但用新的技术制定了2006－11年中期计划和PIR 2002－03年文件，新技术将使相关文件的起草、翻译和出版工作流程更加简便。

2005年2月－2006年1月计划

12. 由于用于资助计划制定、执行、报告和评估支持系统（PIRES）的拖欠会费将在2005年9月用尽，所以制定下几个月的规划相当重要。因此，在缺乏额外资源的情况下，计划制定、执行、报告和评估支持系统必须在下一年内做到可持续发展。

13. 经部门间项目工作组（IDWG）批准的工作计划由两类主流工作构成：（1）在计划、预算及评价办公室控制下提出特定系统开发目标的工作；（2）那些与粮农组织的其他系统和程序相关结合点的有关工作，重点放在使应用软件合理化方面。

14. 在这个框架内，2005年将完成下列任务

1. 2006－07年工作和预算计划。2004年第四季度对2004－05年工作和预算计划及2006－11年中期计划进行了综合评估，这项评估的反馈意见直接用来更新2006－07年工作和预算计划起草模式的设计。除了进一步简化外，计划制定、执行、报告和评估支持系统工作和预算计划系统模块的设计不会有大的变化。
2. 支持信息系统计划。 计划制定、执行、报告和评价支持系统一直支持收集2006－11年中期计划中与建议的信息系统项目有关的初步数据。在2006－07年工作和预算计划中，对信息系统及技术司这方面工作的支持将继续进行，包括把特定的两年期产出与任何相关的信息系统项目联系起来，这样将有助于信息系统及技术司在信息系统中期战略更广泛的范围内制定两年度的信息系统计划。
3. 工作计划的制定、监督和评估。根据非技术合作和技术合作计划及用户反馈意见并采用了基于结果的模块，计划进一步完善部门工具箱。
4. 本组织预算监督和预报。这是一个关键的结合点的工作流程。正如前面设想的，这项工作将在信息系统方案形成前，通过界定各工作层在本组织预算监督和预报中作用要求来解决。
5. 正常计划/实地计划的互作。在这个综合工作流程里，需要开制定或支持的重点领域包括在基于成果的预算编制相关的进程中，加强预算外支持的结合，特别是2006－07年工作计划和预算程序。
6. 评估支持。计划制定、执行、报告和评价支持系统项目书期望，该软件可以对评估程序提供支持。2002－2003年计划、实施和报告/概要评估模块针对两项产出结果以及预想的结果，为记录实施进展情况提供了方便。计划制定、执行、报告和评价支持系统工作流程之目的就是确定和正确应用基本功能，补充年度评价模块的功能，进一步支持评价程序，特别是反馈回路，这样，实施经验就可以有助于计划的调整。
7. 人力资源管理系统的支持和集成。 在检查广泛的集成问题上，如岗位管理、业绩管理、工资表及其他领域，正在加快工作进展。不过，在2005年下半年前还无法准确地了解到计划制定、执行、报告和评价支持系统的实际影响解。

资源使用

15. 自上一报告提交给财政委员会以来，用于计划制定、执行、报告和评价支持系统项目的资源没有发生大的变化，支出均按计划进行。

问题和意见

16. 正如前面所述，用于计划制定、实施、报告和评价支持系统的拖欠会费资金将在2005年内用完，所以，2005年的工作计划应集中在使该系统保持在可持续开发状态，争取在今年年底尽可能多地实现项目目标。

17. 为了确保维持内部的技能，计划、预算及评价办公室（PBE）的两个技术人员的培训计划正在根据计划制定、实施、报告和评价支持系统的技术结构进行实施。上面提到的各种结合点可能需要加倍努力，特别是在人力资源管理系统项目方面，安置较长期的人员维护计划制定、实施、报告和评价支持系统的要求将在2006－2007年工作计划和预算中确定。

III. ORACLE人力资源管理系统 (HRMS)

2004年2月和2005年1月间的进展情况

18. 2004年2月和2005年1月间工作计划取得了很好的进展。现行“人力资源”业务程序的文件处理已经完成，完善业务程序建议的评估工作差不多已经完成。

19. 2004年12月开始对当前和未来“人力资源管理模式”进行研究，该项研究计划2005年4月完成。新的管理模式将扩大人力资源的覆盖面和提高整个人力资源服务，同时减少成本，研究目标之一就是估算实施人力资源管理模系统后所获的益处和节余。

20. 2004年10月－2005年3月间执行的主要活动就是“差距分析”，为Oracle企业资源计划（ERP）标准功能绘制粮农组织新的业务程序，为的是确定基本配置和功能方面的差距。由于在招聘高级技术人才方面遇到困难，本项目稍落后于计划，但2004年的花费一直低于预测的。所以，希望在当前的财务和时间计划内能够允许这种延迟。

2005年2月－2006年1月的计划

21. 一旦上述“差距分析”项目阶段完成，以及新的人力资源服务的模式定义后，该项目就将进入下一阶段，即会议室示范，一个系统原型将于2005年4月－9月在这里进行论证，并与使用者进行讨论。2005年下半年，开发活动也将开始。项目完成日期为2006年末。

22. 本项目还向Oracle财务软件的更新提供了投入，并且最后确定了计划制定、实施、报告和评价支持系统与人力资源管理系统集成的设计，尤其在岗位管理、人员费用、业绩管理和制定人力资源计划等领域。

资源使用

23. 2004年5月曾向财务委员会报告，项目费用估计总额达1900万美元，尚缺502.1万美元，鉴于在准备这份报告的时候“差距分析”尚未完成，鉴于差距分析结果可为更准确地进行费用预测提供依据，新的费用估计数可在2005年9月召开的会议上提供给委员会。这将包括本项目将要提供的利益估计数（包括成本节余）。

24. 正如第20段所报告的，2004年的支出低于预期的。分配给本项目的拖欠会费的预期支出已在2004、2005和2006年进行了重新调整，分配给Oracle财务软件更新的经费如第一部分所述。新的资源分配列在下表。

	实际支出		预计支出
年份	2002－03年	2004年	2005年	2006年	合计
原先的拖欠会费拨款（2004年5月的报告）	286,000 美元	4,689,000 美元	6,104,000 美元	2,900,000 美元	13,979,000 美元
调整后的拖欠会费拨款	286,000 美元	3,660,000 美元	6,843,000 美元	1,640,000 美元	13,979,000 美元
财务软件升级			1,550,000 美元

25. 这就需要将尚未用完的大约164万美元欠款结转到2006年使用。本项目已包括在财务委员会2004年5月批准的资本预算建议中。

26. 目前正在采取一些行动，检查可降低成本的一些领域。有些领域的成本已经缩减，其他领域正在调查中：

1. 用户培训部分将采用“师资培训方法”来控制费用和调节现有资源，这部分费用是来自2006－2007年工作计划和预算中本组织职员发展基金。这样可以降低项目预计费用150万美元。
2. 对联合国其他机构所采用的解决方案，尤其是国际劳工组织所采用解决方案进行了审议，以便应用于粮农组织人力资源管理系统中，这样可以节省系统配置和系统扩展的成本。两个组织达成的现有谅解备忘录应保证充分地共享项目信息，这样可以减轻粮农组织的实施工作量。
3. 通过将系统开发活动调整到成本更低的地区，粮农组织正在探索降低系统开发单位成本的方法。曼谷的地区办事处被定为适宜地点。现在正在制定业务方案，以考虑地方资源的可获得性、市场利率、基础设施成本、监管费用、可持续性和维护成本。
4. 将充分地考虑用户化阶段性实施情况，以作为控制项目费用的一种方法，同时实现高水平的目标。如果能获得足够的资源，用户化可以延期，作为系统维护并调节知识和技能的组成部分予以实施。

问题和意见

27. 由于市场价格超过了粮农组织顾问酬劳的最高限度，所以在招聘高级技术人才方面遇到一些困难。现在已经采取若干措施以解决这一问题。

28. 部门资源的可获得性因其他计划重点而受到限制。利益相关部门的预算在2004－2005两年度受到大幅削减，从而导致目前已纳入的一些项目活动推迟。但是，如果削减新的预算而且耽误对项目需求的满足，将对项目的时间安排和费用开始产生影响，风险依然存在。

¹ 到2004年12月31日，用来处理应付账款支出的银行帐户电汇付款直接处理比例都超过了90%，而国际银行金融电信协会（SWIFT）的工业基准为76%。