لجنة المالية

أولا- معلومات أساسية

1 - خلال الدورة السابعة بعد المائة للجنة المالية في مايو/أيار 2004، جرت مناقشة موضوع استحداث نظام لإعداد تقارير رسمية للرقابة الداخلية في منظمة الأغذية والزراعة. وكما أشير إليه خلال الدورة المذكورة، لا مانع لدى المنظمة، مبدئياً، من اعتماد هذا النوع من التقارير وصدورها مع الحسابات المراجعة (أنظر تقرير الدورة السابعة بعد المائة للجنة المالية، 10-18/5/2004، الوثيقة CL 127/14).

2 - وطلبت اللجنة أن تجري الأمانة دراسة عن الأسلوب المتبع في منظمات أخرى في منظومة الأمم المتحدة فيما يتعلق بإعداد تقارير الرقابة الداخلية وأن يتمّ استعراض هذا الأمر في إطار اللائحة المالية للمنظمة، حرصاً على تماشي أي إجراء يقترح اتخاذه مع الأحكام السارية. وطلبت اللجنة أيضا تزويدها، في إحدى دوراتها المقبلة، بورقة تعرض فيها نتائج الدراسة المذكورة وأفضل الممارسات الحالية في مجال إعداد تقارير الرقابة الداخلية والقضايا التي ينطوي عليها تطبيق مثل هذا النظام في المنظمة. وقد أعدّت هذه الوثيقة بناء على هذا الطلب.

ثانيا- اللائحة المالية للمنظمة

3 - طُلبت المشورة من المستشار القانوني للمنظمة بشأن مدى اتساق إعداد التقارير الرسمية للرقابة الداخلية مع اللائحة المالية للمنظمة. فأكّد المستشار القانوني، في هذا الصدد، أنه ولو لم تنصّ اللائحة المالية بشكل محدد على هذا النوع من التقارير، فليست هناك أحكام قانونية في النصوص الأساسية للمنظمة تقيّد أو تحدّ إصدار هذا النوع من التقارير.
ثالثا- إعداد تقارير الرقابة الداخلية في منظمات الأمم المتحدة الأخرى

4 - جرى في إطار الدراسة الاتصال بمنظمات أخرى في منظومة الأمم المتحدة للحصول على معلومات عن الأسلوب المتّبع فيها لإعداد تقارير الرقابة الداخلية. وفي حين لم تبلغ بعد أي من المنظمات التي جرى الاتصال بها مرحلة تطبيق إعداد التقارير الرسمية للرقابة الداخلية، يبحث عدد منها في إمكانية تطبيق هذا النوع من التقارير أو باشر بتطبيقه.

رابعا- تطبيق إعداد تقارير الرقابة الداخلية

5- تجدر الإشارة إلى أنّ استحداث نظام إعداد تقارير رسمية للرقابة الداخلية في منظمة ما عملية طويلة ومكثّفة تتألف من عدة مراحل منفصلة، منها على سبيل المثال:

• دراسة أنسب أشكال إعداد التقارير ونطاقها (بالنسبة إلى المنظمات غير الخاضعة للتشريعات القطرية)
• إضفاء الطابع الرسمي على وظيفة الرصد الداخلي
• تطوير خطوط عريضة مناسبة لإعداد التقارير
• وضع خطة تطبيقية مفصّلة
• إجراء تقدير للمخاطر على مستوى المنظمة ككل
• إعداد وثائق رسمية عن عمليات الرقابة الموجودة
• تقييم عمليات المراقبة وتحديد القضايا الشائكة
• الاحتفاظ بوثائق رسمية
• إعداد تقارير رسمية من جانب الإدارة العليا

6- ومما لا شك فيه أنّ هذه العملية تستلزم قدراً وافراً من الاستثمارات الأولية من خلال تسخير وقت الموظفين وإسداء المشورة المتخصصة. ومن الضروري كذلك توفير موارد كافية بشكل مستمر للمحافظة على نظام إعداد التقارير في السنوات التي تلي التطبيق الأولي، بما يشمل التحديث والاختبار المنتظمين وإعداد وثائق رسمية.

7- وبالفعل، طبقاً للمعلومات الواردة من إحدى أكبر المؤسسات المحاسبية، فإنّ تطبيق نظام إعداد تقارير رسمية للرقابة الداخلية والمحافظة عليه، سواء أكان ذلك تبعاً للنظام المعتمد في البنك الدولي أو بما يتماشى والتشريعات والمعايير المعتمدة في كل من الولايات المتحدة والمملكة المتحدة، هو نظام مثقل بالأعباء ومكلف. فعلى سبيل المثال، استناداً إلى مسح أجري في الولايات المتحدة¹، يبلغ متوسط كلفة تطبيق القسم 404 من قانون ساربينز-أوكسلي أكثر من 3 ملايين دولار أمريكي تقريباً في السنة الأولى، بما يشمل وقت الموظفين الداخليين الذي يفوق 000 25 ساعة وارتفاع متوسط بنسبة 50 في المائة تقريباً في رسوم المراجعة الخارجية. ومن المتوقع أن تنخفض تكاليف الإبقاء على نظام إعداد التقارير بعد سنة التطبيق الأولى ولكنها ستبقى مع ذلك مرتفعة.

خامسا- الاستنتاجات

8- في حالة منظمة الأغذية والزراعة وهي منظمة كبيرة ومعقدة تضمّ عدداً كبيراً من المكاتب الميدانية، فإنّ الكلفة المقدرة لاستحداث نظام إعداد تقارير رسمية للرقابة على الأغذية على غرار النظام الذي نصّت عليه التشريعات الحديثة الخاصة بالشركات في بعض البلدان الأعضاء سوف تكون مرتفعة نظراً إلى القدر الكبير من وقت الموظفين والمشورة العلمية الذي تستحوذ عليه. وبناء على ما تقدّم، يتعيّن على المنظمة اتخاذ قرارات أساسية تشمل:

• ضرورة تحديد نطاق أي مبادرة لاستحداث نظام إعداد التقارير الرسمية للرقابة الداخلية. قد يكون من المفيد مناقشة البدائل مع طرف فني متمرّس (مؤسسة) لانتقاء الخيار الأنسب.
• لا بد من معرفة ما إذا كان يجدر بالمنظمة أن تضطلع بهذه العملية بشكل مستقل أو إذا كان يجب بحث المسألة في سياق عملية أشمل على مستوى الأمم المتحدة ككل.
• نظراً إلى توقع ارتفاع كلفة تطبيق نظام إعداد تقارير الرقابة الداخلية، لا بد إذاً من إيجاد تمويل مناسب لهذه العملية: إن من حيث مرحلة التأسيس الأولية أو من حيث الرصد وإعداد التقارير في مرحلة لاحقة.

9- يرجى من لجنة المالية استعراض الوثيقة الحالية وإعطاء التوجيهات التي تراها مناسبة.

¹ FEI Survey on SOX Section 404 Implementation/July 2004. Copyright FEI, 2004