لجنة البرنامج

الدورة الثالثة والتسعون

روما، 9-13/5/2005

تقرير متابعة توصيات وحدة التفتيش المشتركة

ملخص
1- تُعرض تقارير وحدة التفتيش المشتركة ذات الأهمية المباشرة لمنظمة الأغذية والزراعة على اللجنتين للنظر فيها مشفوعة بتعليقات المدير العام (وتعليقات مجلس الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة، في حالة ما إذا كان ذلك ينطبق عليها وفي حالة توافرها). وتتذكر اللجنتان أن الأمانة استحدثت في سنة 2002، نسقاً محسناً لعرض تعليقات المدير العام ومنهاجاً أكثر اتساقاً للإبلاغ عن إجراءات المتابعة بناء على توصيات وحدة التفتيش المشتركة.
2- ويعرض هذا التقرير في شكل جداول الإجراءات التي اتخذتها الأمانة بشأن توصيات وحدة التفتيش المشتركة التي أخذت بها المنظمة (بعد تعديلها أو بدون تعديلها) الواردة في تقارير وحدة التفتيش المشتركة الثمانية التي نظرت فيها اللجنتان في 2003. وقد ترغب اللجنتان في أن تأخذ علماً بالوثيقة.
نطاق الوثيقة
3- توفر هذه الوثيقة للجنتين معلومات عن متابعة التوصيات ذات الصلة الواردة في تقارير وحدة التفتيش المشتركة الثمانية التي نظرت فيها اللجنتان في 2003، على النحو التالي^1:

عنوان الوثيقة	الرقم المرجعي للوثيقة لدى وحدة التفتيش المشتركة	الرقم المرجعي للوثيقة لدى عرضها على المجلس	دورة لجنة البرنامج و/أو لجنة المالية
تكاليف الدعم ذات الصلة بالأنشطة الخارجة عن الميزانية في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة	2002/3	CL 124/INF/10	مايو/أيار 2003
استعراض شؤون الإدارة والتنظيم فى منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة	2002/8	CL 124/INF/14	مايو/أيار وسبتمبر/أيلول 2003
توسيع نطاق مشاريع التعاون التقني المتصلة بالمياه لمصلحة المنتفعين النهائيين: تجسير الفجوة بين المسائل المعيارية والتنفيذية فى منظومة الأمم المتحدة - دراستا حالة بين بلدين أفريقيين	2002/4	CL 124/INF/11	سبتمبر/أيلول 2003
إصلاح إقامة العدل في منظومة الأمم المتحدة: خيارات من أجل إنشاء هيئة استئناف أعلى	2002/5	CL 125/INF/12	سبتمبر/أيلول 2003
الأنشطة المدرة للدخل في منظومة الأمم المتحدة	2002/6	CL 125/INF/13	سبتمبر/أيلول 2003
إدارة المعلومات في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة: إدارة نظم المعلومات	2002/9	CL 125/INF/15	سبتمبر/أيلول 2003
تقييم استجابة منظومة الأمم المتحدة في تيمور الشرقية: التنسيق والفعالية	2002/10	CL 125/INF/16	سبتمبر/أيلول 2003
تنفيذ التعددية اللغوية في منظومة الأمم المتحدة	2002/11	CL 125/INF/14	سبتمبر/أيلول 2003

4- وبطبيعة الحال، تقتصر هذه الوثيقة فقط على تغطية التوصيات التي وردت في كل من هذه التقارير:

أ) التي رؤي أن لها صلة بالمنظمة (وتكون موجهةً إلى الأجهزة التشريعية أو إلى الرؤساء التنفيذيين)؛
ب) التي أيدتها اللجنتان برمتها أو مع إدخال بعض التعديلات عليها؛
ج) والتي تقررت متابعتها.

5- ونظراً لما للتقرير الخاص بشؤون الإدارة والتنظيم في منظمة الأغذية والزراعة من أهمية خاصة، تتناوله معلومات المتابعة التالية الواردة بالملحق، بمزيد من التعمق والشمول.

بيان التقارير:

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/3: تكاليف الدعم ذات الصلة بالأنشطة الخارجة عن الميزانية في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/4: توسيع نطاق مشاريع التعاون التقني المتصلة بالمياه لمصلحة المنتفعين النهائيين: تجسير الفجوة بين المسائل المعيارية والتنفيذية في منظومة الأمم المتحدة (دراسة حالة في بلدين أفريقيين)

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/5: إصلاح إقامة العدل في منظومة الأمم المتحدة: خيارات من أجل إنشاء هيئة استئناف أعلى

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/9: إدارة المعلومات في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة: إدارة نظم المعلومات

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/6: الأنشطة المدرة للدخل في منظومة الأمم المتحدة

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/10: تقييم استجابة منظومة الأمم المتحدة في تيمور الشرقية: التنسيق والفعالية

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/11: تنفيذ التعددية اللغوية في منظومة الأمم المتحدة

استجابة الإدارة في سبتمبر/أيلول 2003

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
4	قد ترغب الأجهزة التشريعية في التفكير في السماح لمؤسسات منظومة الأمم المتحدة بالاحتفاظ بالفائدة المكتسبة من الموارد الخارجة عن الميزانية التي يتم الإسهام بها في الأنشطة متعددة الجهات المانحة حيثما تختلط الموارد وتتعذر المحاسبة المستقلة الخاصة بمانحين محددين. وقد ترغب هذه الأجهزة في قرار أن هذا الإيراد يجب أن يستخدم لتخفيض تكاليف الدعم الخارجة عن الميزانية وأن يتم الإبلاغ الملائم إلى الأجهزة التشريعية بشأن العلاقة بين إيرادات الفوائد هذه ومعدلات تكاليف الدعم.	تم تأييد هذه التوصية على أسس تجريبية فقط، إذ لا توجد من الناحية النظرية علاقة منطقية بين تكاليف دعم مشروع ومقدار الفوائد المكتسبة من أرصدة المشروع. فتنفيذ المشروع في منظمة الأغذية والزراعة يعتمد على قبول الجهة المانحة ويتم ذلك على أساس كل حالة على حدة. وعموماً، فإن المنظمة تحقق نجاحاً أفضل في إعادة توجيه الفوائد المكتسبة نحو تمويل أنشطة إضافية بدلاً من توجيه هذه الفوائد نحو تخفيض تكاليف الدعم.
5	على الرؤساء التنفيذيين استعراض التشريع الخاص بتكاليف الدعم الخارجة عن الميزانية الساري على منظماتهم، والتقدم بمقترحات إلى أجهزتهم التشريعية تستهدف إزالة التناقضات في هذا التشريع.	حُسمت هذه التناقضات في منظمة الأغذية والزراعة بموافقة المجلس في نوفمبر/تشرين الثاني 2000 على السياسة الجديدة لتكاليف الدعم. ويتضمن تقرير سنوي يُرفع إلى لجنة المالية معلومات عن تنفيذ سياسة صرف تكاليف الدعم.
7	على المجلس التنفيذي لبرنامج الأمم المتحدة الإنمائي أن يستعرض الممارسة المتمثلة في إدراج تكاليف الدعم غير المباشر بالنسبة لمؤسسات منظومة الأمم المتحدة كجزء من تكلفة مدخلات ونفقات مشاريع برنامج الأمم المتحدة الإنمائي الجوهرية. وقد يرغب المجلس التنفيذي في مراجعة هذه السياسة بما يتفق والمبادئ الوارد وصفها في التوصية 9 أدناه.	نظرت اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية في تقرير مدير برنامج الأمم المتحدة الإنمائي بشأن إدارة البرنامج للتكاليف الاستراتيجية والآثار المترتبة على ذلك بالنسبة لاسترداد تكاليف الدعم (DP/2004/35) في دورتها العادية الثانية في سبتمبر/أيلول 2004. ويوفر هذا التقرير صورة تتضمن المزيد من التفاصيل عن سياسة البرنامج فيما يتعلق باسترداد تكاليف الدعم. والممارسات المتبعة في أموال وبرامج مجموعة الأمم المتحدة الإنمائية. ولا يتضمن التقرير أي اقتراح بتغيير سياسة استرداد التكاليف الحالية أو الخروج عنها كثيراً
10	لدى تنفيذ السياسات والمعدلات الجديدة لتكاليف الدعم الخارجة عن الميزانية، الموضوعة وفقاً للخطوط التوجيهية المبينة في التوصية 9 أعلاه، على الرؤساء التنفيذيين أن ينظروا بعناية قبل ذلك في أثر هذه التغييرات على إيرادات تكاليف الدعم، ضامنين بذلك ألا تقع نسبة أكثر من التكاليف ذات الصلة بتعاون الأنشطة الخارجة عن الميزانية على الموارد الأساسية، وأي تخفيض في إيرادات تكاليف الدعم بسبب تخفيض تكاليف الدعم يجب أن يُعوض عنه من حيث المبدأ من خلال إنجاز خدمات إدارية أكثر فعالية.	يخضع مستوى تكاليف الدعم للرصد سنوياً من خلال المسح الخاص بقياس التكاليف. كذلك تخضع الإيرادات للرصد بعناية وتمنح تخفيضات في نسب تكاليف الدعم طبقاً لسياسة المنظمة الخاصة بتكاليف الدعم، عندما تكون متصلة بأنشطة و/أو طرق تنفيذ تتطلب مستوى منخفضاً من الدعم التشغيلي أو الإداري. ومع ذلك، ينبغي التسليم بأن صافي مبلغ تكاليف الدعم الممول من الميزانية العادية (أي من الموارد الأساسية) يختلف من فترة لأخرى نتيجة لعوامل كثيرة (مثل لامركزية الخدمات). وعلاوة على ذلك، فإن التعويض قد لا يقع في نفس الفترة على الدوام.
11	على مجلس تنسيق الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة أن يسهر على رصد عملية وضع سياسات تكاليف الدعم والقيام بتطوير ونشر الإبلاغ المقارن المنتظم لهذه السياسات. ويجب أن تستعرض آلية مناسبة تابعة لمجلس تنسيق الرؤساء التنفيذيين نتيجة هذا الإبلاغ بغية القيام، قدر المستطاع، بمواءمة المبادئ التي تقوم عليها سياسات تكاليف الدعم، كما يجب أن يستعرضها أيضًا الرؤساء التنفيذيون الذين عليهم أن يقدموا التقارير بشأن ذلك إلى الأجهزة التشريعية التابعة لهم.	استناداً إلى هذه التوصية، وخصوصاً فيما يتعلق بتحقيق مزيد من التنسيق بين المنظمات لرسوم تكاليف الدعم، قامت شبكة المالية والميزانية التابعة للجنة الرفيعة المستوى المعنية بالإدارة بتشكيل جماعة عمل لهذا الغرض. وقد اجتمعت جماعة العمل التي ترأسها اليونسكو وتشارك فيها منظمة الأغذية والزراعة مشاركة نشطة في مناسبتين ورفعت تقريرها إلى اجتماع الشبكة في 25-27 فبراير شباط 2004، واتفقت الوكالات التنفيذية على: (1) تعريف مشترك للمبادئ الخاصة باسترداد تكاليف الدعم؛ (2) أن الهدف من التنسيق لا ينبغي أن يكون تحديد نسبة مئوية موحدة لتكاليف دعم البرامج أو استرداد التكاليف لجميع منظمات الأمم المتحدة، وذلك من واقع الاعتراف الكامل بوجود اختلافات بين ولايات المنظمات المختلفة، وأنماط تمويلها وهياكلها التنظيمية والتشغيلية؛ (3) وضع تعاريف مشتركة لفئات التكاليف، بما في ذلك العناصر المختلفة للتكاليف المباشرة، والتكاليف الثابتة والمتغيرة؛ (4) وأن استرداد التكاليف يطبق عموماً على التكاليف المتغيرة غير المباشرة.
12	على الأجهزة التشريعية أن تواصل رصد النفقات الإدارية وغيرها من نفقات الدعم الإجمالية واستعراض هذه المكونات في ميزانيات مؤسسات منظومة الأمم المتحدة. وعلى الدول الأعضاء، وهي تفعل ذلك، أن تسهر على ألا تزداد الاحتياجات الإدارية وغيرها من احتياجات الدعم الأخرى في الميزانيات الأساسية بتناسب مع إجمالي الموارد الأساسية	تجري عملية الرصد بالفعل. ويتم إبلاغ النتائج بانتظام إلى الأجهزة الرياسية بالمنظمة ضمن التقرير الخاص بتنفيذ البرنامج خلال فترة السنتين.

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/4: توسيع نطاق مشاريع التعاون التقني المتصلة بالمياه لمصلحة المنتفعين النهائيين: تجسير الفجوة بين المسائل المعيارية والتنفيذية في منظومة الأمم المتحدة (دراسة حالة في بلدين أفريقيين)

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
1	يتعين أن يطلب مجلس الرؤساء التنفيذيين بمنظومة الأمم المتحدة للتنسيق إلى اللجنة الفرعية إنشاء قاعدة بيانات لمشاريع التعاون التقني المتصلة بالمياه التي يتم تنفيذها أو تمويلها من جانب هيئات الأمم المتحدة. وقاعدة البيانات هذه، التي يمكن تصنيفها على أساس مواضيعي وجغرافي في الوقت نفسه، ينبغي الحفاظ عليها وتأوينها على نحو مستمر من جانب أمانة اللجنة الفرعية. وينبغي أن تضم، جملة أمور منها، معلومات عن غايات وطبيعة وأنشطة المشاريع المعلن عنها، ومنطقة التدخل في البلد المتلقي، والمنتفعين النهائيين المستهدفين.	يبدو أنه لم يتم اتخاذ أي إجراء على مستوى المنظومة. وقد أسهمت المنظمة هي والوكالات الأخرى في إعداد تقرير تنمية الموارد المائية في العالم، بما في ذلك قاعدة بيانات المياه.
2	وينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين بمنظومة الأمم المتحدة للتنسيق أن يطلب إلى اللجنة الفرعية المعنية بالموارد المائية، من خلال ترتيب مشترك فيما بين أعضائهما، وضع مبادئ توجيهية مشتركة وشاملة لتسترشد بها المشاريع الإنمائية والإدارية التي تنفذها الأمم المتحدة في قطاع المياه. وينبغي أن تشمل المبادئ التوجيهية قدر الإمكان، الجوانب المشتركة بين القطاعات لمشاريع المياه بهدف تعزيز التعاون بين الوكالات على المستوى القطري. كما يتعين أن تضمن، جملة أمور منها، التقيد التام بالغايات والأنشطة المدرجة في جدول أعمال القرن 21 طوال دورة المشاريع المائية.	عُقِد اجتماع "الأمم المتحدة بشأن المياه" من 18 سبتمبر/أيلول إلى 1 أكتوبر/تشرين الأول 2004 لوضع اختصاصات المؤتمر في شكلها النهائي ومناقشة خطط العمل بحسب المواضيع.
3	ينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعني بالتنسيق أن يطلب إلى اللجنة الفرعية المضيَّ قدما في إنشاء موقعها على شبكة الإنترنت. ويتعين أن يوفر هذا الموقع جملة أمور منها معلومات جوهرية عن اجتماعات اللجنة الفرعية والمقررات المتخذة في هذه الاجتماعات، وأن يوفر الروابط مع قاعدة البيانات والمبادئ التوجيهية المحدّدة في التوصيتين 1 و2 أعلاه. كما يتعين عليها توفير وسيلة لتبادل الخبرات والعبر المستخلصة وأفضل الممارسات، إضافة إلى الأنشطة التعاونية والتكاملية، في سياق المشاريع المتصلة بالمياه التي تنفذها مؤسسات الأمم المتحدة والجهات المانحة الأخرى.	اقترح اجتماع الأمم المتحدة بشأن المياه، المشار إليه آنفاً إنشاء موقع على الإنترنت لتحسين إبراز الأنشطة.
4	ينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين أن يطلب إلى اللجنة الفرعية تخصيص جزء من دوراتها للمسائل التنفيذية، مثل الترويج والدعوة في وقت مبكر لبرامج/مشاريع جديدة بغية إتاحة الفرصة لتحقيق التآزر والتكامل على نحو أفضل في مرحلة التصميم؛ ومناقشة مشكلات تنفيذية محددة يُشارك فيها عدد من مؤسسات الأمم المتحدة على المستوى القطري؛ ومناقشة قضايا السياسة العامة أو المسائل التنفيذية التي تثار في اللجنة الفرعية من جانب بعض لجان الأمم المتحدة التنفيذية المعنية بالمياه التي تدعو إلى إنشائها التوصية 7 أدناه؛ ومناقشة ومتابعة البرامج/المشاريع المشتركة الصادرة عن اللجنة الفرعية؛ ومناقشة التدخلات المشتركة في حالات الطوارئ أو المشكلات الكبرى في قطاع المياه في بلدان معينة. وبالنظر إلى محدودية الموارد التي تخصصها هذه المؤسسات لمشاركتها في اجتماعات اللجنة الفرعية، فينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين أن يشجع على استخدام تكنولوجيا الاتصالات الحديثة على نطاق أوسع بغية إشراك المستشارين التقنيين ذوي الصلة في المسائل التنفيذية قيد البحث في ذلك الجزء من دوراتها.	كذلك ناقش الاجتماع تحسين التكامل والتوافق بين خطط العمل الخاصة بالتنفيذ على المستويات القطرية والإقليمية. وطُرِح اقتراح بالاستفادة من الشبكات على المستوى القطري في نشر المعلومات ورصد الإجراءات/البرامج المحددة.
5	ينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين أن يبادر إلى زيادة الموارد والقدرات التقنية المتاحة لأمانة اللجنة الفرعية، وذلك بطرق منها إيجاد وظيفة أو وظيفتين بدوام كامل من الفئة الفنية. وينبغي أن يشغل هذه الوظيفة أو الوظيفتين مرشحون يتمتعون بالخبرات التقنية في مجال الموارد المائية وتكنولوجيا المعلومات بغية مساعدة أمانة اللجنة الفرعية على الاضطلاع بوظائفها المنصوص عليها في الولاية على نحو أكثر كفاءة، وإتاحة الفرصة لها للاضطلاع بأنشطة جديدة كتلك الوارد وصفها في التوصيات من 1 إلى 4. ويمكن أن يتوفر تمويل هاتين الوظيفتين إما عن طريق ترتيب مالي مشترك متفق عليه بين أعضاء مجلس الرؤساء التنفيذيين المشاركين في اللجنة الفرعية، أو بالحصول عليه من مصادر خارجية.²	لم يُتخذ أي إجراء في هذا الصدد، في الوقت الذي ستسعى فيه آلية المياه التابعة للأمم المتحدة إلى تلبية المتطلبات المحددة إلى أقصى درجة ممكنة.
7	بالاقتران مع التوصية 6 أعلاه³، وكوسيلة لتطبيقها على نحو ملموس في قطاع المياه، قد ترغب الجمعية العامة في الطلب إلى منسقي الأمم المتحدة المقيمين، عن طريق لجنة التنمية المستدامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي، أن ينشئوا بحسب الاقتضاء، لجاناً تنفيذية للمياه تشارك فيها مؤسسات الأمم المتحدة العاملة في المشاريع المتصلة بالمياه في البلد، يمثلها كبير أو كبار (الخبراء الاستشاريين) في مجال المياه. وقد ترغب الجمعية أيضاً في التوصية، عن طريق لجنة التنمية المستدامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي، بأن توكل إلى هذه اللجان، أمور منها، المهام التالية: تعزيز التنسيق/التعاون وتبادل الخبرات فيما بين أعضائها؛ واستكشاف إمكانات التآزر والتكامل بين برامجها/مشاريعها القطرية؛ وبلورة مناهج منسقة ومتسقة تتبعها الأمم المتحدة إزاء السلطات الوطنية ذات الصلة، وكذلك إزاء الجهات المانحة وغيرها من الأطراف العاملة، خلاف الأمم المتحدة، في القطاع المائي في البلد، وتنفيذ الأنشطة المشتركة بين الوكالات الأخرى والإشراف عليها على المستوى القطري، بما فيها الأنشطة الوارد ذكرها في التوصيات من 8 إلى 10؛ والعمل بوصفها الجهة المخاطبة التابعة للجنة الفرعية كلما دعت الضرورة إلى ذلك، وتعميم ومناقشة وسائل تنفيذ المقررات ذات الصلة الصادرة عن اللجنة، حسب الاقتضاء.	المنظمة على استعداد للمشاركة في مبادرات محددة في هذا الصدد (أنظر ما سبق).
8	قد ترغب الجمعية العامة في أن تطلب، عن طريق لجنة التنمية المستدامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي، إلى المنسقين المقيمين للأمم المتحدة أن يضمنوا قيام مؤسسات الأمم المتحدة المشاركة في المشاريع المتصلة بالمياه بالتنسيق، عند الاقتضاء، بين أساليبها القائمة على المشاركة وبين طرق الإعلام والتثقيف والاتصال في الميدان، وإلى اللجان التنفيذية المعنية بالمياه، التي دعي إلى إنشائها في التوصية 7 أعلاه، تيسير هذه الجهود والإشراف عليها، وذلك بطرق منها تبادل المعلومات والخبرات فيما بين أعضائها وعقد حلقات دراسية أو منابر أخرى للتفاعل مع أطراف من خارج الأمم المتحدة تعمل في المجتمعات المحلية ذاتها أو في مجتمعات متشابهة.	أنظر التوصية رقم 4 ،أعلاه.

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/5: إصلاح إقامة العدل في منظومة الأمم المتحدة: خيارات من أجل إنشاء هيئة استئناف أعلى

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
2 (أ)	ينبغي تعزيز قدرات المنظمات على التوفيق والوساطة والتفاوض بالطرق غير الرسمية. والدعوة موجهة لتشجيع كل منظمة على إنشاء وظيفة أمين مظالم مستقلة ومركزية يشغلها أحد كبار المسؤولين ويعينه الرئيس التنفيذي بالتشاور مع ممثلي الموظفين لفترة عضوية واحدة من خمس سنوات غير قابلة للتجديد. وينبغي أن يتمم دور هذه المهمة، في كل مركز من مراكز العمل، شخص أو فريق مسؤول، على أساس عدم التفرغ، عن مهام التوفيق والوساطة والتفاوض بالطرق غير الرسمية، بتوجيه عام وإشراف عام من أمين المظالم.	تقرر استخدام الوساطة كبديل لعملية تسوية المنازعات على أساس تجريبي لمدة سنة، اعتباراً من أول يناير/كانون الثاني 2005. وسوف تتضمن هذه العملية محاولة تسوية المنازعات على أساس التراضي في إطار الإجراءات الداخلية المعمول بها في المنظمة. وفي إطار إجراءات الوساطة هذه، وإلى أن يحين وقت إجراء تقييم بعد انتهاء الفترة التجريبية، يعد إنشاء وظيفة مراقب مركزية لتوفير آلية توفيق غير رسمية من قبيل الازدواجية في هذه المرحلة.
4 (ب)	إصدار تقارير سنوية تتضمن معلومات موجزة عن عدد وطبيعة القضايا التي عُرِضت على مجالس الطعون المشتركة واللجان التأديبية المشتركة والهيئات الاستشارية المماثلة؛ كما تتضمن إحصاءات عامة حول ما انتهت إليه هذه القضايا، على أن يتم الحفاظ على سرية إجراءاتها.	اتخِذت تدابير لإصدار تقرير سنوي عن سنة 2004 قبل نهاية الربع الأول من سنة 2005.

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/6: الأنشطة المدرة للدخل في منظومة الأمم المتحدة

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
7	زيادة الإيرادات الناشئة عن المطبوعات: ينبغي للرؤساء التنفيذيين للمنظمات أن يسعوا، في الحالات التي لا يقومون فيها بذلك فعلاً، إلى زيادة الإيرادات الناشئة عن المطبوعات من خلال إبراز برامج مطبوعات منظماتهم وتعزيزها من حيث ما هو مخصص لها من الميزانيات والموظفين على أن تؤخذ في الاعتبار أيضاً أفضل الممارسات المشار إليها في هذا التقرير واتخاذ التدابير التالية، في جملة تدابير أخرى: (أ) تحقيق توازن أكثر حكمة، حسبما تحدده كل منظمة، بين التوزيع المجاني للمنشورات (بما في ذلك إتاحة إمكانية الوصول إليها مجاناً على شبكة الإنترنت) وتوزيعها بأسعار محددة؛ (ب) مواصلة توسيع نطاق الشمولية الجغرافية لعمليات التسويق والمبيعات؛ (ج) تعزيز حقوق منح التراخيص على نطاق أوسع فيما يتصل بترجمة واستنساخ الطبعات المحلية المنخفضة التكلفة، ولاسيما في البلدان النامية؛ (د) القيام، على أساس أكثر انتظاماً وفي مختلف مقار العمل، بعقد اجتماعات غير رسمية مشتركة بين الوكالات تضم رؤساء برامج المنشورات، وذلك في سياق معرض الكتاب السنوي الذي يقام في فرانكفورت، وتركيز جداول أعمال هذه الاجتماعات على تقاسم أفضل الممارسات في مجال أنشطة النشر والتسويق، بما في ذلك قضايا التكاليف والإتاوات المتصلة بأنشطة النشر المشترك؛ (د) إنشاء مراكز مشتركة لخدمات الطباعة، حيثما يكون ذلك مناسباً وعلى النحو المبين في هذا التقرير، وبخاصة من أجل تحقيق تضافر الموارد المحدودة بغية الارتقاء بمستوى القدرات والتكنولوجيات اللازمة للاضطلاع بمهام الطباعة الخاصة أو ذات النوعية العالية، وهي المهام التي يتم التعاقد على أدائها عموماً مع مؤسسات الطباعة التجارية (الفقرة 103).	فيما يتعلق بكل شق من التوصية: (أ) تجري في الوقت الحاضر مناقشة حصص التوزيع المجاني وعدد مطبوعات المنظمة التي تقوم الأقسام بتوزيعها، كجزء من عملية البحث عن تحقيق الوفورات المترتبة على زيادة الكفاءة. وفي حالة قبول الحكومات، سيُعرض اقتراح على الأجهزة الرياسية في الوقت المناسب. (ب) يلاحظ أن المنظمة لها 107 وكلاء بيع في 73 دولة في أنحاء العالم. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن طلب مطبوعات المنظمة عن طريق المكتبات العادية، وعن طريق الممثلين القطريين للمنظمة، كما يمكن طلبها مباشرة عن طريق موقع المنظمة على شبكة الإنترنت. (ج) تعمل المنظمة بنشاط من أجل نشر مطبوعاتها باللغات غير الرسمية، كما أنها تُصرح بحقوق إعادة الطباعة باللغات الرسمية بتكلفة منخفضة في البلدان النامية. (د) ترحب المنظمة بجميع فرص تقاسم المعلومات عن أنشطة النشر مع وكالات المنظومة، كما تشارك في الاجتماعات التي تُعقد فيما بين الوكالات لهذا الغرض. (د) توجد اتصالات منتظمة بين المنظمات الدولية الموجودة في روما بشأن المسائل المتصلة بإصدار وطباعة المطبوعات. ونظراً للاختلافات الملموسة في مدة وطبيعة برامج المطبوعات بين الوكالات، لا يبدو أن وجود خدمات مشتركة يعد مناسباً في الوقت الحاضر.
11	أنشطة البحث والتطوير في مجال العلم والتكنولوجيا ينبغي لمجلس الرؤساء التنفيذيين المعني بالتنسيق أن ينشئ فرقة عمل مخصصة، تضم المنظمة العالمية للملكية الفكرية، من أجل صياغة سياسة مشتركة في مجال العلم والتكنولوجيا تعنى ببراءات الاختراع وتصاغ على غرار الصيغة الواردة في قرار جمعية الصحة العالمية ج ص ع 35-14 المؤرخ 12 مايو/ أيار 1982 بشأن السياسة العامة المتعلقة بالبراءات، وذلك بهدف تشجيع المنظمات على تعزيز أنشطة البحث والتطوير التي تضطلع بها في مجال العلم والتكنولوجيا دعماً لأهداف التنمية الاجتماعية والاقتصادية العالمية، وعلى استخدام حقوق البراءات المكتسبة استخداماً أوسع نطاقاً وأكثر منهجية مما هو عليه حتى الآن بغية توليد الدخل وغير ذلك من الفوائد لأغراض متابعة النهوض بأنشطة البحث والتطوير التي قد تتطلب وجود برامج بحث وتطوير مركزية تقوم على التمويل الذاتي في بعض المنظمات (الفقرات 117-121).	لا يبدو أن هذه المسألة قد نوقشت حتى الآن في إطار آلية مجلس تنسيق الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة. وفي حالة الشروع في إجراء دراسات مشتركة بين الوكالات للوفاء بجوهر هذه التوصية، ستكون المنظمة على استعداد للمشاركة فيها على الرغم من التعقيدات التي تكتنفها. ولا شك في أن تجربة منظمة الصحة العالمية ستكون من العوامل الحاسمة التي ينبغي أن تُؤخذ في الاعتبار.
12	التدريب الفني والمحاضرات العامة (أ) ينبغي للرؤساء التنفيذيين للمنظمات أن ينظروا في توسيع أو إنشاء برامج للتدريب الفني والمحاضرات العامة لصالح فعاليات من غير الدول مقابل دفع رسوم، بغية تعزيز الحوار في مجال السياسة العامة والحوار التقني وغير ذلك من أشكال التفاعل مع المجتمع المدني؛ (ب) كما ينبغي دراسة إمكانات وتكاليف وفوائد تنظيم دورات دراسية قد ترغب بعض المنظمات في توفيرها على شبكة الإنترنت أو بوسائل أخرى، مقابل رسوم، حول مواضيع تتصل باختصاصاتها الأساسية، وذلك بمشاركة أو بدون مشاركة المؤسسات التعليمية المانحة للقروض (الفقرات 121-123).	يمكن النظر في هذه الترتيبات على أساس كل حالة على حدة، حيثما يبرر الطلب المتوقع ذلك.
13	تعزيز وظيفة التسويق ينبغي للرؤساء التنفيذيين أن يكفلوا تعزيز وظيفتي التسويق والمبيعات المتصلة بالأنشطة المدرة للدخل التي تضطلع بها منظماتهم، وذلك على النحو التالي: (أ) إجراء دراسات بحثية دورية بشأن الأسواق، وبخاصة فيما يتصل بالمنشورات، حسبما يكون مناسباً لكل نشاط من الأنشطة؛ (ب) باستثناء حسومات الأسعار التي تمنح في البلدان النامية، ينبغي تحديد أسعار منتجات الأنشطة على أساس الاسترشاد بأسلوب تسعير مرجعي يشتمل على هامش ربح إضافة إلى سعر التكلفة، وينبغي أن تشتمل التكلفة على عنصري التكاليف المباشرة والمصاريف العامة لوحدة النشاط المعنية، رهناً بمراعاة ما هو وارد في الفقرة (ج) أدناه؛ (ج) ينبغي تحديد رسوم الاشتراك في قواعد البيانات الإلكترونية على أساس الاسترشاد بأسلوب للتسعير يأخذ في الاعتبار ما تتسم به هذه القواعد عموماً من طابع الاستخدام الحصري، وإمكانات الطلب عليها فضلاً عن مستويات دخل مختلف الزبائن المعنيين؛ وينبغي لسياسة خصم الرسوم لصالح مجموعات المستخدمين التي تعامل معاملة تفضيلية أن تكون سياسة موحدة؛ وينبغي التمييز في معدلات الرسوم بين المؤسسات والأفراد من الزبائن؛ (د) زيادة تعزيز استراتيجيات وآليات التعاون في خدمات التوزيع والمبيعات، ولا سيما فيما يخص المنشورات والمبيعات من الهدايا، بما في ذلك قيام المنظمات على أساس طوعي ببيع منتجات بعضها البعض، وتوسيع نطاق شبكات التوزيع والمبيعات في البلدان النامية. ولهذه الغاية، يمكن استخدام المكاتب الميدانية لمنظومة الأمم المتحدة استخداماً كاملاً (الفقرات 124-127).	فيما يتعلق بكل شق من التوصية: (أ) أيدت لجنة الاتصالات على مستوى المنظمة مبدأ إجراء هذه الدراسات الخاصة ببحوث السوق، وجاري إجراء هذه الدراسات على أساس كل حالة على حدة من جانب الوحدات المعنية بالتعاون مع شعبة إدارة النشر، كلما سمحت الاعتمادات المالية بذلك. (ب) تطبق المنظمة بالفعل سياسة تحديد سعر لمطبوعاتها بغرض تعويض نفقات إصدار المطبوعات وبيعها. (ج) تحدد سعر لقاعدة البيانات الإحصائية الإلكترونية الرئيسية (FAOSTAT) على أساس التمييز بين المؤسسات والأفراد الذين يستخدمون البيانات مع منح تخفيضات أو السماح لفئات معينة من مستخدمي هذه البيانات بالحصول عليها بدون مقابل عند اللزوم. وتُطبق سياسة مماثلة لتسعير المنتجات الإلكترونية الأخرى مثل الأقراص المدمجة المقروءة (CD-ROMs). (د) هذه الترتيبات التعاونية هي بالفعل جزء من استراتيجية المبيعات والتسويق التي تطبقها المنظمة. وتتعاون المنظمة مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى في تبادل بيع المطبوعات، حسب مقتضى الحال، بما في ذلك تنظيم المعارض في أنحاء العالم. وكما سبقت الإشارة تحت البند 7(ب) أعلاه، تتعاون المنظمة مع شبكة واسعة من وكلاء البيع في البلدان المتقدمة والنامية، وتستخدم التسهيلات التي توفرها شبكة المكاتب الإقليمية والقطرية في بيع المطبوعات. ويُعد ذلك ذا قيمة خاصة بالنسبة للبلدان التي لا يمكن قبول عملاتها في سداد المدفوعات حيث يمكن سداد القيمة لمكاتب المنظمة المحلية.

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/9: إدارة المعلومات في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة: إدارة نظم المعلومات

التوصية (برقمها الأصلي)

معلومات المتابعة

من أجل تعزيز شفافية الآثار المالية لمشاريع نُظُم المعلومات الإدارية وإمكانية المقارنة فيما بينها، ينبغي للأمين العام للأمم المتحدة بصفته رئيس مجلس الرؤساء التنفيذيين المعني بالتنسيق، أن يطلب إلى المجلس/اللجنة الرفيعة المستوى المعنية بالإدارة وضع تصنيف موحد للتكاليف يستخدم لتقدير تكاليف مشاريع نُظُم المعلومات الإدارية التي تنفذها مؤسسات منظومة الأمم المتحدة وتقديم تقارير بشأنها إلى الأجهزة التشريعية المعنية لتلك المنظمات عن طريق الرؤساء التنفيذيين لمختلف المنظمات (الفقرات 42-44).

طُلِب من المنظمة، في مايو/أيار 2004، قيادة جماعة عمل مديري تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في منظومة الأمم المتحدة لوضع استراتيجية مشتركة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات. وقد وُضِعت هذه الاستراتيجية في شكلها النهائي في أغسطس/آب 2004، وهي تتضمن ميثاقاً عاماً و 15 مبادرة عمل رئيسية. وقد وافقت اللجنة الرفيعة المستوى المعنية بالإدارة ومجلس تنسيق الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة على هذه الاستراتيجية، وسوف تناقش اللجنة الرفيعة المستوى المعنية بالإدارة خيارات للتنفيذ في أبريل/نيسان 2005.
يؤكد الميثاق الذي تتضمنه الاستراتيجية على ضرورة أن "تقوم منظومة الأمم المتحدة بوضع معايير ومبادئ توجيهية مشتركة لوضع مقترحات للاستثمار في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ولتحديد قيمة مشروعات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات".
تغطي المبادرة رقم 5 الفرص الخاصة بإتباع منظمات الأمم المتحدة لمناهج معيارية في إعداد الاقتراحات وتحديد قيمتها. وتوصي بأن تتقيد جميع منظمات الأمم المتحدة بأفضل الممارسات الخاصة بتحديد عائد الاستثمار بالنسبة للاستثمار في نظم المعلومات وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، باستعمال نماذج مشتركة لتوصيف الاستثمار في كل حالة.

من أجل تعزيز التعاون والتنسيق في مجال تصميم وتنفيذ نُظُم المعلومات الإدارية في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة بتفادي ازدواجية الجهود والاستثمارات، ينبغي للأمين العام للأمم المتحدة، بصفته رئيس مجلس الرؤساء التنفيذيين المعني بالتنسيق أن يطلب من المجلس/اللجنة الرفيعة المستوى المعنية بالإدارة (الفقرات 4، 40، 41، 45-47):
1- تكثيف المشاورات في هذا الشأن مع أخذ الخيارات التالية في الاعتبار:
(أ) التصميم المشترك و/أو التنفيذ المشترك لنُظُم المعلومات الإدارية من قِبل المنظمات ذات القواسم المشتركة في طبيعة ولاياتها و/أو ذات الاحتياجات المماثلة فيما يتعلق بوظائف الدعم (مثل تجهيز كشوف الرواتب، والمحاسبة، وإدارة الموارد البشرية، والخدمات العامة)؛
(ب) تقاسم الخدمات مع مؤسسات أخرى في منظومة الأمم المتحدة؛
(ج) التعاقد مع منظمات أخرى لأداء وظائف الدعم المشتركة؛
(د) استضافة التطبيق لخدمة المؤسسات الأخرى لمنظومة الأمم المتحدة من جانب المؤسسات التي طوّرت نظام تخطيط موارد المؤسسات؛ و/أو
(د) إمكانية زيادة الاستفادة من خدمات المركز الدولي للحساب الإلكتروني.

2- تقديم تقارير عمّا سبق إلى الأجهزة التشريعية المختصة، من أجل استعراضها واتخاذ الإجراءات المناسبة، عن طريق الرؤساء التنفيذيين لمختلف المنظمات.

كذلك تعترف الاستراتيجية المشار إليها بالحاجة إلى:
· استغلال الفرص الخاصة بالاستعانة بخدمات وإدارة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ومرافق البنية التحتية في تحقيق وفورات الكفاءة؛
· وتشجيع فرص تقاسم تطبيقات الحاسوب بين جميع الوكالات في المجالات التي تكون متطلبات منظومة الأمم المتحدة فيها مشتركة، أو قريبة من المشتركة.
تناقش المبادرة رقم 2 (تحديد مصادر الخدمات) فرص تحويل كثير من خدمات دعم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المستقلة الحالية من المواقع عالية التكلفة في غرب أوروبا وأمريكا الشمالية إلى أقاليم أخرى أقل تكلفة. وتوضح هذه المبادرة أن الوفورات المتوقع تحقيقها ستكون أكبر إذا اقترنت بالتحول إلى مرفق خدمات مشترك، مثل المركز الدولي للحساب الإلكتروني، وخصوصاً إذا أمكن توفير هذه الخدمة المشتركة من قاعدة جغرافية بتكاليف منخفضة.
تغطي المبادرة رقم 9 (حلول التطبيقات "المشتركة") تقاسم الحلول المنفردة في المجالات التي تكون المتطلبات فيها مشتركة، أو قريبة من المشتركة، وتوضح أن هذه الحلول المشتركة يمكن تشغيلها عن طريق المركز الدولي للحساب الإلكتروني.
تعاونت أجهزة المنظمة تعاوناً وثيقاً مع منظمة العمل الدولية في تنفيذ حزمة برامج Oracle ERP، بما في ذلك تقاسم المعلومات، والخبرات والموارد، أي من منظمة الأغذية والزراعة إلى منظمة العمل الدولية في وضع الميزانيات على أساس تحقيق النتائج في مجال تنفيذ برنامج أوراكل المالية، ومن منظمة العمل الدولية إلى منظمة الأغذية والزراعة في مجال تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية في برنامج أوراكل.
تواصل المنظمة أيضاً تقاسم الخدمات مع الوكالات الموجودة في روما، وقد أسندت في الفترة الأخيرة عمليات الحاسوب المركزي إلى المركز الدولي للحساب الإلكتروني. وعندما تنشأ الحاجة إلى خدمات جديدة في مجال تكنولوجيا المعلومات أو عندما تنتهي الترتيبات الخاصة بالخدمات الحالية، سيكون الأسلوب الذي سيطبق هو التأكد مما إذا كانت هذه الخدمات يمكن الحصول عليها من المركز الدولي للحساب الإلكتروني.
وبالإضافة إلى ذلك، تنسق المنظمة لإنشاء مجموعة من منظمات الأمم المتحدة التي تهتم اهتماماً خاصاً ببرنامج أوراكل، وقد أرسِلت بالفعل دعوات إلى المنظمات الأخرى تدعوها للمشاركة في هذه المجموعة. وسوف يتم تنظيم أول اجتماع بعد تنفيذ Oracle ERP في منظمة العمل الدولية للاستفادة من تجربتها.

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/10: تقييم استجابة منظومة الأمم المتحدة في تيمور الشرقية: التنسيق والفعالية

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
1	ينبغي للأمين العام أن يطلب إلى منسق الإغاثة في حالات الطوارئ، بوصفه رئيساً للجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات، أن يضع دليلاً للأمم المتحدة عنوانه "توزيع المهام" في حالات الطوارئ. وتحقيقاً لهذه المهمة ينبغي للجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات إبراز تقسيم العمل بشكل واضح في حالات الطوارئ بين وكالات الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها، على أن يعتمد هذا التقسيم على الميزة النسبية لكل مؤسسة والقيمة التي تضيفها في هذه الحالات. وعلى اللجنة أيضاً أن تضمن التناسب بين تقسيم العمل وبين قدرات المؤسسات في حالات الطوارئ على الاضطلاع بالأنشطة المحددة التي أنيطت بكل منها مهمة تنفيذها. وفي هذا السياق، تكون اللجنة بمثابة محفل للتبادل والتشارك في مجال المعلومات المتعلقة بأفضل الممارسات المؤسسية المتاحة لدى أعضائها في مجال الاستجابة لحالات الطوارئ.	طلب السيد إيجلاند، منسق الأمم المتحدة للإغاثة في حالات الطوارئ من السيدة إيفيت ستيفنس أن تتولى قيادة المشاورات الخاصة باستعراض القدرة على التجاوب مع الحالات الإنسانية العالمية من خلال فريق العمل المنبثق عن اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات وبدعم فني من فرع السياسات في مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية، وخصوصاً فيما يتعلق بتحديد الدعم الخارجي اللازم لهذه العملية. وتشارك المنظمة بنشاط في المناقشات الجارية في اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات بشأن القضايا الملقى الضوء عليها في هذه التوصية.
2	ينبغي للأمين العام أن يطلب إلى منسق الإغاثة في حالات الطوارئ بصفته رئيس اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات أن يُعزِّز مهام هذه اللجنة وهي الإنذار المبكر والتخطيط لحالات الطوارئ المحتملة. وفي هذا السياق، ينبغي للجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات أن تنظر من خلال فريقها المرجعي الحالي المعني بالتخطيط للحالات غير المتوقعة أن يدرس في تدابير ترمي إلى تحسين إقامة الشبكات والاتصال فيما بين أعضاء اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات وضمان التبادل المنتظم بين أعضائها للتقييمات المتعلقة بحالات الطوارئ المحتملة. وينبغي لكل مؤسسة بمفردها أيضاً أن تعزز قدراتها في مجال التقييم والتخطيط لحالات الطوارئ المحتملة كل في مجال نشاطها. وفي هذا الصدد، ينبغي لمكتب تنسيق الشؤون الإنسانية أن يولي اهتماماً كبيراً لتعزيز قدرته التحليلية بغية ممارسة القيادة المناسبة في وضع الخطط المتكاملة لحالات الطوارئ المحتملة في الوقت المناسب.	أنظر النقطة السابقة.
3	ينبغي للأمين العام أن يطلب إلى منسق الإغاثة في حالات الطوارئ بوصفه رئيساً للجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات أن يضع نموذجاً لهياكل التنسيق فيما بين المؤسسات. وينبغي لهذا النموذج أن يسترشد بدليل "توزيع المهام" الموصى به أعلاه، وينبغي الأخذ بهذا النموذج ووضعه في شكل رسمي في أثناء حالات الطوارئ.	أنظر النقطة السابقة.
5	قد ترغب السلطات التشريعية في المؤسسات المشاركة في تشجيع الرؤساء التنفيذيين لهذه المؤسسات على الاستفادة بدرجة أكبر من عمليات النداء الموحد كأداة للتخطيط والبرمجة، وفي تعزيز قدرات مؤسساتها على بلوغ ذلك في إطار الجهود الجارية داخل اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات لتعزيز عمليات النداء الموحد كأداة للتخطيط الاستراتيجي والتنسيق.	تحقق المنظمة أفضل استفادة من عمليات النداء الموحد باعتباره أداة للبرمجة والتخطيط في مجالات وضع وتنفيذ برامجها الخاصة بمواجهة الطوارئ وعمليات الإحياء العاجلة.
6	قد ترغب السلطات التشريعية في المؤسسات المشاركة في القيام، إن لم تفعل ذلك بعد، بدعم إنشاء صندوق دائر لحالات الطوارئ كل في مؤسستها.	أقيم الصندوق الخاص بأنشطة الطوارئ والإحياء في أبريل/ نيسان 2004، كما جاء في التقرير الذي رُفِع إلى لجنة المالية في سبتمبر/أيلول 2004 (FC108/9). وقد أخذ مجلس المنظمة علماً بتوسيع مجال الصندوق الخاص بأنشطة الطوارئ والإحياء ومستوى تمويل الصندوق الخاص بأنشطة الطوارئ والإحياء في نوفمبر/تشرين الثاني 2004.(الوثيقة CL 127/22 – "التمويل المسبق لأنشطة الطوارئ والإحياء").

تقرير وحدة التفتيش المشتركة JIU/REP/2002/11: تنفيذ التعددية اللغوية في منظومة الأمم المتحدة

التوصية (برقمها الأصلي)		معلومات المتابعة
2	ينبغي للرؤساء التنفيذيين، كجزء من عملهم المتعلق بتقديم التقارير عن استعمال اللغات، تزويد هيئات إدارتهم بمعلومات عن مركز اللغات المستعملة في العمل داخل الأمانة، وعليهم في هذا الصدد أن يبيّنوا ما يلي: (أ) الشروط اللازمة لتهيئة بيئة تتيح التطبيق التام للقواعد المتعلقة باستعمال لغات العمل المقررة، بما في ذلك إتاحة قواعد البيانات وأدوات البحث؛ (ب) الآثار المترتبة على استعمال أو عدم كفاءة استعمال لغة عمل مستعملة بحكم الواقع من حيث سياسات التوظيف والتطوير الوظيفي؛ (ج) مدى استعمال الموظفين من جميع مراكز العمل للغات أخرى لأداء وظائفهم الرسمية والحوافز التي يمكن إتاحتها لهذا الغرض.	من بين المبادرات المختلفة في إطار سياسة اللغات، اتخِذت إجراءات ملموسة خلال الفترة المالية 2002-2003 لتحسين الموارد والأدوات المتصلة باستعمال اللغات وخصوصاً فيما يتعلق بقواعد بيانات المصطلحات وتقنيات الترجمة بمساعدة الحاسوب. وجاري متابعة هذه المبادرات خلال الفترة المالية 2004-2005. ومع ذلك، فإن الموارد المالية المخصصة لهذه الجهود محدودة وليس من المتوقع أن تسد الفجوة بالكامل بين اللغات المختلفة من حيث الموارد والأدوات المتوافرة. وسيكون من اللازم توفير استثمارات إضافية لضمان استمرارية هذه التطورات. وبالإضافة إلى ذلك، فإن الكثير من وثائق الاجتماعات والمطبوعات المطلوب ترجمتها يقوم بإعداد أصولها باللغة الإنجليزية موظفون ليست اللغة الإنجليزية هي لغتهم الأم كما أنها لا تمر بعملية تحرير مناسبة. وسيكون من اللازم توفير حوافز إضافية للموظفين للكتابة باللغة الرسمية التي يتقنونها وطلب ترجمتها إلى اللغات الأخرى.
4	رؤساء الأمانات مدعوون إلى مطالبة الأجهزة المكلفة بالتقييم و/أو الرقابة الداخلية بإدراج ما يلي في برامج عملهم لعام 2004: (أ) قائمة جرد شاملة بالمعارف اللغوية المتوافرة بالفعل لدى الموظفين وتقييم برامج تعلم اللغات لبيان مدى ملاءمة هذه البرامج للأهداف المتوخاة وتقديم تقرير عن ذلك إلى هيئات الإدارة بأنسب طريقة ممكنة؛ (ب) إجراء تحقيق داخلي ولدى البلدان المتلقية المعنية أكثر من غيرها للتأكد من أن الكفاءات اللغوية المتاحة على مستوى الدوائر المسؤولة لا تؤثر سلباً على الآجال المحددة للموافقة على المشاريع وتنفيذها بكفاءة، خاصة إذا كانت اللغة الرسمية في البلد المتلقي ليست لغة العمل العادية في الأمانة أو ليست إحدى اللغات التي يتقنها الموظفون المختلفون المكلفون بتنفيذ المشاريع.	فيما يتعلق بالفقرة الفرعية (أ)، فعلى الرغم من تأييد مفهوم قائمة الجرد، فإن التنفيذ الشامل لهذه التوصية سوف يتحقق كجزء من مكونات حزمة الجرد في نظام إدارة الموارد البشرية في برنامج أوراكل. فيما يتعلق بالفقرة الفرعية (ب)، ففي حين يتم تجميع المعلومات المرتدة بطرق غير رسمية، فإن إجراء مسح رسمي شامل سيكون أمراً مُكلفاً وليس من المتصور أن يكون إجراؤه بالموارد المتاحة.
5	ينبغي للرؤساء التنفيذيين القيام، حسب الاقتضاء، بإجراء مسح لتقييم مدى رضا المستخدمين عن الخدمات المقدمة باللغات المختلفة في سياق الاجتماعات ولنشر المعلومات تقييماً أفضل؛ ويجب أن تشمل المجموعات المستهدفة لإجراء هذا المسح لا المجموعات اللغوية للدول الأعضاء فحسب، بل وكذلك المجموعات الممثلة للمنظمات غير الحكومية وممثلي وسائط الإعلام المعتمدين.	لا توجد في الوقت الحاضر ترتيبات رسمية لتقييم مدى رضا المستخدمين عن الخدمات اللغوية المقدمة للاجتماعات. ومع ذلك، تجري مناقشات غير رسمية مع المندوبين وموظفي أمانة الاجتماعات بشأن مستوى جودة الترجمة التحريرية والفورية باللغات المختلفة. وتولي الأمانة الاهتمام الواجب بهذا المصدر للمعلومات المرتدة. ومن المقرر الانتقال إلى تطبيق منهاج رسمي لتقييم مدى رضا المستخدمين عن الخدمات اللغوية. وعلاوة على ذلك، فقد لوحظ أن التأثير التراكمي للقيود المفروضة على ميزانية المنظمة قد أدى إلى حدوث انخفاض كبير في عدد المترجمين التحريريين والفوريين العاملين بالمنظمة بما يترتب على ذلك من صعوبات تواجهها الإدارتان، وخصوصاً إدارة الترجمة التحريرية، لضمان تحقيق مستوى الجودة المرغوب لترجمة الوثائق خلال مهلة زمنية شديدة القِصَر عموماً. وتعتمد المنظمة على الاستعانة بخبرات خارجية لإنجاز ما يصل إلى 60% من إنتاج الترجمة التحريرية وما يقرب من 85% بالنسبة للترجمة الفورية، في الوقت الذي يرى فيه الخبراء أن الحد الأقصى لضمان الجودة لا ينبغي أن يتجاوز 40% بالنسبة للترجمة التحريرية الخارجية و 70% بالنسبة للترجمة الفورية.
6	حفاظاً على نوعية النواتج التي تقدم باللغات المختلفة في المنظمات ومضمونها المتعدد اللغات أو تحسينهما: (أ) ينبغي للرؤساء التنفيذيين إبقاء أعباء عمل وحدات اللغات وظروف عملها الأخرى قيد الاستعراض المستمر، واتخاذ التدابير التصحيحية اللازمة ضمن حدود اختصاصهم، مع طرحهم في الوقت ذاته على هيئات إدارتهم القضايا التي تتطلب نظرها فيها أو إرشاداً أو قرارات منها بشأنها؛ (ب) لعلّ هيئات الإدارة تعيد تقييم احتياجاتها فيما يتعلق بالحصول على الوثائق المتكررة وتعيد النظر في الأحكام الراهنة ذات الصلة بتقديم الوثائق النابعة من الدول الأعضاء وذلك تكملة للجهود التي تبذلها الأمانات للحد عموماً من عدد الوثائق ولتقديمها في موعدها.	يناقش الاجتماع المشترك بين وكالات الأمم المتحدة الخاص بالترتيبات اللغوية والوثائق والمطبوعات القضايا المتصلة بأعباء العمل وظروف العمل في وحدات اللغات ويضع التوصيات المتصلة بذلك. ويعرض تقرير هذا الاجتماع عادة على الجمعية العامة للأمم المتحدة، ولا يُعرض عموماً على الأجهزة الرياسية في منظمات الأمم المتحدة. فيما يتعلق بالفقرة الفرعية (ب)، جاري تنفيذ التوزيع الإلكتروني لوثائق الاجتماعات على مندوبي الأجهزة الرياسية، من خلال وضع هذه الوثائق على الويب بجميع لغات المنظمة، وذلك لتقليل حجم الوثائق المطبوعة. وقد أعيد النظر في قوائم التوزيع بغرض التوسع في التوزيع الإلكتروني كلما كان ذلك ممكناً.
7	لعلّ الهيئات التشريعية تقوم بما يلي: (أ) تقرير، كمسألة من مسائل السياسات العامة، أن تكون الميزانية العادية مصدر التمويل الرئيسي لدعم الجهود الرامية إلى خفض حالات عدم التوازن الراهنة في استعمال اللغات، طبقاً للقرارات المعتمدة؛ (ب) تطلب، فيما يتعلق بدورات الميزانية القادمة ومن خلال إجراء مشاورات ملائمة مع الدول الأعضاء، أن يقدم الرؤساء التنفيذيون ضمْن الميزانية البرنامجية المقترحة أهدافاً سبق تحديدها لتحسين تعدد اللغات والنتائج المتوقع الحصول عليها من الأولويات المقرر تنفيذها على مراحل، مع إيلاء الاعتبار الواجب لجميع فرص إقامة الشراكات ولمصادر التمويل من خارج الميزانية؛ (ج) تطلب إلى الرؤساء التنفيذيين أن يشيروا على وجه الخصوص في اقتراحاتهم المتعلقة بالميزانية إلى اللغات التي ستصدر بها المنشورات المخططة واللغات التي ستنشر بها مواد المعلومات على المواقع المختلفة للشبكة العالمية؛ وينبغي في هذا الصدد أن يدللوا على ارتباط اللغات والموارد ذات الصلة المستخدمة فيما يتعلق بهذه النواتج بتحقيق الإنجازات المتوقعة؛ (د) ترصد التقدم المحرز عند النظر إما في التقارير المحددة التي تتعلق بتعدد اللغات أو في التقارير التي تتناول الأداء البرنامجي التي ينبغي أن تشمل مؤشرات ذات صلة.	تجدر الإشارة إلى أنه منذ الفترة المالية 2000-2001، يقدم الكيان البرنامجي 222P5 برنامج تنفيذ التغطية اللغوية دعماً مركزياً لتحسين البنية التحتية لدعم اللغات الرسمية الخمسة وتصحيح جوانب القصور التي استمرت طويلاً فيما يتعلق بالتغطية اللغوية. كما تجدر الإشارة إلى أن التعليمات الخاصة بصياغة مقترحات برنامج العمل والميزانية تنص على ضرورة الاهتمام بالشكل الواجب بسياسة المنظمة الخاصة باللغات والتوازن بينها. ويتضمن برنامج العمل والميزانية وتقرير تنفيذ البرنامج المعلومات المتصلة باستخدام اللغات وقواعد البيانات المرتبطة بها وهي قواعد البيانات الموضوعة على الويب. ومن أمثلة الإجراءات التي اتخِذت في الفترة الأخيرة لدعم سياسة اللغات: التوسع في التغطية اللغوية في موقع المنظمة على الويب، والإصدارات المرئية والمسموعة والمطبوعات الهامة وكذلك دعم التدريب على اللغات. وقد أعيد تصميم موقع تليفود وتطويره بجميع اللغات وتضاف إليه مواد جديدة بشكل دوري. كما بُذل مجهود خاص لزيادة توفير المعلومات باللغة الصينية في موقع المنظمة على الويب. وبالإضافة إلى ذلك، أضيفت صفحات مختارة بجميع اللغات من المصالح الفنية على الويب. وتقوم مصلحة الشؤون العامة والإعلام برصد ما يتحقق من تقدم شامل في هذا الصدد، وترفع تقارير عن ذلك بطرق مختلفة، كما سبقت الإشارة.
8	ينبغي للرؤساء التنفيذيين تشجيع أو مواصلة تشجيع موظفيهم وبخاصة كبار موظفيهم على العمل على حدوث تغيُّر ثقافي داخل الأمانات بزيادة الاستفادة من قدراتهم اللغوية التي يجب أن تتحول إلى مؤشرات أوضح في مكان العمل.	تشجع المنظمة بقوة وباستمرار كبار الموظفين على توسيع مهاراتهم اللغوية، بما في ذلك من خلال توفير فرص التدريب الموضوعة خصيصاً لتحقيق هذا الغرض، ومن المتوقع أن يستمر هذا الجهد.

متابعة تقرير وحدة التفتيش المشتركة 2002/8: استعراض شؤون الإدارة والتنظيم في منظمة الأغذية والزراعة
عُرِض تقرير وحدة التفتيش المشتركة المشار إليه أعلاه، والذي يركز برمته على منظمة الأغذية والزراعة، على لجنتي البرنامج والمالية في شهر مايو/أيار 2003 (الوثيقة CL 124/INF/14). وتناولت اللجنتان توصيات وحدة التفتيش المشتركة بمزيد من التعمق في دورتيهما في شهر سبتمبر/أيلول 2003، في ضوء الوثائق التكميلية، وهي: "خطة عمل" لتنفيذ التوصيات غير المتصلة بإدارة الموارد البشرية (PC 90/6 b) و "تقرير متابعة القضايا المتصلة بإدارة الموارد البشرية" الذي يُعرض على لجنة المالية، والذي يغطي أيضاً التوصيات الواردة في تقرير وحدة التفتيش المشتركة التي تتناول إدارة الموارد البشرية (FC 104/15). ويتضمن هذا الملحق جميع توصيات وحدة التفتيش المشتركة في العمود الأول، بينما يتضمن العمودان الثاني والرابع المعلومات التي قُدِّمت للجنتين في سبتمبر/أيلول 2003 من خلال "خطة العمل" وتقرير متابعة إدارة الموارد البشرية.
وقد أضيف العمود الخامس لبيان حالة المتابعة، طبقاً للتقديرات حتى تاريخه.

استجابة الإدارة في سبتمبر/أيلول 2003
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
1- ينبغي للمدير العام أن يكفل ما يلي:
1(أ) استمرار بذل جهود لتوفير مؤشرات وأهداف دقيقة للأداء، وتحديد ما يمكن أن تتحمل الأمانة المسؤولية المباشرة عنه؛	المؤشرات الدالة على النتائج جزء من نموذج البرنامج المُحسن. وقد بُذلت جهود كبيرة من أجل توفير مؤشرات دقيقة على الأداء في الخطة متوسطة الأجل 2004-2009.	ستبذل جهود أخرى لزيادة تنقيح المؤشرات الدالة على النتائج في دورة البرمجة التالية (التي تبدأ بالخطة متوسطة الأجل 2006-2011). كذلك سيتم التوسع في عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج لتشمل البرنامج غير التقني في الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011.	ستبذل جهود خاصة خلال 2004-2005، ولكن هذه العملية بطبيعتها عملية متصلة. (تحت قيادة مكتب البرنامج والميزانية والتقييم) (	بُذلت جهود لتنقيح المؤشرات في الخطة متوسطة الأجل 2006-2011، كما طُبقت عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج، لأول مرة، على البرنامج غير التقني وبرنامج التعاون التقني، بهيكل جديد كامل للكيانات.
1(ب) التحديد الواضح للصلات بين الأنشطة الموضحة في خطط العمل التنفيذية على مستوى المصالح والأهداف الاستراتيجية الإجمالية؛	يعد تحديد الوحدات الفنية للصلات بين كيانات برامجها ونواتج ذلك خلال الفترة المالية بالنسبة للأهداف الاستراتيجية العامة إلزاميا في إعداد برنامج العمل والميزانية.	سوف تستمر الجهود المبذولة من أجل تحديد الصلات وبيان مبرراتها، وسوف يزداد تعزيز ذلك من خلال زيادة التطوير المنهجي لطرق تحديد الأولويات.	هذه عملية متصلة ولكن من المقرر إدخال تحسينات منهجية بمشورة من لجنة البرنامج في 2004 (مكتب البرنامج والميزانية والتقييم وجميع الوحدات المعنية)	بُذلت جهود كبيرة لتحديد الصلات بين الكيانات البرنامجية للبرامج الفنية والأهداف الاستراتيجية في عملية صياغة الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011 (مع بيان المساهمات المصاحبة).
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
1(ج) إنشاء آليات رصد ومساءلة لضمان تنفيذ مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات.	وُضِعت إجراءات كما تــم وضــع نســق موحــد لتقديــم التقارير تقتدي بــه المجموعــات المعنية بتنفيـذ مجالات الأولوية للعمل المتعــدد التخصصات فــي إجراء عمليات التقييم السنوية وإبلاغ الإنجازات إلى نائب المدير العام.	استناداً إلى الخبرة المكتسبة أثناء 2003، سوف يعاد النظر في الترتيبات الحالية في 2004-2005 وتعديلها عند اللزوم.	هذه العملية مستمرة بطبيعتها، وسوف يتم استعراض مدى فعالية الآليات في 2004. (سيقدم مكتب البرنامج والميزانية والتقييم التوجيهات العامة كما سيضع نسقاً لإعداد التقارير)	للمرة الأولى، تم تقديم تقارير متابعة عن تنفيذ مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات خلال الفترة المالية 2002-2003 إلى نائب المدير العام من جميع رؤساء مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات (باستثناء مجال المرأة والتنمية الذي يعد من الحالات الخاصة التي تشملها خطة العمل الخاصة بالمرأة والتنمية التي تُعرض على المؤتمر العام). وقد أعيدت إجراءات تقديم التقارير إلى ما كانت عليه في الأصل وتقرر تقديمها سنوياً، مع تقديم تقارير المتابعة التي تغطي 2004 في أوائل 2005. ومن المقرر أن تنظر لجنة البرنامج في تقرير عن تجربة مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات في دورتها المقرر انعقادها في سبتمبر/أيلول 2005.
2- ينبغي للمدير العام أن يكفل القبول والتنفيذ الكاملين لعملية البرمجة الجديدة من خلال منهج تدريبي مستفيض للمديرين وللموظفين المعنيين – في المقر وفي المكاتب الإقليمية – من شأنه أن:
2 (أ) يركز على النُهُج متعددة التخصصات وكذلك المبادئ العامة للبرمجة القائمة على تحقيق النتائج؛	تمثل النهج متعددة التخصصات وبشكل أعم عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج جوهر النموذج البرنامجي الجديد. وتوجد بالفعل ترتيبات مركزية مساعدة لدعم مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات.	ستبذل محاولات أخرى لزيادة تنقيح الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011 مع التركيز على العمل متعدد التخصصات وتطبيق مبادئ عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج. وسوف تستمر عملية التطوير المنهجي فيما يتصل بتنفيذ استراتيجية لتحسين النهج متعددة التخصصات.	هذه العملية مستمرة. (سيقدم مكتب البرنامج والميزانية والتقييم التوجيهات الخاصة بالمفاهيم كما سيدعم جهود البرمجة. وسيتم تقييم الطلبات الخاصة بتوفير اعتمادات مالية مساعدة لدعم مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات)	تتضمن الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011 نصاً مستحدثاً لاستراتيجية التعامل مع القضايا المشتركة داخل المنظمة فيما يتعلق بتحسين الأعمال متعددة التخصصات. وسوف يستمر توفير الاعتمادات المالية المساعدة لمجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات بموجب الكيان 210S5.
2 (ب) يُكسب مهارات محددة، من قبيل صياغة الأهداف والمؤشرات وكذلك تقنيات التقييم الذاتي.	تم تنظيم التدريب مع تطبيق المفاهيم الجديدة والدعم المتاح للنظام، منذ إدخال نموذج البرمجة الجديد.	من المنتظر تنظيم مزيد من التدريب الذي يركز أساساً على الأشخاص ذوي الخبرة في الوحدات المختلفة ومن المنتظر أن يساعد هؤلاء أقرانهم. وقد تم تأمين الدعم للتقييم الذاتي خلال 2003-2004 من خلال مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بتمويل من خارج الميزانية.	بُذِلت جهود كبيرة في 2003-2004، وسوف تستمر هذه الجهود في المستقبل. § 1(سيتولى مكتب البرنامج والميزانية والتقييم توجيه عمليات التدريب)	كما كان متوقعاً، ساعد توافر الدعم من خارج الميزانية على التنفيذ المبدئي لعمليات التقييم الذاتي في البرامج الفنية. وتم تنظيم تدريب على عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج على أربعة مستويات كجزء من عملية إعداد الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011، في النصف الأول من 2004، وهي: تنظيم جلسات إحاطة للمديرين في المنتدى الإعلامي لكبار الموظفين؛ واجتماعات إحاطة بالخطة متوسطة الأجل للموظفين الأساسيين والمعاونين (بلغ عدد المشاركين 250 موظفاً)، مع تقديم توجيهات بشأن تحسين المؤشرات والصلات الاستراتيجية؛ ومراجعة وتوزيع العون الذاتي لصياغة مواد التدريب الخاصة بالبرامج الفنية في إطار عملية تقييم البرنامج، مع التأكيد على صياغة المؤشرات؛ وتقديم نقاط الاتصال بمكتب البرنامج والميزانية والتقييم للدعم أثناء ممارسة العمل للمصالح غير الفنية والفنية في صياغة الكيانات على أساس تحقيق النتائج.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
3- ينبغي للمدير العام أن يقوم بما يلي:
3 (أ) دعوة الممثلين القطريين للمشاركة، على أساس التناوب على الأقل، في اجتماعات الإدارة العليا (يمكن النظر في استخدام المؤتمرات التي تُعقد بالفيديو لهذا الغرض)؛	عقد المدير العام في الفترة الأخيرة سلسلة من المؤتمرات التي تُعقد بالفيديو مع الممثلين الإقليميين كل على حدة لمناقشة القضايا الهامة المتصلة بالأمور الجارية	سوف يستمر تنظيم المؤتمرات التي تُعقد بالفيديو مع الممثلين الإقليميين. ومن المزمع عقد مؤتمرات مماثلة بالفيديو مع المكاتب شبه الإقليمية. ومن الجدير بالذكر أيضاً أن مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية يشارك في اجتماعات الإدارة العليا، وأن من بين الوظائف المقرر أن يقوم بها هذا المكتب أن يأخذ علماً بالقضايا المطروحة وأن يبلغها للممثلين الإقليميين.	سوف تعتمد وتيرة تنظيم المؤتمرات بالفيديو على مدى إلحاح مناقشة المسائل المطروحة بين المقر والمكاتب الإقليمية. (مكتب نائب المدير العام ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	عُقِدت مؤتمرات أخرى بالفيديو مع الممثلين الإقليميين والممثلين شبه الإقليميين، في إطار هذه العملية المستمرة.
3 (ب) النظر في وسائل نشر الاستنتاجات التي تتوصل إليها الاجتماعات نشراً على نطاق واسع ومنتظم، بحسب مقتضى الحال.	يقوم المشاركون في اجتماعات الإدارة العليا أنفسهم بإبلاغ الموظفين الآخرين على نطاق واسع بنتائج الاجتماعات التي لا يكون من بينها قضايا ذات طابع سري خاص. ويقوم مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بإبلاغ المعلومات، وإلقاء الضوء على المناقشات والقرارات التي تتخذ أثناء اجتماعات الإدارة العليا للمكاتب الميدانية من خلال النشرة التي يصدرها مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية كل ثلاثة أشهر.	سوف تستمر نفس هذه الترتيبات. وسوف تظل النشرة التي يصدرها مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية تستخدم كأداة لنشر هذه المعلومات.	كما هو متبع في الوقت الحاضر. (مكتب نائب المدير العام ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	لم يحدث أي تغيير ينبغي الإبلاغ عنه.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
4- ينبغي للمدير العام أن يُعِد خطة عمل شاملة من اجل تفويض السلطة والمسؤولية إلى المديرين في المقر وفي المكاتب الميدانية، تتضمن:
4 (أ) تعريفاً واضحاً لمجالات المسؤولية التي تقتضي الإبقاء مركزياً على السلطة التنظيمية المتعلقة بها؛	هذه السلطة مركزية، وقد تم إصدار بيانات وظيفية تحدد تفويضات ومسؤوليات كل مكتب وكل قسم.	جاري إعداد دراستين هما: استعراض المكاتب الإقليمية، واستعراض المكاتب القطرية، وقد تؤدي الدراستان إلى توصيات بشأن تفويض السلطات أو مراجعة علاقات العمل.	عملية تحديث الإجراءات والقواعد واللوائح الإدارية عملية متصلة. (قسم الشؤون المالية، وقسم إدارة الموارد البشرية)	تم تحديث المادة 119 من اللائحة الإدارية (التي تتناول تفويض السلطات في المسائل الإدارية) لكي تعكس القرارات التي اتخذت لتنسيق إدارة شؤون العاملين، وكذلك التوجيهات التي صدرت منذ 2001 فيما يتعلق بتفويض السلطات في موضوعات معينة. وقد صدر بيان بتفويض السلطات في ملحق المادة المشار إليها. وقد تم تنقيح صياغة هذه المادة وتقوم الأقسام المعنية في الوقت الحاضر بمراجعة نهائية لها قبل نشرها في القريب. وهذه عملية مستمرة، كما سبقت الإشارة، وسوف تتناول مجالات أخرى وخصوصاً فيما يتعلق بتنفيذ الخطة التي تم إعدادها نتيجة للتقييم المستقل لتطبيق اللامركزية في المنظمة، وسوف تُعرض على لجنتي البرنامج والميزانية في مايو/أيار 2005.
4 (ب) تقسيماً واضحاً للمسؤوليات ووصفاً لقنوات الاتصال بين مختلف الخدمات الإدارية المركزية (بما في ذلك قسم الشؤون المالية، وقسم إدارة الموارد البشرية، وإدارة الدعم الإداري ووحدة المعاونة الإدارية التابعتان لمكتب تنسيق الأنشطة المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)؛	يوضح المنشور الذي أصدره مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية المسؤوليات وخطوط السلطة في تنفيذ الوظائف المسندة لكل وحدة تنظيمية، وخصوصاً: (أ) العلاقات بين الموظفين والكيانات التنظيمية في المكاتب الميدانية وفي المقر؛ و (ب) إشراك المكاتب الميدانية في تخطيط وتنفيذ أنشطة المنظمة.	تجري في الوقت الحاضر مراجعة المنشور الذي أصدره مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بشأن المسؤوليات والعلاقات، لكي يعكس المسؤوليات التشغيلية التي نُقِلت إلى المكاتب القطرية.	أكتوبر/تشرين الأول 2003. (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	تم إصدار وتوزيع صيغة مستحدثة من المنشور الذي أصدره مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بشأن المسؤوليات والعلاقات. وتعكس هذه الصيغة بصفة خاصة السياق الجديد للمسؤوليات التشغيلية التي نُقِلت إلى المكاتب القطرية.
4 (ج) نظاماً للمساءلة يتسم بالشفافية والشمول؛ §	تعريف النواتج في برنامج العمل والميزانية للفترة 2002-2003 يوفر إطاراً لتحسين المساءلة.	سوف يساعد التنفيذ الكامل للنموذج القائم على تحقيق النتائج، مع إدماجها مع إدارة الأداء، على تحسين المساءلة.	سينظر في الآثار المترتبة على النتائج استناداً إلى وضع الميزانية بالشكل الذي يساعد على تحسين مساءلة المديرين والموظفين، أثناء تنفيذ برنامج العمل والميزانية 2004-2005. (مكتب البرنامج والميزانية والتقييم)	يشمل تطوير نظام إدارة الموارد البشرية في برنامج أوراكل نموذجاً عن إدارة الأداء وتتجه النية إلى إدماجه مع النظام العام للتخطيط (PIRES)، ومن المحتمل أن يكون ذلك على مستوى نواتج السنتين الأمر الذي ستترتب عليه علاقات المساءلة اللازمة. وكما سبقت الإشارة، فقد تم تحقيق مزيد من التقدم في تطبيق مبادئ عملية وضع الميزانية القائمة على تحقيق النتائج على جميع المجالات، وليس فقط على البرامج الفنية كما هو متبع حتى الآن.
4 (د) جداول زمنية دقيقة لتحديث وتبسيط التعليمات التنظيمية الهامة.		مثل ما سبق	مثل ما سبق
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
5- ينبغي للمدير العام أن يكفل استشارة المكاتب البعيدة عن المقر بصورة كاملة فيما يتعلق بتحديد المتطلبات العملية المرتبطة بتصميم النظم التي تشملها المرحلة الثانية من مشروع أوراكل، وعلى وجه الخصوص فيما يتعلق بوضع نماذج الموارد البشرية/كشوف المرتبات.	أمكن بالفعل الحصول على مدخلات مفيدة من التقرير الذي يتناول حلقات العمل التي عُقِدت في 2003 والمقابلات التي تمت أثناء استعراض وفروع العمليات بالمكاتب الإقليمية/وحدات المعاونة الإدارية في آسيا. وسيتم الحصول على مدخلات أخرى عن طريق استعراض مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية للمكاتب القطرية.	سيتم إنشاء مجموعة مستخدمي نماذج الموارد البشرية لإدماج مستخدمي هذا النظام في المنظمة بشكل كامل في مشروع نظام إدارة الموارد البشرية في برنامج أوراكل. وسوف تضم هذه المجموعة ممثلين من مصلحة التعاون التقني، ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية، والمكاتب الإقليمية، والمكاتب القطرية، ومن المحتمل تشكيل مجموعة فرعية ميدانية للتعامل مع المتطلبات المحددة للمكاتب الميدانية، إذا كان ذلك مناسباً. سوف تُتبع طريقة مماثلة في إجراء تقييم كامل لمتطلبات المكاتب الميدانية في وضع نظام محاسبي ميداني جديد. وقد تم إدراج ذلك في مشروع من المقرر تمويله من موارد المتأخرات من أجل الانتهاء من المرحلة الأولى من برنامج أوراكل.	سيتم إنشاء مجموعة مستخدمي نماذج الموارد البشرية في 2003 وستكون فعاله طوال المشروع – ومن المتوقع أن تنتهي من عملها في منتصف 2006. (قسم إدارة الموارد البشرية/قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات بالنسبة لنظام إدارة الموارد البشرية في برنامج أوراكل) من المقرر أن يبدأ مشروع تطوير نظام ميداني جديد في أواخر 2003/أوائل 2004. (قسم إدارة الموارد البشرية/قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات بالنسبة لنظام المحاسبة الميدانية)	أنشِئت مجموعة مستخدمي نماذج الموارد البشرية كما كان مقرراً في 2003، وتعقد اجتماعات منتظمة منذ ذلك الحين. وهي تضم ممثلين من المكاتب الإقليمية، ويتم إشراك المكاتب القطرية في ذلك، من خلال مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية. وقد تم تنظيم مؤتمرات بالفيديو مع المكاتب الإقليمية. وتتابع المجموعة ما يتحقق من تقدم وتسهم بنشاط في تحديد متطلبات إدارة الموارد البشرية. وقد أنشئ موقع على الويب، يمكن الدخول إليه من المقر والمكاتب الميدانية، لمتابعة ما يتحقق من تقدم في المشروع. وقد تم أيضاً تحقيق تقدم في استبدال برنامج نظام المحاسبة الميدانية.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
6- لعل المجلس يوافق على المقترحات الواردة في الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2004-2009 فيما يتعلق بتطبيق إعداد ميزانية رأسمالية لضمان توافر تمويل كافٍ ومستقر لزيادة تطوير النظم الإدارية الجامعة.	هذه المسألة محل نظر لجنة المالية (تم تقديم وثيقة إلى دورة لجنة المالية في مايو/أيار 2003، مع مقترحات بإنشاء مرفق في مرحلة لاحقة لتحقيق جوهر هذه التوصية – ملحوظة: لا يقتصر الأمر على المتطلبات المتصلة بنظم الإدارة الجامعة.	من المقرر أن تواصل لجنة المالية مناقشة هذه المسألة، بما في ذلك إدخال تغييرات في مرحلة لاحقة على القواعد المطبقة.	سوف تعتمد النتيجة والتوقيت على مدى التقدم في التوصل إلى اتفاق بين أعضاء في لجنة المالية، وفي المجلس والمؤتمر العام. ومع ذلك، فسوف تناقش لجنة المالية هذه المسألة في دورة سبتمبر/أيلول 2003. (مكتب البرنامج والميزانية والتقييم بالتشاور مع قسم الشؤون المالية)	قرر المؤتمر العام رسمياً تشكيل آلية لإعداد ميزانية رأسمالية في ديسمبر/كانون الأول 2003، وتضمنت الخطة متوسطة الأجل للفترة 2006-2011 أول مقترحات بشأن استخدام هذه الآلية، وسوف تُعرض على لجنة المالية والمجلس للموافقة عليها.
7- ينبغي للمدير العام أن يُجري على وجه السرعة استعراضاً لصلاحيات المكاتب الإقليمية، وكذلك للموارد والسلطات الممنوحة لها، آخذاً في الاعتبار ما يلي:
7 (أ) تقييم لتحقيق لامركزية المسؤوليات التنفيذية بنقلها إلى المكاتب القطرية على النحو الذي طُبِّق خلال السنوات الثلاث الماضية؛	ستشرع إدارة التقييم بالمنظمة في إجراء تقييم شامل للامركزية.	ستنظر لجنة البرنامج في نتائج هذا التقييم، وستعرض بعد ذلك على مجلس المنظمة.	من المقرر أن يُنطر في التقييم، ومن المرجح أن يكون ذلك في دورة لجنة البرنامج في سبتمبر/أيلول 2004. (إدارة التقييم، مكتب البرنامج والميزانية والتقييم)	نظرت لجنتا البرنامج والمالية في تقييم اللامركزية والاستجابة المتصلة بذلك من جانب الإدارة في دورتيهما في سبتمبر/أيلول 2004، ومن المتوقع أن تعود اللجنتان لهذه المسألة في مايو/أيار 2005، وأن تنظرا في خطة متابعة تنفيذ التي أعدتها الأمانة.
7 (ب) الحاجة إلى زيادة التجانس على المستوى الإقليمي، ولاسيما فيما يتعلق بالبرامج الميدانية؛ 7 (ج) الحاجة إلى ضمان تحقيق لامركزية حقيقية لعملية صنع القرار وإتاحة فرص إضافية للممثلين الإقليميين ليقدموا مساهمات جوهرية في هذه العملية؛ 7 (د) ممارسات منظمات الأمم المتحدة الأخرى؛	لا يمكن استعراض دور المكاتب الإقليمية بمعزل عن غيرها. وجاري دراسة دور المستويات الثلاثة لهياكل اللامركزية (المكاتب الإقليمية، والمكاتب شبه الإقليمية والمكاتب القطرية) ومدى كفاية مواردها وسلطاتها في نفس الوقت من خلال عمليات الاستعراض التالية: (أ) التقييم الكامل لسياسة اللامركزية، المشار إليه فيما سبق؛ (ب) استعراض المكاتب القطرية؛ (ج) واستعراض فروع العمليات ووحدات المعاونة الإدارية بالمكاتب الإقليمية.	سوف تعتمد الإجراءات في المستقبل على النتائج والتوصيات التي ستسفر عنها الاستعراضات. ومع ذلك، فإن المنظمة تعتزم: (أ) تنفيذ التوصيات التي لا تترتب عليها تكاليف والتوصيات التي تتطلب اتخاذ إجراءات فورية من جانب الإدارة؛ (ب) تنفيذ التوصيات التي يمكن تنفيذها عن طريق إدخال تعديلات على المصروفات الجارية في إطار برنامج العمل والميزانية؛ (ج) وتقييم التوصيات التي تتطلب التزامات متوسطة الأجل أو طويلة الأجل في الميزانية، لتنفيذها على مراحل.	من المقرر الانتهاء من استعراضات المكاتب القطرية وفروع العمليات بالمكاتب الإقليمية/وحدات المعاونة الإدارية في أغسطس/آب 2003. 1(مصلحة التعاون التقني، ومكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	نظرت لجنة البرامج الميدانية في الاستنتاجات التي خلصت إليها استعراضات فروع العمليات بالمكاتب الإقليمية/وحدات المعاونة الإدارية، وسوف تؤخذ في الاعتبار في متابعة المناقشات في الأجهزة الرياسية للاستعراض الشامل لتطبيق سياسة اللامركزية المشار إليه في الفقرة الفرعية 7(أ).
7 (هـ) وجوب تحديث المنشور الإداري بشأن المسؤوليات والعلاقات وتوضيحه وتنقيحه بناء على ذلك، والتشاور مع المكاتب اللامركزية.	وُزعت مسودة المنشور بعد تحديثه على الوحدات في المقر وعلى المكاتب اللامركزية للتعليق عليه.	ستصدر الصيغة المنقحة بعد تلقي رد فعل وحدات المقر والمكاتب اللامركزية.	أكتوبر/تشرين الأول 2003. (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	كما سبقت الإشارة، تم إصدار الصيغة بعد تحديثها في 2004.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
8- ينبغي تزويد المكاتب القطرية بما يكفي من الموارد البشرية والتوجيه لكي تفي بمسؤولياتها، وينبغي للمدير العام أن يقوم بما يلي على وجه الخصوص:
8 (أ) وضع وصف معياري موحد للكفاءات والمهارات والخبرة المطلوب توافرها في ممثلي منظمة الأغذية والزراعة؛	وظائف ومسؤوليات المكاتب القطرية مبينة بالتفصيل في المادة 118 من اللائحة الإدارية. وعلى هذا الأساس، وُضِعت المواصفات المعيارية للوظائف في المكاتب القطرية وتشمل الحد الأدنى من شروط شغل الوظائف من حيث المؤهلات، والخبرة، والقدرات والمهارات. وقد أبلِغت لجنتا البرنامج والمالية بشروط شغل هذه الوظائف في دورتهما المشتركة في سبتمبر/أيلول 2000 (الوثيقة JM 2000/2).	جاري حالياً مراجعة بيان وظائف المكاتب القطرية توطئة لإعادة إصداره بحيث يشمل الدور الجديد الذي تقوم به في عمليات المشروعات. كما يجري تعديل مواصفات الوظائف لزيادة التأكيد على المهارات الإدارية والتشغيلية.	سبتمبر/أيلول 2003 (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية/قسم إدارة الموارد البشرية)	أعيد إصدار المادة 118 من اللائحة الإدارية في نوفمبر/تشرين الثاني 2003 كما تم تعديل مواصفات الوظائف بالمكاتب القطرية. وجاري إعداد الكفاءات الواجب توافرها في الممثلين القطريين.
8 (ب) كفالة أن يكون اختيار ممثلي منظمة الأغذية والزراعة عملية مفتوحة ونزيهة تُراعى فيها على النحو الواجب الخبرة السابقة المكتسبة في المنظمة/منظومة الأمم المتحدة؛	تطبق منذ سنوات طويلة قائمة بأسماء المرشحين المناسبين الذين تتوافر فيهم المتطلبات المعيارية. وترحب الأمانة بتلقي الترشيحات من خارج المنظمة وداخلها، وتقوم الأمانة بإبلاغ المتقدمين بوصول طلباتهم. تم أخيراً الإعلان عن الوظائف الشاغرة على الإنترنت، ومن المتوقع أن يؤدي ذلك إلى تلقي ترشيحات إضافية. ولدى وجود وظيفة شاغرة يتم إعداد قائمة قصيرة من المدرجين بقائمة الترشيحات. وتجري عملية الاختيار بعناية مع مراعاة التوازن بين الجنسين والتوازن الجغرافي. وتقوم مجموعة من كبار الموظفين بإجراء مقابلات مع المرشحين وتقييمهم، ويُعرض اسم من يقع عليه الاختيار على الحكومة المضيفة للحصول على موافقتها.	جاري وضع القائمة على الحاسوب لتسهيل تحديثها واستعمالها بما يسمح بوجود نظام لمتابعة المرشحين. وسيتم فحص طلبات جميع المرشحين الحاليين والجدد، والإبقاء على المناسبين منهم في القائمة. وسوف يتلقى جميع المرشحين ما يفيد أنهم على القائمة. سوف يعاد الإعلان عن الوظائف الشاغرة بصفة دورية.	يوليو/تموز 2003 (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية) أغسطس/آب - أكتوبر/تشرين الأول 2003 (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية) كل سنة (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية/قسم إدارة الموارد البشرية)	وُضِعت قائمة المرشحين على الحاسوب في 2003 وتم فحص طلبات المرشحين. وبدأ الإعلان عن وظائف الممثلين القطريين على الإنترنت في 2005.
8 (ج) كفالة استكمال مشروع شبكة المنطقة الواسعة على وجه السرعة...	صدرت أوامر توريد الخدمات والمعدات بالنسبة لجميع التوصيلات العملية. وفي 30/6/2003، تم توصيل 53 مكتباً بما في ذلك المكاتب الموجودة بالمقر. ومن المزمع توصيل مكاتب البعثات خلال الفترة يوليو/تموز – نوفمبر/تشرين الثاني 2003، ويشمل ذلك 26 مكتباً قطرياً و 4 مكاتب للموظفين الفنيين الميدانيين.	من المتوقع توصيل جميع المكاتب التي يشملها المشروع – وبذلك يكون المجموع 83 توصيلة.	ديسمبر/كانون الأول 2003 (قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات/مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	في 31/12/2004، كانت شبكة المنطقة الواسعة تشمل 79 موقعاً تابعا للمنظمة، وتم تأجيل توصيل أحد المواقع بالشبكة حتى أوائل 2005. ويتضمن المشروع توصيل ما يصل إلى 24 موقعاً آخر في 2005، باستعمال تكنولوجيا VPN التي تناسب على وجه الخصوص المكاتب الصغيرة ومكاتب المنظمة التي تستضيفها منظمات أخرى، مثل مكتب المنظمة في نيويورك. وفي جميع هذه المواقع، سيكون من الممكن الدخول على الشبكة الداخلية للمنظمة، ويشمل ذلك الاطلاع على المواد المرجعية المذكورة في توصيات وحدة التفتيش المشتركة.
...وتوافر أدلة إدارية حاسوبية مباشرة تتيح عملية البحث فيها.	يتضمن القسم الخاص بتوضيح إجراءات الدخول والبحث في الشبكة الداخلية للمنظمة توجيهات خاصة بعدد كبير من الأنشطة التي تهم الموظفين الذين يتحكمون في الميزانية وتنفيذ المعاملات (مثل كيفية تجهيز طلبات السفر، والخبراء الاستشاريين، وخصم المعاملات، وغير ذلك). وبالإضافة إلى ذلك، يوفر موقع قسم الشؤون المالية على الشبكة الداخلية معلومات عن قسم الشؤون المالية وكيفية الاتصال بالمجموعات المختلفة بقسم الشؤون المالية.	جاري في الوقت الحاضر تنفيذ مشروع في قسم الشؤون المالية لمراجعة السياسة الحالية والتوجيهات الإجرائية وتطوير مواد جديدة لنشرها بموقع الشبكة الداخلية لقسم الشؤون المالية. وسوف توضع المواد المتصلة بهذه السياسة والتوجيهات الإجرائية على الموقع كلما توافرت. وسوف يواصل قسم الشؤون المالية عملية تجهيز جميع مواد اللائحة الإدارية لوضعها على الشبكة الداخلية مع توفير جميع وسائل البحث.	عملية متصلة (إدارة الدعم الإداري/ قسم الشؤون المالية/ قسم الشؤون الإدارية)	هذه العملية متصلة. أنظر أيضاً الفقرة 8 (ج)، أعلاه.
8 (د) تنظيم اجتماعات إقليمية دورية لممثلي منظمة الأغذية والزراعة.	ليس من الممكن تنظيم اجتماعات إقليمية دورية لممثلي منظمة الأغذية والزراعة نظراً لارتفاع التكاليف وقيود الميزانية. ومع ذلك، فإن المنظمة تحقق الاستفادة المناسبة من الآليات/الفرص التالية في مناقشة المسائل الهامة العامة وتسهيل التفاعل وتبادل الخبرات بين الممثلين القطريين: (أ) إجراء مشاورات فنية خاصة حسب الحاجة يشارك فيها العاملون بالمكاتب القطرية في المقر/ والمواقع الميدانية؛ (ب) تنظيم دورات تدريبية على المستوى الإقليمي وشبه الإقليمي؛ (ج) تنظيم اجتماعات إحاطة للمثلين القطريين بالمقر؛ (د) والبنية التحتية للاتصالات التي توفرها تكنولوجيا المعلومات.	سيساعد تطوير شبكة المنطقة الواسعة وتنفيذ شبكة معلومات المكاتب القطرية وإنشاء صفحات للمكاتب القطرية على الويب، على زيادة تسهيل الروابط الأفقية بين المكاتب القطرية وحصولها على المعلومات وقواعد المعلومات الخاصة بالمنظمة بصفة عامة وبالمكاتب الإقليمية وشبه الإقليمية. من المقترح تنظيم أربع حلقات دراسية على المستوى الإقليمي وشبه الإقليمي يشارك في كل منها 15 شخصاً في إطار سيناريو النمو الحقيقي لبرنامج العمل والميزانية للفترة 2004/2005.	عملية متصلة (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية بدعم من قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات) بقدر ما تسمح به الموارد المتاحة في 2004-2005 (مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية)	صُرف النظر عن الاقتراح الخاص بتنظيم الحلقات الدراسية عن سيناريو النمو الحقيقي في الفترة 2004-2005 نتيجة لانخفاض مستوى برنامج العمل والميزانية الذي تمت الموافقة عليه. وسوف يواصل مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية الاستفادة من الآليات الحالية في تسهيل الروابط الأفقية بين المكاتب القطرية.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة فبراير/شباط 2005)
9- لعل المجلس يحدد رسمياً مجموعة من المعايير الموضوعية لتحديد طبيعة ومدى التمثيل القطري لمنظمة الأغذية والزراعة. ولا ينبغي أن تقتصر هذه المعايير على إظهار الاحتياجات المحددة للبلدان كما تقيسها مؤشراتها للتنمية البشرية واعتبارها بلدان عجز غذائي ذات دخل منخفض، بل وأن تعكس أيضاً مردود تكاليف أنشطة منظمة الأغذية والزراعة على المستوى القطري. ولذلك ينبغي أن تتضمن هذه المعايير ما يلي:
9 (أ) مستوى البرامج والأنشطة المتوقعة على المستوى القطري؛ 9 (ب) نسبة تكاليف التشغيل إلى موارد البرنامج الإجمالية؛ 9 (ح) الموارد المتوقعة من خارج الميزانية لكل مكتب قُطري لمنظمة الأغذية والزراعة؛ 9 (د) طبيعة ودرجة الخدمات الفنية والإدارية التي يمكن أن يقدمها نظام منسقي الأمم المتحدة المقيمين؛ 9 (هـ) طبيعة ومستوى أنشطة منظمة الأغذية والزراعة الآخرين (من قبيل اللجان القطرية حيثما ينطبق ذلك) على المستوى القُطري. وفي حالة اعتماد هذه المعايير، لعل المجلس يطلب إلى المدير العام أن يُجري استعراضاً للشبكة القطرية لمنظمة الأغذية والزراعة، ينبغي أن يشمل مكاتب الاتصال وأن يأخذ في الاعتبار نتائج الاستعراض الجاري لنظام المراسلين القطريين.	عُرِضت المبادئ التوجيهية المطبقة حالياً في إنشاء المكاتب القطرية على الاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية في سبتمبر/أيلول 2000 (الوثيقة JM 2000/2) وهي كما يلي: (أ) تقديم طلب رسمي من بلد عضو؛ (ب) مساهمة البلد المضيف في تكاليف تشغيل المكتب القطري واتصال الممثل القطري دون أي قيود بالوزارات المختصة؛ (ج) إمكانيات وطلب المساعدات الفنية؛ (د) ووجود شركاء آخرين غير منظمات الأمم المتحدة والمنظمات المعنية بالتنمية.	سيؤخذ في الاعتبار أي توجهات من لجنتي البرنامج والمالية ومن المجلس عند الإقدام على أي إجراءات أخرى.		أعطي لتغطية المكاتب القطرية (ودور مكاتب الاتصال) الاهتمام الواجب في التقييم المستقل للامركزية وأخِذت التوصيات في الاعتبار في خطة متابعة التنفيذ التي أعدتها الأمانة. وسوف تتم متابعة أي توجيهات أخرى من لجنتي البرنامج والمالية ومن المجلس.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
10- ينبغي للمدير العام أن يقوم بما يلي:
10 (أ) إنشاء فريق مهام مكون من متخصصين في إدارة الموارد البشرية ومديري البرامج تُسند إليه مهمة محددة زمنياً تتمثل في إعداد خطة عمل شاملة لإصلاح سياسات وممارسات إدارة الموارد البشرية؛			(قسم إدارة الموارد البشرية)	في ضوء المداولات التي جرت في لجنة المالية بشأن تقرير متابعة تنفيذ إدارة الموارد البشرية (الوثيقة CL 125/4، الفقرات 77-80)، يمكن اعتبار هذه المسألة مغلقة، في الوقت الذي ستواصل فيه لجنة المالية تلقي تقارير المتابعة بانتظام.
10 (ب) النظر في السماح لممثلي الموظفين بالمشاركة الكاملة في فريق المهام هذا، أو السماح لهم على الأقل بإمكانية الاتصال المباشر بذلك الفريق؛
10 (ج) استئناف الاجتماع شخصياً مع ممثلي رابطات الموظفين المعترف بها على فترات معقولة.
التوصية	الإجراءات التي اتخِذت أو الجاري اتخاذها (حسب الحالة)	الإجراءات المقترح اتخاذها في المستقبل	التوقيت (الوحدة المسؤولة)	حالة المتابعة (فبراير/شباط 2005)
11- في الأجل القصير، وسعياً إلى: خفض عدد الوظائف الشاغرة المفرط؛· تعجيل عملية التوظيف؛ تزويد الأمانة بقوة عمل أكثر مرونة ودينامية واستجابة؛ ينبغي للمدير العام أن يقوم بما يلي:
11 (أ) أن يُصدِر التعليمات لقسم إدارة الموارد البشرية في شكل إلكتروني وورقي على السواء خلاصة لجميع الشواغر الموجودة حالياً، وأن يطلب إلى المصالح والمكاتب أن تبادر فوراً بالإعلان عن جميع الوظائف الشاغرة؛	يوجد لدى قسم إدارة الموارد البشرية نظام لرصد الوظائف الشاغرة ويقدم قسم الموارد البشرية تقارير منتظمة إلى الإدارة العليا عن جميع الوظائف الشاغرة. ولذلك، ليست هناك حاجة لوضع قائمة موجزة أخرى.	سوف ينخفض مستوى الوظائف الفنية الشاغرة من 21% في المتوسط من الوظائف المنشأة (يوليو/تموز 2002) إلى 15% في المتوسط في ديسمبر/كانون الأول 2003. وفي مايو/أيار 2003، كانت نسبة الوظائف الشاغرة 18% من الوظائف المنشأة.	ديسمبر/كانون الأول 2003 (رصد من جانب المصالح وقسم إدارة الموارد البشرية)	أبلِغت لجنتا البرنامج والمالية بأن مستوى الوظائف الشاغرة قد تم تخفيضه كما كان متوقعاً. ورغم أن النسبة المستهدفة للوظائف الشاغرة من الفئة الفنية 15% في 31/12/2003، بلغت النسبة التي تحققت بالفعل 11%. وفي ضوء التأثير المترتب على برنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005، بلغت نسبة الوظائف الشاغرة 8% في 31/3/2004، تمثل أدنى مستوى للوظائف الشاغرة في المنظمة منذ سنوات طويلة.
11 (ب) أن ينظر في أن يُفوِّض إلى الممثلين الإقليميين – على أساس تجريبي ومع توفير ما هو ملائم من توجيه ورصد من جانب المصالح في المقر – سلطة اقتراح مرشحين لشغل الوظائف المنشأة في المكاتب الإقليمية بما يصل إلى الرتبة ف-4؛	من المقرر إجراء مشاورات بين المصالح في المقر والمكاتب الإقليمية لتحديد مدى إمكانية وضع معايير مناسبة تقوم المكاتب الإقليمية بتطبيقها في تقييم المرشحين في هذا السياق.	سيتم إعداد تحليل ووضع المقترحات المناسبة للعرض على لجنة الموارد البشرية.	مارس/آذار 2004 (المصالح/المكاتب الإقليمية/مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية/قسم إدارة الموارد البشرية)	من المقرر النظر في هذه المسألة في سياق عدد من الدراسات والتقارير الخاصة بتطبيق اللامركزية ومسؤوليات المكاتب الإقليمية والمصالح الفنية المتصلة بذلك.
11 (ج) كفالة عدم خدمة الاستشاريين والخبراء المتقاعدين كبديل طويل الأجل للتوظيف الاعتيادي وإبلاغ المجلس بنسبة الموظفين الذين عينوا خلال فترتي السنتين الأخيرتين الذين سبق التعاقد معهم كاستشاريين من جانب المصالح التي يعملون فيها حالياً؛	يطبق قسم إدارة الموارد البشرية بالفعل السياسات والإجراءات التي تحد من استخدام الخبراء الاستشاريين والموظفين المتقاعدين لفترات طويلة. §	يواصل قسم إدارة الموارد البشرية/ مصلحة الشؤون المالية والإدارية رصد استخدام الخبراء الاستشاريين والموظفين المتقاعدين.	عملية مستمرة قسم إدارة الموارد البشرية/ إدارة الدعم الإداري (مصلحة الشؤون المالية والإدارية)	لا توجد تطورات أخرى يمكن إبلاغها.
11 (د) إجراء تحليل لجدوى تكلفة إنشاء نظام للتنقل الموجه بالنسبة لموظفي الفئة الفنية	كجزء من برنامج أوسع للتطور الوظيفي، سيقوم قسم إدارة الموارد البشرية بإجراء دراسة ووضع برنامج للتنقل الموجه للموظفين على أساس تجريبي.	سيتم تنفيذ نظام لتخطيط التطور الوظيفي: · على أساس تجريبي في المصالح · بالنسبة لجميع الموظفين وسيتم إجراء تحليل، ووضع سياسة جديدة إذا كان ذلك مناسباً.	مارس/آذار 2004 سبتمبر/أيلول 2004 يوليو/تموز 2005 (قسم إدارة الموارد البشرية)	أجرى قسم إدارة الموارد البشرية دراسة مبدئية عن وضع برنامج تجريبي لتنقل الموظفين. وجاري تقييم الخيارات المتصلة بسياسة تنقل الموظفين من حيث تنقل الموظفين داخل المنظمة والآثار المترتبة عليها من حيث التكلفة، قبل عرضها على الإدارة العليا للنظر فيها. وسيتم إعداد تحليل آخر لأفضل خطط التنقل التي يمكن تطبيقها، أي أن يكون التنقل اختيارياً أو إلزاميا، وكذلك ما إذا كان التركيز ينبغي أن يكون على فئة واحدة من الموظفين أو على جميع الموظفين. كما ستجرى دراسة بشأن إيجاد تكامل مع سياسات إدارة الموارد البشرية الأخرى مثل نظام التطور الوظيفي والنظم الأخرى.
12- سعياً إلى تحسين التوازن الجنساني بين موظفي الأمانة من الفئة الفنية، وتوافقاً مع بيانات السياسات الصادرة عن مجلس كبار المسؤولين التنفيذيين في منظومة الأمم المتحدة، ينبغي للمدير العام أن يُعِّدل ما يتصل بالموضوع من قواعد النظام الأساسي لشؤون الموظفين وأجزاء الدليل التي تحظر توظيف أزواج الموظفين.	وضع قسم إدارة الموارد البشرية مسودة سياسات ستعرض على الإدارة العليا لاستعراضها قبل إجراء مشاورات مع ممثلي الموظفين.	سيتم تعديل المادة 409 302 من لائحة شؤون الموظفين بالشكل المناسب بعد المشاورات.	سيتم استعراض الاقتراح ومناقشته مع ممثلي الموظفين بحلول ديسمبر/كانون الأول 2003 (قسم إدارة الموارد البشرية)	تم تعديل المادة 4.8 302 من لائحة شؤون الموظفين لإدخال السياسة المنقحة في 19 أبريل/نيسان 2004.
13- لعل المجلس ينظر في أن يوصي بتعديل النظام المالي للمنظمة من أجل فرض حدود لمدة ولاية مراجع الحسابات الخارجي.	الوثيقة معروضة على لجنة المالية في دورة سبتمبر/أيلول 2003، وهي تشمل ما يلي: · نظر لجنة المالية السابق في الموضوع؛ · مزايا وعيوب التغيير الدوري للمراجع الخارجي؛ · التطورات التنظيمية الأخيرة؛ · الترتيبات الخاصة بالتغيير الدوري للمراجع الخارجي في منظومة الأمم المتحدة؛ · والاستنتاجات والتوصيات.	سوف يتوقف الإجراء المقبل على قرارات الأجهزة الرياسية.	سبتمبر/أيلول 2003 (مصلحة الشؤون المالية والإدارية)	نظرت لجنة المالية في هذه المسالة في دورتها في مايو/أيار 2004، وخلصت إلى ما يلي: ".... أكدت اللجنة مدى ملاءمة تعيين المراجع الخارجى لمدة أربع سنوات (تغطى فترتين ماليتين) مع إمكانية التمديد لعامين آخرين (فترة مالية واحدة)، ينبغي، بعدها، أن يطرح من جديد عطاء التعاقد للمراجعة الخارجية. كما خلصت اللجنة إلى أنه ينبغي السماح للمراجع الخارجي الحالي أن يتقدم بعرضه في إطار أي عملية عطاءات."

¹ نظرت اللجنتان أيضاً في تقارير وحدة التفتيش المشتركة JIU/2001/4 " Enhancing Governance Oversight Role: Structure, Working Methods and Practices on Handling Oversight Reports" (الوثيقة CL 123/INF/18) و JIU/2002/1 " Involvement of Civil Society Organizations other than NGOs and the Private Sector in Technical Cooperation Activities: Experiences and Prospects of the UN System " (الوثيقة 124/INF/18) مع تعليقات المدير العام في نسقها الجديد، ولكن لم يتبين وجود توصيات تتطلب متابعة الإبلاغ عنها.

² لم تكن هذه التوصية قد تأيدت وقت إعداد هذا التقرير، ومع ذلك فإنها أضيفت إلى تقرير المتابعة هذا.

³ “The General Assembly may wish to request, through the Commission on Sustainable Development (CSD) and the Economic and Social Council, that the United Nations Resident Coordinators enhance and complement the current UNDAF exercise with an “Operational UNDAF” process in which the United Nations organizations, working at the country level in general and in the water sector in particular, would, to the extent possible and within their respective mandates, orient their programmes/projects in the recipient country towards integrated interventions where the elements of synergies and complementarities are perceived in the design phase of joint programmes and projects. The Assembly may also wish to recommend, through CSD and the Economic and Social Council, that such integrated interventions be initiated on common selected zones in need within the country and used as pilot programmes/projects, to be extended at the national level through the national and local authorities and with the assistance of other donors.”