CHAPITRE 6: CHARGES COMMUNES

Principales lignes d'action dans un scénario de croissance réelle zéro

338.      Sous la direction de la Division des services administratifs (AFS), ce chapitre couvre les coûts des charges communes, y compris le courrier et la valise diplomatique, la distribution des documents, l’organisation des archives, les achats, l’entretien des bâtiments et (sauf si les organes directeurs décident d’affecter d’autres ressources financières au Mécanisme pour les dépenses de sécurité) la protection des personnes, des biens et des locaux du Siège, ainsi que la coordination qui en découle avec les autorités gouvernementales. Il englobe aussi les coûts similaires des charges communes des bureaux régionaux et sous-régionaux.

339.      La Division des services administratifs doit faire face à des demandes de services de haut niveau, des coûts croissants liés à l’extension et la gestion des locaux du Siège, aux services et à la climatisation, qui pèsent lourdement sur les ressources. Dans le Service des contrats et achats, les effectifs chargés des activités de soutien en matière de dossiers courants, de fournisseurs et de suivi sont insuffisants au regard de la croissance de la charge de travail, ce qui pourrait donner lieu à des contrôles inadéquats au sein de l’Organisation.

340.      Du fait des urgences, l’importance des achats s’est considérablement accrue et l’on prévoit le maintien d’un volume important d’activités. Le Service des contrats et achats continuera à aider les bureaux décentralisés à organiser des achats sur place. Il assumera également un nouveau rôle de renforcement des institutions et de formation, en aidant les États Membres concernés à consolider leurs capacités en matière de marchés publics, dans le cadre des projets et des programmes importants bénéficiant d'un financement unilatéral.

341.      L’unité chargée des services aux utilisateurs liés aux documents, aux archives centrales et aux communications se concentrera sur la modernisation du système de gestion des archives numériques, capable de fonctionner de manière intégrée avec le réseau local et le grand réseau de la FAO. Ces initiatives ont abouti à une certaine restructuration des bureaux des dossiers courants, d’autres changements étant planifiés pour le prochain exercice biennal. La modernisation concernera également l’automatisation du processus de distribution des publications, par le biais de l’adoption d’une nouvelle technologie d’impression et l’externalisation de différents services.

342.      L'entretien englobe avant tout le coût des services collectifs et des besoins d'entretien courant, comme le nettoyage, la rénovation et la restauration des locaux. Il concerne aussi des travaux d'entretien importants, mais exceptionnels, des bâtiments et des installations techniques auxiliaires. Comme par le passé, les crédits alloués aux travaux d'entretien importants et à l'amélioration des installations restent insuffisants. Pour les améliorations des infrastructures, on compte sur l'aide du Gouvernement italien ainsi que sur des donateurs publics ou privés.

Incidence d’une croissance nominale zéro

343.      Une croissance nominale zéro se traduirait par de graves insuffisances en matière d’entretien pouvant conduire à des interruptions de service (par exemple la climatisation). Certains cycles d’entretien, qui n’ont pas pu être entièrement respectés dans le passé, devraient être interrompus, ce qui pourrait raccourcir le cycle de vie des équipements et augmenter à long terme les coûts associés à leur remplacement. En outre, la Division des services administratifs (AFS) serait contrainte de réduire davantage la fréquence des activités de nettoyage, avec toutes les conséquences qui pourraient en découler sur la santé et la vie sociale, de limiter les changements de bureau, de supprimer les achats de mobilier neuf et de s'efforcer en toutes circonstances de recouvrer ses coûts, notamment en facturant toutes les prestations fournies pour les réunions non FAO.