Comité de Finanzas

INFORME DETALLADO

Recomendación del Auditor Externo

Prioridad

Calendario propuesto por el Auditor Externo

Medidas adoptadas, situación y marco temporal para su aplicación

Observaciones del Auditor Externo

ASUNTOS FINANCIEROS

Situación financiera de la Organización

Recomiendo a la Organización que prosiga y, cuando sea posible, intensifique sus esfuerzos en la recaudación de las cuotas pendientes con los gobiernos de los Estados Miembros, a fin de conseguir el pago de las cuotas atrasadas y el pago puntual de las cuotas corrientes.

Fundamental

2004-2005

Se están intensificando actualmente los esfuerzos mediante:

i) nuevas cartas de seguimiento enviadas a los Estados Miembros al más alto nivel, además de los esfuerzos normales al nivel operativo,

ii) envío de estados de cuentas trimestrales a los Miembros,

iii) contactos más frecuentes con las Representaciones Permanentes en Roma, y

iv) envío de informes trimestrales a las Oficinas Regionales y a las Oficinas Subregionales para que ayuden en la recaudación.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: En curso

A pesar de las medidas adoptadas, la situación de las cuotas pendientes no ha mejorado. Durante el año 2004, la Organización se vio obligada a contraer préstamos de la línea de crédito de un banco.

Ajustes en el balance después de la prueba

Recomiendo a la Organización que evalúe las posibilidades de reducir los ajustes en el balance después de la prueba y, en el caso de que esos ajustes sean inevitables, garantice que estén respaldados por un procedimiento de aprobación oficial.

Importante

Antes del cierre del ejercicio 2004-2005

La Organización está tratando de reducir los ajustes en el balance después de la prueba al mínimo necesario y ha tomado medidas para garantizar que tales ajustes vayan acompañados de una aprobación oficial.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: En curso

Se examinará el asunto durante la auditoria de los estados financieros de 2004-2005.

Depósitos en efectivo y bancarios

Recomiendo a la Organización que prosiga sus esfuerzos para la conciliación bancaria y la liquidación de las partidas antiguas sin conciliar en un plazo establecido.

Merece atención

Antes del cierre del ejercicio 2004-2005

La conciliación bancaria es un proceso en curso. Se están haciendo esfuerzos concretos para liquidar las partidas antiguas sin conciliar.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: En curso

Se examinará el asunto durante la auditoria de los estados financieros de 2004-2005.

Cuentas por cobrar y por pagar

Recomiendo a la Organización que adopte medidas con un plazo establecido para ajustar urgentemente los anticipos pendientes para viajes pagados a consultores. Es necesario prestar particular atención a los consultores cuyos contratos han vencido.

Importante

Antes del cierre del ejercicio 2004-2005

Se ha establecido un plan de acción completo en el que se exige la introducción de estados de cuentas mensuales para los consultores y la recuperación ordinaria de las sumas adeudadas en el pasado. El plan exige también una operación de saneamiento completo de la cuenta de pagos anticipados de Oracle (cuenta del Libro Mayor 2800), como condición previa para la introducción de los estados mensuales. La operación de saneamiento (que abarca todas las categorías de cuentas pendientes) se halla ya avanzada y se informa mensualmente sobre los progresos.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: julio de 2005

Se han observado progresos. Sin embargo, quedan aún pendientes muchas de las viejas cuestiones. Como se trata de un proceso en curso, se continuarán vigilando los progresos en las auditorías normales.

Recomiendo a la Organización que prepare un mecanismo eficaz en función de los costos para supervisar las cuentas de compensación en las cuentas por cobrar y por pagar y ajustar las partidas pendientes.

Merece atención

Antes del cierre del ejercicio 2004-2005

Se han hecho notables esfuerzos para controlar y ajustar las cuentas de compensación en 2004. Muchas de las cuentas de compensación se necesitan porque no se han integrado plenamente las aplicaciones actuales. El proyecto de sustitución de la Contabilidad de Campo y el proyecto de la nómina HRMS dan a la Organización la oportunidad de integrar mejor dichas aplicaciones y examinar los módulos de contabilidad para limitar el número de cuentas de compensación necesarias.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Final de 2006

Se examinará el asunto durante la auditoria de los estados financieros de 2004-2005.

Manual de contabilidad institucional

Recomiendo a la Organización que finalice el manual de contabilidad institucional con carácter prioritario, ya que se han registrado cambios significativos en los sistemas y procedimientos contables debido a la introducción de nuevos sistemas automatizados para numerosos procedimientos.

Merece atención

2004-2005

Se están examinando actualmente todos los procedimientos financieros y contables y los reglamentos y estatutos administrativos, los cuales, cuando se unifiquen, constituirán un manual contable completo de la Organización. Se revisarán las Secciones del Manual para incluir solamente el material de carácter reglamentario y de política de nivel superior. Se prepararán procedimientos y documentos afines para todas las dependencias empresariales y se está utilizando ya el Intranet de la FAO para facilitar a los grupos usuarios la documentación autoritativa sobre políticas y procedimientos.

Se está trabajando ya en esta actividad y se espera continuar durante todo 2005-06, período en el que se publicarán las distintas secciones del trabajo que se hayan completado.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Final de 2006

Ninguna observación, ya que no se ha terminado todavía la aplicación.

PROCESO PRESUPUESTARIO DEL PROGRAMA ORDINARIO DE TRABAJO

Orientación estratégica en el proceso presupuestario

Recomiendo a la Organización que elabore y difunda criterios más claros para determinar la contribución de las entidades de programas a los objetivos estratégicos y para medir el alcance de dicha contribución. También recomiendo que se establezca un mecanismo idóneo para determinar los cambios en las vinculaciones entre las entidades de programas y los objetivos estratégicos.

Merece atención

2004-2005

Las instrucciones para la preparación de las propuestas del PPM 2006-2011 daban orientaciones actualizadas para determinar y medir vinculaciones y aportaciones de las entidades programáticas a los objetivos estratégicos. Se confirma que la PBE puede facilitar ahora, por medio del PIRES, el examen de los casos en los que se modifiquen los vínculos entre la preparación del PPM y el Programa de Labores y Presupuesto.

Situación: Aplicada

Verificado.

Aplicación de la presupuestación basada en los resultados

Recomiendo a la Organización que solicite nueva orientación a los órganos rectores sobre la manera de sincronizar las distintas hipótesis relativas a los recursos en la preparación del Plan a Plazo Medio y el Resumen del Programa de Labores y Presupuesto, a fin de fortalecer el proceso de presupuestación basada en los resultados.

Importante

2004-2005

Durante el debate del PPM 2006-11, los Órganos Rectores interesados han reiterado que las proyecciones de recursos incluidas en el Plan eran meramente indicativas. No pudieron acordar ningún nivel presupuestario firme para la preparación del RPLP y PLP 2006-07 y, de hecho, invitaron a que se prepararan varias hipótesis. No obstante, las propuestas del PPM se elaboraron en primer término dentro de un enfoque de crecimiento real cero (CRC) añadiendo recursos adicionales selectivos que constituyen la hipótesis principal de crecimiento real (CR) defendida por la Secretaría. Esto facilitará la preparación de las hipótesis para el RPLP 2006-07 a partir de la base de CRC.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Tarea continua

Verificado.

Recursos no programados

Recomiendo a la Organización que mejore la eficacia del Plan a Plazo Medio como instrumento de planificación mediante la reducción, en la medida de lo posible, de la cuantía de los recursos no programados para el último bienio.

Importante

2004-2005

La cuestión de los recursos no programados se planteó en el PPM 2006-11 (CL 127/7 párrafos 159-165), donde se propusieron tres opciones. Los Comités del Programa y de Finanzas confirmaron el procedimiento actual para administrar los recursos no programados. El Comité del Programa destacó a este respecto la importancia de las autoevaluaciones y acogió favorablemente los esfuerzos de la Secretaría para hacer de ello un instrumento creíble. El Comité observó que el término “reserva de programa” era probablemente más exacto que “recursos no programados”, ya que los recursos pertinentes se mantenían efectivamente en reserva en el correspondiente programa al que pertenecían las entidades. El Comité del Programa va a examinar la experiencia con el primer lote de autoevaluaciones en su período de sesiones de mayo de 2005.

Situación: Se ha cumplido la recomendación

Verificado.

Formulación de indicadores

Recomiendo a la Organización que establezca una guía para llevar a cabo la tarea de formular valores fijados como meta coherentes, realistas y verificables para cada indicador en relación con los productos principales de todas las entidades de programas. La formulación de dichos indicadores requeriría mayores conocimientos prácticos por parte del personal de los departamentos técnicos, y la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación debe desempeñar una función catalizadora a este respecto.

Merece atención

2004-2005

Se está mejorando progresivamente la formulación de indicadores al nivel de Productos Principales y se tendrá en cuenta esto en la formulación del próximo PPM. Las futuras actividades de capacitación en formulación de programas tratarán de resolver este problema de forma continua.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Tarea continua

Verificado.

Ejecución del programa y supervisión del presupuesto

Aunque la supervisión del presupuesto suele ser satisfactoria, recomiendo a los departamentos técnicos que incluyan en los planes de trabajo anuales la fecha estimada de conclusión de los productos bienales y el porcentaje previsto de sus realizaciones, a fin de facilitar una supervisión más eficaz de los progresos materiales.

Merece atención

2004-2005

Se ha abordado este problema en el módulo mejorado de planificación del PIRES que empezó a funcionar en enero de 2005.

Situación: Aplicada

Verificado.

Informatización del proceso presupuestario (PIRES)

Recomiendo que se intensifiquen los esfuerzos para aplicar todos los módulos en las fechas previstas. También recomiendo que se siga obteniendo información periódica de la comunidad de usuarios para determinar sus necesidades de capacitación.

Merece atención

2004-2005

Se está procediendo a la aplicación de las adiciones y mejoras previstas del PIRES, gracias a los recursos derivados de pagos de atrasos. Se completarán los esfuerzos de desarrollo del sistema al final de 2005, según un plan de trabajo acordado con el Grupo de Trabajo Interdepartamental sobre el PIRES, que asesora al equipo del PIRES acerca de las necesidades funcionales de los usuarios.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Final de 2005

Verificado.

Recursos presupuestarios por regiones

Recomiendo que, para mejorar la calidad y la fiabilidad de las cifras de los recursos del programa por regiones, la Organización se asegure de que todos los departamentos sigan una metodología uniforme fijada por la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación.

Merece atención

2004-2005

Se confirma que, en la preparación del PLP 2006-2007, se utilizará una metodología clara y un procedimiento uniforme para evaluar la distribución geográfica de los recursos.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: mediados de 2005

Se examinará después de la realización del PLP 2006-2007.

PROGRAMA DE COOPERACIÓN TÉCNICA

Desembolso de las consignaciones para el PCT

Recomiendo que, a la vista de la persistencia de unos desembolsos escasos en el pasado, dando lugar al arrastre de un volumen enorme de consignaciones, la Organización adopte medidas para aumentar sustancialmente los desembolsos. También recomiendo que se supervise de cerca en la Sede la ejecución de determinados proyectos.

Fundamental

2004-2005

El análisis del Auditor Externo se basó en la situación de la ejecución del PCT hasta junio de 2003, por lo tanto, incluyó el período siguiente a la introducción del sistema financiero de Oracle y del correspondiente programa informático (1999-2000) y la descentralización de las responsabilidades operacionales y presupuestarias (2000-2002), acontecimientos que retrasaron la ejecución de proyectos del PCT. En el momento en que comenzó la auditoria externa, la Organización había adoptado ya medidas administrativas deliberadas para acelerar la ejecución del PCT. Sin embargo, los resultados de estos esfuerzos pudieron apreciarse solamente en su plenitud después de que el Auditor Externo concluyó su trabajo. La ejecución de proyectos de cooperación financiados por el PCT en 2003 alcanzó el nivel sin precedentes de 65,5 millones de dólares EE.UU., cifra que ha sido superada en 2004.

La supervisión estrecha de la ejecución es ahora una realidad. El sistema de información sobre gestión del Programa (FPMIS) ha llegado a ser un sistema sólido y eficaz para la supervisión de la cartera y ejecución de proyectos del PCT, para la adopción de medidas de seguimiento a fin de resolver los retrasos en la ejecución y para la presentación de informes a la administración.

Situación: Tarea continua

Se han observado mejoras sustanciales en los desembolsos del PCT.

Contabilidad de los gastos del PCT: Reutilización

Recomiendo a la Organización que ponga en conocimiento de los órganos rectores la práctica real del proceso de "reutilización", incluidos los últimos cambios introducidos en él. Recomiendo además que se examinen y codifiquen los procedimientos de contabilidad y presentación de informes del proceso de "reutilización". Los mecanismos de supervisión deberían reorientarse para ajustarlos a estos procedimientos.

Fundamental

Mayo 2005

La Organización está examinando los procedimientos que se relacionan con la “reutilización” y la codifican, según lo propuesto por el Auditor Externo. En el primer semestre de 2005 se finalizará un procedimiento que refleja la práctica y los métodos seguidos hasta ahora.

Situación: Aplicación en progreso

Fecha de finalización prevista: 2005

Ninguna observación, ya que se está aplicando todavía la recomendación.

Aprobación de proyectos del PCT

Recomiendo a la Organización que mantenga las mejoras obtenidas hasta el momento e introduzca nuevas medidas a fin de reducir el tiempo necesario para la aprobación de los proyectos de urgencia y de otro tipo.

Merece atención

2004-2005

Teniendo en cuenta la capacidad de absorción de las distintas dependencias de la FAO interesadas, así como el flujo continuo de solicitudes de asistencia del PCT recibidas de estados miembros, el promedio sostenible de aprobaciones por semestre podría definirse en torno al 25% de los recursos disponibles en un bienio. Este nivel fue superado con creces por el número excepcional de aprobaciones logrado en 2003 y 2004 y exigió la adopción de medidas para adaptar las aprobaciones mensuales a los recursos disponibles.

Situación: Tarea continua – aplicación en curso

Confirmado.

Recomiendo que se adopten medidas sostenidas para mejorar la evaluación previa de los proyectos en los países, con objeto de reducir el número de cancelaciones. La Organización también deberá difundir información acerca de los criterios del Programa de Cooperación Técnica entre los gobiernos de los Estados Miembros, a fin de que puedan formular mejor los proyectos del Programa.

Merece atención

2004-2005

Las FAOR y los gobiernos disponen de las Directrices del PCT, que indican claramente los criterios y procedimientos para la asistencia del PCT. Sin embargo, se reconoce que hay posibilidades de mejorar la selección de solicitudes de proyectos en los países. Se facilitarán más orientaciones, por ejemplo, en forma de “preguntas frecuentes (FAQ)” en el FPMIS y se pedirá a las FAOR que proporcionen a instituciones nacionales de contraparte las Directrices del PCT o les indiquen su lugar en el sitio web de la FAO. Se están estudiando las posibilidades de elaborar instrumentos de capacitación multimedia y de establecer grupos de consultores nacionales competentes y fiables para apoyar la formulación de sólidas propuestas de proyectos. Sin embargo, hay que señalar que se está examinando actualmente el PCT y cualquier medida al respecto se basará en la revisión de los criterios, directrices y procedimientos conexos del PCT.

Situación: Opciones en examen

Fecha de finalización prevista: Tarea continua

Ninguna observación por el momento, pues la organización está estudiando varias opciones.

Ejecución de proyectos del PCT

Región Europea

Recomiendo a la Organización que adopte medidas concretas para reducir los retrasos en la ejecución de los proyectos en la Región Europea, aumentando la capacidad de los coordinadores nacionales de los proyectos mediante la capacitación y directrices detalladas. Debe determinar los factores comunes de los retrasos y adoptar medidas para mejorarlos.

Importante

2004-2005

La situación en que la Organización tiene que depender de la capacidad del PNUD y de las Contrapartes Nacionales para la ejecución de proyectos del PCT es específica de la Región Europea. Sin embargo, la Organización está de acuerdo con la propuesta del Auditor Externo de establecer directrices detalladas uniformadas y de capacitar a la contraparte nacional, especialmente teniendo en cuenta el uso cada vez mayor de modalidades de ejecución nacional.

Cuando proceda, podría introducirse la capacitación de la contraparte nacional en el diseño del proyecto. Además, la Organización está debatiendo las formas de garantizar que los funcionarios del PNUD estén mejor familiarizados con las modalidades de ejecución del PCT. Entre tanto, la REU está procediendo a dar instrucciones frecuentes por teléfono a los nuevos coordinadores nacionales de proyectos.

A comienzos de 2004 se publicó en Internet el Componente de operaciones del Manual del Programa de Campo. Se estudiará la posibilidad de ponerlo a disposición de los Coordinadores Naciones de Proyectos y, por lo tanto, no se necesitan procedimientos específicos.

Además, la Organización está elaborando unas Directrices para los Coordinadores Nacionales de Proyectos del PCT, que se espera estén disponibles en la primera mitad de 2005 (se ha preparado un borrador). Estas directrices exponen las funciones de los coordinadores e incluyen también instrumentos para el seguimiento de la ejecución de proyectos.

La cuestión de los adelantos en dinero a los Coordinadores Nacionales de Proyectos (no funcionarios) para operaciones se ha resuelto modificando las disposiciones generales para los proyectos del PCT.

Situación: Opciones en examen

Fecha de finalización prevista: Tarea continua.

No se necesita por el momento ninguna observación pues la organización está estudiando varias opciones.

Proyectos de urgencia

Recomiendo que se mejoren los procedimientos de compra, a fin de garantizar la disponibilidad de insumos como las semillas y los fertilizantes para los proyectos de urgencia en el momento en que se necesitan.

Importante

Inmediato

Se ha comenzado ya a impartir a los funcionarios operativos capacitación sobre los procedimientos y normas de compra y se espera que esto mejore la situación. Además, desde que se desplegó la conectividad de la red de amplio alcance, la información sobre procedimientos ofrecida en Intranet de la FAO es más fácilmente accesible a las FAOR.

La Organización está estudiando además los modos de acelerar y flexibilizar la adquisición de insumos para proyectos de emergencia y está estudiando la posibilidad de comprar cantidades mayores de insumos en casos concretos dependiendo de la urgencia de la situación. Se está elaborando una base de datos sobre mercancías suministradas en proyectos de emergencia para determinar mejor por adelantado las especificaciones de los insumos principales.

Situación: Tarea continua – aplicación en progreso

Confirmado.

Recomiendo también que se documenten de cuando en cuando las enseñanzas aprendidas y las maneras de hacer frente a los riesgos fundamentales en diversos proyectos de urgencia para su uso por los distintos organismos interesados y para el mejoramiento de la memoria institucional.

Merece atención

2004-2005

Aunque no adopta el formato de documentos oficiales, el análisis de las enseñanzas aprendidas y sus contribuciones para superar los riesgos principales y más frecuentes es un proceso continuo. Se facilitan directrices para las operaciones de los proyectos de urgencia a todo el personal del Servicio de Operaciones de Emergencia (en el campo y en la Sede). Debería prepararse un documento más oficial para uso de los distintos interesados y para la memoria institucional.

Situación: Tarea continua – aplicación en progreso

Ninguna observación por el momento ya que se ha asegurado un documento más oficial.

Dependencias en los países

Recomiendo a la Organización que adopte medidas concretas para aumentar sustancialmente la capacidad de las dependencias en los países para la gestión de los proyectos en todos los aspectos. El apoyo administrativo y la orientación operacional que han de proporcionar las Oficinas Regionales y la Sede a las oficinas en los países, que son un aspecto básico de las operaciones descentralizadas, se deben supervisar de cerca para evitar tropiezos en la ejecución de los proyectos.

Importante

2004-2005

Como se ha mencionado más arriba (véase desembolso y supervisión de proyectos del PCT), la supervisión estricta de la ejecución ha llegado a ser una realidad. El Sistema de Información sobre Gestión del Programa de Campo (FPMIS) ha llegado a ser un sistema potente y eficaz para el proceso del PCT. Además, se ha adoptado el siguiente enfoque tripartito para fortalecer la administración y la capacidad de apoyo operacional en las oficinas descentralizadas y en las FAOR: (i) formación profesional y capacitación del personal, (ii) misiones de supervisión y apoyo a determinadas oficinas de países, así como misiones de la AUD, y (iii) preparación y publicación de directrices sobre gestión de oficinas y presupuestos, compras, administración del personal, fortalecimiento de la función administrativa y disciplina financiera, normalización e introducción de procedimientos electrónicos simplificados. Esta recomendación se está aplicando, pero se tropieza en ello con los recortes presupuestarios en el Programa Principal 3.4.

Situación: Aplicada

Confirmados los esfuerzos mencionados.

Recomiendo también a la Organización que adopte todas las medidas posibles para capacitar al personal a fin de aprovechar al máximo las ventajas de los recursos de la tecnología de la información disponibles en las Oficinas Regionales y en las oficinas en los países.

Merece atención

2004-2005

Se han proporcionado a las FAOR recursos no fungibles para la formación del personal con el fin de asegurar que se elaboren y ejecuten los planes necesarios de formación y capacitación del personal destinado. La TI es ciertamente uno de los sectores fundamentales de la formación del personal. Además, se están elaborando módulos en la red de información sobre las oficinas en los países para simplificar y automatizar el flujo de trabajo para dichas oficinas. Esta recomendación se está aplicando, pero se tropieza con los recortes presupuestarios en el Programa Principal 3.4.

Situación: Aplicada

Verificado.

Cierre operacional y financiero de los proyectos

Recomiendo a la Organización que supervise de cerca el cierre de los proyectos y prepare informes apropiados con este fin.

Merece atención

2004-2005

Durante los tres últimos años, se han realizado notables esfuerzos para acelerar el cierre de los proyectos con la introducción de un formulario electrónico y una cuenta específica por correo electrónico, lo que ha reducido el tiempo al mínimo. Se han introducido en el FPMIS mensajes de “activación” automática para señalar a los responsables de los presupuestos la necesidad de cerrar los proyectos. Además, se ha creado en el FPMIS una nueva categoría de proyectos llamada “Actividades completadas”, con el fin de incluir en ella los proyectos que no son ya “Activos operacionalmente”, pero cuya situación por lo que respecta al inventario de equipo y presentación de informes finales no permite cerrarlos.

Situación: Tarea continua – aplicación en progreso

Verificado.

Costos de los servicios de apoyo técnico

Recomiendo que se complete con carácter prioritario el examen del sistema de reclamaciones por servicios de apoyo técnico y que los consiguientes procedimientos modificados se apliquen lo antes posible.

Merece atención

2004-2005

Se ha realizado un examen del sistema de reclamaciones por servicios de apoyo técnico a proyectos del PCT, que ha dado lugar a una simplificación radical de los procedimientos, la cual se aplicó desde el 7 de febrero de 2005 (ref. FPC 2005/01).

Situación: Aplicada (para proyectos del PCT)

Verificado.

Evaluación del Programa

Recomiendo a la Organización que garantice la utilización efectiva de los resultados de las evaluaciones en la gestión de los proyectos del Programa de Cooperación Técnica en un plazo establecido.

Merece atención

2004-2005

La Organización está de acuerdo con la recomendación y formulará una metodología para asegurar que se facilite retroinformación sobre los resultados de la evaluación y sus principales enseñanzas a los responsables de la formulación y los presupuestos de los proyectos. Se halla esto pendiente del examen del PCT solicitado por el Comité del Programa, que puede influir también en el asunto.

Situación: Opciones en examen

Fecha de finalización prevista: Final de 2005

No se necesita por el momento ninguna observación ya que se están examinando las opciones.

Informes presupuestarios y sobre la ejecución

Recomiendo a la Organización que mejore la información contenida en el Informe anual sobre la ejecución del presupuesto y el Informe sobre la Ejecución del Programa, a fin de facilitar el examen y la supervisión del Programa de Cooperación Técnica por los Órganos Rectores.

Merece atención

2004-2005

La mejora de la información sobre el PCT se incorporó en el Informe anual sobre la ejecución del presupuesto de 2003 (CL 127/14 Anexo I) y en el PIR 2002-03 (C 2005/8 párrs. 214 y 600-616).

Situación: Aplicada

Verificado.

FUNCIONES DE COMPRA DEL AFSP EN LA SEDE

Retrasos en las compras

Recomiendo que el Servicio de Compras (AFSP) elabore un procedimiento oficial para examinar la puntualidad del suministro de productos básicos cuando intervenga la estacionalidad, con objeto de garantizar la entrega en la fecha para la que se necesitan. El Grupo de Trabajo Interdepartamental cuyo establecimiento se propone deberá examinar este aspecto en particular.

Importante

Inmediato

Se ha previsto que el Comité de Compras se encargue de la función del Grupo de Trabajo Interdepartamental y que la primera reunión de ambos se celebre en marzo de 2005. La cuestión señalada en la recomendación forma parte de las tareas propuestas del Grupo de Trabajo.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: septiembre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Inspección de artículos

Recomiendo a la Organización que documente la práctica de la distribución de artículos a los beneficiarios finales tras recibir los informes de inspección y que examine con urgencia otras prácticas de inspección. Cualquier revisión se debería llevar a cabo en un plazo establecido.

Importante

2004-2005

La Organización está elaborando una política escrita sobre la inspección de artículos.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – octubre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Cláusula de penalización

Recomiendo a la Organización que normalice las disposiciones relativas a la penalización y mantenga en los archivos de compra los cálculos y los detalles de las autorizaciones. Las excepciones en situaciones específicas deberán contar con la aprobación de una autoridad competente y estar respaldadas por argumentos registrados.

Importante

2004-2005

La penalización normalizada para las órdenes de compra es del 2,5% por semana completa de retraso, hasta un máximo del 10%, que puede aumentarse en casos extraordinarios. Se ha dado instrucciones a los Oficiales de Compras para que mantengan registros de las decisiones sobre la imposición o no de penalizaciones. La Organización está elaborando una política escrita sobre esta cuestión.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – noviembre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Mantenimiento de registros

Debido a que el mantenimiento apropiado de registros de compras tiene una importancia decisiva, recomiendo a la Organización que dé carácter oficial y aplique con carácter prioritario procedimientos relativos al mantenimiento de registros de compras.

Fundamental

2004-2005

No se dispone de recursos en el PLP. Sin embargo, debería aportar algunas mejoras el reagrupamiento de los registros de AFSP y AFSD.

Situación: Depende de la disponibilidad de recursos

Ninguna observación.

Notificación interna

Recomiendo que se apliquen mecanismos de notificación interna apropiados para una supervisión eficaz de los progresos de las operaciones de compra. Se deberá potenciar con carácter prioritario el apoyo de la tecnología de información al servicio de compras a fin de mejorar la supervisión.

Merece atención

2004-2005

Se ha preparado una propuesta que se ha sometido a la aprobación de la Administración Superior.

Situación: En curso de aplicación

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Comité de Compras

Recomiendo que las operaciones de compra en las que haya menos de tres ofertas que cumplan las especificaciones de la licitación se presenten al Comité de Compras de conformidad con los límites financieros establecidos en el Manual.

Merece atención

2004-2005

Se ha previsto que el Comité de Compras se encargue de la función del Grupo de Trabajo Interdepartamental y que la primera reunión de ambos se celebre en marzo de 2005. La cuestión señalada en la recomendación forma parte de las tareas propuestas del Grupo de Trabajo.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – agosto de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Rotación del personal en el AFSP

Recomiendo a la Organización que estudie la viabilidad de mejorar los conocimientos técnicos en la dirección de compras y de hacer rotar al personal en la dirección como posible instrumento para potenciar ulteriormente el control interno.

Merece atención

2004-2005

Se ha previsto que el Comité de Compras se encargue de la función del Grupo de Trabajo Interdepartamental y que la primera reunión de ambos se celebre en marzo de 2005. La cuestión señalada en la recomendación forma parte de las tareas propuestas del Grupo de Trabajo.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – diciembre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Compra de urea en el marco del programa de petróleo por alimentos

Recomiendo que se complete en un plazo establecido la evaluación del riesgo en las funciones de compra y que se finalice y aplique lo antes posible el examen de las disposiciones del Manual y los niveles de delegación de facultades.

Fundamental

Inmediato

Se ha previsto que el Comité de Compras se encargue de la función del Grupo de Trabajo Interdepartamental y que la primera reunión de ambos se celebre en marzo de 2005. La cuestión señalada en la recomendación forma parte de las tareas propuestas del Grupo de Trabajo.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – diciembre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

AUDITORIA DE LAS DEPENDENCIAS DESCENTRALIZADAS

Recomiendo a la Organización que adopte medidas concretas para mejorar la capacidad de gestión de los proyectos y programas por parte de las oficinas en los países. Se debe supervisar de cerca la utilización del presupuesto para capacitación por las Representaciones de la FAO.

Importante

2004-2005

Se ha asignado a las FAOR una consignación presupuestaria no fungible destinada a la formación profesional del personal, estimulándolas a que preparen los planes necesarios de formación del personal destinado. La Organización supervisa periódicamente la utilización del presupuesto para capacitación a fin de asegurar que se utilicen plenamente estos fondos. Hay que señalar que con el seguimiento y supervisión constantes de la OCD, la utilización del presupuesto para capacitación en las Representaciones de la FAO ha mejorado del 42% en 2001 a más del 75% en 2004.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: tarea continua

Verificado.

Compras locales

Recomiendo a la Organización que supervise de cerca el cumplimiento de sus normas relativas a los procedimientos de compra por las Oficinas Regionales y las Representaciones de la FAO.

Merece atención

2004-2005

En diciembre de 2003 se publicaron directrices completas sobre las compras, que las oficinas descentralizadas pueden consultar en línea en la COIN. Las misiones de la AUD y las misiones de apoyo a las oficinas externas tratan especialmente de que se cumplan los procedimientos de compras.

Situación: Aplicada

Confirmado.

Gestión del personal

Recomiendo que la revisión prevista del Manual de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación se lleve a cabo lo antes posible, de manera que todos los interesados puedan tener claras las cuestiones relativas al empleo de más larga duración de los profesionales de contratación nacional.

Merece atención

2004-2005

Se ha revisado la Sección pertinente del Manual Administrativo de la FAO (Sección 375 del Manual) para tener en cuenta las cuestiones y reflejar las recomendaciones del Auditor Externo al respecto. La publicación de la Sección revisada del Manual está actualmente pendiente del resultado de un examen realizado en el último trimestre de 2004 sobre la utilización de no funcionarios y las modalidades de los correspondientes acuerdos contractuales, que influirá en las disposiciones de la mencionada Sección del Manual. El informe derivado de dicho examen se someterá al Comité de Recursos Humanos y se prevé que la Administración Superior adopte una decisión para toda la Organización acerca de este asunto durante el primer trimestre de 2005. Una vez adoptada esta decisión, se publicará la Sección 375 revisada del Manual.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – mediados de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Plan de auditoría local para las FAOR

Recomiendo que se prepare una lista normalizada de verificación para el examen de los informes de auditoria local en la Sede. Se deberán evaluar periódicamente las repercusiones del plan de auditoria local en los controles internos de las oficinas en los países.

Merece atención

2004-2005

La Organización ha establecido una lista de comprobación para examinar los informes de auditoría local en la Sede. Además, los cambios introducidos recientemente en el contrato estándar de auditoría local exige que los auditores examinen el estado de los controles internos que se aplican en las oficinas en los países y de los proyectos. El examen de los informes de auditoría es la base para la evaluación anual del plan de auditoría local que realiza la Organización.

Situación: Aplicada

Verificado.

MEDIDAS ADOPTADAS EN RESPUESTA A INFORMES ANTERIORES

ASUNTOS FINANCIEROS

Reglamentos y estatutos aplicables al empleo de jubilados

Las directrices y prácticas vigentes para la contratación de ex funcionarios que han cesado en el servicio deben consolidarse en una política completa, que deberá resolver, en particular, las cuestiones siguientes: el intervalo mínimo entre la rescisión del nombramiento y el nuevo contrato, el período máximo de empleo, la naturaleza de las tareas asignadas y las condiciones financieras y de otra índole del empleo. Por lo que respecta al primer punto, considero que es una buena práctica la norma de las Naciones Unidas de un mínimo de tres años. Deberá recordarse debidamente en todos los acuerdos de rescisión de contrato. El Director General podría, por supuesto, conceder siempre una exención a esta norma basándose en justificaciones detalladas. El período máximo de contratación podría basarse en el establecido para los jubilados (seis meses). Una vez definidas, las normas que rijan la contratación del personal que ha cesado en el servicio deberán incorporarse en el Manual de la FAO en la Sección 300.

Importante

Comienzos de 2003

Se hizo un examen de las condiciones que rigen el empleo de jubilados dentro de la Organización. En el curso del mismo, se analizaron y determinaron ulteriormente varias cuestiones relacionadas con la política, los reglamentos aplicables y los procesos administrativos. En concreto, el examen determinó los sectores y cuestiones que merecían una consideración más atenta, especialmente la delegación de autoridad para asignar a los jubilados contratos que superen la limitación establecida de la duración del destino, la duración apropiada del empleo de jubilados, los procedimientos para su contratación (incluida la evaluación de la naturaleza de sus destinos) y el nivel de remuneración. Las conclusiones del examen se están elaborando en un marco de política de gestión de los recursos humanos que se presentará al Comité de Recursos Humanos a mediados de 2005.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista – diciembre de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

EXAMEN DE LOS CONTROLES INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN

Organización de la función general de supervisión en la FAO

Normas y reglamentos aplicables

Recomiendo que se actualicen lo antes posible las Normas financieras que constituyen la Sección 202 del Manual de la FAO y la Sección 108 relativa al Departamento de Administración y Finanzas, sobre todo a fin de proporcionar una idea general de las funciones de supervisión en la Organización.

Merece atención

Antes del final de 2002

Se ha preparado un proyecto de declaración de funciones de la Dirección de Finanzas (Sección 108 del Manual), que se está examinando actualmente. Se señala que se está formulando la declaración revisada al nivel de servicio y no al nivel de grupos individuales, como en el pasado. Debería completarse el examen durante 2005 y, después, se publicará la declaración.

Se está examinando un proyecto de texto revisado de la Sección 202 del Manual para reflejar una actualización formal de la terminología utilizada. Se están completando el examen y la actualización en el contexto de un examen completo del material de políticas y procedimientos financieros. Continuarán estos trabajos durante todo 2005.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: Final de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.

Rendimiento del trabajo de auditoría

Recomiendo lo siguiente:

Deberían hacerse mejoras drásticas en el manual de auditoría para que sea un instrumento útil para los auditores. Debería darse prioridad a la inclusión de secciones sobre evaluación de los riesgos, muestreo estadístico e importancia relativa. La sección dedicada a la Sede debería ampliarse de modo que abarque el sistema de información, las funciones de tesorería y las inversiones y las comprobaciones de las adquisiciones y de los recursos humanos.

Importante

Para mediados de 2003

Se ha actualizado el manual de auditoría, que se halla en las fases de compaginación e imprenta.

Situación: Completado sustancialmente

Fecha de finalización prevista: mayo de 2005

Verificado.

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA GESTIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA

Disposiciones bancarias

Recomiendo actuar con prontitud y poner en práctica el tercer elemento de la estrategia para racionalizar más el número de relaciones bancarias con sucursales y disminuir el costo de las actividades con los bancos.

Importante

Antes de final de 2003

Se está preparando un plan de acción para consolidar las disposiciones bancarias regionales abarcando las medidas que han de adoptarse, especialmente las negociaciones para los servicios que han de proporcionar los canales bancarios interesados. Se someterá ese plan a la aprobación de la Administración Superior. No obstante, la aplicación de esta recomendación depende de la disponibilidad de recursos adecuados.

Situación: Depende de la disponibilidad de financiación

Ninguna observación

EXAMEN COMPLEMENTARIO DE LA REORGANIZACIÓN Y LA DOTACIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Examen de la plantilla

Recomiendo que, basándose en el informe final de la empresa consultora, se prepare un plan de acción detallado acerca de cómo abordar los problemas no resueltos de la Dirección AFF, y que se supervise de cerca su aplicación mediante la redacción periódica de informes sobre su puesta en práctica.

Importante

Plan de acción detallado antes del final de 2002

Aunque se incorporó esta recomendación dentro del ejercicio de planificación para el presupuesto del bienio 2004/2005, posteriormente se suprimieron cinco puestos de AFF en el PLP Ajustado para 2004-2005. La continuación de las presiones presupuestarias en la Organización podrá causar ahora nuevos recortes en los recursos disponibles para la Dirección de Finanzas en 2006-2007, lo que implicará reducciones en el número de puestos a un nivel que será incluso inferior al determinado por la empresa consultora como el mínimo necesario en AFF.

Situación: Depende de la disponibilidad de financiación

La cuestión relacionada con la supresión de cinco puestos en la AFF ha sido examinada por separado por el Comité de Finanzas.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Utilización de otros recursos humanos

Por lo que se refiere al empleo de otros recursos humanos, recomendé que se normalizasen las condiciones de los servicios y contratos y que se estableciese un sistema de control y supervisión del uso por la institución de colaboradores externos [párrafo 119 de mi informe de 1998-99]. En el momento de escribirse este informe, se informó a mis colaboradores de que las nuevas disposiciones contractuales previstas, denominadas “acuerdo de servicios personales”, que sustituirían a cuatro tipos anteriores de contratos, serían puestas en práctica en octubre de 2002.

No indicada

No indicado

Además de la consolidación en los cuatro Acuerdos de Servicios Personales de los cuatro formularios anteriores de acuerdos contractuales que se utilizaban para la contratación de no funcionarios, en el último trimestre de 2004 se hizo un examen de la utilización de no funcionarios y las modalidades de los acuerdos contractuales conexos, el cual ha recomendado que se uniforme más la duración del destino de cada acuerdo contractual y se establezca un mecanismo de seguimiento para supervisar su aplicación en toda la Organización. El informe derivado de dicho examen se someterá al Comité de Recursos Humanos y se prevé que la Administración Superior adoptará una decisión para toda la Organización acerca de este asunto durante el primer trimestre de 2005. La publicación del documento contractual revisado para los acuerdos de servicios personales se halla actualmente pendiente del resultado de las deliberaciones y decisiones de la Administración Superior acerca de este tema. Una vez que se adopte esta decisión, se publicará la Sección revisada del Manual 319.

Situación: En curso de aplicación

Fecha de finalización prevista: mediados de 2005

Ninguna observación por el momento ya que el asunto se halla en aplicación.