PC 93/4 a)

计划委员会

1. 委员会在2003年5月其第八十九届会议上开始讨论“在计划制定过程中确定优先重点”。在该届会议上，委员会认为，为了加强优先重点确定工作，需要：

a) 在秘书处范围内改进内部方法以促进在计划实体一级确定资源优先使用工作；

b) 可能加强成员参与，特别是计划委员会参与的信息和程序。

2. 在2003年9月，委员会集中讨论了上述b)项，即委员会如何加强其对该项工作的投入。委员会的结论是，这将通过以下活动得到加强：对各项战略目标之间的资源分配平衡情况进行分析；对于可能迫使改变这种平衡状况的不断变化的外部因素进行分析；对于成员在粮农组织论坛表明的具体优先重点领域选择的情况总结，包括提及没有被任何成员选为优先重点的计划。2004年5月，在审查秘书处的分析之后，¹委员会指出，总的来说，总体处理优先重点比较适宜，不过也不排除必要时在计划实体一级进行评估。

确定优先重点的标准

3. 在2004年9月其上届会议上，委员会认为，将2006－11年中期计划中详细阐明的标准应用于优先计划实体的分析工作中，有助于使成员相信中期计划中所列的优先重点确实反映出广大成员的需要。委员会认为，粮农组织管理部门在帮助确定各项计划实体之间相对优先重点方面所采用的三项标准基本上是适宜的：

• 同战略框架的相关性；
• 注重成员表明的优先重点；
• 体现粮农组织的相对优势。

4. 另一方面，委员会注意到：

讨论优先重点确定方面的主要问题是，各项活动的资源使用是否过于分散，当前的实体是否得到产生有效结果所必需的足够资源量。

5. 处理这些因素的一个简单办法可能是分配给一个计划实体的绝对资源水平。在其它一切相同的情况下，如果拨款额较低，则提供产生实际影响所必需的资源水平的可能性减少。“必需的足够资源量”一词的定义有问题，因为它取决于资源量（即人力资源和其他资源）与一些变量之间的关系，这些变量包括要处理的问题的范围和性质以及本组织的作用与其他伙伴所作的贡献。此外，由于实体设计有较大灵活性，采用各种不同方法。因此，就某一组任务而言，一位管理人员可能设计一个实体包括三项主要产出，另一位管理人员可能设计三项实体。关于这一点的结论是，以过于简单的方式来衡量必要资源量可能是没有意义的，甚至导致计划管理人员一方作出消极反应。

6. 由于这个问题的复杂性，为了努力避免未可预见的后果，秘书处建议对必要资源量问题进行研究，查明在对这一术语的含义进行量化时需要考虑的因素，发展在实体设计阶段应用这样一种标准的模式。打算向2005年9月计划委员会会议提交该项研究的结果。

自我评价

7. 委员会在2004年9月的会议上还注意到，关于优先重点确定的讨论将因审议关于第一批自我评价的一份报告而得到促进，该报告还将努力说明相关过程。委员会强调自我评价在决定今后工作方面的潜在重要作用，因为现有计划实体完成其计划执行期或者提出供六年周期审查。

8. 新的计划模式在粮农组织战略框架范围内注重成员国利益结果，在2000－01两年度首次应用于本组织所有技术计划。自那以后，该系统根据经验不断改进，职工和管理人员越来越熟悉该系统及其注重结果的方针。正如2006－11年中期计划中所说明的，关于2006－07两年度，这一计划模式经适当修改后将应用到非技术和技术合作计划。在这样做时，一项重要的改进是采用服务层面标准及服务改进措施，它们部分地通过强项、弱点、机遇和威胁分析确定。

9. 整个系统因计算机化的“计划规划、执行报告和评价支持”系统²的中期规划模式而得到促进。这包括同项目文件非常相似的计划实体文件。关于技术计划和技术合作计划，他们包括主要受益者一级原定结果的定义以及预计这如何对成员国的可持续利益作出贡献。

2004年自我评价对计划改进和 优先重点确定的贡献

10. 在这方面，本文件根据采用自我评价以作为本组织技术计划中注重结果的预算和管理的一个组成部分的第一年经验，讨论了自我评价对优先重点确定和计划改进工作的贡献。

11. 另一份文件（PC 93/4 b）对2004年进行的自我评价作了简要介绍，在2001年底采用自我评价以作为加强注重结果的管理（总干事第20001/33号公告）办法的一部分。第一年的活动已经完成，由联合王国国际开发署提供财政支持。在2004年执行了19项自我评价，涉及28个计划实体。关于2005年，已经同意对技术计划进行25项自我评价。两项跨学科行动重点领域³和三至五项非技术计划自我评价将作为试点研究进行，从而逐步将自我评价推广到本组织整个正常计划。目的是，对本组织的所有计划实体和跨学科行动重点领域要么进行自我评价，要么由评价处至少每六年进行一次独立评价。技术项目计划实体通常应当在即将完成时进行自我评价，在进行自我评价时一般应当考虑将来变动。

12. 评价处对第一轮自我评价的经验进行了分析，包括向直接负责自我评价和参与自我评价的管理人员以及负责的高级管理人员（助理总干事和司长）发送了一份问卷调查表。这些调查表旨在获得关于自我评价预计作用的反馈，确定在多大程度上利用自我评价作出决定。

13. 图1简要介绍了这些调查表关于自我评价作用方面的答复。可以发现答复的所有助理总干事均认为自我评价是有作用的。在司长一级，33％的答复者认为自我评价很有作用，58％认为有作用，仅有8％认为没有多大作用。总的来说，所有各级的管理人员要么认为自我评价工作有作用，要么认为是很有作用。所有答复者认为自我评价对于改进计划实体规划和确定改进领域要么很有作用，要么有作用。

图1：管理人员和职工认为自我评价的作用程度：

14. 现阶段分析自我评价对计划实体实际规划的影响还为时过早，始终很难确定管理人员所作的变动在多大程度上是由于自我评价的结果。

15. 在自我评价之后作变动的种类实例包括：

• 全球渔业信息系统：该网站的界面根据从用户调查所获得的反馈作了修改。确定了一个新的工具来监测网站的进入。软件开发程度变得更加严格，更加注重产品的核心领域以及更加注意维修和可靠性问题。
• 全球渔业和水产养殖业经济和社区趋势分析：决定重新设计世界渔业和水产养殖状况网页，作出安排以便更加容易获取《国别渔业概况》。在用户反馈和网站统计资料表明对西班牙文信息的需求日益增长的基础上，更加重视《国别渔业概况》的翻译及优先重视西班牙文。
• 林业部制定了关于林业信息的一项信息和通信战略，并采取了具体步骤使主要信息产品更加明确地针对决策者。
• 在政策援助司，普遍认为内部和外部传播政策材料是一项优先重点。已采取行动编写一份简讯，以便更加方便地发送给区域工作人员以及在政策援助司内更好地共享信息，并汇总一份邮寄名单以利于向粮农组织伙伴和各国传播。自我评价还强调了与其他部门一起开展工作的重要性，从而有利于恢复粮农组织政策工作组。建议在权力下放的区域政策援助科之间更加系统地交流有关经验和结果方面的信息，以利于对结果进行比较分析。

16. 发现许多有关管理人员在其自我评价中得出的结论是，计划实体的设计及其实际执行需要改进，阐明对哪些目标受益者预期有什么结果。许多管理人员认为，更大比例的资源需要用于传播产出，特别是出版物，而不是仅仅编写这些出版物。此外，非常关注需要通过粮农组织网站改进信息的获取。

17. 自我评价评估能够在多大程度上依据中期计划中的计划实体设计，因往往很难衡量的指标的作用有限而受到制约。而很少有单位在自我评价之前收集关于这些指标的必要数据，这加剧了这种状况。除少数情况例外（如获取网上信息的次数），最好在特别研究中对相关指标进行评估。因此正常计划中的指标设计及其验证手段是需要进一步改进的一个领域。

将来可吸取的教训

18. 由于自我评价由直接相关的管理人员负责，他们进行很挑剔批评的可能性很小。迄今为止的经验表明，一般来说，对计划实体的作用及其业绩充满信心的那些管理人员在其评价结果和建议中要比其计划较差的那些人员更富于自我批评精神。然而，自我评价报告应当清楚地表明这些实体是否能够对结果和效果作出重大贡献。这本身就是对高级管理人员非常有用的信息。那些负责计划实体的人员在自我评价时显然得出内部有益的结论，不过这不一定在报告中反映出来。

19. 自我评价是一个学习的过程，直接有助于改进计划实体管理人员所执行的工作。所面临的挑战是，高级管理人员就总的方针和优先重点作出决定时从自我评价获取最大利益，而又不会使下级管理人员失去内部学习的机会以及失去在自我评价过程中所带来的改进。从这些调查表发现，有许多可以改进自我评价的方法，但是大多数直接参与的工作人员，包括处长认为目前的自我评价工作程度恰当。这一结论连同关于自我评价作用的调查结果使我们得出，将来的自我评价应当以与目前的自我评价工作同样的程度进行。

20. 第一年的经验教训如下，在获得更多自我评价经验之后，将进一步审议这些经验教训：

1. 自我评价连同评价处的评价工作旨在涉及本组织所有计划，至少每六年进行一次自我评价。还预计技术部门的技术项目和支持服务项目应当在他们的执行期即将结束时（一般最长六年）进行自我评价，以利于决定后续行动。然而，清楚的是，由于优先重点变动以及继续需要削减预算，往往提出这样的问题：是否扩大某些领域工作而削减其他领域工作，无论预计的计划实体执行期如何。因此，在考虑对方针进行重大改变时，应当非常重视选择自我评价实体，无论他们是扩大还是减少。这需要采用平衡的方法，既不会减少要评价的所有实体要求，也不会减少对在项目框架内确定其主要产出的有时限的计划实体的重视。可以设想，在将来，提出在中期计划中进行重大改变的管理人员需要证明这种改变以自我评价或独立评价的事实为依据；
2. 发现当自我评价过程中直接与伙伴和用户协商时，所出现的批评以及有时带来的利益比基本内部的协商过程多。还发现，使用外部顾问和/或外部同行审查加强了这一过程的客观性和严厉质问。尽管如此，应当清楚，自我评价是在计划实体管理人员的指导下进行的；
3. 管理人员为改进自我评价而一贯提出的要求是，评价处支持格式和内容更大程度的一致性，以加强各项自我评价的可比性，确保始终提供某些基本信息。将通过提供准则和培训以及考虑使自我评价的资金提供与某些最低标准的达到相联系，来实现这一目标；
4. 比较容易地获取自我评价结果，对于直接相关的职工和管理人员以及其他相似的计划实体或与评价的实体相关的计划实体的管理人员比较重要。评价处正在把自我评价报告放到内部网站上，通过“计划规划实施监督和评价支持”提供；
5. 还鼓励部门主管要求其计划协调组对于自我评价中所包含的关于结果和作用方面的信息进行摘录，使他们能够更好地评价所取得的结果；
6. 为了使自我评价产生最大价值，高级管理人员应当充分考虑评价结果，并且与有关计划实体管理人员讨论这些结果。鼓励高级管理人员在他们认为适当的情况下正式答复要求提供更多情况的自我评价；
7. 正如上面已经提到的，显然需要继续改进实体设计，特别是使结果指标和目标的实现能够验证以及切合实际。

21. 此外，将加强自我评价与独立评价间的互补性。普遍认为，凡最近进行过计划评价的实体（即由评价处单独管理）不需要再进行自我评价。

建议委员会采取的行动

22. 自我评价一般涉及单个计划实体或少量计划实体，不能满足领导机构在确定中央优先重点时的总体信息的要求，只是加强内部决策过程。自我评价相对来说缺乏客观性，因为自我评价由计划实体管理人员直接进行。因此，自我评价的价值在于加强进行过程中获得经验教训及高级管理人员决策的内部基础。此外，如果领导机构选择利用自我评价结果作为资源分配决定的依据，那么计划管理人员的客观性可能进一步受到威胁，从而影响这一过程的必要经验教训利益。

23. 因需要关于自我评价执行的报告以及向计划委员会提交自我评价概要而产生要求,如果这完全是一个秘书处内部过程，则不会有这一要求。这还有利于管理人员表明结果以及对其工作目标的贡献，因为向计划委员会提交的概要放到公共域区。

24. 因此，委员会不妨考虑是否赞同自我评价在粮农组织注重结果管理系统中的作用以及将自我评价正式列入本组织的正常工作计划和预算。⁴

25. 建议委员会在2005年9月会议上讨论计划执行报告和计划评价报告的格式和范围时，不妨考虑其希望继续收到什么形式的关于自我评价的信息。

26. 最后，委员会不妨确认有兴趣进一步讨论优先重点确定问题，特别是必要资源量概念如何纳入优先重点确定标准问题。

¹ PC 91/7号文件，在计划制定过程中确定优先重点

² PIRES

³ PAIAs

⁴ CL 128/3号文件，2006－07年工作计划和预算概要（英文版第175段）