1

10a). Des programmes de soutien technique continus devraient être établis pour le personnel technique en fonction des demandes émanant des Représentants de la FAO. Ces plans devraient être débattus avec les Représentants de la FAO lors de réunions convoquées par le représentant régional.

La Direction se rallie à cette recommandation, sous réserve que les réunions régionales avec les Représentants de la FAO soient conduites, dans la mesure du possible, par courrier électronique ou vidéoconférence. Il conviendra de commencer par l’élaboration de cadres de priorités nationales à évolution continue (voir la recommandation 1), complétés par les données collectées concernant les demandes de services émanant des Représentants de la FAO. Dans le futur, ces programmes de soutien technique seront préparés, le cas échéant, par les bureaux sous-régionaux.

a) Au lieu de mettre en place une activité distincte de collecte de données afin d’obtenir une vue synthétique des demandes formulées par les pays pour les services de la FAO, ces données pourraient être collectées par le biais du questionnaire évoqué au point 10 b) ci-après. Le système d’appui aux plans de travail à évolution continue sera examiné dans le cadre de la recommandation 10b), action b).

N/A

b) Doit être complétée par les cadres prioritaires à évolution continue dès qu’ils seront disponibles. Les bureaux régionaux et sous-régionaux pourraient ensuite convertir ces cadres en programmes de travail pour le personnel technique de ces bureaux, après consultation des unités du Siège. L’ensemble du programme consolidé doit être débattu par les représentants régionaux et sous-régionaux par les représentants régionaux et sous-régionaux par l’intermédiaire du courrier électronique ou de vidéoconférences avec les Représentants de la FAO.

31 juillet et en cours

OCD et représentants régionaux, en consultation avec le Siège et les Représentants de la FAO

1

10b). Les demandes émanant des Représentants de la FAO de jours-personnes, par discipline ou politique et par fonctionnaire spécialisé, doivent être suivies afin qu’elles puissent servir au bureau régional à définir les compétences techniques.

Il n’est pas certain qu’un système de suivi formel constitue le moyen le plus efficace et le moins coûteux de déterminer le bon dosage des compétences dans les bureaux régionaux. Il faut néanmoins entreprendre l’examen des demandes potentielles de systèmes d’appui aux plans de travail à évolution continue incluant des instruments de suivi.

a) Examiner les autres moyens systématiques d’identifier et de suivre les besoins de soutien technique par le biais des plans de travail à évolution continue dans les bureaux régionaux et sous-régionaux.

31 mai

OCD, AFH, AFI et représentants régionaux

1

3a). Les représentants régionaux devraient proposer un travail normatif relatif à la région et aux groupes de pays, et une partie des ressources des programmes techniques devraient être affectées aux entités de programmes régionales.

La contribution des représentants régionaux au travail normatif a déjà été recherchée lors de la préparation du PTB mais, à cet égard, la communication pourrait être améliorée. La proposition de mettre en commun des ressources techniques suscite des réserves car elle semble complexe à mettre en œuvre et à gérer.

a) Demander la contribution des bureaux régionaux au PTB et, en particulier, identifier les entités de programmes qui seraient de nature régionale.

30 avril

PBE

1

3b). Les priorités régionales devraient être définies en fonction des cadres nationaux prioritaires, des discussions entre le siège et les bureaux régionaux, d’une analyse du travail normatif global, des résultats des conférences régionales et de la pleine participation des représentants des bureaux régionaux aux discussions relatives au PMT et au PTB.

À l’exception des cadres prioritaires nationaux, tout est déjà fait dans ce domaine mais son importance pourrait davantage être soulignée.

a) Les bureaux régionaux doivent utiliser les cadres prioritaires nationaux élaborés lorsqu’ils définissent les priorités régionales.

En cours

Bureaux régionaux

1

4. Les conférences régionales devraient être conçues avec plus de souplesse de sorte qu’il soit tenu compte de leur organisation, de leurs travaux et de leurs positions dans le processus de programmation, de planification et de budgétisation de la FAO.

Il n’y a pas d’obstacle à ce que la conception et l’organisation des conférences régionales soient plus souples, mais un examen de leur organisation et de leur structure peut s’avérer utile et est déjà en cours.

a) Terminer l’examen de la conception et de l’organisation des conférences régionales et soumettre un rapport au Directeur général.

Achevé le 18 janvier

OCD

1

N/A

La Direction est d’accord pour que soit préparé un inventaire des compétences et de l’expérience que chaque bureau régional et sous-régional (existant ou proposé) devrait idéalement posséder.

Préparer un inventaire des compétences par bureau, en consultant autant que nécessaire.

15 juin

Groupe de travail

2.

Offre de services, incluant la couverture géographique

M. Ali

2

5a). Recourir de manière accrue aux accréditations multiples, notamment pour les pays actuellement couverts par un représentant de la FAO à part entière.

Le recours aux accréditations multiples est déjà une pratique acceptée. La Direction convient que l’extension de cette pratique aux pays non couverts actuellement par des Représentants de la FAO pourrait présenter des avantages. Il faut toutefois reconnaître qu’il sera difficile, pour des considérations de politique, de retirer les représentants à temps plein et de les remplacer par des représentants à accréditations multiples.

Compte tenu des graves contraintes budgétaires auxquelles est confronté le réseau des Représentants de la FAO, rechercher des solutions astucieuses et économiques pouvant répondre à ces demandes, et les incorporer dans le plan d’exécution au titre d’intrants.

30 juin

OCD

2

5d). Dans la mesure du possible, les correspondants nationaux doivent être appuyés par le biais du mécanisme des accréditations multiples.

La Direction approuve cette suggestion.

Identifier les possibilités d’appuyer les correspondants nationaux par le biais du mécanisme des accréditations multiples.

30 juin

OCD

2

6. Le mécanisme FAOR/fonctionnaires techniques détachés ne doit pas être maintenu dans sa forme actuelle.

Comme il est indiqué dans la réponse préliminaire de la Direction, il est prématuré d’abandonner le mécanisme FAOR/fonctionnaires techniques dans sa forme actuelle. S’il est reconnu que ses contributions techniques ne sont pas encore importantes, et que ce mécanisme est, en partie, une contribution des programmes techniques au réseau de représentants de la FAO, il n’en représente pas moins une solution économique aux contraintes budgétaires rencontrées par le réseau de la FAO (voir recommandation 5a ci-dessus).

L’examen des solutions économiques envisagées pour répondre à la demande de représentation de la FAO au niveau du pays doit conduire à se demander quand et comment les fonctionnaires techniques représentent la solution optimale. Ce faisant, il faut tenir compte des résultats détaillés de l’évaluation, des forces et des faiblesses des arrangements actuels et soumettre des propositions s’appuyant sur les forces identifiées et palliant les faiblesses constatées.

30 juin

OCD

2

6a). Le mécanisme FAOR/fonctionnaires techniques détachés ne devrait pas être maintenu pour les pays qui n’avaient pas auparavant de Représentant. Il conviendrait mieux d’identifier les besoins, dans les domaines techniques et de politiques, des pays qui ont un Représentant. Ces besoins seraient ensuite pris en charge par des FAOR/fonctionnaires détachés compétents, et les fonds dégagés pourraient servir à augmenter les ressources affectées aux Représentants de la FAO.

Cette proposition n’est pas viable parce qu’elle serait contraire à la décision du Conseil de créer le mécanisme FAOR/fonctionnaires techniques, dont le but était d’élargir la présence de la FAO aux pays non couverts actuellement par des Représentants de la FAO.

Dans le cadre du même exercice (voir le point 5a) ci-dessus, veiller à ce qu’une attention accrue soit accordée aux besoins des pays en matière technique et politique lors du recrutement des Représentants de la FAO.

30 juin

OCD

2

12. Instituer de six à sept groupes techniques dans des villes servant de groupes aéroportuaires, par le biais d’une redéfinition des postes régionaux existants, afin de mettre davantage de compétences politiques/stratégiques à la disposition immédiate des Représentants de la FAO.

L’idée d’affecter un personnel compétent dans les domaines politiques, stratégiques et techniques aux régions est bonne, mais il serait plus utile de le rattacher à des groupes économiques régionaux et sous-régionaux qu’à des villes servant de groupes aéroportuaires. De nombreuses questions administratives, telles que les liaisons hiérarchiques et les effets et relations sur les bureaux régionaux et sous-régionaux existants doivent être prises en compte. Avant qu’une décision soit prise en la matière, il faudrait que le dosage des compétences actuelles dans les bureaux régionaux et sous-régionaux soit comparé aux besoins exprimés au niveau sous-régional, que les questions administratives et connexes soient identifiées et résolues, et que les coûts soient estimés afin d’en connaître les incidences budgétaires.

a) Compte tenu de la demande exprimée par le groupe 1 ci-dessus et d’autres informations éventuellement disponibles, préparer des structures d’effectifs multidisciplinaires (structures nouvelles et structures actuelles revues) sans qu’il n’y ait ni perte ni gain.

31 août

OCD

2

14. Les pays devraient pouvoir disposer de modalités contractuelles leur permettant d’utiliser à la demande des spécialistes régionaux qui seraient appelés à effectuer ponctuellement et avec un minimum de bureaucratie divers travaux techniques coordonnés par les bureaux régionaux.

La Direction estime que c’est une recommandation innovante qui mérite d’être examinée.

a) Coordonner l’examen de cette recommandation;

30 juin

OCD

2

15. Conclure, au cas par cas, des accords avec les pays nouvellement donateurs, notamment les pays au revenu moyen, offrant des compétences techniques.

Acceptée. La Direction étudiera cette proposition dans le prolongement de la recommandation précédente.

Étudier la possibilité de conclure des arrangements flexibles avec de nouveaux donateurs pour la fourniture de compétences techniques.

31 mai

TCAP

2

16a-e. Voir la recommandation 12 relative aux villes servant de groupes aéroportuaires.

N/A

N/A

N/A

2

18d). Modifier la règle de la FAO pour que les fonctionnaires du cadre organique recrutés sur le plan national puissent travailler dans les autres pays où leur bureau est accrédité.

Voir la réponse préliminaire de la Direction. Il y est indiqué que les fonctionnaires recrutés sur le plan national peuvent se rendre dans d’autres pays, le cas échéant, et si besoin est.

N/A

N/A

N/A

3.

Pouvoirs et délégations

M. Ali

3

8. Transférer la responsabilité du personnel technique régional (la grande majorité) et des budgets et programmes les concernant des départements techniques du Siège aux bureaux régionaux.

Pour les raisons invoquées dans la réponse préliminaire de la Direction, la FAO n’a pas retenu cette recommandation. Cependant, il est également admis que la structure actuelle présente certains inconvénients qu’il est possible d’éviter en prenant des mesures allant au-delà de celles préconisées au titre de la recommandation 9.

Soumettre des suggestions à cet égard, en tenant compte notamment du possible impact de la restructuration des bureaux décentralisés et du besoin d’équipes multidisciplinaires efficaces. Également, certains des problèmes que cette recommandation vise à surmonter peuvent être résolus en mettant en place la plupart des éléments de la recommandation 9.

31 août

OCD, en consultation avec SAD

3

9a). Les unités techniques du siège devraient conserver un rôle important dans la sélection et l’évaluation du personnel technique régional.

Si l’on fait abstraction du résultat des suggestions formulées pour donner suite à la recommandation 8, le refus d’accepter cette recommandation signifierait que les départements techniques du Siège conserveraient leur rôle de chef de file dans la sélection et l’évaluation du personnel technique régional.

Aucune action particulière n’est exigée. Insister néanmoins sur le fait que le Siège et les bureaux régionaux doivent mieux communiquer et collaborer en matière de recrutement et de suivi des performances.

30 juin

OCD

3

9b). Les départements du Siège devraient continuer à participer à la mise en place des programmes de travail régionaux et à l’appui technique aux pays.

Acceptée.

Poursuivre l’effort entrepris.

15 mai

OCD et PBE

3

9c). Les visites de fonctionnaires techniques au Siège devraient constituer la norme et être annualisées.

Les fonctionnaires techniques devraient pouvoir se rendre périodiquement au Siège pour participer à des réunions techniques avec leurs homologues. De même, le personnel technique du Siège devrait pouvoir se rendre périodiquement sur le terrain, ce qui est déjà en cours. De telles visites devraient avoir lieu, de préférence et pour des raisons de coûts, en concomitance avec d’autres manifestations techniques ou forums. Cependant, la Direction ne recommande pas qu’une périodicité, par exemple annuelle, soit fixée à l’avance.

a) Aucune action particulière n’est exigée car cette question devrait être traitée en général par les départements techniques en fonction des besoins et des disponibilités budgétaires.

N/A

Départements techniques du Siège

3

9e). Chaque fonctionnaire technique régional devrait être en rapport avec un fonctionnaire du Siège (ce qui suppose la mise en place de la recommandation 8).

Sous réserve du résultat des suggestions formulées pour donner suite à la recommandation 8, il n’est pas prévu de mettre en œuvre cette recommandation. Cependant, dans la pratique, la plupart des fonctionnaires techniques régionaux sont déjà en rapport avec un fonctionnaire du Siège.

N/A

N/A

N/A

3

9f). Les unités du Siège devraient, le cas échéant, jouer le rôle de chef de file des entités des programmes normatifs régionaux ou de leurs produits principaux, mais toujours dans le cadre d’une concertation (avec les bureaux régionaux).

C’est déjà le cas.

N/A

N/A

N/A

3

9g). Les représentants régionaux devraient rendre compte du respect des priorités organisationnelles de la part du bureau et de son personnel (ce qui suppose la mise en place de la recommandation 8).

N/A

N/A

N/A

3

11. En matière de projets, la fonction de chef de file devrait de préférence être dévolue aux bureaux régionaux ou sous-régionaux lorsqu’ils ont les compétences techniques requises, et dans tous les cas, une coopération entre le Siège et les spécialistes régionaux pour un soutien technique en réseau devrait être la norme.

En matière de projets, la fonction de chef de file sera dévolue au cas par cas, en fonction de la disponibilité de compétences techniques appropriées. On estime cependant que la préférence semble avoir été accordée aux unités du Siège au détriment des bureaux régionaux et sous-régionaux.

En matière de projets, lorsque la fonction de chef de file est dévolue dans le domaine technique, veiller à ce que la disponibilité des compétences disponibles soient examinée successivement au niveau du bureau sous-régional, puis au niveau du bureau régional et seulement en dernier ressort au niveau du Siège.

En cours

TCOM, avec TCAP et les départements techniques du Siège

3

19. Communiquer aux pays un chiffre indicatif annuel de financement au titre du PCT et autoriser les Représentants de la FAO à valider des projets d’un montant maximum à fixer (100 000 dollars EU par exemple) représentant un pourcentage maximum (la moitié par exemple) du chiffre indicatif.

La proposition de communiquer aux pays un chiffre annuel de financement au titre du PCT avait été étudiée dans le passé, mais elle n’avait pas été retenue en raison de sa nature conflictuelle. Cependant, le fait de permettre aux Représentants de la FAO d’accéder directement aux ressources du PCT devrait contribuer à améliorer la réactivité et renforcer l’autorité des Représentants de la FAO vis-à-vis des gouvernements et de la communauté internationale. Le montant que les Représentants de la FAO seraient autorisés à valider devra être étudié, et des procédures devront être élaborées pour que les projets concernés soient soumis aux consultations techniques appropriées. Le suivi jouera également un rôle important.

Au lieu de chercher à déléguer l’approbation de projets, TC devrait examiner la possibilité de rendre les ressources du PCT accessibles aux Représentants de la FAO, par exemple en élargissant le mécanisme du PCT. Formuler des avis sur le besoin d’un système de suivi.

20 avril

TCOT

3

20a). Pour les activités qui s’inscrivent manifestement dans le cadre des priorités agréées au plan national ou pour faire face à une urgence reconnue, autoriser le Représentant de la FAO à valider les offres de financement de projets par les donateurs jusqu’à un montant maximum (100 000 dollars EU par exemple).

La Direction accepte le principe d’autoriser les Représentants de la FAO à recevoir des fonds.

Élaborer des règles et des procédures simplifiées de validation des fonds, appuyées par des systèmes de contrôle par lesquels le Siège est tenu informé de ces contributions. Leur utilisation doit être soumise aux contrôles usuels (suivi, évaluation et vérification).

31 mai

TCOM et TCAP, en consultation avec AF et d’autres membres du Groupe de travail, si besoin est

3

21. Les capacités des Représentants de la FAO, de leur personnel et de leur organisation devraient être évaluées par rapport à la dimension des programmes existants ou aux capacités de croissance, et le pouvoir de décision en matière financière devrait être accru au cas par cas lorsqu’il y a un besoin et des capacités. Lorsque les capacités ou les infrastructures sont insuffisantes, il faut mettre en place des activités de formation ou trouver d’autres mesures correctives.

La Direction souscrit à cette suggestion.

Entreprendre l’examen nécessaire des capacités et des infrastructures des Représentants de la FAO, en accordant la priorité aux pays dont les programmes ou les capacités de croissance sont importantes, et proposer de renforcer, au cas par cas, les pouvoirs des Représentants de la FAO en matière de dépenses. Prendre des mesures correctives là où les capacités ou les infrastructures sont insuffisantes.

30 juin

OCD

3

22a). Renforcer les pouvoirs des Représentants de la FAO en ce qui concerne: i) les lettres d’agrément, ii) les marchés, iii) le recrutement et la prolongation des contrats du personnel (du cadre organique et des services généraux recrutés sur le plan national).

Cette recommandation est étroitement liée à plusieurs autres concernant le renforcement des pouvoirs des Représentants de la FAO, lesquelles ont été acceptées en principe par la Direction. Le niveau de délégation confié aux Représentants de la FAO dépendrait de leur classe (D-1 et P-5) et entraînerait par une simplification considérable de plusieurs procédures bureaucratiques.

a) Proposer de renforcer les pouvoirs des Représentants de la FAO en ce qui concerne les lettres d’agrément, les marchés, le recrutement et la prolongation des contrats du personnel recruté sur le plan national.

30 juin

OCD, en consultation avec AF

3

7a). En ce qui concerne les situations d’urgence complexes, créer un groupe de Représentants de la FAO/coordinateurs des secours d’urgence de haut niveau, susceptibles de remplacer les Représentants de la FAO en poste.

Bien que la Direction se soit montrée prudente sur cette question dans sa réponse préliminaire, elle accepte désormais le principe de cette recommandation en convenant toutefois que sa mise en oeuvre sera nécessairement au cas par cas.

Examiner les récentes situations d’urgence (tsunami, criquet pèlerin, Soudan) et suggérer au Comité du Programme de terrain les conditions dans lesquelles cette recommandation pourrait être appliquée.

30 juin

OCD et TCER

3

7b). En ce qui concerne les autres situations d’urgence, il faudrait élaborer des critères qui permettent de décider quand la gestion du budget doit revenir au Représentant de la FAO et quand elle doit être assurée par la Division des opérations d’urgence et de la réhabilitation.

S’ils sont adaptables et s’ils ne sont pas exagérément bureaucratiques, ces critères pourraient être utiles.

Élaborer des critères en fonction des enseignements tirés au cours des situations d’urgence récentes, et les soumettre pour examen et approbation au Comité du programme de terrain.

30 avril

OCD et TCER

4.

Ressources humaines et gestion du personnel

4

18f). Revoir le règlement du personnel et les aménagements inhérents au système commun des Nations Unies afin d’obtenir plus facilement un meilleur dosage des compétences du personnel technique dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, y compris par le transfert de personnel ou éventuellement le licenciement.

Acceptée.

Procéder à l’examen recommandé et, entre-temps, encourager les départements techniques à recourir au maximum aux possibilités de nomination à court terme pour répondre à des besoins techniques régionaux.

30 sept.

AF

4

17c). Mettre en place un système d’évaluation du personnel incluant les Représentants de la FAO et le personnel technique.

Cette question est actuellement examinée dans le cadre du projet HRMS d’Oracle. En attendant que ce dernier soit achevé, on élabore un système amélioré d’évaluation des performances pour les Représentants de la FAO.

a) Accélérer les efforts en cours dans le cadre du projet HRMS d’Oracle (en ce qui concerne la gestion des performances).

31 décembre 2006

AF

4

18b). L’expérience régionale doit être prise en compte favorablement dans la procédure de sélection des candidats à des postes de cadre supérieur au Siège.

La Direction comprend l’intention de cette recommandation, mais elle fait remarquer que l’expérience régionale est déjà prise en compte dans le processus de recrutement/sélection actuel, d’autant que le degré d’expérience internationale, notamment dans les pays en développement, fait également partie des critères de sélection.

Aucune action, on poursuivra la pratique en cours.

N/A

N/A

4

17a) Étendre le projet en cours visant à définir les compétences requises à l’ensemble des postes décentralisés, y compris les Représentants de la FAO, en tenant compte de la spécificité de chaque poste.

La Direction accepte cette recommandation, le travail ayant déjà commencé pour les Représentants de la FAO. Il faudra néanmoins du temps pour l’étendre à tous les postes.

Achever le travail de perfectionnement des compétences, en commençant par les Représentants de la FAO.

30 juin

AF, en consultation avec OCD, les bureaux régionaux et les départements techniques

4

17b). Mettre en place des procédures transparentes et ouvertes pour la sélection de tous les postes des bureaux régionaux et des représentations de la FAO, y compris la publication des vacances de poste, l’évaluation des compétences et des jurys de sélection équilibrés.

La Direction convient que des efforts supplémentaires sont nécessaires, par exemple en matière de publication des vacances de postes sur l’Internet, notamment en ce qui concerne les Représentants de la FAO, pour lesquels le problème du manque de candidats compétents subsiste. De même, le jury de sélection des Représentants de la FAO devrait être élargi et inclure le Sous-Directeur général du Département de la coopération technique et le Sous-Directeur général du département de l’administration et des finances.

a) Publier régulièrement des vacances de postes non détaillées concernant les Représentants de la FAO, sur une base régionale et linguistique, dans le but d’augmenter la réserve de candidats qualifiés pour les postes de Représentants de la FAO.

15 avril

OCD

4

18e). Accorder une plus grande attention au respect de la parité entre les sexes dans les procédures de recrutement à des postes des bureaux décentralisés.

La Direction convient que cette recommandation est importante. Bien que des efforts soient engagés à cet égard, il reste encore beaucoup à faire.

Rappeler aux bureaux régionaux et aux départements du Siège qu’il est important de respecter la parité entre les sexes dans le processus de recrutement et d’observer le Règlement du personnel lors de la sélection des candidats.

15 avril

AF

4

18c). Apporter une attention particulière à la formation du personnel décentralisé.

Les contraintes budgétaires ont lourdement pesé sur la formation du personnel, notamment sur celui des bureaux régionaux et sous-régionaux et des Représentants de la FAO. Le problème le plus aigu concerne les Représentants de la FAO, qui disposent de maigres effectifs. Les représentants nouvellement nommés sont les moins bien lotis. Bien que les informations disponibles sur l’Internet, les cédéroms et d’autres supports, soient très utiles, il convient de redoubler d’efforts pour accroître la participation aux séminaires, ateliers et cours de formation, et autoriser davantage les membres du personnel à se rendre au Siège pour se former, notamment lorsqu’ils sont invités à accepter plus de responsabilités en matière budgétaire, mais également pour des motifs personnels ou liés à la gestion et au développement de projets.

a) Examiner l’usage des crédits affectés à la formation du personnel dans les bureaux décentralisés, et veiller à ce qu’ils soient pleinement utilisés et que le personnel utilise les divers supports d’information (vidéo, multimédias, etc.) déjà disponibles.

31 mai

OCD, avec l’appui de AF

4

18a). Élaborer une politique de rotation du personnel.

Cette question a été abordée dans la réponse à la recommandation 9 d).

N/A

N/A

N/A

4

9d). Un principe de rotation devrait être institué entre le Siège et les régions.

Pour les motifs donnés dans sa réponse préliminaire, la Direction ne considère pas approprié de mettre en place un principe de rotation rigide au sein de la FAO. Cependant, la Direction reconnaît et apprécie le fait de pouvoir disposer d’un personnel ayant une expérience acquise au Siège et sur le terrain.

Rédiger un bulletin émanant du Directeur général qui définisse la politique de l’Organisation en matière de rotation du personnel, valorise la double compétence acquise au Siège et sur le terrain, et encourage les directeurs à prendre ce critère en compte lorsqu’ils recrutent. En outre, les directeurs pourraient être encouragés, le cas échéant, à transférer du personnel entre le Siège et le terrain.

31 mai

AF

5.

Questions budgétaires

M. Juneja

5

13. Réduire de 15 à 20 pour cent le nombre de postes techniques régionaux et sous-régionaux afin de libérer des ressources pour les voyages du personnel, améliorer la consultation entre les Représentants de la FAO et le Siège, et recourir davantage à l’expertise régionale.

Il est difficile de comprendre en quoi la réduction de 15 à 20 pour cent du nombre de postes techniques pourrait se traduire par une augmentation des services techniques rendus aux Représentants de la FAO, comme l’indiquait la réponse préliminaire de la direction. Il existe peut-être une certaine marge de manœuvre pour supprimer des postes vacants ou superflus dans le PTB afin d’accroître les ressources hors personnel. Ces mesures devraient être appliquées au cas par cas, car les ressources dégagées pourraient aussi bien servir à la création de postes politiques/stratégiques de rang supérieur.

Étudier les façons de renforcer le rapport effectifs/ressources hors personnel dans les bureaux décentralisés lors de la préparation des prochains PTB.

31 mai

PBE, en consultation avec les départements techniques et les bureaux régionaux

5

5b). Pour les pays dotés d’un Représentant de la FAO, réduire les vacances de poste et prévoir la présence constante d’un Représentant de la FAO en poste, avec si possible la présence de deux représentants pendant un mois, lors des passations de pouvoirs.

La Direction accepte cette recommandation, qui peut être appliquée dans la mesure où le budget le permet.

a) Accélérer les actions de recrutement des Représentants de la FAO afin que les postes restent vacants le moins longtemps possible compte tenu des contraintes budgétaires. Informer le Bureau du programme, du budget et de l’évaluation de l’étendue des contraintes budgétaires.

En cours

OCD

5

5c). Remplacer la plupart des fonctionnaires recrutés au plan international par du personnel national ayant les qualifications nécessaires et bénéficiant d’un classement de poste adéquat.

Pour les motifs évoqués dans sa réponse préliminaire, la Direction ne s’est pas ralliée à cette recommandation. En revanche, les risques qui ont été identifiés par le Bureau de l’Inspecteur général doivent être examinés, et la solution la moins coûteuse pouvant les couvrir devra être trouvée. Par exemple, il peut s’avérer judicieux de s’appuyer sur un fonctionnaire administratif recruté sur le plan national et de mettre en place des moyens de contrôle parallèles (par exemple renforcer les vérifications locales).

a) Examiner les solutions possibles et présenter des options qui réduisent les coûts tout en étant acceptables du point de vue des risques.

15 mai

OCD, en consultation avec AF

5

5e). Importance accrue accordée aux intrants nationaux dans les bureaux des Représentants de la FAO.

Il est manifeste que le soutien des pays à certains bureaux de Représentants de la FAO est inférieur aux niveaux convenus. Il sera difficile d’améliorer très nettement cette situation, mais l’apport, au cas par cas, d’intrants nationaux supplémentaires reste encore possible.

Identifier les pays où le problème est le plus important et suggérer quelques mesures ciblées pour le résoudre.

30 juin

OCD

5

5f). Recourir aux volontaires, aux détachements et aux experts nationaux.

Le recours aux experts nationaux et aux retraités est déjà très important. Dans une moindre mesure, les volontaires et les fonctionnaires détachés sont également utilisés.

Rechercher les moyens de recourir davantage à ces ressources humaines.

30 juin

OCD

5

5g). Appliquer des mesures souples destinées à mobiliser des ressources supplémentaires, y compris celles d’origine extrabudgétaires.

La Direction se rallie volontiers à cette recommandation.

Soumettre des propositions innovantes pour améliorer les contributions extrabudgétaires à la FAO.

30 juin

TCAP

5

6b). Si le mécanisme FAOR/fonctionnaires techniques détachés est maintenu, il ne devrait plus être lié nécessairement à la disponibilité d’un financement total des bureaux par les pays.

Bien que les limites de la formule de financement actuelle soient admises, la mise en œuvre de cette recommandation serait contraire aux résolutions de la Conférence relatives au mécanisme des Représentants de la FAO/fonctionnaires techniques détachés et au budget de l’Organisation.

Insister auprès des pays pour qu’ils remplissent leurs obligations.

En cours

OCD

5

7c). La Division des opérations d’urgence et de la réhabilitation devrait bénéficier d’une augmentation de fonds, grâce à des ajustements dans le Chapitre 3.

Il est convenu de proposer une augmentation du financement du Programme ordinaire pour certaines fonctions centrales de la Division des opérations d’urgence et de la réhabilitation, mais des améliorations importantes seront difficiles à obtenir tant que le budget global de l’Organisation continuera de baisser en valeur réelle.

Soumettre des propositions au Bureau du programme, du budget et de l’évaluation qui soient cohérentes avec le processus normal de préparation du PTB.

15 avril

TCER

6.

Procédures, rationalisation et efficience

6

20b). En ce qui concerne les projets pour lesquels le Représentant de la FAO est habilité à recevoir des fonds, élaborer des procédures simplifiées pour les consultations techniques et l’approbation, le cas échéant.

La Direction admet la pertinence de cette suggestion. En ce qui concerne les petits projets simples, le Représentant de la FAO pourrait être autorisé à recevoir des fonds, les consultations techniques n’intervenant qu’au niveau du travail effectué. S’agissant des projets plus grands et plus complexes, il serait souhaitable d’élaborer une procédure permettant d’accélérer leur validation technique.

Soumettre des propositions relatives aux procédures simplifiées pour les consultations techniques et l’approbation allant de pair avec la recommandation 20a).

31 mai

TCOM, avec TCAP

6

22b). Transférer la gestion des ressources humaines des représentations de la FAO du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées aux unités administratives de soutien régionales, sauf en ce qui concerne la nomination et le transfert des Représentants.

Les recommandations 22b) – 22f) concernent le transfert de plusieurs fonctions administratives du Siège au bureaux régionaux. La Direction estime que l’importance et l’utilité de ces recommandations justifient qu’on les soumette à une analyse très approfondie.

Créer un groupe de travail incluant le Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées, le Département de l’administration et des finances, le Bureau du programme, du budget et de l’évaluation, le Bureau de l’inspecteur général et un représentant d’un bureau régional pour examiner l’efficacité économique de ces suggestions ainsi que le besoin de suivi et de contrôle, et soumettre les propositions qui s’imposent. Le récent projet pilote conduit au Bureau du Représentant régional adjoint pourrait être utile à cet égard.

30 juin

OCD

6

22c). Transférer les fonctions de gestion des autorisations de voyages du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées aux Représentants de la FAO et aux bureaux régionaux.

6

22d). Transférer les fonctions de validation et d’appui du compte d’avance de caisse, du Siège aux bureaux régionaux.

6

22e). Faire superviser les comptes des Représentants de la FAO par des vérificateurs aux comptes régionaux.

6

22f). Transférer la gestion de l’inventaire régional aux bureaux régionaux.

7.

Partenariats

7

2. Renforcer les partenariats dans les pays et les régions, notamment avec le PAM, le FIDA et l’IICA.

Des partenariats solides étant déjà en vigueur avec le PAM et le FIDA, de nouvelles initiatives ne sont sans doute pas nécessaires. La coopération avec l’IICA pourrait être renforcée.

Continuer à suivre le progrès des relations avec le PAM et le FIDA, et rechercher les nouvelles possibilités de collaboration supplémentaires qui se présentent.

En cours

Directeur général adjoint

8.

Communication efficace et esprit de corps du personnel décentralisé

Le rapport montre, et c’est là l’une de ses conclusions les plus importantes, que la communication entre les membres du personnel de la FAO se serait fortement dégradée. Il en résulterait un faible esprit de corps, ainsi que des compétences lacunaires et un manque de formation du personnel. En somme, la FAO aurait échoué à créer l’organisation solidaire qu’elle aurait souhaité bâtir. Au contraire, nombreux sont ceux qui, au sein du personnel décentralisé, sont vus et se considèrent comme des citoyens de deuxième classe peu appréciés par leurs homologues du Siège. La FAO ayant 30 pour cent de sa capacité professionnelle déployée dans des bureaux décentralisés, il est essentiel que les problèmes liés à une démoralisation généralisée et à la faiblesse des performances qui en découle soient pris à bras-le-corps.

Parmi les raisons qui peuvent expliquer cette situation, celle qui l’impute au manque de contacts personnels dans la communication professionnelle ressort de l’analyse.

La décision de réduire au minimum les voyages entre les bureaux reposait sur la nécessité de diminuer les coûts afin de s’ajuster aux compressions budgétaires importantes subies par la FAO au cours de ces dix dernières années. Cette démarche fut considérée d’autant plus viable et légitime que la communication assistée par ordinateur, incarnée par le téléphone, le courrier électronique, la conférence électronique, la vidéoconférence, etc., était arrivée à maturité. Cependant, ces nouvelles techniques « virtuelles » ont pu avoir des conséquences imprévues, d’autant qu’il existe des preuves scientifiques qui montrent qu’une trop grande dépendance à leur égard peut conduire à une communication moins efficace.

Faire le nécessaire pour préparer une analyse récapitulant les résultats des études scientifiques portant sur la communication assistée par ordinateur et la communication par contacts personnels et incluant leurs avantages et inconvénients respectifs. Dans la mesure du possible, appliquer les enseignements tirés à l’environnement décentralisé de la FAO et recommander des changements de comportement par rapport aux habitudes prises, sans que les réductions de coûts qui s’imposeront éventuellement aient un impact négatif sur l’efficacité globale.

30 avril

SAD