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财政委员会

总干事愉快地提供所附粮农组织审计委员会2004年年度报告，供财政委员会参考。总干事对审计委员会开展的工作以及提出的建议表示赞赏。

粮农组织审计委员会(内部)—

向总干事提交的2004年的年度报告

I.引言和背景情况

1. 这是审计委员会自2003年4月成立以来提交的第二份年度报告。本报告介绍了审计委员会的活动情况、所出现的重大问题以及监察长办公室和其他利益相关方在审计过程中所采取的行动。有关审计委员会的背景情况见附件1。

II.委员会的运作方式

2. 该委员会2004年召开了3次会议，并邀请了外部审计员参加了2004年4月召开的会议。每次会议讨论的主要内容如下：

• 监察长关于监察长办公室的活动报告；
• 监察长办公室的工作计划；
• 内部和外部审计建议的实施情况；
• 委员会的决定和建议概要及实施情况；
• 委员会履行其职能和职责的情况。

3. 为这三次会议都准备了会议记录，这些会议记录得到该委员会成员的通过。

III.审计委员会对监察长办公室活动的具体意见

审查的专门领域和具体成就

4. 2004年，委员会在有关其职权范围中所概述的目标和职责方面取得了重大进展，尤其在下列几个方面：

• 通过促进管理人员的参与和致力于审计过程，增加了对监察长办公室的认识及其在粮农组织范围内的贡献。在这方面，特别是把下列需要改进的一些重大问题提交给了高级管理会议注意，总干事在会上也确定了目标，并做了适当指示：即a）受审核单位对内部审计报告草案及时作出反应；b）迅速实施审计建议。
• 通过确保对监察长办公室的一些重要意见采取行动来加强粮农组织的工作，例如：（i）逐步建立业务意外事故应急计划；（ii）帮助各司更好地遵守协议书中提出的要求。在这方面，委员会讨论了监察长办公室对灾后恢复不力提出的建议的实施情况，并在每次会议上都取得适当进展，促使立即采取行动。另外，委员会继续遵循协议书工作组所取得的进展，促进该项任务的完成。
• 支持监察长办公室建立一个更加系统的方法来跟踪这些建议，监督和贯彻建议的实施，以及在监察长办公室内通过加速从计划到报告这样一个审计过程来促进效率的提高。委员会评议了2000年至2004年公布的建议状况，重点放在最重要的开放项目上，并表达了对重要建议的数量和重要性的关心以及对粮农组织各司在实施过程中进展缓慢的关心。委员会建议，监察长办公室应广泛监督实施情况并定期向委员会报告取得的进展。
• 通过以下活动帮助本组织加强审计和检查战略，即就风险分析和因此而产生的2004-2005两年度审计计划，以及监察长办公室的活动及有关石油换食品计划的作用和与伊拉克有关的安全理事会决议提供指导。
• 委员会检查了监察长办公室2004年工作计划的进展情况，并要求提供发表的有关工作单位的其他统计情况。委员会讨论了2005年的临时计划，就优先考虑审计的领域提出了建议 – 包括粮农组织内工作有可能重复的领域和要延期的领域。在这方面，委员会广泛讨论了初步计划内所包括的管理审计的可行性和潜在范围，并建议2004-2005两年度制定的计划内容不要执行。
• 有关石油换食品计划，委员会每次会议都收到有关审计活动的全新情况和独立调查委员会的工作情况，并在适当的时候提供指导。该委员会得到粮农组织保证，据其所知，到2005年4月初，独立调查委员会一直没有介绍与粮农组织有关的任何有实质内容的投诉。
• 支持、审查和监督前外聘审计员关于加强监察长办公室意见的执行情况以及组织的其他领域，必要时将提供指导。这是该委员会议程的一个常设议题。
• 确保粮农组织有适宜的程序适当解决欺诈指控，使案例得到及时调查并采取惩罚行动，在适当的地方，欺诈案例通常用来加强内部监控。委员会审议了监察长办公室2004年准备的所有欺诈案例和有关报告，并在需要的地方提供指导。
• 加强监察长办公室的季度和年度报告，特别是包括审计结果和建议执行情况的其他详细报告。

结论

5. 根据前面叙述的情况，委员会得出如下结论：

1. 监察长办公室有足够的独立性来来确保对管理工作进行客观审计和研究。
2. 监察长办公室内部规划过程确保为有效审计其活动而适当考虑粮农组织面临的巨大风险。
3. 对于怀疑为管理不善、违法乱纪和欺诈的行为立即进行调查并提交报告。
4. 监察长办公室根据其宪章开展工作，并遵照有关内部审计标准。
5. 监察长办公室的资源充足，但某些空缺职位需要填补。
6. 监察长办公室应继续关注2004-05两年度的建议实施情况。
7. 监察长办公室适当处理了前外聘审计员提交给财政委员会的2000-01两年度报告中所提出的内部审计职能方面的主要问题。

6. 最后，委员会分析了自己履行职责的表现，并结论如下，委员会普遍实现了2004年的目标。

IV.粮农组织审计委员会2005年的工作计划

7. 委员会将继续着重加强监督审计意见的实施，管理人员在这方面及时作出反应和承诺，以及从计划到报告这一审计过程的期限。此外，委员会计划对各项审计报告进行审议，以便就有关可能的改进向监察长办公室提出咨询意见，并就各种问题，包括审查作为制定2006-07两年度审计计划依据的风险评估工作，继续向监察长办公室提供指导。委员会成员在2005年将保持不变。

附件1

背景情况

1．根据前外聘审计员的建议及粮农组织对财政委员会第一○○届会议的承诺，总干事于2003年4月成立了粮农组织审计委员会（内部）。2003年4月2日的总干事公告第2003/6 Rev. 1号阐明了该委员会的构成和职权范围，2005年1月20日总干事公告第2005/5号对其进行了修订。

2．委员会组成情况如下：

a）内部成员：

D Harcharik先生，主席

K. Mehboob 先生，长期成员

G. Pucci 先生，长期成员

L. Fresco 女士，轮换成员¹，或其替代成员, I. Nomura 先生。

A. Lo Faso 女士，秘书

b）外部成员²:

P. Maertens先生，欧洲投资银行内部审计部负责人。

B. Kass 先生，世界粮食计划署内部审计司前司长、高级顾问。

3．委员会作为总干事和监察长办公室的一个顾问小组开展工作，旨在提供指导和帮助。委员会将继续侧重以下方面：

• 就监察长办公室的审计和检察战略、重点和工作计划提出意见，同时考虑本组织面临的风险和需求。
• 审议实施审计意见的进展情况，评估受审单位所采取的补救行动。
• 注意外聘审计员的计划及其工作结果，监督其建议的及时实施情况。
• 评估监察长办公室的独立作用；以及
• 帮助本组织在全组织范围内接受内部审计、检查和调查职能的重要性和价值。

¹ 任期两年，可由总干事决定延长，根据轮流原则替换。

² 任期两年，可由总干事决定延长一至二年。